KERANGKA ACUAN PENULISAN BEST PRACTICES PAKET

Transkripsi

1 KERANGKA ACUAN PENULISAN BEST PRACTICES PAKET A. Prolog Rentang panjang perjalanan kegiatan PAKET sejak lima tahun terakhir (2005) telah menghasilkan sejumlah cerita sukses. Kisah-kisah keberhasilan tersebut tentu saja amat potensial menjadi inspirasi bagi implementasi kegiatan sejenis. Kesuksesan tidak muncul seketika (instant) tanpa kerja keras dan eksperimentasi trial and error sehingga harus dicoba berulang kali sebelum menemukan formula yang tepat. Inilah menariknya. Kisah-kisah sukses tentang PAKET harus dipastikan diinisiasi oleh para pelaku pada saat memfasilitasi PAKET dengan menggunakan strategi intervensi yang dimiliki. Demi memperkayanya, para pelaku (korkot, fasilitator, POKJA, PAKEM, KBP dan BKM) dapat mengkombinasikan strategi pemberdayaan dengan berbagai potensi local masyarakat. Upaya-upaya tersebut dapat berbentuk kiat, tips dan tricks yang kemudian lebih dikenal dengan best practices. Dalam P2KP Advanced, fokus kegiatan PAKET adalah penanggulangan kemiskinan yang mengedepankan kemitraan Pemda dengan Masyarakat. Sejauh ini Pemda yang dimotori oleh dinas-dinas telah menjalin kerjasama dengan masyarakat dalam merancang pola pembangunan partisipatif. Terbukti bahwa proses penyusunan PJM Pronangkis Kota dibuat dengan mengadopsi proses penyusunan PJM Pronangkis Kelurahan yang dibuat bottom up berbasis kebutuhan riil. Pemda sudah mulai meninggalkan pola pengambilan keputusan yang mengandalkan diskresi (wewenang) sepihak. Beberapa hal yang patut dicatat juga sebagai prestasi adalah sudah terlembaganya proses demokratisasi musrenbang yang dihadiri BKM, menguatnya FK BKM dan PJM Pronangkis kota telah menjadi acuan bagi pelaksanaan kegiatan. Namun demikian, tidak semua Pemda mampu mensinergikan kebijakannya dengan masyarakat. Faktanya, hingga saat ini meski sebagian kota/kab telah berhasil melembagakan pola kebijakan bottom up planning akan tetapi belum ditiru oleh sebagian Pemda Kota/kab lain. Mereka masih tergagap-gagap beradaptasi karena berbagai faktor, seperti terbatasnya kemampuan masyarakat dalam merespon kebijakan, ego sektoral dinas masih tinggi, rendahnya rasa percaya (trust) Pemda untuk mendesentralisasikan, interest politik yang mempengaruhi pengambilan kebijakan, anggaran yang tidak mencukupi atau bervariasinya tahap-tahap pendampingan PAKET antara satu kota/kab dengan kota/kab yang lain Di sisi lain, kalaupun Pemda dan masyarakat telah mampu mencapai prestasi yang patut dikategorikan sebagai Best Practices, para pelaku (KMW, Korkot, fasilitator, POKJA, KBP, BKM atau PAKEM) belum mempunyai kesempatan untuk menuliskan succes story tersebut. Berbagai tantangan tersebut dapat dijawab (salah satunya) dengan berbagi pengalaman dan pertukaran kisah sukses melalui penulisan Best Practices. Namun Minimnya tulisan best practices cukup menyulitkan Pemda untuk mencari referensi. Seandainyapun sempat ditulis, sebagian besar isi kisah best practices yang dilaporkan masih biasa-biasa saja. Belum terlihat dimana pembelajaran keunggulan (best)nya. 1

2 Tak jarang seperti menceritakan kejadian yang memang sudah seharusnya terjadi laiknya laporan perkembangan B.Tujuan Penulisan Best Practice PAKET. B.1. Tujuan Umum KAK Penulisan Best Practices PAKET ini bertujuan untuk memberikan acuan kepada para pelaku (terutama Korkot P2KP Advanced) agar mampu menampilkan cerita-cerita sukses PAKET sebagai lesson learned untuk memperbaiki kualitas pelaksanaan kemitraan melalui aktivitas PAKET. Selanjutnya tulisan-tulisan best practices tersebut diharapkan berguna untuk menjawab tuntutan perubahan secara berkesinambungan B.2. Tujuan Khusus Secara khusus KAK Penulisan Best Practices PAKET bertujuan untuk Menginspirasi dan memotivasi para pelaku untuk : 1. Meningkatkan kreativitas aksi dan fasilitasi dalam pendampingan PAKET melalui pengembangan cara-cara standar manajemen, kebijakan, maupun sistem operasional agar menjadi lebih unik, kreatif, efektif dan efisien. 2. Menemukan metoda dan teknik baru sebagai referensi, meski sebenarnya kisah best practices ideal adalah yang mampu memenuhi seluruh indicatornya secara komprehensif. Jika demikian berarti kisah sukses tersebut amatlah sempurna. Namun menyadari bahwa kesempurnaan sulit dicapai, maka sebuah tulisan best practices setidaknya harus mampu menonjolkan praktek terbaik (best) pada metode, teknik, atau aspek-aspek spesific yang bermanfaat digunakan sebagai kiat, tips atau tricks pendampingan selanjutnya. 3. Mendorong pencapaian kegiatan PAKET di atas indikator standar. Cerita Best Practices PAKET minimal wajib memenuhi 24 indicator dasar siklus PAKET sebelum menjangkau aktivitas yang lebih advanced. Oleh karena itu cerita best practice dapat diambilkan dari salah satu indikator siklus PAKET asalkan benar-benar telah melampaui target standar dan disesuaikan dengan indikator Best Practice dalam kerangka acuan ini. 4. Pembelajaran dari kasus (kasuistis). Cerita best practices dapat menonjolkan kelebihan yang berbeda-beda pada berbagai aspek. Sehingga diharapkan antara satu aktivitas dengan aktivitas yang lain dapat saling melengkapi. Dengan demikian untuk mendapatkan kesempurnaan ideal sebuah aktivitas kita dapat mempelajarinya dari tulisan best practices yang diperoleh dari berbagai macam kegiatan di berbagai tempat. C. Ruang Lingkup Best Practices PAKET Best Practices dapat dikompilasi dari teknik, metode, proses, kegiatan, insentif, atau stimulan yang diyakini lebih efektif dalam memberikan hasil tertentu dibandingkan teknik lainnya. Gagasan utamanya adalah dengan proses yang tepat, pemeriksaan, dan pengujian akan memperoleh hasil dengan lebih sedikit masalah dan kerumitan. Praktik terbaik dapat didefinisikan sebagai upaya untuk mencari cara yang paling efisien dan efektif untuk mencapai tujuan, berdasarkan prosedur yang berulang (cyclical) hingga dapat dibuktikan keefektifannya. Secara terminologis, Best Practices adalah good idea yang memuat aktivitas inovatif yang keluar dari aturan baku (out of the box) dan selalu bisa digunakan sebagai referensi. 2

3 Best practices bagaikan rekor dunia dalam olah raga yang selalu menantang untuk terus dipecahkan. Pencapaian rekor yang lama dianggap sebagai tantangan yang harus ditaklukkan dengan rekor baru. Rasa tidak puas akan hasil yang telah dicapai akan menjadi cambuk untuk mendapatkan hasil yang lebih sempurna. Dinamika best practices adalah konsekuensi dari itikad untuk meningkatkan inovasi dan kreativitas untuk mencapai hasil optimal dengan cara yang lebih efektif. D. Sasaran Sasaran KAK Penulisan Best Practices PAKET adalah semua pelaku, baik di level konsultan maupun di level masyarakat agar memahami penulisan dalam konteks kemitraan F. Indikator Best Practices PAKET Berikut ini adalah beberapa indicator dasar yang dapat dijadikan sebagai indikasi untuk mengkualifikasikan sebuah kegiatan best practices antara lain : F.1. POKJA PAKET 1. POKJA bekerja aktif, dinamis dan idealis. Aktivitas dasar sebuah POKJA mesti terpenuhi sebagaimana tupoksi yang dipersyaratkan baik kualitatif maupun kuantitaif (PAD). Salah satunya adalah prasyarat perenserta aktif perempuan. POKJA mesti bekerja aktif, responsive, problem solver dan idealis mengejar citacita kemitraan dalam penanggulangan kemiskinan. 2. Kesetaraan dan kerjasama. Tugas utama POKJA adalah mendorong terjadinya kolaborasi kemitraan antara dinas dengan masyarakat yang diwujudkan dalam berbagai kegiatan. Salah satu tugas strategis POKJA adalah verfikasi usulan (proposal) PAKEM. Dalam forum ini nilai-nilai Good Governance dalam pengambilan keputusan diaplikasikan. Oleh sebab itu dalam memverifikasi proposal, POKJA dituntut bekerja kolektif, berperan setara, tidak diskriminatif, demokratis, fair, terbuka terhadap masukan dan tidak didominasi oleh satu atau dua orang saja. 3. Memiliki team monev yang bekerja periodic, teamwork dan terjadwal. Sebagai penanggung jawab kualitas aktivitas PAKET di level Kota, POKJA harus melakukan monev ke lapang untuk mengontrol kualitas kegiatan yang dilakukan oleh PAKEM- PAKEM. Kegiatan supervise tersebut dilakukan secara sistematis berdasarkan action plan. Monitoring dan evaluasi dijalankan bersama secara team work, tidak hanya dilakukan oleh satu dua orang saja. Koordinator POKJA dan anggotan-anggotanya saling berbagi peran. 4. Komunikasi dan koordinasi dengan dinas-dinas berjalan baik. Sebagai representasi TKPKD, POKJA mengkoordinasikan dinas-dinas yang tergabung di dalamnya sehingga terjadi sinergi institusional (bukan personal), baik di level POKJA maupun di level PAKEM. Tujuannya agar program-program dinas memiliki keterkaitan dengan upaya peningkatan kesejahteraan dan penanggulangan kemiskinan. 5. BOP dimanfaatkan sesuai azas good governance. Pengelolaan anggaran adalah hal sensitive dalam sebuah organisasi. Termasuk BOP sebagai indicator utama penerapan transparansi dan akuntabilitas. Penggunaan BOP mesti transparan, kuntabel dan jelas untuk aktivitas yang menunjang sinergi kebijakan dinas dengan perencanaan masyarakat. Fungsi utamanya adalah mendukung pengembangan kapasitas, memfasilitasi berbagai forum dan monitoring seluruh kegiatan lapang. 6. PJOK transparan mengelola dana. PJOK PAKET wajib transparan dalam mengelola dana, baik arus pencairan maupun arus penyaluran BLM. Sebab PJOK adalah bagian 3

4 dari POKJA PAKET yang bertugas untuk merancang dan mengelola anggaran BOP Pemda. Publikasi demi menegakkan transparansi tidak hanya dilakukan POKJA dengan memberikan informasi kepada PAKEM, tetapi juga kepada khalayak melalui berbagai media. 7. KBP dan FKBKM terlibat aktif di dalam PAKET. Kondisi ini harus dipastikan mengingat KBP dan FKBKM adalah forum-forum kerelawanan yang sejak lama telah diinisiasi oleh kelompok peduli di level Kota dan BKM-BKM di level Masyarakat untuk mengawal siklus kota, khususnya dalam PPA. F.2. PAKEM 1. Dibentuk atas dasar kesadaran kritis untuk bermitra, bukan atas pemaksaan kehendak maupun kemauan salah satu pihak. PAKEM dibuat berdasarkan consensus untuk melaksanakan kegiatan berdasarkan kebutuhan riil yang tertuang dalam PJM Pronangkis. 2. Keanggotaan tiga pihak. Keanggotaan standar PAKEM adalah terdiri dari Pemda, masyarakat dan swasta atau perguruan tinggi. Kemitraan yang mengakomodasi ketiga pihak tersebut akan membuka peluang bagi PAKEM untuk melakukan chanelling sebagai fase ekspansi kemitraan 3. Orientasi kegiatan PAKET adalah lintas kelurahan, sehingga PAKEM yang bagus adalah yang mampu merealisasikan kegiatan yang bermanfaat bagi lebih dari satu kelurahan yang memiliki sejumlah pemanfaat keluarga miskin. Sebagian kelurahan berasal dari kelurahan/desa berdaya 4. Kemitraan sejati. Artinya kemitraan yang berlaku dalam PAKEM adalah kemitraan yang dibangun secara utuh meliputi seluruh aspek ideal kolaborasi dinas dengan masyarakat yang dimulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga monitoring. 5. Indikasi APBD dalam program SKPD tidak dipaksakan sepihak oleh SKPD. Sehingga APBD yang termuat dalam program SKPD benar-benar dapat dijamin telah diusulkan melalui proses perencanaan panjang yang mengedepankan partisipasi masyarakat. 6. Inovatif dan Melibatkan peranserta wakil semua desa/kelurahan. PAKEM bertugas memfasilitasi terjadinya pelaksanaan kegiatan lintas kelurahan/desa secara adil. Seluruh pihak dari masing-masing desa/kelurahan hendaknya dilibatkan secara aktif dalam proses pengajuan usulan, implementasi kegiatan dan monitoring evaluasi. Selain demokratis dan taat azas, proses dan hasil kegiatan PAKEM mesti memperlihatkan kreativitas dan inovasi. 7. Keterlibatan SKPD-SKPD lintas sektoral, akan menentukan seberapa besar kualitas kemitraan dapat dikonsolidasikan. SKPD yang terlibat dalam PAKEM standar adalah PU. Untuk mempermudah sinergi lintas SKPD, maka di dalam sebuah PAKEM hendaknya terpenuhi dua prasyarat, yaitu terdapat minimal 2 SKPD dalam satu PAKEM atau SKPD selain PU telah aktif terlibat sebagai anggota PAKEM 8. Channelling dengan pihak swasta. Kendatipun target PAKET sementara ini adalah menciptakan kemitraan antara dinas dengan masyarakat, namun tidak menutup kemungkinan untuk mengembangkan kemitraan dengan pihak swasta. Sebab jarang sekali PAKEM yang mampu menggandeng swasta sebagai mitra. 9. Tantangan besar. Keberhasilan menyelesaikan kegiatan di tengah himpitan kesulitan dan tantangan yang mengepung adalah sebuah prestasi tersendiri yang patut diberikan apresiasi sebagai best practices 4

5 F.3. PEMANFAAT Ditinjau dari aspek kemanfaatan, kegiatan PAKET harus menunjang beberapa hal penting sesuai misi utama PAKET, yaitu : 1. Menjangkau pemanfaat KK Miskin. Pelaksanaan kegiatan PAKET hendaknya meningkatkan pendapatan, taraf hidup, layanan dan kemudahan bagi keluarga miskin, terutama mereka yang telah terdaftar dalam PS2. Hal ini setidaknya terlihat dari perbedaan kondisi sebelum dan sesudah kegiatan dilaksanakan. Jika kegiatan tersebut ternyata tidak menimbulkan efek apa-apa terhadap keluarga miskin tentu patut dipertanyakan efektivitas pelaksanaan kegiatan di lokasi tersebut. 2. Peningkatan Pendapatan. Dengan dibangunnya infrastruktur atau fasilitas lain yang memberikan kemudahan bagi keluarga miskin tentunya diharapkan dapat meningkatkan pendapatan keluarga miskin dalam berbagai sektor. Misalnya Nelayan semakin mudah melaut dan memasarkan ikan. Demikian halnya dengan pedagang, dengan dibangunnya jembatan maka semakin memperlancar transaksi di pasar. 3. Kelancaran akses. Pasca dibangunnya fasilitas, harapan utamanya adalah kelancaran akses berbagai sector seperti ekonomi, perdagangan, pertanian, perikanan, peternakan, pendidikan, kesehatan, dan air bersih. Terbukanya akses lintas sector juga menandai keterbukaan akses geografis yang dimulai dengan terhubungnya kegiatan lintas desa/kelurahan. Bersamaan dengan komunikasi dan informasi, kelancaran akses adalah keniscayaan dalam pembangunan. 4. Terlaksananya kegiatan lain. Jika Kegiatan tersebut tidak dilaksanakan maka akan menghambat kegiatan lain. Artinya realisasi kegiatan tersebut akan mempermudah dimulainya kegiatan yang lain. Misalnya pembangunan jembatan mempermudah kelanjutan pembangunan jalan. Pembangunan jalan akan mempermudah dimulainya pembangunan Pasar desa dst. 5. Kegiatan yang dilaksanakan harus lintas desa. Jika PAKEM bersama masyarakat masih melaksanakan kegiatan yang hanya bermanfaat untuk desa/kelurahannya masing-masing maka belum diperoleh nilai tambah yang dapat digunakan sebagai bahan belajar (lesson learned). Sebab sesungguhnya kegiatan bagi keluarga miskin di internal desa/kelurahan telah dituntaskan pada siklus regular sebelum PAKET. G. Mekanisme Penulisan Pengiriman tulisan oleh Korkot Advanced kepada KMP Advanced dapat dimulai setelah pelaksanaan 50 % PAKET tahap 1 (100% pemanfaatan APBD) selesai. Untuk memudahkan, maka tulisan dikirimkan secara terjadwal tiap bulan berdasar cluster (dikoordinir oleh koordinator cluster). Untuk tahun 2010 ini dimulai pada Bulan Maret. Setiap Korkot mengirimkan minimal 2 tulisan. Jadwal Pengiriman Tulisan Best Practices No Bulan Cluster 1. Maret Cluster 1 2. April Cluster 2 3. Mei Cluster 3 4. Juni Cluster 4 5. Juli Cluster 5 6. Agustus Cluster 1 7. September Cluster 2 8. Oktober Cluster 3 5

6 9. November Cluster Desember Cluster 5 H. Penutup Melalui program PAKET, upaya Pemda dan masyarakat untuk saling berintegrasi tak berhenti berproses. Sejumlah inovasi dan kreativitas terus diproduksi demi merealisasikan sinkronisasi peran antara Pemda dengan masyarakat. Sinergi dinas (SKPD) dengan masyarakat adalah langkah dasar yang diharapkan mendorong gerakan yang lebih luas, yaitu kemitraan tiga pilar antara Pemda, Masyarakat dan Swasta. Orientasi strategis kemitraan bahkan bermimpi menggandeng swasta lebih intens agar pembangunan berkelanjutan senantiasa mengakomodasi tiga hal utama yang disebut John Elkington dengan triple bottom line yaitu masyarakat (people), keuntungan benefit dan atau (profit) dan lingkungan (planet). Sebab ketiga elemen tersebut menunjang perubahan positif menuju kepada perbaikan pola pembangunan berkelanjutan secara holistik. Perubahan besar akan lebih optimal dan mudah untuk dirawat sustainabilitynya jika berlangsung secara bertahap (gradual) dibanding perubahan massif (radikal) yang berlangsung seketika (instant). Oleh sebab itu totalitas perubahan sistemik yang dibangun secara evolutif dari serangkaian langkah-langkah continue, bertahap dan ajeg akan lebih kokoh. Pekerjaan kecil, rutin dan parsial tidak selayaknya dipandang sebelah mata, sebab perubahan kecil amat menentukan perubahan besar. Besar kecilnya skala perubahan sistem ditentukan oleh besar kecilnya perubahan instrumeninstrumennya. Sehingga yang pantas diakomodasi dalam best practices tidak hanya cerita keberhasilan kolosal, melainkan kesuksesan kecil dan instrumental juga. TIPS dan TRiCKS Sebelum menulis Best Practices, coba selalu kaitkan dengan pertanyaan-pertanyaan kunci berikut : 1. Apa saja keunggulan-keunggulannya? 2. Mengapa begini? Mengapa Begitu? 3. Bukti-buktinya apa saja? 4. Apa yang harus bias dipelajari oleh orang lain (kreativitas dan Inovasi)? 6