Versi SISTEM PENGURUSAN SURAT (SPS) - Surat Keluar - Buku Alamat - Cetakan - Nilai Setem dan Serahan. Panduan Pengguna

Transkripsi

1 Versi 1 SISTEM PENGURUSAN SURAT (SPS) - Surat Keluar - Buku Alamat - Cetakan - Nilai Setem dan Serahan Panduan Pengguna

2 P A N D U A N P E N G G U N A AN B A G I Sistem Pengurusan Surat (SPS) Versi 1.0 Oleh: Fairuz Abd Rahman Pada: 16 November 2015 OOS Syndicate 1.41, Bangunan UTC Kedah Kompleks MBAS, Jalan Kota, Alor Setar, KEDAH Phone

3 I s i k a n d u n g a n Pengenalan... 1 Bermula dengan SPS... 3 Menggunakan SPS... 7 Memasukkan Serahan dan Alamat... 7 Menyenarai Serahan dan Alamat Mengemaskini Serahan dan Alamat Memadam Serahan dan Alamat Mengemaskini Nilai Setem dan Status Serahan Cetakan Carta Pai Jadual Akses Pengguna... 17

4 P A N D U A N P E N G G U N A - S I S T E M P E N G U R U S A N S U R A T Versi 1 1. Pengenalan S istem Pengurusan Surat (ringkasannya SPS) adalah satu aplikasi berasaskan aplikasi web (web-apps) direka bagi tujuan memudahkan pengurusan surat bagi agensi. SPS dibangunakan dengan menggunakan teknologi masa-kini dimana pengguna boleh menggunakan web aplikasi pada mana-mana platform samada komputer, telefon bimbit mahupun peranti yang berada dipasaran tanpa menjejas paparan aplikasi. 1.1 Ringkasan sistem Aplikasi web SPS dibangunkan mengandungi fungsian berikut: 1. Pengurusan pengguna (hanya kepada pengguna tertentu) 2. Kemasukkan data 3. Analisis kategori / bahagian 4. Laporan data 5. Data import eksport 6. Amaran untuk kelengkapan 7. Konsistensi Aplikasi SPS membenarkan kemasukkan data melalui 2 saluran iaitu: 1. Kemasukan secara manual dengan mengisi ruang yang disediakan 2. Menggunakan arahan peringkat pangkalan data untuk kemasukan terus data ke pangkalan data (pengetahuan asas pangkalan data diperlukan) 1.2 Fungsian belum wujud Berikut adalah fungsian yang belum diwujudkan dalam versi 1.0 : Surat Masuk Pelbagai Bahasa Pembaca QR-Code dan Barcode 1

5 1.3 Hubungi Sebarang pertanyaan berkaitan penggunaan aplikasi, mahupun mencadangkan rekabentuk dan fungsian bolehlah menghantar kepada pasukan pembangunan kami di : team@oosyndicate.com 2

6 2. Bermula dengan SPS P elbagai akses level peringkat diterapkan dalam SPS. Setiap pengguna yang menggunakan aplikasi ini bergantung kepada peranan yang telah di setkan mengikut kata nama (username). Setiap peranan adalah berlainan fungsian antara satu sama lain. Terdapat dua peranan di dalam SPS iaitu; admin user Peranan admin adalah berperanan mutlak untuk fungsian keseluruhan sistem. Ini bermakna apabila pengguna disetkan kepada admin, pengguna ini boleh mengakses keseluruhan sistem tanpa sekatan. Manakala peranan user pula bergantung kepada perkhidmatan yang di langgan apabila seorang admin menetapkan syarat-syarat semasa pendaftaran. Bagi memahami peranan dan perkhidmatan yang wujud di dalam SPS, sila lihat pada kekotak di bawah Jenis perkhidmatan dan peranan Buku Alamat (user) *- dikenali sebagai Pengguna BA Surat Keluar (user) *- dikenali sebagai Pengguna SK Fungsian dan keboleh-akses perkhidmatan Entiti ini berupaya untuk mengakses menu dan sub-menu berikut: Semua fungsian dalam menu Buku Alamat Mempunyai akses untuk mendaftar alamat dan kumpulan mengikut jabatan yang telah diset Boleh mengakses sebahagian dari menu Surat Keluar dengan hanya terhad kepada melihat Senarai Serahan Berupaya untuk mengakses menu Surat Keluar dengan fungsian: Mendaftar serahan baru samada Surat Pukal atau Surat Runcit mengikut jabatan yang telah diset Melihat senarai serahan berdasarkan jabatan yang telah disetkan Mengakses menu laporan Serahan & Setem (user) Fungsian khas untuk penghantar surat dalam mengakses sistem. Antara fungsian dibenarkan: *- dikenali sebagai Pengguna SS Mengemaskini nilai setem setelah serahan baru dibuat oleh jabatan Mengemaskini status serahan setelah serahan dibuat Surat Masuk (user) Belum diwujudkan dalam versi 1.0 3

7 2.1 Mengakses aplikasi SPS Aplikasi SPS dibina di atas platform berasaskan web. Peranti yang mempunyai sokongan kepada pelayar web mampu memaparkan aplikasi SPS. Peranti seperti telefon bimbit, tablet, komputer riba ataupun komputer desktop boleh digunakan untuk memaparkan aplikasi SPS Bagaimana untuk mengakses? Buka mana-mana pelayan web pada peranti (seperti Internet Explorer, Microsoft Edge, Firefox, Chrome, Opera dan lain-lain) dan taip alamat yang dibekalkan oleh Bahagian Teknologi Maklumat ataupun jabatan yang berkaitan (Gambarajah 1) Selepas menaip alamat url sistem, sistem akan membawa anda kepada antaramuka laman log masuk bagi tujuan pengenalan dan keselamatan sistem. Hubungi bahagian yang berkaitan untuk mendapatkan kata nama dan kata laluan untuk mengakses SPS. Taipkan katanama dan kata laluan pada ruangan yang disediakan. Tekan butang LOG MASUK bagi mengakses papan pemuka (dashboard) sistem. Gambarajah 1 *- antara muka bagi paparan mungkin berlainan jika anda menggunakan peranti dengan berlainan saiz resolusi. Gambarajah 2 di sebelah menunjukkan paparan menggunakan telefon mudah-alih. Gambarajah 2 4

8 2.2 Konfigurasi Data Asas NOTA Langkah ini hanya kegunaan pentadbir sistem (admin) sahaja dalam langkah memasang dan memulakan SPS. Bagi melancarkan penggunaan SPS kepada pengguna biasa (user), pentadbir sistem perlu konfigurasikan data input awal pada sistem bagi membolehkan sistem beroperasi dengan cara yang sepatutnya. Konfigurasi ini boleh diakses melalui sambungan pada menu Pentadbir di SPS. Antara perkara yang perlu dilakukan adalah : Menu Pentadbir Langkah satu (1) 1. Mengemaskini atau mendaftar kategori surat baru Gambarajah Kategori Surat 5

9 Langkah dua (2) 2. Mengemaskini status surat atau mendaftar baru Gambarajah Status Surat Langkah tiga (3) 3. Mengemaskini atau mendaftar jabatan atau bahagian yang wujud di agensi Langkah empat (4) 4. Mendaftar pengguna baru (user). Pengguna biasa dengan peranan dan perkhidmatan untuk dilanggan disetkan Setelah konfigurasi data asas diset, sistem SPS bersedia untuk digunakan oleh pengguna (user) dalam mengurus rekod dan data surat. 6

10 3. Menggunakan SPS Fungsian asas sistem berasaskan web mestilah mampu untuk melakukan perkara asas seperti memasukkan data dan mengemaskini maklumat berdasarkan data, menyenarai rekod dari pangkalan data dan memadamnya. SPS menggunakan konsep ini dalam proses aliran data. Pada bahagian ini akan menerangkan ringkasan penggunaan asas dalam fungsian yang direka dalam SPS. Bagi memudahkan pemahaman kepada fungsian menu dan tindakan SPS, bahagian ini akan diterang kepada 3 pecahan iaitu; Memasukkan Serahan dan Alamat Menyenarai Serahan dan Alamat Mengemaskini Serahan dan Alamat Memadam Serahan dan Alamat Mengemaskini Nilai Setem dan Status Serahan Merujuk kepada kepada kotak jadual pada seksyen 2 ( peranan dan perkhidmatan), kita telah tersedia maklum dengan pengguna seperti Pengguna BA, Pengguna SK, Pengguna SS. Penerangan selepas ini akan merujuk kepada istilah pengguna ini bagi memahami lebih jelas berkaitan fungsian sistem ini. 4. Memasukkan Serahan dan Alamat SPS merupakan sistem berpengkalan data dimana pengguna sistem diperlukan untuk mengemaskini maklumat dari masa ke semasa. Data-data yang dimasukkan akan dimanipulasi agar memudah pengguna lain pula mengguna semula data ini bagi tujuan yang sama. 4.1 Mendaftar Serahan Baru Seperti yang dijelaskan pada seksyen 2 (jadual peranan dan perkhidmatan), menu Surat Keluar hanya boleh diakses oleh Pengguna SK. Pada menu Serahan Baru, terdapat pecahan sub-menu iaitu; Surat Runcit Surat Pukal 7

11 Laman Surat Runcit membenarkan Pengguna SK mendaftar serahan secara runcit iaitu dengan membuat serahan dengan kemasukkan data per individu. Ini bermakna, bagi surat yang dijadualkan untuk membuat serahan pada kadar rendah, menu Surat Runcit sesuai digunakan. Pengguna SK hanya perlu mengisi ruang yang disediakan pada laman dengan memilih opsyen yang ada. Serta memilih nama penerima. Harus diingat, nama penerima adalah rekod alamat yang dimasukkan oleh Pengguna BA dimana akan dibincangkan kelak. Gambarajah laman Serahan Runcit NOTA Ruangan nama penerima adalah capaian rekod dari data yang dimasukkan oleh Pengguna BA mengikut jabatan. Anda boleh klik lebih dari satu penerima dengan cara memilih nama penerima yang dipaparkan. Anda boleh menggunakan fungsi carian yang disediakan untuk mencari nama penerima. 8

12 Konsep yang sama turut digunakan untuk Surat Pukal. Bezanya ialah pada Kumpulan Penerima dimana kandungan alamat dalam kumpulan ini adalah secara pukal. Bilangan pemilik alamat ditunjukkan dalam combo box seperti gambar rajah dibawah. Kumpulan Penerima Pukal Dengan memilih kumpulan penerima yang sesuai, sistem akan memahami pilihan tersebut dan akan menyimpan sebagai satu pilihan dengan kandungan alamat berpukal Setelah pengisian dibuat, klik pada butang DAFTAR SURAT RUNCIT bagi laman surat runcit untuk mendaftar serahan baru, manakala klik pada butang DAFTAR SURAT PUKAL untuk menyimpan serahan baru secara pukal. Semua surat baru berdaftar akan ditanda sebagai status serahan Baru. Ini bermaknanya tindakan selanjutnya bakal dibuat oleh Pengguna SS dalam menilai setem ataupun membuat serahan berdasarkan Status Surat yang dipilih. NOTA Status Surat jika memilih status POS, proses menilai setem akan dibuat oleh Pengguna SS. Manakala untuk status lain, tindakan serahan akan dibuat tanpa menilai harga setem pada serahan. 4.2 Mendaftar Alamat Baru Pengguna berstatus Pengguna BA dibenarkan untuk mengakses menu Buku Alamat. Menambah alamat ke dalam pangkalan data tidaklah memerlukan proses yang banyak. Untuk mendaftar alamat, klik pada sub-menu Tambah Penerima, dan satu paparan laman daftar alamat samada alamat individu ataupun kumpulan alamat akan dibuka. 9

13 Menu alamat dengan sub menu Invidu atau Kumpulan pada Tambah Penerima Individu Alamat individu bagi setiap per seorangan. Semua alamat hendaklah dimasukkan menggunakan menu individu. Kumpulan Merupakan kumpulan alamat yang dipilih dari alamat individu yang dimasukkan menerusi laman individu. Pengguna hanya perlu memilih namanama yang perlu dimasukkan dalam kumpulan yang dicipta. 5. Menyenarai Serahan dan Alamat Berdasarkan jadual peranan dan perkhidmatan di seksyen 2, berikutan adalah peranan dan perkhidmatan bagi fungsian menyenarai serahan mahupun alamat. Perkhidmatan dan peranan Senarai Serahan Belum Serah Telah Serah Semua Pengguna BA Pengguna SK Pengguna SS 10

14 6. Mengemaskini Serahan dan Alamat Sebarang serahan mahupun alamat yang disimpan di pangkalan data boleh dikemaskini bagi memudahkan pembetulan ralat. Anda hanya perlu menyenarai mana-mana rekod samada rekod serahan mahupun alamat. Satu butang pada jadual dipaparkan untuk memudahkan memilih rekod yang berkaitan untuk dikemaskini. Senarai rekod Butang kemaskini NOTA Bagi tujuan keselamatan, bagi pengemaskinian rekod hanya pengguna satu jabatan atau admin sahaja boleh mengemaskini rekod. Berlainan jabatan tidak dibenarkan rekod dikemaskini 11

15 7. Memadam Serahan dan Alamat Sama seperti mengemaskini rekod. Pengguna perlu memilih butang HAPUS untuk memadam serahan ataupun alamat. Butang Hapus 8. Mengemaskini Nilai Setem dan Status Serahan Apabila satu serahan baru didaftarkan, tindakan selepas pendaftaran bergantung kepada Status Surat yang dipilih. Jika status surat yang dipilih memerlukan pengemaskinian nilai setem (POS), Pengguna SS akan mengakses senarai yang perlu di nilai setem kan dengan menggunakan menu Tindakan Serahan > Nilai Setem. Menu ini hanya Pengguna SS sahaja yang boleh mengaksesnya berbanding pengguna lain (kecuali admin). 12

16 Senarai perlu dikemaskini nilai setem Kemaskini Nilai Setem 1. Klik pada perkataan edit dan satu ruangan isi akan muncul di kotak kolum nilai setem. 2. Isikan nilai setem bagi surat yang dipilih (pastikan nilai setem adalah digit sahaja termasuk titik.) 3. Klik butang Save untuk simpan nilai setem ke pangkalan data manakala klik butang Cancel untuk membatalkan operasi. NOTA Apabila surat telah di nilai setem kan, status serahan akan bertukar dari PERLU DINILAI SETEM ke BELUM SERAH. Ini bermakna surat sedia untuk diserahkan ke pejabat POS ataupun mana-mana yang berkaitan. 13

17 Senarai perlu diserahkan Kemaskini Status Serahan 1. Apabila proses serahan telah dibuat samada menggunakan serahan tangan mahupun POS, pengguna SS perlu mengesahkan penghantaran dengan menekan butang SELESAI NOTA SPS direka dengan kesesuaian untuk semua peranti. Pengguna SS boleh mengemaskini Status Serahan menggunakan telefon bimbit secara terus selepas serahan 9. Cetakan SPS didatangkan dengan fungsi mencetak senarai Serahan POS untuk surat yang telah dinilai setemkan dan perlu diserahkan ke Pejabat POS. Laman ini boleh diakses pada sub-menu Cetakan dalam menu Surat Keluar. Hanya Pengguna SS sahaja dibenarkan untuk mengakses menu ini. Pengguna SS hanya perlu menetak butang PAPAR untuk memaparkan Senarai Serahan POS manakala untuk memuat-turun senarai ini, butang MUAT-TURUN disediakan. Fail yang digunakan untuk memaparkan senarai ini adalah di dalam format PDF. Pengguna memerlukan plug-in untuk membaca fail PDF ini. Walau bagaimanapun, kebanyakkan komputer dan telefon mudah-alih menyokong fail ini. 14

18 Laman Cetakan Senarai POS Contoh paparan senarai serahan POS 15

19 10. Carta Pai SPS turut dimuatkan dengan carta pai bagi memudahkan pengguna sistem menghasilkan laporan yang berkesan. Carta ini boleh diakses pada laman Laporan pada sub-menu cetakan. Menu laporan Carta Pai Contoh Carta Pai yang dikeluarkan 16

20 11. Jadual Akses Pengguna Berikut adalah jadual akses pengguna mengikut laman dan peranan serta perkhidmatan; Perkhidmatan dan peranan Belum Serah Senarai Serahan Serahan Baru Tindakan Serahan Cetakan Telah Serah Pengguna BA Semua Surat Runcit Surat Pukal Nilai Setem Status Serahan Serahan POS Pengguna SK Pengguna SS ADMIN Serahan Tangan Perkhidmatan dan peranan Kumpulan Senarai Alamat Individu Tambah penerima Kawalan Pengguna Kategori Surat Kemaskini Status Surat Jabatan Pengguna BA Pengguna SK Pengguna SS ADMIN - Dibenarkan 17