SILOG PEMILU. Buku Panduan Sistem Informasi Logistik Pemilu Komisi Pemilihan Umum

Transkripsi

1 SILOG PEMILU 2012 Buku Panduan Sistem Informasi Logistik Pemilu Komisi Pemilihan Umum [PETUNJUK PENGGUNAAN] SISTEM INFORMASI LOGISTIK KPU OPERATOR KPU [Dokumen ini ditujukan untuk membantu operator KPU Provinsi dalam menggunakan Sistem Informasi Logistik Pemilu]

2 DAFTAR ISI DAFTAR ISI... i LATAR BELAKANG... 1 PETUNJUK PENGGUNAAN Memulai Aplikasi Pendaftaran Login Halaman Utama Pengelolaan Data Harga satuan Barang Lihat Harga satuan Barang Ubah Harga satuan Barang Harga satuan Jasa Lihat Harga satuan Jasa Ubah Harga satuan Jasa Barang Inventaris Lihat Barang Inventaris Ubah Barang Inventaris Rencana Kebutuhan Logistik Rencana Anggaran HARGA KONTRAK Barang Lihat Harga KONTRAK Barang Ubah Harga KONTRAK Barang HARGA KONTRAK JASA Lihat Harga KONTRAK JASA Ubah Harga kontrak JASA Pengadaan Barang Lihat Pengadaan Barang Tambah Pengadaan Barang Ubah Pengadaan Barang Hapus Pengadaan Barang Penerimaan Barang Lihat Penerimaan Barang Ubah Kondisi Penerimaan Barang Perencanaan Logistik i

3 6.1. rekap harga satuan barang ReKAP Harga satuan JASA Rekap harga kontrak barang Rekap harga kontrak JASA Rekap alokasi kebutuhan Rekap alokasi anggaran Rekap Biaya Distribusi Rekap pemilih dan badan penyelenggara monitoring pengadaan barang monitoring Distribusi logistik Keluar dari Aplikasi ii

4 LATAR BELAKANG Pemilihan Umum (Pemilu) Tahun 2014 merupakan bagian dari demokrasi di Indonesia, baik Pemilu Anggota DPR, DPD, dan DPRD Tahun 2014 serta Pemilu Presiden dan Wakil Presiden Tahun Komisi Pemilihan Umum (KPU) sebagai salah satu badan penyelenggara Pemilu yang berwenang untuk menjalankan dan menyelenggarakan proses pemilihan umum di Indonesia, berkewajiban untuk mempersiapkan segala sesuatunya untuk memperlancar proses tersebut. Salah satunya adalah mengelola logistik keperluan Pemilu yang tepat jenis, tepat jumlah, tepat kualitas, tepat tujuan dan tepat penganggaran. Pengelolaan logistik Pemilu yang tepat memiliki peran sentral dan strategis dalam menentukan keberhasilan dalam penyelenggaraan Pemilu tersebut, dimana proses-proses yang terjadi adalah proses perencanaan, pengadaan, pengawasan dan pendistribusian. Saat ini, mekanisme perencanaan dan pengawasan logistik keperluan Pemilu masih dilakukan secara manual dengan jumlah sumber daya manusia (SDM) yang terbatas, sehingga sangat memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pengambilan keputusan, pengawasan dan pendistribusian barang yang diakibatkan oleh kesalahan manusia (human error) dalam proses tersebut. Untuk menghindari permasalahan tersebut, maka KPU perlu mengembangkan suatu aplikasi logistik yang terintegrasi (sistem informasi yang terintegrasi). Yang dimaksud dengan aplikasi terintegrasi adalah mengintegrasikan atau menggabungkan semua proses yang berlaku pada mekanisme pengelolaan logistik Pemilu ke dalam sebuah sistem atau aplikasi berbasis komputer dan web. Diharapkan dengan diintegrasikannya semua proses bisnis ke dalam suatu Sistem Informasi Logistik (Silog) dengan mengintegrasikannya bersama peta informasi berbasis geospasial, dapat memberikan kemudahan dan manfaat yang optimal dalam mengelola logistik keperluan Pemilu dimaksud. Satker KPU Kabupaten/Kota berperan sangat penting dalam mensukseskan pengelolaan logistik Pemilu karena menjadi tulang punggung pengelolaan logistik yang diperlukan pada setiap badan penyelenggara di wilayahnya. Untuk itu, dengan adanya petunjuk penggunaan ini, diharapkan dapat membantu operator KPU Kabupaten/Kota dalam menjalankan Silog Pemilu dengan benar dan memberikan manfaat yang optimal bagi satker KPU Kabupaten/Kota, terutama bagi KPU sebagai instansi vertikalnya. PETUNJUK PENGGUNAAN SILOG KPU OPERATOR KPU 1

5 PETUNJUK PENGGUNAAN Petunjuk penggunaan ini akan terdiri dari beberapa bagian yaitu: memulai aplikasi, pendaftaran, login ke aplikasi, halaman utama, verifikasi data wilayah, pengelolaan data, perencanaan logistik, laporan logistik, ubah password (tergantung kebijakan), dan keluar dari aplikasi. Berikut akan dijelaskan satu per satu langkah-langkah dalam penggunaan Silog Pemilu bagi operator satker KPU. 1. MEMULAI APLIKASI Untuk menjalankan sistem informasi logistik ini, Anda memerlukan browser internet, misalnya Internet Explorer atau Mozilla Firefox atau sejenisnya. a. Buka browser internet yang biasa anda gunakan. b. Tuliskan alamat sistem informasi logistik KPU: Tekan ENTER. Tulis disini PETUNJUK PENGGUNAAN SILOG KPU OPERATOR KPU 2

6 2. PENDAFTARAN Saat ini belum dibuka form aplikasi untuk publik, sehingga tidak dimungkinkan untuk khalayak umum untuk mendaftar sebagai anggota (user aplikasi Silog). Sistem ini diperuntukkan bagi satker KPU Kabupaten/Kota, KPU Provinsi, dan KPU yang langsung terlibat dalam organisasi KPU. 3. LOGIN Sebelum mengakses aplikasi pengguna harus melakukan login terlebih dahulu. a. Setelah mengakses alamat website dari aplikasi, klik link Depan seperti diperlihatkan pada gambar b. Masukan username dan password pada bagian Login c. Tekan Login untuk melanjutkan proses login, tekan Reset untuk mengosongkan kembali form login d. Jika login berhasil maka akan muncul halaman utama. 4. HALAMAN UTAMA Perhatikan pada bagian kiri atas menu utama. Jika terdapat tulisan Perhatian, seperti pada gambar di bawah, maka lakukan sesuai dengan yang diminta oleh sistem. PETUNJUK PENGGUNAAN SILOG KPU OPERATOR KPU 3

7 Catatan : Jika tidak ada tulisan Perhatian, seperti pada gambar di bawah, maka silakan lanjutkan penggunaan sistem. Secara umum berikut penjelasan menu : 1. Halaman Depan : untuk kembali ke halaman depan atau halaman utama 2. Input Data Harga Satuan Barang : untuk mengisi harga barang/logistik keperluan Pemilu yang akan digunakan sebagai data rencana anggaran biaya (RAB) 3. Input Data Harga Satuan Jasa : untuk mengisi harga jasa yang diperlukan keperluan Pemilu yang akan digunakan sebagai data rencana anggaran biaya (RAB) 4. Input Data Barang Inventaris : untuk mencatat jumlah dan kondisi barang inventaris di KPU, seperti kendaraan, kotak dan bilik suara, dan peralatan komputer hasil dari Pemilu sebelumnya. 5. Rencana Kebutuhan Logistik : untuk melihat daftar kebutuhan logistik di KPU 6. Rencana Anggaran : untuk melihat daftar barang dan jasa yang ada di KPU beserta besar anggarannya. 7. Input Data Harga Kontrak Barang : untuk menginput data harga kontrak barang/logistik keperluan Pemilu setelah kontrak pengadaan ditandatangani. 8. Input Data Harga Kontrak Jasa : untuk menginput data harga kontrak jasa yang diperlukan satker KPU pada pelaksanaan Pemilu setelah kontrak pengadaan ditandatangani. PETUNJUK PENGGUNAAN SILOG KPU OPERATOR KPU 4

8 9. Input Data Pengadaan Barang : untuk mengisi pengadaan barang yang ditunjuk ke rekanan tertentu. Setelah memilih rekanan, kita harus memilih barang-barang apa saja dan berapa jumlah dari masing-masing barang yang akan diadakan oleh rekanan tersebut. 10. Input Data Penerimaan Barang : untuk melihat daftar barang yang diadakan untuk kebutuhan Pemilu di KPU yg bersangkutan. Menu ini juga bertujuan untuk memonitoring jumlah dan kondisi barang yang diterima KPU. 11. Rekap Harga Satuan Barang : untuk melihat rekap harga satuan barang seluruh satker KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota di wilayahnya. 12. Rekap Harga Satuan Jasa : untuk melihat rekap harga satuan jasa seluruh satker KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota di wilayahnya. 13. Rekap Harga Kontrak Barang : untuk melihat rekap harga kontrak barang setelah kontrak ditandatangani seluruh satker KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota di wilayahnya. 14. Rekap Harga Kontrak Jasa : untuk melihat rekap harga kontrak jasa setelah kontrak ditandatangani seluruh satker KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota di wilayahnya. 15. Rekap Alokasi Kebutuhan: untuk melihat alokasi kebutuhan logistik Pemilu seluruh satker KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota di wilayahnya. 16. Rekap Alokasi Anggaran : untuk melihat pagu anggaran logistik Pemilu yang diperlukan seluruh satker KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota di wilayahnya. 17. Rekap Biaya Distribusi : untuk melihat rekapitulasi biaya distribusi dari tingkat Provinsi, Kabupaten/Kota hingga TPS. 18. Rekap Pemilih dan Badan Penyelenggara : untuk mengetahui jumlah pemilih, jumlah TPS, jumlah PPS, dan jumlah PPK seluruh Indonesia. 19. Monitoring Pengadaan Barang : untuk mengetahui perkembangan pengadaan barang yang dilaksanakan oleh rekanan pengadaan barang/jasa. 20. Monitoring Distribusi Logistik : untuk mengetahui posisi barang sudah sampai di tingkat PPK, PPS, dan TPS. 21. Keluar : untuk keluar dari aplikasi. PETUNJUK PENGGUNAAN SILOG KPU OPERATOR KPU 5

9 5. PENGELOLAAN DATA 5.1. HARGA SATUAN BARANG LIHAT HARGA SATUAN BARANG Untuk melihat Harga Satuan Barang, klik menu Input Data Harga Satuan Barang maka akan muncul tampilan seperti diperlihatkan pada gambar berikut UBAH HARGA SATUAN BARANG Untuk mengubah Harga Satuan Barang, klik tombol Edit yang terletak di sebelah kanan atas. Lalu akan muncul tampilan unutk mengubah data seperti gambar berikut. Untuk menyimpan data yang telah diubah, klik tombol Simpan atau Batal jika ingin membatalkan pengubahan data. PETUNJUK PENGGUNAAN SILOG KPU OPERATOR KPU 6

10 5.2. HARGA SATUAN JASA LIHAT HARGA SATUAN JASA Klik menu Input Data Harga Satuan Jasa maka akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini UBAH HARGA SATUAN JASA Untuk mengubah Harga Satuan Jasa, klik tombol Edit yang terletak di sebelah kanan atas. Lalu akan muncul tampilan unutk mengubah data seperti gambar berikut. Untuk menyimpan data yang telah diubah, klik tombol Simpan atau Batal jika ingin membatalkan pengubahan data. PETUNJUK PENGGUNAAN SILOG KPU OPERATOR KPU 7

11 5.3. BARANG INVENTARIS LIHAT BARANG INVENTARIS Yang dimaksud dengan barang inventas disini adalah barang-barang tidak habis pakai hasil dari Pemilu sebelumnya, yang mungkin dapat digunakan kembali pada Pemilu selanjutnya. Untuk melihat daftar barang inventaris, klik menu Input Barang Inventaris UBAH BARANG INVENTARIS Untuk menuliskan jumlah dari tiap-tiap kondisi Barang Inventaris, klik tombol Edit yang terletak di sebelah kanan atas. Lalu akan muncul tampilan untuk mengubah data seperti gambar berikut. Untuk menyimpan data yang telah diubah, klik tombol Simpan atau Batal jika ingin membatalkan pengubahan data. PETUNJUK PENGGUNAAN SILOG KPU OPERATOR KPU 8

12 5.4. RENCANA KEBUTUHAN LOGISTIK Untuk melihat Daftar Rencana Kebutuhan, klik menu Rencana Kebutuhan Logistik maka akan muncul tampilan seperti berikut RENCANA ANGGARAN Untuk melihat Rencana Anggaran, klik menu Rencana Anggaran, maka akan muncul tampilan berikut HARGA KONTRAK BARANG LIHAT HARGA KONTRAK BARANG Untuk melihat Harga Kontrak Barang, klik menu Input Data Harga Kontrak Barang maka akan muncul tampilan seperti diperlihatkan pada gambar berikut. PETUNJUK PENGGUNAAN SILOG KPU OPERATOR KPU 9

13 UBAH HARGA KONTRAK BARANG Untuk mengubah Harga Kontrak Barang, klik tombol Edit yang terletak di sebelah kanan atas. Lalu akan muncul tampilan unutk mengubah data seperti gambar berikut. Untuk menyimpan data yang telah diubah, klik tombol Simpan atau Batal jika ingin membatalkan pengubahan data HARGA KONTRAK JASA LIHAT HARGA KONTRAK JASA Untuk melihat Harga Satuan Jasa, klik menu Input Data Harga Kontrak Jasa maka akan muncul tampilan seperti diperlihatkan pada gambar berikut UBAH HARGA KONTRAK JASA Untuk mengubah Harga Kontrak Jasa, klik tombol Edit yang terletak di sebelah kanan atas. Lalu akan muncul tampilan unutk mengubah data seperti gambar berikut. PETUNJUK PENGGUNAAN SILOG KPU OPERATOR KPU 10

14 Untuk menyimpan data yang telah diubah, klik tombol Simpan atau Batal jika ingin membatalkan pengubahan data PENGADAAN BARANG LIHAT PENGADAAN BARANG Untuk melihat Daftar Pengadaan Barang, klik menu Input Pengadaan Barang maka akan muncul tampilan seperti berikut TAMBAH PENGADAAN BARANG Untuk menambah, klik tombol Tambah lalu akan muncul tampilan sebagai berikut. Pada kolom yang ada, silahkan diisi sesuai dengan data. PETUNJUK PENGGUNAAN SILOG KPU OPERATOR KPU 11

15 Untuk menyimpan data, klik tombol Simpan atau Batal jika ingin membatalkan penambahan data UBAH PENGADAAN BARANG Untuk mengubah Pengadaan Barang, klik tombol Edit Lalu akan muncul tampilan untuk mengubah data. yang terletak di kolom Aksi. Untuk menyimpan data yang telah diubah, klik tombol Simpan atau Batal jika ingin membatalkan pengubahan data HAPUS PENGADAAN BARANG Untuk menghapus data klik tombol Hapus yang terletak di dalam kolom Aksi maka akan muncul kotak konfirmasi penghapusan data. Tekan Tombol OK untuk menghapus atau Tekan Tombol Cancel untuk membatalkan PENERIMAAN BARANG LIHAT PENERIMAAN BARANG Untuk melihat Daftar Penerimaan Barang, klik menu Penerimaan Barang maka akan muncul tampilan berikut. PETUNJUK PENGGUNAAN SILOG KPU OPERATOR KPU 12

16 UBAH KONDISI PENERIMAAN BARANG Untuk mengubah data kondisi barang yang telah diterima. Klik tombol Edit sebagai berikut. yang berada di sebelah kanan atas maka akan muncul tampilan Untuk menyimpan data yang telah diubah, klik tombol Simpan atau Batal jika ingin membatalkan pengubahan data. 6. PERENCANAAN LOGISTIK 6.1. REKAP HARGA SATUAN BARANG Klik menu Rekap Harga Satuan Barang maka akan muncul tampilan seperti berikut. PETUNJUK PENGGUNAAN SILOG KPU OPERATOR KPU 13

17 6.2. REKAP HARGA SATUAN JASA Klik menu Rekap Harga Satuan Jasa maka akan muncul tampilan seperti berikut REKAP HARGA KONTRAK BARANG Klik menu Rekap Hargsa Kontrak Barang, maka akan muncul tampilan berikut REKAP HARGA KONTRAK JASA Klik menu Rekap Hargsa Kontrak Jasa, maka akan muncul tampilan berikut. PETUNJUK PENGGUNAAN SILOG KPU OPERATOR KPU 14

18 6.5. REKAP ALOKASI KEBUTUHAN Klik menu Rekap Alokasi Kebutuhan, maka akan muncul tampilan berikut REKAP ALOKASI ANGGARAN Klik menu Rekap Anggaran, maka akan muncul tampilan berikut REKAP BIAYA DISTRIBUSI Untuk melihat, klik menu Rekap Biaya Distribusi maka akan muncul tampilan seperti : PETUNJUK PENGGUNAAN SILOG KPU OPERATOR KPU 15

19 6.8. REKAP PEMILIH DAN BADAN PENYELENGGARA Untuk melihat, klik menu Rekap Pemilih dan Badan Penyelenggara akan muncul tampilan seperti : 6.9. MONITORING PENGADAAN BARANG Untuk melihat, klik menu Monitoring Pengadaan Barang maka akan muncul tampilan seperti : MONITORING DISTRIBUSI LOGISTIK Untuk melihat, klik menu Monitoring Distribusi Logistik maka akan muncul tampilan seperti : PETUNJUK PENGGUNAAN SILOG KPU OPERATOR KPU 16

20 7. KELUAR DARI APLIKASI Untuk menjaga agar aplikasi tidak dipergunakan atau diakses oleh orang yang tidak mempunyai hak. Pengguna harus keluar dari aplikasi dengan mengklik menu Keluar. Bila pengguna aplikasi tidak melakukan interaksi terhadap aplikasi, padahal aplikasi dalam kondisi login, maka pada interval waktu tertentu akan secara otomatis keluar. Hal ini dimaksudkan, untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. Biro Logistik, 20 Mei 2013 PETUNJUK PENGGUNAAN SILOG KPU OPERATOR KPU 17