LAMPIRAN 1 PEDOMAN WAWANCARA. c) Tugas dan fungsi unit-unit dalam organisasi. a) Wewenang dan tanggung jawabnya. c) Hubungan antar personel tersebut

Transkripsi

1 LAMPIRAN 1 PEDOMAN WAWANCARA Kepala Perpustakaan dan Pustakawan 1. Data tentang organisasi, meliputi: a) Sasaran dan tujuan organisasi b) Bagan dan struktur organisasi c) Tugas dan fungsi unit-unit dalam organisasi d) Kebijakan organisasi 2. Data tentang personel, mencakup: a) Wewenang dan tanggung jawabnya b) Tugas pokok pekerjaannya c) Hubungan antar personel tersebut d) Apa kebutuhan informasinya 3. Data tentang prosedur kerja e) Bagaimana tentang arus kerja/kegiatan kerja yang ada f) Metode kerja yang digunakan g) Jadwal dan volume pekerjaan yang ada h) Bagaimana kriteria penentuan kualitas kerja 4. Data tentang lingkungan kerja a) Bagaimana pengaturan fisik ruangan kerja 57

2 b) Sumber daya yang tersedia c) Suasana kerja yang sinergis dan responsif Pengguna Perpustakaaan 1. Data tentang prosedur kerja 1) Bagaimana tentang arus kerja/kegiatan kerja yang ada 2) Metode kerja yang digunakan 3) Jadwal dan volume pekerjaan yang ada 4) Bagaimana kriteria penentuan kualitas kerja 2. Data tentang lingkungan kerja 1) Bagaimana pengaturan fisik ruangan kerja 2) Sumber daya yang tersedia 3) Suasana kerja yang sinergis dan responsif 58

3 DAFTAR LAMPIRAN PERTANYAAN WAWANCARA Kepala Perpustakaan dan Pustakawan Data tentang Organisasi 1. Apa yang menjadi sasaran dan tujuan dari Perpustakaan PTKI? 2. Bagaimana susunan struktur organisasi Perpustakaan PTKI? 3. Apa saja tugas dan fungsi setiap unit perpustakaan? 4. Apa yang menjadi kebijakan dalam perpustakaan? Data tentang Personil 1. Apa wewenang dan tanggung jawab setiap pegawai perpustakaan? 2. Apa saja tugas dari masing-masing pegawai? 3. Bagaimana hubungan antara pegawai perpustakaan? 4. Apa yang menjadi kebutuhan informasi pengguna perpustakaan? Data tentang Prosedur Kerja 1. Apa saja kegiatan yang ada di dalam perpustakaan? 2. Bagaimana kegiatan kerja dalam perpustakaan dilakukan? 3. Bagaimana jadwal dan volume kerja yang ada di perpustakaan? 4. Apa saja yang menjadi kriteria dalam penentuan kualitas kerja? Data tentang Lingkungan Kerja 5. Apa dan bagaimana pengaturan fisik ruangan perpustakaan? 6. Apa saja sumberdaya yang tersedia di dalam Perpustakaan PTKI? 59

4 7. Apakah suasana dalam Perpustakan PTKI sudah dapat dikatakan sinergis dan responsif? 8. Adakah kendala dalam mengelola dan mengolah perpustakaan? Pengguna Perpustakaan 1. Apa yang menjadi kebutuhan informasi anda saat ini? 2. Bagaimana cara anda menemukan informasi yang dbutuhkan ini? 3. Apakah anda tidak pernah menggunakan katalog? 4. Bagaimana solusinya apabila anda tidak menemukan koleksi tersebut? 5. Apa saja kegiatan yang ada di dalam perpustakaan? 6. Bagaimana kegiatan kerja dalam perpustakaan dilakukan? 7. Bagaimana jadwal dan volume kerja yang ada di perpustakaan? 8. Apa saja yang menjadi kriteria dalam penentuan kualitas pelayanan? 9. Apa dan bagaimana pengaturan fisik ruangan perpustakaan ini? 10. Apa saja sumberdaya yang tersedia di dalam Perpustakaan PTKI? 11. Apakah menurut Anda suasana dalam Perpustakaan PTKI sudah dapat dikatakan sinergis dan responsif? 60

5 LAMPIRAN II HASIL TRANSKRIP WAWANCARA 1. Hasil Transkrip Wawancara Informan 1 Wawancara ini dilakukan pada tanggal 10 November 2015, pukul wib. Bertempat di Perpustakaan PTKI Medan tepatnya di ruang Kepala Perpustakaan PTKI Medan. Kondisi wawancara dilakukan dengan santai, dikarenakan informan sedang tidak menjalankan aktivitas apapun. Berikut adalah hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan informan disimbolkan dengan I 1. P: Selamat pagi pak I 1 : Iya, selamat pagi juga. Ada yang bisa saya bantu P: Saya Laylan, mahasiswa USU bermaksud ingin mengadakan penelitian di Perpustakaan PTKI ini. Saya ingin menanyakan beberapa hala mengenai Perpustakaan PTKI. I 1 : Iya boleh saja, silahkan Laylan P: Baik, pak. Langsung saja ya pak. Apa yang menjadi sasaran dan tujuan dari Perpustakaan PTKI pak? I 1 : Sasarannya adalah mencapai visi dan misi perpustakaan yaitu agar terciptanya Tri Dharma Perguruan Tinggi. Sedangkan tujuan nya adalah untuk memenuhi kebutuhan setiap penggunanya. 61

6 P: Bagaimana susunan struktur organisasi Perpustakaan PTKI pak? I 1 : Perpustakaan PTKI memiliki 1 kepala perpustakaan yaitu saya sendiri, ada 5 pegawai perpustakaan. P: Apa saja tugas dan fungsi setiap unit perpustakaan pak? I 1 : Dari ke 5 pegawai perpustakaan tersebut memiliki tugas dan fungsinya masing-masing sesuai dengan pembagian tugas. Ada bagian pengatalogan, ada juga bagian pengadaaan dan inventarisasi buku, ada juga bagian peminjaman dan pengembalian buku. P: Apa yang menjadi kebijakan dalam perpustakaan pak? I 1 : Kebijakaan perpustakaan yaitu peminjam bahan pustaka hanya bisa dilakukan oleh dosen, pegawai dan mahasiswa yang memiliki kartu peminjaman perpustakaan PTKI yang masih berlaku. Sedangkan koleksi perpustakaan, ada sebagian koleksi yang tidak boleh dipinjam dan dibawa keluar perpustakaan seperti: buku referensi, majalah jurnal, dan koran. Kebijakan ini berlaku bagi setiap pengguna perpustakaan tanpa terkecuali. Apabila ada peminjam yang terlambat mengembalikan buku maka akan dikenakan sanksi berupa membayar denda sebesar Rp. 250/hari P: Apa wewenang dan tanggung jawab setiap pegawai perpustakaan pak? 62

7 I 1 : Wewenang dan tanggung jawab setiap pegawai yaitu mematuhi peraturan yang berlaku, melayani pengguna dengan sukarela, melaksanakan tugas dan kewajiban dengan benar dan tepat waktu. P: Apa saja tugas dari masing-masing pegawai pak? I 1 : Mereka membagi tugas masing-masing. Ada yang mencatat inventarisasi pada buku induk, ada yang melayani pengguna di bagian sirkulasi, ada yang memberikan stempel pada buku, merapikan bukubuku di rak. P: Bagaimana hubungan antara pegawai perpustakaan pak? I 1 : Hubungannya erat dan juga harmonis. Apabila ada masalah mereka segera menyelesaikannya secara bersama. P: Apa yang menjadi kebutuhan informasi pengguna perpustakaan pak? I 1 : Kebutuhan informasi tentang koleksi pada perpustakaan berupa penambahan koleksi perpustakaan yang menyangkut tentang ilmu-ilmu murni seperti fisika, kimia, teknik yang sesuai dengan jurusan yang ada di PTKI ini P: Apa saja kegiatan yang ada di dalam perpustakaan pak? I 1 : kegiatannya yaitu dalam menginventaris buku, kami menggunakan program Ms. Word dengan menginput data berupa no buku sewaktu pengolahan, no. klasifikasi, judul buku, pengarang, jumlah eksemplar, 63

8 bahsa yang digunakan. Impresium, dan keterangan (sumber buku berasal, pembelian atau sumbangan alumni. P: setelah itu adakah lagi kegiatan lain dalam perpustakaan ini selain pengadaan pak? I 1 : Ya tentu saja ada. Dalam mengatalog buku kami menggunakan DDC edisi 21 dan E-DDC yang ada di dalam komputer diprogram Ms. Word mengetik manual kemudian mencetaknya menjadi katalog berbentuk kartu. Isi katalog itu sendiri meliputi nama pengarang, judul buku, dan deskripsi fisik buku P: bagaimana dengan kegiatan sirkulasi di perpustakaan ini pak? I1: Kegiatan di perpustakaan masih manual sehingga kinerja perpustakaan lambat dan kurang fleksibel. Pustakawan mencatat nama peminjam, judul buku, pengarang buku dan tanggal peminjaman ataupun pengembalian P: Bagaimana kegiatan kerja dalam perpustakaan dilakukan pak? I 1 : Kegiatan di perpustakaan masih manual dengan menggunakan program microsoft word. P: Bagaimana jadwal dan volume kerja yang ada di perpustakaan pak? 64

9 I 1 : Perpustakaan mulai beroperasi dari hari senin s/d jum at dan melayani pengguna pada jam WIB istirahat 1 jam sehingga buka lagi dari jam WIB sampai jam WIB. P: Apa saja yang menjadi kriteria dalam penentuan kualitas kerja pak? I 1 : Itu bisa dinilai dari hasil kerja, tanggung jawab, kerja sama, kejujuran dan prakarsa atau kemampuan mengambil keputusan. P: Apa dan bagaimana pengaturan fisik ruangan perpustakaan pak? I 1 : Tidak ada ruangan tersendiri untuk bagian-bagian tertentu. Semua tergabung di dalam perpustakaan. Sebenarnya ada 2 hal yang menjadi pertimbangan dalam pengaturan ruangan perpustakaan ini yaitu Pertimbangan umum itulah yang mencakup jumlah anggota, sumber dana, juga kebutuhan infromasi setiap pengguna dan pertimbangan teknis meliputi luas ruangan baca untuk pengguna, intensistas cahaya, kenyamanan pengguna dan fasilitas yang dimiliki perpustakaan P: Apa saja sumberdaya yang tersedia di dalam Perpustakaan PTKI pak? I 1 : Sumberdaya berupa komputer, koleksi tercetak seperti buku, kamus, koran, ensiklopedia dan foto copy namun jarang digunakan. P: Apakah suasana dalam Perpustakaan PTKI sudah dapat dikatakan sinergis dan responsif? 65

10 I 1 : Belum begitu sempurna karena masih ada pengamanan yang kurang. Hal ini menjadi penyebab pencurian beberapa aset perpustakaan. P: oh begitu pak. baik pak saya mau tanya lagi nih. Apakah ada kendala dalam mengelola dan mengolah perpustakaan ini pak? I 1 : kendala sudah pasti ada. Misalnya saja dalam proses sirkulasi, pengadaan buku, pendataan anggota perpustakaan, pembuatan laporan, pengatalogan dan sistem temu kembali informasi yang membutuhkan waktu yang lama dan proses yang lambat P: jadi apa harapan bapak untuk perpustakaan ini ke depannya? I 1 : Sebenarnya dengan sistem yang sekarang ini kami masih bisa mengatasinya, namun jika memang dengan adanya sistem baru seperti sistem yang sudah terautomasi kenapa tidak dicoba. Mungkin dengan sistem yang baru kinerja perpustakaan lebih meningkat dan pustakawan lebih mudah mengelola seluruh kegiatan yang ada di dalam perpustakaan. P: Baik pak, Terima kasih atas waktu dan partisipasinya pak. Selamat pagi pak I 1 : Iya sama-sama. Apabila masih ada lagi yang ingin ditanyakan saya bersedia membantu. 66

11 2. Hasil Transkrip Wawancara Informan 2 Wawancara ini dilakukan pada tanggal 10 November 2015, pukul wib. Bertempat di Perpustakaan PTKI Medan. Kondisi wawancara dilakukan dengan santai, dikarenakan informan sedang tidak menjalankan aktivitas apapun. Berikut adalah hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan informan disimbolkan dengan I 2. P: Selamat pagi bu I 2 : Iya, selamat pagi juga. Ada yang bisa saya bantu P: Saya Laylan, mahasiswa USU bermaksud ingin mengadakan penelitian di Perpustakaan PTKI ini. Saya ingin menanyakan beberapa hal mengenai Perpustakaan PTKI. I 2 : Iya, dengan senang hati, silahkan duduk, Laylan P: Apa yang menjadi sasaran dan tujuan dari Perpustakaan PTKI bu? I 2 : sasaran Perpustakaan PTKI adalah mencapai visi dan misi perpustakaan yaitu agar terciptanya Tri Dharma Perguruan Tinggi. Tujuan nya adalah untuk memenuhi kebutuhan informasi setiap penggunanya P: Bagaimana susunan struktur organisasi Perpustakaan PTKI bu? I 2 : Perpustakaan PTKI dikelola oleh 1 orang kepala perpustakaan dan 5 orang pegawai perpustakaan. 67

12 P: Apa saja tugas dan fungsi setiap unit perpustakaan bu? I 2 : Setiap pegawai perpustakaan tersebut memiliki tugas dan fungsinya masing-masing yaitu bagian pengatalogan, ada juga bagian pengadaaan dan inventarisasi buku, ada juga bagian peminjaman dan pengembalian buku P: Apa yang menjadi kebijakan dalam perpustakaan bu? I 2 : Apabila anggota perpustakaan terlambat pengembalian buku maka akan dikenakan sanksi berupa denda sebesar Rp. 250/hari. Setiap pengguna perpustakaan wajib mentaati peraturan yng berlaku tanpa terkecuali. P: Apa wewenang dan tanggung jawab setiap pegawai perpustakaan bu? I 2 : Wewenang dan tanggung jawab setiap pegawai yaitu mematuhi peraturan yang berlaku, melayani pengguna dengan sukarela, melaksanakan tugas dan kewajiban dengan benar dan tepat waktu. P: Apa saja tugas dari masing-masing pegawai bu? I 2 : Ada yang mencatat inventarisasi pada buku induk, ada yang melayani pengguna di bagian sirkulasi, ada yang memberikan stempel pada buku, merapikan buku-buku pada rak, ada membuat nomor klasifikasi pada buku 68

13 P: Bagaimana hubungan antara pegawai perpustakaan bu? I 2 : Baik-baik saja. Tidak ada masalah. P: Apa yang menjadi kebutuhan informasi setiap pengguna perpustakaan bu? I 2 : Ya, sebagian besar koleksi yang membahas tentang teknik, fisika, dan juga kimia. P: Bagaimana syarat jadi anggota Perpustakaan PTKI bu? I 2 : Untuk anggota baru, mahasiswa wajib datang ke perpustakaan dan mengisi formulir pendaftaran sebagai anggota Perpustakaan PTKI. Data formulir pendaftraran mncakup nama mahasiswa, stambuk/nim, tempat/tanggal lahir, alamat mahasiswa, dan telepon/nomor handphone. P: Apa saja kegiatan yang ada di dalam perpustakaan bu? I 2 : sewaktu pengadaan kami menginventarisasi buku dengan menginput data no buku sewaktu pengolahan, no. klasifikasi, judul buku, pengarang, jumlah eksemplar, bahsa yang digunakan. Impresium, dan keterangan (sumber buku berasal, pembelian atau sumbangan alumni). P: selain pengadaan masih adakah kegiatan lainnya bu dalam perpustakaan ini? 69

14 I 2 : iya, Saya mengatalog buku berdasarkan nama pengarang, judul buku, dan deskripsi fisik buku. saya ketik di program Ms. Word kemudian mencetaknya ke bentuk katalog. P: bagaimana dengan kegiatan sirkulasi di perpustakaan ini bu? I 2 : semua masih serba manual. Mencatat nama peminjam, judul buku, pengarang buku dan tanggal peminjaman ataupun pengembalian. Kami menginginkan sistem automasi untuk mengurangi beban pekerjaan ini P: Bagaimana kegiatan kerja dalam perpustakaan dilakukan bu? I 2 : Masih manual. Kami mengelola data dengan bantuan microsoft word dan inilah yang menyebabkan kinerja perpustakaan menjadi lambat. P: Bagaimana jadwal dan volume kerja yang ada di perpustakaan bu? I 2 : Perpustakaan mulai beroperasi dari hari senin s/d jum at dan melayani pengguna pada jam WIB istirahat 1 jam sehingga buka lagi dari jam WIB sampai jam WIB P: Apa saja yang menjadi kriteria dalam penentuan kualitas kerja bu? I 2 : kualitas kerja dapat dinilai dari hasil laporan atau statistik perpustakaan. Di sini ada membuat data statistik sebagai laporan akhir tahun mencakup laporan pengunjung perpustakaan, laporan peminjaman koleksi bahan pustaka dan juga laporan pengadaan koleksi bahan pustaka berupa laporan inventarisasi. 70

15 P: Apa dan bagaimana pengaturan fisik ruangan perpustakaan bu? I 2 : Tidak ada ruangan yang terbagi karena semua tergabung jadi satu ruangan di dalam perpustakaan P: Apa saja sumberdaya yang tersedia di dalam Perpustakaan PTKI bu? I 2 : Ada komputer, ada juga koleksi berupa buku, majalah, koran, karya ilmiah, dan lain-lain P: Apakah suasana dalam Perpustakaan PTKI sudah dapat dikatakan sinergis dan responsif bu? I 2 : Ya, belum terlalu sinergis dan responsif. Karena ruangan ini minim fasilitas. P: Apakah ada kendala dalam mengelola dan mengolah perpustakaan ini Bu? I 2 : Tentu saja ada. Namanya juga masih manual, semua masih serba mencatat walaupun ada juga beberapa kegiatan yang menggunakan Ms. Word namun kami masih saja kesulitan mengelola dan megolah perpustakaan ini sehingga dalam proses pengerjaan terlalu lambat dan waktu yang dibutuhkan juga relatif lama. P: Ya bu, terima kasih atas waktunya ya bu. Saya rasa ini cukup. Selamat pagi bu 71

16 I 2 : Ya sama-sama. Pagi juga 3. Hasil Transkrip Wawancara Informan 3 Wawancara ini dilakukan pada tanggal 10 November 2015, pukul wib. Bertempat di lantai 2 Perpustakaan PTKI Medan. Informan adalah mahasisiwi jurusan TPL semester 5. Kondisi wawancara dilakukan dengan santai, dikarenakan informan sedang tidak menjalankan aktivitas apapun. Berikut adalah hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan informan disimbolkan dengan I 3. P: Apa yang menjadi kebutuhan informasi kakak saat ini? I 3 : Banyak, tapi saya lagi mencari buku yang membahas tentang teknik P: Bagaimana cara kakak menemukan informasi yang kakak butuhkan I 3: Kadang langsung ke rak mencarinya, ya kalau tidak jumpa saya tanya sama pegawai di sini P: Jadi kakak tidak pernah menggunakan katalog? I 3 : Tidak pernah karena saya tidak mengerti cara menggunakannya P: Setahu kakak apa saja kegiatan yang ada di dalam perpustakaan kak? I 3 : Ada bagian peminjaman buku, pengembalian buku, mengkatalog buku, trus ada juga bagian pengadaan buku P: Bagaimana kegiatan sirkulasi dalam perpustakaan dilakukan kak? 72

17 I 3 : Belum maksimal karena semua masih manual, serba mencatat P: Bagaimana jadwal dan volume kerja yang ada di perpustakaan kak? I 3 : Jadwal buka perpustakaan dari jam WIB sampai WIB, tapi jam istirahat sampai jam WIB. P: Apa saja yang menjadi kriteria dalam penentuan kualitas pelayanan kak? I 3 : Perbaikan kinerja. pegawai melayani pengguna terlalu lama karena mereka harus bolak balik mencatat P: Apa dan bagaimana pengaturan fisik ruangan perpustakaan ini kak? I 3 : Ruangan ini sudah cukup luas, namun belum nyaman karena terkadang ruangan terasa panas. Kalau pencahayaan sudah memadai. P: Apa saja sumberdaya yang tersedia di dalam Perpustakaan PTKI kak? I 3 : Koleksi perpustakaan berupa buku-buku, kamus,kumpulan skripsi, tapi itu pun masih banyak yang belum lengkap. Mesin foto copy tapi sekarang jarang digunakan P: Apakah menurut kakak suasana dalam Perpustakan PTKI sudah dapat dikatakan sinergis dan responsif? I 3: Belum karena semua tertata dalam satu ruangan. P: Terima kasih ya kak atas bantuannya 73

18 I 3 : Ya kak sama-sama. 4. Hasil Transkrip Wawancara Informan 4 Wawancara ini dilakukan pada tanggal 10 November 2015, pukul wib. Bertempat di dalam ruang baca Perpustakaan PTKI Medan. Informan adalah mahasiswa jurusan TMI semester 3. Kondisi wawancara dilakukan dengan santai, dikarenakan informan sedang tidak menjalankan aktivitas apapun. Berikut adalah hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan informan disimbolkan dengan I 4. P: Selamat siang bang. Bolehkah minta waktunya sebentar. Ada beberapa hal yang ingin saya tanyakan sama abang I 4 : Siang juga kak, iya boleh-boleh saja, silahkan. P: Langsung saja ya bang, Apa yang menjadi kebutuhan informasi saat ini bang? I 4 : Saya sedang mencari koleksi yang berhubungan dengan tugas saya P: Bagaimana cara abang menemukan informasi yang abang butuhkan ini? I 4: Saya langsung ke rak mencarinya. P: Jadi abang tidak pernah menggunakan katalog? I 4 : Pernah. Tapi saya tidak menemukan koleksi tersebut di rak. Padahal saya mencari koleksi tersebut berdasarkan judul buku dan pengarang. 74

19 P: Jadi bagaimana solusinya setelah abang tidak menemukan koleksi tersebut? I 4 : saya tanya sama pegawai kemudian mencarinya kembali ke rak P: Setahu abang apa saja kegiatan yang ada di dalam perpustakaan bang? I 4 : Yang saya tahu hanya bagian peminjaman dan pengembalian buku saja P: Bagaimana kegiatan sirkulasi dalam perpustakaan dilakukan bang? I 4 : Kurang efektif dan efisien. Mereka masih serba mencatat. Hal nii yang membuat bosan karena harus menunggu lama dan mengantri P: Bagaimana jadwal dan volume kerja yang ada di perpustakaan bang? I 4 : Jadwal buka perpustakaan jam sampai jam WIB P: Apa saja yang menjadi kriteria dalam penentuan kualitas pelayanan bang? I 4 : hasil kinerja pegawai perpustakaan. P: Apa dan bagaimana pengaturan fisik ruangan perpustakaan ini bang? I 4 : Kurang teratur P: Apa saja sumberdaya yang tersedia di dalam Perpustakaan PTKI bang? 75

20 I 4 : Buku, kamus, ensiklopedia, koran P: Apakah menurut abang suasana dalam Perpustakan PTKI sudah dapat dikatakan sinergis dan responsif? I 4 : Ruangan masih panas dan kurang nyaman. P: Ya.. Terima kasih bang atas waktunya. I 4 : iya sama-sama. 76

21 LAMPIRAN III SURAT IZIN PENELITIAN 77

22 LAMPIRAN IV DOKUMENTASI GAMBAR Katalog Perpustakaan PTKI Medan 78

23 Koleksi Perpustakaaan PTKI Medan Ruang Baca Perpustakaan PTKI Medan 79

24 Kartu Anggota Perpustakaan PTKI Medan Buku catatan Peminjaman dan Pengembalian 80

25 Inventarisasi Buku Induk Peraturan Penggunaan Fasilitas Perpustakaan PTKI Medan 81

26 Wawancara dengan pustakawan PTKI Medan Koleksi Karya Ilmiah jurusan TMI PTKI Medan 82

27 Koleksi Karya Ilmiah jurusan TKI PTKI Medan Koleksi Karya Ilmiah jurusan TPL PTKI Medan 83