LEMBAR PENGESAHAN PROSEDUR IJIN KULIAH. Kepala BAA. Purek I

Transkripsi

1 Hal. : 1 dari 8 LEMBAR PENGESAHAN PROSEDUR IJIN KULIAH NAMA JABATAN TANDA TANGAN TANGGAL Disusun oleh Emy Setyaningsih, S.Si, M.Kom Kepala BAA Diperiksa oleh Dr. Ir. Amir Hamzah, MT Purek I Disahkan oleh Ir. Sudarsono, M.T. Rektor ISTA

2 Hal. : 2 dari 8 DAFTAR DISTRIBUSI No. Salinan Dokumen Jabatan Distribusi Keterangan 01 Dekan Di Lingkungan ISTA 02 Ketua Jurusan Di Lingkungan FTI 03 Ketua Jurusan Di Lingkungan FST 04 Ketua Jurusan Di Lingkungan FTM 05 BAA Di Lingkungan ISTA 06 Dosen Pengampu Matakuliah Di Lingkungan ISTA

3 Hal. : 3 dari 8 DAFTAR ISI Lembar Pengesahan Daftar Distribusi Hal 1 Hal 2 Daftar Isi Hal 3 Tujuan... Hal 4 Ruang Lingkup Hal 4 Acuan Hal 4 Definisi Hal 4 Tanggung Jawab... Hal 4 Uraian... Hal 5 Lampiran... Hal 6 Rekaman... Hal 6

4 Hal. : 4 dari 8 1. TUJUAN Prosedur ini dibuat untuk menetapkan aturan tentang prosedur pengajuan ijin untuk tidak mengikuti mata kuliah dan memastikan keakuratan jumlah kehadiran mahasiswa. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku di IST AKPRIND dalam rangka berlakunya kewajiban mahasiswa hadir dalam perkuliahan minimal 75% jumlah kuliah yang diselenggarakan pada semester tersebut untuk dapat mengikuti ujian akhir semester (UAS). 3. ACUAN 1. Panduan Mutu Institut Sains & Teknologi AKPRIND. 2. SNI Sistem Manajemen Mutu Persyaratan; 3. SK Rektor No. 231/Rek/ II/ DEFINISI 1. Ijin kuliah adalah ijin yang diberikan oleh dosen pengampu mata kuliah bagi mahasiswa untuk tidak mengikuti perkuliahan dikarenakan sesuatu hal sesuai dengan aturan dan ketentuan yang berlaku. 2. Blangko Surat ijin : adalah form pengajuan ijin untuk tidak mengikuti kuliah bagi mahasiswa yang tidak dapat mengikuti kuliah karena sesuatu hal yang tidak direncanakan seperti sakit, keluarga meninggal, dsb. 5. TANGGUNG JAWAB 1. Petugas Loket BAA bertanggung jawab untuk menyediakan blangko surat ijin tidak mengikuti kuliah bagi mahasiswa 2. Petugas Entry kehadiran mahasiswa bertanggung jawab untuk mengentrikan kehadiran mahasiswa yang mengajukan ijin tidak kuliah yang disetujui oleh dosen ke sistem presensi mahasiswa dengan isian y, apabila dosen pengampu matakuliah telah menandai presensi kehadiran dengan keterangan i atau s. Apabila ijin yang diberikan oleh dosen telah lebih dari 4 maka dientrikan - meskipun dosen telah mengijinkan. 3. Dosen mempunyai wewenang untuk memberikan ijin atau tidak bagi mahasiswa yang mengajukan surat ijin tidak mengikuti kuliah. Apabila dosen memberikan ijin, maka dosen bertanggung jawab mengisikan i atau s pada daftar hadir mahasiswa.

5 Hal. : 5 dari 8 6. URAIAN 6.1 Mahasiswa Mahasiswa yang akan mengajukan ijin untuk tidak mengikuti kuliah mengambil blangko surat ijin tidak mengikuti kuliah di loket BAA Mahasiswa mengisi form dan melengkapi dengan surat keterangan yang menguatkan (misal : surat tugas, surat keterangan dokter, surat ijin dari laboratorium atau surat keterangan lain yang sah) Mahasiswa menyerahkan surat ijin tidak mengikuti kuliah beserta lampiran yang menguatkan ke dosen pengampu mata kuliah selambat-lambatnya pada sesi perkuliahan berikutnya. 6.2 Dosen Dosen mempertimbangkan surat ijin tidak mengikuti kuliah yang diajukan oleh mahasiswa, kemudian mengisikan keterangan i=ijin, s=sakit, x=alpha pada daftar hadir mahasiswa Dosen menyerahkan surat ijin tidak mengikuti matakuliah yang diajukan oleh mahasiswa yang telah disetujui ke petugas entri untuk diarsipkan. 6.3 Petugas entry Petugas mengentrykan kehadiran mahasiswa ke SIA sesuai dengan daftar hadir mahasiswa. Bila dosen menandai dengan keterangan i atau s maka petugas entry mengisikan y selama jumlah tanda i dan s kurang dari atau sama dengan 4 (empat) Petugas entry mengarsipkan surat ijin tidak mengikuti kuliah dari mahasiswa yang diserahkan oleh dosen. 6.4 Kepala Biro Administrasi Akademik (BAA) Kepala BAA berkewajiban melakukan pengawasan terhadap pelayanan dan proses entry sehingga tidak ada data yang tertinggal belum terentrikan ke SIA PUSKOM Menyiapkan interface pengentrian kehadiran mahasiswa ke database SIA beserta hak khusus yang akan dipergunakan

6 Hal. : 6 dari 8 oleh petugas serta menjamin keamanan dari database tersebut Melakukan koordinasi dengan BAA dalam hal proses pengentrian kehadiran mahasiswa. 7. LAMPIRAN Lampiran 1 : Prosedur. Lampiran 2 : Bagan alir proses herregistrasi. Lampiran 3 : Formulir Surat ijin tidak mengikuti kuliah 8. REKAMAN No. Nama Rekaman Form Surat Ijin tidak mengikuti kuliah Form Daftar Hadir Mahasiswa Uraian Nama dosen, nama mata kuliah, Nama dan nomor mahasiswa, jurusan, fakultas, tanggal ijin kuliah, alasan, tanggal surat, tanda tangan mahasiswa. Nama mata kuliah, nama dosen, hari, tanggal, jam kuliah, Nama, No mahasiswa, tanda tangan mahasiswa atau keterangan i atau s Lokasi Penyimpanan BAA BAA Masa Penyimpanan 1 semester 5 tahun

7 Hal. : 7 dari 8 Lampiran 1 PROSEDUR Kegiatan No Unit Waktu Dokumen Mahasiswa Petugas Loket BAA Dosen Petugas entry Mahasiswa Mengambil form di loket BAA Mahasiswa Mengisi dan melengkapi dengan lampiran 1 Pada saat mahasiswa akan mengajukan ijin 2 Pada saat mahasiswa akan mengajukan ijin Kartu Mahasiswa Surat ijin tidak mengikuti kuliah dan lampiran T Ya Diijinkan Dosen Memberikan keterangan pada daftra hadir mahasiswa dengan keteranga i, s apabila diijinkan atau x bila tidak diijinkan Petugas Entry Mengentrikan kehadiran mahasiswa sesuai dengan keterangan yg diberikan oleh dosen kemudian mengarsipkan surat ijin dari mahasiswa yg diserahkan oleh dosen Selesai 3 Pada saat perkuliahan 4 Setelah selesai perkuliahan SELESAI Daftar hadir mahasiswa, Surat ijin tidak mengikuti kuliah dan lampiran Daftar hadir mahasisa, Surat ijin tidak mengikuti kuliah dan lampiran

8 Hal. : 8 dari 8 Lampiran 2 BAGAN ALIR PROSES Mulai Mahasiswa Mengambil form surat ijin tidak mengikuti kuliah Menyiapkan lampiran sebagai bukti DOSEN Menerima surat ijin dan mempertimbangkan Diijinkan Tidak Memberikan keterangan x = alpha bagi mahasiswa yg tidak hadir kuliah atau apabila ijin tidak masuk kuliah di tolak Ya Memberikan keterangan i=ijin atau s=sakit pada daftar hadir mahasiswa yang mengajukan ijin PETUGAS ENTRY Menerima daftar hadir mahasiswa dan surat ijin tidak mengikuti kuliah dari dosen Mengentrikan kehadiran mahasiswa sesuai dengan keterangan yg diisikan oleh dosen bagi mahasiswa yang mengajukan ijin. Mengarsipkan surat ijin dari mahasiswa yang diserahkan dosen ke petugas SELESAI

9 Hal. : 9 dari 8 Lampiran 3 : CONTOH Lampiran : 1 eksemplar SURAT Kepada Yth. Bapak/Ibu... Dosen Mata kuliah... Di IST AKPRIND Yogyakarta Dengan hormat, Dengan ini saya : Nama :... NIM :... Bersama ini saya mengajukan ijin untuk tidak mengikuti kuliah pada tanggal...s.d... karena alasan sebagai berikut : Demikian surat ijin saya sampaikan, atas perhatiannya diucapkan terima kasih. Menyetujui / tidak menyetujui Yogyakarta,... Hormat saya, Nama Dosen Nama Mahasiswa NIK/NIP :... NIM :... Catatan : 1. Surat ijin harus dilengkapi dengan lampiran yang menguatkan (misalnya : surat keterangan dokter, surat tugas, surat dari laboratorium bagi yg mengikuti praktikum, surat ijin dari orang tua/wali, dll) diserahkan ke dosen pengampu mata kuliah. 2. Surat ijin diserahkan selambat-lambatnya pada sesi kuliah berikutnya.

10 Hal. : 10 dari 8