ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMUN 3 PURWOREJO. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMUN 3 PURWOREJO Naskah Publikasi diajukan oleh Hendri Priatmoko Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012

2

3 ANALISISAND DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS LIBRARY IN SMUN 3 PURWOREJO ANALISIS DAN PERANCANGANSISTEMINFORMASI PERPUSTAKAANPADA SMUN 3 PURWOREJO Hendri Priatmoko Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT The development of information technology in this era of rapid globalization, it is meant for ease of human life. With existence of information technology, a company can improve its business processes or an agency can increase the effectiveness of its performance. Nowadays information technologyapplied in many different fields, one of which is education. In connection with the development of technology that all things are computerized, then we also performed with the data processing computer system to make it easier. Data processing system is one of the functions in providingservices to meet every demand and management. Good data processing systemcan always solve the problems that occur and can produce information accurately,quickly and accurately. Elementary School Library SMUN 3 Purworejo data management books still use manual way is by writing a transaction-siswinya pepinjaman student book on a sheet of paper, in terms of the effectiveness in use is still very less as it takes a long time to write down the identity of the borrower, the title of the book in borrowing, the date borrowed, and date pengembaliaan books. Including the problem of doubling the data borrowers. So from the above problems, the author intends to create a library application based komputerisisasi so data books and data on the borrower can manage quickly and in detail in order to minimize the occurrence of lack of valid data or copying data. Keywords: Information Systems, Circulation, Elementary school library SMUN 3 Purworejo

4 1. Pendahuluan Perkembangan pesat teknologi informasi yang tumbuh saat ini menimbulkan implikasi yang sangat luas pada segala aspek kehidupan manusia dalam waktu yang relatif singkat. Teknologi, terutama di bidang komputer dan komunikasi telah mengubah secara radikal paradigma kehidupan manusia. Keunggulan teknologi bahkan dapat menggantikan posisi manusia sebagai alat dalam melakukan sebuah pekerjaan. Salah satu aspek yang dapat dilihat pada revolusi teknologi informasi ialah pada aktifitas pengolahan data atau data processing. Aktifitas yang semula dikerjakan secara manual, secara perlahan-lahan mulai digantikan oleh piranti teknologi informasi berupa komputer. Tentu saja dengan migrasi nya aktifitas secara manual ke digital atau komputerisasi memberikan nilai plus bagi pengolahan data itu sendiri. Keunggulan sistem komputerisasi dibanding dengan manual diantaranya adalah kapasitas penyimpanan yang besar, dapat mengolah atau memproses data dengan jumlah data yang banyak dengan waktu yang relatif singkat serta akurat sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan oleh pengguna informasi. Perpustakaan sekolah sebagai salah media informasi dari satu pelayanan sirkulasi merupakan wujud dari fasilitas yang diberikan oleh sekolah bagi siswanya. Dengan pengelolaan dan manajemen yang baik maka banyaknya anggota maupun non anggota perpustakaan akan mendapatkan pelayanan yang cepat dan membantu terhadap penelusuran buku tanpa harus antri melihat katalog. Pelayanan yang selama ini dilakukan secara manual dalam arti pengolahan data masih ditulis dengan menggunakan buku catatan, pelayanan transaksi buku masuk

5 dan buku keluarnya masih ditulis dengan buku catatan, proses pengolahan datanya pun masih menggunakan manual dicatat dengan menggunakan tulisan tangan manusia di dalam buku catatan, yang memiliki kekurangan antara lain cukup rentan dengan cuaca dan hama. Permasalahan ini dapat di atasi dengan adanya program aplikasi yang dapat membantu memperlancar proses pengolahan dan pelayanan transaksi. Penelitian ini yang berjudul Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Pada SMUN 3 Purworejo, hasil akhirnya berupa aplikasi sistem informasi perpustakaan diharapkan dapat mendukung pelayanan petugas perpustakaan terhadap anggotanya. 1.1 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, masalah pada Skripsi ini dapat dirumuskan sebagai berikut : 1. Bagaimana menganalisis sistem yang ada saat ini di perpustakaan SMUN 3 Purworejo? 2. Bagaimana menganalisis sistem informasi dan merancang sistem informasi supaya dapat menghasilkan laporan secara otomatis, mudah, akurat dan cepat? 2. Landasarn Teori 2.1 Pengertian Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang (Davis, 1995). Mc Leod (1995) mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.

6 2.2 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasiadalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan Komponen Sistem Informasi Stair (1992) menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis computer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen sebagai berikut : 1. Hardware, yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukkan data, memproses data dan keluaran data. 2. Software, yaitu program dan instruksi yang diberikan ke computer. 3. Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses oleh pengguna system informasi. 4. Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dangan sistem komputer secara bersama-sama kedalam suatu jaringan kerja yang efektif. 5. Manusia, yaitu personil dari sistem informasi, meliputi manajer, analis, programmer, operator dan bertanggung jawab terhadap perawatan sistem. 6. Prosedur, yakni tata cara yang meliputi strategi, kebijakan, metode dan peraturan-peraturan dalam menggunakan sistem informasi berbasis komputer Proses Sistem Informasi Proses-proses standar yang digunakan untuk membangun suatu sistem informasi meliputi langkah-langkah berikut ini (Fatta, 2007): 1. Analisis

7 2. Desain 3. Implementasi 4. Maintenance. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis Sistem Sistem Informasi (ANSI) bias didefinisikan sebagai: Proses organisasional kompleks dimana sistem informasi berbasis computer diimplementasikan.tahap ini bias menjadi tahap yang paling sulit jika klien tidak bias mengindentifikasi kebutuhan atau penutup terhadap pihak luar yang ingin mengetahui detail proses bisnisnya. 3.2 Analisis Kebutuhan Sistem Kebutuhan Fungsional 1. Sistem dapat melakukan entri data buku, dan hal-hal yang berhubungan dengan pendataan buku a. Pengguna dapat memasukkan berbagai jenis buku baru beserta dengan kode buku, judul buku, penerbit, pengarang, ISBN buku b. Pengguna dapat menambahkan koleksi buku baru yang akan di keluarkan. c. Pengguna dapat menampilkan beberapa jenis buku atau kategori koleksi buku yang ada. d. Pengguna dapat mencari koleksi buku berdasarkan judul buku dan penerbit e. Pengguna dapat mengganti beberapa kode buku yang berhubungan dengan kategori buku tertentu

8 f. Pengguna dapat mengurutkan buku berdasarkan kode, judul buku g. Pengguna dapat mengelompokkan buku berdasarkan pengarang dan judul buku apa saja yang telah di tulis yang terdapat didalam perpustakaan 2. Sistem dapat melakukan pendataan anggota a. Pengguna dapat memasukkan anggota baru dengan memasukkan kode anggota, nama, alamat b. Pengguna dapat menampilkan data anggota c. Pengguna dapat menambahkan data anggota baru d. Pengguna dapat merubah data anggota apabila nama dan alamat yang tidak sesuai. 3. Sistem dapat melakukan transaksi peminjaman a. Pengguna dapat mencatat semua transaksi peminjaman b. Pengguna dapat memasukkan data-data dari anggota baik nama, alamat, dan No. Telp. c. Pengguna dapat menampilkan tanggal kembali buku yang dipinjam. d. Pengguna dapat mengetahui apakah anggota sudah mengembalikan buku yang dipinjam 4. Sistem dapat melakukan transaksi pengembalian a. Pengguna dapat mencatat semua transaksi pengembalian. b. Pengguna dapat menampilkan judul buku, nama pengarang, dan nama penerbit buku yang dikembalikan. c. Pengguna dapat menampilkan denda yang harus dibayar oleh peminjam buku (denda 1 buku 2000/hari). d. Pengguna dapat menampilkan kode buku, nama pengarang, dan nama penerbit buku apabila peminjam menghilangkan buku yang dipinjam. e. Pengguna dapat menampilkan tanggal pengembalian f. Pengguna dapat mengetahui nama buku yang belum di kembalikan oleh peminjam atau anggota.

9 5. Sistem dapat melakukan pencatatan laporan a. Sistem dapat mencetak laporan peminjaman siswa dan guru b. Sistem dapat mencetak laporan pengembalian siswa dan guru c. Sistem dapat mencetak laporan data buku d. Sistem dapat mencetak laporan data Anggota Kebutuhan Non-Fungsional Perencanaan dan pengembangan system memiliki tujuan agar dapat memperoleh informasi yang lebih cepat dan tepat serta meningkatkan kualitas kerja. Kebutuhan teknologi atau perlatan yang diperlukan dalam pengembangan sistem terdiri dari: 1. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak merupakan perangkat yang berfungsi untuk melakukan pengerjaan dalam prosessecing system untuk mendukung pekerjaan system computer. untuk melaksanakan proyek ini, maka hanya dibutuhkan beberapa perangkat lunak saja yaitu: Windows 7 Home Premium SP1, Microsoft Visual Studio 2008, MySQL Server dan MySQL Connector.NET Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras yang digunakan dalam penerapan system ini dengan menggunakan komputer yang sudah ada di SMUN 3 Purworejo. Sehingga biaya pengadaan hardware tidak ada. Sedangkan perangkat keras yang digunakan selama penelitian adalah: HP Presario B1200 Notebook (Core 2 Duo T5750, 3GB DDR2, 160GB HDD). 3. Kebutuhan Perangkat Manusia (Brainware) Kebutuhan brainwareuntuk mengerjakan system ini adalah : 1. Analis Sistem

10 Bertugasmempelajari dan menganalisa serta memberikan penjelasan terhadap suatu masalah untuk menyelesaikan dengan sistem. 2. Programer Bertugas melakukan penulisan kode-kode program komputer dan melakukan perancangan program sesuai dengan apa yang di arahkan oleh analis sistem. 3. Operator Bertugas mengoperasikan system yang telah dibuat berupa masukkan (input), pengeditan (update), dan pembuatan laporan dengan bantuan komputer. 3.3 Identifikasi Masalah Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian yang penulis lakukan pada Perpustakaan SMUN 3 Purworejo, dapat didefinisikan bahwa sistem kerja yang berjalan masih kurang efektif dan efisien. Hal ini masih terlihat dari proses atau cara pencatatan maupun pengeditan data transaksi peminjaman dan pengembalian yang memerlukan waktu yang lama karena masih dilakukan secara manual, seperti dengan menginput data dan membuat laporan-laporan dengan menggunakan Microsoft Word. 3.4 Analisis Kelemahan Sistem Tahap pertama yang dilakukan penulis dalam menganalisis data adalah dengan menentukan permasalahan yang terjadi dalam sistem. Diantaranya adalah:

11 Analisis Kinerja (Performance) Analisis Informasi (Information) Analisis Pengendalian (Control) Analisis Efisiensi (Efficiency) Analisis Layanan (Services) 3.5 Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan system merupakan proses mempelajari dan menganalisis masalah yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Tujuan dari analisis ini adalah untuk menguji apakah system baru yang akan diterapkan sebagai pertimbangan system layak pakai atau tidak. Adapun beberapa kelayakan yang akan dipertimbangkan adalah Kelayakan Teknis dan Kelayakan Hukum. Kelayakan Teknis Kelayakan Hukum 3.6 Perancangan Sistem Perancangan system merupakan penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu ke satuan yang utuh dan berfungsi. Sistem Yang Diusulkan Flowchart Sistem Flowchart adalah diagram yang terdiridarisimbol-simbol geometris dengan anak panah yang menghubungkan satu symbol dengan symbol lainnya. Sistem flowchart menunjukkan aliran data yang lewat dari satu unit organisasi atau dari satu mesin pengolah ke unit/mesin yang lain di dalam sebuah organisasi.

12 3.6 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram merupakan gambaran sistem secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau disimpan. DFD merupakan alat yang dapat mengambarkan arus data di dalam sistem secara terstruktur dan jelas Diagram Konteks Diagram konteks menggambarkan aliran data secara umum yang terjadi antara pelaku ( external entity) dalam satu atau lebih proses. Dalam diagram konteks yang tergambar pada Gambar 3.1 menunjukkan ada tiga pelaku yaitu: petugas perpustakaan, anggota dan kepala sekolah. Gambar 4.1 Diagram Konteks

13 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram merupakan gambaran sistem secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau disimpan. DFD merupakan alat yang dapat mengambarkan arus data di dalam sistem secara terstruktur dan jelas. Perancangan Basis Data Perancangan database dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur dari tiap-tiap file yang diidentifikasikan pada desain secara umum. Teknik normalisasi akan digunakan dalam perancangan database secara rinci agar diperoleh basis data yang optimal dlam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam manipulasi data. 4. Implementasi Sistem Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan atau menerapkan sistem supaya siap untuk digunakan dan dioperasikan. Tahap-tahap yang dilakukan pada implementasi sistem antara lain: 4.1 Implementasi Database Sistem Informasi Perpustakaan SMU Negeri 3 Purworejo menggunakan database MySQL Server untuk menampung data. Pada tahap instalasi database server MySQL, administrator melakukan konfigurasi di beberapa area sistem untuk memastikan service dari MySQL Server dapat berjalan, sehingga aplikasi dapat menyimpan, membaca atau memodifikasi data dengan baik pula. Beberapa konfigurasi sistem yang dilakukan antara lain: 1. Instalasi server sebagai sebuah service sehingga server MySQL akan selalu dijalankan ketika komputer di aktifkan.

14 Gambar 5.1 Status Server MySQL 2. Memberikan password untuk user root, sehingga sistem database tidak dapat dengan mudah digunakan oleh orang yang tidak berhak. Gambar 5.2 Konfigurasi User Aplikasi 3. Setelah tahap instalasi server database, database SMUNTI PERPUS, dengan object-object database seperti tabel, view, maupun procedure yang akan digunakan oleh aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan SMUN Negeri 3 Purworejo harus disediakan / di restore. Proses restore menggunakan file dump database yang pernah dilakukan sebelumnya sebagai backup dari sistem database.

15 Gambar 5.3 Obyek Database yang Digunakan Aplikasi 4.2 Implementasi Program Untuk dapat menggunakan Aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan, aplikasi harus diinstall di komputer client. Komputer client tidak harus berada pada komputer yang sama dengan database server. Untuk mempersiapkan aplikasi client, cukup dengan meng-copy-kan folder SI Perpustakaan SMUN 3 Purworejo di lokasi manapun di hard disk komputer client. Untuk memudahkan penulisan, Sistem akan diletakkan pada root drive C:\. Sehingga saat ini tersedia sebuah lokasi folder: C:\SI Perpustakaan SMUN 3 Purworejo.

16 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukan di perpustakaan SMU Negeri 3 Purworejo, dapat diambil kesimpulan: 1. Pengolahan data yang efisien sangat diperlukan untuk mendapatkan informasi yang cepat dan akurat 2. Penggunaan sistem tidak berbasis komputer menghambat semua pihak untuk mendapatkan informasi. 5.2 Saran Berdasarkan analisis dan kesimpulan-kesimpulan di atas, juga sebagai pertimbangan bagi Perpustakaan SMU Negeri 3 Purworejo, saran yang ingin disampaikan adalah: 1. Pengguna aplikasi masih terbatas pada pengguna Administrator dan Petugas. Jika ingin dikembangkan, dapat ditambahkan fitur bagi anggota untuk mendapatkan informasi katalog buku. 2. Untuk kode-kode yang digunakan di dalam tabel-tabel pengarang, penerbit, dan almari masih dilakukan secara manual dan belum ada standarisasi. Sebaiknya dibuatkan aturan untuk penamaan dan pengkodean almari, pengarang, dan penerbit.

17 DAFTAR PUSTAKA Budiharto, W., Visual Basic NET. Yogyakarta: Penerbit Andi Darmayuda, K., Pemrograman Aplikasi Database dengan Microsoft Visual Basic.Net Bandung: Informatika Fatta, H.A, 2007.Analisis dan Perancangan Sistem Informasi: untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Penerbit Andi Hess, K Top 10 Enterprise Database Systems to Consider. Database-Systems-to-Consider.htm (diakses pada 14/01/2011) Jogiyanto, H.M Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi Nugroho, B Database Relasional dengan MySQL. Yogyakarta: Penerbit Andi Sommerville, I Software Engineering ( Rekayasa Perangkat Lunak). Jakarta: Penerbit Erlangga WebDirections.org Backend Development Languages and Systems.. (diakses pada 14/10/2011)