PROPOSAL PENAWARAN APLIKASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK (TNDE) Untuk Instansi Pemerintah Daerah

Transkripsi

1 PROPOSAL PENAWARAN APLIKASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK (TNDE) Untuk Instansi Pemerintah Daerah LATAR BELAKANG Kepemerintahan yang baik (good governance), telah menjadi wacana yang paling mengemuka dalam pengelolaan administrasi pemerintahan sekarang ini. Hal tersebut sejalan dengan tuntutan akan modernisasi administrasi pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian dokumen dan surat dinas instansi pemerintah. Teknologi informasi dan komunikasi sebagai pendukung tugas pokok dan fungsi belum dimanfaatkan secara maksimal untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas termasuk menjunjang administrasi perkantoran. Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, maka setiap instansi pemerintah pusat dan daerah sudah seharusnya didukung oleh sistem administrasi yang memadai karena kesempurnaan dan kelengkapan sistem administrasi merupakan salah satu kebutuhan yang penting disetiap organisasi atau instansi pemerintah, dengan mengubah sistem manual ke sistem komputerisasi dalam era teknologi informasi penyelesaian dokumen dan surat-surat dinas pemerintah sudah merupakan keharusan dalam upaya untuk melakukan reformasi birokrasi dan untuk mewujudkan kepemerintahan yang baik (good governance). Salah satu diantaranya adalah dengan melaksanakan implementasi aplikasi tata naskah dinas elektronis di lingkungan instansi pemerintah. Tata Naskah Dinas Elektronis selanjutnya di singkat TNDE- yang merupakan bagian dari e- goverment akan menyebabkan suatu instansi dapat melaksanakan kegiatan administrasinya dengan lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien. Dalam bidang pemerintahan, pengembangan Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik mengacu pada Peraturan Menpan Nomor 80 Tahun 2012 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik Di Lingkungan Instansi Pemerintah. 1

2 LANDASAN HUKUM 1. Permenpan Nomor 80 Tahun 2012 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah 2. Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan Dan Strategi Nasional Pengembangan e-government 3. Surat Edaran Menteri Komunikasi dan Informasi No. 65/2002, tentang pengembangan layanan pemerintah secara elektronis pada berbagai instansi pemerintah, baik di pusat dan daerah. 4. Perpres No. 81 Tahun 2010, tentang Grand Design Reformasi Birokrasi Peraturan Pemerintah No. 82. Tahun 2012, tentang Penyelenggaraan Sistem Transaksi Elektronik 6. Peraturan Menteri Kominfo No. 41/PER/MEN.KOMINFO/11/2007, tentang Panduan Umum Tata KelolaTeknologi Informasi dan Komunikasi Nasional MAKSUD DAN TUJUAN Pembuatan dan Penggunaan Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik berupa aplikasi TNDE berbasis web untuk pengelolaan dan pelaksanaan tata naskah dinas yang bertujuan untuk : 1. Memudahkan pengelolaan surat masuk dan surat keluar secara elektronik 2. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan surat menyurat dan pelayanan publik 3. Mempercepat pengelolaan Tata Naskah Dinas secara Elektronik 4. Mewujudkan birokrasi modern yang efektif dan efisien di Instansi Pemerintah TARGET YANG INGIN DICAPAI Target yang ingin dicapai dalam penyelenggaraan Tata Naskah Dinas secara Elektronik dengan Aplikasi TNDE adalah sebagai berikut: 1. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas 2. Menghindari terjadinya tumpang tindih, salah tafsir, dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah dinas; 3. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum. 4. Terciptanya birokrasi modern yang efektif dan efisien di intansi pemerintah daerah / SKPD 2

3 ASAS PENYUSUNAN Dalam pengembangan aplikasi ini, memperhitungkan asas sebagai berikut: 1. Efektif & Efisien : Dalam proses input data, penggunaan form naskah dinas, spesifikasi informasi, serta penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas. 2. Pembakuan : Diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk sesuai ketentuan perundang - undangan yang berlaku. 3. Pertanggungjawaban : Dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan, 4. Keterkaitan : Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan administrasi umum, 5. Kecepatan & Ketepatan : Harus dapat diselesaikan secara tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, serta kecepatan penyampaian dan distribusi; 6. Keamanan : Aplikasi dan dokumen harus aman secara fisik dan substansi mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi. ALUR SURAT MASUK & SURAT KELUAR Alur Surat Masuk Surat yang masuk diterima oleh Tata Usaha / agendaris. Kemudian oleh petugas tata usaha data surat tersebut dientry ke dalam aplikasi, surat discan dengan Hi-Speed ADF Scanner dan kemudian didistribusikan / didisposisi secara elektronik kepada penerima surat. Berikut adalah alur surat masuk: 3

4 Alur Surat Keluar Staf mengajukan konsep yang akan diparaf/koreksi oleh pejabat/pimpinan/atasan. Apabila surat telah disetujui, maka akan diajukan kepada pejabat penandatangan untuk meminta tanda tangan atas surat tersebut. Surat yang yang telah ditandatangi, dikirimkan ke pejabat diatasnya untuk meminta tanda tangan atasannya tersebut, kemudian setelah disetujui oleh pimpinan tertinggi, surat diserahkan ke Tata Usaha untuk diberikan Nomor Surat Keluar, discan dan dikirimkan ke tujuan surat. Pada aplikasi TNDE, proses tersebut bekerja secara elektronik, sering disebut dengan istilah Routing slip, berupa mekanisme yang berfungsi sebagai sarana permohonan petunjuk, tindak lanjut, tanda tangan, dan lain-lain kepada pimpinan. Dalam proses manual, Routing Slip ini berbentuk sebuah formulir. Sedangkan dalam proses elektronis, mekanisme ini berbentuk pengiriman data / pesan internal. Berikut ini adalah alur surat keluar: 4

5 KERJASAMA YANG KAMI TAWARKAN Dalam rangkan mendukung pengembangan e-government khususnya dalam pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik, kami menawarkan kerjasama berupa pembuatan Aplikasi TNDE sesuai dengan peraturan perundang undangan yang berlaku, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan surat menyurat secara elektronik. Kelebihan Kerjasama Yang Kami Tawarkan 1. Pimpinan atau Staff pada Instansi Pemerintah Daerah / SKPD dilibatkan dalam pengembangan Aplikasi, sehingga hasil akhir aplikasi diharapkan sesuai dengan situasi dan kondisi, relevan dengan kebutuhan yang ada. 2. Kepemilikan penuh atas aplikasi yang telah dibuat, semua password dan hak akses akan diserahkan beserta source code nya. 3. Dilengkapi dengan buku panduan penggunaan aplikasi sehingga memudahkan staf dalam memahami dan mengoperasikan aplikasi 4. Bimbingan teknis pengelolaan / pengoperasian aplikasi kepada staf yang ditunjuk untuk mengelola aplikasi tersebut. 5. Layanan purna jual berupa konsultasi, bimbingan, dan perawatan aplikasi selama periode tertentu sesuai kesepakatan. 6. Harga yang relatif murah dan dapat dikomunikasikan sehingga menguntungkan kedua belah pihak. APLIKASI YANG DITAWARKAN Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik yang kami kembangkan merupakan aplikasi berbasis web yang dapat diimplementasikan dalam jaringan lokal maupun internet. Dalam aplikasi ini terdapat beberpa tingkatan pengguna / user level yang dapat dimodifikasi sendiri sesuai situasi dan kondisi pada instansi yang bersangkutan. Fitur Fitur Aplikasi 1. Tampilan aplikasi user friendly 2. Sistem Aplikasi dikembangan menggunakan Code Igniter, bahasa pemrograman framework yang dapat dikembangkan oleh programmer / developer lain. 3. Aplikasi berbasis web yang dapat diimplementasikan dalam jaringan lokal maupun internet. 4. User Level yang dapat diatur / disesuaikan dengan kondisi Instansi yang bersangkutan 5

6 5. Pengaturan Jabatan Pengguna dapat disesuaikan dengan Bagan Struktur Organisasi Instansi yang bersangkutan 6. Fasilitas Chatting dengan user lain untuk mempermudah komunikasi antar user. 7. Fasilitas pencarian data surat secara sederhana dan canggih. 8. Fasilitas Log Aktifitas Surat yang memungkinkan penelusuran tanggal dan waktu surat yang diterima, disposisi, disposisi ulang atau dibalas. 9. Fitur keamanan setiap member menggunakan secure login dan auto sign out apabila aplikasi tidak aktif selama beberapa menit. Sistem dan Lama Pengerjaan 1. Setelah terjadi kesepakatan kontrak, Pihak Instansi Pemda / SKPD menyerahkan ketentuan khusus / data referensi yang dibutuhkan pada aplikasi. 2. Penyesuaian referensi dan Instalasi aplikasi pada server lokal atau hosting di internet dikerjakan dalam waktu 30 hari kerja 3. Penyelenggaraan bimbingan teknis selama 3 hari sesuai kesepakatan 4. Layanan purna jual berupa konsultasi, bimbingan, dan perawatan aplikasi selama 6 bulan atau periode tertentu sesuai kesepakatan. NILAI KONTRAK 1. Harga atau nilai kontrak kerjasama yang kami ajukan adalah sebesar Rp ( Seratus Ribu Rupiah ) 2. Nilai kontrak telah termasuk : Aplikasi TNDE Full Version Penyelenggaraan pelatihan (termasuk akomodasi selama pelatihan) teknis administrator website selama tiga hari di Jakarta (2 orang) atau di tempat Instansi sesuai kesepakatan. Layanan Purna Jual selama 6 bulan atau sesuai kesepakatan. 3. Pembayaran dapat dilakukan secara tunai atau via transfer bank ke : REK BCA : an BAGUS F REK BNI : an BAGUS F 6

7 Kontak PT VIKOSHA PERDANA TEKNOLOGI Ivory Residence Blok 35 F Kebagusan Besar 3 Pasar Minggu Jakarta Selatan Office : Mobile : / CV.VIKOSHA PERDANA Jl. Martadireja II sitinggil 2 No. 4 Mersi purwokerto Telp : ( 0281 ) Mobile :

8 PENUTUP Demikian proposal penawaran aplikasi TNDE ini kami ajukan. Semoga hal ini dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan yang bermanfaat bagi semua pihak yang terkait di dalamnya, Terima kasih. 8