Usulan Penerapan Model Total Performance Scorecard untuk Meningkatkan Kinerja Perusahaan Studi Kasus: Lembaga Pendidikan Terpadu X

Transkripsi

1 1 st Seminar on Application and Research in Industrial Technology, SMART 2006 Yogyakarta, 27 April 2006 Usulan Penerapan Model Total Performance Scorecard Erlinda Muslim 1 dan Dian Ika Kusuma 2 Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Indonesia Kampus Baru UIDepok, 16424, Indonesia 1 erlinda@eng.ui.ac.id, 2 diehand_millenium@yahoo.com Abstrak Perkembangan dunia saat ini menuntut cara kerja yang cerdas, menyenangkan, dan beretika dalam organisasi. Sedangkan suatu organisasi dituntut untuk dapat bercirikan pada visi, misi dan proses belajar dari pengalaman tanpa harus berbenturan dengan ambisi pribadi (visi, misi dan peran kunci pribadi) pekerjanya sehingga tercapainya tujuan bersama dalam organisasi. Lembaga Pendidikan Terpadu (TK-SD-SLTP-SLTA) merupakan salah satu bentuk organisasi yang sering luput akan pencapaiannya terhadap tujuan organisasi tanpa harus mengesampingkan ambisi pribadi pekerjanya. Sehingga seringkali kita dapati para pekerja suatu lembaga pendidikan tidak mencurahkan perhatiannya secara penuh pada Lembaga Pendidikan yang menaunginya. Akibat dari hal tersebut, maka program perbaikan dan pengembangan yang dilakukan di Lembaga Pendidikan tersebut hanya bersifat sementara dan hanya memperbaiki penampilan yang mengakibatkan terlewatnya kesempatan untuk meraih daya saing. Untuk itu diperlukan suatu proses yang sistematis terhadap perbaikan, pengembangan, dan proses belajar yang bersifat bertahap, bersinambung, dan rutin yang berfokus pada perbaikan kinerja pribadi dan organisasi secara berkelanjutan. Proses ini dinamakan Total Performance Scorecard (TPS), yang merupakan penggabungan antara Balanced Scorecard, Total Quality Management, dan Competence Management. Kata kunci: total performance scorecard, balance scorecard, total quality management, competence management 1. Pendahuluan Lembaga Pendidikan Terpadu X (LPT X), merupakan Lembaga yang memiliki satuan jenjang pendidikan mulai dari Play Group, TK, SD, SMP, hingga SMU dengan akreditasi A. LPT X sedang dalam tahap menerapkan sebuah proses pengembangan strategi dimana visi-misi pribadi dan organisasi, faktor penentu keberhasilan, tujuan, tolok ukur kinerja, proses belajar, dan perencanaan saling melengkapi. Penelitian ini berguna untuk memberikan masukan pada pihak LPT X dengan cara menerapkan konsep Total Performance Scorecard (TPS) dalam mengukur serta mengembangkan strategi pendidikannya, yang tentunya dengan peran serta dan dukungan seluruh jajaran manajemen dan karyawan melalui proses perencanaan, pelaksanaan, penilaian dan evaluasi. 2. Metode Penelitian Hubert K. Rampersad (2003) menyatakan Total Performance Scorecard (TPS) didefinisikan sebagai proses sistematis perbaikan, pengembangan, dan pembelajaran yang bersifat berkesinambungan, bertahap, dan rutin, yang terpusat kepada perbaikan kinerja pribadi dan organisasi secara berkelanjutan. Perbaikan, pembelajaran, dan pengembangan merupakan tiga kekuatan mendasar dalam konsep manajemen terpadu. Ketiganya terkait erat dan harus dijaga keseimbangannya, yang terdapat pada gambar 1.

2 Gambar 1 : Konsep Total Performance Scorecard (TPS) 3. Hasil dan Pembahasan Untuk merancang Total Performance Scorecard di LPT X tahapannya adalah: 1. Perumusan Personal Balanced Scorecard Hasil pengolahan data perumusan ambisi pribadi, didapatkan beberapa rumusan ambisi pribadi secara umum karyawan LPT X yang terdapat dalam tabel I, tabel II, dan tabel III. Proses identifikasi selanjutnya adalah perumusan tindakan perbaikan pribadi dan sumbangannya terhadap faktor penentu keberhasilan pribadi. Data Prioritas Tindakan Perbaikan Pribadi, didapatkan data dalam tabel IV. 2. Pembuatan Analisis Eksternal dan Internal Analisis yang dibuat meliputi analisis lingkungan global/regional, analisis lingkungan makro dari berbagai aspek, analisis lingkungan sekolah, serta analisis internal. Untuk itu digunakan analisis SWOT, dengan hasilnya pada tabel V.

3 Tabel I. Rumusan Visi Pribadi Karyawan Secara Umum Unsur Visi Pernyataan Inti % Bagian dari Hidup adalah pembinaan sumber daya manusia 87% Visi Pribadi : Kesuksesan pendidikan masa datang, dimulai dari industri pendidikan yang saya geluti sekararang 90% Falsafah Hidup : Bekerja secara profesional merupakan perhiasan terbaik yang selalu saya jaga 90% Menjadi atasan maupun bawahan di lembaga ini bukanlah suatu masalah yang dapat menurunkan pengabdian saya dalam dunia pendidikan 94% Cita-cita Hidup mulia menjadi seorang pengembang pendidikan 94% tertinggi : Menjadi pendidik, namun tetap bisa mengembangkan diri sebagai wirausaha maju 84% Tujuan hidup Mengabdikan diri pada dunia pendidikan 94% keseluruhan : Mengangkat standar mutu pendidikan nasional 84% Kemampuan Bekerja secara bersama dan mampu memanajemen konflik yang timbul 84% khas : Inovatif dan kreatif mengembangkan ide baru untuk perbaikan 87% Tabel II. Rumusan Misi Pribadi Karyawan Secara Umum Unsur Misi Pernyataan Inti % Ke mana saya Saya akan tetap berada di Lembaga Pendidikan ini, merancang sistem yang lebih akan baik lagi, sehingga pengganti saya suatu saat nanti kecil kemungkinannya 81% melangkah? menata ulang kembali dari awal Saya akan menggapai visi pribadi saya bersama lembaga pendidikan ini 84% Saya ingin Terciptanya manusia Indonesia yang berilmu & berahlak Islami 94% wujudkan : Membaiknya kualitas pendidikan Indonesia 90% Kesejahteraan Di masa tua nanti, kesejahteraan materi bukan merupakan tolok ukur 77% materi bagi keberhasilan hidup saya karyawan : Menurut saya, orang yang menekuni bidang pendidikan tidak harus 100% mengesampingkan kesejahteraan materi Efek keberadaan saya : Sumbangsih untuk ambisi organisasi ini: Perilaku yang sudah baik untuk Rapih, bersih, dan indah 81% Efektif dan efisien 90% Disiplin dan teratur 84% Menciptakan standar mutu pengetahuan & pemahaman siswa melalui nilai akademis & praktek pada bidang studi yang saya ajarkan, dengan target yang terus meningkat setiap tahun 81% Cepat mengambil inisiatif 87% Proaktif & preventif terhadap kritik yang menuju pada saya 87% Menjadi orang yang solutif 94% Tabel III. Rumusan Faktor Penentu Keberhasilan Pribadi, Tujuan, Tolok Ukur Kinerja & Target Pribadi PERSPEKTIF Pernyataan Inti % KEUANGAN Pendapatan semakin meningkat 84% Mendapat tanggungan asuransi dari Lembaga Pendidikan ini 81% EKSTERNAL Memiliki sedikitnya satu hari dalam sepekan untuk keluarga 90% Dapat bekerjasama, saling bantu, berbagi pengalaman, dan menjadi teladan pribadi yang sukses namun sederhana bagi siswa 94% INTERNAL Berjuang meraih kesehatan fisik dan mental 97% Dapat bersantai dan membuat suasana hati menyenangkan di saat berlibur 90% PENGETAHUA Bisa belajar dari kesalahan saya, sehingga tidak terulang pada orang lain 96% N DAN Produktifitas kinerja meningkat sedikitnya 10% per tahun 96% PEMBELAJAR Keterampilan menerangkan pelajaran meningkat 96%

4 Tabel IV. Rumusan Tindakan Perbaikan Pribadi Karyawan Secara Umum No. Tindakan Perbaikan Diri Sumbangan Bagi Faktor Penentu Keberhasilan Pribadi 1 Menghilangkan segala rasa Berani mencoba dan melakukan takut dari berbuat perubahan dan perbaikan 2 Meluangkan waktu untuk Sebagai langkah untuk menjawab memperbaiki diri sendiri kritik yang datang kepada diri dan membantu orang lain sendiri memperbaiki diri 3 Mencari pemikiran strategis dan gagasan-gagasan baru Untuk menselaraskan visi, misi, pribadi dan organisasi secara efektif Tabel V. Matriks SWOT LPT X Rata-rata Index Jumlah responden diatas angka Prioritas Tindakan prioritas ratarata Perbaikan Pribadi (1-25) orang orang orang Internal Strength : - Kompetensi Manusia - Kemampuan Proses - Status Keuangan - Produk/Jasa Weakness : Eksternal - Kompetensi Manusia - Kemampuan Proses - Status Keuangan - Produk/Jasa Oportunity : - Pasar/Konsumen - Pasar/Konsumen - Kompetisi - Kompetisi - Industri Threatness : - Industri - Keuangan - Keuangan - Lingkungan - Lingkungan Strategi : Menambah kelas baru (S3,O1) Membina hubungan baik dengan pelanggan potensial (S2,O1) Menjalin hub dgn pemerintah (S4,O3) Strategi : Mencari pembiayaan alternatif (W3,O4) Penetapan angka kompetensi (W2,O1) Kerjasama dgn instansi pengembangan mutu SDM (W4,O2) Strategi : Melakukan re-segmentasi pasar (S3,T1) Penetapan mutu diatas standar (S1,T3) Orangtua siswa diberdayakan (S3,T4) Realisasi ruang kelas anti asap (S3,T5) Strategi : Segera dibentuk tim perbaikan (W1,T1) Selaraskan PBSC dgn OBSC(W2,T3) Tingkatkan modal usaha sekolah (W3,T4) 3. Perumusan Organizational Balanced Scorecard Perumusan ini mencakup Critical Success Factor dan Key Performance Indicator. Pada Scorecard LPT X yang telah dirumuskan berdasarkan data-data tertulis maupun wawancara dengan pihak lembaga yang dianggap berkompeten memahami seluk-beluk unit bisnisnya masing-masing dapat dilihat pada tabel VI Setelah merumuskan PBSC karyawan secara umum dan OBSC LPT X dari data lapangan yang didapatkan, selanjutnya dibuat usulan penerapan TPS hingga membentuk satu siklus lengkap mengikuti sikulus TPS yang dapat dilihat pada gambar 2.

5 Gambar 2. Siklus Total Performance Scorecard

6 Tabel VI. LPT X Scorecard Perspektif Keuangan Perspektif Pelanggan P. Proses Bisnis Internal P. Pengetahuan & Pembelajaran Critical Success Factor Profitabilitas Kesejahteraan Efisiensi Anggaran Kualitas Layanan Lulusan Customer Relationship Harga Pembangunan Opini Aktivitas Belajar Bahan Baku dan Peralatan Inovasi Kurikulum Penelitian dan Pengembangan Rekrutmen SDM Kompetensi SDM Performa SDM Motivasi SDM Key Performance Indicators - Tenaga kependidikan mampu menyelenggarakan pelatihan dan workshop yang dapat menghasilkan pemasukan Lembaga - % penerimaan siswa baru seimbang, sehingga saling mensubsidi silang SPP. - Menambah jumlah kelas. - Mempertahankan tingkat hunian kelas. - Gaji dan tunjangan pengajar lebih baik daripada gaji PNS - Kemudahan untuk mendapatkan layanan kredit kepemilikan transportasi. - Menurunnya % defisit anggaran - Memangkas biaya yang timbul saat penerimaan siswa baru. - Menurunnya Σ komplain - Meningkatnya Σ orangtua siswa yang menyekolahkan anaknya kembali di sekolah ini. - Σ siswa yang lulus Ujian Nasional dipertahankan 100% tiap tahun - Diadakannya kegiatan kunjungan ke rumah orangtua siswa yang potensial oleh pihak sekolah, tanpa mempengaruhi kesetaraan antara anak didiknya. - Kenaikan biaya SPP diusahakan tidak melebihi 20% setiap tahun - Radio sekolah memiliki peran untuk menginformasikan prestasi dan kegiatan sekolah - Meningkatnya Σ koleksi buku perpustakaan sedikitnya 10% per tahun. - Ditetapkannya rasio jumlah pengajar & jumlah siswa yang efektif. - Kerusakan peralatan dapat diatasi dalam waktu kurang dari 7 hari - Sub-mart mengambil peran utama dalam penyediaan bahan baku dan peralatan. - Meningkatnya Σ realisasi sistem pembelajaran yang telah diusulkan oleh pengajar. - Meningkatnya Σ inovasi sistem pembelajaran - Terpantaunya kemajuan Lembaga berdasarkan rangkuman statistik. - Terjalin kerjasama formal dengan institusi yang melahirkan SDM yang berkualitas. - Ditetapkannya Level Kompetensi Minimum - Meningkatnya Σ prestasi ilmiah pengajar - Laporan performa karyawan ada, dan terpantau dengan baik. - Terbentuknya jenjang karir yang jelas bagi seluruh karyawan. - Meningkatnya Σ penghargaan yang diberikan kepada karyawan oleh sekolah. Setelah Scorecard LPT X dikomunikasikan, karyawan mulai menyadari akan pentingnya perubahan yang akan dilakukan lembaga. Ketika keinginan karyawan untuk siap melakukan perubahan mulai terlihat, maka dapat dilakukan proses berikutnya, yaitu menghubungkan Scorecard lembaga dengan scorecard unit bisnis dan rencana kerja perorangan yang terdapat pada tabel VII.

7 Tabel VII. Uraian Scorecard LPT X ke dalam Unit Bisnis Perspektif Keuangan Unit Org. Tujuan Tolok Ukur Kinerja Target TK SD SMP SMA Sub-Mart TK Σ Modal Usaha Meningkat Subsidi silang SPP berimbang Tabungan pekanan siswa Ditetapkan kuota golongan ekonomi orangtua siswa seimbang Tingkat hunian kelas Dipertahankan 32 siswa per kelas Menambah Penerimaan Σ Modal Usaha Meningkat Menambah Penerimaan Membangun opini Mengadakan training & workshop Menambah Jumlah Kelas Membuka layanan simpan-pinjam Penyediaan kebutuhan primer & sekunder Mendata informasi pekan-an yang akan dipublikasi-kan di radio sekolah. Meningkat 10% per tahun 50% menengah atas & 50% menengah bawah Jeda kekurangan murid 2 bulan 2 kali per tahun 2 kelas per jenjang Pertumbuhan usaha 20% per thn 80% kebutuhan pengajar & siswa Sedikitnya ada 1 headline news TK per pekan. Perspektif Pelanggan SD SMP SMA Σ komplain dari orangtua siswa & siswa Prestasi akademis Kepuasan Orangtua Siswa Terjadi penurunan secara kuantitas maupun kualitas Ada petugas khusus untuk melayani kritik dan saran Sedikitnya 10% per tahun Sedikitnya ada 1 petugas tiap hari Sekolah dapat menerapkan standar nilai Sedikitnya 0,5 poin diatas lebih tinggi da-ri standar yang ditetapkan standar Depdiknas pemerintah Orangtua siswa menyekolah-kan anaknya untuk jenjang berikutnya di sekolah ini lagi 90% dari seluruh orangtua siswa Sub-Mart Suplier sebagai sponsor publi-kasi Lembaga Penawaran sponsorship dibuat, disebar ke perusa-haan produksi berbasis kebutuhan sekolah Sedikitnya ada 1 perusahaan spon-sor publikasi per tahun Persp. Proses Bisnis Internal P. Pengetahuan & Pembelajaran TK SD Jumlah pengajar Sarana Perpustakaan Ditetapkan rasio jumlah pengajar dengan jumlah murid yang efektif dan efisien Koleksi buku perpustakaan SMP Orientasi Life Skill Program belajar kecakapan hidup SMA Sub-Mart Media Pembelajaran Fungsi pemasok Inovasi dan kreasi dalam menggunakan media pembelajaran Penyedia bahan baku dan peralatan sekolah TK Prestasi ilmiah Prestasi ilmiah para pengajar SD SMP Kompetensi SDM SMA Performa SDM Level kompetensi minimum Pelatihan Manajemen dan Kepemimpinan Kemampuan merepresen-tasikan ulang atas pelatih-an yang pernah diikuti Arsip performa setiap karya-wan dari waktu ke waktu Dalam 1 tahun ke depan bisa terlaksana Jumlah dan judul buku bertambah sedikitnya 10% per tahun Tiap jenjang memiliki 1 kecakapan hidup Selalu ada inovasi baru setiap tahun Mengambil peranan utama Jumlah pengharga-an meningkat 10% per tahun Kepala sekolah memiliki pencapaian level minimum kompetensi Didapatkan oleh Kepala Sekolah Dimiliki oleh pengajar yang diutus mengikuti training Terukur dan up-to-date per 3 bulan

8 4. Kesimpulan Dari penelitian yang telah dilakukan di LPT X untuk menerapkan Total Performance Scorecard, terdapat beberapa hal yang dapat disimpulkan, diantaranya : 1. Cara untuk meningkatkan kinerja karyawan dengan integritas yang efektif adalah dengan menciptakan kondisi lingkungan kerja pada karyawan untuk siap melakukan perubahan, sehingga memiliki kemauan untuk mencari pemikiran strategis dan gagasan baru dan siap menjadikan diri lebih profesional dalam segala hal. 2. Berdasarkan Personal Balanced Scorecard dan Organizational Balanced Scorecard yang dirumuskan berdasarkan data lapangan, tidak ada hambatan yang berarti jika LPT X ingin menerapkan TPS di organisasinya dalam rangka meningkatkan kinerja dengan integritas. 3. Tahapan kegiatan TPS yang kemungkinan resistansinya sangat tinggi adalah kegiatan pada tahap perbaikan, karena pada tahap tahapan tersebut terdapat orang yang menolak perubahan. Daftar Pustaka Goulden, Clive, 1995, Supervisory Management and Quality Circle Performance: an Empirical Study, Benchmarking for Quality management & Technology, Vol. 2 No.4,. p Gaspersz, Vincent, 2003, Total Quality Management, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. H. Basterfield, Dale et.al, 2003, Total Quality Management, Prentice Hall, New Jersey. Harrington, H. James, 1995, Total Performance management: The Next Generation in Performance Improvement, McGraw-Hill, USA. Kaplan, Robert S. and Norton, David P., 1996, The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action, Harvard Business School Press, Boston. Kaplan, Robert S. and Norton, David P., 1996, Using the Balanced Scorecard as Strategic Management System, Harvard Business Review, Boston. Majid, Abdul., 2005, Perencanaan Pembelajaran : Mengembangkan Standar Kompetensi Guru, Bandung : PT Remaja Rosdakarya. Rampersad, Hubert K., 2003, Total Performance Scorecard: Redefining Management to Achieve Performance with Integrity, Butterworth-Heinemann, Massachusetts. Rampersad, Hubert K., 2005, Total Performance Scorecard, < Scorecard.com/our approach.html>. Rampersad, Hubert K., 2005, Total Performance Scorecard: the way to personal integrity and organizational effectiveness, Measuring Business Excellence, Vol.9 No.3, p.23. Rao et. al, 1996, Total Quality Management: A Cross Functional Perspective, John Wiley & Son, USA. Syafaruddin, 2002, Manajemen Mutu Terpadu dalam Pendidikan : Konsep, Strategi, dan Aplikasi, Jakarta : Gramedia Widiasarana Indonesia Tapinos, E. et.al, 2005, The Impact of Performance Measurement in Strategic Planning, International Journal of Productivity and Performance Management, Vol. 54 No.5/6, p.381. Tangen, Stefan, 2005, Improving the Performance of a Performance Measure, Measuring Business Excellence, Vol.9 No.2, p.11. Wongrassamee, S. et.al, 2003, Performance Measurement Tools : the Balanced Scorecard and the EFQM Excellence Model, Measuring Business Excellence, Vol.7 No. 1, p.24. Yuwono, Sony et al, 2002, Balanced Scorecard: Menuju Organisasi yang Berfokus pada Strategi, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.