Penerapan Sistem Informasi Administrasi Keuangan pada Panti Asuhan Aisyiyah Pariaman

Transkripsi

1 Penerapan Sistem Informasi dministrasi Keuangan pada Panti suhan isyiyah Pariaman Sularno 1, Faradika 2, Idwar 3 1,2,3 Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ekonomi Dan Bisnis, Universitas Dharma ndalas 1 soelarno@unidha.ac.id, 2 faradika@unidha.com, 3 idwar68@yahoo.com bstrak Penulis menggunakan metode Field Research yaitu dengan mengadakan penelitian langsung ke lapangan, dalam hal ini penulis langsung terjun ke Panti suhan isyiyah Pariaman. Dari hasil data yang dikumpulkan, selanjutnya penulis menggunakan metode laboratorium research yaitu mengolah hasil data penelitian di laboratorium komputer. Dari hasil penelitian ini di rancang suatu sistem pengolahan data administrasi keuangan, dimana dalam perancangan data tersebut dilakukan pengembangan terhadap informasi yang dihasilkan dari sistem lama dan terdapat cara kerja dari sistem itu sendiri dengan memanfaatkan sarana komputer sebagai alat bantu dan mengganti software yang digunakan dalam pengolahan data. Diharapkan sistem baru yang penulis rancang ini dapat menggantikan sistem lama, agar mencapai tingkat efektifitas dan efisiensi yang lebih tinggi. Sehingga rancangan tersebut dapat bermanfaat bagi Panti suhan isyiyah Pariaman untuk mendapatkan informasi dalam proses dministrasi keuangan yang sangat diperlukan dalam pengambilan keputusan Pimpinan. Kata Kunci: Metode field research, metode laboratorium research, administrasi keuangan bstract In this study the authors use the method Field Research is to conduct research directly into the field, in this case the authors plunge into Panti suhan isyiyah Pariaman. From the results of the data collected, the next writer using laboratory methods research that process the results of the research data in a computer laboratory. From this research we designed a data processing system of financial administration, which in the design of such data made the development of the information generated from the old system and there is the workings of the system itself by utilizing the computer system as a tool and replace the software used in data processing, It is expected that the new system design writer can replace the old system, in order to achieve the level of effectiveness and efficiency higher. So that the draft could be beneficial to Panti suhan isyiyah Pariaman to obtain financial information in the administrative processes that are necessary in the decision making Leaders. Keyword: Metode field research, metode laboratorium research, financial administration 1. PENDHULUN Kemajuan Teknologi Informasi banyak membawa pengaruh terhadap penanganan informasi yang salah satunya adalah komputer. Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang digunakan untuk memproses data, mengolah data dengan terlebih dahulu memberikan perintah yang logis padanya dengan menggunakan bahasa yang dapat dimengerti komputer. Sehingga tercapai produktivitas pada suatu badan usaha yaitu dapat menciptakan suatu sistem informasi yang sempurna dan tepat guna, baik dalam segi pengolahan data maupun penyajian informasi yang dibolehkan. Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem pengolahan informasi akan mengolah data menjadi informasi atau mengolah data dari bentuk tak guna menjadi berguna bagi yang menerimanya [1]. Sedangkan sistem informasi adalah cara yang terorganisir untuk mengumpulkan, memasukkan, dan memroses data dan menyimpannya, mengelola, mengontrol dan melaporkannya sehingga dapat mendukung perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan [2]. Perkembangan teknologi yang begitu pesat, dijadikan motivator bagi para programmer untuk menciptakan alat bantu guna memberikan kemudahan dalam memecahkan berbagai permasalahan yang ada. Perencanaan sistem informasi merupakan bagian penting dalam suatu organisasi untuk menentukan kebutuhan sistem informasi dalam kurun 3 hingga 5 tahun mendatang dan menuangkan ke dalam rencana pengembangan sistem informasi [3]. Perkembangan teknologi informasi salah satunya adalah sistem informasi dibidang dministrasi Keuangan sangat diperlukan selain dapat mempermudah dan mempercepat proses kerja juga dapat menyimpan data-data transaksi secara akurat dan teratur untuk menyimpannya. 273

2 kan tetapi faktanya masih ada pihak-pihak yang belum mengoptimalkan pemanfaatan komputer tersebut. Salah satunya yaitu Panti suhan isyiyah yang merupakan suatu Organisasi yang bergerak dibidang sosial yang telah mengunakan computer namun masih ada permasalahan dalam melakukan pengolahan data karena system yang digunakan dipanti asuhan ini belum menggunakan database sehingga membutuhkan waktu yang panjang untuk pengolahan data. Semakin bertambah orang yang jadi donatur maka semakin bertambah pula data yang digunakan maka kebutuhan suatu pengembangan yang akurat untuk memudahkannya, supaya data tersebut tidak berserakan karena banyaknya selebaran kertas memakan tempat dan kurang efektif membuat data tersebut tidak akurat dan tidak efisien. Oleh sebab itu untuk mengatasi hal tersebut dikembangkanlah suatu sistem dengan menggunakan program dan database untuk masukan data. Masalah yang terjadi di Panti suhan isyiyah diantaranya masih menggunakan proses pengolahan data dan informasi secara manual. Pengolahan data dan informasi yang masih dilakukan secara manual menyebabkan beberapa permasalahan dan kendala diantaranya yaitu pengolahan data yang memakan banyak waktu, informasi yang dihasilkan masih kurang akurat karena sering terjadi kesalahan, tingkat kesulitannya cukup tinggi dan tidak tersusun rapi informasi yang ada. Selebaran kertas memakan tempat untuk menyimpan data dalam bentuk dokumen, sehingga hal itu mempersulit ketika suatu informasi dibutuhkan. Dalam penerapan pengolahan data dan informasi untuk Panti suhan isyiyah ini tidak dapat menunjang terhadap proses yang berjalan didalamnya. Permasalahan lain juga muncul dalam penyusunan laporan. Permasalahan yang sering dikeluhkan adalah sulitnya pengumpulan data sehingga terjadinya human error sehingga diharapkan dengan adanya pengembangan sistem informasi ini dapat mempermudah dan mempercepat proses kerja khususnya pada dministrasi Keuangan pada Panti suhan isyiyah ini. 2. METODE Peneliti mengunakan metode deskriptif yaitu dengan mengumpulkan data dan informasi di Panti suhan isyiyah Pariaman. Dalam pengambilan data peneliti melakukan dengan cara observasi secara langsung terhadap bagian administrasi dan keuangan dan dilakukan dengan cara wawancara secara langsung dengan bagian keuangan dan administrasi Panti suhan isyiyah Pariaman. lat analisis yang digunakan adalah Flowchart (bagan alir) merupakan representasi secara grafik dari satu algoritma atau prosedur untuk menyelesaikan suatu masalah. DFD (Data Flow Diagram) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi untuk menggambarkan arus data sistem, yang penggunanya sangat membantu untuk memahami secara logika, terstruktur dan jelas. Implementasi program menggunakan bahasa Visual Basic 6.0 dengan database MySQL. 3. HSIL DN PEMBHSN nalisa Sistem Informasi yang sedang Berjalan nalisis mengenai sistem informasi pada umumnya dimulai dengan deskripsi mengenai apa itu data, informasi dan sistem berikut diskusi mengenai keterkaitan keduanya. Pemahaman mengenai hal ini juga didukung oleh pemisah antara terminalogi informasi formal dan nonformal, diskusi mengenai atribut yang mencerminkan nilai suatu informasi, dan analisis bagaimana informasi dapat dihasilkan dari data [4]. Pada Panti suhan isyiyah Pariaman terutama pada bagian dministrasi Keuangan saat ini sudah menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam pembuatan laporan tiap periodenya, tetapi belum optimal dalam pengolahan data sehari-hari. Dalam pembuatan laporan Panti suhan isyiyah Pariaman masih menggunakan MS.Word dan MS.Excel, sehingga ada kemungkinan informasi yang dihasilkan tidak akurat dan waktu yang cukup lama dan tidak efisiennya pekerjaan yang dilakukan. liran Sistem Informasi dministrasi Keuangan Panti suhan Jika dilihat sistem yang sedang berjalan pada Panti suhan isyiyah Pariaman dapat dilihat dalam aliran informasi yang sedang berjalan sebagai berikut: 1. Donatur mengisi formulir donatur yang telah disediakan bagian dministrasi kemudian formulir yang berisi data-data donatur tersebut diserahkan ke bagian administrasi untuk memasukkan data donatur 274

3 dan data pemasukan sehingga menghasilkan tiga rangkap kwitansi pemasukan, satu rangkap untuk diarsipkan, satu diserahkan ke bagian bendahara dan satu lagi diserahkan ke donatur. 2. Dari kwitansi pemasukan tersebut bagian bendahara membuat dan mencetak laporan pemasukan dan laporan donatur sebanyak dua rangkap yang kemudian akan diserahkan ke bagian pimpinan untuk di accepted (acc), dan laporan pemasukan dan laporan donatur yang telah di acc tersebut diserahkan kembali ke bagian bendahara sebanyak satu rangkap dan satu lagi diarsipkan di bagian pimpinan. 3. Bagian administrasi membuat permohonan pengeluaran kemudian diserahkan ke bagian bendahara untuk memasukkan data pengeluaran dan cetak kwitansi pengeluaran sehingga menghasilkan kwitansi pengeluaran sebanyak 2 rangkap, satu akan diserahkan ke bagian administrasi dan satu lagi dipergunakan untuk membuat dan mencetak laporan pengeluaran sebanyak dua rangkap, kemudian diserahkan ke bagian pimpinan untuk di acc. 4. pengeluaran yang telah di acc pimpinan tersebut satu rangkap akan di arsipkan di bagian pimpinan dan satu rangkap lagi akan dikembalikan kebagian bendahara. 5. Dari laporan pengeluaran acc tersebut bendahara membuat dan mencetak laporan posisi kas sebanyak dua rangkap, yang mana satu rangkap untuk diarsipkan dan satu lagi akan diserahkan ke bagian pimpinan. Pada Gambar 1 menampilkan liran Sistem Informasi (SI) Lama Sistem Data dministrasi Keuangan Panti suhan isyiyah Pariaman yang sedang berjalan. Donatur dministrasi Bendahara Pimpinan Formulir Donatur Kwitansi Pemasukan Formulir Donatur Entry Data Donatur dan cetak kwitansi pemasukan KwitansiPemasukan Kwitansi Pemasukan Buat dan cetak laporan pemasukan dan laporan Donatur PeMasukan dan laporan Donatur PeMasukan dan laporan donatur PeMasukan dan Donatur PeMasukan dan laporan Donatur Permohonan Permohonan Entry Data dan cetak kwitansi pengeluaran Kwitansi Kwitansi Buat dancetak Posisi Kas Cetak Lapora n Posisi Kas Posisi Kas 275

4 Gambar 1. liran sistem informasi (SI) lama Dari gambaran tersebut penulis menemukan beberapa permasalahan yang ada saat ini di Panti suhan isyiyah Pariaman. a. Karena semakin banyaknya data Donatur yang akan dimasukkan setiap harinya di Panti suhan isyiyah Pariaman yang sedang mengalami perkembangan saat ini mengalami kesulitan dalam pembuatan laporan data keuangan dan data donatur. b. Banyaknya pekerjaan rangkap yang dilakukan oleh karyawan, sehingga pembuatan laporan sering terjadi kesalahan dan informasi yang diinginkan tidak akurat. c. Terjadinya kesalahan informasi data donatur, sehingga akan menyulitkan dalam proses memasukkan data donatur maupun data keuangan. Desain Input Desain input merupakan suatu alat masukan data yang mana input dibutuhkan dalam proses pembuatan laporan-laporan yang diinginkan, dapat diterima dan dimengerti oleh pemakai sistem yang dimaksud dengan desain input disini adalah input yang langsung dihubungkan dengan proses komputer yaitu input yang melalui pengentrian dengan keyboard. dapun bentuk dari desain input yang dirancang pada sistem pengolahan data dministrasi keuangan Panti suhan isyiyah Pariaman diantaranya adalah Entry data donatur yang ditunjukan pada Gambar 2, Entry data jenis pengeluaran yang ditunjukan pada Gambar 3, Entry data pemasukan yang ditunjukan pada Gambar 4, dan Entry data pengeluaran yang ditunjukan pada Gambar 5. Gambar 2. Entry data donatur Gambar 3. Entry data jenis pengeluaran 276

5 Gambar 4. Entry data pemasukan Gambar 5. Entry data pengeluaran 4. SIMPULN Pembangunan Sistem Informasi dministrasi Keuangan Panti suhan isyiyah Pariaman ini merupakan pengembangan dari sistem yang sedang berjalan. Berbagai permasalahan yang muncul telah diupayakan untuk ditangani dengan sistem yang baru dibuat, dengan orientasi penggunaan hanya pada bagian dministrasi saja. Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa Proses pengolahan data dministrasi Keuangan yang tadinya dilakukan dengan manual, yang mana prosesnya masih berupa pencatatan dan penyimpanan data yang masih berbentuk arsip-arsip berkas, sekarang sudah dilakukan secara komputerisasi dengan media penyimpanan data yang teratur dan aplikasi yang memiliki kepraktisan dan otomatisasi dalam pemakaiannya, sehingga prosesnya lebih cepat dan efektif. Dengan proses pengolahan yang dilakukan secara komputerisasi seperti input dan update data dapat meminimalisir kesalahan pada pencatatan dan penambahan data. Dengan adanya penyimpanan data yang sudah berbentuk database, maka kemungkinan hilangnya data keuangan dapat diminimalisir dan proses pembuatan laporan dapat dilakukan dengan cepat, sehingga penyerahan laporan kepada pimpinan tidak lagi terlambat. 5. REFERENSI [1] Sutabri, T nalis Sistem Informasi. CV ndi Offset, Yogyakarta. [2] Tantra, R Manajemen Proyek Sistem Informasi. CV ndi Offse, Yogyakarta. [3] Kadir, Pengenalan Sistem Informasi. ndi Offset, Yogyakarta. [4] Prahasta, E Belajar memahami mapinfo. Informatika, Bandung. 277