IMPLEMENTASI SISTEM ERP BERBASIS SAP BUSINESS ONE HANA PADA PT. XYZ (STUDI KASUS : PROSES PENJUALAN)

Transkripsi

1 IMPLEMENTASI SISTEM ERP BERBASIS SAP BUSINESS ONE HANA PADA PT. XYZ (STUDI KASUS : PROSES PENJUALAN) Fransiska Binus University, Jl. Pademangan 1 Gang 18 No. 3A, , agatha_siska@yahoo.com Hervian Binus University, Jl.Tanah Sereal 9 No. 10, , hervianzhou@gmail.com Henry Gunawan Binus university, Jl. Pademangan 3 Gang 12 No.71C, , gunawan.henry7@gmail.com Johan, S.Kom., MM ABSTRAK Tujuan dari penulisan ini adalah untuk merancang sistem ERP SAP Business One Hana dengan menggunakan metodologi AIP dengan tahapan project preparation, business blueprint, realization, dan final preparation. Metodologi AIP ini merupakan metodologi yang digunakan dalam penulisan skripsi ini. Metodologi ini merupakan metodologi yang digunakan oleh konsultant dalam proses implementasi. Hasil yang dicapai pada tahap project preparation adalah tim proyek baik dari pihak konsultant maupun pihak PT.XYZ, dan juga jadwal keseluruhan untuk proses implementasi. Hasil yang dicapai pada tahap business blueprint adalah dokumentasi proses bisnis PT. XYZ dan solusi yang SAP sediakan untuk kebutuhan proses bisnis PT. XYZ. Hasil yang dicapai pada tahap project realization adalah form setting, field tambahan berupa user define field, form baru berupa user define object, tabel baru berupa user define table, serta migrasi master data PT.XYZ ke SAP Business One Hana. Pada tahap final preparation yang dihasilkan adalah manual book yang digunakan sebagai panduan oleh user dan migrasi transaksi data yang bersifat outstanding. Hasil secara keseluruhannya yaitu sistem baru SAP Business One Hana yang memberikan kontrol terhadap proses bisnis PT. XYZ dan sesuai dengan kebutuhan proses bisnisnya. Simpulan dari penulisan ini ialah implementasi SAP Business One Hana pada PT. XYZ dengan menggunakan metodologi AIP untuk meningkatkan kontrol pada proses bisnis PT. XYZ. Proses implementasi yang dilakukan masih belum mengikuti semua proses yang ada di dalam metodologi AIP, oleh karena itu disarankan untuk mengikuti seluruh proses dari masing-masing tahapan pada metodologi AIP. Kata Kunci : Implementasi, ERP, SAP Business One Hana, AIP

2 ABSTRACT This thesis s goal is to design ERP SAP Business One HANA system with AIP (Accelerated Implementation Program) methodology which phase are, project preparation, business blueprint, realization, and final preparation. This AIP Methodology is methodology that we used to write this thesis. And consultant from PT. Anugrah Visi Inti Technology used this methodology to implement SAP Business One HANA. The result from project preparation phase are project team from both side, PT. Anugrah Visi Inti Technology (Consultant company) and PT. XYZ (client company) and overall schedule for implementation process. The result from business blueprint phase are documentation of existing business process PT. XYZ and solution that SAP provide for business process requirement of PT. XYZ. The result from project realization phase are form setting, additional field such as user define field (UDF), additional form such as user define object (UDO), additional table such as user define table (UDT) and master data migration. The result from final preparation phase are manual book that will be use as guidelines by user and transactions data migration which is outstanding transactions. Overall result is SAP Business One HANA that provide control for business process of PT. XYZ and appropriate with business process requirement. The conclusion of this thesis is implementation SAP Business One Hana with AIP Methodology to improve control for business process of PT. XYZ. Implementation process still not follow all phase of AIP Methodology. Because of that we suggest to follow all process from each phase of AIP methodology. Keyword: Implementation, ERP, SAP Business One Hana, AIP 1. PENDAHULUAN LATAR BELAKANG Saat ini perkembangan teknologi informasi dengan sangat pesat tidak dapat dipungkiri lagi. Dengan memanfaatkan teknologi informasi, seluruh proses bisnis dalam organisasi akan berjalan dengan lebih cepat serta pengolahan datanya juga akan lebih akurat. Organisasi yang menerapkan teknologi informasi dengan baik akan menjadi lebih unggul dibandingkan organisasi yang belum dapat menerapkan teknologi informasi dengan baik. Hal ini dikarenakan teknologi informasi akan membuat organisasi menjadi lebih efektif dan efisien jika diterapkan dengan baik. Namun apabila hanya dengan sistem informasi sendiri belum cukup untuk memenuhi proses bisnis yang kompleks serta seluruh fungsionalitas organisasi. Banyak perusahaan yang sudah menggunakan sistem informasi tetapi kontrol terhadap proses bisnisnya masih kurang. Dan ada juga antar bagian dari sistem informasi tersebut tidak terintegrasi dengan baik, sehingga proses bisnis menjadi tidak efektif dan efisien. Oleh sebab itu, sistem ERP sangatlah diperlukan oleh perusahaan karena sistem ERP adalah sistem yang dirancang untuk mengintegrasikan seluruh proses bisnis dan area fungsional organisasi untuk mencapai titik efisiensi dan efektifitas tertinggi. SAP merupakan salah satu perusahaan yang sangat terkenal akan software ERP-nya yang dapat membantu memenuhi kebutuhan serta memberikan solusi atas proses bisnis perusahaan. SAP berdiri di Waldorf Jerman pada tahun Sampai saat ini SAP memiliki cabang yang terletak di lebih dari 130 negara. SAP telah membantu banyak perusahaan untuk lebih maju dan berkembang dengan menggunakan software ERP nya. Salah satu produk terbaru SAP adalah SAP Business One Hana yang memiliki teknologi in-memory computing. Teknologi ini berfungsi untuk meningkatkan kecepatan dalam membaca database serta tidak memperlambat penginputan data. Software SAP ini memberikan banyak fungsi untuk departemen yang ada di perusahaan. Seperti yang dikatakan oleh Teufel, Nam, & Heun (2005, hal. 3), perusahaan menengah ke bawah dapat menggunakan SAP Business One untuk memenuhi berbagai kebutuhannya. Salah satu diantaranya adalah fungsi penjualan (sales) yang membantu perusahaan dalam mengatur proses penjualannya, mulai dari proses menerima pesanan sampai dengan proses menerima pembayaran. PT. XYZ merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang perdagangan, produksi, dan distribusi. Sebagian besar barang yang dijual oleh PT. XYZ merupakan barang import. PT. XYZ adalah perusahaan yang sudah menggunakan sistem yang dirancang sendiri oleh perusahaan. Sistem

3 yang digunakan sebenarnya sudah bisa untuk meng-cover seluruh proses bisnis yang ada pada PT. XYZ, tetapi control yang ada pada sistem tersebut sangatlah kurang, sehingga sangat memungkinkan untuk terjadi kesalahan, baik secara sengaja maupun tidak sengaja pada saat proses bisnis berjalan. Oleh sebab itu, PT. XYZ memutuskan untuk beralih dari sistem lamanya ke sistem yang berbasis ERP, yaitu SAP Business One Hana yang dinilai dapat memberikan kebutuhan yang diperlukan yaitu control terhadap proses bisnis mereka. Untuk menerapkan sistem SAP Business One Hana, PT. XYZ melakukan kerja sama dengan konsultan SAP, yaitu PT. Anugrah Visi Inti Teknologi untuk membantu proses implementasi mereka. Implementasi sistem ERP berbasiskan SAP Business One Hana selama masa internship terhitung mulai dari 12 Juli 2013 dan berakhir pada 9 Oktoober RUANG LINGKUP Penulisan skripsi ini mengacu pada metode implementasi AIP hasil adopsi PT. Visi Inti Teknologi, dimana ruang lingkup skripsi ini berada pada fase pertama (Project Preparation) hingga fase keempat (Final Preparation). Modul yang dibahas pada skripsi ini adalah modul penjualan atau sales. TUJUAN DAN MANFAAT Tujuan penulisan skripsi ini adalah : 1. Membuat persiapan proyek seperti jadwal, ruang lingkup, dan anggota proyek. 2. Menganalisa sistem yang berjalan agar dapat membuat rancangan implementasi sistem SAP Business One Hana. 3. Membuat blueprint sebagai acuan untuk melakukan konfigurasi. 4. Melakukan konfigurasi pada sistem SAP Business One Hana agar dapat diimplementasikan pada PT. XYZ. 5. Melakukan perpindahan database dari sistem lama ke sistem SAP Business One Hana. Manfaat dari penulisan skripsi ini adalah : 1. Sebagai acuan dalam melakukan kegiatan pada tahap-tahap yang ada dalam proses implementasi SAP Business One Hana kepada PT. XYZ. 2. Mengetahui proses implementasi ERP (SAP Business One Hana) untuk memenuhi kebutuhan bisnis secara real. 3. Memberikan gambaran kepada PT. XYZ mengenai sistem SAP Business One Hana yang akan disesuaikan dengan proses bisnis PT. XYZ. 4. Membantu memberikan gambaran pemetaan perpidahan database yang dilakukan PT. XYZ pada saat proses implementasi. METODOLOGI PENELITIAN Pada penulisan skripsi ini, kami menggunakan metodologi berikut : 1. Metode Pengumpulan Data a. Studi Kepustakaan Metode pengumpulan data dengan studi kepustakan dilakukan dengan meninjau buku-buku yang terkait dengan topik skripsi kemudian mengumpulkan informasi yang berhubungan sebagai landasan teori. b. Penelitian Lapangan Untuk dapat memperoleh data yang akurat, pengumpulan data juga di dapat dengan melakukan observasi langsung pada saat internship dan melakukan wawancara singkat terhadap pihak-pihak terkait. 2. Metode Implementasi Metodologi implementasi yang digunakan dalam proses implementasi sistem ERP dengan menggunakan SAP Business One Hana adalah metodologi AIP (Accelerated Implementation Program). Metodologi ini merupakan salah satu metodologi yang digunakan oleh konsultan dalam proses implementasi SAP Business One Hana. Tahap tahap dalam metodologi ini adalah sebagai berikut: a. Project Preparation. b. Blue Print. c. Project Realization

4 d. Final Preparation 2. METODOLOGI Metodologi penelitian yang digunakan dalam proses implementasi sistem ERP dengan menggunakan SAP Business One Hana adalah metodologi AIP (Accelerated Implementation Program). Metodologi ini merupakan salah satu metodologi yang digunakan oleh konsultan dalam proses implementasi SAP Business One Hana. Gambar 1 Metodologi PT.Visi-Intech Adopsi Metodologi AIP Gambar 1 merupakan metodologi yang digunakan oleh PT. Anugrah Visi Inti Teknologi yang merupakan hasil adopsi dari metodologi AIP. Berikut adalah penjelasan singkat dari masing-masing tahapan: Project Preparation Tahapan pertama yaitu project preparation, pada tahap ini yang dilakukan adalah menentukan scope project, team project dari kedua pihak yaiu pihak konsultan dan pihak client, dan menentukan timeline atau project schedule. Business Blueprint Tahap kedua yaitu business blueprint, pada tahap ini pihak konsultant mulai melakukan dokumentasi atas proses bisnis client yang sedang berjalan. Selain itu konsultant juga merancang sistem SAP Business One Hana untuk memenuhi kebutuhan proses bisnis PT. XYZ. Project realization Tahap ketiga yaitu project realization, pada tahap ini konsultan melakukan form setting, membuat user define field, membuat user define object, membuat user define table, dan melakukan migrasi master data. Final Preparation Tahap keempat yaitu final preparation, pada tahap ini konsultan membuat user manual untuk form form yang dianggap membutuhkan user manual. User manual di sini berfungsi sebagai panduan bagi user untuk menggunakan SAP Business One Hana. Selain itu pada tahap ini konsultan juga melakukan migrasi transaksi data yang sifatnya masih outstanding.

5 3. HASIL DAN BAHASAN Berikut adalah hasil yang dicapai dari masing masing tahapan dalam metodologi AIP : Project Preparation Tabel 1 Rangkuman Timeline Project Durasi Nama (Hari) Project Preparation 6 Business Blue Print 21 Project Realization 50 Final Preparation 21 Go Live and Support 34 Total 132 Tabel 1 merupakan rangkuman timeline project dari awal hingga akhir, di mana dari tahap project preparation sampai dengan go-live membutuhkan waktu 99 hari dan untuk support membutuhkan waktu 33 hari. Sehingga total waktu yang diperlukan untuk implementasi adalah 132 hari. Selain itu untuk tim project dari pihak konsultan (PT. Anugrah Visi Inti Teknologi) terdiri dari : o Streering comitee o Consultant functional o Consultant technical, dan o Co-consultant Untuk tim project dari pihak client (PT. XYZ), terdiri dari: o Steering comitee o Project manager o Local champion Business Blueprint Tabel 2 Tabel Perubahan Proses Sales Quotation Status New Modified Delete Keterangan Sebelum B1, permintaan hanya direspon via telepon atau tanpa adanya dokumen. Blanket Aggrement Sebelumnya kontrak dicatat dalam SO Sales Order Memeriksa Back Order Report SO dibuat dengan sistem yang lama, sekarang dapat dibuat dengan menggunakan SAP B1 Hana. Sistem lama tidak ada back order report Membuat pick list Sistem lama menggunakan modem

6 Proses Memilih Batch Melakukan konfirmasi Pick List Mengecek kredit pelanggan Membuat Invoice Membuat Faktur Pajak Membuat Surat Jalan Menerima Pembayaran Membuat Nota Retur Approval Retur Menerima Uang Muka Status New Modified Delete Keterangan sebagai pick list Sistem lama tidak bisa meng-handle pemilihan batch Konfirmasi dulu dilakukan secara manual Kredit pelanggan dulu dicek secara manual Sistem lama dapat membuat invoice, sekarang pembuatan invoice menggunakan SAP B1 Hana. Pembuatan faktur pajak dapat dilakukan dengan sistem lama, sekarang faktur pajak dibuat menggunakan SAP. Sebelum menggunakan SAP surat jalan berupa modem. Pencatatan pembayaran dulu dilakukan dengan sistem lama, sekarang pembayaran dicatat dengan SAP. Pengembalian barang dapat dicatat dalam nota retur oleh sistem lama. Sebelum menggunakan SAP,retur diapprove secara manual Penerimaan uang muka dicatat sebagai deposit oleh sistem lama. Mengubah Status Invoice Mengurangi Tagihan Mengembalikan Uang ke Customer Penerimaan Pembayaran Giro / Cek Sebelum menggunakan SAP invoice diubah secara manual Pengurangan tagihan dilakukan dengan membuat invoice baru. Pengembalian uang customer dicatat sebagai outgoing payment oleh sistem lama. Pembayaran dengan cek/ giro diinput ke dalam sistem lama sebelum dicairkan.

7 Proses Status New Modified Delete Pencatatan Pencairan Giro / Cek Melakukan Jurnal Rekonsiliasi Melakukan Penerimaan barang Melakukan Pengeluaran Barang Total Keterangan Pencatatan pencairan cek/ giro dilakukan secara manual sebelum menggunakan SAP pencatatan jurnal rekonsiliasi dilakukan menggunakan sistem lama setelah giro/cek dicairkan. Pencatatan penerimaan barang dicatat dalam BPB oleh sistem lama. Pencatatan pengeluaran barang dicatat dalam BKB oleh sistem lama. Tabel 2 merupakan tabel perubahan yang didapat dari business blueprint. Tabel perubahan tersebut didapat dengan membandingkan proses bisnis berjalan dan rancangan proses bisnis setelah menggunakan SAP Business One Hana. Dari hasil perbandingan tersebut didapatkan informasi mengenai perubahan yang ada, yaitu 8 proses baru, dan 15 proses yang mengalami perubahaan dari sistem lama ke sistem SAP Business One Hana. Project Realization Yang dicapai pada tahap project realization adalah : o Form setting o User define field o User define object o User define table o Migrasi master data Gambar 2 Konsep Data Migration untuk Master Data Gambar merupakan gambaran suatu konsep migrasi data yang ada di dalam SAP Business One Hana. Di dalam gambar tersebut yang dimigrasi adalah master data. Master data yang ada di dalam sistem lama (source ) di-import menggunakan DTW, sehingga master data tersebut datanya tersalin ke sistem baru (destination).

8 Final Preparation Yang dicapai pada tahap final preparation adalah user manual. Tabel 3 Daftar User Manual No Admin Form 1 Sales 2 Inventory 3 Finance Sales Order Inventory Transfer Request Returns Inventory Transfer Goods Receipt Goods Issue A/R Down Payment A/R Invoice Incoming Payment Tabel 3 merupakan daftar user manual yang akan dibuat. User Manual yang dibuat pada proyek kali ini digunakan sebagai panduan untuk user dalam menggunakan sistem baru. Ketika PT. XYZ telah melakukan go-live dan pada saat pelaksanaan proses bisnis seharihari user lupa bagaimana cara mengoperasikan sistem, maka user manual ini juga dapat digunakan sebagai alat untuk mengingatkan user kembali. Selain user manual pada tahap ini juga dihasilkan migrasi data transaksi yang sifatnya masih outstanding. Gambar 3 Konsep Data Migration untuk Master Data Gambar 3 merupakan konsep migrasi data untuk transaction data dengan menggunakan DTW. Data transaksi yang ada di sistem lama ( source ) akan dimigrasikan ke sistem SAP Business One Hana (destination) dengan menggunakan DTW. 4. SIMPULAN DAN SARAN Berikut simpulan yang dapat diambil dari berdasarkan hasil pembahasan yang telah diuraikan sebelumnya yaitu : Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan implementasi adalah 132 hari. Ruang lingkup yang dibahas pada skripsi ini adalah proses sales. Anggota dari pihak konsultan adalah 10 orang, dan dari pihak perusahaan adalah 2 orang. Tujuan utama PT. XYZ mengganti sistem lama mereka dengan SAP Business One adalah untuk meningkatkan control.

9 Blueprint yang telah dibuat tersebut dijadikan acuan untuk melakukan konfigurasi pada sistem SAP Business One Hana. Konfigurasi yang dilakukan pada proyek kali ini adalah form setting, penambahan User Define Table, User Define Field, User Define Object. Data yang dipindahkan adalah customer master data, item master data, warehouse master data, serta data transaksi yang sifatnya masih outstanding. 5. REFERENSI Aisyah, M. N. (2011). USING ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) FOR ENHANCING. Jurnal Pendidikan Akuntansi Indonesia, Vol. IX. No. 2, Anonim. (2002). Data Transfer Workbench for SAP Business One. Germany: SAP AG. Anonim. (2010). SAP Business One To Go. Germany: SAP AG. Anonim. (2006). SAP001 Fundamental. Germany: SAP AG. Anonim. (2010). TB 1200 SAP Business One - Implementation and Support Realese 8.8. Germany: SAP AG. Baldwin, H. (2010). Establishing Best Practices in the Sales Process. Journal of the Microsoft Global High Tech Summit 2010, Joseph, F. B., & Li, D. (2008). The Effect of ERP System Implementations on the Management of Earnings and Earnings Release Dates. Journal of Information System, Mehrjerdi, Y. Z. (2010). Enterprise resource planning: risk and benefit analysis. Business Strategy Series, Vol. 11 Iss: 5, Rainer, R. K., & Cegielski, C. G. (2010). Introduction to Information System Enabling and Transforming Business. Hoboken: John Wiley & Sonc, Inc. Syahrul, & Muhammad, A. R. (2000). Kamus Akuntansi. Jakarta: Citra Harta Prima. Teufel, T., Nam, M. N., & Heun, R. (2005). SAP Business One. Boston: Thomson Course Technology PTR. Vey, G., Bachmaier, M., & Krutov, I. (2013). In-memory Computing with SAP HANA on IBM ex5 Systems. United States: International Business Machines Corporation. Walker, M. (2012). SAP HANA Starter. Birmingham, Mumbai: Packt Publishing. 6. RIWAYAT PENULIS Fransiska lahir di kota Jakarta pada tanggal 23 Oktober Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer pada Hervian lahir di kota Jakarta pada tanggal 13 April Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer pada 2014 Henry Gunawan lahir di kota Jakarta pada tanggal 22 Agustus Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer pada 2014.