Sistem Informasi e-office

Transkripsi

1 Sistem Informasi e-office sebagai Pendukung Kegiatan Sistem Informasi Pendayagunaan Aparatur Negara (Studi Kasus: Ditjen Aplikasi Telematika, Kementerian Komunikasi dan Informatika) Nani K. Tachjar Sutarno * Penulis adalah Dosen ABFII Perbanas * Penulis dari Depkominfo 28 Digital Potpourri, Vol. 10, No. 1 Maret 2011:28-43

2 Sistem Informasi e-office sebagai Pendukung Kegiatan Sistem Informasi Pendayagunaan Aparatur Negara (Studi Kasus: Ditjen Aplikasi Telematika, Kementerian Komunikasi dan Informatika) Nani K. Tachjar* Teknik Informatika, Institut Perbanas, Jalan Perbanas, Karet Kuningan, Setiabudi, Jaksel, Sutarno** Depkominfo, Jakarta, Abstract. With all the information and communication technologies work processes and content will be transformed from physical and static to digital, mobile, virtual and personal. As a result the speed of business performance is increasing rapidly. Processing speed increased significantly in many modern human activity. The process is very fast and this is inefficient to be applied to the office by using the online office or e-office information systems by using ICT tools. Expected with electronic office (e- Office) will create a performance that uses up the institution. This online office will certainly bring an enormous impact on the workings of institutions that use and the expected impact of such a good impact for institutional use. Kata Kunci: Sistem Informasi, e-office Pendahuluan Tugas Departemen Komunikasi & Informatika R.I adalah merumusan kebijakan nasional, kebijakan pelaksanaan, dan kebijakan teknis di bidang komunikasi dan informatika yang meliputi pos, telekomunikasi, penyiaran, teknologi informasi dan komunikasi, layanan multimedia dan diseminasi informasi. Berdasarkan luasnya cakupan tugas tersebut maka dalam pelaksanaan operasional sehari-hari dilingkup kerja Departemen Komunikasi & Informatika R.I diperlukan kemudahan yang berfungsi untuk lebih meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja karyawan, yaitu dengan mengoptimalkan penggunaan teknologi informasi yang dimiliki. Lembaga pemerintahan yang baik (selanjutnya disebut dengan good governance) merupakan hal yang telah dicanangkan oleh pemerintah dan perlu untuk segera diimplementasikan di lembaga pemerintahan, termasuk dalam tubuh Departemen Komunikasi & Informatika R.I. Good governance dinilai dari berbagai aspek, yaitu; aspek kualitas dan kecepatan pelayanan publik maupun administrasi pemerintahan. Berbagai aspek ini relevan dengan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi. Departemen Komunikasi & Informatika (selanjutnya disebut Depkominfo) R.I merupakan lembaga pemerintah yang memiliki tanggung jawab terhadap perkembangan di bidang komunikasi & informatika di wilayah Republik Indonesia. Sebagai lembaga pemerintah, maka Depkominfo bertindak sebagai pelopor lembaga pemerintah maupun swasta dalam hal pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi untuk mendukung kegiatan operasional di masing-masing lembaga. Para pemegang keputusan di lingkungan Direktorat Jendral Aplikasi Telematika memiliki mobilitas yang yang Sistem Informasi e-office (Nani K. Tachjar & Sutarno) 29

3 tinggi, dan pada saat yang bersamaan diperlukan pengambilan keputusan yang harus segera dieksekusi. Oleh karena itu, diperlukan suatu solusi untuk mengatasi masalah mobilitas para pemangku keputusan yang sesuai dengan prosedur dalam birokrasi pemerintahan. Alternatif solusi dalam menjembatani mobilitas para pemegang keputusan tersebut adalah suatu sistem yang dapat mengatasi jarak dan waktu untuk memberikan keputusan, yang mana pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dalam proses perkantoran di Ditjen Aplikasi Telematika dianggap dapat mengatasi masalah tersebut. Penerapan TIK di Dtijen Aplikasi Telematika yaitu melalui system otomatisasi pelayanan dengan memanfaatkan sistem perkantoran elektronis berbasis komputer (e-office). Pembahasan Masalah Dalam melaksanakan tugasnya, Ditjen Aplikasi Telematika mempunyai visi dan misi yang harus dilaksanakan dalam mencapai tujuan dari dibentuknya Ditjen Informasi Telematika, berikut adalah Visi dan Misi Ditjen Informasi Telematika. Visi: Meningkatkan Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi melalui pengembangan dan pendayagunaan informasi telematika dalam rangka meningkatkan kualitas kehidupan berbangsa dan bernegara. Misi: a. Meningkatkan Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi melalui pengembangan dan pendayagunaan informasi telematika dalam rangka meningkatkan kualitas kehidupan berbangsa dan bernegara. b. Meningkatkan kapasitas layanan informasi dan pemberdayaan potensi masyarakat dalam rangka mewujudkan masyarakat berbasis informasi; c. Mendorong peningkatan informasi pelayanan publik dan industri informasi telematika dalam rangka meningkatkan nilai tambah layanan dan industri informasi; d. Mengembangkan standarisasi dan sertifikasi dalam rangka menciptakan iklim usaha yang konstruktif dan kondusif dibidang industri Komunikasi dan Informatika; e. Meningkatkan Kerjasama dan Kemitraan serta pemberdayaan lembaga Komunikasi dan Informatika pemerintah dan masyarakat. Analisis Sistem Berjalan Dalam lingkungan Ditjen Aplikasi Telematika saat ini kegiatan operasional masih dilakukan secara manual atau dengan kata lain masih menggunakan kertas sebagai media persuratan. Hal tersebut membutuhkan banyak ruangan untuk menyimpan dokumen surat dan disposisi, yang setiap saat terus bertambah. Sebelum dipaparkan mengenai sistem berjalan, akan dijelaskan mengenai istilah-istilah yang digunakan di lingkungan Ditjen Aptel untuk menghindari kesalahpahaman. Berikut ini beberapa istilah dan alur persuratan yang dipergunakan dalam perkantoran di lingkungan Ditjen Aptel. a. Disposisi merupakan lembaran kertas yang disediakan oleh agendaris untuk diisi oleh pimpinan mengenai tindak lanjut surat yang masuk. Disposisi adalah catatan berupa saran, tanggapan, instruksi, dari pimpinan setelah surat dibaca. Gambar 1 merupakan deskripsi arus pendisposisian surat masuk kepada pimpinan yang diteruskan kepada pejabat atau staf di bawah kepemimpinannya. 30 Digital Potpourri, Vol. 10, No. 1 Maret 2011:28-43

4 Gambar 2 merupakan alur proses pendisposisian surat dari pejabat yang paling atas kemudian diteruskan kepada pejabat dibawahnya. Para pejabat memberikan laporan berdasarkan instruksi atau arahan yang terdapat pada lembar disposisi. Setiap pejabat dalam lingkungan Ditjen Aptel memiliki lembar disposisi masing-masing, sehingga lembaran disposisi pejabat eselon 1, 2, 3 dan 4 akan berbeda satu dengan yang lainnya. b. Nota dinas; merupakan surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan, atau bawahan kepada atasan langsung atau pejabat yang setingkat berisi catatan atau pun pesan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan. c. Surat keluar; adalah surat yang ditujukan keluar lembaga yang berhubungan dengan kedinasan. Gambar 1: Struktur Ditjen Informasi Telematika Analisis Masalah Sistem Administrasi Persuratan di lingkungan Ditjen Aptel sudah berjalan, namun belum menggunakan sistem otomatisasi sehingga terjadi beberapa kendala. Berikut kendala-kendala yang terjadi saat ini. 1) Sistem administrasi persuratan masih menggunakan media kertas sehingga membutuhkan banyak kertas dan ruangan yang cukup besar karena volume yang akan terus bertambah; 2) pendistribusian surat masih menggunakan cara manual sehingga harus disampaikan satu persatu kepada penerima surat, baik diposisi mau pun nota dinas; serta 3) pengerjaan surat yang seharusnya dapat dikerjakan dimana saja, harus selalu dikerjakan di kantor karena sifatnya yang manual. Sistem Informasi e-office (Nani K. Tachjar & Sutarno) 31

5 Gambar 2: Alur Surat di Ditjen Aptel Usulan Pemecahan Masalah Hasil analisis yang telah dilakukan menghasilkan suatu pemecahan masalah, yaitu dengan memanfaatkan TIK untuk mengatasi sistem administrasi persuratan. Pemanfaatan TIK diharapkan mampu menjadi solusi yang komprehensif, sehingga dapat meningkatkan indikator kinerja sistem persuratan yang ada di Ditjen Aplikasi Telematika. Pemanfaatan TIK untuk mengatasi masalah sistem administrasi persuratan di ditjen Aptel berupa aplikasi sistem informasi e-office, yang mana sistem ini akan mendijitalisasi semua proses persuratan. Manfaat yang didapat dari aplikasi sistem informasi ini meminimalisir penggunaan kertas, ruangan dan dapat diakses dari mana saja selama terhubung ke internet. Perancangan Pembuatan Sistem Informasi e-office System Development Lyfe Cycle (SDLC) adalah keseluruhan proses dalam membangun sistem melalui beberapa langkah. Ada beberapa model SDLC seperti fountain, waterfall, spiral, rapid, prototyping, incremental, build & fix, dan synchronize & stabilize. Namun, model yang cukup populer dan banyak digunakan adalah waterfall (Kendall, 2003). Dengan siklus SDLC, proses membangun sistem dibagi menjadi beberapa langkah dan pada sistem yang besar, masing-masing langkah dikerjakan oleh tim yang berbeda. Dalam sebuah siklus SDLC, terdapat enam langkah sebagai berikut. 1) Analisis sistem, yaitu membuat analisis aliran kerja manajemen yang sedang berjalan; 2) Spesifikasi kebutuhan sistem, yaitu melakukan perincian mengenai apa saja yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem dan membuat perencanaan yang 32 Digital Potpourri, Vol. 10, No. 1 Maret 2011:28-43

6 berkaitan dengan proyek sistem; 3) Perancangan sistem, yaitu membuat desain aliran kerja manajemen dan desain pemrograman yang diperlukan untuk pengembangan sistem informasi; 4) Pengembangan sistem, yaitu tahap pengembangan sistem informasi dengan menulis program yang diperlukan; 5) Pengujian sistem, yaitu melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat; 6) Implementasi dan pemeliharaan sistem, yaitu menerapkan dan memelihara sistem yang telah dibuat. Siklus SDLC dijalankan secara berurutan, mulai dari langkah pertama hingga langkah keenam. Setiap langkah yang telah selesai dikaji ulang bersama pengguna, terutama dalam langkah spesifikasi kebutuhan dan perancangan sistem untuk memastikan bahwa langkah telah dikerjakan dengan benar dan sesuai harapan. Jika langkah yang dilakukan tidak sesuai, maka tahap tersebut perlu diulangi lagi atau kembali ke langkah sebelumnya. Kaji ulang yang dimaksud adalah quality control, sedangkan pengujian di langkah kelima bersifat quality assurance. Quality control dilakukan oleh personal internal tim untuk membangun kualitas, sedangkan quality assurance dilakukan oleh orang di luar tim untuk menguji kualitas sistem. Semua langkah dalam siklus harus terdokumentasi. Dokumentasi yang baik akan mempermudah pemeliharaan dan peningkatan fungsi sistem. Terkait SDLC dengan pengembangan yang akan dilakukan maka berikut tahapan analisa dari sistem yang berjalan. a. Analisa organisasi dilakukan sebagai data referensi dalam pengembangan sistem. Berdasarkan hasil analisis tersebut, diketahui struktur organisasi yang ada saat ini telah memadai dengan jumlah seperti yang tertera di Tabel 1. b. Tahap selanjutnya yaitu analisis prosedur dan proses kerja. Tahap ini menganalisis prosedur dan proses kerja yang ada di Sekretariat Direkorat Jenderal Aplikasi Telematika. Hasil analisis ini merupakan dasar untuk menetapkan sudut pandang serta arahan terhadap pengembangan sistem e-office. Dimana arus prosedur dan proses kerja harus berjenjang mengikuti hirarki birokrasi. c. Analisis korelasi hubungan antar pejabat. Korelasi hubungan antara pejabat selain terhadap kewenangan fungsi juga terhadap kewenangan akses sumber daya (data). Hal ini berguna untuk menentukan korelasi yang akan diberikan kepada pengguna dalam pengembangan sistem informasi e-office juga untuk menentukan kebijakan sistem lainnya. Hasil analisa korelasi ini diimplementasikan dalam e-office, tertuang dalam tabel kewenangan dan hak akses Tabel 2. d. Pengecualian untuk staff khusus atau sekretaris yang mendapat hak akses lebih, dikarenakan tugasnya yang langsung berhubungan dengan pimpinan. Tabel 1: Struktur Jumlah Pejabat di Ditjen Aptel No Jabatan Jumlah Keterangan 1 Eselon 1 1 Direktur Jenderal 2 Eselon 2 6 Direktur dan SesDitjen 3 Eselon 3 26 Kasubdit & Kasubag 4 Eselon 4 52 Kepala Seksi Sistem Informasi e-office (Nani K. Tachjar & Sutarno) 33

7 Tabel 2 : Korelasi Hubungan antar pejabat di Ditjen Aptel Eselon 1 Eselon 2 Eselon 3 Eselon 4 Eselon 1 X X Eselon 2 X X X Eselon 3 X X X Eselon 4 X X Eselon 1 Admin Surat_dari_eselon_1 instruksi Alamat_contacts Gruup_alamat Url Surat_undangan Surat_eselon_1 Bookmarks Undangan Daftar_alamat Surat_eselon_2 Bookmarks Undangan Daftar_alamat Departement Calon_user Kewenangan Instruksi Surat_dari_eselon_2 instruksi Alamat_contacts Gruup_alamat Url Surat_undangan Eselon 2 surat Nomor_agendar lsmpiran Tipe_surat Sifat_surat Sistem Informasi e-office Surat_dari_eselon_3 instruksi Alamat_contacts Gruup_alamat Url Surat_undangan Surat_eselon_3 Bookmarks Undangan Daftar_alamat Eselon 3 Tata Usaha Surat_dari_eselon_4 instruksi Alamat_contacts Gruup_alamat Url Surat_undangan Surat_eselon_4 Bookmarks Undangan Daftar_alamat Eselon 4 Gambar 3: Diagram Context Sistem Informasi e-office Menu Sistem Aplikasi e-office Sistem aplikasi e-office ini terdiri dari lima menu utama dan mempunyai sub menu di dalam menu-menu utama tersebut, menu-menu tersebut: 1. Beranda, merupakan halaman depan aplikasi; Dalam aplikasi ini terdapat welcome screen, berita, admin panel, serta surat yang masing-masing memiliki link sesuai dengan judulnya. 2. Surat; menu ini terdiri dari beberapa sub menu seperti surat, disposisi, nota dinas, undangan, reference priority dan reference follow up. 34 Digital Potpourri, Vol. 10, No. 1 Maret 2011:28-43

8 3. Organizer; menu ini terdiri dari beberapa sub menu seperti link favorit umum, link favorit pribadi, daftar buku alamat umum, daftar buku alamat pribadi serta tersedia fasilitas untuk melakukan diskusi. 4. Berita; menu ini terdiri dari beberapa sub menu yaitu berita dan reference category. 5. Logout; untuk keluar dari sistem. Login Program Aplikasi Aplikasi e-office merupakan aplikasi yang berbasis web, maka untuk menjalankan aplikasi ini harus diletakkan di server sehingga dapat diakses oleh semua user yang akan menggunakan. Jika nama user dan password yang dimasukkan diterima sistem, maka akan muncul halaman Gambar 5. Gambar 4: Tampilan Login Sistem informasi e-office Menu Beranda Beranda merupakan halaman awal yang berisi informasi mengenai berbagai hal seperti: a. Menu surat; pada halaman beranda berisi shortcut untuk menu surat. Menu surat dipergunakan dapat mengetahui informasi mengenai menu surat disini, mulai dari sub menu surat, disposisi, nota dinas dan undangan dengan memilih angka untuk setiap jenis sub menu yang ada. b. Ucapan selamat datang; ucapan selamat datang ini berisi informasi mengenai pengguna yang sedang login saat ini, mulai dari nama pengguna, tanggal dan waktu akses sistem serta alamat komputer yang digunakan untuk mengakses sistem aplikasi ini. c. Berita; pada halaman depan pengguna dapat membaca berita-berita yang ada, yang pengaturannya diatur oleh sistem administrator. Dalam halaman ini hanya terdapat informasi mengenai judul berita dan tanggal serta waktu dibuatnya berita ini oleh sistem administrator. d. Admin panel; Jika login sebagai sistem administrator, maka dapat mengakses sub menu admin panel sebuah fasilitas yang sangat fundamental untuk sistem aplikasi e-office ini. Dalam menu admin panel dapat dilakukan konfigurasi sistem, pengaturan Bahasa, pengaturan Bagian, Pengaturan Tingkat hak (Role) dan pengaturan Pengguna. e. Account saya; dalam menu Account saya berisi informasi detil mengenai akun pengguna, penetapan hak akses ditentukan oleh sistem administrator. Akan tetapi pengguna umum dapat melakukan perubahan pada akunnya, dengan mengisi kolom- Sistem Informasi e-office (Nani K. Tachjar & Sutarno) 35

9 kolom yang ada. Perubahan yang dapat dilakukan adalah mengubah nama user, alamat , password, alamat, kota, tanggal lahir dan gambar pengguna. Menu Login, Bagian dan level akses tidak dapat diubah oleh pengguna umum, hanya dapat dilakukan oleh sistem administrator. Gambar 5: Tampilan Beranda Gambar 6: Tampilan Menu Surat 36 Digital Potpourri, Vol. 10, No. 1 Maret 2011:28-43

10 Gambar 7: Tampilan Ucapan Selamat Datang Gambar 8: Tampilan Berita Gambar 9: Tampilan Menu Admin Panel Menu Surat Menu Surat adalah modul yang disediakan untuk mengatur surat-surat yang masuk dan keluar terdapat informasi mengenai nomor agenda surat, pengirim surat, tanggal dan waktu surat, perihal surat, nomor surat serta sifat surat. Selain menu-menu tersebut dapat dilakukan penanganan surat yang masuk atau keluar tersebut seperti menampilkan surat, mengubah surat, menghapus surat, menambah surat serta melakukan fasilitas pencarian surat masuk dan keluar. Menu Surat ini berisi beberapa sub menu lainnya, yang berguna untuk mengatur datadata mengenai surat-surat seperti surat, disposisi, memo, undangan serta terdapat data referensi. Sistem Informasi e-office (Nani K. Tachjar & Sutarno) 37

11 Gambar 10: Tampilan Menu Surat a. Surat, pada sub menu ini berisi daftar surat-surat yang ada, dihalaman ini dapat dilihat tampilan suatu surat, menampilkan histori suatu surat, menambah data surat serta mencari data surat yang telah ada. Gambar 11: Tampilan Surat Jika data yang ada berjumlah besar maka akan ditampilkan dalam halaman yang terpisah, maka dapat berpindah halaman dengan mengarahkan pada halaman yang ingin buka. Fasilitas ini ada di bagian kanan bawah tampilan. b. Disposisi; surat masuk yang diterima oleh pimpinan dapat langsung didisposisikan ke level yang dibawahnya untuk dilakukan tindakan. Di halaman ini ditampilkan seluruh disposisi yang ada, adapun informasi mengenai disposisi tersebut disajikan secara detail seperti mengenai nomor agenda, tanggal surat, pengirim, subyek, nomor surat, sifat surat serta dapat dilakukan berbagai macam aksi seperti melihat disposisi, mengubah disposisi, menghapus disposisi serta melakukan pencarian disposisi yang ada. c. Nota Dinas, sub menu Nota Dinas berfungsi untuk menerima surat nota dinas masuk dan mengirimkan kembali dalam bentuk disposisi atau surat. Di halaman ini ditampilkan seluruh nota dinas yang ada, adapun informasi mengenai nota dinas tersebut disajikan secara detail seperti mengenai nomor agenda, tanggal surat, pengirim, subyek, nomor surat, sifat surat serta dapat dilakukan berbagai macam pengaturan seperti melihat nota dinas, mengubah nota dinas, menghapus nota dinas serta melakuan pencarian nota dinas yang ada. 38 Digital Potpourri, Vol. 10, No. 1 Maret 2011:28-43

12 Gambar 12: Tampilan Menu Disposisi Surat Gambar 13: Tampilan Menu Nota Dinas Gambar 14: Tampilan Menu Undangan d. Undangan; pada sub menu undangan ini berguna untuk mengatur undangan yang ada. Di halaman ini dapat dilakukan berbagai macam pengaturan seperti menampilkan undangan yang telah ada, mengubah undangan, menghapus undangan serta mencari undangan yang pernah ada. Sistem Informasi e-office (Nani K. Tachjar & Sutarno) 39

13 Menu Organizer Menu Organizer merupakan alat bantu untuk digunakan dalam manajemen link dan manajemen buku alamat, baik itu link favorit umum maupun pribadi atau buku alamat umum maupun buku alamat pribadi. Setiap link dan buku alamat ada yg bersifat publik atau tidak dapat dilihat keseluruhan level organisasi atau yang bersifat pribadi yang hanya dapat dilihat oleh pengguna yang dimaksud. Selain itu juga tersedia fasilitas untuk melakukan diskusi dalam menu ini, dimana setiap pengguna dapat bergabung disuatu ruang diskusi secara maya. Menu Organizer ini berisi beberapa sub menu yaitu: Link favorit umum, Link favorit pribadi, Buku alamat umum, Buku alamat pribadi, Chatting/ diskusi, dan Diskusi. Gambar 15: Tampilan Menu Organizer a. Link Favorite Umum; pada sub menu ini berguna untuk manajemen link favorit umum, yaitu suatu link yang berisi link yang sering digunakan oleh banyak pengguna. Sistem administrator dihalaman ini dapat melakukan pengaturan seperti menampilkan link yang telah ada, mengubah link yang telah ada, menghapus link yang telah ada, menambah link serta melakukan pencarian link. b. Link Favorit Pribadi; pada sub menu ini berguna untuk manajemen link favorit pribadi, yaitu suatu link pribadi yang yang sering digunakan oleh seorang pengguna, link yang ada disini tidak ditampilkan untuk umum. Seorang pengguna dihalaman ini dapat melakukan beberapa pengaturan seperti menampilkan link yang telah ada, mengubah link yang telah ada, menghapus link yang telah ada, menambah link serta melakukan pencarian link c. Buku Alamat Umum; sub menu ini berguna untuk manajemen buku alamat umum, buku alamat yang ada disini ditampilkan untuk umum. Sistem administrator dihalaman ini dapat melakukan beberapa pengaturan seperti menampilkan buku alamat yang telah ada, mengubah buku alamat yang telah ada, menghapus buku alamat yang telah ada, menambah buku alamat serta melakukan pencarian buku alamat. d. Buku alamat Pribadi; sub menu ini berguna untuk manajemen buku alamat pribadi, buku alamat yang ada disini tidak ditampilkan untuk umum. Seorang pengguna di halaman ini dapat melakukan beberapa pengaturan seperti menampilkan buku alamat yang telah ada, mengubah buku alamat yang telah ada, menghapus buku alamat yang telah ada, menambah buku alamat serta melakukan pencarian buku alamat. e. Chatting atau Diskusi, pada sub menu ini berfungsi sebagai sarana diskusi bagi pengguna sisem aplikasi e-office. Di halaman ini dapat diketahui pengguna yang 40 Digital Potpourri, Vol. 10, No. 1 Maret 2011:28-43

14 sedang bergabung dengan fasilitas diskusi ini dari nama-nama yang ditampilkan pada kolom pengunjung. Gambar 16: Tampilan Link Favorit Umum Gambar 17: Tampilan Menu Link Favorit Pribadi Gambar 18: Tampilan Menu Buku Alamat Umum Menu Berita Menu ini berguna untuk mengatur berita yang ada dihalaman depan (beranda) sistem aplikasi e-office ini dan hanya dapat diakses jika telah masuk dengan login sebagai sistem administrator. Sistem Informasi e-office (Nani K. Tachjar & Sutarno) 41

15 Menu logout Menu logout berfungsi bagi pengguna untuk keluar dari sistem aplikasi e-office. Menu ini diperlukan untuk keamanan sistem, sehingga tidak dapat diakses oleh orang lain jika sudah tidak dipergunakan lagi. Gambar 19: Tampilan Menu Buku Alamat Pribadi Gambar 20: Tampilan Diskusi/Chating 42 Digital Potpourri, Vol. 10, No. 1 Maret 2011:28-43

16 Gambar 21: Tampilan Berita Kesimpulan dan Saran Aplikasi sistem informasi yang dibangun merupakan implementasi e-government dalam pelayanan Ditjen Aplikasi Telematika di bidang tata persuratan dan tat usaha secara transparan dan objektif. Sistem ini menyajikan informasi yang terkait dengan proses surat menyurat dan alur surat keluar dan masuk, khusus untuk meningkatkan pelayanan di bidang mutasi persuratan, seperti untuk alur surat, pendisposisian surat, distribusi surat, dan lain sebagainya. Beberapa hal yang dapat disimpulkan dalam penggunaan dengan menggunakan e-office: 1) Aplikasi e-office dirancang berdasarkan analisis kebutuhan di Ditjen Aplikasi Telematika, Kementerian Komunikasi dan Informatika; 2) dengan adanya aplikasi ini dapat mempercepat mekanisme koordinasi, komunikasi dan penyampaian informasi yang berkaitan dengan Ditjen Aplikasi Informatika; dan 3) secara garis besar sistem ini dapat mulai diterapkan di Ditjen Aplikasi Informatika, meskipun belum semua fitur tersedia lengkap. Daftar Pustaka Handayaningrat, Soewarno Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. Jakarta: Gunung Agung Kadir, Abdul Pengenalan sistem informasi. Jogjakarta: Andi Kendall, Kenneth.E, Julie E. Kendall Analisis dan Perancangan Sistem. Edisi Kelima. Jakarta: PT Prehallindo. Kristanto, Harianto Konsep dan Perancangan Database. Jogjakarta: Andi Offset. Musanef Manajemen Kepegawaian. Jakarta Sistem Informasi e-office (Nani K. Tachjar & Sutarno) 43