LEMBAR PENGESAHAN. No. Dokumen : 02 Revisi : 1 Tanggal Berlaku : 2009 Halaman : 1 dari 16. FTIK/Prodi Teknik Informatika PROSEDUR PENJADWALAN KULIAH

Transkripsi

1 Halaman : 1 dari 16 LEMBAR PENGESAHAN DIBUAT OLEH MENYETUJUI Tim SOP Prodi IF Mira Kania Sabariah, S.T., M.T Ka Prodi Teknik Informatika

2 Halaman : 2 dari 16 DAFTAR ISI 1. Pendahuluan Maksud dan Tujuan Definisi Referensi Prosedur Operasional Petunjuk Operasional Daftar Dokumen Daftar Distribusi... 14

3 Halaman : 3 dari Pendahuluan Penjadwalan kuliah adalah suatu kegiatan perancangan berupa pengalokasian sumber daya baik ruang, mata kuliah yg ditawarkan, kelas maupun tenaga pengajar (dosen tetap, dosen layanan dan dosen luar biasa) untuk menjalankan proses belajar mengajar dalam jangka waktu satu semester. Penjadwalan kuliah diperlukan guna mewujudkan suasana akademik yang kondusif. 2. Maksud dan Tujuan 2.1. Maksud Maksud dari pembuatan SOP ini adalah untuk membuat prosedur penjadwalan kuliah Tujuan Tujuan dari prosedur ini adalah untuk : a. memudahkan program studi (prodi) dalam menyusun jadwal perkuliahan guna mewujudkan suasana akademik yang kondusif. b. lebih terorganisir sehingga akan memperlancar proses belajar mengajar. 3. Definisi Rektorat : Rektor dan Pembantu Rektor I (PR I) Dosen Layanan : Dosen yayasan yang berada di luar prodi yang bersangkutan Dosen Luar Biasa Dosen yang bukan sebagai dosen yayasan (selain dosen Berita Acara Perkuliahan (BAP) tetap) : Berkas yang menunjukan adanya proses belajar mengajar yang berisi mata kuliah yg diampu, kelas, ruangan, materi setiap pertemuan, nama mahasiswa, NIM mahasiswa dan paraf mahasiswa. Setiap pertemuan harus selalu dibawa ke kelas dan diisi oleh mahasiswa. Dan sebagai bahan evaluasi dosen apakah materi yang diajarkan sesuai SAP atau tidak. Surat Tugas : Surat yang menunjukkan bahwa seorang dosen mendapat tugas untuk mengajar di semester yang akan berlangsung Aktifitas Kantor : Informasi mengenai waktu-waktu yang harus dipenuhi dosen tetap di luar waktu mengajar sebagai kewajiban dalam menjalankan aktifitas kantornya. 4. Referensi a. Buku Panduan Universitas b. Buku Kepegawaian UNIKOM 5. Prosedur Operasional Prosedur Penjadwalan Kuliah adalah langkah-langkah yang dilakukan ketika akan menyusun jadwal kuliah pada semester yang akan berlangsung. Prosedur ini dilengkapi dengan Flow Map (Alir Dokumen), untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1, Gambar 2, Gambar 3, dan Gambar 4.

4 Halaman : 4 dari 16 Penjadwalan Kuliah (1) Sekretaris Prodi Dosen Layanan/LB Penetapan Penugasan Mengajar Daftar Matakuliah yg ditawarkan sudah diisi yg sesuai 2 Data jadwal Jadwal Kuliah yg tidak disetujui Konfirmasi Pemberitahuan Jadwal Bentrok Daftar Matakuliah yg ditawarkan sudah diisi yg sesuai Penjadwalan Bentrok? Ya Print out Surat Tugas A1 Tidak Penyimpanan ke dlm File Excel Jadwal.xls Pencetakan Jadwal Jadwal Ruang Print out Jadwal Hari Print out Jadwal Kelas Tetap Status Dosen? Layanan Print out BAP, ST dan Aktifitas Kantor LB Print out Surat Tugas Print out BAP dan ST 1 A1 : Arsip Daftar Matakuliah yang ditawarkan yg sudah diisi yg sesuai Gambar 1. Flowmap Penjadwalan Kuliah

5 Halaman : 5 dari 16 Penjadwalan Kuliah (2) Ketua Prodi Sekretaris Prodi Rektorat 1 Pengesahan Penggabungan Hasil Penjadwalan yg sah yg sah yg sah Persetujuan yg tidak disetujui 2 Tidak Setuju? yg tidak disetujui Ya yg disetujui yg disetujui dan sah 3 Pengesahan yg disetujui dan sah Penggandaan yg disetujui dan sah Fotocopy yg disetujui dan sah A2 A2 : Arsip di Rektorat

6 Halaman : 6 dari 16 Gambar 3. Flowmap Penjadwalan Kuliah (Lanjutan) Penjadwalan Kuliah (3) Sekretaris Prodi Sekretariat Prodi Dosen Tetap Dosen Luar Biasa 3 yg disetujui dan sah yg disetujui dan sah Pemilahan Jadwal Kuliah Berita Acara Perkuliahan Surat (BAP) Tugas (ST) Aktifitas Kantor (AK) Berita Acara Perkuliahan Surat (BAP) Tugas (ST) Tabel Ruang Tabel Hari Tabel Kelas Berita Acara Perkuliahan Surat (BAP) Tugas (ST) Aktifitas Kantor (AK) Penggandaan Fotocopy BAP Fotocopy Surat Tugas (ST) Fotocopy Aktifitas Kantor (AK) Berita Acara Perkuliahan Surat (BAP) Tugas (ST) Aktifitas Kantor (AK) A3 A3 : Arsip Gambar 3. Flowmap Penjadwalan Kuliah (lanjutan)

7 Halaman : 7 dari 16 Penjadwalan Kuliah (4) Sekretaris Prodi Direktorat ICT Situs Prodi Mahasiswa Jadwal.xls Jadwal.xls Jadwal.xls Display Unggah Jadwal Kuliah Unggah Jadwal Kuliah ke situs UNIKOM Unduh Jadwal Kuliah Display Jadwal.xls Gambar 4. Flowmap Penjadwalan Kuliah (lanjutan) 6. Petunjuk Operasional Rektorat 1. Menerima hasil pencetakan jadwal kuliah 2. Memeriksa jadwal kuliah benar atau tidak dari prodi 3. Menyerahkan jadwal kuliah yang harus diperbaiki ke Sekretaris Prodi 4. Menyerahkan jadwal kuliah yang sudah disetujui dan disahkan ke Sekretaris Prodi.

8 Halaman : 8 dari 16 Ketua Prodi 1. Menerima hasil penjadwalan yg telah dilakukan Sekretaris Prodi 2. Mengesahkan jadwal kuliah sebelum diserahkan ke Rektorat Sekretariat Prodi 1. Memisahkan tabel ruang, tabel hari dan tabel kelas dari jadwal kuliah yang sudah disetujui 2. Menggandakan Berita Acara Perkuliahan (BAP) sebanyak 16x, Surat Tugas (ST) 2x, dan Aktifitas Kantor 2x. 3. Menyerahkan BAP, ST, dan Aktifitas Kantor ke masing-masing dosen pengampu mata kuliah. 4. Mengarsipkan BAP, ST dan AK Dosen Sekretaris Prodi 1. Membuat penjadwalan kuliah dari daftar matakuliah yang ditawarkan sudah diisi yg sesuai. 2. Jika terdapat jadwal yang bentrok maka akan diinformasikan ke dosen yang bersangkutan dan meminta kesediaan jadwal mengajar yang baru. 3. Jika tidak bentrok maka akan dicetak jadwal dengan ketentuan jika dosen tetap maka akan dicetak BAP, Surat Tugas dan Aktifitas Kantor, jika dosen layanan maka akan dikirim data mengajar ke Sekretariat Prodi dosen yang bersangkutan berada, dan jika dosen luar biasa maka akan dicetak BAP, dan Surat Tugas. 4. Menyerahkan hasil pencetakan jadwal kuliah (dosen tetap dan dosen luar biasa) ke Rektorat. 5. Menerima jadwal kuliah yang harus diperbaiki dari Rektorat. 6. Lakukan langkah no 2 sampai dengan 5 hingga jadwal kuliah tidak ada lagi perubahan dan sebelum perkuliahan dimulai. 7. Menerima jadwal kuliah yang sudah disetujui dan disahkan Rektorat. 8. Menyerahkan jadwal kuliah yang sudah disetujui dan sah kepada Sekretariat Prodi untuk digandakan dan disebarkan ke masing-masing dosen pengampu mata kuliah. 9. Menyerahkan file dalam bentuk softcopy kepada Direktorat ICT untuk diunggah (Upload) ke situs UNIKOM. 10. Mengunggah jadwal kuliah ke situs prodi Dosen Tetap 1. Menerima BAP (asli + 16 salinan), Surat Tugas (asli) dan Aktifitas Kantor (asli) dari Sekretariat Prodi. Dosen Layanan 1. Menerima konfirmasi adanya jadwal bentrok melalui telepon atau secara langsung. 2. Menerima Surat Tugas. Dosen Luar Biasa

9 Halaman : 9 dari Menerima konfirmasi adanya jadwal bentrok melalui telepon atau secara langsung. 2. Menerima Surat Tugas (asli) dan BAP (asli + 16 salinan) Direktorat ICT 1. Menerima file jadwal kuliah setiap prodi. 2. Mengunggah jadwal kuliah setiap prodi ke situs UNIKOM. Mahasiswa 1. Melihat jadwal kuliah melalui situs prodi atau situs UNIKOM. 2. Mengunduh (download) file jadwal kuliah dari situs prodi. 7. Daftar Dokumen No Nama Dokumen Fungsi Penanggung Jawab 1. Berita Acara Perkuliahan Alat kontrol dosen PR I (BAP) pengampu mata kuliah terhadap materi yang diajarkan dengan SAP 2. Surat Tugas Alat untuk mengontrol Rektor dosen apakah mengajar sesuai dengan isi surat tugas atau tidak 3. Aktifitas Kantor Alat kontrol dosen Rektor dalam menjalankan aktifitas kantor selain jam mengajar 4. Tabel Ruang Alat kontrol prodi Ketua Program Studi dalam melihat jadwal dan beban setiap ruang yang digunakan pada proses perkuliahan 5. Tabel Hari Alat kontrol prodi Ketua Program Studi dalam melihat jadwal per hari setiap ruang yang digunakan pada proses perkuliahan 6. Tabel Kelas Alat kontrol prodi Ketua Program Studi dalam melihat jadwal per kelas

10 Halaman : 10 dari Daftar Distribusi a. Ketua Prodi b. Sekretaris Prodi c. Sekretariat Prodi d. Rektorat e. Dosen Tetap f. Dosen Layanan g. Dosen Luar Biasa h. Direktorat ICT i. Mahasiswa

11 Halaman : 11 dari Format Dokumen a. Berita Acara Perkuliahan Berita Acara Perkuliahan Semester Tahun Akademik Nama Dosen : NIP : Jurusan : No Nama Mata Kuliah sks SMT Kelas/ program Jurusan Waktu Mengajar Pengesahan oleh Wakil Mahasiswa Ruang Materi yang Dibahas Hari Jam Nama Mahasiswa NIM Tanda Tangan Total SKS / Minggu SKS Wajib BAP diserahkan ke Petugas pada : Kelebihan SKS Hari :. Jam :. Tanggal :. Perhatian : 1 Tidak diperkenankan menambah / mengurangi / mengubah jadwal kuliah/ praktikum di atas tanpa seijin Pembantu Rektor I Bidang Akademik. Petugas, Dosen, Mengetahui Pembantu Rektor I 2 Perubahan harus melalui surat resmi yang ditujukan ke PR I dan hanya dapat dilaksanakan setelah ijin resmi secara tertulis, disetujui oleh PR I dengan tembusan ke Rektor, PR II, Dekan, Kajur dan Bendahara UNIKOM Tembusan : (...) (Nama Dosen) (Nama PR I) 1. Yth. Pembantu Rektor I Nama Jelas NIP. NIP. 2. Yth. Pembantu Rektor II 3. Yth. Dekan Fakultas ybs. 4. Yth. Ketua Jurusan ybs. 5. Para Dosen di Jurusan ybs. 6. Bendahara UNIKOM.

12 Halaman : 12 dari Arsip. b. Surat Tugas TUGAS MENGAJAR SEMESTER TAHUN AKADEMIK Nama Dosen : NIP : Jurusan : NO NAMA MATA KULIAH SKS SEMESTER KELAS/PROG JURUSAN HARI WAKTU MENGAJAR WAKTU RUANG Total SKS / Minggu SKS Wajib Kelebihan SKS Perhatian : 1 Tidak diperkenankan menambah/mengurangi/mengubah jadwal kuliah/ praktikum di atas tanpa seijin Pembantu Rektor I Bidang Akademik. Rektor, 2 Perubahan harus melalui surat resmi yang ditujukan ke PR I dan hanya dapat dilaksanakan setelah ijin resmi secara tertulis, disetujui oleh PR I dengan tembusan ke Rektor, PR II, Dekan, Kajur dan Bendahara. 3 Tunjangan kelebihan mengajar dibayarkan sesuai dengan penugasan di atas Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto NIP Tembusan : 1. Yth. Pembantu Rektor I 2. Yth. Pembantu Rektor II 3. Yth. Dekan Fakultas ybs. 4. Yth. Ketua Jurusan ybs. 5. Para Dosen di Jurusan ybs.

13 Halaman : 13 dari Bendahara UNIKOM. 7. Arsip.

14 Halaman : 14 dari 16 c. Aktifitas Kantor TUGAS MENGAJAR DAN AKTIVITAS KANTOR DOSEN TETAP SEMESTER..TAHUN AKADEMIK.. Nama Dosen : NIP : Jurusan : NO WAKTU SENIN SELASA RABU KAMIS JUMAT SABTU Perhatian : 1 Tidak diperkenankan menambah/mengurangi/mengubah jadwal kuliah / praktikum di atas tanpa seijin Pembantu Rektor I Bidang Akademik. 2 Perubahan harus melalui surat resmi yang ditujukan ke PR I dan hanya dapat dilaksanakan setelah ijin resmi secara tertulis, disetujui oleh PR I dengan tembusan ke Rektor, PR II, Dekan, Kajur dan Bendahara. 3 Tunjangan kelebihan mengajar dibayarkan sesuai dengan penugasan di atas Rektor, Tembusan : 1. Yth. Pembantu Rektor I 2. Yth. Pembantu Rektor II 3. Yth. Dekan Fakultas ybs. 4. Yth. Ketua Jurusan ybs. 5. Para Dosen di Jurusan ybs. 6. Bendahara UNIKOM. Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto 7. Arsip. NIP

15 Halaman : 15 dari 16 d. Tabel Ruang TABEL RUANG NAMA RUANG JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA H A R I JAM SENIN SELASA RABU KAMIS JUMAT SABTU Tembusan : Bandung, dd/mm/yy 1. Yth. Rektor Ketua Jurusan 2. Yth. Pembantu Rektor I 3. Yth. Pembantu Rektor II 4. Yth. Dekan Fakultas Teknik 5. Yth. Kepala BAAK Nama Ketua Jurusan 6. Arsip. NIP.

16 Halaman : 16 dari 16 e. Tabel Hari TABEL HARI NAMA HARI JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA Halaman.. N A M A R U A N G JAM Tembusan : Bandung, dd/mm/yy 1. Yth. Rektor Ketua Jurusan 2. Yth. Pembantu Rektor I 3. Yth. Pembantu Rektor II 4. Yth. Dekan Fakultas Teknik

17 Halaman : 17 dari Yth. Kepala BAAK Nama Ketua Jurusan 6. Arsip. NIP.

18 Halaman : 18 dari 16 f. Tabel Kelas TABEL KELAS KELAS NO KDMK MATA KULIAH SKS HARI WAKTU RUANG DOSEN Total SKS