BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Riwayat KEMKOMINFO RI Sejarah KEMKOMINFO Sejak jatuhnya pemerintahan orde baru pada bulan Maret 1998 dan berdirinya Kabinet Reformasi dibawah Pemerintahan Abdul Rahman Wahid mendorong meningkatnya kesadaran masyarakat akan hak dan kewajibannya, termasuk hak untuk mengetahui dan mendapatkan informasi untuk mengembangkan wawasan pribadi dan lingkungan sosialnya. Berkaitan dengan itu, maka pemerintah mempunyai tugas dan tanggung jawab besar dalam menciptakan keterbukaan kebebasan masyarakat untuk mengakses informasi terhadap sumber reformasi dan kebebasan pers yang konduktif bagi peningkatan peran serta masyarakat diberbagai aspek kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Terbentuknya pemerintahan Gusdur dan susunan Kabinet Reformasi, Departemen Penerangan tidak termasuk dalam Kabinet Reformasi, dengan kata lain sejak itu pula Departemen Penerangan dibubarkan. Pada tanggal 7 Desember 1999, berdasarkan keputusan Presiden Republik Indonesia No. 153 tahun 2000 yang dipimpin pemerintahan Kabinet Gotong Royong (Megawati Soekarno Putri), maka dibentuklah Badan Informasi dan Komunikasi Nasional (BIKN), 54

2 55 yang bertanggung jawab melaksanakan tugas pemerintah dibidang komunikasi dan informasi nasional sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Selanjutnya berdasarkan Keputusan Presiden No. 16/2001 tanggal 23 Januari 2001 tentang perubahan Keppres No. 166 tahun 2000 tentang kedudukan, tugas, fungsi, kewenangan, susunan organisasi dan tata kerja Lembaga Pemerintahan non Departemen sebagaimana telah diubah dengan Keppres RI No. 173/2000, maka dibentuklah Lembaga Informasi Nasional (LIN) sebagai pengganti Badan Informasi dan Komunikasi Nasional (BIKN), yang bertugas melaksanakan perumusan kebijakan dibidang layanan informasi. Berdasarkan Keppres No. 101/2001 tanggal 13 September 2001 tentang tugas, fungsi, kewenangan, susunan organisasi, dan tata kerja Kementerian Negara yang menetapkan adanya Kementerian Negara Nasional sebagai pengganti Badan Informasi dan Komunikasi Nasional (BIKN), yang bertugas melaksanakan perumusan kebijakan dibidang layanan informasi. Berdasarkan Keppres No. 103/2001 tanggal 13 September 2001 tentang kedudukan, tentang tugas, fungsi, kewenangan, susunan organisasi, dan tata kerja Lembaga Pemerintah non Departemen, sebagaimana diubah dengan Keppres No. 03/2002 tahun 2002 tentang kedudukan, tugas pokok, fungsi, dan kewenangan yang menetapkan Lembaga Informasi Nasional sebagai salah satu Lembaga Pemerintahan non Departemen Komunikasi dan Informasi yang bertugas

3 56 membantu Presiden merumuskan kebijakan dan koordinasi dibidang komunikasi dan informasi termasuk telematika dan penyiaran. Berdasarkan Keppres No. 103/2001 tanggal 13 September 2001 tentang kedudukan, tentang tugas, fungsi, kewenangan, susunan organisasi, dan tata kerja Lembaga Pemerintah non Departemen, sebagaimana diubah dengan Keppres No. 03/2002 tahun 2002 tentang kedudukan, tugas pokok, fungsi, dan kewenangan yang menetapkan Lembaga Informasi Nasional sebagai salah satu Lembaga Pemerintahan non Departemen yang mempunyai tugas pemerintahan dibidang pelayanan informasi nasional. Sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku dan bertanggung jawab langsung terhadap Presiden yang pelaksanaan dan tanggung jawab seharihari dibawah kewenangan Menteri Komunikasi dan Informasi. Dengan adanya perubahan tugas Lembaga Informasi Nasional dari perumusan kebijakan dibidang pelayanan informasi nasional menjadi lembaga yang melaksanakan operasional pelayanan informasi nasional, sehingga dengan perkembangannya perlu dilakukan peninjauan kembali dan perubahan sususan organisasi Lembaga Informasi Nasional dalam Kabinet Gotong Royong. Sesuai dengan persetujuan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No. B/492/M. PAN/2004/ tanggal 10 Maret 2004 dan atas persetujuan MENPAN tersebut struktur organisasi Lembaga Informasi Nasional dan tugas pokok dan fungsi Lembaga Informasi Nasional dikukuhkan dengan surat keputusan Kepala Lembaga Informasi Nasional.

4 57 Berdasarkan pemilihan umum tahun 2004, terbentuknya Kabinet Indonesia Bersatu dengan Kepala Pemerintahan Presiden Susilo Bambang Yudhoyono, maka dibentuklah Departemen Komunikasi dan Informatika RI dengan surat keputusan No. 01/SK/Men.Kominfo/2005 tanggal 1 april 2005 tentang terbentuknya Departemen Komunikasi dan Informatika RI, disingkat DEP.KOMINFO bertugas sebagai berikut : 1. Sebelumnya telah berdiri Departemen Penerangan (DEPEN),kemudian pada masa pemerintahan Presiden Abdurrahman Wahid tahun 1998 DEPEN dibubarkan dan menjadi Badan Informasi Dan Komunikasi Nasional (BIKN) 2. Tahun 2000 masa pemerintahan Presiden Megawati Soekarno Putri, Badan Informasi dan Komunikasi Nasional (BIKN) terbagi menjadi dua, yaitu : A. Kementrian Komunikasi dan Informatika (KOMINFO) yang bertugas sebagai pembuat kebijakan. B. Lembaga Informasi Nasional (LIN) yang bertugas pokoknya bersifat aferasional. 3. Pada masa pemerintahan Presiden Susilo Bambang Yudhoyono di tahun 2004, Kementrian Komunikasi dan Informatika (KOMINFO) dan Lembaga Informasi Nasional (LIN) dirubah menjadi Departemen Komunikasi Dan Informatika sesuai denganpp No. 9 Tahun 2005, No. 10 Tahun 2005 dan No.15 Tahun 2005.

5 58 Dan pada tahun 2009 sesuai Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 DEPKOMINFO berubah nomenklatur menjadi Kementerian Komunikasi dan Informaatika Tugas dan Fungsi DEPKOMINFO RI Tugas dan Fungsi 1. Tugas Kementerian Komunikasi dan Informatika mempunyai tugas menyelenggarakan urusan di bidang komunikasi dan informatika dalam pemerintahan untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara. 2. Fungsi A. Perumusan, penetapan, dan pelaksanaan kebijakan di bidang komunikasi dan informatika; B. Pengelolaan barang milik/kekayaan negara yang menjadi tanggung jawab Kementerian Komunikasi dan Informatika; C. Pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika; D. pelaksanaan bimbingan teknis dan supervisi atas pelaksanaan urusan Kementerian Komunikasi dan Informatika di daerah; dan

6 59 E. Pelaksanaan kegiatan teknis yang berskala nasional Visi dan Misi 1. VISI Terwujudnya masyarakat informasi yang sejahtera melalui penyelenggaraan komunikasi dan informatika yang efektif dan efisien dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia. 2. MISI A. Meningkatkan kapasitas layanan informasi dan pemberdayaan potensi masyarakat dalam rangka mewujudkan masyarakat berbudaya informasi. B. Meningkatkan daya jangkau infrastruktur pos, komunikasi dan informatika untuk memperluas aksesibilitas masyarakat terhadap informasi dalam rangka mengurangi kesenjangan informasi. C. Mendorong peningkatan aplikasi layanan publik dan industri aplikasi telematika dalam rangka meningkatkan nilai tambah layanan dan industri aplikasi. D. Mengembangkan standardisasi dan sertifikasi dalam rangka menciptakan iklim usaha yang konstruktif dan kondusif di bidang industri komunikasi dan informatika. E. Meningkatkan kerjasama dan kemitraan serta pemberdayaan lembaga komunikasi dan informatika pemerintah dan masyarakat.

7 60 F. Mendorong peranan media massa dalam rangka meningkatkan informasi yang beretika dan bertanggung jawab serta memberikan nilai tambah pembangunan bangsa. G. Meningkatkan kualitas penelitian dan pengembangan dalam rangka menciptakan kemandirian dan daya saing bidang komunikasi dan informatika. H. Meningkatkan kapasitas Sumber Daya Manusia (SDM) bidang komunikasi dan informatika dalam rangka meningkatkan literasi dan profesionalisme. I. Meningkatkan peran serta aktif Indonesia dalam berbagai forum internasional di bidang komunikasi dan informatika dalam rangka meningkatkan citra positif bangsa dan negara. J. Meningkatkan kualitas pengawasan menuju terselenggaranya kepemerintahan yang baik (good governance).

8 Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, Wewenang dan hal-hal lain yang menyangkut perusahaan Struktur Organisasi Kementrian Komunikasi dan Informatika Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kementerian Komunikasi Dan Informatika I. MENTERI KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA Staf Ahli A. Staf Ahli Bidang Hukum; B. Staf Ahli Bidang Sosial, Ekonomi dan Budaya; C. Staf Ahli Bidang Komunikasi dan Media Massa; D. Staf Ahli Bidang Teknologi; dan E. Staf Ahli Bidang Politik dan Keamanan.

9 62 II. SEKRETARIAT JENDERAL A. Biro Perencanaan; B. Biro Kepegawaian dan Organisasi; C. Biro Keuangan; D. Biro Hukum; dan E. Biro Umum F. Pusat Data Dan Sarana Informatika G. Pusat Kerja Sama Internasional H. Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat I. Pusat Diklat Pegawai III. DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA DAN PERANGKAT POS DAN INFORMATIKA A. Sekretariat Direktorat Jenderal; B. Direktorat Penataan Sumber Daya; C. Direktorat Operasi Sumber Daya; D. Direktorat Pengendalian Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Informatika; dan E. Direktorat Standardisasi Perangkat Pos dan Informatika; IV. DIREKTORAT JENDERAL PENYELENGGARAAN POS DAN INFORMATIKA A. Sekretariat Direktorat Jenderal;

10 63 B. Direktorat Pos; C. Direktorat Telekomunikasi; D. Direktorat Penyiaran; E. Direktorat Telekomunikasi Khusus, Penyiaran Publik, dan Kewajiban Universal; dan F. Direktorat Pengendalian Pos dan Informatika. V. DIREKTORAT JENDERAL APLIKASI INFORMATIKA A. Sekretariat Direktorat Jenderal; B. Direktorat e-government; C. Direktorat e-business; D. Direktorat Pemberdayaan Informatika; E. Direktorat Pemberdayaan Industri Informatika; dan F. Direktorat Keamanan Informasi. VI. DIREKTORAT JENDERAL INFORMASI DAN KOMUNIKASI PUBLIK A. Sekretariat Direktorat Jenderal; B. Direktorat Komunikasi Publik; C. Direktorat Pengolahan dan Penyediaan Informasi; D. Direktorat Pengelolaan Media Publik; E. Direktorat Kemitraan Komunikasi; dan F. Direktorat Layanan Informasi Internasional.

11 64 VII. INSPEKTORAT JENDERAL A. Sekretariat Inspektorat Jenderal; B. Inspektorat I; C. Inspektorat II; D. Inspektorat III; dan E. Inspektorat IV. VIII. BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA A. Sekretariat Badan; B. Pusat Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Infomatika; C. Pusat Penelitian dan Pengembangan Penyelenggaraan Pos dan Informatika; D. Pusat Penelitian dan Pengembangan Aplikasi Informatika dan Informasi dan Komunikasi Publik; dan E. Pusat Penelitian dan Pengembangan Literasi dan Profesi SDM Komunikasi dan Informatika.

12 Struktur, Pembagian Tugas dan Wewenang pada Perpustakaan Kementrian Komunikasi dan Informatika Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat Sub Bagian Tata Usaha Bidang Pelayanan Informasi Bidang Hubungan Masyarakat Sub Bidang Media Baru Sub Bidang Publikasi Sub Bidang Media Konvensional Sub Bidang Analisis dan Pengelolaan Opini Publik Sub Bidang Dokumentasi dan Perpustakaan Sub Bidang Hubungan Internal dan Eksternal Kelompok Jabatan Fungsional Gambar 3.2 Struktur Pada Perpustakaan Kementrian Komunikasi dan Informatika Pembagian Tugas dan Wewenang Pembagian tugas dan wewenang pada Perpustakaan Kementrian Komunikasi dan Informatika sebagai berikut: A. Kepala Perpustakaan Kepala perpustakaan adalah yang paling berwenang dan bertanggung jawab atas segala sesuatu kebijakan atatupun

13 66 proses yang terjadi pada perpustakaan itu. Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut: 1. Menindaklanjuti baik itu menyetujui atau tidak usulan pengadaan buku oleh sirkulator ataupun pustakawan 2. Melihat laporan bulanan seperti buku tamu, peminjaman buku, pengembalian buku, serta pengadaan setiap bulan. 3. Pendata dan melihat buku mana saja yang terlambat di kembalikan pada waktunya B. Pustakawan Pustakawan adalah staf perpustakaan yang mengatur koleksi perpustakaan yang ada. Tugas dan wewenang pustakawan adalah sebagai berikut: 1. Memberikan kode buku untuk setiap koleksi perpustakaan 2. Mengatur lokasi setiap koleksi yang tersedia di rak perpustakaan 3. Melakukan pengajuan buku baru kepada Kepala Perpustakaan 4. Membuat laporan perpustakaan Kemkominfo secara per bulan ataupun per tahun.

14 Tata Laksana/Prosedur yang sedang berjalan di Perpustakaan KEMKOMINFO Prosedur / Sistem yang sedang berjalan Sistem yang sedang berjalan di perpustakaan KEMKOMINFO sebagian besar masih manual dan beberapa terkomputerisasi. Sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut: 1. Bila karyawan memasuki perpustakaan hal pertama yang harus dilakukan adalah mengisi buku tamu yang akan dijadikan history berapa perbulan karyawan yang mengunjungi Perpustakaan. 2. Karyawan dapat bertanya kepada petugas perpustakaan dimana buku yang ingin ia lihat ataupun pinjam. 3. Bila karyawan ingin meminjam buku maksimal karyawan tersebut meminjam 3 buku dengan batas peminjaman 7 hari.tetapi jika meminjam lebih dari 7 hari, maka peminjam dapat memperpanjang masa peminjaman buku dengan cara mengajukan kembali kepada petugas perpustakaan. 4. Perpustakaan boleh mengajukan pengadaan koleksi apa saja yang belum ada pada koleksi di perpustakaan dan selanjutnya akan dicek oleh Kepala Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat. Bila beliau menyetujui pengadaan koleksinya petugas langsung menghubungi supplier sebagai penyedia koleksi.

15 68 5. Laporan harus dibuat setiap bulan dan pertahun oleh petugas perpustakaan yang selanjutnya akan diserahkan kepada kepala perpustakaan agar dapat dijadikan acuan kepala perpustakaan dalam mengambil sebuah kebijakan perpustakaaan setiap bulan ataupun setiap tahunnnya. Laporan-laporan tersebut terdiri dari : 1. laporan bukutamu : history bukutamu berapa karyawan yang berkunjung setiap bulannnya 2. laporan arus buku : laporan yang terdiri dari buku apa saja yang dipinjam dan dikembalikan setiap bulannya dan pengecekan adakah buku yang terlambat dikembalikan. Serta pengadaan buku setiap bulannya Spesifikasi perangkat lunak dank Keras yang ada Spesifikasi Perangkat keras yang saat ini digunakan pada system berjalan adalah sebagai berikut: 1. Intel Dual Core 2.0 GHZ, L2 cache, 2 GB PC 3200 for DDR 2, Hardisk Maxtor 250 GB. 2. Printer Epson EPL-5700i Laser Printer Sedangkan spesifikasi perangkat lunak yang sedang digunakan adalah sebagai berikut: 1. Windows XP SP2

16 69 2. Microsoft Exel 3. Microsoft Word 4. Internet Explorer Flowchart Gambar 3.3 Flowchart sistem yang sedang berjalan

17 Permasalahan yang dihadapi Berikut permasalahan yang dihadapi dalam system Perpustakaan KEMKOMINFO: 1. Masih belum Sepernuhnya terintegrasi dengan komputer / masih manual sebagian besar 2. Penyimpanan data / database yang terjadi dalam sistem belum terintegrasi satu samalainnya. 3. Kesulitan dalam mencari, mengolah, dan menampilkan history arus buku 4. Kesulitan dalam membuat laporan perbulan dan rentan oleh kesalahan pada laporan yang dibuat. 3.6 Alternatif Pemecahaan Masalah Berdasarkan permasalahaan yang terjadi pada perpustakaan KEMKOMINFO, maka diusulkan beberapa pemecahaan masalah: 1. Merancang sistem terkomputerisasi dan membuat basis data yang terintegrasi satu sama lain serta meminimalisasikan redundancy data 2. Merancang aplikasi berbasis desktop yang terintegrasi oleh basis data yang dibuat sehingga tidak terjadi kesalahan data dan

18 71 memudahkan untuk mencari, mengolah, dan menampilkan apa saja data yang dibutuhkan. 3. Membuat aplikasi untuk membuat laporan yang langsung terintegrasi oleh basis data dan sedikit campur tangan petugas sehingga kesalahaan datapun jadi dikurangi atau diminimalisasikan kesalahan pada laporan.