PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI DATA SISWA DAN GURU SD NEGERI 1 DANGURAN NASKAH PUBLIKASI. diajukan oleh Lingga Irawan

Transkripsi

1 PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI DATA SISWA DAN GURU SD NEGERI 1 DANGURAN NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Lingga Irawan Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014

2 3

3 DESIGNING AND MAKING SYSTEM INFORMATION DATA STUDENTS AND TEACHER PRIMARY SCHOOL 1 DANGURAN PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI DATA SISWA DAN GURU SD NEGERI 1 DANGURAN Lingga Irawan Yuli Astuti Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Rapid technological developments especially in the field of software, making the computers become more user friendly and has created a need for a specific class. In addition the computer can also save a lot of memory in the form of specific files safely. The computer is a great tool for proper data processing with access to humam work. The development of information and computer technology very rapidly in various fields human life. Use of computers perceived benefits both in application, social, science, technology. Included also data processing in information system used in various government and private agencies. Application of data processing system computer-based will accelerate and simplify the presentation of data, compared done manually which applied previously. Designing and Making System Information Data Students and Teachers primary school 1 Danguran still manual, so it felt less effective and efficient. Looking at the condition of this problem, this research will build. Designing and Making System Information Data Students and Teachers Primary School 1 Danguran to improve the effectiveness and efficiency. Data processing students and teachers in Primary School 1 Danguran Klaten Based Client-Server. Based on the results the implementation of the system in final project, designed a client-server database applications by using Microsoft Windows XP or Windows 7 as operating system, Microsoft SQL Server as the database, and Microsoft Visual Basic 6.0 as an application program, while for using an ODBC connection. This application give solutions to problems data processing students and teachers at the Primary School 1 Danguran Klaten. Based on above description and researches in order for the preparation of this final fask, the author take the title Designing and Making System Information Data Students and Teachers primary school 1 Danguran"with data processing of information is expected to streamline the activities of the school. Keywords: information systems, data processing, Microsoft Visual Basic 6.0, Microsoft SQL Server 4

4 1. Pendahuluan Informasi merupakan salah satu kebutuhan di dalam suatu instansi, perusahaan, organisasi, lembaga serta lingkungan yang berada di luar sistem. Perubahan dan dinamika masyarakat yang semakin cepat seiring dengan perkembangan jaman dan teknologi memerlukan kualitas informasi yang akurat, cepat, dan tepat. Teknologi informasi adalah salah satu contoh produk teknologi yang telah berkembang pesat yang dapat membantu mempermudah manusia dalam mengolah data serta menyajikan sebuah informasi yang berkualitas. Informasi dianggap sangat penting karena dengan adanya informasi dapat menambah pengetahuan, mengurangi ketidakpastian dan resiko kegagalan serta dapat membantu para pemimpin dalam mengambil suatu kesimpulan dan keputusan yang efektif dan efisien. Untuk menyediakan informasi tersebut diperlukan suatu alat bantu atau media untuk mengolah beraneka-ragam data agar dapat disajikan menjadi sebuah informasi yang bermanfaat dengan kemasan menarik yang berpedoman pada kriteria informasi yang berkualitas. Sekolah Dasar Negeri 1 Danguran adalah salah satu instansi yang masih menggunakan cara manual untuk pengolahan dan penyimpanan data siswa dan guru yang berada di sekolah tersebut. Hal itu dirasakan kurang efektif dan tidak efisien, karena jika terjadi perubahan data maka harus membuat ulang data secara keseluruhan, sehingga memberikan ketidakefektifan di bidang sarana dalam pengolahan datanya, dalam segi waktu memerlukan waktu untuk mengulangi dan melakukan perubahan, maka dapat mengefisiensi waktu pengerjaan. Dampak dari masalah tersebut yaitu keterlambatan dalam memberikan laporan kepada kepala sekolah. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka pihak Sekolah membutuhkan suatu bentuk aplikasi komputer yang dapat membantu dalam mengerjakan pekerjaan unit kerja yaitu mengolah dan menyimpan data serta membuat laporan, khususnya tentang data siswa dan guru yang berada di sekolah dasar tersebut. Agar bisa diperoleh data yang akurat. 2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas. Permasalahan dapat dirumuskan sebagai berikut : 1. Bagaimana membuat dan merancang data siswa dan guru Sekolah Dasar Negeri 1 Danguran? 2. Bagaimana kelayakan sistem baru yang diusulkan dari segi efisiensi dan efektifitasnya? 5

5 3. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk berubah sistem yang lama yang masih terkendala dengan banyaknya kekurangan dalam segi efektifitas dan efisiensi, maka dibuatlah sistem baru yang dapat menjadi solusi dari kendala yang ada di sistem yang lama. 4. Manfaat Penelitian 4.1 Bagi Penulis a. Menambah pengetahuan dan pengalaman penulis terutama dalam pembuatan aplikasi yang informatif dan efisien. b. Penulis dapat menerapkan pengetahuan teoritis yang telah diperoleh selama di bangku kuliah pada kondisi yang sebenarnya. c. Prasyarat kelulusan program studi Diploma 3 jurusan Manajemn Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA untuk memperoleh gelar Ahli Madya Komputer (A.Md). 4.2 Bagi SMTIK AMIKOM YOGYAKARTA a. Dokumentasi karya ilmiah mahasiswa dalam bentuk laporan Tugas Akhir maupun software sistem operasi berbasis open source. 4.3 Bagi Sekolah Dasar Negeri 1 Danguran a. Dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam menyelesaikan permasalahan yang dihadapi dalam pengolahan data siswa dan guru. b. Untuk mengurangi resiko terjadinya bentrokan jadwal antara guru. c. Membantu meningkatkan efisiensi dan keefektifan dalam membentuk laporan. 4.4 Bagi Masyarakat dan IT a. Menigkatkan semangat dan upaya dalam membentuk sistem yang lebih variatif dan lebih canggih. 5. Landasan Teori 5.1 Konsep Dasar Sistem Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu, sedangkan dengan pendekatan komponen sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. (Jogiyanto HM, 2008). 6

6 5.2 Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sementara data merupakan fakta atau fenomena yang sifatnya mentah belum dianalisis, seperti angka, nama, gambar, dan sebagainya. ( Agus Mulyanto, 2009) 5.3 Kualitas Informasi Kualitas dari suatu informasi ditentukan oleh 3 hal yang sangat dominan, yaitu keakuratan informasi, ketepan waktu dan relevan. Ketiga hal tersebut dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Akurat Informasi yang dihasilkan harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi(data) mengalami gangguan atau kesengajaan merusak atau merubah data-data asli tersebut. 2. Tepat Waktu Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab jika informasi yang diterima terlambat, maka informasi tersebut sudah tidak berguna lagi. 3. Relevan Informasi harus disesuaikan dengan kebutuhan dan mempunyai manfaat untuk pemakainya. Sebab informasi ini akan digunakan untuk pengambilan keputusan dalam pemecahan suatu permasalahan. 5.4 Pengertian Sistem Informasi Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Devis definisi dari sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi, menyediakan kepada pihak luar akan laporan-laporan yang diperlukan. Sedangkan menurut Agus Mulyanto dalam bukunya Sistem Informasi Konsep & Aplikasi menyebut sistem informasi sebagai suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan. 7

7 5.5 Komponen Sistem Informasi Untuk mendukung lancarnya suatu sistem informasi maka dibutuhkan beberapa komponen yang fungsinya sangat penting/vital didalam sistem informasi. Komponenkomponen sistem informasi tersebut adalah sebagai berikut : 1. Input Input disini adalah semua data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi. Yang termasuk dalam input adalah dokumen-dokumen, formulir-formulir, dan filefile. Dokumen-dokumen tersebut dikumpulkan dan dikonfirmasikan ke suatu bentuk sehingga dapat diterima oleh pengolah yang meliputi pencatatan, penyimpanan, pengujian, dan pengkodean. 2. Proses Proses ini merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasi input yang kemudian akan disimpan dalam bagian basis data dan seterusnya akan diolah menjadi suatu output yang akan digunakan oleh si penerima. Komponen ini dalam tugasnya akan merubah segala masukkan menjadi keluaran yang terdiri dari manusia, metode dan prosedur, peralatan komputer, dan penyimpanan data. 3. Output Output ini merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah diolah menjadi suatu informasi yang berguna dan dapat dipakai penerima. Komponen ini akan berhubungan dengan pemakai sistem informasi dan merupakan tujuan akhir dari pembuatan sistem informasi. Komponen ini dapat berupa laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pemakai sistem untuk memantau keberhasilan suatu organisasi. 4. Teknologi Teknologi disini merupakan bagian yang berfungsi untuk memasukkan input, mengolah input dan menghasilkan keluaran. Ada 3 bagian dalam teknologi ini yang meliputi perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat manusia. Perangkat keras contohnya: keyboard, mouse, dan lain-lain. Perangkat lunak contohnya program untuk mengolah data dan perangkat manusia contohnya analis sistem, programmer, teknisi dan sebagainya. 5. Basis data Basis data merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan satu dengan yang lain yang disimpan dalam perangkat keras komputer dan akan diolah menggunakan perangkat lunak. Basis data sendiri merupakan kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data. 8

8 6. Kendali Kendali merupakan semua tindakan yang diambil untuk menjaga sistem informasi tersebut agar bisa berajalan dengan lancar dan tidak mengalami gangguan. Komponen kendali diperlukan terhadap: backup file, reindexing, pengujian kebenaran data tiap entry yang dilakukan. 5.6 DFD (Diagram Data Flow) Data flow diagram sering digunakan untuk menggambarkan sebuah sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembalikan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir ( misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (harddisk,cd dan lain-lain). DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang cukup terstruktur (Structured Analysis and Design). DFD juga merupakan alat yang cukup popular saat ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur yang jelas. Lebih lanjut DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik. 5.7 Konsep Basis Data Basis data adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. (Fathansyah, 2012) Basis data merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi pada para pengguna atau user. Basis data tidak secara langsung menampilkan data ke user, tetapi user harus menjalankan aplikasi yang mengakses data dari database dan menampilkan dalam bentuk yang mudah dimengerti. 5.8 Tehnik Normalisasi Teknik normalisasi merupakan proses pengelompokan data-data elemen menjadi tabel yang menunjukan entitas dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji beberapa kondisi. Apakah mengalami kesulitan atau kesalahan pada saat menambah, merubah, membaca dan menghapus database. Adapun bentuk-bentuk normalisasi sebagai berikut : 1. Bentuk tidak normal Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja tidak lengkap dan terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai keadaanya. 9

9 2. Bentuk ini merupakan suatu bentuk dimana data yang dikumpulkan menjadi satu field yang sifatnya tidak akan terulang dan tiap field hanya mempunyai satu pengertian. 3. Bentuk normal kedua (2 nd normal form) Bentuk normal kedua (2NF) terpenuhi jika pada sebuah tabel semua atribut yang tidak termasuk dalam primary key memiliki ketergantungan fungsional pada primary key secara utuh. 4. Bentuk normal ketiga (3 rd normal form) Sebuah tabel dikatakan memenuhi bentuk normal ketiga (3NF), jika untuk setiap ketergantungan fungsional dengan notasi X-> A, dimana A mewakili semua atribut tunggal didalam tabel yang tidak ada didalam X, maka : - X haruslah superkey pada tabel tersebut - Atau A merupakan bagian dari primary key pada tabel tersebut 5. Bentuk normal tahap keempat dan kelima Penerapan aturan normalisasi sampai bentuk normal ketiga sudah memadai utuk mendapatkan hasil tabel berkualitas baik. Namun demikian, terdapat pula bentuk normal keempat (4NF) dan kelima (5NF). Bentuk normal keempat berkaitan dengan sifat ketergantungan banyak nilai (multivalued depedency) pada suatu tabel yang merupakan pengembangan dari ketergantungan fungsional. Adapun bentuk normal tahap kelima merupakan nama lain dari project Join normal form (PJNF). 6. Boyce code normal form (BCNF). - Memenuhi 1 st NF - Relasi harus bergantung fungsi pada atribut superkey 5.8 Software yang Digunakan SQL Server 2000 SQL Server adalah sistem manajemen database relasional (RDBMS) yang dirancang untuk aplikasi dengan arsitektur client/server. Istilah client, server, dan client/server dapat digunakan untuk merujuk kepada konsep yang sangat umum atau hal yang spesifik dari perangkat keras atau perangkat lunak. Pada level yang sangat umum, sebuah client adalah setiap komponen dari sebuah sistem yang meminta layanan atau sumber daya (resource) dari komponen sistem lainnya. Sedangkan sebuah server adaah setiap komponen sistem yang menyediakan layanan atau sumber daya ke komponen sistem lainnya. 10

10 Microsoft Visual Basic Visual Basic berorientasi pada objek (Object Oriented Programming/OOP) dan dikembangkan dengan basis visual yang berarti menggunakan sarana grafis untuk mengembangkannya. Karena berbasis objek, maka sebuah program tersebut terbagi menjadi bagian-bagian kecil yang disebut objek. Setiap objek memiliki sekumpulan sifat dan metoda yang melakukan fungsi tertentu sesuai yang telah diprogramkan kepadanya. Visual Basic juga bersifat modular programming karena kode-kode program letaknya tersebar didalam modul-modul yang terpisah-pisah. Kelebihan Visual Basic 6.0, yaitu: a. Menggunakan platform pembuatan program yang diberi nama Developer Studio, yang memiliki tampilan dan sarana yang sama dengan visual C++ dan J++. Dengan begitu anda dapat berimigrasi atau belajar bahasa pemrograman lainnya dengan mudah dan cepat, tanpa harus belajar dari nol lagi. b. Memiliki compiler handal yang dapat menghasilkan file executable yang lebih cepat dan lebih efisien dari sebelumnya. c. Memiliki beberapa tambahan sarana wizard yang baru. Wizard adalah sarana yang mempermudah di dalam pembuatan aplikasi dengan mengotomatisasi tugas-tugas tertentu. d. Tambahan kontrol-kontrol baru yang lebih canggih serta peningkatan kaidah struktur bahasa Visual Basic. e. Kemampuan membuat activex dan fasilitas internet yang lebih banyak. f. Sarana akses data yang lebih cepat dan handal untuk membuat aplikasi database yang berkemampuan tinggi. g. Visual Basic 6.0 memiliki beberapa versi atau edisi yang disesuaikan dengan kebutuhan pemakainya. Kelemahan dari Visual Basic 6.0, yaitu: a. Membutuhkan biaya besar dalam pengembangan sistem. b. Dalam penerapannya memerlukan perangkat keras yang mahal bila dibandingkan dengan sistem DOS. c. Hasil kompilasi tidak bisa berdiri sendiri tanpa adanya sistem operasi Windows 11

11 6. Tinjauan Umum 6.1 Sejarah Berdirinya SD Negeri 1 Danguran SD Negeri 1 Danguran merupakan salah satu sekolah dasar negeri yang berada di kabupaten Klaten, tepatnya di Jalan Kesatriyan kelurahan Danguran kecamatan Klaten Selatan. Berdiri pada tahun 1 Januari 1910, sudah luyaman tua untuk sebuah bangunan sekolah, namun pihak sekolah rutin merenovasi bangunan supaya tetap menjadi sekolah yang berdiri kokoh. SD Negeri 1 Danguran terdiri dari 6 ruang kelas, 1 ruang guru, 1 ruang UKS dan 1 ruang perputakaan. Sekolah yang cukup dari prasarananya. Dengan Kepala Sekolah Bapak Drs. Tumina. Dengan sistem yang baru dapat dengan memudah memberikan pelayanan dan informasi yang cukup akurat. Dan menekan biaya serta dapat menghemat waktu. Dan mempermudah memberikan informasi terhadap laporan-laporan yang akan direkap. 7. Pembahasan 7.1 Flowchart Sistem Gambar. 4.1 Flowchart Sistem 12

12 7.2 Data Flow Diagram Data flow diagram (DFD) merupakan suatu diagram yang menggunakan notasinotasi untuk menggambarkan arus dari data sistem. Data flow diagram (DFD) merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang berjalan logis. Gambar. 4.2 Data Flow Diagram Level Pembahasan Basis Data Database terdiri dari beberapa tabel (lebih dari satu tabel) yang saling terorganisir. Tabel digunakan untuk menyimpan data dan terdiri dari baris dan kolom. Data tersebut dapat ditampilkan, dimodifikasi, dan di hapus dari tabel. Setiap pemakai (user) yang diberi wewenang (otorisasi) saja yang dapat melakukan akses terhadap data tersebut. 8.1 Pembuatan Database Database layaknya kabinet tempat menyimpan arsip-arsip. Perbedaanya adalah bahwa dalam kabinet, data berbentuk lembaran kertas (hard copy), sedangkan dalam data berbentuk elektronik yang tersimpan dalam komputer, tempatnya dimedia penyimpanan bernama hard disk. 13

13 a. Form Login Gambar. 8.1 Form Login Form Login sebagai gerbang sebelum masuk ke menu utama. Form ini berfungsi untuk membatasi siapa saja yang diperbolehkan mengakses data dengan fasilitas-fasilitas yang ada pada aplikasi. Cara menggunakan form ini adalah dengannmengetikkan User ID yang dimiliki oleh setiap user yang memiliki hak akses berserta passwordnya serta memilih level yaitu sebagai administrator atau operator. b. Menu Utama Gambar 8.2 Menu Utama Form Menu Utama merupakan lingkup kerja seorang user. Pada form ini terdapat fasilitas-fasilitas intuk mengelola data resources. Tampilan Menu Utama bisa berbeda tergantung status user yang login. Tetapi pada sistem aplikasi yang kami buat hanya terdiri dari satu user saja, jadi untuk pada saat sudah login tampilannya tidak berbeda. 14

14 9. Penutup 9.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian sampai dengan penyelesaian pembuatan sistem informasi pengolahan data siswa SD N 1 DANGURAN ini, penulis menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Untuk mengubah sistem manual menjadi sistem informasi yang berbasis komputer, penulis membuat sebuah program aplikasi sistem informasi pengolahan data siswa di SD N 1 DANGURAN dengan menggunakan bantuan aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server Sistem informasi SD N 1 DANGURAN yang dibuat dapat memberikan solusi dalam permasalahan yang timbul pada SD N 1 DANGURAN di antaranya: a. Pengolahan data siswa sudah lebih rapi dibandingkan dengan menggunakan sistem manual. b. Data tidak lagi berbentuk arsip sehingga mempermudah dan mempercepat proses pencarian, pengecekan dan perbaikan data perusahaan. c. Memperkecil kemungkinan terjadinya penumpukan kertas berisi arsip perusahaan yang akan menyita tempat. 9.2 Saran Adapun saran yang ingin penulis sampaikan adalah sebagai berikut. 1. Agar sistem lebih baik maka perlu penambahan program aplikasi sistem informasi pengolahan data pada SD N 1 DANGURAN ini seperti menu kenaikan kelas, pembagian kelas, jadwal mengajar 2. Penerapan sitem perancangan basis data yang lebih baik dalam membangun sistem informasi pada SD N 1 DANGURAN ini 15

15 DAFTAR PUSTAKA Al Fatta,Hanif Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi Fanthansyah Basis Data. Bandung : Penerbit Informatika H.M, Jogiyanto Analisa dan Disain. Yogyakarta : Penerbit Andi Kusrini Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Penerbit Andi Mulyanto, Agus Sistem Informasi Konsep & Aplikasi. Yogyakarta : Pustaka Pelajar Sunyoto,Andi Pemograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Penerbit Andi 16