PANDUAN PENGGUNA. Sistem Pemohonan Pembelian (RO) Versi OKTOBER Oleh:

Transkripsi

1 PANDUAN PENGGUNA Sistem Pemohonan Pembelian (RO) Versi.0 OKTOBER 07 Oleh: Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi (idec) Universiti Putra Malaysia

2 Kandungan PENGENALAN LOGIN SISTEM RO KATEGORI PENGGUNA MODUL PEMOHON : PAPARAN UTAMA MODUL PEMOHON : BORANG PERMOHONAN MODUL KERANI PTJ : PAPARAN UTAMA MODUL KERANI PTJ : SEMAKAN BORANG PERMOHONAN MODUL PENGESAHAN : PAPARAN UTAMA MODUL PENGESAHAN : PENGESAHAN PEGAWAI PENGESAH MODUL KELULUSAN : PAPARAN UTAMA MODUL KELULUSAN : KELULUSAN PEGAWAI PELULUS MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA MENU ADMIN SISTEM MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA PAPARAN UTAMA MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA PENDAFTARAN PENGGUNA MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA KEMASKINI DAFTAR PENGUNA MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS MENU ADMIN SISTEM MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS PAPARAN UTAMA DAFTAR PUSAT KOS MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS PENDAFTARAN PUSAT KOS MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS KEMASKINI DAFTAR PUSAT KOS MODUL LAPORAN : LAPORAN KERANI PTJ.... 6

3 0.0 MODUL LAPORAN : LAPORAN PEJABAT BURSAR DAN ADMIN SISTEM MODUL LAIN : CETAKKAN RINGKASAN PENYATA (R.O) MODUL LAIN : KLON RO....0 MODUL LAIN : INTEGRASI SAGA....

4 PENGENALAN Sistem ini dibangunkan bertujuan untuk memudahkan urusan pemohonan perolehan yang sebelum ini dibuat secara manual (offline) kepada pemohonan secara atas talian. Terdapat beberapa modul yang terlibat iaitu: a. Modul Pemohonan Paparan Pemohonan. b. Modul Pemohonan Borang RO. c. Modul Semakan Paparan Kerani PTJ. d. Modul Semakan Semakan Borang RO. e. Modul Pengesahan Paparan Pegawai Pengesah. f. Modul Pengesahan Pengesahan Pegawai Pengesah. g. Modul Kelulusan Paparan Pegawai Pelulus. h. Modul Kelulusan - Kelulusan Pegawai Pelulus. i. Modul Tetapan Pendaftaran Pengguna Sistem. j. Modul Tetapan Pendaftaran Pusat Kos. k. Modul Laporan Laporan Kerani PTJ. l. Modul Laporan Laporan Pejabat Bursar. m. Modul Lain Ringkasan Penyata (R.O). n. Modul Lain Klon RO. o. Modul Lain Integrasi Ke SAGA. Skop Perolehan : Hanya untuk Pembelian Terus sehingga RM0,000 sahaja dan tidak melalui eperolehan (ep). 4

5 .0 LOGIN SISTEM RO. Taipkan URL sistem iaitu pada pelayar internet.. Laman hadapan sistem RO akan dipaparkan.. Klik pada logo Paparan berikut dipaparkan. 5

6 Seterusnya :. Masukkan UPM ID. Masukkan Kata laluan. Klik Login untuk proses masuk ke sistem. 6

7 .0 KATEGORI PENGGUNA Terdapat 6 kategori pengguna di dalam sistem ini. Kategori tersebut ialah. Pemohon. Kerani PTJ. Pegawai Pengesahan 4. Pegawai Pelulus 5. Pejabat Bursar 6. Pentadbir Sistem (Admin Sistem) Terdapat juga status permohonan yang perlu diketahui oleh pemohon, kerani PTJ, Pegawai Pengesahan, Pegawai Pelulus, Pejabat Bursar dan Pentadbir Sistem iaitu : Bil Kod Status Ringkasan Kod Status Keterangan Kod Status Peringkat. PN BARU PEMOHON TELAH MENGHANTAR (SUBMIT) KEPADA KERANI PTJ. Pemohon. PI TIDAK LENGKAP PEMOHON TIDAK MELENGKAPKAN PEMOHONAN ATAU PEMOHONAN BELUM DISUBMIT KEPADA KERANI PTJ. Pemohon. KC TELAH DISEMAK KERANI PTJ TELAH MEMBUAT SEMAKKAN. Kerani PTJ 4. KR DIPULANGKAN KEPADA PEMOHON KERANI PTJ PULANGKAN SEMULA KEPADA PEMOHON. Kerani PTJ. SR TIDAK DISAHKAN PEGAWAI PENGESAH TIDAK MENGESAHKAN PEMOHONAN. Pegawai Pengesah. SV TELAH DISAHKAN PEGAWAI PENGESAH TELAH MENGESAHKAN PEMOHONAN. Pegawai Pengesah. LA TELAH DILULUSKAN PEGAWAI PELULUS TELAH MEMBERI KELULUSAN. Pegawai Pelulus 4. LR TIDAK DILULUSKAN PEGAWAI PELULUS TIDAK MEMBERI KELULUSAN. Pegawai Pelulus 7

8 .0 MODUL PEMOHON : PAPARAN UTAMA..Menu yang tersendiri : - Dashboard (Default Page). - Peranan : PEMOHON. - Borang Pemohonan.Profil staf berdasarkan kerja hakiki..senarai Pemohonan yang memaparkan senarai RO dengan fungsi Tindakan (Lihat borang RO), Mencetak ; dan Klon (mengambil RO sedia ada untuk digunakan semula. 8

9 4.0 MODUL PEMOHON : BORANG PERMOHONAN..Klik Borang Permohonan.Masukkan no telefon..masukkan Pusat Kos /Vot Vot Tarikh Diperlukan. 5. Masukkan keterangan perolehan. 6. Masukkan kuantiti perolehan. 7. Anggaran harga tanpa GST. 8. Klik jika melibatkan harga GST. 9. Klik bil pada jadual dan klik Hapus bagi perolehan yang tidak dikehendaki. 0. Klik Tambah jika ada penambahan perolehan atau keterangan.. Masukkan Vot. 9

10 . Pilih PTJ yang terlibat di dalam perolehan ini.. Pilih Jabatan/Fakulti di dalam PTJ yang dipilih yang terlibat di dalam perolehan ini. Nota : Pada bahagian ini, bagi Pegawai Pengesah tunggal (seorang sahaja), sila pilih nama fakulti di Jabatan. 4. Klik Simpan untuk menyimpan maklumat. Nota: Maklumat tidak akan dihantar (submit) ke kerani PTJ dan maklumat masih boleh dikemaskini. 5 Klik Hantar untuk menyimpan maklumat dan menghantar (submit) ke kerani PTJ Klik Batal jika tidak mahu meneruskan perolehan ini. 5 0

11 5.0 MODUL KERANI PTJ : PAPARAN UTAMA..Menu yang tersendiri : - Dashboard (Default Page). - Peranan : KERANI. - Tukar Peranan: PEMOHON. - Laporan..Profil staf berdasarkan kerja hakiki Senarai Pemohonan yang memaparkan senarai RO dari pemohon. 4. Carian No RO. 5.Klik ikon Tindakan untuk melihat RO yang di submit oleh pengguna. 6.Klik ikon mencetak untuk membuat cetakan.

12 6.0 MODUL KERANI PTJ : SEMAKAN BORANG PERMOHONAN. Bagi tujuan semakan, klik ikon Tindakan untuk melihat RO yang di submit oleh pengguna..klik ikon UNTUK SEMAKAN bagi meneruskan proses perolehan ini. Paparan seterusnya akan dipaparkan..klik ikon TIDAK DISAHKAN untuk TIDAK meneruskan proses perolehan ini. Satu mesej ULASAN dipaparkan dan maklumat perlu diisi.proses perolehan tamat dengan status di pemohon DIPULANGKAN KEPADA PEMOHON.

13 Klik ikon UNTUK SEMAKAN bagi proses seterusnya..masukkan Nama Pembekal. Maklumat ID Pembekal, Alamat, Alamat, Alamat dan Alamat4 dipaparkan secara automatik..masukkan maklumat yang diperlukan.. Masukkan PC Distribution (jika 4 ada). Klik ikon bagi penambahan PC Distribution. Tekan dan keterangan akan keluar secara automatik. 4.Masukkan GL Distribution (jika 5 6 ada). Klik ikon bagi penambahan GL Distribution. Tekan dan keterangan akan keluar secara automatik. 5.Klik ikon OK untuk tujuan simpan. 6.Klik ikon CANCEL untuk tidak meneruskan proses.

14 7.0 MODUL PENGESAHAN : PAPARAN UTAMA..Menu yang tersendiri : - Dashboard (Default Page). - Peranan : PEGAWAI PENGESAH. - Tukar Peranan: PEMOHON..Profil staf berdasarkan kerja hakiki. 4.Senarai Pemohonan yang memaparkan senarai RO dari pemohon yang telah disemak oleh kerani PTJ. 4. Carian No RO. 5.Klik ikon Tindakan untuk melihat RO yang disahkan oleh kerani PTJ. 5 4

15 8.0 MODUL PENGESAHAN : PENGESAHAN PEGAWAI PENGESAH. Bagi tujuan Pengesahan :.Buat pilihan.jika pilihan adalah, kotak ulasan akan dipaparkan dan masukkan ulasan..klik ikon. 5

16 9.0 MODUL KELULUSAN : PAPARAN UTAMA..Menu yang tersendiri : - Dashboard (Default Page). - Peranan : PEGAWAI PELULUS. - Tukar Peranan: PEMOHON. 4 5.Profil staf berdasarkan kerja hakiki..senarai Pemohonan yang memaparkan senarai RO dari pemohon yang telah disemak oleh kerani PTJ. 4. Carian No RO. 5.Klik ikon Tindakan untuk melihat RO yang disahkan oleh Pegawai Pengesah. 6

17 0.0 MODUL KELULUSAN : KELULUSAN PEGAWAI PELULUS. Bagi tujuan Kelulusan :.Buat pilihan.jika pilihan adalah, kotak ulasan akan dipaparkan dan masukkan ulasan..klik ikon. 7

18 .0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA MENU ADMIN SISTEM. Modul Tetapan : Daftar Pengguna hanya terdapat pada peranan ADMIN SISTEM sahaja..klik pada dan ikon dipaparkan. akan. Klik ikon dan paparan utama Daftar Pengguna akan dipaparkan. 8

19 .0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA PAPARAN UTAMA. Modul Tetapan : Daftar Pengguna hanya terdapat pada peranan ADMIN SISTEM sahaja..carian no staf dan klik bagi tujuan carian dan pendaftaran pengguna yang akan diberi peranan. Bagi peranan PEMOHON tidak perlu didaftarkan kerana maklumat diambil dari staf yang aktif.. Carian Pendaftaran Pengguna yang telah didaftarkan..senarai Pendaftaran Pengguna yang telah didaftarkan. 4.Tindakan bagi mengemaskini maklumat berkaitan Peranan, Jabatan dan Status. 4 Nota : Tiada fungsi hapus (delete) dalam modul tetapan ini. 9

20 .0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA PENDAFTARAN PENGGUNA. Modul Tetapan : Daftar Pengguna hanya terdapat pada peranan ADMIN SISTEM sahaja..masukkan no staf dan klik ikon.. Maklumat staf akan dipaparkan.. Pilih peranan. 4. Pilih Jabatan.(Jika PTJ tiada Jabatan, pilih nama PTJ. 5.Klik ikon. Nota : Jika carian no staf telah wujud di dalam sistem ini, HANYA maklumat staf sahaja yang akan dipaparkan

21 4.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA KEMASKINI DAFTAR PENGUNA. Modul Tetapan : Daftar Pengguna hanya terdapat pada peranan ADMIN SISTEM sahaja..klik ikon pada ruang TINDAKAN..Maklumat staf akan dipaparkan. 4 5.Kemaskini peranan. 4.Kemaskini Jabatan. 5.Kemaskini Status. 6. Klik ikon untuk menyimpan maklumat yang telah dibuat perubahan. 6 Nota : Tiada fungsi hapus (delete) dalam modul tetapan ini.

22 5.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS MENU ADMIN SISTEM. Modul Tetapan : Daftar Pusat Kos hanya terdapat pada peranan ADMIN SISTEM sahaja..klik pada dan ikon dipaparkan. akan. Klik ikon dan paparan utama Daftar Pusat Kos akan dipaparkan.

23 6.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS PAPARAN UTAMA DAFTAR PUSAT KOS. Modul Tetapan : Daftar Pusat Kos hanya terdapat pada peranan ADMIN SISTEM sahaja..carian no staf dan klik bagi tujuan carian dan pendaftaran pusat kos.. Carian Daftar Pusat Kos yang telah didaftarkan kepada pengguna..senarai Pendaftaran Pengguna yang telah didaftarkan. 4.Tindakan bagi mengemaskini maklumat berkaitan Pusat Kos dan Status. 4 Nota : Tiada fungsi hapus (delete) dalam modul tetapan ini.

24 7.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS PENDAFTARAN PUSAT KOS. Modul Tetapan : Daftar Pusat Kos hanya terdapat pada peranan ADMIN SISTEM sahaja..masukkan no staf dan klik ikon.. Maklumat staf akan dipaparkan.. Masukkan Pusat Kos (Contoh: 00).Boleh dimasukkan Pusat Kos lebih dari () satu. 4.Klik ikon. 4 Nota : Jika carian no staf telah wujud di dalam sistem ini, HANYA maklumat staf dan Senarai Pusat Kos akan dipaparkan. Masukkan maklumat Pusat Kos jika ingin membuat penambahan. 4

25 8.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS KEMASKINI DAFTAR PUSAT KOS. Modul Tetapan : Daftar Pusat Kos hanya terdapat pada peranan ADMIN SISTEM sahaja..klik ikon pada ruang TINDAKAN..Maklumat staf akan dipaparkan..pada maklumat pusat kos, pilih pusat kos dan klik ikon pada ruang Tindakan.. 4.Maklumat Pusat Kos dan Status akan dipaparkan. 5.Kemaskini Status Klik ikon untuk menyimpan maklumat yang telah dibuat perubahan. 6 Nota : Tiada fungsi hapus (delete) dalam modul tetapan ini. 5

26 9.0 MODUL LAPORAN : LAPORAN KERANI PTJ. Modul Laporan ini hanya terdapat pada peranan Kerani PTJ sahaja..buat carian berdasarkan No RO, Had Tarikh (date range), Status RO, Pusat Kos,Kod PTJ d dan ID Pembekal..Klik ikon dijanakan. dan laporan akan.paparan Laporan Sistem RO yang dijana. 4.Klik ikon cetakkan Laporan. bagi tujuan Klik ikon bagi tujuan muat Turun Laporan. 6

27 0.0 MODUL LAPORAN : LAPORAN PEJABAT BURSAR DAN ADMIN SISTEM. Modul Laporan ini hanya terdapat pada peranan Pejabat Bursar dan Admin Sistem sahaja..buat carian berdasarkan No RO, Had Tarikh (date range), Status RO, Pusat Kos dan Kod PTJ..Klik ikon dijanakan. dan laporan akan.paparan Laporan Sistem RO yang dijana. 4.Klik ikon cetakkan Laporan. bagi tujuan 4 5.Klik ikon bagi tujuan muat Turun Laporan. 5 7

28 .0 MODUL LAIN : Cetakkan Ringkasan Penyata (R.O)..Pada dashboard Pemohon, klik ikon untuk mencetak Ringkasan Penyata (R.O). 8

29 . Paparan ini akan dipaparkan setelah ikon pada dashboard pemohon diklik.. Klik ikon bagi tujuan cetakan. 9

30 . Contoh Ringkasan Penyata (R.O) yang telah dicetak. 0

31 .0 MODUL LAIN : KLON RO Fungsi Klon RO hanya terdapat pada PEMOHON sahaja..pada dashboard Pemohon, klik ikon untuk membuat salinan (klon) RO yang sedia ada. Nota : Semua jenis status pada RO boleh dibuat salinan (klon).

32 Fungsi Klon RO hanya terdapat pada PEMOHON sahaja..borang Pemohonan dipaparkan..tarikh Mohon Diperlukan akan berubah berdasarkan tarikh RO disalin (klon).. Tarikh Diperlukan akan berubah berdasarkan tarikh RO disalin (klon). Nota : Semua jenis status pada RO boleh dibuat salinan (klon).

33 .0 MODUL LAIN : INTEGRASI SAGA. Maklumat akan dihantar secara automatik ke Century Financials (SAGA) setelah Pegawai Pelulus meluluskan ero. (Status : LA (TELAH DILULUSKAN)). PR Status adalah NULL.. No ERO bermula dari huruf E.