RUANG LINGKUP : Perencanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Lembaga (masing-masing program) Penerimaan/pengeluaran Kas dan Bank

Transkripsi

1 PKBM YPBP Terakreditasi No SK : 007/K.1/SK/AK/2012 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN KEUANGAN TUJUAN : Sebagai pedoman bagi bagian Keuangan (Bendahara) dalam melaksanakan prosedur/mekanisme kerja RUANG LINGKUP : Perencanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Lembaga (masing-masing program) Penerimaan/pengeluaran Kas dan Bank DEFINISI : Pengelolaan Keuangan adalah keseluruhan aktivitas lembaga yang berhubungan dengan usaha mendapatkan dana yang diperlukan dengan biaya yang minimal dan syarat-syarat yang paling menguntungkan beserta usaha untuk menggunakan dana tersebut seefisien mungkin. REFERENSI : - PENANGGUNG JAWAB : Bagian Keuangan/Bendahara

2 RINCIAN PROSEDUR Perencanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Program 1. Bendahara membuat rancangan pendapatan dan belanja masing-masing program dalam 1 tahun. 2. Draft rancangan pendapatan dan belanja lembaga yang sudah dibuat kemudian diajukan ke Ketua PKBM YPBP 3. Jika usulan/disposisi disetujui oleh Ketua PKBM YPBP maka usulan ditandatangani oleh Ketua PKBM YPBP 4. Bendahara/bagian keuangan melaksanakan prosedur/mekanisme kerja sesuai dengan rancangan pendapatan dan belanja lembaga yang sudah disepakati. Penerimaan/Pengeluaran Kas dan Bank 1) Bendahara mencatat semua transaksi yang terjadi setiap hari dari unit usaha dalam buku kas harian/buku kas umum (kas masuk dan kas keluar). 2) Bendahara mengarsip bukti-bukti transaksi yang terjadi setiap hari dari unit usaha baik itu nota, faktur, kwitansi, dll pada odner terpisah (bukti kas keluar dan bukti kas masuk). 3) Merekap semua transaksi dalam satu bulan (pada akhir bulan) yang meliputi pendapatan, pengeluaran, hutang dan piutang. 4) Membuat Laporan Pertanggung jawaban keuangan unit usaha yang meliputi : Rugi laba, neraca, hutang dan piutang secara berkala. LAMPIRAN Draft rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Lembaga (RAPBL) yang diklasifikasikan per program. Proses keuangan

3 Yes MULAI PEMASUKAN Dari Unit Usaha PKBM YPBP Kas BAGIAN KEUANGAN Yes PENGAJUAN RAB Persetujua n PENGELUARAN Pembelanjaan Penting Mengarsip bukti transaksi dan pencatatan uang masuk dan uang keluar No No Keterangan : 1.Memulai kegiatan pengelolaan keuangan 2.Pemasukan melalui Unit Usaha 3.Adanya kas 4.Pengajuan Rencana Anggaran Biaya Operasional 5.Persetujuan pengajuan rencana anggaran biaya, - Jika No, maka proses akan kembali kepada perancangan rencana anggaran biaya - Jika Yes, maka akan melanjutkan kepada proses penggunaan dana/pengeluaran 6.Pengeluaran kas untuk pembelanjaan. 7.Penentuan tingkat kepentingan suatu rencana pengeluaran, - Jika No, maka proses akan terhenti - Jika Yes, maka akan melanjutkan ke proses pencatatan dan pengarsipan bukti transaksi pengeluaran 8.Pencatatan dan pengarsipan bukti kas masuk dan kas keluar 9.Laporan 10.Selesai 9 Laporan Harian dan Bulanan 10 SELESAI

4 PKBM YPBP Terakreditasi No SK : 007/K.1/SK/AK/2012 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN PEMASARAN TUJUAN : Menjalin kerjasama dengan mitra sehingga akan memperluas jejaring PKBM YPBP RUANG LINGKUP : Kerjasama meliputi tahap penjajagan kerjasama, tahap pengusulan dan tahap persetujuan kerjasama. PENANGGUNG JAWAB Litbang dan bagian pemasaran RINCIAN PROSEDUR 1. Bagian pemasaran melakukan promosi dan melakukan negosiasi dengan mitra, institusi/lembaga lain mengenai produk dan program PKBM YPBP serta rencana kerjasama antara kedua belah pihak 2. Berdasarkan hasil pembicaraan Bagian Pemasaran membuat usulan kerjasama atau menerima usulan kerjasama yang diajukan oleh mitra dan mengajukan kepada Ketua PKBM YPBP. 3. Jika usulan kerjasama disetujui oleh ketua PKBM maka usulan kerjasama di tandatangani oleh ketua PKBM 4. Bagian Pemasaran dan atau mitra membuat Surat Kerjasama (MOU) rangkap 2.\ 5. Surat kerjasama ditandatangani oleh kedua belah pihak, bermaterai cukup dan diberikan kepada masing-masing mitra 1 surat perjanjian untuk disimpan. 6. Sistematika Surat Kerjasama (MOU) terdiri dari: a. COVER b. ISI PERJANJIAN c. LAMPIRAN_LAMPIRAN atau sesuai dengan sistematika Surat Kerjasama dari mitra

5 MULAI Produk Pembuatan Perangkat Pemasaran -Kunjungan Marketing -Penyebaran Brosur -Pemasangan Spanduk Sukses Pengolahan Hasil Keterangan : 1.Memulai kegiatan pemasaran 2.Adanya produk yang harus dipasarkan 3.Proses pembuatan perangkat pemasaran seperti brosur, spanduk serta strategi pemasaran. 4.Melakukan proses pemasaran, antara lain : -Kunjungan marketing ke instansi-instansi/mitra -Penyebaran brosur -Pemasangan spanduk di tempat-tempat strategis 5.Keberhasilan proses pemasaran - Jika No, maka proses akan terhenti - Jika Yes, maka akan ada pengolahan hasil oleh bagian pendidikan. 6.Pengolahan hasil oleh bagian pendidikan Selesai 7. END

6 PKBM YPBP Terakreditasi No SK : 007/K.1/SK/AK/2012 TUJUAN : Sebagai pedoman bagi Ketua PKBM dalam melaksanakan prosedur/ mekanisme kerja. RUANG LINGKUP : Membuat Peraturan & Tata tertib Pendidik dan Tenaga Kependidikan Penilaian kinerja Pendidik dan Tenaga Kependidikan Rekruitmen pendidik dan tenaga kependidikan baru PENANGGUNG JAWAB Ketua PKBM YPBP RINCIAN PROSEDUR 1. Peraturan & Tata Tertib Pendidik dan Tenaga Kependidikan STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN KEPENGURUSAN Sekretaris PKBM membuat draft aturan umum pendidik dan tenaga kependidikan yang meliputi: (hari dan jam kerja, kedisiplinan, kebersihan, ketertiban dalam melaksanakan tugas, hak dan kesejahteraan pendidik dan tenaga kependidikan, ijin dan cuti kerja, sanksi, pemutusan hubungan kerja) serta membuat job description (deskripsi pekerjaan) untuk masing-masing bagian. Jika draft aturan umum pendidik dan tenaga kependidikan dan deskripsi pekerjaan tersebut disetujui oleh Ketua PKBM YPBP maka aturan umum pendidik dan tenaga kependidikan tersebut di tandatangani oleh Ketua PKBM YPBP Sekretaris mensosialisasikan aturan umum dan deskripsi pekerjaan pendidik dan tenaga kependidikan tersebut di hadapan seluruh pendidik dan tenaga kependidikan PKBM YPBP. Masing-masing pendidik dan tenaga kependidikan diberi copyan draft deskripsi pekerjaan, aturan dan tata tertib tersebut

7 PENILAIAN KINERJA PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN 1. Ketua memonitor seluruh pendidik dan tenaga kependidikan setiap saat baik dari segi presensi, penampilan, kinerja dan loyalitas 2. Apabila ada salah satu pendidik dan tenaga kependidikan yang dinilai melanggar aturan umum dan tata tertib, maka ia akan dikenakan sanksi/ SP sesuai dengan tingkat pelanggarannya 3. Melakukan PHK (Pemutusan Hubungan Kerja) terhadap pendidik dan tenaga kependidikan yang melakukan perbuatan maupun kesalahan yang dipandang dapat merugikan lembaga. 4. Memberikan penghargaan/ reward terhadap pendidik dan tenaga kependidikan yang berprestasi REKRUITMEN PENDIDIK/TENAGA KEPENDIDIKAN BARU 1) Kalau ada PHK (Pemutusan Hubungan Kerja) terhadap pendidik dan tenaga kependidikan maka sekretaris mengajukan disposisi/ usulan dari bagian yang diperlukan ke ketua PKBM YPBP 2) Jika usulan/disposisi disetujui oleh ketua PKBM maka usulan di tandatangani oleh ketua PKBM. 3) Melakukan proses rekruitment pendidik/tenaga kependidikan baru dengan membuka iklan lowongan kerja yang ditempel di bagian informasi PKBM ataupun melalui surat kabar 4) Melakukan seleksi terhadap lamaran yang masuk sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan 5) Melakukan serangkaian test untuk penetapan calon pendidik/tenaga kependidikan baru yang meliputi tes wawancara maupun praktek 6) Menetapkan calon pendidik/tenaga kependidikan baru yang dianggap memenuhi kriteria yang dibutuhkan serta melakukan proses training.

8 PUSAT KEGIATAN BELAJAR MASYARAKAT Terakreditasi No SK : 007/K.1/SK/AK/2012 NAGARI BATANG BARUS KEC. GUNUNG TALANG KAB. SOLOK Alamat : Jl. Lintas Sumatera Km.20 Kayu Aro. . pkbm_ypbp@ymail.com Telp/Fax / Hp TATA TERTIB PENDIDIK 1. Pendidik wajib datang 10 menit sebelum kegiatan dimulai 2. Pendidik menyiapkan perlengkapan yang diperlukan untuk kelancaran pembelajaran (Presensi kehadiran, materi ajar, alat tulis, dll) 3. Pendidik berpartisipasi dalam menjaga dan memelihara semua fasilitas yang ada di tempat pembelajaran. 4. Membantu dan mengarahkan peserta didik sesuai dengan materi yang diberikan. 5. Menjaga kebersihan dan kerapian ruang dan peralatan pembelajaran. 6. Segala kebijakan yang terkait dengan pembelajaran harap dikoordinasikan dengan pengelola program. 7. Apabila tidak dapat hadir harus ada pemberitahuan (surat ijin / ijin dokter) 8. Pendidik diwajibkan berpenampilan bersih,rapi dan sopan. 9. Merapikan ruang pembelajaran setelah kegiatan selesai

9 PUSAT KEGIATAN BELAJAR MASYARAKAT Terakreditasi No SK : 007/K.1/SK/AK/2012 NAGARI BATANG BARUS KEC. GUNUNG TALANG KAB. SOLOK Alamat : Jl. Lintas Sumatera Km.20 Kayu Aro. . pkbm_ypbp@ymail.com Telp/Fax / Hp TATA TERTIB TENAGA KEPENDIDIKAN 1. Tenaga Kependidikan wajib berpakaian bersih,rapi dan sopan dalam tugasnya. 2. Tenaga Kependidikan wajib datang tepat waktu dan bekerja sesuai jam yang ditentukan. 3. Tenaga Kependidikan wajib bersikap, berucap, bertindak sopan santun dalam bergaul dan dalam melaksanakan tugasnya. 4. Tenaga Kependidikan wajib bekerja dengan sungguh sungguh dalam melayani kepentingan lembaga PKBM YPBP dan sesuai dengan deskripsi pekerjaan masing-masing bidangnya. 5. Tenaga Kependidikan wajib menginformasikan segala sesuatu yang bermanfaat bagi kepentingan lembaga PKBM YPBP. 6. Tenaga Kependidikan wajib menjaga nama baik lembaga PKBM YPBP. 7. Apabila tidak dapat hadir harus ada pemberitahuan (surat ijin / ijin dokter) 8. Tenaga Kependidikan wajib menjaga kerapian dan kebersihan di lingkungan tempat tugasnya.

10 MULAI Berkas Lamaran Calon PTK -Tes Kemampuan -Tes Wawancara Diterima Masa Uji Coba PTK Diterima Sbg PTK Tetap Keterangan : 1.Memulai kegiatan rekruitmen 2.Adanya berkas-berkas lamaran yang masuk 3.Proses seleksi calon PTK 4.Keputusan diterima atau tidaknya seorang calon PTK : - Jika No, maka proses akan terhenti - Jika Yes, maka aka nada proses berikutnya yaitu masa uji coba 5.Masa uji coba (Trainning) bagi PTK yang diterima. 6. Waktu yang digunakan dalam masa uji coba tidak sama bagi setiap orang. 7.Penentuan PTK tetap : - Jika No, maka proses akan terhenti - Jika Yes, maka calon PTK akan diterima sebagai PTK tetap 8. Calon PTK diterima sebagai PTK tetap Selesai 7. PTK Tetap 8. END

11 PKBM YPBP Terakreditasi No SK : 007/K.1/SK/AK/2012 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN PENDIDIKAN TUJUAN : Memberikan penjelasan tentang tata cara pelaksanaan pendidikan/ pembelajaran di lingkungan PKBM YPBP Sebagai pedoman bagi koordinator program dan pendidik, dalam melaksanakan prosedur/ mekanisme kerja. RUANG LINGKUP : Pelaksanaan Pendidikan/ Pembelajaran Pelaksanaan Uji Kompetensi DEFINISI : Pengelolaan pendidikan merupakan upaya untuk menerapkan kaidah-kaidah adiministrasi dalam bidang pendidikan PENANGGUNG JAWAB Pengelola / Penyelenggara PKBM

12 RINCIAN PROSEDUR PELAKSANAAN PENDIDIKAN/ PEMBELAJARAN 1. Pendidik memberikan ucapan salam kepada peserta didik yang datang 2. Pendidik memberikan materi kepada peserta didik sesuai dengan program yang diambil dan sesuai dengan RPP yang sudah dibuat 3. Pendidik memberikan soal latihan kepada peserta didik sesuai dengan materi yang diberikan 4. Pendidik mengecek hasil latihan yang dikerjakan peserta didik 5. Pendidik memberi kesempatan kepada peserta didik untuk bertanya apabila ada materi yang kurang jelas 6. Pendidik memberikan penguatan terhadap materi yang telah disampaikan 7. Pendidik menyampaikan hal-hal yang harus dikuasai pada materi yang disampaikan 8. Pendidik memberikan ucapan salam kepada peserta didik sebelum meninggalkan ruang belajar. 9. Pendidik menyiapkan presensi peserta didik PELAKSANAAN PENILAIAN PEMBELAJARAN 1) Pendidik melaksanakan penilaian terhadap hasil belajar peserta didik secara periodik (harian, mingguan, bulanan, semester) sesuai dengan pedoman penilaian yang telah ditetapkan oleh lembaga. 2) Hasil penilaian direkapitulasi dan disampaikan kepada masing-masing koordinator program. 3) Koordinator program melakukan kontrol/evaluasi terhadap hasil penilaian dari pendidik, menandatangani dan menyampaikan kepada Ketua PKBM YPBP serta disahkan dan ditandatangani oleh Ketua PKBM YPBP. 4) Hasil penilaian yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua PKBM YPBP disampaikan kepada peserta didik maupun orang tua/wali peserta didik.

13 PELAKSANAAN UJI KOMPETENSI (PROGRAM KURSUS / KETERAMPILAN) JENIS UJIAN Ujian dapat dilaksanakan dalam 2 (dua) bentuk yaitu ujian tertulis dan ujian praktek JADWAL DAN WAKTU UJIAN 1. Ujian diselenggarakan setelah semua materi selesai disampaikan 2. Ujian dijadualkan pada hari dan jam kerja 3. Lamanya ujian disesuaikan dengan jumlah dan tingkat kesulitan soal RUANG DAN TEMPAT DUDUK UJIAN 1) Ruang ujian disesuaikan dengan jumlah peserta ujian 2) Jarak antar tempat duduk diatur sekurang-kurangnya 60 Cm 3) Tempat duduk peserta ujian ditentukan oleh pengawas dengan pemberian nomor. PESERTA UJIAN Peserta ujian harus lengkap administrasi sesuai dengan pedoman PENGAWAS UJIAN 1. Pengawas ujian terdiri dari pendidik yang bersangkutan dan dapat dibantu dengan asisten pendidik 2. Perbandingan jumlah pengawas dan peserta ujian sekurang-kurangnya 1 : Apabila pengawas ujian berhalangan hadir harus memberitahukan kepada koordinator pendidikan dan ditentukan penggantinya

14 PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN UJIAN 1. Pendidik menyiapkan soal ujian dan menyerahkannya ke bagian akademis yang telah ditetapkan selambat-lambatnya 3 hari sebelum pelaksanaan ujian 2. Bagian akademis memperbanyak soal ujian dengan memperhatikan aspek keamanan soal. 3. Jika ada ralat terhadap naskah ujian, pendidik menyampaikan ralat tersebut sebelum ujian dimulai dan tidak ada ralat pada saat ujian telah berlangsung 4. Peserta ujian berpakaian rapi, bersih, sopan dan bersepatu 5. Peserta ujian dan pengawas mematikan telepon genggam (HP) selama pelaksanaan ujian 6. Peserta ujian menandatangani daftar hadir ujian HASIL UJIAN 1) Pendidik mengecek hasil ujian peserta didik apabila pelaksanaan ujian sudah selesai 2) Pemberian nilai terhadap peserta didik harus berdasarkan pedoman penilaian yang sudah ada 3) Hasil ujian/ sertifikat akan keluar setelah 3 (tiga) hari dari proses penilaian

15 MULAI HASIL Kurikulum, Silabus, Rancangan Rencana Pembelajaran, dan Modul Proses Belajar Mangajar (PBM) Evaluasi LULUS Keterangan : 1.Memulai kegiatan pendidikan. 2.Adanya hasil (siswa) dari bagian pemasaran. 3.Proses pembuatan/ pembaharuan Kurikulum, Silabus, dan Rancangan Rencana Pembelajaran. 4.Proses Belajar Mengajar (PBM). 5.Proses Evaluasi belajar. 6.Kelulusan - Jika No, maka siswa harus mengulang proses belajar mengajar - Jika Yes, maka siswa akan memperoleh sertifikat 7.Siswa yang sudah lulus memperoleh sertifikat. Selesai 7. Sertifikat 8. END

16 PKBM YPBP Terakreditasi No SK : 007/K.1/SK/AK/2012 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN SARANA DAN PRASARANA TUJUAN : Sebagai pedoman bagi Pengelola PKBM dalam melaksanakan prosedur/ mekanisme kerja. RUANG LINGKUP : Pemeliharaan sarana & prasarana pendidikan Pengadaan / Penambahan sarana & prasarana pendidikan DEFINISI : Sarana pendidikan umumnya mencakup semua peralatan dan perlengkapan yang secara langsung dipergunakan dan menunjang dalam proses pendidikan, seperti: gedung, ruang belajar/kelas, alatalat/media pendidikan, meja, kursi dan sebagaianya. Sedangkan yang dimaksud dengan prasarana adalah fasilitas yang secara tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan, seperti : halaman, kebun/taman sekolah, jalan menuju ke sekolah PENANGGUNG JAWAB Pengelola/Ketua PKBM

17 RINCIAN PROSEDUR PEMELIHARAAN SARANA & PRASARANA PENDIDIKAN 1. Koordinator program bertanggung jawab terhadap kegiatan kerumah-tanggaan lembaga baik meliputi kebersihan, kerapian dan keindahan kondisi tempat pembelajaran 2. Koordinator program bertanggung jawab atas sarana dan prasarana pendidikan baik dari segi keamanan maupun perawatannya 3. Koordinator program membuat laporan tentang kondisi sarana dan prasarana secara periodik kepada Ketua PKBM YPBP PENGADAAN/ PENAMBAHAN SARANA & PRASARANA PENDIDIKAN 1. Apabila kondisi sarana dan prasarana pendidikan perlu ada penggantian atau penambahan, 2. Koordinator program membuat disposisi kebutuhan sarana dan prasarana tersebut ke bagian keuangan / bendahara 3. Bendahara mengajukan disposisi/ usulan dari koordinator program kepada Ketua PKBM YPBP 4. Jika usulan/ disposisi disetujui, maka usulan ditandatangani oleh Ketua PKBM YPBP 5. Bagian keuangan / bendahara menyampaikan hasil disposisi yang sudah disetujui ke koordinator program 6. Koordinator program mencarikan barang/ kebutuhan sarana dan prasarana sesuai disposisi yang diajukan

18 RINCIAN PROSEDUR 1. PELAYANAN TERHADAP PESERTA DIDIK BARU a. Ucapkan salam b. Menawarkan bantuan dengan serius c. Memberikan penjelasan tentang program pendidikan / keterampilan yang tersedia d. Memberikan formulir pendaftaran (peserta didik baru disuruh mengisi data-data sesuai dalam formulir) e. Memberikan jadwal dan waktu pembelajaran (sesuai program yang dipilih) f. Memberikan modul kepada peserta didik g. Menjelaskan tata tertib peserta didik h. Meminta persyaratan peserta didik (fc. Ijasah, fc. KTP, foto 3 x 4 4 lembar) i. Mengarsip data-data peserta didik baru j. Mengucapkan salam ketika calon peserta didik berpamitan PKBM YPBP Terakreditasi No SK : 007/K.1/SK/AK/2012 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN ADMINISTRASI PESERTA DIDIK TUJUAN : Sebagai pedoman bagi tenaga Administrasi dalam melaksanakan prosedur/ mekanisme kerja. RUANG LINGKUP : Pelayanan terhadap peserta didik baru Pengelolaan peserta didik Pembuatan sertifikat PENANGGUNG JAWAB Tenaga administrasi

19 2. PENGELOLAAN PESERTA DIDIK a. Melakukan pengadministrasian dokumen peserta didik (buku induk, ijazah,sertifikat, laporan bulanan, data penempatan kerja, dll b. Melaksanakan pemeliharaan dan keamanan dokumen/ surat menyurat 3. PEMBUATAN SERTIFIKAT (Life skill / Keterampilan) a. Tenaga administrasi memeriksa kelengkapan berkas persyaratan peserta didik yang telah menyelesaikan seluruh jumlah pertemuan dan telah melaksanakan ujian b. Apabila berkas persyaratan belum lengkap, tenaga administrasi memberikan pemberitahuan kepada peserta didik untuk segera melengkapi persyaratan c. Merekap nilai ujian peserta didik yang diperoleh dari pendidik/ instruktur d. Mencatat data peserta didik ke dalam buku induk dan segera membuat sertifikat bagi peserta didik yang bersangkutan. e. Memintakan pengesahan sertifikat kepada Ketua PKBM YPBP f. Menyerahkan sertifikat kepada peserta didik. 4. PENEMPATAN KERJA a. Informasi lowongan kerja dari mitra PKBM YPBP diinformasikan kepada peserta didik b. Bagi peserta didik yang sudah lulus dapat langsung mengikuti seleksi di DUDI dengan diberikan surat pengantar. c. Bagi alumni yang belum mendapat pekerjaan bisa dibantu dalam mendapatkan pekerjaan. d. Pendampingan bagi peserta didik yang ingin mandiri

20 Peserta Didik Baru Administrasi (Pendaftaran) Pembuatan Absensi / Daftar Hadir Pemberian Materi Pembelajaran / KBM Teori & Praktek Ujian Sertifikat Penempatan Lulusan Layanan bagi alumni