ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SISWA SMP NEGERI 2 CEPER KLATEN. Naskah Publikasi. diajukan oleh DWI WAHYUNI

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SISWA SMP NEGERI 2 CEPER KLATEN Naskah Publikasi diajukan oleh DWI WAHYUNI kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010

2

3 ANALYSIS AND INFORMATION SYSTEM OF STUDENTS DATA PROCESSING SMP NEGERI 2 CEPER KLATEN ANALISIS DAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SISWA SMP NEGERI 2 CEPER KLATEN Dwi Wahyuni Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Every isntansi or every company must have great need of quality information systems. Because by having a good information system, then that institution will evolve. But there are still institutions that do not yet have good information systems. In this case there are two Ceper at junior high school. Information systems used are still using the manual has not been considered optimal in the presentation of information. So I wanted to create a computer-based information system that is Student Data Information System. Information system using Visual Basic 6 software as an interface and SQL Serever 2000 as Data Base. Terbut Student Data Information System used for data processing students, teachers data processing, data processing classes, data processing for the class, processing teacher segregation of duties, creation of value and making the reports. Student Data Information System software application form. Which can be used through the install process at first. Keywords : Information System, Data Processing, Report.

4 1. Pendahuluan Pada era modern sekarang ini perkembangan tekhnologi berkembang sangat pesat, terutama tekhnologi informasi komputer. Manusia berlomba-lomba untuk bisa menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi. Karena dengan menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi manusia dapat melakukan suatu pekerjaan dengan mudah. Hampir semua pekerjaan dapat dibantu oleh teknologi yang diciptakan oleh manusia sehingga manusia dapat mengefisienkan waktu, tenaga, dan biaya. Dalam instansi pendidikan. Khususnya Sekolah Menengah Pertama, selalu membutuhkan sistem untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, melihat kembali, serta menyalurkan informasi. Salah satu contoh pengolahan data yang dilakukan Sekolah Menengah Pertama adalah pengolahan nilai dan data siswa meliputi input data siswa, data guru, data mata pelajaran, data kelas, data bagi kelas, data pembagian tugas guru, pembuatan nilai siswa. Sistem informasi pengolahan data yang ada pada SMP Negeri 2 Ceper Klaten saat masih manual. Penggunaannya dirasa masih kurang optimal di dalam menyajikan informasi sehingga perlu adanya peningkatan atau pengembangan sistem informasi. Berdasarkan alasan diatas maka SMP Negeri 2 Ceper Klaten perlu mengadakan perubahan dari sistem manual menjadi terkomputerisasi. Sehingga menjadi lebih praktis, mudah, cepat dan akurat dalam menyajikan informasi. Oleh karena itu penulis mengambil judul ANALISIS DAN SISITEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SISWA SMP NEGERI 2 CEPER KLATEN. Dengan sistem informasi data siswa berbasis komputerisasi yang baru diharapkan dapat lebih baik dan lebih efektif serta lebih bermanfaat. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Kumpulan dari bagian-bagian yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama. Sebagai contoh adalah sistem tatasurya, sistem pencernaan, sistem transportasi umum, sistem otomotif, sistem komputer, sistem informasi itu sendiri 1. Sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan. Dengan demikian, secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variable-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain. 2.2 Konsep Dasar Informasi 1 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Hanif Al Fatta

5 Informasi adalah hasil pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian - kejadian nyata dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan keputusan. Komponen terpenting dari informasi adalah data. Antara data dan informasi terdapat perbedaan, data belum memiliki suatu nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai Kualitas Informasi Kualitas informasi sangat dipengaruhi beberapa hal yaitu : 1. Akurat Informasi yang disajikan terbebas dari kesalahan-kesalahan, hal-hal yang bias atau rancu yang menyesatkan maupun yang membingungkan bagi user. 2. Relevan Informasi yang disajikan mempunyai manfaat untuk pemakainya. 3. Tepat waktu Informasi yang disampaikan tidak mengalami keterlambatan atau tidak usang diterima oleh user Nilai Informasi Nilai dari informasi ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya. Pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectiveness atau cost benefit. 2.3 Konsep Dasar Sistem informasi Pengolahan Data Siswa Data adalah bahan yang akan diolah baik berupa angka, huruf, simbol, kata-kata. Pengolahan Data adalah segala macam operasi yang dilakukan terhadap data dan data tersebut bermanfaat dan sesuai dengan hasil atau tujuan yang berupa informasi. Di dalam operasi ini kumpulan data diringkas dan kesimpulan tertentu dari data dinyatakan dalam bentuk yang lebih sederhana dan jelas. Pengolahan Data Siswa adalah sistem informasi data siswa yang dapat diartikan mempersiapkan data-data kesiswaan agar dapat digunakan untuk tujuan penerapan atau pengambilan keputusan bagi pihan manajemen atau pihak luar yang memerlukan. Sistem pengolahan data siswa merupakan bagian dari sistem informasi data siswa yang berfungsi memecahkan permasalah pengolahan data kesiswaan. 2.4 Konsep Dasar Basis Data Pengertian Basis Data

6 Data adalah bahan yang akan diolah, dapat berupa angka, huruf, simbol, atau katakata yang menunjukan suatu sistuasi. Sedangkan basis data itu sendiri adalah kumpulan file yang saling terkait dan membentuk hubungan yang mempunyai kaitan satu dengan yang lainnya sehingga membentuk suatu bangunan data yang digunakan untuk menginformasikan suatu perusahan, instalasi, dan organisasi dalam batasan tertentu Data Base Management System (DBMS) Sistem pengorganisasian dan pengelolaan data dalam suatu basis data. DBMS merupakan sistem perangkat lunak yang secara umum dapat digunakan untuk melakukan pemrosesan dalam hal pendefinisian penyusunan dan manipulasi basis data untuk berbagai aplikasi. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi tipe data, struktur dan pembatasan dari data yang harus disimpan dalam basis data. Penyusunan basis data meliputi proses memasukkan data dalam media penyimpanan data yang dikontrol DBMS. Sedangkan yang termasuk manipulasi basis data seperti pembuatan pertanyaan dari basis data untuk mendapatkan informasi tertentu, melakukan pembaharuan data dan pembuatan laporan data dalam basis data Normalisasi Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabel yang menunjukkan entity sekaligus relasinya. Tujuan dari normalisasi adalah mengurangi terjadinya insert anomaly (kesalahan penambahan data), delete anomaly (kesalahan penghapusan data), update anomaly (kesalahan mengubah data) yang terjadi dalam database. Tahapan Normalisasi : 1. Bentuk normal pertama Aturan dari first form dinyatakan bahwa semua kolom yang diulang seharusnya dihilangkan dan diletakkan pada tabel lain. 2. Bentuk normal kedua Aturan dari second normal form bahwa ketergantungan parsial harus dihilangan dan dipisahkan dalam tabel sendiri. Ketergantungan parsial adalah suatu hal untuk menjelaskan data yang tidak berdasarkan pada kunci tabel untuk secara unik mengidentifikasikannya. 3. Bentuk normal ketiga Aturan dari third normal form adalah untuk menghilangkan dan memisahkan data yang bukan suatu kunci. Kolom ini harus tergantung pada kunci untuk nilainya. Semua nilai harus secara unik diidentifikasi oleh kunci. 2.5 Perangkat Lunak Yang digunakan Pengenalan SQL Server 2000

7 Microsoft SQL Server merupakan salah satu produk DBMS yang dibuat Microsoft. SQL Server 2000 menawarkan beberapa fitur didalam mengelola database yang terdapat didalam SQL Server Ada 2 fitur yang biasa digunakan untuk mengelola database dalam SQL server 2000, yaitu: 1. Menggunakan Enterprise Manager 2. Menggunakan SQL Query Analyzer Pengenalan Visual Basic Visual Basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah. Visual basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun utnuk keperluan perusahaan/instansi dengan sistem yang lebih besar. Visual dalam hal merupakan bahasa pemrograman yang menyerahkan berbagai macam desain dengan model GUI (Graphichal User Interface). Hanya dengan mengetik sedikit kode program, Anda sudah bisa menikmati program dengan tampilan yang menarik. Basic menunjukkan bahasa pemrograman BASIC (Biginner All-Purpose Symbolic Instruction Code). Visual Basic dikembangkan dari bahasa BASIC yang ditambah ratusan perintah tambahan, function, keyword, dan banyak berhubungan langsung dengan GUI Windows. 3. Analisis Sistem 3.1 Definisi Analisis Sistem Analisis dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian atau komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang dihadapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya Identifikasi Masalah Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahapan analisis sistem. Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang ingin dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. 3 Pengolahan data berperan penting sebagai sumber informasi dalam sebuah organisasi dalam menjalankan operasionalnya. Berdasarkan penelitian dan pengamatan yang penulis lakukan pada sistem pengolahan data siswa yang ada pada SMP Negeri 2 Ceper Klaten dapat 6 Jogiyanto HM,1989. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi, hal Ibid. hal. 133.

8 diidentifikasikan bahwa sistem kerja yang dijalankan masih kurang efektif. Hal ini dapat dilihat dari proses pencatatan data-data kesiswaan masih bersifat manual sehingga memerlukan waktu yang lama dalam mempersiapkan data-data kesiswaan untuk keperluan penerapan atau pengambilan keputusan bagi pihak manajemen atau pihak luar yang memerlukan. Berdasarkan gambaran umum masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu pernyataan yang ingin kita pecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Adapun permasalahan yang timbul yaitu tuntutan sekolah untuk memperoleh kecepatan dan ketepatan informasi yang disediakan, mengingat kondisi dan keaadaan lingkungan internal organisasi yang melakukan pengolahan data dalam jumlah besar. 4 Dengan demikian ada bebrapa hal yang perlu ditingkatkan dalam pengolahan data siswa yaitu: a. Bagaimana menyediakan laporan siswa dengan cepat. b. Bagaimana mengolah dan membuat laporan nilai siswa dengan cepat dan akurat. c. Bagaimana melakukan pencarian data secara tepat dan cepat. Apabila semua proses dalam pengolahan data tersebut telah terkomputerisasi maka pengefesienan waktu kerja dapat dicapai Analisis Kelemahan Sistem Tujuan utama dari analisis sistem adalah mengevaluasi dan menentukan permasalahan yang dihadapi pada suatu perusahaan/organisasi. Dalam hal ini adalah bagian kesiswaan SMP Negeri 2 Ceper Klaten, dengan analisis ini dapat diketahui permasalahan yang berkaitan dengan perkembangan organisasi dan juga untuk mengetahui kelemahan pada sistem lama atau sistem baru. Untuk mengidentifikasi dan mengklarifikasi masalah yang terdapat pada sistem lama maka digunakan kerangka PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service) Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, maka kita harus melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan analysis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service), dengan analisis ini kita bisa mendapatkan beberapa masalah dan akhirnya, dapat menemukan masalah utamanya Analisis Kinerja (Performance) 4 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Hanif Al Fatta 5 Suyanto M, Analisis & Desain Aplikasi Multimedia untuk Pemasaran. Yogyakarta : Andi, hal. 46.

9 Kinerja diukur dengan throughput dan response time. Throughput adalah jumlah informasi yang dihasilkan dalam jangka waktu tertentu. Response time adalah waktu tunggu antara permintaan informasi dengan tanggapan yang dihasilkan sistem informasi. Tabel 3.1 Analisis Kinerja Sistem Lama a. Proses pencatatan data memerlukan waktu 20 menit untuk setiap proses. b. Lamanya pembuatan nilai dan hasilnya yang tidak sering akurat menyebabkan siswa harus menunggu lama untuk memperoleh informasi nilai. c. Sistem manual berpotensi menimbulkan kesalahan. d. Sistem lama memerlukan waktu yang relatif lama saat klien memerlukan pelayanan misal pencarian data siswa Analisis Informasi (Information ) Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir 6. Dalam penyajian informasi sering terjadi keterlambatan dan bahkan terjadi kesalahan, informasi yang dihasilkan terkadang tidak bisa langsung dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan. Dengan ini diharapkan peningkatan terhadap informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan. Tabel 3.2 Analisis Informasi Sistem Lama a. Keakurat sistem lama. Informasi tentang data siswa, data nilai yang disajikan dapat menjadi kurang akurat karena terjadi kesalahan proses. b. Tepat waktu Sistem lama informasi yang disajikan bersifat kurang tepat waktu karena terjadi keterlambatan atau salah pencatatan. Dan sistem yang belum terkomputerisasi informasi yang disajikan bersifat statis dan membutuhkan waktu yang relatif lama dalam pembuatannya. c. Relevan Sistem lama informasi yang di sajikan kurang relevan karena informasi yang dihasilkan menyangkut secara keseluruhan bukan informasi yang diperlukan saja sehingga tidak terjadi keefisiensian dalam segi waktu dan biaya. Jadi informasi yang disajikan kurang bermanfaat Analisis Ekonomi (Economic) Merupakan penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang dikembangkan. Sistem ini akan memberikan penghematan operasional dan meningkatkan keuntungan perusahaan atau organisasi. Penghematan didapat melalui pengurangan bahan baku dan perawatan. Sementara keuntungan didapat dari peningkatan nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan. 6 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Hanif Al Fatta

10 Tabel 3.3 Analisis Ekonomi Sistem Lama a. Meminimalkan tempat penyimpanan data. b. Penggunaan kertas dan alat tulis membutuhkan biaya yang tidak sedikit. c. Apabila terjadi kesalahan pada penulisan maka data tidak dapat diedit karena disimpan dalam bentuk dokumen, meskipun dapat dipaksakan diedit tetapi dapat mengurangi kerapihan dan laporan terkesan kurang valid Analisis Pengendalian (Control) Pengendalian (control) dalam sebuah sistem sangat diperlukan. Keberadaannya untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan/kesalahan sistem serta menjamin keamanan data atau informasi dengan adanya kontrol. Tabel 3.4 Analisis Pengendalian Sistem Lama a. Kesalahan pencatatan data dapat terjadi, disebabkan kelalaian karyawan. b. Sistem dapat diakses siapa saja karena keamanan data tidak terjamin Analisis Efisiensi (Efficiency) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada dapat digunakan dengan sebaik mungkin dengan pemborosan yang paling minimum. Masalah efisiensi membutuhkan peningkatan output dan pengurangan input. Hal yang bisa dinaikkan atau diturunkan bisa berupa orang, uang, bahan atau sumber daya lain. Tabel 3.5 Analisis Efisiensi Sistem Lama Terjadinya pemborosan waktu, dikarenakan pencatatan data siswa relatif lebih lama didalam pembuatannya/ pencatatannya. Sumber daya yang dipakai lebih banyak karena masih melakukan dokumentasi manual yaitu terjadi pemborosan waktu, personil dan peralatan berupa kertas, terlebih jika terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan Analisis Pelayanan (Services) Dalam sebuah perusahaan atau lembaga pelayanan dan kepuasan pegawai serta konsumen merupakan suatu tujuan utama. Perkembangan organisasi dipicu peningkatan pelayanan yang lebih baik sehingga sistem yang dikembangkan akan memberikan akurasi dalam pengolahan data, handal terhadap konsistensi pengolahan input dan output, sistem mudah dipakai dan mampu mengkoordinasikan aktifitas untuk mencapai tujuan dan sasaran.

11 Tabel 3.6 Analisis Pelayanan Sistem Lama Pelayanan informasi membutuhkan waktu yang cukup lama sehingga pelayanan yang diberikan kurang memuaskan Analisis Kelayakan Analisis kelayakan adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan. Studi kelayakan merupakan kepadatan, versi ringkasan dari keseluruhan analisis sistem dan proses perancangan aplikasi untuk masing-masing penjelasan. Analis menyiapkan skedul penerapan secara kasar Kelayakan Teknis Kelayakan teknis menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun untuk digunakan. Jika teknologi yang dikehendaki lebih mudah didapat, murah dan mudah digunakan maka secara teknis kebutuhan sistem bisa dinyatakan layak. Dari segi teknis sangat layak karena brainware (SDM karyawan) pada SMP Negeri 2 Ceper Klaten mampu mengoperasikan komputer. Selain itu, teknologi yang ada sudah memadai karena sudah memiliki komputer sehingga tidak akan sulit untuk menerapkan sistem ini Kelayakan Operasional Kelayakan operasional menyangkut beberapa aspek seperti sistem harus bisa menyelesaikan masalah yang ada disisi user sistem tersebut, informasi yang dihasilkan oleh sistem harus merupakan informasi yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna tepat pada saat pengguna membutuhkannya, serta aspek psikologis yaitu menyangkut aspek penerimaan sistem informasi oleh orang-orang yang ada didalam organisasi Kelayakan Ekonomi Faktor ini menyangkut keuntungan yang kita dapat secara ekonomi apabila menggunakan sistem yang baru. Kelayakan ekonomi berhubungan dengan return on investment atau berapa lama biaya investasi dapat kembali. Juga mempertimbangkan apakah manfaat melakukan investasi ke proyek ini atau kita harus melakukan sesuatu yang lain. Pemanfaatan media komputer/komputerisasi sistem jelas akan lebih menguntungkan dari segi ekonomi dibandingkan dengan sistem pencatatan manual, karena akan menghemat pengeluaran untuk alat tulis guna mencatat data-data kesiswaan SMP Negeri 2 Ceper Klaten. Sistem ini tidak menimbulkan kerugian karena biaya dasar tidak lebih besar dari manfaat dan keuntungan yang diperoleh Kelayakan Hukum

12 Kelayakan hukum dimaksudkan untuk mengetahui apakah sistem yang akan diterapkan melanggar hukum atau tidak. Misalnya kelayakan dalam hal legalitas software. Secara hukum sistem ini telah memenuhi aturan dan undang-undang yang berlaku karena software yang digunakan adalah software yang asli (legal) sehingga sangat layak. Selain itu, sistem tidak memuat hal yang melanggar hukum seperti pornografi, SARA dan lain - lain Analisis Manfaat Komponen-komponen Manfaat Manfaat yang didapat dari sistem informasi dapat mengurangi biaya, mengurangi kesalahan-kesalahan, meningkatkan kecepatan aktivitas dan meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen. Manfaat dari sistem informasi juga dapat diklasifikasikan menjadi 2 bentuk yaitu : 1. Keuntungan berwujud (tangible benefits) Keuntungan berujud (tangible benefits) merupakan keuntungan yang berupa penghematan-penghematan atau peningkatan didalam perusahaan atau organisasi yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk satuan nilai uang. 2. Keuntungan tak berwujud (intangible benefits) Keuntungan tidak berujud (intangible benefits) adalah keuntungan-keuntungan yang sulit dan tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan nilai uang. Manfaat berwujud Pengurangan biaya operasi Pengurangan kesalahan pengolahan data Tabel 3.7 Manfaat Manfaat tak berwujud Peningkatan kinerja personil 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Implementasi Sistem Tahap implementasi (system implementation) sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk pembuatan database, pembuatan program, dan pembuatan layout halaman aplikasi. Tahap implementasi sistem dapat terdiri dari langkah langkah : 1. Menerapkan rencana implementasi. 2. Melakukan kegiatan implementasi.

13 3. Tindak lanjut implementasi Menerapkan Rencana Implementasi Rencana implementasi (implementation plan) merupakan kegiatan awal dari tahap implementasi sistem. Rencana implementasi dimaksudkan untuk mengatur waktu yang dibutuhkan selama tahap implementasi. Adapun rencana implementasi sistem adalah sebagai berikut : Tabel 4.1 Rencana Implementasi Sistem No. Rincian Kegiatan Lama pelaksanaan 1. Instalasi software 1 hari 2. Pemilihan dan pelatihan personil 2 hari 3. Pengetesan program 3 hari 4. Pengetesan/uji coba sistem 7 hari 5. Konversi sistem 6 bulan Kegiatan Implementasi Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang direncanakan dalam rencana implementasi. Kegiatan-kegiatan pada tahap implementasi yaitu : 1. Pemilihan tempat instalasi software. 2. Pemilihan dan pelatihan personil. 3. Pemrograman dan pengetesan program. 4. Pengetesan sistem. 5. Konversi sistem Pemilihan tempat dan instalasi perangkat keras dan perangkat lunak Pemilihan tempat untuk instalasi hardware tidak perlu dilakukan, karena komputer yang dipakai adalah komputer yang sudah ada di ruang Tata Usaha mengingat ruang tersebut yang menangani pengolahan data kesiswaan. Software dalam hal ini adalah aplikasi hasil pengkodean yang merupakan sebuah sistem yang baru yaitu Sistem Informasi Pengolahan Data Siswa yang akan di instalasi pada komputer yang telah dipersiapkan dengan menggunakan CD yang telah diisi program aplikasi tersebut. Adapun cara menginstallnya adalah sebagai berikut: 1. Masukkan CD software kedalam CD ROM pada komputer yang akan diinstall program. 2. Jalankan file setup.exe yang ada pada CD melalui menu Run dengan mengetikkan setup.exe atau melalui Windows Explorer dengan double click file setup.exe. 7 Jogiyanto HM,1989. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi, hal.573.

14 Gambar 4.1 Setup.exe 3. Ikuti semua petunjuk dan langkah-langkah yang ditampilkan selama proses instalasi, tunggu sampai proses instalasi selasai. 4. Setelah proses instalasi selesai maka aplikasi yang telah diinstall dapat dibuka melalui menu Start Program Pemilihan dan Pelatihan Personil Personil untuk sistem ini adalah karyawan yang telah ada di sekolah SMP Negeri 4 Klaten, yaitu karyawan yang bekerja di bagian Tata Usaha. Personil yang akan menduduki posisi baru harus dilatih agar memahami sistem baru. Pelatihan ini untuk personil yang mengoperasikan sistem, yaitu mereka yang terlibat dalam mempersiapkan input, memproses data, mengoperasikan sistem, merawat dan menjaga sistem. Pelatihan dilaksanakan selama 2 hari dan lama pelatihannya 4 jam perhari. Untuk melakukan pelatihan dan pendidikan dapat dilakukan dengan : 1. Pelatihan prosedural (procedural training) Dengan menyediakan prosedur tertulis yang menjelaskan kegiatan masing masing personil. 2. Pelatihan tutorial (tutorial training) Dengan mengadakan pelatihan kepada masing masing personil dengan tatap muka. 3. Latihan langsung di pekerjakan (on-the job-training) Personil diberi penjelasan dan intruksi tentang apa yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakan yang langsung dipraktekkan pada situasi kerja sebenarnya 8. Tabel 4.2 Jadwal Rencana Kegiatan Pelatihan Personil Hari Jam Materi Pelatihan Hari ke-1 Jam ke-1 Jam ke-2 Pengenalan komputer dan dasar-dasar komputer Penjelasan manual program dari aplikasi Sistem inventaris Barang Hari ke-2 Jam ke-1 Praktek langsung mengoperasikan Sistem Informasi Inventaris Barang. 8 John Burch, Gary Grudnitski, Information Systems, Theory and Practice, (edisi keempat: New York : John Wiley & Sons, 1986), Hal

15 Pemrograman dan pengetesan program Pengetesan program dilakukan pada tiap-tiap modul dan dilanjutkan dengan pengetesan untuk semua modul yang telah dirangkai. Hal ini dilakukan agar program bebas dari kesalahan-kesalahan yang mungkin timbul selama proses pembuatan program. Kesalahan program yang mungkin terjadi diklasifikasikan menjadi 3, yaitu: 1. Kesalahan bahasa (language errrors) atau kesalahan penulisan (syntax errrors) atau kesalahan gramatikal (grammatical errors) Adalah kesalahan dalam penulisan kode program yang tidak sesuai dengan yang disyaratkan. Kesalahan ini relatif mudah ditemukan dan diperbaiki, karena kompiler akan memberitahukan letak dan sebab kesalahan waktu program di kompilasi. Gambar 4.2 Language errors Gambar diatas menunjukkan bahwa adanya kesalahan language/bahasa pemrograman yaitu Call tetapi hanya ditulis Cal. 2. Kesalahan sewaktu proses (run-time errors) Adalah kesalahan yang terjadi waktu executable program dijalankan. Kesalahan ini menyebabkan program berhenti sebelum selesai pada saatnya, karena kompiler menemukan kondisi yang belum dipenuhi yang tidak bisa dikerjakan. Kesalahan ini relatif mudah ditemukan dan diperbaiki, karena kompiler akan memberitahukan letak dan sebab kesalahan waktu program di kompilasi. Gambar 4.3 Run-time errors Pada gambar diatas menunjukkan kesalahan pada saat eksekusi program yaitu object required atau objek tidak tersedia (txtnam). 3. Kesalahan logika (logical errors) Adalah kesalahan logika pada program yang dibuat. Kesalahan seperti ini sulit ditemukan, karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahannya dan tetap akan diperoleh hasil dari proses program, tetapi hasilnya salah. Kesalahan ini dapat

16 ditemukan dengan test data, yaitu dengan membandingkan hasil pengolahan sistem dengan hasil yang sudah diketahui. Bila hasilnya berbeda berarti ada kesalahan 9. Misalnya kesalahan rumus pada coding bisa membuat hasil perhitungan salah meskipun tanpa pesan kesalahan Pengetesan sistem Pengetesan sistem (sytem testing) biasanya dilakukan setelah pengetesan program untuk memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang diimplementasi. Tujuannya untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan atau kelemahan-kelemahan yang mungkin masih terjadi. Secara spesifik beberapa kegiatan terhadap pengetesan sistem yang dilakukan meliputi pengetesan input data, simpan, update dan hapus data serta item output (laporan). 1. Pengetesan terhadap seluruh item input data a. Mekanisme pengetesan Melakukan tes terhadap seluruh komponen input data meliputi uji terhadap kemampuan kolom pengisian dengan jenis-jenis tipe data yang dimasukkan, komponen yang diuji antara lain komponen input data ruangan. Pengetesan data dilakukan dengan menggunakan 10 data ruangan yang digunakan untuk memastikan apakah data tersebut dapat diinputkan atau tidak. Selain itu kelemahan program aplikasi tersebut diantisipasi dengan memperbaiki listing program maupun database atau akan muncul peringatan, jika terjadi hal tersebut maka program akan disempurnakan dengan memperhatikan listing. Dan juga dilakukan pengetesan pada tombol Enter untuk melakukan pemasukan data selajutnya agar lebih praktis dan meminimalirsir penggunaan mouse. b. Hasil yang di dapat Seluruh kolom input tidak ditemukan kendala pemasukan data, baik data yang bertipe teks, tanggal maupun angka dan dapat berfungsi dengan semestinya. 2. Pengetesan terhadap tombol Simpan a. Mekanisme pengetesan Tes di lakukan terhadap tombol Simpan. Pengetesan data dilakukan dengan menggunakan 10 data siswa yang digunakan untuk memastikan apakah data tersebut dapat disimpan dalam database Pengolahan Data Siswa dan orang tua atau tidak. Berikut kode programnya: Private Sub cmdsimpan_click() 9 Jogiyanto HM, Op. Cit. Hal.583.

17 On Error GoTo PesanKesalahan If txtnis.text = "" Then MsgBox "NIS Anggota belum Diisi", vbexclamation + vbokonly, "Informasi" txttahunajaranmasuk.setfocus Else StrSQL = "SELECT nis FROM siswa WHERE nis='" & txtnis.text & "'" Set rs = conn.execute(strsql) If Not rs.eof Then MsgBox "Data Sudah Ada", vbinformation + vbokonly, "Informasi" Exit Sub txttahunajaranmasuk.setfocus Else StrSQL = "INSERT INTO siswa (nis, nama,tempat_lahir,tgl_lahir, sex,agama,alamat,nama_ayah,nama_ibu,pekerjaan_ayah, pekerjaan_ibu,alamat_ortu, penghasilan_ortu,th_ajaran_msk, asal_sekolah) values('" & txtnis.text & "','" & txtnama.text & "','" & txttempatlahir.text & "','" & DTPicker1.Value & " ','" & cmbsex.text & "','" & cmbagama.text & "','" & txtalamat.text & "', '" & txtayah.text & "','" & txtibu.text & "','" & txtpekerjaanayah.text & "','" & txtpekerjaanibu.text & "','" & txtalamatortu.text & "', " & txtpenghasilanortu.text & ",'" & txttahunajaranmasuk.text & "','" & txtditerima.text & "' )" conn.execute (StrSQL) refreshtampilan End If End If Exit Sub PesanKesalahan: MsgBox Err.Description Exit Sub End Sub b. Hasil yang di dapat Seluruh data siswa dan orang tua dapat tersimpan ke dalam database Inventaris dan muncul pada datagrid. 3. Pengetesan terhadap item output a. Mekanisme pengetesan Melakukan tes terhadap komponen komponen yang membantu pilihan jenis laporan seperti laporan data siswa, laporan data guru, laporan data mapel, laporan data kelas, laporan data pengajar, laporan data nilai b. Hasil yang didapat Program dapat menampilkan laporan sesuai dengan yang dibutuhkan Tabel 4.3 Hasil Testing Program No. Nama Form Jenis Unit Yang di Tes Hasil 1. Login Proses OK Proses Batal

18 2. Menu Utama Link ke File Link ke Pengeluaran Link ke Master Link ke Input Data Link ke Utility Link ke Laporan 3. Data Siswa Proses Baru Proses Simpan Proses Edit Proses Cari Proses Hapus Proses Keluar 4. Data Guru Proses Baru Proses Simpan Proses Edit Proses Cari Proses Hapus Proses Keluar 5. Data Pelajaran Proses Baru Proses Simpan Proses Hapus Proses Keluar 6. Data Kelas Prosese Simpan Proses Batal Proses Edit Proses Hapus 7. Bagi Kelas Proses Baru Proses Simpan Proses Hapus Proses Tutup 8. Pembagian Tugas Guru Proses Baru Proses Edit Proses Simpan Proses Hapus Bsik No. Nama Form Jenis Unit Yang di Tes Hasil 9. Nilai Siswa Proses Simpan Proses Baru Proses Edit Proses Hapus Proses Keluar 10. Tambah User Proses Tambah Proses Simpan Proses Ubah Proses Update Proses Hapus Proses Tutup 11. Ubah Password Proses Ok Proses Tutup Konversi sistem

19 Konversi sistem merupakan proses peletakan sistem baru supaya siap mulai untuk dapat digunakan. Pendekatan yang dilakukan pada implementasi sistem ini adalah: 1. Sistem baru diterapkan secara paralel atau mengoperasikan sistem yang baru secara bersama-sama dengan sistem yang lama dengan masa percobaan selama 6 bulan. 2. Dalam jangka waktu 6 bulan, sistem baru beroperasi pada pihak Tata Usaha SMP Negeri 2 Ceper Klaten akan memperhatikan apakah sistem yang dibangun dapat mendukung dalam meningkatkan manajemen untuk mencapai tujuan atau tidak. 3. Untuk menyakinkan bahwa sistem baru telah dapat beroperasi dengan baik maka sistem lama tetap berjalan, alasannya jika sistem yang baru gagal maka sistem yang lama tetap beroperasi Tindak lanjut implementasi Setelah sistem baru dilakukan implementasi, langkah selanjutnya adalah melaksanakan tindak lanjut implementasi terhadap sistem baru yang mencakup kegiatan pengetesan sistem. Pengetesan Sistem Informasi Inventaris menggunakan data yang sesungguhnya dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Pada tugas ini dilakukan oleh analis sistem bersama-sama dengan user. Tahap tindak lanjut implementasi merupakan penentuan bagi sistem, baru apakah sistem baru dapat diterima dan diterapkan untuk mengganti sistem lama atau masih perlu dilakukan perbaikan. Jika sistem dapat diterima berarti tugas dari analis sistem telah selesai. Adapun tahapan selanjutnya adalah pemeliharaan sistem tersebut. Langkah kelima adalah operasi dan pemeliharaan. Tahapan ini sebetulnya dilaksanakan selama sistem baru tersebut masih berjalan dan tetap dipakai oleh perusahaan/instansi. Adapun bentuk tahapan operasi dan pemeliharaan sistem meliputi a. Memahami berbagai kendala dan kelemahan pada sistem yang digunakan. Tujuan tahapan ini adalah untuk melakukan analisis ke arah pengembangan sistem yang lebih baru. b. Membuat catatan dan dokumentasi hasil pemeliharaan sistem untuk digunakan sebagai referensi jika sewaktu-waktu menghadapi permasalahan yang sama sehingga dapat membantu kelancaran pelaksanaan sistem yang terkomputerisasi. 5. Kesimpulan Dari penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan dalam skripsi ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SISWA SMP NEGERI 2

20 CEPER KLATEN maka dapat ditarik kesimpulan bahwa pengolahan data siswa secara manual sangat tidak efektif dan efisien untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Sedangkan penggunaan sistem baru yaitu Sistem Informasi Pengolahan Data Siswa berbasis komputer, diharapkan informasi yang dihasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Karena sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan, terutama dalam hal proses pengolahan data. Adapun keuntungan yang dapat diperoleh dengan adanya sistem informasi inventaris berbasis komputer antara lain : 1. Dapat menyajikan informasi secara tepat, akurat dan relevan. 2. Dapat menghemat waktu untuk pencarian, pencatatan dan pemasukan data. 3. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang atau dapat mengedit data dengan mudah. 4. Hasil-hasil laporan yang dibutuhkan dapat dengan mudah diperoleh dan tepat waktu. 5. Dapat meninjau data yang sedang diproses atau data yang sudah lama dievaluasi dari disket, monitor ataupun dari kertas. 6. Bentuk tampilan dapat dengan mudah dimengerti oleh pemakai/user. 7. Meningkatkan kinerja dalam rangka untuk melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas-tugas dengan baik. Daftar Pustaka Jogiyanto, HM Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi. Supriyanto, Aji, Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Salemba Infotek. Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Baresaing perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi. M Suyanto Analisis dan Desain Aplikasi Multimedia untuk Pemasaran. Yogyakarta : Andi. Fathansyah Basis Data. Bandung : Informatika.