[PETUNJUK PENGGUNAAN]

Transkripsi

1 SILOG PILKADA 2015 Buku Panduan Sistem Informasi Logistik Pilkada Komisi Pemilihan Umum [PETUNJUK PENGGUNAAN] SISTEM INFORMASI LOGISTIK PILKADA OPERATOR KPU KABUPATEN/KOTA [Dokumen ini ditujukan untuk membantu operator KPU Kab/Kota dalam menggunakan Sistem Informasi Logistik Pilkada]

2 Sebelum operator Silog melakukan Log -in Halaman Depan Sebagai informasi Klik dan akan muncul informasi Kata Pengantar Sebagai informasi Klik dan akan muncul informasi Tentang Silog Sebagai informasi Klik dan akan muncul informasi Tanggap Pengadaan Untuk sarana laporan publik dalam menyampaikan informasi terkait fenomena atau pengaduan masyarakat pengelolaan logistik Pilkada. Misalnya dalam proses pengiriman logistik terjadi kecelakaan, dll 1. Klik menu Tanggap Pengadaan 2. Isi kolom : Nama, No Identitas, Daerah Asal, Isi Tanggapan 3. Isi nilai : Kode (penjumlahan angka) 4. Klik menu Kirim yang ada di pojok kiri atas tampilan Peraturan Pengadaan Informasi tentang peraturan dan regulasi lain terkait logistik Pemilu dan Pilkada Undang Undang Pemilu Informasi tentang undang undang yang mengatur Pemilu dan Pilkada Informasi Regulasi Menampilkan informasi atau penjelasan terkait logistik Pemilu dan Pilkada, yang dapat digunakan sebagai panduan satker dalam melaksanakan pengadaan dan/atau pengiriman logistik Pemilu dan Pilkada Logistik Dalam Angka Menampilkan informasi data data logistik Pemilu yang bisa digunakan sebagai acuan atau referensi publik Manual Berisi informasi buku panduan teknis penggunaan aplikasi Silog Kontak Admin Informasi kontak komunikasi yang bisa dihubungi Klik dan akan muncul informasi Klik dan akan muncul informasi Klik dan akan muncul informasi Klik dan akan muncul informasi 1. Klik salah satu link manualnya 2. Klik menu Unduh atau Download, dan simpan sebagaimana biasanya Klik dan akan muncul informasi

3 Login Form : Username Password Catatan : Apabila tidak bisa login atau hak akses ditolak karena username dan/atau password tidak valid Setelah operator Silog melakukan Log -in Masukkan username yang diberikan oleh admin KPU melalui atau sms Masukkan password yang diberikan oleh admin KPU melalui atau sms Lakukan langkah langkah berikut : 1. Baca kembali alur pengajuan nama operator, perubahan dan permintaan hak akses Aplikasi Silog 2. Sampaikan permohonan dimaksud dengan berkirim ke : logistik.silog@kpu.go.id 3. Selain itu, dapat dikirimkan melalui fax (021) Lengkapi dengan surat resmi dari pimpinan satker Halaman depan Berisi informasi informasi aktual terkait pengelolaan logistik Pemilu dan Pilkada yang disampaikan kepada satker sebagai pedoman kebijakan pelaksanaan kegiatan FAQ Silog Digunakan untuk interaksi atau tanya jawab perihal penggunaan aplikasi Silog Mekanisme ini dipenuhi setelah satker mengirimkan : Nama, NIP, Jabatan, Nama Satker ke KPU melalui admin Silog KPU -idem- Proses pengajuan tersebut hanya dilakukan melalui atau fax, dengan waktu proses < 1 (satu) hari 1. Klik menu Halaman depan maka akan muncul rincian daftar informasi dan lainnya 2. Klik pada daftar yang diinginkan dan akan muncul rincian informasi yang lebih detil 1. Klik menu FAQ Silog maka akan muncul halaman FAQ 2. Klik menu Ajukan Pertanyaan yang ada di pojok kanan atas halaman FAQ 3. Isi kolom yang disediakan 4. Jangan klik bagian berikut : 5. Setelah diisi semua, klik tombol Ajukan Pertanyaan

4 Kuisioner Silog Berisi lembar kuisioner yang harus diisi satker sesuai dengan lembar yang disediakan. Kuisioner ini akan berubah, sesuai dengan capaian atau tujuan kuisioner yang diinginkan Petugas Silog Berisi informasi petugas yang menjadi operator Silog Petugas RUP Berisi informasi petugas yang menjadi operator SiRUP Alamat Kantor Menampilkan informasi alamat satker yang bersangkutan (update) 1. Klik menu Kuisioner Silog maka akan muncul tampilan halaman daftar kuisioner atau link file menu lembar kuisioner yang harus diisi satker 2. Arahkan kursor dan klik menu link file kuisioner (biasanya berwarna biru dan underline 3. Lakukan pengisian kuisioner secara cermat dan simpan 1. Klik menu Petugas Silog maka akan muncul tabel nama nama operator Silog (jika sudah diisi) 2. Klik menu Tambah dipojok kanan atas. Jika ingin melakukan perubahan, klik Edit pada kolom Aksi tabel daftar 3. Lakukan pengisian data secara cermat dan benar 4. Simpan data dengan klik Simpan tombol dipojok kanan atas 1. Klik menu Petugas RUP maka akan muncul tabel nama nama petugas RUP (jika sudah diisi) 2. Klik menu Tambah dipojok kanan atas. Jika ingin melakukan perubahan, klik Edit 3. Lakukan pengisian data secara cermat dan benar 4. Simpan data dengan klik Simpan tombol dipojok kanan atas 1. Klik menu Alamat Kantor maka akan muncul alamat kantor satker (jika sudah diisi) 2. Klik menu Tambah dipojok kanan atas. Jika ingin melakukan perubahan, klik Edit 3. Lakukan pengisian data secara cermat dan benar 4. Simpan data dengan klik Simpan tombol dipojok kanan atas Data wilayah Klik menu Data Wilayah : 1. Cek nama wilayah seluruhnya

5 Arsip Berisi berkas atau file atau sejenisnya untuk diketahui satker sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan, khususnya menyangkut logistik Pemilu dan Pilkada File khusus Berisi berkas atau file atau sejenisnya untuk diketahui satker sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan, khususnya menyangkut logistik Pemilu dan Pilkada Input Data TPS Untuk mengisi data TPS dan jumlah pemilih di TPS bersangkutan Input Rencana Pengadaan Merupakan menu fungsi untuk mengenerate rincian logistik yang akan diadakan oleh satker dalam pelaksanaan Pilkada 2. Jika terjadi perbedaan, silahkan kirim revisi (tambah/kurang/edit) wilayah ke logistik.silog@kpu.go.id dengan format SEMULA apa MENJADI apa 3. Jika sudah benar semua, lanjutkan ke langkah berikutnya Klik dan akan muncul informasi, jika ingin mengunduhnya, silahkan klik salah satu file yang akan diunduh Klik dan akan muncul informasi, jika ingin mengunduhnya, silahkan klik salah satu file yang akan diunduh Klik menu Input Data TPS : 1. Klik menu Tambah dipojok kiri atas 2. Isi Nama TPS : misalnya TPS 001, TPS 002, dst 3. Isi Alamat 4. Isi Jumlah Pemilih Lakukan hingga seluruh TPS di satker Kab/Kota terisi semua Catatan : DATA TPS DAN JUMLAH PEMILIH-nya harus sesuai dengan data yang ditetapkan KPU Kab/Kota Klik menu Input Rencana Pengadaan, untuk memulai membuat rencana kebutuhan dan jenis logistik yang akan diadakan : 1. Klik menu/tombol Olah Data (catatan : tombol ini jika di-klik kembali maka data isian awal akan reset ke nol kembali, jadi hati hati menggunakannya) 2. Setelah itu akan muncul tampilan 3. Isi salah satu jenis Pilkadanya, jika hanya melaksanakan Pilbup/Pilwakot maka klik pada pilihan Tidak Serentak, dan pilih

6 Input Data Harga Satuan Barang Mengisi data harga satuan barang logistik yang akan diadakan oleh satker Input Data Harga Satuan Jasa Mengisi data harga satuan jasa logistik yang akan dilakukan oleh satker Input Biaya Distribusi Mengisi data biaya distribusi dari tingkat Kab/Kota hingga ke TPS secara berjenjang Serentak jika melaksanakan Pilgub dan Pilbup/Pilwakot. 4. Isi jumlah pasangan calon dan jumlah kepala keluarga (data dari Pemda) dan klik tombol OK Klik menu Input Data Harga Satuan Barang untuk mengisi nilai harga barang per unit itemnya : 1. Setelah muncul jenis jenis barangnya (hal ini akan terjadi setelah melakukan Olah Data ) pada menu Input Rencana Pengadaan) 2. Klik menu Edit dipojok sebelah kanan atas untuk mengisi harga satuan setiap jenis barang yang muncul. Harga satuan yang dicantumkan BELUM termasuk Pajak dan lainnya 3. Setelah semua diisi (cek kembali) klik Simpan Klik menu Input Data Harga Satuan Jasa untuk mengisi nilai harga jasa per unit kegiatannya : 1. Jenis jenis jasa yang muncul di aplikasi adalah kegiatan jasa secara umum dan dilakukan hampir seluruh satker KPU Kab/Kota 2. Klik menu Edit dipojok sebelah kanan atas untuk mengisi harga satuan setiap jenis jasa yang muncul. Harga satuan yang dicantumkan BELUM termasuk Pajak dan lainnya 3. Setelah semua diisi (cek kembali) klik Simpan Klik menu Input Biaya Distribusi untuk mengisi satuan biaya distribusi logistik (pengangkutan barang dari satu wilayah ke tempat tujuan pengiriman). Biaya yang dicantumkan sudah dihitung untuk seluruh komponen pendukungnya PP (pergi pulang) yaitu biaya bongkar muat,

7 Input Data Wilayah Prioritas Distribusi Mengisi data wilayah yang menjadi prioritas distribusi logistik Pilkada, baik tingkat Kecamatan maupun tingkat Desa/Kelurahan Input Aset Pemilu Mengisi data jumlah kotak suara dan bilik suara serta kondisi kedua logistik tersebut sewa kendaraan dan bahan bakar, personil, dan retribusi : 1. Klik menu Input Biaya Distribusi maka akan muncul halaman informasi biaya pengiriman logistik 2. Klik menu Tambah di pojok kanan menu halaman 3. Pilih jenis pengiriman pada menu dropdown Jenis Pengiriman 4. Isi nilai biaya distribusi pada kolom Biaya hingga selesai 5. Klik menu Simpan untuk menyimpan data isian Langkah kerja yang harus dilakukan : 1. Klik menu Input Data Wilayah Prioritas Distribusi maka akan muncul halaman informasi daftar wilayah distribusi 2. Klik menu Tambah di pojok kanan menu halaman 3. Pilih nama wilayah yang dijadikan prioritas, baik yang ditingkat Kab/Kota, Kecamatan hingga Desa/Kelurahan 4. Isi setiap kolom isian yang disediakan dengan cermat 5. Lakukan langkah langkah tersebut di atas hingga semua data prioritas sudah diinput 6. Klik menu Simpan untuk menyimpan data isian Klik menu Input Aset Pemilu untuk mengisi wilayah wilayah yang harus diprioritaskan pengiriman logistik : 1. Setelah muncul informasi data aset Pemilu berupa kotak suara dan bilik suara, maka isi data jumlah sesua dengan kondisi yang ada 2. Cek kembali dan apabila sudah benar, klik Simpan untuk menyimpan datanya

8 Input Data Rekanan/Vendor Untuk mengisi data penyedia yang ditunjuk oleh satker untuk melaksanakan pekerjaan Input Personil Mengisi nama nama personil PPK dan PPS yang terlibat dalam Pilkada 2015 Untuk mengisi data penyedia yang ditunjuk oleh satker untuk melaksanakan pekerjaan, langkah kerjanya sebagai berikut : 1. Klik menu Input Data Rekanan/Vendor maka akan muncul halaman informasi daftar rekanan 2. Klik menu Tambah di pojok kanan menu halaman untuk menambahkan data penyedia 3. Isi data yang diinginkan pada kolom yang disediakan sesuai dengan berkas administrasi yang telah diverifikasi sebagai pemenang, hingga selesai 4. Klik menu Simpan untuk menyimpan data isian Klik menu Input Personil untuk mengisi data nama petugas PPS dan PPK di wilayah satker yang bersangkutan : 1. Klik menu Input Personil maka akan muncul halaman informasi Personil Pemilu di tingkat Kecamatan 2. Apabila ingin mengisi nama nama personil PPK silahkan klik menu Edit dipojok kanan atas. Setelah mengisi seluruh personil, klik menu Simpan untuk menyimpan data nama tersebut. 3. Apabila ingin mengisi nama nama personil PPS silahkan arahkan kursor ke nama Kecamatan dan klik. Maka akan muncul nama Desa/Kelurahan di wilayah Kecamatan yang di-klik tersebut. Kemudian klik menu Edit dipojok kanan atas dan isikan nama nama personil PPS pada kolom yang disediakan. Setelah mengisi seluruh personil, klik menu Simpan untuk menyimpan data nama tersebut.

9 Input Biaya Transport Mengisi biaya transport orang dari tingkat Kab/Kota hingga ke tingkat Desa/Kelurahan Rencana Kebutuhan Logistik Melihat rincian jumlah kebutuhan logistik yang diperlukan dalam pelaksanaan Pilkada Isi nama nama personil tersebut hingga selesai, baik yang di PPK maupun PPS Klik menu Input Biaya Trasnport untuk mengisi biaya transport orang di wilayah satker yang bersangkutan : 1. Klik menu Input Biaya Trasnport maka akan muncul halaman informasi biaya transport orang dari satu wilayah ke tempat yang dituju 2. Klik menu Tambah dipojok kanan atas untuk melakukan penambahan data biaya transport 3. Pilih menu dropdown Jenis Biaya Transport Dari untuk memulai pengisian data biaya 4. Isi data biaya transport yang disediakan sampai seluruh data selesai diinput 5. Klik menu Simpan untuk menyimpan data yang telah diisi 6. Lakukan langkah tersebut di atas hingga data biaya transport sudah terisi seluruhnya Langkah kerja yang dilakukan adalah : 1. Klik menu Rencana Kebutuhan Logistik untuk mengisi jumlah logistik yang diperlukan satker dalam melaksanakan Pilkada Pada menu ini, daftar kebutuhan logistik akan secara otomatis muncul setelah melakukan Input Rencana Pengadaan. 3. Setelah muncul daftar isian kebutuhan, isi sesuai dengan kebutuhan yang diperluka dan HARUS sesuai dengan REGULAI KPU yang berlaku. 4. Terdapat ruang isian data pada kolom Tambahan (tabel rencana kebutuhan logistik), yang diisi oleh satker untuk menyesuaikan dengan kebutuhan yang ada. Bila

10 Input Data Harga Kontrak Barang Input Data Harga Kontrak Jasa Mengisi data harga kontrak per jenis logistik yang telah dilaksanakan, dengan ketentuan bahwa harga kontrak adalah per satuan jenis logistik dan sudah ditetapkan sebagai harga kontrak Mengisi data harga kontrak jasa per kegiatan yang telah dilaksanakan, dengan ketentuan bahwa harga kontrak jasa adalah per satuan jenis kegiatan dan sudah ditetapkan sebagai harga kontrak sudah cukup, maka dikosongkan, namun jika kurang maka diisi sejumlah kekurangan tersebut di ruang isian data 5. Setelah semua data diisi, klik menu Simpan Tambahan dipojok kanan atas Untuk melakukan input data Harga Kontrak Barang, langkahnya : 1. Klik menu Input Data Harga Kontrak Barang maka akan muncul daftar item barang yang telah diinput sebelumnya 2. Klik menu Edit dipojok kanan atas 3. Isi data kontrak sesuai data yang ada pada berkas pengadaan, pada kolom isian yang disediakan. Data yang diisikan adalah per unit/buah/lembar atau sejenisnya sehingga bila datanya global maka harus disesuaikan nilainya menjadi nilai per unit/buah/lembar atau sejenisnya 4. Setelah semuanya terisi, klik menu Simpan Untuk melakukan input data Harga Kontrak Jasa, langkahnya : 1. Klik menu Input Data Harga Kontrak Jasa maka muncul daftar item jasa. Catatan : jenis jasa sudah ditentukan oleh Pusat, apabila tidak tercantum maka tidak usah diisi datanya 2. Klik menu Edit dipojok kanan atas 3. Isi data kontrak jasa sesuai data yang ada, pada kolom isian yang disediakan. Satuan yang tersedia adalah per unit/kegiatan/lembar dan lainnya sehingga jika datanya global maka harus dihitung setiap unit/kegiatan/lembar dan lainnya 4. Setelah semuanya terisi, klik menu Simpan

11 Input Data Pengadaan Barang Mengisi data informasi terkait pengadaan logistik yang dilaksanakan, per jenis barang Untuk melakukan pengisian data pengadaan dan informasi informasi terkait pengadaan yang dilakukan satker, langkahnya : 1. Klik menu Input Data Pengadaan Barang maka akan muncul informasi pengadaan yang dilaksanakan oleh satker 2. Klik menu Edit pada kolom Aksi tabel yang tertera 3. Isi seluruh data yang diminta pada kolom yang disediakan sesuai dengan kebenaran data 4. Setelah semuanya terisi, klik menu Simpan Catatan : Untuk kolom Penyedia diisi nama penyedia yang telah diinput pada menu Input Data Rekanan/Vendor dan mohon ditulis format tulisannya SAMA. Dimungkinkan ada penyedia yang mengerjakan lebih dari satu jenis logistik Pemilu karena adanya penggabungan paket pekerjaan oleh satker yang melaksanakan pelelangan atau pengadaan langsung atau swakelola HPS, niilai ini merupakan nilai HPS (Rp) yang ditetapkan oleh PPK. Penulisan nilai HPS ini adalah nilai per jenis logistik walaupun ada gabungan nilai HPS berdasarkan logistiknya. Misalnya ada lelang paket Formulir dan Hologram sebesar Rp. 1 M, maka nilai satuan HPS per jenis logistiknya dapat dihitung secara terpisah LPSE, merupakan lpse dimana diumumkan lelang dimaksud (jika pelelangan) baik di satker daerah maupun di Pusat Link RUP, merupakan alamat SiRUP dimana satker yang mengumumkan Rencana Umum

12 Input Data Penerimaan Barang Input Data Pengadaan Barang Rekanan Untuk mengisi jumlah logistik yang diterima oleh satker, merupakan hasil proses produksi yang dikirimkan penyedia ke satker Untuk mengisi jumlah logistik yang telah diproduksi oleh penyedia dan akan dikirimkan oleh penyedia ke satker tujuan Pengadaan (RUP) baik di daerah maupun di Pusat Spesifikasi, diisi spek yang umum terkait pengadaan barang yang dilaksanakan Status, merupakan posisi pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan. Sudah selesai proses, sedang proses atau gagal lelang, pada saat dilakukan pengisian pada aplikasi Silog. Keadaan ini harus diupdate apabila sudah terjadi perubahan status. Untuk melakukan pengisian data penerimaan barang oleh satker, langkahnya : 1. Klik menu Input Data Penerimaan Barang maka akan muncul informasi daftar penerimaan barang yang diadakan satker 2. Klik menu Edit pada kolom Aksi tabel yang tertera 3. Isi seluruh data yang diminta pada kolom yang disediakan sesuai dengan kebenaran data 4. Setelah semuanya terisi, klik menu Simpan Pengisian data penerimaan barang yang diproduksi oleh penyedia yang ditetapkan oleh satker, juga dilakukan pengisian progres produksi barang oleh penyedia sebagai laporan perkembangan, langkahnya : 1. Klik menu Input Data Pengadaan Barang Rekanan maka akan muncul informasi daftar pengadaan barang yang dilaksanakan oleh pihak penyedia 2. Klik menu Edit pada kolom Aksi tabel yang tertera 3. Isi seluruh data yang diminta pada kolom yang disediakan sesuai dengan kebenaran data

13 Input Data BAST Mengisi data BAST pada setiap badan penyelenggara sebagai bukti penerimaan logistik, dan menjadi inputan progres pengiriman logistik Pilkada hingga tingkat TPS Rekap Biaya Distribusi Menampilkan informasi total biaya distribusi setiap PPK, PPS, dan TPS Rekap Pemilih dan Badan Penyelenggara Menampilkan rincian jumlah PPS, TPS, dan Pemilih setiap Kecamatan di wilayah Kabupaten/Kota yang bersangkutan Rekap Personil Menampilkan jumlah personil PPK dan PPS yang telah diinput oleh satker Rekap Wilayah Prioritas Distribusi Menampilkan rincian jumlah dan wilayah prioritas distribusi yang ada di wilayah satker yang bersangkutan 4. Setelah semuanya terisi, klik menu Simpan Daftar penerimaan logistik pada setiap badan penyelenggara PPK, PPS, TPS sangat perlu didata dengan baik agar dapat diketahui jumlah, jenis, dan waktu penerimaan di lokasi tersebut. Untuk melakukan hal tersbut, langkahnya : 1. Klik menu Input Data BAST maka akan muncul informasi wilayah sesuai dengan tingkatan badan penyelenggaranya (biasanya yang muncul pertama di tingkat PPK) 2. Klik menu Edit BAST pada kolom Aksi tabel yang tertera 3. Isi seluruh data yang diminta pada kolom yang disediakan sesuai dengan kebenaran data 4. Setelah semuanya terisi, klik menu Simpan Catatan : Menu ini WAJIB diisi setelah barang diserahkan ke masing masing badan penyelenggara PPK, PPS, dan TPS Jumlah yang tercantum dalam BAST merupakan jumlah pengadaan sesuai dengan REGULASI yang berlaku, jika ingin melihat lebih detil silahkan arahkan kursor ke salah satu nama Kecamatan dan klik

14 Rekap Biaya Transport Menampilkan jumlah biaya transport orang di wilayah satker Monitoring Pengadaan Barang Monitoring Distribusi Logistik Monitoring Penerimaan Barang Sementara Monitoring Kekurangan Logistik Pemilu Menampilkan progres pengadaan yang dilaksanakan oleh penyedia pada tingkat satker yang bersangkutan Melihat prosentase pelaksanaan pengiriman logistik setiap Kecamatan atau PPK Menampilkan progres penerimaan barang sementara yang dilaksanakan oleh penyedia pada tingkat satker yang bersangkutan Menampilkan jumlah logistik yang diproduksi, diterima dan kekurangan logistik jenis logistik Jakarta, Juni 2015 Biro Logistik