STANDARISASI, INTEGRASI, DAN OPTIMISASI SISTEM DAN POLICY PENILAIAN AKHIR TAHUN KARYAWAN PADA PT. XYZ

Transkripsi

1 STANDARISASI, INTEGRASI, DAN OPTIMISASI SISTEM DAN POLICY PENILAIAN AKHIR TAHUN KARYAWAN PADA PT. XYZ David Universitas Bina Nusantara, Jakarta ABSTRAK Tujuan dari tesis ini adalah melakukan analisis dan desain untuk standarisasi, integrasi, dan optimalisasi sistem dan policy penilaian akhir tahun karyawan pada PT. XYZ. Data-data yang diambil adalah dari hasil penelitian pada PT. XYZ. Pengembangan sistem dilakukan dengan menggunakan metode waterfall. Dapat disimpulkan bahwa penerapan sistem penilaian akhir tahun ini membutuhkan pengaturan dan strategi yang disertai dengan sebuah desain sistem yang terintegrasi. Dalam mendesain suatu rancangan sistem penilaian akhir tahun ini, dibutuhkan peranan pengguna sistem sebagai pihak internal. Kata kunci: Perancangan sistem informasi, integrasi, standarisasi. ABSTRACT The purpose of this thesis is to conduct the analysis and design for the standardization, integration, and optimization of performance appraisal systems and policy at PT. XYZ. The data are taken from research at PT. XYZ. System development is done by using waterfall method. It can be concluded that the application requires the setting and strategy coupled with an integrated system design. In designing this application, takes the role of users of this system as an internal party. Keywords: Information system design, integration, standardization. PENDAHULUAN PT. XYZ sebagai salah satu perusahaan yang memiliki proses bisnis yang kompleks dan beberapa anak perusahaan yang tersebar di beberapa kota di Indonesia memiliki mekanisme dalam melakukan penilaian kinerja karyawan setiap tahunnya. Karena proses penilaian kinerja karyawan tiap tahunnya selalu berjalan berulang dan memiliki prosedur dan media yang berbeda-beda, maka perusahaan berencana untuk membangun suatu sistem yang terintegrasi antara kantor pusat dan cabang yang selanjutnya dapat lebih mengoptimalkan keseluruhan proses penilaian karyawan tersebut. Sebagai penunjang utama untuk merealisasikan rencana tersebut, diperlukan upaya peningkatan dari sisi efisiensi dan efektifitas operasional mereka. Walaupun kegiatan penilaian karyawan ini bukan merupakan proses bisnis utama di PT. XYZ, namun secara tidak langsung akan dapat mempengaruhi proses bisnis utama di PT. XYZ tersebut. Maka dari itu, kini PT. XYZ membutuhkan suatu sistem penilaian akhir tahun yang sesuai dengan kebutuhannya.

2 Dari hasil wawancara awal dengan pihak internal pada PT. XYZ, ditentukan masalah awal secara umum, yaitu mengenai proses dan sistem penilaian akhir tahun yang telah berjalan selama ini, yaitu sebagai berikut: Panjangnya distribusi dalam proses submisi dokumen dan juga waktu yang dibutuhkan dalam distribusi submisi dokumen tersebut karena proses penilaian akhir tahun yang masih dijalankan secara manual. Adanya perulangan pekerjaan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan proses submisi dokumen hasil penilaian tersebut. Banyaknya proses administrasi yang harus dilakukan dari mulai pengumpulan, penyortiran, - reviewing, compiling, dan filing dokumen penilaian akhir tahun ini. Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: Untuk membuat proses penilaian akhir tahun secara otomatis terutama yang memiliki kemampuan untuk menangani proses persetujuan yang berulang-ulang. Menyediakan layanan manajemen dokumen dan laporan yang standard dan online dalam keseluruhan proses penilaian akhir tahun ini. Adapun manfaat yang akan diperoleh bila tujuan tersebut tercapai adalah sebagai berikut: Bagi perusahaan: o Diberikan pilihan atas solusi baru yang diharapkan dapat menyelesaikan masalah yang ada di sistem yang sedang berjalan saat ini. o Mengurangi proses administrasi yang berulang-ulang dan memakan waktu yang panjang. o Meningkatkan transparansi dalam pengelolaan proses penilaian akhir tahun ini. o Mengarahkan proses penilaian akhir tahun ini dilakukan secara standard. o Mengurangi penggunaan kertas yang tidak terlalu dibutuhkan. o Memberikan layanan proses penilaian akhir tahun yang lebih baik, seperti paperless, traceable, dan searchable dengan adanya filing management yang lebih baik. Didalam penelitian ini, analisa dan pemecahan masalah yang akan dilakukan dibatasi oleh beberapa ruang lingkup, yaitu sebagai berikut: Menganalisa sistem penilaian akhir tahun yang sedang berjalan di PT. XYZ. Merancang sistem penilaian akhir tahun yang terintegrasi antara HQ dan mills dengan berbasis single platform. Pembatasan perancangan sistem penilaian akhir tahun nantinya pada bisnis proses dan penelitian dilakukan dengan menggunakan metode Waterfall. Pembahasan masalah tidak mencakup penentuan anggaran biaya didalam pengimplementasian sistem penilaian akhir tahun. METODE PENELITIAN Hasil akhir dari penelitian ini adalah dibuatnya sistem aplikasi berupa sistem informasi penilaian akhir tahun karyawan pada PT. XYZ, dimana komponen-komponen yang ada didalamnya dapat saling terintegrasi antara satu sistem dengan sistem lainnya yang ada didalam lingkup PT. XYZ dan juga adanya fitur-fitur lain yang mendukung proses bisnis utama dari sistem penilaian akhir tahun tersebut dan juga hasil evaluasi pengukuran perbandingan proses bisnis as-is dan to-be.

3 Adapun kerangka pikir penelitian ini dapat digambarkan sebagai berikut: Rumusan Permasalahan Penentuan Ruang Lingkup Pengumpulan Data Waterfall Model Requirements Definition System and Software Design Implementation and unit testing Integration and system testing Operation and maintenance Evaluasi Kesimpulan dan Saran Gambar 1. Kerangka Pikir Penelitian

4 Kerangka pemikiran dalam penelitian ini menggunakan metode analisis dengan mencoba memetakan model penilaian akhir tahun yang ideal dari sisi PT. XYZ kedalam proses bisnis yang baru. Metode analisis meliputi survey langsung dan wawancara dengan pengguna sistem yang sedang berjalan. Survey yang dilakukan antara lain meliputi survey terhadap proses-proses yang sudah berjalan terkait dengan penilaian akhir tahun tersebut dan wawancara yang dilakukan adalah dengan melakukan wawancara secara langsung terhadap orang-orang yang secara langsung terlibat dalam proses approval penilaian akhir tahun di PT. XYZ, para business analyst yang mendesain sistem penilaian akhir tahun yang sedang berjalan, expert user/owner dari proses bisnis penilaian akhir tahun yang sedang berjalan (Human Resources Division Informatioin System Development), dan departemen-departemen lain yang berkompeten. Selain itu, untuk pengumpulan data-data yang bersifat fakta dilapangan, yaitu berupa data empiris, maka proses pengumpulan data dilakukan dengan mengakses data master yang telah dikelola oleh PT. XYZ. Dalam merancang dan mengimplementasikan sistem penilaian akhir tahun di PT. XYZ ini, digunakan metodologi Waterfall menurut referensi Sommerville (Sommerville, 2000), dimana fase-fase dalam Waterfall Model tersebut adalah sebagai berikut: a. System/Information Engineering and Modeling b. Software Requirement Analysis c. Design d. Coding e. Testing/Verification f. Maintenance Evaluasi penerapan sistem penilaian akhir tahun ini memiliki kerangka berpikir sebagai berikut: Gambar 2. Kerangka Pikir Proses Evaluasi HASIL DAN PEMBAHASAN Untuk mengetahui hasil dari penerapan sistem penilaian akhir tahun ini, maka dilakukan pengukuran dengan menggunakan metode full-time equivalent (FTE): 1. Full-Time Equivalent (FTE) Step Reduction Tabel 1. Step Reduction Process Name As-Is To-Be Delta % (Step) (Step) (Step) PA Operational Process % PA-01 Operational Process % PA-02 Operational Process % PA-03 Operational Process % Total %

5 Tabel 1 menunjukan adanya penambahan jumlah step pada proses PA Operational Process yaitu, dari 41 langkah menjadi 84 langkah. Hal ini dianggap buruk karena memperpanjang waktu pengerjaan pada proses ini. Namun, secara keseluruhan terdapat pengurangan jumlah step, yaitu dari 951 langkah menjadi 378 langkah, atau ada selisih sebanyak 573 langkah. Hal ini dianggap baik karena mempercepat keseluruhan step proses sebesar 60.25%. Process Time Reduction (All Transaction) Tabel 2. Process Time Reduction (All Transaction) Process Name As-Is To-Be Delta % (menit) (menit) (menit) PA Operational Process % PA-01 Operational Process % PA-02 Operational Process % PA-03 Operational Process % Total % Tabel 2 menunjukan adanya pengurangan waktu pengerjaan dari keseluruhan proses penilaian akhir tahun, yaitu dari yang sebelumnya membutuhkan waktu sebanyak ,54 menit menjadi ,90 menit. Pada tabel diatas terlihat bahwa terdapat efisiensi waktu yang cukup signifikan pada proses PA-03 Operational Process, yaitu dengan tingkat reduction sebanyak 91.41%. Hal ini terjadi karena banyaknya proses-proses submisi dokumen yang banyak dilakukan secara manual dapat digantikan dengan menggunakan sistem yang memiliki kemampuan dalam menangani approval submission routine process. Process Time Reduction (Per Transactions) Tabel 3. Process Time Reduction (Per Transaction) Process Name As-Is To-Be Delta % (menit) (menit) (menit) PA Operational Process % PA-01 Operational Process % PA-02 Operational Process % PA-03 Operational Process % Total % Tabel 3. menunjukan hampir sama dengan tabel 4.21 dimana pada tingkat transaksi terdapat reduksi jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan keseluruhan proses penilaian akhir tahun ini per transaksi, yaitu dari yang sebelumnya sebanyak 2.464,93 menit menjadi menit. Hal ini adalah baik karena terjadi pengurangan process time yang dibutuhkan. Hands-off Reduction Tabel 4. Hands-off Reduction Process Name As-Is To-Be Delta % (proses) (proses) (proses) PA Operational Process %

6 PA-01 Operational Process % PA-02 Operational Process % PA-03 Operational Process % Total % Tabel 4 menunjukan adanya pengurangan jumlah perpindahan dokumen antara dua peran kerja berbeda yang dilakukan secara manual, yaitu dari yang sebelumnya sebanyak 181 proses menjadi 3 proses. Tabel diatas juga menunjukan adanya perbedaan yang sangat signifikan pengurangan jumlah proses hands-off, yaitu pada tahap PA Operational Process dan PA-01 Operational Process, yaitu sebesar 100%. Hal ini disebabkan karena dengan menggunakan sistem, maka proses hands-off dokumen tidak perlu lagi dilakukan karena dokumen penilaian akan dikirimkan ke pihak yang akan menerima melalui database dari aplikasi penilaian akhir tahun ini. FTE Reduction Tabel 5. FTE Reduction Job Title As-Is To-Be Delta % (menit) (menit) (menit) HR OD Staff % Section Head % Direct Superior % 2 nd Direct Superior % Employees % Departement Head % Division Head % HR Admin HQ & Mills % Total % Tabel 5 menunjukan adanya pengurangan jumlah FTE yang dibutuhkan oleh seluruh job title dengan total jumlah pengurangan FTE dari menit menjadi 3.83, dimana total effective working hour per minggu rata-rata sebanyak 40 jam. Hal ini menunjukan suatu hal yang positif karena terjadi pengurangan waktu yang dibutuhkan oleh seorang pekerja untuk mengerjakan suatu proses. Paper Reduction Untuk proses bisnis as-is membutuhkan cetak dokumen sebagai berikut: o o o PA-01 Forms sebanyak 2 lembar PA-02 sebanyak 1 lembar PA-03 sebanyak 1 lembar Tabel 6. Penggunaan Kertas (dalam lembar) Mill PA-01 Form (lembar) PA-02 Form (lembar) PA-03 Form (lembar) Total (lembar) Headquarter 876 x Mill-A 7431 x Mill-B 4653 x

7 Mill-C 1004 x Mill-D 136 x Mill-E 204 x Mill-F 1616 x Mill-G 5385 x Mill-H 263 x Mill-I 294 x Mill-J 174 x Mill-K x Mill-L 189 x Mill-M 1293 x Total Tabel 6. menunjukan total pengurangan lembar kertas yang dibutuhkan dalam proses penilaian akhir tahun dengan menggunakan sistem ini adalah sebanyak lembar. Pengurangan jumlah kertas yang digunakan ini terjadi karena dalam melakukan proses penilaian, seorang peserta ataupun penilai tidak perlu lagi untuk menuliskan hasil penilaiannya di kertas penilaian, melainkan menginputkannya pada sistem dan disimpan dalam database. Operational Cost Reduction Komponen dari operational cost: 1. Gaji karyawan yang terlibat dalam suatu proses 2. Kertas yang digunakan dalam suatu proses 3. Pengeluaran lain yang dikeluarkan dalam suatu proses Berdasarkan pada asumsi yang digunakan: 1. Gaji karyawan: HR OD Staff: Rp Section Head: Rp Direct Superior: Rp nd Direct Superior: Rp Employees: Rp Departement Head: Rp Division Head: Rp HR Admin HQ & Mills: Rp Tabel 7. Cost Component Gaji (dalam Rupiah) Job Title As-Is To-Be Delta HR OD Staff Section Head Direct Superior nd Direct Superior Employees Departement Head Division Head HR Admin HQ & Mills Total Total (Year)

8 Tabel 7 menunjukan jumlah gaji yang harus dibayarkan untuk setiap job title yang terlibat dalam proses penilaian akhir tahun ini. Total jumlah gaji didapatkan dengan mengalikan antara total FTE yang dibutuhkan dengan asumsi gaji karyawan per bulan. Tabel diatas menunjukan adanya reduksi total gaji karyawan, yaitu sebesar Rp Kertas dan fotocopy: Rp 150/lembar Sehingga operational cost reduction per process adalah sebagai berikut: Tabel 8. Operational Cost Reduction Component As-Is To-Be Cost Saving % (Rp) (Rp) (Rp) FTE x Salary % Paper % Total % Tabel 8 menunjukan total pengurangan biaya yang dihasilkan per tahun berdasarkan dua komponen penilaian, yaitu gaji karyawan yang harus dibayarkan untuk melakukan keseluruhan proses penilaian akhir tahun ini serta jumlah kertas yang dibutuhkan. Total pengurangan biaya operasional yang terhitung adalah sebesar Rp SIMPULAN Adapun kesimpulan dari penulisan tesis ini adalah sebagai berikut: Pengimplementasian sistem dan policy penilaian akhir tahun pada PT. XYZ dapat memberikan hasil reduksi waktu proses dan biaya operasional yang cukup signifikan. Dengan dilakukannya optimalisasi, integrasi, dan standarisasi sistem dan policy penilaian akhir tahun pada PT. XYZ ini, terdapat pengurangan waktu pengerjaan dari keseluruhan proses penilaian akhir tahun, yaitu dari yang sebelumnya membutuhkan waktu sebanyak ,54 menit menjadi ,90 menit. Hal ini terjadi karena banyaknya proses-proses submisi dokumen yang banyak dilakukan secara manual dapat digantikan dengan menggunakan sistem yang memiliki kemampuan dalam menangani approval submission routine process. Dengan berkurangnya waktu proses pengerjaan penilaian akhir tahun ini, maka berkurang juga waktu yang dibutuhkan oleh seorang pekerja untuk melakukan suatu proses atau FTE, yaitu dengan total pengurangan jumlah FTE untuk seluruh job titlejob title yang terlibat, dari menit menjadi 3.83, dimana total effective working hour per minggu rata-rata sebanyak 40 jam. Hal ini menunjukan suatu hal yang positif karena terjadi pengurangan waktu yang dibutuhkan oleh seorang pekerja untuk mengerjakan suatu proses. Selain itu, optimalisasi sistem dan policy ini juga mencatat adanya pengurangan jumlah kertas yang dibutuhkan dalam proses penilaian akhir tahun dengan menggunakan sistem ini adalah sebanyak lembar. Pengurangan jumlah kertas yang digunakan ini terjadi karena dalam melakukan proses penilaian, seorang peserta ataupun penilai tidak perlu lagi untuk menuliskan hasil penilaiannya di kertas penilaian, melainkan menginputkannya pada sistem dan disimpan dalam database. Dari seluruh optimalisasi yang dapat dilakukan pada proses penilaian akhir tahun ini, jika diukur terhadap komponen gaji karyawan yang didapat dari perkalian antara jumlah FTE untuk setiap job

9 title yang terlibat dengan asumsi gaji yang dibayarkan per bulan untuk masing-masing job title tersebut, serta dari pengurangan jumlah kertas yang digunakan, maka total pengurangan biaya operasional adalah sebesar Rp per tahun. DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI. Bentley, Lonnie D, Dittman, Kevin C, Whitten, Jeffrey L. (2004). System Analysis and Design Methods. New York: McGraw-Hill Companies. Britton, C. and Doake, J Object-oriented System Development: A Gentle Introduction. Singapore: McGraw-Hill. Hall, James A Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Harrington, James H. (2001). Business Process Improvement. McGraw-Hill Professional. Hoffer, Jeffrey A., Joey E. George, Joseph S., Joseph S. Valavich. (2005). Modern Systems Analysis and Design. Upper Saddle River, New Jersey: Pearson Education, Inc. Hopwood, William S., George H. Bodnar. (2004). Accounting Information Systems. London: Prentice Hall, Inc. Kadir, Abdul. (2003). Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI. Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga, Yogyakarta: Salemba Empat. Oetomo, B.S.D., S.Kom., MM. (2002). Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI. Schell, George and Raymond McLeod. (2004). Management Information Systems. New Jersey: Prentice Hall. Sutabri, Tata Sistem Informasi Manajement. Yogyakarta: ANDI. Zimmerman, Polly Gerber. (2002). Nursing Management Secrets. Elsevier Health Sciences.