Rancang Bangun Perangkat Lunak Account Payable, Account Receivable, dan Fixed Asset Berorientasi Arsitektur Service (SOA) dengan Pendekatan Workflow

Transkripsi

1 JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 2, No. 1, (2014) ISSN: ( Print) 1 Rancang Bangun Perangkat Lunak Account Payable, Account Receivable, dan Fixed Asset Berorientasi Arsitektur Service (SOA) dengan Pendekatan Workflow Adriyan Chairul Achda, Riyanarto Sarno, dan Dwi Sunaryono Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Jl. Arief Rahman Hakim, Surabaya Indonesia riyanarto@if.its.ac.id Abstrak Account Payable (hutang dagang) adalah sebuah berkas atau akun pada sub-ledger yang mencatat jumlah yang harus dibayarkan oleh seseorang atau perusahaan kepada pemasok tetapi belum terbayarkan. Pada artikel ini, domain ini berfungsi untuk mencatat dan menerbitkan faktur pembelian yang akan diberikan kepada domain Cash and Bank. Sedangkan Account Receivable (piutang dagang) mencatat hutang pelanggan ke perusahaan yang belum terbayarkan. Domain ini berfungsi untuk mencatat dan menerbitkan faktur penjualan untuk diberikan kepada domain Cash and Bank. Domain Fixed Asset bertanggung jawab mengatur pengelolaan aktiva tetap yang dimiliki perusahaan. Pada artikel ini, dikembangkan sebuah program yang dapat menangani ketiga domain fungsional tersebut. Aplikasi ini menggunakan arsitektur berorientasi service (SOA) dengan paradigma Model-View- Controller (MVC) dan workflow untuk.net. Hasil pengujian menunjukkan bahwa program berhasil melakukan pencatatan hutang dagang dan piutang dagang, dan pengelolaan standar terhadap aktiva tetap perusahaan. Program telah berhasil memenuhi spesifikasi yang dibutuhkan pada sistem ERP dan terintegrasi dengan domain fungsi yang lain. Kata Kunci Account Payable, Account Receivable, Fixed Asset, SOA, workflow. K I. PENDAHULUAN ONDISI dunia bisnis saat ini telah berkembang menjadi semakin kompleks, semakin kompetitif, bergerak dengan cepat serta semakin sulit untuk diprediksi. Agar dapat bersaing dan sukses, perusahaan perlu memadukan bisnis dan sumber daya IT yang dimiliki agar dapat secara fleksibel mengakomodasi adanya perubahan untuk kemudian dilakukan adaptasi terhadap perubahan tersebut secara cepat dan tepat. Dari pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa kebutuhan akan aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP) dalam perusahaan merupakan kebutuhan yang perlu agar perusahaan dapat memadukan bisnis dan sumber daya. Pada ERP terdapat banyak sekali modul-modul yang dibuat dan diintegrasikan, antara lain adalah Finance / Accounting, Sales, Customer Relationship Manager, Inventory, Manufacturing, Human Resource Management, dan lainnya. Pada artikel ini, penulis akan membangun paket atau modul aplikasi Accounting, khususnya pada subdomain Account Payable dan Account Receivable. Sistem ERP yang akan dibangun ini, khususnya untuk modul Accounting sebagian besar berkiblat pada aplikasi ERP nomor satu di dunia yaitu SAP, di dalam SAP, modul Accounting terdapat dalam satu paket, yaitu SAP FI-CO (Financial and Controlling). FI-Financial Accounting adalah software bisnis SAP ditujukan untuk menyediakan pengukuran secara berkelanjutan terhadap profitabilitas perusahaan. Modul FI juga mengukur kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada data transaksi intenal maupun eksternal. Modul FI menyediakan dokumen keuangan yang mampu melacak (mengaudit) setiap angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi awalnya. CO-Controlling merupakan fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan operasional yaitu pengendalian capital investment, pengendalian aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan merencanakan pembayaran, pengendalian pendanaan terhadap procurement, pengadaan dan penggunaan dana di setiap area, serta pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan. Dengan berkaca pada modul SAP FI-CO dan dengan sedikit penyesuaian sesuai kebutuhan, maka penulis akan membangun subdomain Account Payable, Account Receivable dan Fixed Asset pada domain ERP Accounting. Account Payable adalah jumlah uang yang harus dibayarkan kepada pemasok, karena perusahaan melakukan pembelian barang atau jasa yang telah dilakukan dibayar secara kredit dan memiliki surat perjanjian pembayaran. Pada artikel ini, domain fungsi Account Payable akan bertanggung jawab dalam hal pencatatan serta penerbitan faktur pembelian yang nantinya akan diberikan kepada domain fungsi Cash and Bank untuk selanjutnya dilakukan pembayaran.

2 JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 2, No. 1, (2014) ISSN: ( Print) 2 Account Receivable adalah kumpulan dari semua account yang berhubungan dengan penjualan barang atau pemberian layanan secara kredit kepada pelanggan. Domain ini bertanggung jawab atas proses pencatatan dan penerbitan faktur penjualan yang nantinya akan diberikan kepada domain Cash and Bank untuk dilakukan proses penyesuaian pembayaran oleh pelanggan. Selain itu pada sebuah perusahaan ada juga bisnis proses Fixed Asset. Fixed Asset merupakan aktiva tetap yang terdiri dari kelompok bangunan dan bukan bangunan. Domain ini akan bertanggung jawab atas proses manajemen aktiva tetap yang terdapat pada perusahaan. II. URAIAN PENELITIAN A. Enterprise Resource Planning ERP atau perencanaan sumber daya perusahaan adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan manufacturing maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi diperusahaan tersebut. Jadi ERP adalah sebuah termologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas [1]. Keuntungan penggunaan ERP diantaranya adalah integrasi data keuangan, standarisasi proses operasi, standardisasi data dan informasi, penurunan inventory dan tenaga kerja, peningkatan servis level dan kontrol keuangan dan penurunan waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan informasi. B. Account Payable Account Payable (Hutang Dagang) adalah sebuah berkas atau akun pada subledger yang mencatat jumlah yang harus dibayarkan oleh seseorang atau perusahaan kepada pemasok tetapi belum terbayarkan (masih merupakan suatu bentuk hutang). Bila sebuah faktur diterima oleh sebuah perusahaan dari pemasok tertentu, faktur tersebut akan ditambahkan ke berkas hutang dagang, dan kemudian nantinya akan dihapus ketika telah dibayarkan. Dengan demikian, hutang dagang adalah suatu bentuk kredit yang pemasok tawarkan kepada pelanggan dalam penggunaan barang atau jasa mereka dengan memperbolehkan pelanggan tersebut untuk membayar setelah barang atau jasa itu diterima atau digunakan. Proses bisnis utama dari Account Payable antara lain adalah Purchase Invoice dan Purchase Return Invoice. C. Account Receivable Account Receivable (Piutang Dagang) adalah jumlah uang yang harus dibayarkan oleh pelanggan kepada sebuah perusahaan karena membeli barang atau jasa secara kredit yang nantinya akan ditampilkan sebagai aktiva. Pada sebagian besar entitas bisnis, proses pencatatan piutang dagang biasanya dilakukan dengan membuat faktur atau surat elektronik yang nantinya akan dikirimkan kepada pelanggan, dan kemudian harus dibayarkan dalam jangka waktu yang telah ditentukan, juga sering disebut sebagai syarat kredit atau syarat pembayaran. Proses bisnis utama dari Account Receivable antara lain adalah Sales Invoice dan Sales Return Invoice. D. Fixed Asset Setiap perusahaan pasti memiliki aset (aktiva) yang digunakan untuk mendukung kegiatan usahanya. Aktiva ini dibagi menjadi dua, yaitu aktiva lancar dan aktiva tetap. Aktiva tetap merupakan istilah yang digunakan untuk menyatakan sebuah aset perusahaan yang tidak dapat dengan mudah dikonversikan menjadi uang tunai. Aktiva tetap merupakan aktiva jangka panjang atau dapat dikatakan relatif permanen. Aktiva tersebut dimiliki dan digunakan oleh perusahaan dengan tanpa ada maksud untuk menjualkannya dalam sebuah proses penjualan. Aktiva tetap dapat dibagi menjadi dua, yaitu tangible (berwujud) seperti tanah, pabrik, peralatan, properti dan lain sebagainya, serta intangible (tidak berwujud) seperti merk dagang, hak paten, franchise dan lain sebagainya. Proses bisnis utama dari Fixed Asset antara lain adalah Fixed Asset Register dan Fixed Asset Management (Fixed Asset Transfer, Fixed Asset Depreciation, Fixed Asset StockTake, Fixed Asset Revaluation, Fixed Asset Maintenance, Fixed Asset Disposal). E. Service Oriented Architecture (SOA) SOA atau arsitektur berorientasi layanan adalah suatu gaya arsitektur sistem yang membuat dan menggunakan proses bisnis dalam bentuk paket layanan sepanjang siklus hidupnya. SOA juga mendefinisikan dan menentukan arsitektur teknologi informasi yang dapat menunjang berbagai aplikasi untuk saling bertukar data dan berpartisipasi dalam proses bisnis. Fungsi-fungsi ini tidak terikat dengan sistem operasi dan bahasa pemrograman yang mendasari aplikasi-aplikasi tersebut [2]. SOA membagi fungsi-fungsi menjadi unit-unit yang berbeda (layanan), yang dapat didistribusikan melalui suatu jaringan dan dikombinasikan serta digunakan ulang untuk membentuk aplikasi bisnis. Layanan-layanan ini saling berkomunikasi dengan mempertukarkan data antar mereka atau dengan mengkoordinasikan aktivitas antara dua atau lebih layanan. F. Windows Communication Foundation WCF atau Windows Communication Foundation adalah teknologi baru dari Microsoft yang memungkinkan aplikasi dalam lingkungan terdistribusi berkomuniksi satu sama lain. WCF adalah model pemrograman lengkap untuk membangun aplikasi berorientasi layanan. Teknologi ini memungkinkan pengembang membangun solusi aman, handal, dan mendukung transaksi, yang dapat terintegrasi lintas platform serta mampu beroperasi dengan investasi yang ada [3].

3 JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 2, No. 1, (2014) ISSN: ( Print) 3 Gambar. 1. Arsitektur sistem. G. Windows Workflow Foundation WF merupakan sebuah teknologi dari Microsoft yang menyediakan sebuah API, in-process workflow engine, dan desainer untuk mengimplementasikan proses yang berkepanjangan sebagai sebuah WF dalam aplikasi yang berbasis.net. WF versi terbaru adalah versi 4.5 dan biasa disebut dengan WF4.5. Sebuah WF merupakan serangkaian langkah-langkah atau fase dalam pemrograman. Setiap fase dimodelkan dalam WF sebagai sebuah Activity dan framework.net menyediakan sebuah library Activity yang mencakup keseluruhan Activity tersebut. Activity-activity tersebut dapat disusun secara visual dalam beberapa WF menggunakan Workflow Designer, yaitu sistem desain yang terdapat dalam Microsoft Visual Studio, atau juga terdapat di aplikasi lainnya [4]. A. Analisis Sistem III. ANALISIS DAN DESAIN Permasalahan utama yang diangkat dalam pembuatan artikel ini adalah bagaimana mengipmplemetasikan suatu aplikasi berbasis web untuk menangani permasalahanpermasalahan yang umumnya pada pada perusahaan manufaktur, khususnya pada bagian proses bisnis/domain fungsional manajemen pengelolaan hutang dan piutang perusahaan, serta aset tetap perusahaan. Domain-domain permasalahan tersebut kemudian dibagibagi menjadi beberapa subdomain. Domain fungsional Account Payable terdiri dari subproses Purchase Invoice dan Purchase Return Invoice. Domain fungsional Account Receivable terdiri dari subproses Sales Invoice dan Sales Return Invoice. Sementara domain fungsional Fixed Asset terdiri dari Fixed Asset Register dan Fixed Asset Management. Gambar. 2. Desain workflow. Proses-proses bisnis tersebut selanjutnya juga harus terhubung dengan domain fungsional lain dalam sistem ERP yang diimplementasikan, terutama dalam hal pengiriman dan pengambilan data yang akan digunakan dalam pengolahan informasi masing-masing domain fungsional. Contoh hubungan antara domain fungsional Account Payable, Account Receivable, dan Fixed Asset dengan beberapa domain fungsional lainnya dalam sistem ERP yang diterapkan dalam artikel ini. Untuk menangani hal tersebut, perlu dibangun aplikasi Account Payable, Account Receivable dan Fixed Asset yang berbasis layanan (SOA) untuk mempermudah komunikasi data dan pendekatan workflow pada tahap pemogramannya. B. Desain Sistem Desain sistem dibagi menjadi beberapa bagian yaitu desain skenario kasus penggunaan, arsitektur, servis dan workflow. 1) Desain Arsitektur Arsitektur dari perangkat lunak ini mempunyai 5 layer, yaitu Data Acces Layer, Service Layer, Workflow Layer dan Presentation Layer. Desain arsitektur ditunjukkan pada Gambar 1. 2) Desain Servis Web service yang dirancang berguna sebagai servis atomic yang nantinya akan dipakai oleh proses compositing oleh workflow maupun proses bisnis domain fungsi yang lain di dalam sistem ERP. 3) Desain Workflow Workflow yang digunakan dalam perangkat lunak ini ada dua jenis, yaitu workflow yang berfungsi sebagai

4 JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 2, No. 1, (2014) ISSN: ( Print) 4 composite dari beberapa service atomic serta workflow yang merupakan navigasi halaman, sehingga terlihat jelas alur kerja halaman perangkat lunak. Salah satu desain workflow dalam perangkat ini dapat dilihat pada Gambar 2. A. Pengujian Fungsionalitas IV. HASIL PENGUJIAN Berdasarkan hasil pengujian fungsionalitas aplikasi, semua skenario berhasil dilakukan. Evaluasi terhadap pengujian yang telah dilaksanakan dijelaskan sebagai berikut. 1. Fungsionalitas membuat purchase invoice berjalan sesuai 2. Fungsionalitas membuat purchase return invoice berjalan sesuai 3. Fungsionalitas membuat sales invoice berjalan sesuai 4. Fungsionalitas membuat sales return invoice berjalan sesuai 5. Fungsionalitas melakukan persetujuan purchase invoice berjalan sesuai 6. Fungsionalitas melakukan persetujuan purchase return invoice berjalan sesuai 7. Fungsionalitas melakukan persetujuan sales invoice berjalan sesuai 8. Fungsionalitas melakukan persetujuan sales return invoice berjalan sesuai 9. Fungsionalitas menambah data tipe fiskal fixed asset berjalan sesuai 10. Fungsionalitas menambah data tipe fixed asset berjalan sesuai 11. Fungsionalitas membuat FA Additional berjalan sesuai 12. Fungsionalitas membuat FA Tranfer berjalan sesuai 13. Fungsionalitas membuat FA Depreciation berjalan sesuai 14. Fungsionalitas membuat FA Maintenance berjalan sesuai 15. Fungsionalitas membuat FA Revaluation berjalan sesuai 16. Fungsionalitas membuat FA Stoke Take berjalan sesuai 17. Fungsionalitas membuat FA Disposal berjalan sesuai 18. Fungsionalitas melakukan persetujuan FA Additional 19. Fungsionalitas melakukan persetujuan FA Depreciatioan 20. Fungsionalitas melakukan persetujuan FA Transfer 21. Fungsionalitas melakukan persetujuan FA Maintenance 22. Fungsionalitas melakukan persetujuan FA Revaluation 23. Fungsionalitas melakukan persetujuan FA Stoke Take 24. Fungsionalitas melakukan persetujuan FA Disposal Dari keseluruhan hasil pengujian fungsionalitas terhadap aplikasi yang dibangun dalam artikel ini, semua skenario telah berhasil dilakukan. Aplikasi telah berjalan sesuai B. Pengujian Workflow Implementasi workflow dalam perangkat lunak terdapat dalam proses bisnis pembuatan Purchase Invoice dan pembuatan Sales Invoice. Workflow yang dibuat berguna sebagai composite dari beberapa atomic web service, yaitu Workflow InsertPurchaseInvoice yang terdiri dari atomic service GetPurchaseOrder dan CreatePurchaseInvoice, serta Workflow InsertSalesInvoice yang terdiri dari atomic service GetSalesOrder dan CreateSalesInvoice. Setelah dilakukan pengujian, kedua workflow yang dibuat sudah bisa menjalankan fungsi proses bisnis yang diinginkan. V. KESIMPULAN Dari proses pengerjaan selama perancangan, implementasi, dan proses pengujian aplikasi yang dilakukan, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut. 1. Perangkat lunak yang dirancang dan dibangun dalam artikel ini dapat mengakomodasi beberapa proses-proses bisnis untuk domain fungsional Account Payable, Account Receivable, dan Fixed Asset. 2. Perangkat lunak yang dirancang dan dibangun dalam artikel ini telah mengimplementasikan bentuk arsitektur berbasis Service Oriented Architecture (SOA), yaitu pada tingkat service layer aplikasi dengan menggunakan teknologi WCF Service. 3. Perangkat lunak yang dirancang dan dibangun dalam artikel ini telah dibangun dengan menggunakan pendekatan workflow. Pendekatan workflow ini diimplementasikan dengan menggunakan teknologi Windows Workflow Foundation pada subproses-subproses bisnis yang mungkin berubah alur prosesnya dan berjalan otomatis. UCAPAN TERIMA KASIH Penulis A.C.A mengucapkan syukur kepada Allah SWT serta terima kasih kepada orang tua, keluarga, kerabat, teman-teman, dosen dan pihak-pihak lain yang membantu pengerjaan penelitian. DAFTAR PUSTAKA [1] S.R. Magal and J. Word, Integrated Business Processes with ERP System, 1st ed. Wiley, 2011.

5 JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 2, No. 1, (2014) ISSN: ( Print) 5 [2] T. Erl, Service-Oriented Architecture (SOA): Concepts, Technology, and Design. Prentice Hall, [3] Microsoft. (2013, Jul.) MSDN Microsoft. [Online]. [4] M. Collins, Beginning WF, 1st ed, Apress, 2010.