PEMBUATAN APLIKASI SISTEM PENGOLAHAN DATA SISWA SDN NAMPUREJO PURWOREJO. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 PEMBUATAN APLIKASI SISTEM PENGOLAHAN DATA SISWA SDN NAMPUREJO PURWOREJO Naskah Publikasi diajukan oleh Syaifudin Al qodri kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012

2

3 Making applicationsystem for student at SDN NampurejoPurworejo PEMBUATAN APLIKASI SISTEM PENGOLAHAN DATA SISWA SDN NAMPUREJO PURWOREJO Syaifudin Al qodri Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT SD Negeri Nampurejo Purworejo is one of the basic education institutions that in the data processing of students are still using manual methods. This certainly will make the processing of such data to be less than optimal. Based on these problems the author intends his thesis entitled "Making Application System For Student At SDN Nampurejo Purworejo". Issues to be addressed in this activity is how the problem of managing the data of students at SDN Nampurejo can be overcome with the help of this Java based application. The purpose of this activity is to implement the Java application program to facilitate the processing of database management of teachers and students at SDN Nampurejo Purworejo. The method of collecting data by the method of observation, interviews, and book study. To design their own program through several stages such as feasibility studies, preliminary plans, system analysis, system design and system implementation. The author hopes that this application can help the SDN Nampurejo Purworejo in data processing of students in inputting data, search data, and preparing reports to be more effective and efficient. Keywords: Academic Information System, Database Applications, Java

4 1 PENDAHULUAN Perkembangan teknologi informasi saat ini menuntut setiap instansi baik negeri maupun swasta perlu meningkatkan kualitas sumber daya manusia dalam menjalankan sistem yang sedang berlangsung demi meningkatkan kualitas dan daya saing. Salah satu yang terkena dampak perkembangan teknologi informasi adalah sekolah. Manajemen sekolah yang baik tentu tidak lepas dari data data yang banyak dan dapat berubah sewaktu waktu, dalam hal ini adalah data data para pengajar dan tentunya data para siswa itu sendiri. Perubahan data tersebut harus tersimpan dengan baik, sehingga dapat dengan mudah untuk dicari pada saat dibutuhkan. Hal tersebut mendorong penulis untuk mencari solusi pemecahan masalah tersebut. Dengan kemajuan teknologi informasi, tidaklah sulit untuk merubah system pengolahan data secara manual menjadi system pengolahan data yang terkomputerisasi. Hal tersebut yang melatarbelakangi penulis untuk membuat skripsi dengan judul Pembuatan Aplikasi Sistem Pengolahan Data Siswa SD Negeri Nampurejo Purworejo. 2 LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Pengertian Sistem Sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan yang lainya untuk suatu tujuan bersamaan. (Murdick dan Ross, 1993). Sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan atau organisasi. (Kamus Webter s Unbriged). Sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output). (Scott, 1996). Sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegritas dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. (Mc. Leod, 1995) Banyak ahli mengajukan konsep sistem dengan deskripsi yang berbeda, tetapi pada prinsipnya hampir sama dengan konsep dasar sistem umumnya. (Schronderberg, 1971) (Suradinata, 1996) secara ringkas menjelaskan bahwa sistem adalah : 1. Komponen-komponen yang saling berhubungan satu sama lain. 2. Suatu keseluruhan tanpa memisahkan komponen pembentuknya. 3. Bersama-sama dalam mencapai tujuan. 4. Memiliki input dan output yang dibutuhkan oleh sistem lainnya. 5. Terdapat proses yang mengubah input menjadi output. 6. Menunjukan adanya entropi. 7. Memiliki Aturan.

5 8. Memiliki subsitem yang lebih kecil. 9. Memiliki defrensiasi antar subsitem. 10. Memiliki tujuan yang sama meskipun mulainya berbeda Karakteristik Sistem Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya: 1. Batasan (boundary) : Penggambaran dari suatu sitem elemen atau unsur mana yang termasuk di dalam sistem dan yang mana yang di luar sitem. 2. Lingkungan (environment) : Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem. 3. Masukan (input) : Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem. 4. Keluaran (output) : Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layar computer, barang jadi) yang di sediakan untuk lingkungan sitem oleh kegiatan dalam suatu sistem. 5. Komponen (component) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentranformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsitem dari sebuah sistem. 6. Penghubung (interface) : Tempat di mana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi. 7. Penyimpanan (storage) : Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga di antara komponen tersebut bekerja dan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama Pengertian Data Data dapat didefinisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian kejadian nyata atau fakta fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak diacak yang menunjukkan jumlah, tindakan, atau hal (Sutanta, 2004). Data juga sering disebut sebagai bahan mentah informasi Pengertian Informasi Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah

6 memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya Pengertian Sistem Informasi Untuk menghasilkan informasi yang berkualitas maka dibuatlah sebuah sistem informasi. Sistem informasi didefinisikan oleh (Robert A. Laitch dan K. Roscoe Bavis) sebagai berikut: sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Definisi umum sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan. 2.2 Konsep Dasar Basis Data (Database) Pengertian Basis Data Dilihat dari berbagai sudut pandang basis data memiliki beberapa pengertian antara lain: a. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah (Kusrini, 2006) b. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa tanpa pengulangan (redundancy) yang tidak perlu untuk memenuhi kebutuhan (Kusrini, 2006). c. Kumpulan file/table/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik (Kusrini, 2006) Konsep Normalisasi Normalisasi merupakan teknik dalam desain logika sebuah database relasional yang secara tidak langsung berkaitan dengan model data dengan menerapkan aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur table yang normal (Kusrini, 2006).

7 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis Sistem Analisis Kelemahan Sistem Dalam menganalisis kelemahan sistem terdapat beberapa metode yang dapat digunakan. Dalam hal ini penulis menggunakan metode PIECES (performance, information, economic, control, efficiency, services) yaitu, dengan menganalisa kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan. Dari analisis ini akan didapatkan masalah yang akan menjadi objek bahasan untuk menemukan solusi dari masalah yang ada. Adapaun hasil dari analisa tersebut adalah sebagai berikut : 1. Analisis Kinerja (Performance) Hasil dari analisa kinerja (Performance) adalah sebagai berikut: Parameter Troughput Tabel 3.1 Tabel Analisis Kinerja Hasil Analisis Untuk membuat laporan data siswa, pegawai membutuhkan waktu ±15 menit yaitu pengisian arsip data siswa karena pencatatanya masih manual. Response Time Proses pencatatan data memerlukan waktu ±15 menit untuk setiap proses, dan bila mau mengubah data juga lama karena harus membuat lagi dari awal. 2. Analisis Informasi (Information) Hasil dari analisis informasi (Information) adalah sebagai berikut: Parameter Akurasi Tepat waktu Relevan Tabel 3.2 Tabel Analisis Informasi Hasil Analisis Informasi tentang data yang diolah yakni data siswa, data nilai, data guru tidak akurat karena pencatan masih manual. misal penulisan yang tidak jelas dan kesalahan pencatatan Informasi yang disampaikan kurang tepat waktu dan sering terjadi keterlambatan karena masih menggunakan sistem manual sehingga dalam menyampaikan informasi pihak sekolah harus mencari laporanlaporan yang masih berupa tumpukan berkas yang disimpan di dalam rak-rak berkas. Hal tersebut tentunya akan membutuhkan waktu yang lebih lama. di SDN Nampurejo kurang relevan karena data yang dihasilkan dari pencatatan data siswa dan nilai tidak sesuai dengan kebutuhan, masih banyak terjadi kesalahan.

8 3. Analisis Ekonomi (Economic) Hasil analisis Ekonomi (Economic) adalah sebagai berikut: Parameter Biaya Tabel 3.3 Tabel Analisis Ekonomi Hasil Analisis Dibutuhkan biaya sangat besar karena harus membeli peralatan tulis, buku laporan, tempat arsip dan lain-lain, dan ditambah lagi apabila terjadi kesalahan-kesalahan yang mengakibatkan pemborosan kertas yang digunakan menulis laporan. 4. Analisis Kontrol (Control) Hasil analisis kontrol (Control) adalah sebagai berikut: Parameter Kontrol Tabel 3.4 Tabel Analisis Kontrol Hasil Analisis Data di SDN Nampurejo masih disimpan dalam bentuk berkas, bukan berupa file (soft copy) sehingga sulit dalam Controling siapa saja yang bisa mengakses data tersebut. 5. Analisis Efisiensi (Efficiency) Hasil analisis efisiensi (Efficiency) adalah sebagai berikut: Parameter Sumber daya yang digunakan Tabel 3.5 Tabel Analisis Efisiensi Hasil Analisis Sumber daya yang digunakan banyak karena masih melakukan dokumentasi manual yaitu terjadi pemborosan waktu, personil, dan peralatan berupa kertas, terlebih jika kesalahan dalam pembuatan laporan. 6. Analisis Pelayanan (Services) Hasil analisis pelayanan (services) adalah sebagai berikut: Parameter Pelayanan Tabel 3.6 Tabel Analisis Pelayanan Hasil Analisis Layanan untuk laporan data siswa masih terbatas, karena tergantung dengan karyawan yang menangani dan sistem pencarian datanya masih manual (mencari di rak-rak berkas) sehingga pelayanan untuk informasi data siswa

9 3.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem Pembuatan sistem yang baru memerlukan beberapa kebutuhan yang nantinya akan dimanfaatkan dalam proses berjalannya sistem tersebut. Adapun dua jenis kebutuhan sistem: 1. kebutuhan fungsional (functional requirement). Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja nantinya yang dapat dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasiinformasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem. Dalam sistem ini user (guru) dapat melakukan seperti dalam keterangan berikut: a) Guru dapat menginput, edit, delete, data mapel b) Guru dapat menginput, edit, delete, data nilai. Dalam sistem ini admin (tata usaha) dapat melakukan seperti dalam keterangan berikut: c) Tatausaha dapat menginput, edit, delete, data siswa d) Tatausaha dapat menginput, edit, delete, data guru e) Tatausaha dapat menginput, edit, delete, data kelas f) Tatausaha dapat menginput, edit, delete, data bagi kelas g) Tatausaha dapat menginput, edit, delete, data nilai h) Tatausaha dapat menginput, edit, delete, data tahun ajaran i) Tatausaha dapat menginput, edit, delete, data agama j) Tatausaha dapat menginput, edit, delete, data mata pelajaran k) Tatausaha dapat menginput, edit, delete, data master admin l) Tatausaha dapat mencetak laporan biodata siswa dan guru m) Tatausaha dapat mencetak laporan data kelas siswa n) Tatausaha dapat mencetak laporan data nilai persiswa o) Tatausaha dapat mencetak laporan data rekap nilai siswa p) Tatausaha dapat mencetak jadwal pelajaran. 2. Kebutuhan nonfungsional (nonfunctional requirement). Kebutuhan ini adalah tipe kebutuhan yang berisi property yang dimiliki oleh sistem. 3.2 Perancangan Sistem Tahap perancangan sistem merupakan penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau peraturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi, tujuan dari perancangan sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran kepada user dan manajemen tentang sistem yang baru Perancangan UML UML (Unified Modelling Language) merupakan bahasa standar yang digunakan untuk menjelaskan dan menfisualisasikan artifak dari proses analisis dan desain

10 berorientasi objek. Dengan menggunakan UML, developer dapat melakukan pemodelan secara visual yaitu, penekanan pada penggambaran, bukan didominasi oleh narasi Diagram Use Case Gambar 3.1 Diagram Use Case TU

11 Gambar 3.2 Diagram Use Case Guru

12 3.2.2 Perancangan Basis Data Normalisasi Normalisasi merupakan cara pendekatan dalam membangun desain logika basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, teteapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal (Kusrini, 2006 hal 40). 1. Bentuk Tidak Normal Gambar 3.3 Gambar bentuk tidak normal

13 Nis Nama_siswa Tempat_lahir Tanggal_lahir Jenis_kelamin Nama_agama Nama_Ayah Nama_Ibu Pekerjaan_ayah Pekerjaan_ibu Alamat NIP Nama_guru Marital Golongan Ijazah Lulus Nama_pt Keterangan Tabel 3.9 Tidak Normal Nama_kelas Tahun No_presensi Nis Semester Nil_b_indo Nil_mate Nil_ipa Nil_agama Nil_pkn Nil_ips Nil_sbk Nil_penjas Nil_b_ing Nil_mulok Nama_mapel Jadwal_mapel Hari Jam

14 2. Normal Tahap Pertama (1 st Normal Form) Nis Nama_siswa Tempat_lahir Tanggal_lahir Jenis_kelamin Nama_agama Nama_Ayah Nama_Ibu Pekerjaan_ayah Pekerjaan_ibu Alamat NIP Nama_guru Marital Golongan Ijazah Lulus Nama_pt Keterangan Tabel 3.10 Tabel Normal 1 Nama_kelas Tahun No_presensi Nis Semester Nil_b_indo Nil_mate Nil_ipa Nil_agama Nil_pkn Nil_ips Nil_sbk Nil_penjas Nil_b_ing Nil_mulok Nama_mapel Jadwal_mapel Hari Jam 3. Normal Tahap Kedua (2 nd Normal Form) Tabel 3.11 Tabel Normal 2 Siswa Tahun Nis* Kelas Nama_siswa Id_kelas* Tempat_lahir Nama_kelas Tanggal_lahir Bagi_Kelas Jenis_kelamin No_presensi Agama Nilai Nama_ayah Nil_b_indo Nama_ibu Nil_mate Pekerjaan_ayah Nil_ipa Pekerjaan_ibu Nil_agama Alamat Nil_pkn Guru Nil_ips

15 NIP* Nama_guru Tempat_lahir Tanggal_lahir Jenis_kelamin Agama Marital Golongan_ruang Ijazah Tahun_lulus Nama_pt Keterangan Tahun_ajaran Id_tahunajaran* Nil_sbk Nil_penjas Nil_b_ing Nil_mulok Agama Kode_agama* Nama_agama Mapel Id_mapel Nama_mapel Jadwal Id_jadwal Hari Jam Relasi Tabel Relasi antar table digunakan untuk melihat hubungan setiap table yang dibuat. Dalam relasi ini setiap table memiliki primary key yang digunakan sebagai penghubung antara satu table denga table lain. Primary key ini akan digunakan sebagi foreign key di table lain agar table table tersebut dapat berhubungan. Berikut relasi table dari table informasi akademik.

16 Gambar 3.4 Relasi antar tabel 4 IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 4.1 Ujicoba Sistem Ujicoba sistem dimaksudkan untuk menguji program yang telah dibuat dan diimplementasikan dapat berjalan dengan baik, serta sesuai dengan kebutuhan. Ujicoba sistem di lakukan dengan menggunakan unit testing yaitu mengetes setiap modul untuk menjamin setiap modul menjalankan fungsinya dengan baik. Ada dua metode untuk melakukan unit testing yaitu pengujian balck box testing. 4.2 Manual Program Halaman Login Gambar 4.15 Halaman Login

17 4.2.3 Halaman Menu Utama Gambar 4.16 Halaman Menu Utama Halaman Manajemen Data Siswa Gambar 4.17 Halaman Manajemen Data Siswa

18 4.2.5 Halaman Laporan Gambar 4.26 Lapoaran Biodata Siswa 5 PENUTUP 5.1 Kesimpulan Berdasarkan penjelasan bab bab sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan: 1. Dalam proses pembuatan sistem ditemukan beberapa tabel yang saling berelasi antara lain: tabel siswa, tabel guru, tabel kelas, tabel bagi kelas, tabel tahun ajaran, tabel agama,tabel nilai 2. Sistem dapat mencetak laporan data kelas siswa, data rekap nilai siswa, dan jadwal pelajaran lebih cepat dan jarang terjadi kesalahan 3. Pembuatan / pencarian laporan biodata siswa dan guru lebih cepat dan tepat waktu. 5.2 Saran Dengan kesimpulan di atas juga sebagai pertimbangan bagi sekolah dasar SDN Nampurejo Purwodadi Purworejo dalam peningkatan pelayanan dan kinerja data pegawai, saran yang ingin di sampaikan penulis adalah : 1. Sistem yang dibuat hanya sebatas pengolahan data siswa, guru, kelas siswa, jadwal dan nilai. Sehingga masih banyak fitur yang perlu ditambahkan seperti pengolahan pengolahan administrasi keuangan, dan laporan nilai rapor.

19 DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, H Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi Dharwiyanti, S Pengantar Unified Modeling Language (UML). IlmuKomputer.com (diakses pada tanggal 28 januari 2012) Jogiyanto HM Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset Kusrini Strategi Perancangan dan pengelolaan Basis Data.Yogyakarta : Penerbit Andi Sutanta, E.2004.Sistem Basis Data. Yogyakarta : Graha Ilmu..