UPAYA PENERAPAN SISTEM LAYANAN TERBUKA DI UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA

Transkripsi

1 digilib.uns.ac.id UPAYA PENERAPAN SISTEM LAYANAN TERBUKA DI UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Guna Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan Oleh: FERRY ARIANTO D PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA commit 2012 to user

2 digilib.uns.ac.id PERSETUJUAN Tugas Akhir berjudul: UPAYA PENERAPAN SISTEM LAYANAN TERBUKA DI UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA Karya: Nama NIM Konsentrasi : Ferry Arianto : D : Perpustakaan Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan di hadapan Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Hari : Jumat Tanggal : 01 Juni 2012 ii

3 digilib.uns.ac.id SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang bertanda tangan dibawah ini, NAMA : Ferry Arianto NIM : D Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir JUDUL : UPAYA PENERAPAN SISTEM LAYANAN TERBUKA DI UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA PEMBIMBING : Riah Wiratningsih, S.S, M.Si TANGGAL DIUJI : Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar vokasi yang telah saya peroleh. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya. Surakarta, Mei 2012 Ferry Arianto NIM. D iii

4 digilib.uns.ac.id PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang bertanda tangan dibawah ini : NAMA NIM Program Studi Fakultas Jenis Karya : Ferry Arianto : D : Perpustakaan : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik : Tugas Akhir Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Nonekslusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul: UPAYA PENERAPAN SISTEM LAYANAN TERBUKA DI UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA beserta instrument / desain / perangkat ( jika ada ). Berhak menyimpan, mengalih bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat serta mempublikasikan Tugas Akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing sebagai co Author atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaan dari pihak manapun. Dibuat di : Surakarta Pada Tanggal : Mei 2012 Yang membuat pernyataan Ferry Arianto NIM. D iv

5 digilib.uns.ac.id v

6 digilib.uns.ac.id MOTTO Tidak ada kata tidak bisa selama kita belum berusaha ( Penulis) Jadikan setiap pengalamanmu sebagai dasar pijakan untuk melangkah menuju masa depan (Penulis) Jangan pernah memandang masalah sebagai suatu beban namun pandanglah masalah sebagai sarana menuju kedewasaan (Penulis) Jangan merasa menjadi sahabat sejati jika engkau tak pernah ada di saat sahabatmu sedang terluka (Penulis) Saat Anda berhenti belajar, berhenti mendengarkan, berhenti mencari dan bertanya, berhenti menanyakan hal-hal yang baru, maka ini adalah saat untuk mati (Lilian Smith) Barang siapa menempuh jalan untuk mencari ilmu, maka Allah akan mudahkan baginya jalan ke surga (HR. Muslim) vi

7 digilib.uns.ac.id PERSEMBAHAN Kupersembahkan Tugas Akhir ini untuk : 1. Kedua orang tua yaitu Ayah dan Ibu saya, yang telah memberi support serta senantiasa mendoakan saya setiap waktu. 2. Adik adikku yang kusayang. 3. Bapak dan Ibu dosen D3 Perpustakaan Fakultas Universitas Sebelas Maret Surakarta 4. Temen-temen seperjuangan di jogja (andrek, anitol, arum, atin, firman, kempleng, mey, retno, singgeh, uuk, uzie) dan temen-temen malang yang selalu siap membagi cerita di waktu senja tiba (budi, intan, wikan) 5. Teman-teman D3 Perpustakaan angkatan Sahabat sahabatku di Universitas Sebelas Maret Surakarta. 7. Almamaterku 8. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini yang tidak bisa penulis sebutkan satu per satu vii

8 digilib.uns.ac.id ABSTRAK Ferry Arianto, D , UPAYA PENERAPAN SISTEM LAYANAN TERBUKA DI UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA. Tugas Akhir. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.. Agar perpustakaan dapat dimanfaatkan secara optimal oleh pemustaka, maka sangat penting dalam penentuan sistem layanan perpustakaan. UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta yang saat ini menerapkan sistem layanan tertutup dirasa kurang efektif. Untuk itu dirasa perlu adanya perubahan sistem layanan di perpustakaan tersebut. Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah; 1) Untuk memberikan masukan tentang upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka kepada UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta. 2) Mengetahui hambatan yang mungkin dijumpai dalam upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka. 3) Memberikan solusi atau cara mengatasinya hambatan tersebut. Dalam penulisan Tugas Akhir ini untuk memperoleh data dan informasi, penulis menggunakan beberapa metode diantaranya; metode observasi, wawancara, dokumentasi, dan studi pustaka. Dalam Tugas Akhir ini dapat disimpulkan bahwa: 1) Upaya-upaya yang dapat dilakukan dalam rangka penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta adalah penataan ruang, menambah jumlah koleksi, meyediakan OPAC, menyediakan loker, meningkatkan keamanan, membuat peraturan baru, mengadakan kegiatan user education. 2) Hambatan yang mungkin dijumpai dalam upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka adalah penataan ruang dan user education. 3) Solusi atau cara mengatasi hambatan dari segi penataan ruang adalah dengan cara melaksanakan proses penataan pada saat perpustakaan sedang tidak ramai pengunjung, seperti pada saat libur semester. Sedangkan untuk mengatasi hambatan dari segi user education yaitu dengan cara mengajukan permohonan kepada Pembantu Direktur I untuk menerbitkan kebijakan yang mengharuskan bagi mahasiswa untuk mengikuti kegiatan user education. Adapun saran yang dapat penulis sampaikan agar dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi kemajuan UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, diantaranya adalah: 1) Bahwa untuk mengetahui keinginan pemustaka terkait dengan upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka, perpustakaan hendaknya memberikan kuisioner kepada mahasiswa. 2) Perlu adanya penambahan unit komputer khusus untuk pengolahan dengan tujuan untuk mempermudah pekerjaan pengolahan. 3) Untuk buku pinjaman 1 (satu) semester sebaiknya peminjamannya dimasukkan ke dalam sistem dengan tujuan untuk mempercepat dan mempermudah proses peminjaman. 4) Menyediakan generator cadangan (genset) guna mengantisipasi jika terjadi pemadaman listrik, agar tidak mengganggu proses pelayanan di perpustakaan. Kata kunci : Perpustakaan, sistem layanan terbuka, user education. viii

9 digilib.uns.ac.id KATA PENGANTAR Assalamu alaikum Wr. Wb. Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah-nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan segenap kemampuan yang penulis miliki, sehingga dapat selesai sampai batas waktu yang telah ditentukan. Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan. Penulis menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas Akhir ini tidak dapat terselesaikan. Atas tersusunnya Tugas Akhir ini tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayah selama penulis mengerjakan Tugas Akhir. 2. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak Drs. Haryanto, M. Lib., selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Ibu Riah Wiratningsih, S.S, M.Si., selaku pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir 5. Ibu Dra. Tri Hardiningtyas, M.Si, selaku penguji Tugas Akhir. 6. Bapak Daryono, S.Sos selaku pembimbing akademik. ix

10 digilib.uns.ac.id 7. Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Ilmu Perpustakaan FISIP Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan banyak ilmu dan pengetahuan kepada penulis. 8. Ibu Umiarsi selaku Kepala Bagian UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta yang telah memberikan ijin serta memberikan banyak kemudahan kepada penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Pusdokinfo di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. 9. Seluruh staff UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. 10. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu, baik secara langsung maupun tidak langsung yang telah membantu penulis menyelesaikan tugas akhir ini. Selain itu segala kritik dan saran yang sifatnya positif terhadap Tugas Akhir ini akan saya terima dengan senang hati. Akhir kata, Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaaat bagi semua pihak khususnya untuk perkembangan Ilmu Pengetahuan di dunia Perpustakaan Wassalamualaikum Wr. Wb. Surakarta, Mei 2012 Penulis x

11 digilib.uns.ac.id DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... HALAMAN PERSETUJUAN... HALAMAN PERNYATAAN... HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... HALAMAN PENGESAHAN... MOTTO... PERSEMBAHAN... ABSTRAK... KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR BAGAN... DAFTAR TABEL... DAFTAR LAMPIRAN i ii iii iv v vi vii viii ix xi xiv xv xvi BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Rumusan Masalah Tujuan Penulisan Metode Pengumpulan Data... 6 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Perpustakaan Pengertian Perpustakaan... 9 xi

12 digilib.uns.ac.id Macam-macam Perpustakaan Perpustakaan Perguruan Tinggi Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi Peraturan Pendirian Perpustakaan Perguruan Tinggi Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi Tujuan dan Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi Sistem Layanan Perpustakaan Sistem Layanan Tertutup Sistem Layanan Terbuka Layanan Sirkulasi Pengertian Layanan Sirkulasi Tujuan layanan sirkulasi Jenis tugas layanan sirkulasi BAB III GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA 3.1 Sejarah Singkat Visi, Misi dan Tujuan Visi Misi Tujuan Struktur Organisasi Struktur Organisasi Makro Struktur Organisasi Mikro xii

13 digilib.uns.ac.id 3.4 Gedung dan Ruang Sumber Daya Manusia Sumber Dana Koleksi Sarana dan Prasarana Layanan Keanggotaan Denda dan Sanksi Tata Tertib BAB IV PEMBAHASAN MASALAH 4.1 Upaya-upaya untuk penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta Hambatan dalam upaya penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta Solusi atau cara mengatasi hambatan- hambatan dalam upaya penerapan sistem layanan terbuka BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xiii

14 digilib.uns.ac.id DAFTAR BAGAN Halaman Bagan 1 Struktur Organisasi Makro Bagan 2 Struktur Organisasi Mikro xiv

15 digilib.uns.ac.id DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1 Tenaga UPT Perpustakaan Tabel 2 Koleksi Karya Cetak Tabel 3 Sarana dan Prasarana Tabel 4 Statistik Penambahan Koleksi xv

16 digilib.uns.ac.id DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Lampiran 6 Lampiran 7 Lampiran 8 Lampiran 9 Surat Permohonan KKP Surat Keterangan KKP Surat Tugas KKP Jawaban Ijin KKP Jadwal KKP Catatan Kerja Harian Laporan Periodik Form Penilaian Sertifikat Lampiran 10 Data Mahasiswa AA YKPN Yogyakarta Tahun Lampiran 11 Lampiran 12 Lampiran 13 Lampiran 14 Lampiran 15 Gambar Gedung UPT Perpustakaan Gambar Ruang Sirkulasi dan Pengolahan Gambar Rak Buku Gambar Ruang Baca dan Internet Gambar Peminjaman dan Pengembalian xvi

17 digilib.uns.ac.id BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pesatnya perkembangan dunia saat ini berdampak pula pada bidang pendidikan. Pendidikan sudah menjadi kebutuhan pokok bagi setiap warga negara. Sebagian kalangan bahkan menyebutkan bahwa pendidikan merupakan aset besar bagi masa depan suatu bangsa. Maka tidaklah mengherankan jika pemerintah selalu menekankan akan pentingnya kualitas pendidikan. Menurut Departemen Pendidikan Nasional (2003:12) yang dikutip oleh Irkhamiyati (2007:52) dalam artikelnya yang berjudul Persepsi Mahasiswa terhadap Kualitas Pelayanan Sirkulasi di Pepustakaan STIKES Aisyiyah Yogyakarta, menyatakan bahwa: Tujuan pendidikan nasional adalah untuk mengembangkan kemampuan, membentuk watak serta peradapan bangsa yang bermartabat dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa, yang bertujuan untuk mengembangkan potensi peserta didik agar menjadi manusia yang beriman, bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, beraklak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri, dan menjadi warga negara yang demokratis serta bertanggung jawab. Keberhasilan tujuan itu harus ditunjang dengan sarana dan prasarana yang memadai termasuk sarana perpustakaan. Peraturan Pemerintah No.19 tahun 2005 Bab VII pasal 42 juga menyebutkan bahwa setiap satuan pendidikan wajib memiliki sarana penunjang, seperti buku dan sumber 1

18 digilib.uns.ac.id 2 belajar lain, serta ruang perpustakaan untuk menunjang proses pembelajaran yang berkelanjutan. Menurut Soeatminah (1992:40) yang dikutip oleh Irkhamiyati (2007:52) dalam artikelnya yang berjudul Persepsi Mahasiswa terhadap Kualitas Pelayanan Sirkulasi di Pepustakaan STIKES Aisyiyah Yogyakarta, menyatakan bahwa: Perguruan Tinggi termasuk satuan pendidikan yang harus dilengkapi sarana perpustakaan. Fungsi perpustakaan di perguruan tinggi sebagai unsur penunjang terlaksananya tri dharma perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitan, dan pengabdian pada masyarakat. Perpustakaan hendaknya dikelola secara optimal agar fungsi perpustakaan di perguruan tinggi dapat terwujud dengan bukti dimanfaatkannya perpustakaan semaksimal mungkin oleh pemustakanya. Perpustakaan dikatakan berhasil jika perpustakaan itu dimanfaatkan secara optimal oleh pemustakanya. Agar perpustakaan dapat dimanfaatkan secara optimal oleh pemustaka, maka sangat penting dalam penentuan sistem layanan perpustakaan. Sistem layanan perpustakaan yang baik adalah layanan perpustakaan yang mudah, cepat, efisien serta dapat memuaskan pemustakanya. Sistem layanan yang jelas dapat meningkatkan mutu layanan suatu perpustakaan. Pemustaka biasanya mengharapkan kebebasan dalam mencari dan memilih bahan pustaka yang mereka butuhkan. Dalam dunia perpustakaan dikenal 2 sistem layanan yaitu sistem layanan tertutup (close acces) dan sistem layanan terbuka (open access).

19 digilib.uns.ac.id 3 Dimana kedua sistem ini mempunyai keunggulan dan kelemahan masingmasing, baik untuk perpustakaan itu sendiri atau pemustakanya. Suatu perpustakaan dapat memilih untuk menerapkan salah satu sistem tersebut baik untuk menerapkan sistem layanan tertutup (close access) atau sistem layanan terbuka (open access) tergantung dari kebijakan ataupun tujuan dari perpustakaan tersebut, namun alangkah baiknya dalam pemilihan sistem layanan ini memperhatikan aspek pemustaka yang merupakan target dari layanan. Dalam sistem terbuka dapat merangsang pemustaka datang ke perpustakaan untuk mencari dan memilih bahan pustaka yang mereka perlukan sehingga dapat meningkatkan rasa kepuasan pemustakanya terhadap perpustakaan, terlebih lagi dapat meningkatkan minat baca pemustakanya. UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta merupakan unit kerja yang mendukung proses kegiatan belajar-mengajar, yang bertugas menyediakan berbagai macam buku, majalah dan bahan bacaan lainnya untuk menunjang proses perkuliahan dan praktikum. Tentunya UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta berharap pemustakanya dapat memanfaatkan berbagai macam bahan pustaka yang ada di perpustakaan secara maksimal. Karena tidak ada gunanya jika bahan pustaka yang telah disediakan di perpustakaan tidak dimanfaatkan secara maksimal oleh mahasiswa. UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta yang saat ini menerapkan sistem layanan tertutup dirasa kurang efektif.

20 digilib.uns.ac.id 4 Berdasarkan pengamatan dan wawancara dengan beberapa mahasiswa, diketahui bahwa pemustaka merasa tidak puas dalam mendapatkan bahan pustaka yang akan digunakan/dipinjamnya, karena terkadang petugas mengambilkan bahan pustaka yang tidak sesuai dengan bahan pustaka yang ingin mereka pinjam (wawancara tanggal 29 februari 2012). Dalam sistem layanan tertutup ada keterbatasan dalam mengakses bahan pustaka, pemustaka tidak dapat melakukan browsing atau pencarian sendiri koleksi yang dibutuhkannya di rak. Pemustaka yang mengakses informasi melalui OPAC hanya sebatas mengetahui bahan pustaka tersebut tanpa mengetahui keadaannya di rak buku. Hal tersebut tentunya membuat pemustaka merasa kurang puas. Untuk itu dirasa perlu adanya perubahan sistem layanan di perpustakaan tersebut, dengan tujuan agar pemustakanya dapat mengetahui koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan secara keseluruhan dan dapat memanfaatkannya secara maksimal serta memberikan rasa puas kepada pemustaka. Berdasarkan pengamatan dan pernyataan di atas, maka penulis mengambil judul tugas akhir UPAYA PENERAPAN SISTEM LAYANAN TERBUKA DI UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA. Dengan harapan bahwa untuk ke depannya upaya-upaya yang dilaksanakan dalam penerapan sistem layanan terbuka dapat terlaksana.

21 digilib.uns.ac.id Rumusan Masalah Dari uraian latar belakang di atas, dapat dihasilkan rumusan masalah sebagai berikut: Bagaimana upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta? Hambatan apa saja yang dijumpai dalam upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta? Bagaimana solusi atau cara mengatasi hambatan dalam upayaupaya penerapan sistem layanan terbuka tersebut? 1.3. Tujuan Penulisan Adapun tujuan penulis mengapa membahas Upaya Penerapan Sistem Layanan Terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta, adalah sebagai berikut: Mengetahui upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta Mengetahui hambatan apa saja yang dijumpai dalam upayaupaya penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta Mengetahui solusi atau cara mengatasi hambatan dalam upayaupaya penerapan sistem layanan terbuka.

22 digilib.uns.ac.id Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan bersamaan dengan Kuliah Kerja PUSDOKINFO yang dilaksanakan pada tanggal 13 Februari 30 Maret 2012 dari hari senin-jumat, jam WIB. Kuliah Kerja PUSDOKINFO bertempat di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta yang beralamat di Jalan Gagak Rimang (Balapan) Yogyakarta Dalam melakukan kegiatan pengumpulan data untuk penulisan Tugas Akhir ini, penulis menggunakan beberapa metode, yaitu sebagai berikut : Observasi Observasi adalah kegiatan yang dilakukan dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap obyek yang diteliti. Usman dan Akbar (2000:54) menyatakan, Observasi adalah pengamatan dan pencatatan yang sistematis terhadap gejala-gejala yang diteliti. Dalam metode ini penulis melakukan pengamatan secara langsung mengenai pengolahan bahan pustaka buku, layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta serta melakukan pencatatan hal-hal yang diperlukan Wawancara Wawancara adalah kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan informasi yang diperlukan melalui tanya jawab dengan

23 digilib.uns.ac.id 7 pihak yang berwenang dalam suatu masalah. Menurut Slamet (2006:101) Wawancara adalah cara yang dipakai untuk memperoleh informasi melalui kegiatan interaksi sosial antara peneliti dengan yang diteliti. Dalam metode pengumpulan data ini penulis mengajukan pertanyaan secara langsung dengan kepala bagian, petugas serta mahasiswa di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta Dokumentasi Dokumentasi adalah kegiatan pengumpulan data dengan menggunakan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan objek penelitian. Menurut Nawawi (1995:133) mengenai teknik dokumentasi, yaitu : Teknik ini adalah cara mengumpulkan data melalui peninggalan tertulis, terutama berupa arsip-arsip dan termasuk juga buku-buku tentang pendapat, teori, dalil/hukum-hukum dan lain-lain yang berhubungan dengan masalah penyelidikan. Dalam metode ini penulis memanfaatkan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan topik penelitian Studi Pustaka Studi pustaka adalah pengumpulan data dengan membaca bahan pustaka. Zed (2004:3) menyatakan, Studi pustaka adalah serangkaian kegiatan commit yang berkenaan to user dengan metode pengumpulan

24 digilib.uns.ac.id 8 data pustaka, membaca dan mencatat kepustakaan serta mengolah bahan penelitian. Penulis memanfaatkan bahan pustaka dengan cara membaca bahan pustaka tersebut untuk mendapatkan data-data/informasi yang dibutuhkan.

25 digilib.uns.ac.id BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Perpustakaan Pengertian Perpustakaan Seiring dengan dengan perkembangan ilmu pengetahuan, pengertian perpustakaan mengalami perkembangan. Sebagian besar penulis bidang perpustakaan di Indonesia mengacu tulisan Sulistiyo- Basuki (1991:3) yang menyatakan bahwa: Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, atau pun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual. Dalam pengertian ini, perpustakaan diidentikan dengan ruangan, koleksi, penyimpanan, dan pemanfaatan. Sebagai lembaga keilmuan, perpustakaan tidak disyaratkan tenaga pengelolanya yang semestinya dikelola oleh tenaga terdidik. Sesuai dengan perkembangan akhir-akhir ini, perpustakaan perlu dipahami bukan sekedar sebagai lembaga yang mengelola buku dan terbitan lainnya, tetapi juga mengelola sumber informasi. Oleh karena itu, diperlukan tenaga yang menguasai keahlian (skill) dan keterampilan dalam bidang tersebut. Lasa Hs (1998) menyatakan bahwa, Perpustakaan merupakan sistem informasi yang di dalamnya terdapat aktifitas pengumpulan, pengolahan, commit to pengawetan, user pelestarian dan penyajian 9

26 digilib.uns.ac.id 10 serta penyebarluasan informasi. Informasi meliputi produk intelektual dan artistik manusia. Dalam melaksanakan aktifitas tersebut diperlukan ilmu pengetahuan yang diperoleh melalui pendidikan formal atau nonformal dibidang perpustakaan, dokumentasi dan informasi. Dalam pengertian ini, perpustakaan dititikberatkan pada sistem, sumber daya manusia, koleksi, tempat, dan seperangkat sistem yang mengaturnya. Pengertian ini didasarkan pada pemikiran bahwa perpustakaan sebagai lembaga yang bergerak dalam bidang ilmu pengetahuan dan informasi yang selalu berkembang seirama dengan perkembangan pemikiran dan kultur masyarakatnya. Menurut Prytherch (2005:416) dikutip oleh Fiqru Mafar (2010:20) dalam artikelnya yang berjudul Konsep Perpustakaan, Sikap Pustakawan, dan Book Vandalism dalam film Mr. Bean episode The Library menyatakan bahwa, Perpustakaan merupakan suatu tempat, bangunan, ruang atau beberapa ruangan yang khusus digunakan untuk memanfaatkan dan memelihara koleksi buku dan lain-lain. Muljani Nurhadi A dkk. (1983:3-4) menyatakan bahwa: Perpustakaan adalah suatu unit kerja yang berupa tempat mengumpulkan, menyimpan dan memelihara koleksi bahan pustaka yang dikelola dan diatur secara sistematis dengan cara tertentu, untuk digunakan secara kontinu oleh pemakainya sebagai sumber informasi dan dibentuk dengan keputusan pejabat yang berwenang.

27 digilib.uns.ac.id 11 Dari beberapa pengertian tersebut, dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa perpustakaan adalah suatu tempat, bangunan atau gedung yang di dalamnya terdapat aktifitas mengumpulkan, menyimpan, memelihara, pengawetan, pelestarian dan penyajian koleksi bahan pustaka, yang dikelola dan diatur secara sistematis dengan cara tertentu, agar dapat digunakan oleh pemakainya secara kontinu Macam-macam Perpustakaan Banyak penulis telah mencoba membuat cara pengelompokan sendiri, tetap ternyata kurang sesuai karena pengelompokannya terpisah. Secara Internasional telah dirumuskan oleh IFLA (Internasional Federation Library Association). Menurut IFLA yang dikutip oleh Muljani Nurhadi A dkk (1983:8-11), ada lima kelompok besar dari seluruh macam perpustakaan yang ada, yaitu: 1. Perpustakaan Umum Perpustakaan Umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan untuk masyarakat umum yang meliputi seluruh lapisan masyarakat dalam radius wilayah tertentu. Istilah perpustakaan umum ini sebenarnya kurang tepat karena terjemahan dari public library yang terjemahannya secara apa adanya menjadi perpustakaan masyarakat umum. Karena istilah

28 digilib.uns.ac.id 12 ini populer, maka yang biasa dipergunakan adalah istilah perpustakaan umum. Tujuannya lebih diarahkan untuk meningkatkan pengetahuan, kecerdasan dan kemampuan masyarakat umum setempat dalam rangka mempertinggi tingkat hidup mereka. Oleh karenanya koleksinya yang baik adalah yang sesuai dengan interes dan mata pencaharian utama dari masyarakat itu. Misalnya untuk masyarakat nelayan akan lebih tepat sasaran apabila disediakan koleksi tentang perikanan, cara menangkap ikan, cara mengawetkan ikan dan sebagainya daripada kalau disediakan koleksi tentang pertanian. Begitu pula sebaliknya. Sedangkan radius wilayahnya bermacam-macam sesuai dengan penyelenggaraannya. Misalnya untuk Perpustakaan Umum tingkat kabupaten, mestinya pemakai yang barhak menggunakannya adalah seluruh masyarakat yang bertempat tinggal di kabupaten yang bersangkutan. Termasuk kelompok Perpustakaan Umum ini juga perpustakaan pendidikan masyarakat, perpustakaan umum tingkat desa, perpustakaan umum tingkat kecamatan, perpustakaan umum tingkat propinsi dan sebagainya. 2. Perpustakaan Sekolah Yang dimaksud dengan Perpustakaan Sekolah adalah semua perpustakaan yang diselenggarakan di sekolah baik

29 digilib.uns.ac.id 13 tingkat Sekolah Dasar maupun tingkat Sekolah Lanjutan guna menunjang proses belajar mengajar di sekolah. Berbeda dengan Perpustakaan Umum, pemakai perpustakaan ini ditekankan hanya terbatas untuk murid dan guru sekolah yang bersangkutan. Perpustakaan sekolah merupakan salah satu sarana edukatif di sekolah yang langsung dibutuhkan untuk mempertinggi daya serap dan kemampuan penalaran murid dalam proses pendidikan serta membantu memperluas cakrawala pengetahuan guru dalam kegiatan mengajar. Sesuai dengan fungsinya, maka koleksi Perpustakaan Sekolah yang baik adalah sesuai dengan kebutuhan belajar dan mengajar di sekolah yang bersangkutan. Ini berarti bahwa koleksi itu harus mendukung kurikulum sekolah. Baik tidaknya koleksi dapat dilihat dari segi relevan tidaknya koleksi itu dengan daftar satuan pelajaran yang termuat dalam kurikulum. 3. Perpustakaan Perguruan Tinggi Lebih luas dengan Perpustakaan Sekolah, Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga Perguruan Tinggi untuk menunjang pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Ini berarti bahwa bahwa Perpustakaan Perguruan Tinggi tidak hanya diarahkan untuk membantu kegiatan pendidikan saja, tetapi juga untuk penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian

30 digilib.uns.ac.id 14 koleksinya akan disesuaikan dengan kurikulum, program penelitian yang dicanangkan dan bentuk pengabdian kepada masyarakat yang digariskan oleh Perguruan Tinggi yang bersangkutan. Pemakainya tidak hanya terbatas untuk mahasiswa dan dosen, tetapi juga termasuk karyawan dan para peneliti; yang semuanya biasa disebut dengan civitas academica. Seperti Perpustakaan Sekolah, secara makro Perpustakaan Perguruan Tinggi ini berfungsi sebagai unit kelengkapan pendidikan yang bersifat edukatif yang secara langsung menunjang pelaksanaan program Tri Dharma Perguruan Tinggi yang bersangkutan. Bentuk dari Perpustakaan Perguruan Tinggi dapat bermacam-macam seperti perpustakaan pusat, perpustakaan fakultas, perpustakaan lembaga, perpustakaan akademi, perpustakaan institut dan sebagainya yang semuanya masih bernaung di bawah lembaga Perguruan Tinggi. 4. Perpustakaan Khusus Perpustakaan Khusus adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh suatu lembaga khusus di luar lembaga yang telah termuat pada butir 1,2,3. Lembaga yang dimaksud dapat berupa lembaga-lembaga industri, lembaga perkantoran (departemen), lembaga penelitian, dan lembaga-lembaga pemerintahan lainnya. Tujuan penyelengaraannya bukanlah

31 digilib.uns.ac.id 15 diarahkan untuk konsumsi umum, tetapi hanya diperuntukkan bagi para karyawan lembaga yang bersangkutan dalam rangka menunjang penyelesaian program lembaga yang bersangkutan. Misalnya pemerintah Kabupaten dapat mempunyai perpustakaan ini yang hanya disediakan untuk para pegawai pemerintah daerah tersebut, para anggota DPR dan sebagainya untuk membantu mereka dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari. Itulah sebabnya Perpustakaan Khusus ini sering disebut dengan Perpustakaan Kedinasan. Fungsinya lebih diarahkan sebagai sarana literatur yang menunjang program kedinasan. Koleksinya sangat khusus sesuai dengan kebutuhan lembaga kedinasan yang bersangkutan. 5. Perpustakaan Nasional Yang dimaksud dengan Perpustakaan Nasional adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh negara pada tingkat nasional sebagai tempat untuk mendokumentasikan seluruh penerbitan yang dilakukan di negara yang bersangkutan. Fungsinya diarahkan untuk melestarikan semua informasi yang pernah diterbitkan dan disebarluaskan oleh negara yang bersangkutan. Fungsi semacam ini juga disebut dengan fungsi deposit. Kelengkapan koleksi merupakan tugas utama, dan ini dijadikan tumpuan harapan bagi perpustakaan-perpustakaan kecil yang tersebar ke seluruh penjuru negara dalam hal sumber

32 digilib.uns.ac.id 16 informasi. Perpustakaan Nasional ini biasanya juga bertugas untuk mengkoordinasikan penerbitan, pelayanan dan pengelolaan perpustakaan-perpustakaan kecil yang lain. Oleh sebab itu fungsi utamanya lebih kepada fungsi dokumentatif Perpustakaan Perguruan Tinggi Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi Menurut Sulistiyo-Basuki dikutip oleh Wiyarsih (2009:2), dalam artikelnya yang berjudul Motivasi Mahasiswa Memanfaatkan Fasilitas Perpustakaan Fakultas, menyatakan bahwa: Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya. Menurut Noerhayati Soedibyo (1987:1) menyatakan bahwa: Perpustakaan perguruan tinggi suatu unit kerja yang merupakan bagian integral dari suatu lembaga induknya, yang bersama-sama dengan unit lainnya tetapi dalam peranan yang berbeda, bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanakan tri dharmanya. Menurut Muljani Nurhadi A dkk, (1983:9), menyatakan bahwa, Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga Perguruan Tinggi untuk menunjang pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Dari beberapa pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat

33 digilib.uns.ac.id 17 pada perguruan tinggi yang merupakan suatu unit kerja bagian integral dari suatu lembaga induknya yang diselenggarakan untuk menunjang pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi Peraturan Pendirian Perguruan Tinggi Menurut Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000 tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi Pasal 12 ayat 2, point d menyatakan bahwa ruang perpustakaan dengan buku pustaka adalah untuk Program Diploma dan Program S1 jumlah buku sekurang-kurangnya 10% dari jumlah mahasiswa dengan memperhatikan komposisi jenis judul Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi Menurut Soejono Trimo (1992:2) menyatakan bahwa berbicara soal fungsi perpustakaan perguruan tinggi, dalam versinya yang baru maka perpustakaan perguruan tinggi harus berfungsi sebagai: 1. Jantung dari semua program pendidikan universitas atau institut yang bersangkutan, yaitu ia harus mampu membantu dan menjadi pusat kegiatan-kegiatan akademis lembaga pendidikannya. Metode belajar dan mengajar modern yang lebih menekankan kepada individualized instruction hanya mungkin

34 digilib.uns.ac.id 18 dapat dilaksanakan bila perpustakaannya memang fungsional untuk maksud itu. 2. Pusat alat-alat bahan peraga pengajaran atau instructional materials center. Dalam membantu memperlancar jalannya perkuliahan serta praktikum-praktikum, perpustakaan dapat menyediakan bahan-bahan dan fasilitas-fasilitas yang dibutuhkan oleh dosen dalam perkuliahan di dalam kelas, perpustakaan, labolatorium-labolatorium, dan seterusnya. Demikian juga dalam pelaksanaan extension services dari universitas atau institut yang bersangkutan kepada masyarakat di luar lingkungan lembaga tadi, perpustakaan dapat meyediakan jasa-jasanya, bahan-bahannya, serta fasilitas-fasilitas yang diperlukan oleh mission itu (misalnya: film, filmstrip, slide, bahan-bahan lainnya, ruang konferensi/diskusi, dan bantuanbantuan tenaga ahli perpustakaan). 3. Clearing house (pusat pengumpulan/penyimpanan) bagi semua penerbitan dari dan tentang daerahnya ataupun dalam bidang ilmu pengetahuan tertentu. Ini sesuai dengan salah satu tugas pokok perpustakaan, yakni: the preservation of knowledge. Fungsi yang ketiga ini sangat penting bagi setiap lembaga pendidikan ataupun ilmiah, karena dengan adanya clearing house ini, setiap orang akan mudah mencari keterangan, data, bahan komparatif, bahan mentah, ataupun aanleading materiaal

35 digilib.uns.ac.id 19 tentang daerahnya atau suatu bidang pengetahuan tertentu dalam usaha-usahnya dalam melakukan riset atau lain-lainnya. 4. Social center dan pusat kegiatan kultural masyarakat setempat. Haruslah diingat bahwa pengunjung perpustakaan perguruan tinggi tidak hanya terdiri atas mahasiswa, pengajar, dan para pegawai lembaga itu saja (ingat pula pada butir ketiga dari fungsi Tri Dharma Perguruan Tinggi), melainkan termasuk pula orang-orang di luar lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan. Mereka pun datang untuk mempergunakan fasilitas, jasa-jasa, dan bahan-bahann yang disediakan oleh perpustakaan itu. Dengan sendirinya mereka itu mempunyai tingkat pendidikan yang berbeda-beda, memiliki perbedaan latar belakang serta kelainan-kelainan dalam kebutuhan, minat, selera dan umur. Memang harus diingat bahwa perpustakaan perguruan tinggi tentunya lebih menitikberatkan jasanya kepada masyarakat dalam tubuh lembaga penaungnya. Adanya pertemuan orang-orang inilah serta adanya fasilitas-fasilitas dan jasa-jasa yang disediakan oleh perpustakaan memungkinkan terjadinya kegiatan-kegiatan sosial dan kultural yang sangat menguntungkan, baik bagi perguruan tinggi yang bersangkutan maupun masyarakat pada umumnya.

36 digilib.uns.ac.id Tujuan dan Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi Menurut Noerhayati Soedibyo (1987:2) menyatakan bahwa tujuan diselenggarakannya perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk mendukung, memperlancar serta mempertinggi kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi melalui pelayanan informasi yang meliputi aspek-aspek: 1. Pengumpulan Informasi 2. Pengolahan Informasi 3. Pemanfaatan Informasi 4. Penyebarluasan Informasi Menurut Sulistiyo-Basuki (1994:67) menyatakan bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah: 1. Melaksanakan pemilihan bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan para pemakai perpustakaan yaitu mahasiswa atau pengajar serta pihak lain yang membutuhkan informasi. 2. Mengolah bahan pustaka yang tersedia sehingga dengan mudah dapat dipergunakan oleh pemakai. 3. Menyelenggarakan peminjaman bahan pustaka dengan cara yang efisien. 4. Membantu para pemakai perpustakaan untuk mendapatkan dan memakai bahan pustaka yang diperlukannya dalam bentuk program bimbingan penggunaan perpustakaan yang bersifat resmi/ kurikuler maupun secara perseorangan.

37 digilib.uns.ac.id Menyelenggarakaan kerja sama antarperpustakaan dengan memanfaatkan sistem jaringan informasi yang ada dalam rangka meluaskan cakupan koleksi dan pelayanan informasi masingmasing perpustakaan Sistem Layanan Perpustakaan Sistem layanan tertutup (Close Access) Pengertian sistem layanan tertutup Menurut Stevenson dan Collin (2006:36) dikutip oleh Fiqru Mafar (2010:20), dalam artikelnya yang berjudul Konsep Perpustakaan, Sikap Pustakawan, dan Book Vandalism dalam film Mr. Bean episode The Library, menyatakan bahwa, Sistem layanan tertutup adalah suatu sistem layanan dimana staff mengambilkan item untuk pengguna. Dalam sistem ini, pustakawan harus aktif dalam proses pelayanan. Pemustaka tidak diperkenankan menuju ke rak koleksi untuk memilih sendiri koleksi yang diinginkan. Pemustaka harus terlebih dahulu memesan koleksi kepada pustakawan dan pustakawanlah yang mengambilkan koleksi di rak untuk diberikan kepada pemustaka. Menurut Lasa Hs (1995:4) menyatakan bahwa, Sistem layanan tertutup adalah suatu sistem peminjaman yang tidak memungkinkan pemustaka untuk memilih dan

38 digilib.uns.ac.id 22 mengambil sendiri akan koleksi perpustakaan. Koleksi yang ingin dipinjam dapat dipilih melalui daftar/katalog yang tersedia. Koleksinya akan diambilkan oleh petugas. Dalam sistem ini peran katalog sangat penting. Di samping itu petugas harus tanggap atas koleksi yang diinginkan pengguna. Mereka sering hanya menyebutkan subyek atau pengarangnya saja. Bahkan tidak jarang mereka hanya meyebutkan warna dan ukuran buku tanpa mengetahui judul maupun pengarangnya. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Dinas Departemen Agama RI (2006: ) menyatakan bahwa, Sistem layanan tertutup adalah suatu sistem layanan yang tidak memperbolehkan para pemakai jasa perpustakaan untuk mengambil sendiri bahan pustaka yang dibutuhkan. Dari beberapa pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem layanan tertutup adalah suatu sistem layanan yang tidak memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi perpustakaan, dimana staff/petugas yang mengambilkan item untuk pengguna.

39 digilib.uns.ac.id Keunggulan sistem layanan tertutup Menurut Lasa Hs (1995:4-5) menyatakan bahwa sistem layanan tertutup mempunyai beberapa keunggulan, antara lain sebagai berikut: 1. Daya tampung koleksi lebih banyak, karena jajaran rak satu dengan yang lain lebih dekat. 2. Susunan buku akan lebih teratur dan tidak mudah rusak. 3. Kerusakan dan kehilangan koleksi lebih sedikit bila dibanding dengan sistem terbuka. 4. Tidak memerlukan meja baca di ruang koleksi. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Dinas Departemen Agama RI (2006: ) menyatakan bahwa sistem layanan tertutup mempunyai beberapa keunggulan, antara lain sebagai berikut ini: 1. Koleksi pustaka akan tetap terjaga susunannya. 2. Kemungkinan bahan pustaka hilang relatif kecil. Dari uraian tersebut dapat diketahui bahwa sistem layanan tertutup mempunyai beberapa keunggulan. Diantaranya yaitu kerusakan/kehilangan koleksi lebih sedikit bila dibanding dengan sistem layanan terbuka karena pemustakanya tidak diperkenankan masuk ke ruang koleksi, jika pemustakanya ingin meminjam maka yang

40 digilib.uns.ac.id 24 mengambilkan adalah petugas, sehingga keluar-masuknya koleksi dapat terawasi dengan baik. Pemustaka dalam sitem layanan tertutup juga tidak perlu bersusah payah mencari koleksi yang ingin dipinjamnya, mereka tinggal menuliskan judul buku yang ingin dipinjam kemudian menunggu petugas mencari dan mengambilkan buku tersebut (menghemat tenaga dari segi pemustaka) Kelemahan sistem layanan tertutup Menurut Lasa Hs (1995:5) menyatakan bahwa sistem layanan tertutup mempunyai beberapa kelemahan, antara lain sebagai berikut: 1. Banyak energi yang terserap di bagian sirkulasi. 2. Terdapat sejumlah koleksi yang tidak pernah keluar/dipinjam. 3. Sering menimbulkan koleksi yang tidak diinginkan misalnya salah pengertian antara petugas dan peminjam. 4. Antrian meminjam maupun mengembalikan buku dibagian ini sering berjubel. Keadaan ini berarti membuang waktu. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Dinas Departemen Agama RI (2006: ) menyatakan bahwa

41 digilib.uns.ac.id 25 sistem layanan tertutup mempunyai beberapa kelemahan, antara lain sebagai berikut ini: 1. Untuk memilih buku lain tidak bebas. 2. Membutuhkan banyak petugas pelayanan. 3. Memerlukan banyak waktu untuk melayani peminjaman. 4. Mempersulit pemakai perpustakaan yang kurang mengetahui cara menggunakan katalog. 5. Dibutuhkan banyak waktu bagi peminjam untuk mencari informasi pada katalog, sampai didapatkannya buku oleh petugas perpustakaan. Dari uraian tersebut dapat diketahui beberapa kelemahan sistem layanan tertutup. Diantaranya yaitu banyak membutuhkan energi di bagian sirkulasi karena petugas harus bolak-balik ke ruang koleksi untuk mengambilkan koleksi yang ingin dipinjam pemustaka (dari segi petugas). Pemustaka biasanya merasa kurang puas karena tidak dapat mencari sendiri koleksi yang ingin dipinjamnya, terkadang koleksi yang diambilkan petugas berbeda dengan yang mereka maksud (dari segi pemustaka).

42 digilib.uns.ac.id Sistem layanan terbuka (Open Access) Pengertian sistem layanan terbuka Menurut Stevenson dan Collin (2006:36) dikutip oleh Fiqru Mafar (2010:20-21) dalam artikelnya yang berjudul Konsep Perpustakaan, Sikap Pustakawan, dan Book Vandalism dalam film Mr. Bean episode The Library menyatakan bahwa, Sistem layanan terbuka yaitu suatu sistem layanan dimana pemustaka dapat mencari dan menemukan sendiri apa yang mereka inginkan. Dalam sistem ini, pemustaka diberi kebebasan untuk menuju dan memilih buku diantara jajaran rak di perpustakaan. Dengan demikian, sistem ini memungkinkan pemustaka untuk menemukan koleksi lain yang berhubungan dengan informasi yang mereka cari. Menurut Lasa Hs (1995:5) menyatakan bahwa, Sistem layanan terbuka adalah suatu sistem layanan yang memungkinkan pengguna untuk masuk ke ruang koleksi untuk memilih, mengambil sendiri koleksi yang sesuai. Untuk itu mereka harus mengenal sistem pengelompokkan buku yang dianut oleh perpustakaan itu. Tanpa mengerti sistem ini mereka akan berputar-putar mengelilingi rak-rak buku hanya untuk menemukan satu atau dua judul misalnya.

43 digilib.uns.ac.id 27 Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Dinas Departemen Agama RI (2006:124) menyatakan bahwa, Sistem layanan terbuka adalah sistem layanan yang memperbolehkan para pemakai jasa perpustakaan mengambil sendiri bahan pustaka yang dibutuhkannya di tempat penyimpanan koleksi pustaka (rak buku). Dari beberapa pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem layanan terbuka adalah suatu sistem layanan yang memungkinkan pemustaka masuk ke ruang koleksi untuk mencari, menemukan dan mengambil sendiri bahan pustaka sendiri apa yang mereka inginkan Keunggulan sistem layanan terbuka Menurut Lasa Hs (1995:5) menyatakan bahwa sistem layanan terbuka mempunyai beberapa keunggulan, antara lain sebagai berikut: 1. Kartu-kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju ke rak untuk memilih sendiri. 2. Menghemat tenaga, sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu mengambilkan. Pustakawan hanya mencatat dan kemudian mengembalikan buku yang telah dibaca di tempat maupun yang dikembalikan hari itu.

44 digilib.uns.ac.id Judul-judul yang diketahui dan dibaca lebih banyak. 4. Akan segera diketahui judul buku yang dipinjam, nama dan alamat peminjam. 5. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari, maka saat itu pula dia dapat memilih judul lain yang relavan. 6. Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham antara petugas dan peminjam. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Dinas Departemen Agama RI (2006:124) menyatakan bahwa sistem layanan terbuka mempunyai beberapa keunggulan, antara lain sebagai berikut: 1. Pemakai bebas memilih koleksi pustaka yang diinginkannya. 2. Jika koleksi yang dicari tidak ada pada rak, mereka dapat memilih alternatif koleksi lain yang sejenis atau hampir bersamaan. 3. Pelayanan tidak membutuhkan banyak tenaga. Dari uraian tersebut dapat diketahui beberapa keunggulan sistem layanan terbuka. Diantaranya yaitu menghemat tenaga karena petugas tidak perlu mengambilkan koleksi yang ingin dipinjam oleh pemustaka (dari segi petugas). Pemustaka dapat bebas mencari dan

45 digilib.uns.ac.id 29 memilih koleksi yang ingin mereka pinjam sehingga menimbulkan rasa puas pada pemustaka. Saat pemustaka tidak menemukan koleksi yang mereka cari, pemustaka tersebut dapat memilih alternatif koleksi lain yang relevan dengan koleksi yang mereka maksud sehingga mereka tidak perlu merasa kecewa karena koleksi yang mereka maksud tidak ada (dari segi pemustaka) Kelemahan sistem layanan terbuka Menurut Lasa Hs (1995:5-6) menyatakan bahwa sistem layanan terbuka mempunyai beberapa kelemahan, antara lain sebagai berikut: 1. Frekuensi kerusakan lebih besar. 2. Memerlukan ruangan yang lebih luas, sebab letak rak satu dengan rak yang lain memerlukan jarak yang longgar. 3. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering mengadakan reshelving. 4. Pemula yang datang ke perpustakaan itu untuk mencari buku sering bingung. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Dinas Departemen Agama RI (2006:124) menyatakan bahwa

46 digilib.uns.ac.id 30 sistem layanan terbuka mempunyai beberapa kelemahan, antara lain sebagai berikut: 1. Koleksi mungkin akan bercampur aduk oleh para yang kurang tahu tata cara pengaturan di rak. 2. Koleksi pustaka kemungkinan hilang cukup besar. Dari uraian tersebut dapat diketahui beberapa kelemahan sistem layanan terbuka. Diantaranya yaitu susunan koleksi menjadi tidak teratur dan berantakan karena biasanya pemustaka mengembalikan koleksi yang tidak jadi mereka pinjam ke rak yang bukan tempatnya. Hal ini membuat susunan koleksi yang sudah ditata dan diurutkan sedemikian rupa menjadi bercampur dan berantakan. Tidak jarang pula pemustaka menyembunyikan koleksi dengan cara menyelipkan koleksi tersebut di rak yang bukan tempatnya agar tidak bisa ditemukan oleh pemustaka. Tujuannya adalah bila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat langsung dipinjam tanpa perlu khawatir akan dipinjam oleh pemustaka lain.

47 digilib.uns.ac.id Layanan Sirkulasi Pengertian layanan sirkulasi Kata sirkulasi berasal dari bahasa Inggris circulation yang berarti perpustaran, peredaran, seperti pada sirkulasi udara, sirkulasi uang dan lain sebagainya. Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan peminjaman. Namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan. Menurut Lasa Hs (1995:1) menyatakan bahwa Layanan sirkulasi adalah suatu kegiatan, pekerjaan perpustakaan yang berkaitan dengan peminjaman maupun pengembalian. Kegiatan ini meliputi; syarat keanggotaan, peraturan, prosedur peminjaman dan pengembalian, jam buka, sistem peminjaman, sistem pencatatan maupun statistik pengunjung. Menurut Suharyanti (2010:112) menyatakan bahwa Pelayanan sirkulasi merupakan suatu pekerjaan yang tampak dari luar dan langsung berhubungan dengan pemakai perpustakaan. Dari beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa layanan sirkulasi adalah suatu kegiatan, pekerjaan yang tampak dari luar yang berkaitan dengan peminjaman maupun

48 digilib.uns.ac.id 32 pengembalian langsung berhubungan dengan pemakai perpustakaan Tujuan layanan sirkulasi Menurut Lasa Hs (1995:1-2) tujuan dari layanan sirkulasi adalah sebagai berikut: 1. Supaya pengguna mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin. 2. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, di mana alamatnya serta kapan koleksi itu harus kembali. Dengan demikian apabila koleksi tersebut diperlukan peminat lain, akan segera dapat diketahui alamat peminjam atau dinantikan pada waktu pengembalian. 3. Terjaminnya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas. Dengan demikian keamanan bahan pustaka akan terjaga. 4. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi. 5. Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui.

49 digilib.uns.ac.id Jenis tugas layanan sirkulasi Menurut Lasa Hs (1995:2-4) menyatakan bahwa dalam layanan sirkulasi terdapat sejumlah tugas yang saling terkait antara satu dengan yang lain. Tugas-tugas itu antara lain: 1. Peminjaman Peminjaman koleksi ada yang boleh dibawa pulang dan ada sejumlah koleksi yang hanya boleh dibaca di tempat. Sedangkan jangka waktu pinjam juga sangat bervariasi, misalnya : i. Jangka lama : setahun, semester, sekuartal, sebulan. ii. Jangka menengah : setengah bulan, sepuluh hari, seminggu iii. Jangka waktu pendek : tiga hari, dua hari, sehari. iv. Jangka waktu singkat : semalam, sesiang, sejam. 2. Pengembalian Pada perpustakaan kecil, bagian pengembalian sering dijadikan satu dengan peminjaman. Akan tetapi bagi perpustakaan yang besar bagian ini dapat berdiri sendiri. Petugas di bagian ini harus tegas dan teliti. Sebab sering terjadi pelanggaran misalnya : keterlambatan dalam pengembalian, penyobekan halaman, terdapat coretan, pemalsuan pada tanggal kembali.

50 digilib.uns.ac.id Penagihan Jika terjadi keterlambatan pengembalian yang melebihi batas kewajaran perlu diadakan penagihan. Penagihan dapat dilakukan dengan surat maupun lisan. 4. Sanksi Sanksi yang dikenakan kepada pelanggar hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka itu juga diperlukan oleh orang lain. Berat ringannya sanksi tergantung pada jenis pelanggarannya. Oleh karena itu sanksi dapat berupa denda, peringatan penggantian maupun administrasi. 5. Bebas pinjam Untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka tiap anggota yang telah habis masa keanggotaannya atau untuk keperluan lain, diperlukan keterangan bebas pinjam. Kegunaan bebas pinjam ini untuk mengecek apakah pinjaman telah kembali semua atau belum. 6. Statistik Dengan adanya statistik yang baik dapat diketahui perkembangan perpustakaan. Statistik ini dapat dibuat untuk mengetahui jumlah pengunjung, peminjam, pengembalian, buku yang dibaca ditempat pada waktu tertentu (hari, bulan, tahun).