PROSES PENJUALAN DAN PEMBELIAN BARANG DI PT. MULTI GARMENTAMA

Transkripsi

1 PROSES PENJUALAN DAN PEMBELIAN BARANG DI PT. MULTI GARMENTAMA TUGAS Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Matakuliah Analisa Proses Bisnis Kelas MI-14 Semester III Oleh : Kelompok Mix Fourteen Haris Munandar Moh. Habibi Riyan Farismana Baban Ba kti N JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS KOMP UTER INDONESIA BANDUNG 2009

2 1. Objek Studi Kasus Studi kasus dilaksanakan di PT. Multi Garmentama Jl. Bihbul Raya No. 99 km 6,7 Kopo Bandung pada proses penjualan dan pembelian barang daga ng Sejarah Singkat PT. Multi Garmentama PT. Multi Garmentama awalnya berna ma PT. Menara Garisin, yaitu sebuah perusahaan industri yang bergerak di bidang garment (pakaian jadi). PT. Menara Garisin ini pada mulanya merupakan perusahaan keluarga yang tergolong pada industri kecil dengan mengggunakan seperangkat per alatan yang sederhana serta tenaga kerja yang masih sedikit. Orientasi pemasaran produksi pada saat itu hanya ditujukan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat di d aerah Bandung dan sekitarnya. Pada saat itu hasil produksi yang dihasilkan oleh perusahaan berupa celana panjang, celana pendek, kemeja panjang, kemeja pendek, kaos, jaket dan rompi. Setelah perusahaan berjalan beberapa lama, hasil produksi mulai digemari tidak hanya oleh masyarakat sekitar tapi juga oleh masyarakat lu as. Seiring dengan semakin bertambahnya permintaan dari konsumen juga pangsa pas ar yang memberikan harapan serta peluang yang baik, maka pada tahun 1992 didirik anlah PT. MENARA GARISIN yang mengambil lokasi di Jalan Bihbul Raya No. 76 Kopo Bandung. Setelah melakukan pengembangan industrinya kemudian perusahaan diresmik an kembali pada tahun 1994 dengan nama baru yaitu PT. Menara Garmentama dan berp indah lokasi di Jl. Bihbul Raya No. 103 Kopo Bandung. Keadaan ini tidak berlangs ung lama, karena adanya penggabungan usaha dari 2

3 pemilik saham baru, maka PT. Menara Garmentama ditutup dan didirikan perusahaan baru dengan nama PT. Multi Garmentama pada tanggal 1 September 2000 dengan alama t Jl. Bihbul Raya No. 99 km 6,7 Kopo Bandung Struktur Organisasi PT. Multi Garmentama Struktur organisasi merupakan susunan yang terdiri dari fungsi-fungs i dan hubungan-hubungan yang menyatakan keseluruhan kegiatan untuk mencapai suat u sasaran. Secara fisik struktur organisasi dapat dinyatakan dalam bentuk gambar an grafik (bagan) yang memperlihatkan hubungan unit-unit organisasi dan garis-ga ris wewenang yang ada. Struktur organisasi PT. Multi Garmentama Bandung adalah s ebagai berikut : STRUKTUR ORGANISASI PT. MULTI GARMENTAMA DIREKTUR UTAMA Audit Intern GENERAL MANAGER I Product Developmen t Gudang Bahan Baku PPIC Purchasing Produksi Follow Up Marketing Accounting Personalia Keperluan Produksi Teknik Produksi Follow Up Kas & Bank Umum Gudang Accesories Washing Shipping Payroll Kepegawaian Proses Produksi Gudang Barang Jadi Cost Accounting Keamanan

4 Proses Penunjang General Accounting Cabang 3

5 1.3. Deskripsi Tugas (Job Description) PT. Multi Garmentama Deskripsi tugas (Job Description) adalah suatu rincian yang menunjukan posisi, tanggung jawab, wewen ang, fungsi dan tugas yang harus dilakukan. Periode tugas perlu dibuat agar masi ng-masing bagian mengerti akan kedudukannya. Adapun deskripsi tugas yang ada did alam PT. Multi Garmentama antara lain : 1. Direktur Utama a. Menetapkan kebijaks anaan perusahaan dan program kerja tahunan untuk seluruh kegiatan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. b. Mempunyai tanggung jawab luas terhadap seluruh pegawai maupun kesejahteraan lainnya sesuai dengan ketentuan undang-undang yang ada. c. Mempunyai hak untuk mengangkat dan memberhentikan karyawan juga serta me minta pertanggung jawaban dari staf bagian tertentu. 2. General Manager General Manager dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya dibantu oleh beberapa kepala bagi an dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama. a. Menyusun anggaran ba gi semua kegiatan yang ada dibagiannya. b. Menyusun rencana kerja dan kegiatan s esuai dengan tujuan fungsionalnya. c. Membuat laporan berkala tentang kegiatan d ari masing-masing bagian dan program kegiatan yang telah diperintahkan atasan. 3. PPIC (Planning Production Inventory Control) atau perencana produk dan pengawa san. a. Menyusun rencana produksi berikut kalkulasi harga pokok. 4

6 b. Menyusun pengaturan mesin, tenaga kerja dan bahan baku yang diperlukan. c. Me ngawasi jalannya proses produksi dan membuat laporan produksi. 4. Bagian Adminis trasi Gudang a. Menyediakan berbagai keperluan kantor, seperti formulir-formulir dan dokumen yang dibutuhkan. b. Mencatat penerimaan dan pengeluaran bahan baku dari gudang. 5. Bagian Gudang Bahan Baku a. Mencatat setiap penerimaan dan penge luaran bahan baku dari gudang. b. Menerima, menyimpan, dan mengeluarkan bahan ba ku dengan dokumen yang sah. 6. Bagian Pembelian (Purchasing) a. Mengurus program pembelian dan mengkoordinir proses pelaksanaan pembelian dan pengangkutan hasil pembelian. b. Mengusahakan teknik-teknik lain dalam pembelian untuk mendapatkan bahan baku yang berkualitas tinggi dan menguntungkan. c. Membuat laporan dan me mpertanggung jawabkan aktivitasnya kepada kepala bagian produksi. 7. Kepala Bagi an Produksi a. Menyusun rencana produksi, pengaturan mesin, tenaga kerja agar da pat mencapai tingkat efisiensi yang optmal. b. Memproduksi barang sesuai dengan rencana, baik kuantitas, kualitas maupun ketepatan waktu. 5

7 c. Mengawasi jalannya proses produksi dan atas hasil produksi. 8. Inspektor Tuga snya adalah melakukan pengawasan standar mutu terhadap hasil produksi barang set engah jadi ataupun barang jadi. Bagian ini menentukan apakah barang bisa dilanju tkan atau tidak, maka bagian ini akan mengembalikan barang tersebut kepada unitunit produksi dimana kesalahan itu berasal. 9. Bagian Marketing a. Merencanakan jumlah penjualan serta merencanakan penyalurannya. b. Mengatur dan mempersiapkan surat-surat yang berhubungan dengan penjualan. c. Membuat laporan dan mempertan ggung jawabkan aktivitasnya kepada Direktur Utama. 10. Bagian Follow Up Tugasnya adalah memonitor barang yang akan dan sedang dikerjakan mulai dari pengadaan ba han baku dan target-target produksi yang harus dicapai sampai dengan produksi te rsebut selesai. 11. Bagian Gudang Barang Jadi a. Menerima barang-barang dan mela porkan penerimaannya. b. Menyimpan barang-barang sebaik-baiknya dan menjaga keam anan atas barang tersebut. c. Mengeluarkan barang-barang atas dasar surat permin taan pengiriman barang. 6

8 12. Kepala Bagian Accounting Bagian ini dalam menjalankan tugasnya sehari-hari m embawahi beberapa bagian diantaranya adalah : a. Kas dan Bank Tugas pokoknya ada lah menerima uang yang berasal dari penjualan kontan atau penerimaan pembayaran utang secara langsung maupun dari sales. Disamping itu bertanggung jawab dalam s etiap pengeluaran uang untuk pembayaran baik secara tunai, cek atau giro dan jug a membuat laporan kas. b. Payroll 1. Menghitung upah karyawan dan staf produksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan membuat laporan dua mingguan. 2. Membua t rencana atau taksiran biaya upah dari jam hari kerja yang telah diterima dan m elaporkan kepada finance. c. Cost Accounting 1. Menyusun kelompok-kelompok biaya yang berhubungan dengan kegiatan produksi baik itu biaya tetap maupun biaya var iabelnya. 2. Membuat harga pokok barang dan laporan harga pokok produksi 3. Memb uat laporan persediaan bahan baku, bahan pembantu, barang dalam proses dan perse diaan barang jadi. d. General Accounting Tugas pokoknya adalah membuat laporan k as, bank dan kredit serta mencatat, menghitung dan membuat laporan hutang dan pi utang. 7

9 13. Kepala Bagian Personalia Bagian ini dalam menjalankan tugasnya sehari-hari m embawahi beberapa bagian diantaranya adalah : a. Bagian Umum b. Bagian Kepegawai an c. Bagian Keamanan 1. Menyelenggarakan dan mengatur urusan kepegawaian secara keseluruhan. 2. Mengadakan seleksi penerimaan pegawai dan penempatan pegawai ba ru. 3. Mengelola dasar struktur gaji, penetapan golongan dan jabatan serta penyu sunan daftar gaji. 4. Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan tata usaha kepe gawaian dan ketertiban umum. 2. Tinjauan Proses Bisnis Proses bisnis yang kami amati adalah pada proses penju alan dan pembelian barang yang terjadi di PT. Multi Garmentama Proses Penj ualan Barang PT. Multi Garmentama Untuk mengamati proses penjualan barang di PT. Multi Garmentama, maka perlu diketahui prosedur yang dilaksanakan oleh perusaha an untuk kemudian digambarkan dalam bentuk Flow map Prosedur Penjualan B arang PT. Multi Garmentama Prosedur penjualan barang yang sedang berjalan pada P T. Multi Garmentama Bandung adalah sebagai berikut : 8

10 1. Konsumen menyerahkan data barang yang akan dibeli kepada Kasir toko. Kemudian Kasir akan memasukkan data barang dan membuat nota penjualan sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diberikan kepada konsumen, rangkap ke 2 akan diarsipkan oleh kasir. 2. Berdasarkan arsip nota penjualan, Kasir kemudian membuat laporan penjualan ha rian sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 diserahkan kepada Fashion Advisor dan rangkap 2 diarsipkan. 3. Setelah menerima rekapitulasi nota penjualan dan laporan penju alan harian dari Kasir, Fashion Advisor kemudian membuat laporan penjualan mingg uan sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 digunakan untuk membuat surat permintaan baran g dan rangkap 2 diserahkan ke bagian Marketing. 4. Fashion Advisor kemudian akan membuat surat permintaan barang, berdasarkan laporan penjualan mingguan rangkap 1. Surat permintaan barang rangkap 1 diberikan kepada bagian Marketing, sedangk an Surat permintaan barang rangkap 2 akan diarsipkan. 5. Setelah menerima surat permintaan barang rangkap 2 dari Fashion Advisor, bagian Marketing membuat order penjualan sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 untuk membuat laporan penjualan bulanan dan rangkap 2 diserahkan kepada bagian Gudang. 6. Berdasarkan order penjualan d ari bagian Marketing, maka bagian Gudang akan membuat surat jalan jual yang kemu dian diteruskan ke bagian Administrasi. Bagian Gudang juga akan membuat laporan stok barang 9

11 berdasarkan order penjualan, sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diserahkan ke bagian Marketing dan rangkap 2 diarsipkan. 7. Setelah surat jalan jual diterima dari ba gian Gudang, maka bagian administrasi akan membuat faktur jual sebanyak 2 rangka p. Rangkap 1 diberikan kepada Fashion Advisor dan rangkap 2 diarsipkan. 8. Setel ah menerima faktur jual dari bagian Gudang, kemudian Fashion Advisor akan mengec ek faktur jual tersebut. Jika terdapat barang yang cacat, maka akan dibuat nota retur jual sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diberikan kepada bagian Pembelian dan r angkap 2 akan diarsipkan. 9. Berdasarkan order penjualan rangkap 1, laporan penj ualan mingguan dan nota retur jual dari Fashion Advisor serta laporan stok baran g dari bagian Gudang, maka bagian Marketing akan membuat laporan penjualan bulan an sebanyak 3 rangkap. Rangkap 1 untuk diarsipkan, rangkap 2 diberikan kepada Ba gian Keuangan sedangkan rangkap 3 diberikan kepada General Manager. 10. Setelah menerima laporan penjualan bulanan dari bagian Marketing, bagian Keuangan akan m embuat Laporan Penjualan Keuangan sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 akan diarsipkan sedangkan rangkap 2 diberikan kepada General Manager. 10

12 Flowmap Penjualan Barang PT. Multi Garmentama Konsumen Data Barang Kasir Data Barang Fashion Advisor 2 Nota Penjualan 1 Lap. Penjualan Harian A. LPH Marketing 1 Surat Permintaan Barang Gudang 2 Order Penjualan Administrasi Surat Jalan Jual Bagian Keuangan General Manager Memasukkan Data Barang Membuat Order Penjualan Membuat Surat Jalan Membuat Faktur Data Barang Membuat Laporan Penjualan Mingguan 2 1 Order Penjualan 2 Surat Jalan Jual Faktur Jual Membuat Laporan Stok Barang 1 2 Membuat Nota Penjualan 1 Lap. Penjualan Mingguan 1 Nota Penjualan 1 Nota Penjualan 2 2 Lap. Penjualan Mingguan A. FJ A. NP Membuat Surat Permintaan Barang Membuat Laporan Penjualan Bulanan 1 Laporan Stok Barang 2 Membuat Laporan Penjualan Harian 1 Surat Permintaan Barang 2 A. LSB 3 1 Lap. Penjualan Bulanan A. LPB 2 3 Lap.Penjualan Bulanan 1 Lap. Penjualan Harian

13 2 A. SPB 2 Lap.Penjualan Bulanan 1 A. LPH Faktur Jual Membuat Laporan Penjualan Keuangan Membuat Nota Retur Jual 1 Nota Retur Jual 2 Nota Retur Jual Lap. Penjualan Keuangan 2 Lap.Penjualan Keuangan A. NRJ A. LPK Keterangan : A.LPH : Arsip Laporan Penjualan Harian A.SPB : Arsip Permintaan Barang A.LPB : A rsip Laporan Penjualan Bulanan A.LSB : Arsip Laporan Stok Barang A.LPK : Arsip L aporan Penjualan Keuangan A.NP A.NRJ A.FJ : Arsip Nota Penjualan : Arsip Nota Re tur Jual : Arsip Faktur Jual 11

14 2.2. Proses Pembelian Barang PT. Multi Garmentama Untuk mengamati proses pembeli an barang di PT. Multi Garmentama, maka perlu diketahui prosedur yang dilaksanak an oleh perusahaan untuk kemudian digambarkan dalam bentuk Flow map Pros edur Pembelian Barang PT. Multi Garmentama Adapun prosedur pembelian barang pada PT. Multi Garmentama Bandung yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : 1. B agian Pengadaan Barang menerima laporan stok barang dari bagian Gudang. Jika sto k barang yang ada di gudang sudah mendekati stok aman, maka bagian Pengadaan Bar ang akan membuat permintaan pembelian sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diarsipkan d an rangkap 2 diserahkan ke bagian Pembelian. 2. Setelah menerima permintaan pemb elian dari bagian Pengadaan Barang, bagian Pembelian kemudian membuat order pemb elian sebanyak 3 rangkap. Rangkap 1 diserahkan ke Suplier, rangkap 2 diserahkan ke bagian keuangan dan rangkap 3 diarsipkan. 3. Bagian Gudang kemudian akan meme riksa barang dan surat jalan beli yang diterima dari Suplier. Jika barang terseb ut ada cacat maka bagian Gudang akan membuat nota retur beli sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diserahkan ke Suplier sedangkan rangkap 2 diarsipkan. Tetapi jika bar ang tersebut tidak ada cacat, maka bagian Gudang akan membuat laporan penerimaan barang sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 diserahkan ke bagian Pembelian dan rangkap ke 2 diarsipkan. 4. Kemudian bagian pembelian akan mendapat faktur beli dari Su plier. 12

15 5. Berdasarkan order pembelian yang diterima dari bagian Pembelian, bagian Keuan gan akan mencetak kontra Bon sebanyak 3 rangkap. Rangkap 2 diserahkan kepada Sup lier rangkap 3 diarsipkan dan rangkap 1 digunakan untuk melakukan pembayaran. Se telah bagian Keuangan melakukan pembayaran, maka akan dihasilkan kwitansi sebany ak 2 rangkap. Rangkap 1 diserahkan kepada Suplier dan rangkap 2 diarsipkan. 6. F aktur beli dari Suplier dan laporan penerimaan barang kemudian akan menjadi dasa r dalam pembuatan laporan pembelian. Bagian Pembelian akan membuat laporan pembe lian sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 diserahkan kepada General Manager dan rangkap 2 diarsipkan. 13

16 Flowmap Pembelian Barang PT. Multi Garmentama Bagian Pengadaan Barang 2 Lap. Stok Barang Permintaan Pembelian Gudang Bagian Pembelian 1 Supplier 1 Order Pembelian Bagian Keuangan General Manger A. LSB Membuat Permintaan Pembelian 2 Lap. Stok Barang 1 Permintaan Pembelian 2 Membuat Order Pembelian 2 1 Order Pembelian 3 Order Pembelian 2 A. PP A. OP Surat Jalan Beli Membuat Kontra Bon Surat Jalan Beli Kontra Bon Membuat Nota Retur 1 Membuat Lap. Penerimaan Barang 2 Nota Retur Beli Melakukan Pembayaran 2 Kontra Bon A. NRB 1 Kwitansi Lap.Penerimaan Barang Kwitansi 1 2 A. KB 1 Nota Retur Beli 2 1 Lap.Penerimaan Barang A. KWT A. LPBE Membuat Lap. Pembelian Faktur Beli Faktur Beli

17 2 1 Lap.Pembelian A. LP 1 Lap.Pembelian Keterangan : A. PP A. OP A. LP : Arsip Permintaan Pembelian : Arsip Order Pembelian : Arsip L aporan Pembelian A.KB : Arsip Kontra Bon A.KWT: Arsip Kwitansi A.NRB : Arsip Not a Retur Beli A.LPBE : Arsip Laporan Penerimaan Barang 14

18 3. Benchmarking Setelah dilakukan pemetaan proses pembelian dan penjualan barang pada PT. MULTI GARMENTAMA, kami memutuskan untuk melakukan benchmarking pada proses penjualan barang yang terjadi pada PT. MULTI GARMENTAMA. Karena menurut kami, proses penjualan pada PT tersebut belumlah dirasakan opti mal. Selain itu, sistem pengarsipan data, laporan-laporan penjualan dan pembelia n barang yang disimpan dalam bentuk dokumen tertulis juga memungkinkan terjadiny a kerusakan atau kehilangan arsip. Masalah lainnya adalah lambatnya proses pengo lahan data penjualan barang, yang disebabkan belum terkomputerisasinya proses-pr oses tersebut, sehingga sering terjadi ketidakakuratan dalam pembuatan laporan p enjualan barang. Dalam hal ini, kami melakukan benchmarking PT. MULTI GARMENTAMA dengan Bandung Book Center (BBC) yang meskipun tidak terlalu besar, n amun dalam proses penjualan yang dilakukannya dirasakan lebih baik dari PT. MULT I GARMENTAMA. Tabel Perbandingan PT MULTI GARMENTAMA Pelanggan meminta katalog produk langsung ke perusahaan. BANDUNG BOOK CENTER Pelanggan melihat katalog produk secara onli ne, sehingga pelanggan tidak perlu datang langsung ke perusahaan untuk meminta katalog produk. Pemesanan barang dilakukan melalui tele pon ataupun datang langsung ke perusahaan, sehingga memungkinkan terjadinya kesa lahan dalam barang yang dipesan. Pemesanan barang dilakukan secara online. Sehin gga kemungkinan kesalahan pemesanan kecil, karena pemesanan barang dapat dilakukan sesaat setela h pelanggan menemukan 15

19 barang yang dicarinya di katalog online. Proses penjualan dilakukan secara manua l, yaitu pelanggan mendatangi perusahaan dan menyerahkan data barang yang akan d ibelinya. Proses penjualan, selain dengan cara manual, dilakukan juga penjualan secara online, dimana pelanggan dapat memilih buku yang ada di katalog online, dan memesannya untuk kemudian dia ntarkan oleh pegawai BBC ke tempat pelanggan. Laporan penjualan harian dilakukan secara manua l, yaitu dengan Laporan penjualan harian dilakukan secara komputerisasi, yaitu s etiap penjualan barang, maka data tersebut akan langsung diproses oleh mengumpulkan nota-nota penjualan yang terjadi dalam satu dan menghitungnya serta mencatatnya ke dalam buku laporan. Dokumen penjualan disimpa n dengan cara diarsipkan, sehingga sulit dicari apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. komputer untuk dibuatkan laporan harian. Dokumen penjualan disimpan dalam data b ase komputer, sehingga mudah dicari apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. 4. Kesimpulan Setelah dilakukan analisis tehadap proses penjualan dan pembelian yang sedang be rjalan saat ini, maka dapat disimpulkan bahwa secara garis besar sistem yang ada sudah cukup baik, walaupun masih memiliki kelemahan antara lain : a. Sistem pen garsipan data, laporan-laporan penjualan dan pembelian barang yang disimpan dala m bentuk dokumen tertulis, memungkinkan terjadinya kerusakan atau kehilangan ars ip. b. Lambatnya proses pengolahan data penjualan dan pembelian barang, yang dis ebabkan belum terkomputerisasinya proses-proses tersebut, sehingga 16

20 sering terjadi ketidakakuratan dalam pembuatan laporan penjualan dan pembelian b arang. Untuk mengatasi masalah-masalah di atas, maka menurut kami PT. Multi Garm entama perlu menerapkan proses bisnis yang terkomputerisasi. 17

21