TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN CASE 1 (CHAPTER 11) PERENCANAAN PENGEMBANGAN APLIKASI CLOUD

Transkripsi

1 TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN CASE 1 (CHAPTER 11) PERENCANAAN PENGEMBANGAN APLIKASI CLOUD Disusun untuk memenuhi salah satu tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM) Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc (CS) Disusun Oleh : DENI AHMAD HIDAYAT NRP. P EK (EK 9 / BPN)

2 BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar belakang, Perusahaan sering menggunakan sistem informasi dalam mewujudkan tujuan demi mencapai efektifitas dan efesiensi perusahaan. Efektifitas dan efisiensi dalam mentransfer teknologi memerlukan perubahan yang terus menerus dan berkelanjutan. Teknologi dan sistem informasi yang merupakan kolaborasi antara teknologi informasi dan komunikasi yang memainkan peran utama pengembangan sistem informasi. Dalam pengembangann sistem informasi tidak sedikit biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Perusahaan senantiasa melakukan efisiensi biaya dalam berbagai komponen pengeluaran keuangan untuk dapat bersaing. Selain efisiensi biaya adanyaa keterbatasan yang dimiliki perusahaan baik dalam bidang pengetahuan Sumber daya manusia (SDM) yang dimiliki, keterbatasan informasi, keterbatasan peralatan dan keterbatasan-keterbatasan lainnya. Dalam pengembangann aplikasi tidak secara otomatis dapat diterima oleh seluruh karyawan pengguna diperusahaan itu banyak sekali kendala yang dihadapi atau rintangan penggunaan aplikasi dimaksudd dengan demikian sudah menjadi tugas dari eksekutip manager untuk dapat memberikan pengertian tentang rencana perubahan dimaksud agar dapat dipakai dan dipahami oleh seluruh pengguna aplikasi dimaksud. Perencanaan pengembangan aplikasi cloud oleh perusahaan Sanmina-SCI yang merupakan salah satu perusahaan pemimpin TI penyedia jasa manufaktur elektronik. Meletakkan dasar yang akan dicoba untuk dilakukan ke arah organisasi TI menuju masa yang datang. Pemimpin TI mengatakan bahwa komputasi pemeliharaan cloud-based sofware dapat bergeser ke sistim vendort host. Dalam pengembangann aplikasi diatas diperlukan pelatihan terhadap staff secara intensif untuk dapat menerima terhadap perubahan perkembangan aplikasi, perubahan dalam teknologi informasi secara cepat akan memiliki dampak terhadap operasi, lingkungan kerja, manajemen, dan posisi bersaing perusahaan di dalam persaingan bisnis. Salah satunya untuk mengurangi persaingan dengan mempergunakan internet dan intranet dalam melayani kebutuhan pelanggan akan produk dari perusahaan tersebut. 1

3 B. Tujuan Tujuan dari penulisan ini untuk mengidentifikasi perencanaan perubahan penggunaan aplikasi yang menunjang perusahaan agar dapat dipergunakan dengan baik oleh para pengguna maupun pengguna akhir, baik dengan perkembangan aplikasii atau perpindahan aplikasi dari aplikasi lama ke aplikasi yang baru disesuaikan dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih. Rencana perpindahan aplikasi yang dimaksud perusahaan adalah dengan mengganti ke aplikasi komputasi cloud-based sofware serta peralihan Sistem Microsoft Outlook-Exchange ke Google Apps A. Tinjauan Pustaka 1. Perencanaan Pengembangan Aplikasi Perencanaan yang menguntungkan dalam menghadapi persaingan kompleks di lingkungan teknologi informasi terutama pada dunia bisnis di masa kini, maka strategis perencanaan bisnis/it melibatkan suatu evaluasi yang bermanfaat dalam mengambil resiko yang dihadapi perusahaan. memanfaatkan persaingan. Suatu model persaingan kekuatan (pesaing, pelanggan, para distributor, peserta baru, dan pengganti) dan strategi persaingan (pemimpin yang dihormati, perbedaan, pertumbuhan, inovasi, dan kerjasama), seperti halnya model jaringan tentang aktivitas dasar berbasis bisnis. Model ini digunakan dalam proses perencanaan strategis untuk membantu menghasilkan gagasan dalam penggunaan teknologi informasi yang strategis untuk mendukung prakarsa e-bisnis baru. Proses prencanaan bisnis TI memiliki tiga komponen utama: a. Pengembangan strategi. BAB II PEMBAHASAN Penggunaan Strategi dasar Teknologi Mengembangkan berbagai strategi bisnis visi bisnis perusahaan. Contohnya, menggunakan teknologi informasi untuk membuat sistem e-busines inovatif yang berfokus pada niiai pelanggan dan bisnis. b. Manajemen Sumber dayaa Mengembangkan berbagai rencana strategi untuk mengelola atau melakukan outsourcing atas sumber daya TI perusahaan, termasuk personil SI, hardware, software, data, dan sumber daya jaringan. Informasi untuk yang mendukung c. Arsitektur teknologi. Membuat pilihan TI strategy yang rnencerminkan arsitektur teknologi informasi yang didesain untuk mendukung usaha bisnis/ti perusahaan 2

4 Proses bertahap dalam perencanaan perubahan melalu fase proses dibawah ini : Tahap 1 : Awareness Perusahaan mulai mengeksplorasi alat dan strategi dari luar, Tahap 2 : Daniel Penolakann dari staff untuk menggunakan aplikasi baru Tahap 3 : Acceptance Setelah memahami akhirnya menerima terhadap segala perubahan Tahap 4 : Change Akhir terjadi perubahan 2. Penggunaan Google Apps Syns untuk Microsoft Outlook Perusahaan bisnis dapat menjalankan Microsoft Outlook pada Google Apps untuk penghematan biaya, serta keamanan (firewell) sedangkan keandalan Google Apps untuk karyawan dengan mudah menggunakan dan chatting. Keunggulann dari Google Apps bagi perusahaan bisnis memberikan pelayanan-pelayanan sebagai berikut ; a. Dukungan pelanggan 24 jam dalam satu minggu (24/7) b. Jaminan tepat waktu (uptime SLA 99,9%) c. Peningkatan fitur bisnis (Blackberry & Microsoft Outlook) d. Peningkatan keamanan e. Komprehensif dalam mengontrol administrasi f. Kapasitas penyimpanan 3 kali lebih besar (25 GB) Beberapa perusahaan telah menggunakan layanan Google Apps untuk menawarkan bisnis 3

5 3. Perusahaan Provider Sanmina SCI Sanmina SCI merupakan perusahaan yang membuat produk elektronik yang paling kompleks serta terfokus pada rekayasa dan komponen pabrikan dan penyedia jasa provider, diantaranya pembuatan jaringan nirkabel, wireline, optik dan peralatan ACTA. Pelanggan melihat perusahaan Sanmina SCI untuk beberapa keunggulan diantaranya ; a. Produk teknologi canggih b. Dukungan rekayasa pada awal pengembangan produk c. Kualitas dan layanan pelanggan secara global Beberapa industri peralatan manufaktur memilih Sanmina SCI karena melihat dari kemampuan perusahaan itu yang menawarkan beberapa keunggulan ; a. Keahlian industri dan kemampuan teknik b. Volume rendah, produktivitas tinggi c. Kecepatan dan fleksibilitas d. Model bisnis terintegrasi secara vertikal e. Globalisasi f. Dengan dengan pelanggann Sanmina SCI juga menyediakan beberapa keahlian yang dapat memuaskan pelanggan diantaranya ; Rekayasa Hardware Rekayasa Teknik Mikroelektronika dan Optik Pembuat Perangkat Lunak (Software) Uji kelayakan Pembuat PCB 4

6 B. Penjelasan Kasus Bahwa CIO dan para menajer harus bisa mengatasi masalah layanan keamanan server dan penggunaan resistensi akhir ketika perusahaan akan berpindah atau migrasi aplikasi ke suatu aplikasi baru cloud-based sofware perusahaan tidak mengabaikan peran dari staf TI. Ketika perusahaan akan mengganti on-premise server jaringann aplikasi dengan mengadopsi cloud-based sofware staf TI merasa kebimbangan dan keresahan dengan penggunaan aplikasi baru tersebut. Karena penggunaan aplikasi yang baru perlu penyesuain dan pengenalan baru terhadap pemakaian aplikasi baru dimaksud. Dengann pindah ke aplikasi cloud-based sofware perusahaan. Sekitar delapan dari 28 departemen TI staf melihat peran mereka berubah ketika Momentum perubahan aplikasi dimulai dengan mematikan server pusat. Dengan kondisi demikian diperlukan peran manajer TI untuk dapat memastikan kesuksesan transisi migrasi aplikasi. Peran manajer sangat dibutuhkan dengan memberikan pengertian dan penjelasan mengenai maksud dari rencana perubahan itu agar dapat berhasil dalam pelaksanaan penggunaan aplikasi baru. Keberhasilan perusahaan Sanmina-SCI salah satu pemimpin TI penyedia jasa manufaktur elektronik ketika memutuskan untuk memindahkan karyawan dari premis di Microsoft Outlook-Exchange sistem ke google Apps, sebuah suite komunikasi dan kolaborasi host oleh google, dengan meletakkan konteks apa yang sedang dicoba untuk dilakukan dan ke arah mana organisasi TI menuju dimasa mendatang. Pemimpin TI mengatakan bahwa dengan komputasi pemeliharaan cloud-based sofware dapat bergeser ke sistim vendort host. Pandangan TI bahwa organisasi berorientasi layanan on-premise sistem tetapi memberikan nilai tambah lebih terhadap layanan, dengan penekanan pada on-premise sistem, jaringan dan arsitekturr bahkan mungkin lebih juga dengan penghematan biaya yang lebih agar dapat menguntungkan perusahaan. Pemimpin TI menginginkan cloud-based sofware dapat bergerak lebih cepat untuk bisnis sofware dapat menarik dari dalam atau keluar portal waktu yang singkat. Dengan cepat melakukan perubahan aplikasi baru para staff TI setelah diadakan beberapa pelatihan ulang merasa berharga dari tugas sebelumnya, manjemen TI harus memberikan bantuan dan bimbingan dalam membantu staff selama proses transisi perpindahan aplikasi. 5

7 Dalam memasuki teknologi baru merupakan inovasi digaris depan dengan bisa bergabung lagi dengan sangat antusias waktu menjelaskan visi dan realitas disekitarnya. Dengan peningkatan tipe yang lebih kreatif, pengenalan bekerja menjadi lebih penting untuk departemen TI dari unit bisnis, jenis pendukung infrakstruktur pekerjaan. Jika kita lakukan pekerjaan sempurna untuk melayani in-house service for , tidak satupun pindah ke departemen TI. Biaya merupakan elemen penting dalam mengawali arah pengembangan perusahaan Sanmina-SCI, tetapi perusahaan juga mencari suatu istilah lama untuk menghargai karyawan supaya lebih efektif dan produktif ketika bekerjasama dengan pelanggan dan penyalur. B. Pertanyaan Kasus : 1. Bagaimana peran pengembangan perubahan ketika menggunakan aplikasi cloud? Apakah anda menyetujui pengembangan baru ini? ia atau tidak? Jawaban : Peran pengembangan perubahan aplikasi cloud memiliki beberapaa keunggulan yaitu keterpaduan (integrasi) mulai dari Sistem Operasi, Aplikasi, dan service dalam internet, Cloud berarti Awan. Cloud Base bisa dipandang sebagai sebuah Keterpaduan gabungan pemanfaatan teknologi komputer dan pengembangan berbasis Internet. Cloud adalah metefora dari internet, sebagaimana yang sering digambarkan pada jaringan komputer. Sebagaimana diagram jaringan komputer tersebut, Cloud Computing juga merupakan abstraksi dari infrastruktur kompleks yang disembunyikannya. Cloud Base Computing dimulai dari Google Apps, dalam bayangan Google, Kelak sebuah PC atau Notebook tidak memerlukan sebuah OS independent. Secara ekstrim, 6

8 sebuah PC hanyalah memerlukan sebuah Browser dan koneksi internet. Karena semua aplikasi, mulai dari Sistem Operasi (termasuk instalasi driver, setting dan sebagainya) program-program pendukung, dan jasa-jasa akan tersedia secara online. Pada dasarnya dengan pengembangan aplikasi cloud tersebut menyetujui karena dengan keunggulan aplikasi Cloud Base Computing yang terintegrasi terhadap aplikasi dan service dalam internet sehingga terpadu membentuk jaringan komputer. Ia, karena dasar perencanaan pengembangan TI harus memiliki proses perencanaan yang meliputi tiga komponen utama : 1. Pengembangan strategi. Mengembangkan berbagai strategi bisnis yang mendukung visi bisnis perusahaan. Contohnya, menggunakan teknologi informasi untuk membuat sistem e-busines inovatif yang berfokus pada nilai pelanggan dan bisnis. 2. Manajemen Sumber daya mengembangkan berbagai rencana strategi untuk mengelola atau melakukan outsourcing atas sumber daya TI perusahaan, termasuk personil TI, hardware, software, data, dan sumber daya jaringan. 3. Arsitektur teknologi. Membuat pilihan strategi TI yang rnencerminkan arsitektur teknologi informasi yang didesain untuk mendukung usaha bisnis/ti perusahaan Untuk pengembangann aplikasi cloud telah memenuhi ketiga komponen dari perencanaan pengembangan TI diatas. 2. Mengapa ada hambatan apabila akan memulai menggunakan aplikasi cloud? Apakah dalam mengerjakan pengembangan ini ada hambatan dari luar pekerjaan mereka? Jawab: Apabila dalam satu perusahaan akan memulai sesuatu yang baru tentunya akan mendapatkan hambatan baik dari dalam maupun dari luar organisasi perusahaan. Apalagi dengan perubahan yang drastis tentang penggunaan aplikasi sofware. Hambatan yang datang dari dalam organisasi diantaranya ; - Hambatan dari seluruh staff pelaksana tidak langsung merespon terhadap pengembangan aplikasi baru 7

9 - Staff belum terbiasa dengan program baru dan perlu pelatihan yang intensif agar didapat hasil pengembangan yang diharapkan perusahaan. - Manajer TI harus memberi dorongan dan motivasi. - Implementasi teknologi pendukung kerja yang baru dapat membuat para karyawan ketakutan dan resisten terhadap perubahan tersebut. Adapun hambatan dari luar organisasi adalah - Banyaknya pesaing yang menawarkan aplikasi pengganti dimaksud akan tetapi kualitas dan kuantitasnya belum tentu dapat menjamin jalannyaa aplikasi dimaksud untuk promosi perusahaan itu. - Kurangnya pemakaian akhir / pelanggan - Kurangnya perusahaan dalam rekayasa teknologi - Kurangnya pembiayaan dalam pengembangan aplikasi Hambatan yang datang langsung dari staff pelaksana TI itu sendiri adalah pengaruh mengembangkan karir dan penghasilan yang lebih di perusahaan lain. Serta Staff pelaksana TI belum bersedia menggunakan aplikasi terbaru. 3. Bagaimana cara supaya perusahaan bermanfaat dan dinikmati CIO selama mereka memprakarsai pengembang strategis? berikan beberapa contoh. CIO (Chief Information Officer) adalah suatu jabatan dalam organisasi (bisnis, pemerintahan ataupun nirlaba) yang mempunyai peran sebagai pemimpin dalam penyediaan informasi bagi kelangsungan hidup organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. CIO menjadi semakin vital di era informasi dimana eksistensi organisasi sangat ditentukan oleh kemampuan dalam memberdayakan teknologi informasi dan komunikasi (TIK). CIO sendiri secara fungsional membawahi tiga divisi: Sistem Informasi, Teknologi Informasi, dan Manajemen Informasi. Divisi Sistem Informasi berfungsi untuk menganalisa kebutuhan informasi dari sebuah perusahaan baik saat ini maupun di kemudian hari nanti (aspek demand dari informasi). Secara prinsip ada dua jenis aktivitas yang harus dilakukan oleh divisi ini: a. Business Supports - merupakan fungsi untuk selalu memonitor kebutuhan manajemen perusahaan akan informasi sebagai penunjang dalam menjalankan aktivitas bisnis sehari-hari, mengevaluasi tingkat efektivitas penggunaan aplikasi 8

10 bisnis yang ada, dan mengusulkan aplikasi-aplikasi tambahan maupun perbaikan terhadap yang telah dimiliki, dan mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan baru. b. Information System Studies - merupakan suatu forum penelitian dan pengembangan yang bertanggung jawab untuk selalu memantau perkembangan teknologi di industri dimana perusahaan tersebut beroperasi, terutama bagaimana para kompetitor memanfaatkannya atau merencanakann strategi untuk memanfaatkannya. Secara berkala, forum ini akan mempresentasikan kepada manajemen puncak kesempatan-kesempatan bisnis yang mungkin dilakukan di kemudian hari melalui implementasi perangkat teknologi informasi yang baru. Tim ini pula yang akan menjadi penasehat utama CIO dalam usaha mengembangkan sistem informasi perusahaan. CIO supaya bermanfaat bagi bisnis perusahaan adalah dengan memberikan keleluasaan bagi CIO untuk pengembangan strategis perusahaan dengan melakukan secara proaktif membentuk visi TI sebagai bagian dari strategi e-bisnis Proyek pengembangan aplikasi TI ditempatkan bersama dengan usahaa e-busines untuk membentuk pusat keahlian bisnis yang banyak menggunakann TI, memberikan pelatihan kepada stafff secara kontinu agar pengembangan aplikasi tersebut dapat dipergunakan semaksimal mungkin keuntungan bisnis perusahaan. Selama pengembangann strategis perusahaan juga dapat melakukan strategi berupa 1. Menciptakan Pasar. Penggunaan Internet untuk menggambarkan pasar baru dengan mengidentifikasi kebutuhan pelanggan secara terus menerus dan berlangsung lama. Contoh: Amazon.Com dan E.Trade. 2. Pembentukan jaringan. Penggunaan Internet sebagai jaringan baru untuk mengakses pelanggan, data penjualan, dan memenuhi pesanan secara langsung, menggantikan distribusi fisik dan saluran pemasaran. Contoh: Cisco. 3. Transaksi Perantara. Penggunaan Internet untuk memproses pembelian meliputi saling bertemu untuk mencari pelanggan, membandingkan, memilih, dan membayar online. Contoh: Microsoft Expedia dan Ebay. 4. Media Info. Penggunaan Internet untuk mengurangi biaya pencarian. Contoh: Home advisor dan Auto-By-Tel. 9

11 5. Inovasi dalam pelayanan. Penggunaan Internet untuk menyediakan jasa untuk pelanggan agar dapat menggunakan secara langsung. Contoh: Employease dan Healtheon. 6. Inovasi dalam membentuk jaringan. Penggunaan Internet dapat mengefektifkan interaksi antar semua persediaan jaringan untuk meningkatkann efisiensi. Contoh: Mckesson Mikro. 7. Penguasaan jaringan. Penggunaan Internet sebagai penjualan dan pelayanan. Contoh: Charles Schwab BAB III KESIMPULAN Dari uraian diatas dapat disimpulkan beberapa hal sebagai nerikut: 1. Perencanaan adalah suatu hal penting dalam proses organisasi dengan menggunakan metoda seperti pendekatan skenario dan perencanaan dalam memanfaatkan persaingan untuk mengevaluasi suatu lingkungan organisasi internal dan eksternal; 2. Perencanaan pengembangan aplikasi baru dimulai dengan menetapkan suatu visi organisasi, misi dan sasaran hasil; mengembangkan strategis, taktik, dan kebijakan untuk menerapkan keberhasilannya; 3. Perencanaan melibatkan seluruh investasi teknologi informasi bisnis seperti tenaga ahli dibidang bisnis, program teknologi perusahaan, sumber daya data, arsitektur aplikasi, dan organisasi TI. 4. Perencanaan implementasi dan pengenalan TI dalam merubah proses bisnis diantarannya ; strukturr organisasi, tugas pekerjaan, dan hubungann pekerjaan sebagai hasil strategi TI dan aplikasi seperti prakarsa e-bisnis, tenaga ahli dalam menangani proyek, menyediakan hubungan kerjasama, dan pengenalan tentang teknologi baru. 5. Taktik manajemen perubahan Bisnis/TI adalah perencanaan dan pengembangan untuk mengurangi perlawanan pemakai akhir dan memaksimalkan penerimaan terhadap perubahan bisnis semua stakeholders. 10