FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS ANDALAS

Transkripsi

1 DAN STANDAR OPERATING ( SOP ) UNIVERSITAS ANDALAS UNIVERSITAS ANDALAS TAHUN 2005

2 DAFTAR ISI I. STRUKTURAL DAN KEGIATAN 1. Dekan Pembantu Dekan I Pembantu Dekan II Pembantu Dekan III Kabag Tata Usaha... II. BAGIAN PENDIDIKAN A. 1. Kasubag Pendidikan Kepala Urusan Registrasi Akademik Kepala Urusan Administrasi dan Sarana Perkuliahan Kepala Urusan Data Akademik... B. KEGIATAN 1. Pendaftaran Ulang Kartu Rencana Studi Perbaikan Kartu Rencana Studi ( PKRS ) Rekapitulasi Mata Kuliah Kartu Peserta Ujian Kartu Hasil Studi ( KHS ) Wisuda Ujian Tengah dan Akhir Semester Pengawas Ujian Seksi Panitia Pelaksana Ujian Tim Monitoring Ujian Sidang Tugas Akhir Perkuliahan... III. BAGIAN UMUM DAN PERLENGKAPAN A. 1. Kasubag Umum dan Perlengkapan Kepala Urusan Perlengkapan Pelaksana Gudang Pelaksanaan Pemegang Barang Pengelola Inventaris Barang Kepala Urusan Tata Usaha Pelaksana Tata Usaha Sekretaris Dekan Agenda Surat Kepala Urusan Rumah Tangga Piket Siang / Malam Petugas Kebun... B. KEGIATAN 1. Pengadaan Untuk Barang / Jasa Permintaan Bahan Habis Pakai dan Praktikum ke Rektorat Permintaan dan Pengeluaran Barang Habis Pakai di Lingkungan Fakultas Teknik...

3 4. Pendistribusian Barang Inventaris baru Kantor Pemberian Kodifikasi Barang Peminjaman Barang Inventaris untuk Kepentingan Dinas Pembuatan Daftar Inventaris Ruangan Perbaikan Barang Inventaris Tamu Pimpinan Surat Masuk Surat Keluar Pemakaian Ruang Sidang Dekanat Pemakaian OHP / Wirelless Pemakaian Telepon Pengoperasian Faksimile Kerja Sopir pimpinan Pemakaian Mobil Dinas Untuk Keperluan Dinas Pemakaian Mobil Dinas Keluar Daerah Service Kendaraan Prosedur Surat Masuk Fakultas Teknik Univ. Andalas Prosedur Surat Keluar yang akan ditanda tangani oleh Pimpinan Fakultas Teknik Univ. Andalas Prosedur Peminjaman Barang Invetaris di Fakultas Teknik Univ. Andalas Prosedur Permintaan Barang ATK di Fakutas Teknik Univ. Andalas Prosedur Surat Masuk Fakultas Teknik Univ. Andalas Prosedur Penanda Tanganan MOU Fakultas Teknik di dalam maupun dengan Instansi Lain Prosedur Peminjaman Barang Inventaris Fakultas Teknik Univ. Andalas Prosedur Permintaan Barang ATK di Fakultas Teknik Univ. Andalas... IV. BAGIAN KEPEGAWAIAN DAN KEUANGAN A. 1. Kasubag Keuangan dan Kepegawaian Urusan Kepegawaian Tenaga Akademik Urusan Kepegawaian Administrasi Pembuat Daftar Gaji Juru Bayar Gaji Juru Bayar DIPA DIK (Rutin) Juru Bayar DIPA DIKS (SPP/DPP) Juru Bayar DIPA (DBO) Juru Bayar Forum HEDS Juru Bayar HEDS PER GRASE Juru Bayar Non Reguler Pencatat Pembukuan... B. KEGIATAN 1. Pengajuan Kenaikan Pangkat Pegawai Pengurusan Kenaikan Pangkat Dosen Perencanaan Kebutuhan Tenaga Kenaikan Gaji Berkala ( KGB ) Pembuatan Tabungan Pensiun (TASPEN) Pembuatan KARPEG...

4 7. Pembuatan KARIS, KARSU Surat Keterangan untuk Mendapatkan Tunjangan Keluarga (KP4 ) Pembuatan DP Pembuatan Kartu Asuransi Kesehatan (ASKES) Penerbitan SK Tugas Belajar di luar negeri Penerbitan SK Tugas Belajar di dalam negeri Daftar Urut Kepangkatan ( DUK ) Cuti Pegawai Pensiun PNS / Meninggal Dunia Mutasi Pegawai Penyelesaian Kasus Perceraian Pegawai Negeri Pemeriksaaan Pembinaan Pegawai Indisipliner Hukuman Disiplin Pengusulan dan Pembayaran Gaji Pegawai Pembayaran SPP/DPP DIPA Pembayaran Dana Biaya Operasional (DBO) Permintaan Dana Praktikum Jurusan Permintaan Dana Dan Pembayaran Non Reguler Permintaan Dana SPP/DPP Pembuatan Kwitansi Pembuatan SPK... V. BAGIAN KEMAHASISWAAN A. 1. Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Urusan Kemahasiswaan dan Alumni.... B. KEGIATAN 1. Surat Keterangan Kuliah Permohonan Berhenti Kuliah Sementara Permohonan Aktif Kuliah Surat Keterangan Terdaftar Surat Keterangan Pembuatan KTM Hilang Calon Penerima Beasiswa Surat Pengantar Beasiswa Pemilihan Mahasiswa Berprestasi Lomba Karya Tulis Ilmiah ( LKTI ) Pembuatan Database Alumni... 10Pengumpulan Dana dari Orang Tua Mahasiswa ( POTMATEK)... 11Pengurusan Permintaan Dana Persatuan Orang Tua Mahasiswa Fakultas Teknik ( POTMATEK)... VI. JURUSAN DAN KEGIATAN 1. Kajur Sekjur Kaur administrasi Jurusan Karyawan Jurusan Kepala Laboratorium Koordinator Pratikum Instruktur Pratikum Teknisi Laboratorium Asisten Pratikum...

5 I. STRUKTURAL DAN KEGIATAN 1. Dekan DEKAN 1/SOPFTUA/2005 1/2 DITETAPKAN OLEH DEKAN FT 1 NOVEMBER 2005 Febrin Anas Ismail, Dr.Eng NAMA JABATAN Dekan Fakultas Teknik Universitas Andalas. TUGAS POKOK 1. Sebagai pemimpin Fakultas dengan tugas penyelenggaraan Pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. 2. Membina tenaga pendidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, administrasi fakultas. 3. Bertanggung jawab kepada Rektor. WEWENANG 1. Menegur bawahan yang lalai melaksanakan tugas. 2. Menentukan prioritas pekerjaan. 3. Meminta kelengkapan data dan informasi kepada unit kerja yang relevan. 4. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan. 5. Merekomendasi dan menandatangani suratsurat dan dokumen dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 6. Memberi nilai dan menyetujui DP3 bawahan. 7. Meminta petunjuk atasan. TANGGUNG JAWAB 1. Kebenaran dan ketepatan rumusan kebijaksanaan. 2. Kebenaran dan ketepatan rumusan sasaran. 3. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja. 4. Kebenaran dan kelengkapan bahan kerja. 5. Kebenaran dan ketepatan hasil kerja. 6. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi. 7. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas. 8. Kedisiplinan bawahan. 9. Ketepatan pendayagunaan ATK dan APK.

6 2/2 1. Merumuskan kebijaksanaan dengan persetujuan Senat Fakultas sebagai pedoman pelaksanaan tugas. 2. Merumuskan saran yang hendak dicapai dalam penyelenggaraan /pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi. 3. Menyusun rencana dan program kerja Fakultas sebagai pedoman pelaksanaan tugas. 4. Membagi tugas kepada bawahan langsung sesuai dengan bidang tugasnya. 5. Memberi arahan kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas. 6. Mengkoordinasi pelaksanaan tugastugas bawahan agar terjalin kerjasama yang baik. 7. Membina bawahan untuk meningkatkan kemampuan dan disiplin. 8. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar pelaksanaannya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 9. Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan untk mengetahui permasalahan dan penanggulangannya. 10. Menilai prestasi kerja bawahan dalam rangka pembinaan karir. 11. Menetapkan kebijaksanaan operasional dalam rangka pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi. 12. Menjalin dan membina kerjasama dengan instansi/lembaga badan swasta dan masyarakat. 13. Membina dosen, mahasiswa, tenaga administrasi Fakultas untuk meningkatkan kemampuannya. 14. Memberikan pelayanan terhadap lembaga/instansi dan masyarakat dalam bidang tugasnya. 15. Menelaah peraturan perundangundangan yang relevan dengan tugasnya untuk penjabaran dalam pelaksanaanya. 16. Menyusun laporan Fakultas sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan tugas pada tiap waktu yang ditentukan. 17. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugasnya. KUALIFIKASI JABATAN Pangkat/Golongan : IV/a Pendidikan Formal : Sarjana S2 Bidang Fakultas dan mempunyai kemampuan manajerial. HUBUNGAN KERJA 1. Rektor 2. Dekandekan di lingkungan Universitas Andalas. 3. Pembantu Dekan di lingkungan Fakultas. 4. Hubungan kerja sama dengan unit lainnya.

7 2. Pembantu Dekan I PEMBANTU DEKAN I 1/2 DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng NAMA JABATAN Pembantu Dekan I Fakultas Teknik Universitas Andalas. TUGAS POKOK 1. Bertugas membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. 2. Bertanggung jawab kepada Dekan. WEWENANG 1. Meminta petunjuk atasan. 2. Menegur bawahan yang lalai melaksanakan tugas. 3. Menentukan prioritas pekerjaan. 4. Meminta kelengkapan data dan informasi kepada unit kerja yang relevan. 5. Merekomendasi, memaraf dan menandatangani surat dan dokumen dinas sesuai dengan ketentuan. 6. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan. TANGGUNG JAWAB 1. Kebenaran dan ketepatan rencana program kerja. 2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja. 3. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas. 4. Kebenaran dan kelengkapan bahan kerja. 5. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi. 6. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas. 7. Kedisiplinan bawahan.

8 2/2 1. Menyusun rencana dan program kerja Fakultas bidang pendidikan, pengajaran, penelitian, pengabdian masyarakat dan kerjasama sebagai pedoman pelaksanaan tugas. 2. Memberikan tugas kepada bawahan langsung sesuai dengan bidangnya. 3. Memberikan arahan kepada bawahan langsung untuk kelancaran pelaksanaan tugas. 4. Mengkoordinasi bawahan langsung agar terjalin kerjasama yang baik. 5. Membina bawahan untuk meningkatkan kemajuan dan disiplin. 6. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan untuk mengetahui permasalahan dan penanggulangannya. 7. Menilai prestasi kerja bawahan langsung sebagai bahan pembinaan karir. 8. Menelaah peraturan perundangundangan dibidang akademik untuk penjabaran pelaksanaannya. 9. Menetapkan kebijaksanaan teknis dibidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian masyarakat dan kerjasama untuk kelancaran tugas. 10. Memberikan layanan teknis dibidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat serta kerjasama. 11. Melaksanakan pembinaan dosen pada Fakultas melalui lanjutan studi, seminar, lokakarya, kursus/latihan untuk meningkatkan kemampuan akademiknya. 12. Memotivasi dosen untuk melakukan kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat untuk terlaksananya kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi. 13. Menyusun petunjuk teknik pelaksanaan kegiatan dibidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat serta kerjasama sebagai pedoman pelaksanaan tugas. 14. Menyusun laporan dibidangnya sesuai dengan hasil yang dicapai sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan tugas. 15. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan. KUALIFIKASI JABATAN Pangkat/Golongan : III/d Pendidikan Formal : Sarjana S2 Bidang Administrasi Pendidikan dan mempunyai kemampuan manajerial. HUBUNGAN KERJA 1. Dekan. 2. PD II dan PD III dilingkungan Fakultas. 3. PR I dilingkungan Universitas Andalas. 5. Ketua Jurusan. 6. Kepala Bagian Tata Usaha. 7. Hubungan kerja sama dengan unit lainnya.

9 3. Pembantu Dekan II PEMBANTU DEKAN II 1/2 DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng NAMA JABATAN Pembantu Dekan II Fakultas Teknik Universitas Andalas. TUGAS POKOK 1. Bertugas membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan dibidang Keuangan dan administrasi umum. 2. Bertanggung jawab kepada Dekan. WEWENANG 1. Menentukan prioritas pekerjaan. 2. Meminta kelengkapan data dan informasi kepada unit kerja yang relevan. 3. Meminta petunjuk atasan. 4. Menegur bawahan yang lalai melaksanakan tugas. 5. Merekomendasi, memaraf dan menandatangani surat dan dokumen dinas sesuai dengan ketentuan. 6. Memberi nilai dan atau menyetujui DP3 bawahan. 7. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan. TANGGUNG JAWAB 1. Kebenaran dan ketepatan rencana program kerja. 2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja. 3. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas. 4. Kebenaran dan kelengkapan bahan kerja. 5. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi. 6. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas. 7. Kedisiplinan bawahan. 8. Kebenaran dan ketepatan penggunaan uang, sarana dan prasarana

10 2/2 1. Menyusun rencana dan program kerja dibidang keuangan dan administrasi umum. 2. Memberikan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnya. 3. Memberikan arahan kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas. 4. Mengkoordinasikan bawahan agar terjalin kerjasama yang baik. 5. Membina bawahan untuk meningkatkan kemajuan dan disiplin. 6. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan untuk mengetahui permasalahan dan penanggulangnnya. 7. Menilai prestasi kerja bawahan langsung sebagai bahan pembinaan karir. 8. Menetapkan kebijaksanaan teknis dibidang keuangan dan administrasi umum. 9. Menyusun anggaran dan kebutuhan sarana dan prasarana Fakultas untuk diajukan ke universitas. 10. Menelaah peraturan perundangundangan dibidang keuangan dan administrasi umum. 11. Menentukan prioritas penggunaan dana, sarana dan prasarana Fakultas untuk kelancaran tugas. 12. Memberikan layanan teknis dibidang keuangan dan administrasi umum. 13. Menyusun petunjuk teknis dibidang keuangan dan administrasi umum. 14. Melakukan pembinaan pegawai administrasi Fakultas melalui lanjutan studi, penataran/kursus/latihan untuk meningkatkan kemampuan. 15. Menyusun laporan pelaksanaan tugas bidang keuangan dan administrasi Fakultas berdasarkan hasil yang dicapai sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan tugas. 16. Melaksanakan tugastugas lain yang diberikan atasan. KUALIFIKASI JABATAN Pangkat/Golongan : III/d Pendidikan Formal : Sarjana S2 Bidang Administrasi & Keuangan dan mempunyai kemampuan manajerial. HUBUNGAN KERJA 1. Dekan 2. PR II dilingkungan Universitas. 3. PD I dan PD III dilingkungan Fakultas 4. Kepala Bagian Tata Usaha. 5. Hubungan kerja sama dengan unit lainnya.

11 4. Pembantu Dekan III PEMBANTU DEKAN III 1/2 DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng NAMA JABATAN Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Universitas Andalas. TUGAS POKOK 1. Bertugas membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan dibidang pembinaan kemahasiswaan, pelayanan kesejahteraan mahasiswa dan alumni. 2. Bertanggung jawab kepada Dekan. WEWENANG 1. Menentukan prioritas pekerjaan. 2. Menegur bawahan yang lalai melaksanakan tugas. 3. Meminta kelengkapan data informasi. 4. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan. 5. Merekomendasi, memaraf dan menandatangani surat dan dokumen dinas sesuai dengan ketentuan. 6. Meminta petunjuk atasan. TANGGUNG JAWAB 1. Kebenaran dan ketepatan rencana program kerja. 2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja. 3. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas. 4. Kebenaran dan kelengkapan bahan kerja. 5. Kebenaran dan ketepatan hasil kerja. 6. Kerahasiaan data dokumen kerja. 7. Kebenaran dan kelengkapan laporan.

12 2/2 1. Menyusun rencana dan program kerja bidang pembinaan dan pelayanan kemahasiswaan sebagai pedoman pelaksanaan tugas. 2. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnya. 3. Memberi arahan kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas. 4. Mengkoordinasi bawahan agar terjalin kerjasama yang baik. 5. Mengkoordinasi bawahan agar terjalin kerjasama yang baik. 6. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan untuk mengetahui permasalahan dan penanggulangannya. 7. Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan pembinaan karier. 8. Menetapkan kebijaksanaan teknis dibidang pembinaan serta kesejahteraan mahasiswa. 9. Memberikan layanan teknis dibidang pembinaan serta kesejahteraan mahasiswa. 10. Menyusun petunjuk teknis pelaksanaan dibidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa sebagai pedoman pelaksanaan tugas. 11. Menelaah peraturan perundangundangan dibidang kemahaiswaan untuk penjabaran pelaksanaannya. 12. Melakukan pembinaan kelembagaan mahasiswa sesuai dengan ketentuan yang berlaku. KUALIFIKASI JABATAN Pangkat/Golongan : III/d Pendidikan Formal : Sarjana S2 Bidang Kemahasiswaan dan mempunyai kemampuan manajerial. HUBUNGAN KERJA 1. Dekan. 2. PD I dan PD II dilingkungan Fakultas. 3. PR III dilingkungan Universitas. 4. Kepala Bagian Tata Usaha. 5. Hubungan kerjasama dengan unit lainnya.

13 5. Kabag Tata Usaha KABAG TATA USAHA 1/2 DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng NAMA JABATAN Kabag Tata Usaha Fakultas Teknik Universitas Andalas. TUGAS POKOK Bertugas memimpin tugastugas administrasi antara lain : Administrasi akademik, administrasi keuangan dan kepegawaian, administrasi umum dan perlengkapan dan administrasi kemahasiswaan dan alumni. WEWENANG 1. Menegur bawahan yang lalai melaksanakan tugas. 2. Menentukan prioritas pekerjaan. 3. Meminta petunjuk atasan. 4. Memberi nilai DP3 bawahan. 5. Memaraf dan menandatangani suratsurat dinas sesuai dengan ketentuan. 6. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan. 7. Menyetujui cuti/izin bawahan. TANGGUNG JAWAB 1. Ketepatan kebenaran dan program kerja. 2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja. 3. Kebenaran dan ketepatan bahan kerja. 4. Kebenaran dan ketepatan hasil kerja. 5. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas. 6. Kedisplinan bawahan. 7. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi. 8. Ketepatan pendayagunaan ATK dan APK. 9. Kebenaran dan kelengkapan laporan.

14 2/2 1. Menyusun rencana dan program kerja tahunan. 2. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian untuk mengembangkan ilmu pengatahuan, teknologi dan kesenian. 3. Melaksanakan administrasi pengabdian kepada masyarakat Pembina aktivitas akademika dan urusan tata usaha Fakultas. 4. Menilai pretasi kerja bawahan dilingkungan bagian Tata Usaha Fakultas Teknik Universitas Andalas untuk dijadikan bahan pembinaan karir bawahan yang bersangkutan. 5. Menghimpun, menelaah dan menyebarluaskan peraturan perundangundangan yang berhubungan dengan Fakultas. 6. Memelihara kebersihan, keindahan dan keamanan (K3) ruang kantor gedung kuliah/labor dan fasilitas umum lainnya. 7. Mengurus rapat dinas, upacara resmi dan pertemuan lainnya. 8. Melaksanakan urusan perlengkapan yang meliputi perencanaan pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, perawatan inventarisasi dan usul penghapusan barang perlengkapan. 9. Mempersiapkan/melaksanakan urusan kepegawaian yang meliputi penyusunan formasi, pengadaan, usul mutasi, pembinaan dan kesejahtaraan pegawai. 10. Melaksanakan urusan keuangan yang meliputi penyusunan anggaran, penggunaan, pelaksanaan anggaran dan memonitor pelaksanaan anggaran. 11. Menyusun acuan untuk bahan penyusun anggran resmi dan penggunaan SPP/DPP dan pembangunan. 12. Melaksanakan administrasi hubungan masyarakat dan kerjasama dengan pihak lainnya. 13. Menyelenggarakan dan mengkoordinasikan kegiatan administarsi umum yang meliputi bidang ketata usahaan, kerumah tanggaan, akademik, kepegawaian dan perlengkapan dilingkungan Fakultas Teknik Universitas Andalas. KUALIFIKASI JABATAN Pangkat/Golongan : III/d Pendidikan Formal : Sarjana S1 Bidang Administrasi kependidikan dan mempunyai kemampuan manajerial. HUBUNGAN KERJA 1. Dekan. 2. PD I,PD II dan PD III dilingkungan Fakultas. 3. Kasubag dilingkungan Fakultas. 4. Kajur di lingkungan Fakultas Teknik Universitas Andalas. 5. Hubungan kerja sama dengan unit lainnya.

15 II. BAGIAN PENDIDIKAN A. 1. Kasubag Pendidikan KASUBAG PENDIDIKAN 1/2 DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng NAMA JABATAN Kasubag Pendidikan Fakultas Teknik Universitas Andalas. TUGAS POKOK Menyusun rencana, membagi tugas, memberi petunjuk dan menilai pelaksanaan tugas bawahan dilingkungan Kasubag Pendidikan serta melaksanakan administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian masyarakat Fakultas berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas. WEWENANG 1. Menegur bawahan langsung yang lalai melalaksanakan tugas. 2. Meminta petunjuk atasan 3. Menentukan prioritas perkerjaan 4. Memberi nilai DP3 bawahan. 5. Memaraf surat dan dokumen dinas sesuai ketentuan. 6. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan. 7. Menyetejui /menolak permohonan cuti/izin bawahan. TANGGUNG JAWAB 1. Kebenaran dan kelengkapan rencana program kerja. 2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja. 3. Kebenaran dan ketelitian bahan kerja. 4. Kebenaran dan ketepatan hasil kerja. 5. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas. 6. Kedisiplinan bawahan. 7. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi. 8. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas.

16 2/2 1. Melakukan/menyusun program kerja sub bagian pendidikan dibidang administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian. 2. Mempersiapkan bahan penyusunan rencana, program dan kalender akademik. 3. Menghimpun dan mengklasifikasikan data/informasi dibidang kurikulum, silabus dan membuat statistik mahasiswa pertahun. 4. Menyusun jadwal perkuliahan, praktikum dan ujian serta mengurus sarana pendidikan.. 5. Mempersiapkan bahan informasi untuk evaluasi studi dan mengurus ijazah, promosi doktor, pengukuhan guru besar dan pertemuan ilmiah. 6. Mencatat daftar hadir dosen yang memberi kuliah serta mengumpulkan daftar hadir masiswa. 7. Menyimpan hasil penelitian dan pengabdian pada masyarakat. 8. Membantu/melaksanakan kegiatan ilmiah/akademik yang berkaitan langsung/tidak langsung dengan penyelenggaraan program pendidikan yang ada di Fakultas Teknik. 9. Melaksanakan pelayanan teknis/administrasi pelaksanaan kunjungan studi banding dari perguruan tinggi atau instansi lain mengenai mengenai pendidikan, penelitian dan pengabdian yang dilaksanakan Fakultas Teknik. 10. Membuat buku induk mahasiswa. KUALIFIKASI JABATAN Pangkat/Golongan : III/c Pendidikan Formal : Sarjana S.1 Bidang Kependidikan dan mempunyai kemampuan manajerial. HUBUNGAN KERJA 1. Hubungan kerja antara Sub bagian jurusan. 2. Kabag TU, PD I. 3. Hubungan kerja sama dengan unit lainnya.

17 2. Kepala Urusan Registrasi Akademik KEPALA URUSAN REGISTRASI AKADEMIK 1/2 DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng NAMA JABATAN Kepala Urusan Registrasi Akademik TUGAS POKOK Membagi tugas, melaporkan serta mempertanggung jawabkan tugas bawahan kepada Kasubag Pendidikan dibidang registrasi akademik untuk kelancaran pelaksanaan tugas. WEWENANG 1. Mengkoordinir pelaksanaan tugas bawahan bidang registrasi. 2. Meminta petunjuk atasan tentang teknis pelaksanaan registrasi mahasiswa. 3. Membagi tugas dan memberikan arahan pada bawahan tentang pelaksanaan registasi mahasiswa. 4. Membantu kesulitankesulitan teknis bawahan yang menjadi tanggung jawabnya. 5. Mengontrol target pelaksanaan tugas sesuai dengan program yang telah ditetapkan. 6. Melaporkan hasil registrasi mahasiswa pada atasan yang menjadi tanggung jawabnya.. 7. Melaporkan kegiatan bulanan yang menjadi tanggung jawabnya. TANGGUNG JAWAB Memastikan prinsipprinsip berikut dipenuhi dalam pelaksanaan kegiatan urusan registrasi akademik: 1. Kebenaran dan kelengkapan rencana program kerja. 2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja. 3. Kebenaran dan ketelitian bahan kerja. 4. Kebenaran dan ketepatan hasil kerja. 5. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas. 6. Kedisiplinan bawahan. 7. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi. 8. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas.kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi. 9. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas

18 2/2 1. Membagi tugas, mengarahkan dan mengkoordinir pelaksanaan tugas bawahan bidang registrasi 2. Melaporkan prestasi kerja bawahan di bidang tugasnya untuk dijadikan bahan pembinaan karier bawahan yang bersangkutan. 3. Membuat surat pemberitahuan perkuliahan & kalender akademik 4. Mengkoordinir dan membantu bawahan tentang teknis pelaksanaan tugas yang menjadi tanggung jawabnya. 5. Mengontrol target pelaksanaan tugas sesuai dengan program yang ditetapkan pimpinan. 6. Melaksanakan pendaftaran ulang mahasiswa lama & baru 7. Memeriksa hasil perbaikan KRS mahasiswa dari setiap jurusan dan melaporkan kepada atasan. 8. Membuat dan mencetak kalender akademik di Fakultas dan mengkordinasikan pada semua jurusan. 9. Melaksanakan pelayanan teknis/administrasi kegiatan yang sesuai dengan bidang tugasnya. 10. Melayani mahasiswa dalam proses perkuliahan 11. Memberikan pengarahan pada bawahan tentang proses dan cetak daftar perkuliahan semua jurusan. 12. Memproses nilai mahasiswa lama dan baru setiap jurusan 13. Memeriksa hasil KRS mahasiswa sesuai dengan kurikulum yang ditetapkan pimpinan. 14. Membuat laporan rekapitulasi tentang pendaftaran mahasiswa lama & baru dan melaporkan kepada atasan. 15. Menyiapkan absensi perkuliahan pada setiap jurusan.

19 3. Kepala Urusan Administrasi dan Sarana Perkuliahan KEPALA URUSAN ADMINISTRASI & SARANA PERKULIAHAN 1/2 DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng NAMA JABATAN Kepala Urusan Administrasi & Sarana Perkuliahan. TUGAS POKOK Membagi tugas, melaporkan serta mempertanggung jawabkan tugas bawahan kepada Kasubag Pendidikan serta melaksanakan administrasi pendidikan dan pengajaran berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas. WEWENANG 1. Membagi tugas,memberi arahan dan mengkoordinir pelaksanaan tugas bawahan bidang administrasi pendidikan dan perkuliahan. 2. Bertanggung jawab atas kelancaran dan kebenaran proses administrasi pendidikan serta kehandalan sarana perkuliahan. 3. Melaporkan prestasi bawahan dibidang tugasnya untuk dijadikan bahan pembinaan karir bawahan yang bersangkutan. 4. Mengkoordinir usulanusulan tugas pada bidangnya untuk dijadikan bahan masukan atasan. 5. Membantu kesulitankesulitan teknis dari bawahan yang menjadi tanggung jawabnya. 6. Mengontrol target pelaksanaan tugas sesuai dengan program yang telah ditetapkan pimpinan. 7. Melaporkan data kegiatan bulanan yang menjadi tanggung jawabnya. TANGGUNG JAWAB 1. Menyiapkan absensi dosen dan mahasiswa. 2. Menyiapkan alatalat tulis & transparan sheet. 3. Memperbanyak bahan perkuliahan. 4. Menyiapkan peralatan ujian. 5. Mengajukan usulan sarana ujian. 6. Menentukan dan mengatur posisi ruang ujian. 7. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas.

20 2/2 1. Menyiapkan absensi dosen dan mahasiswa dibidang administrasi pendidikan, 2. Mempersiapkan bahan kuliah dan alat alat tulis di bidang akademik. 3. Menyiapkan dan memperbanyak bahan perkuliahan 4. Memperbanyak jadwal perkuliahan, praktikum dan ujian serta mengurus sarana pendidikan.. 5. Mencatat daftar hadir dosen yang memberi kuliah serta mengumpulkan daftar hadir masiswa. 6. Melaksanakan pelayanan teknis/administrasi kegiatan wisuda. 7. Melaksanakan proses penerbitan ijazah program pendidikan pada Fak.Teknik 8. Membantu/melaksanakan kegiatan akademik yang berkaitan langsung/tidak langsung dengan penyelenggaraan program pendidikan yang ada di Fakultas Teknik.

21 4. Kepala Urusan Data Akademik KEPALA URUSAN DATA AKADEMIK 1/2 DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng NAMA JABATAN Kepala Urusan Data Akademik TUGAS POKOK Membagi tugas, melaporkan serta mempertanggung jawabkan tugas bawahan kepada Kasubag Pendidikan serta melaksanakan administrasi data dan informasi Akademik berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas. WEWENANG 1. Memberi arahan dan mengkoordinir pelaksanaan tugas bawahan bidang data dan informasi akademik. 2. Bertanggung jawab atas kelancaran dan kerahasiaan datadata akademik dosen dan mahasiswa. 3. Melaporkan prestasi bawahan dibidang tugasnya untuk dijadikan bahan pembinaan karir bawahan yang bersangkutan. 4. Mengkoordinir usulanusulan tugas pada bidangnya untuk dijadikan bahan masukan atasan. 5. Membantu kesulitankesulitan teknis dari bawahan yang menjadi tanggung jawabnya. 6. Mengontrol target pelaksanaan tugas sesuai dengan program yang telah ditetapkan pimpinan. 7. Melaporkan data kegiatan bulanan yang menjadi tanggung jawabnya. TANGGUNG JAWAB 1. Memproses soalsoal ujian dan menjaga kerahasiaan. 2. Kebenaran dan keabsahan datadata akademik. 3. Memproses dan mencetak daftar absen ujian semua jurusan. 4. Memproses dan mencetak daftar nilai ujian. 5. Mengumumkan nilai ujian. 6. Mengontrol kedisiplinan bawahan. 7. Menjaga kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi.

22 2/2 1. Membagi tugas,memberi arahan dan mengkoordinasikan pelaksanaan bawahan bidang data dan akademik. 2. Menjaga keabsahan dan kerahasiaan datadata akademik dosen maupun mahasiswa. 3. Atas sepengetahuan dan perintah Ka.Subbag.Akademik melakukan kegiatan dalam perubahan nilai dari dosen terkait baik rutin maupun insidentil. 4. Membantu kesulitankesulitan teknis dari para bawahan yang menjadi tanggung jawabnya. 5. Mengontrol target pelaksanaan tugas sesuai dengan program yang telah ditetapkan oleh pimpinan. 6. Melaksanakan pelayanan teknis/administrasi kegiatan sesuai dengan bidang tanggung jawabnya. 7. Melaporkan data kegiatan bulanan yang menjadi tanggung jawabnya.

23 B. KEGIATAN 1. Pendaftaran Ulang PENDAFTARAN ULANG DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng Proses administrasi yang harus dilakukan oleh mahasiswa untuk mengikuti masa perkuliahan di semester berikutnya Untuk memperoleh data mahasiswa setiap semester dengan jelas dan akurat. KEBIJAKAN Kep rektor No 856 / XIV//2005, BAB XIII Pasal 45 CATATAN 1. Membayar SPP di Bank, dan mendapatkan slip / bukti pembayaran dari Bank 2. Mendaftar ulang dan mendapatkan bukti terdaftar dari BAAK dengan syarat menyerahkan 1 lembar slip / bukti pembayaran SPP (bagi pembayaran melalui Debet Rekening maka namanya dilihat pada daftar yang dikeluarkan Bank). 3. Mendaftar / Registrasi ulang di bagian akademik Fakultas, dengan menyerahkan bukti terdaftar dari BAAK dan bukti bebas pustaka ( asli + 1 buah Photo copy ) pada pukul s/d WIB. Kecuali hari Jum at pukul s/d WIB. 4. Mendaftar ulang tingkat jurusan dan mendapatkan bukti terdaftar dari jurusan, dengan syarat memperlihatkan bukti terdaftar yang telah dicap terdaftar oleh BAAK dan Fakultas (asli) dan menyerahkan 1 lembar Photo copyannya (pelaksanaannya tergantung jurusan masingmasing). 5. Pendaftaran ulang bagi mahasiswa yang masa studi telah lebih dari batas maksimum (7 tahun) dan pernah istirahat kuliah dengan izin Rektor, maka dapat dilakukan dengan membawa surat dari Dekan yang menyatakan masa studi yang bersangkutan dapat diperpanjang. 1. Mahasiswa yang terlambat melaksanakan registrasi ulang dari jadual yang telah ditentukan, tidak akan dilayani dan dinyatakan TIDAK TERDAFTAR sebagai Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Andalas pada semester berikutnya. 2. Mahasiswa wajib menyimpan Bukti Terdaftar yang asli di arsip pribadi mahasiswa yang bersangkutan untuk pengurusan proses akademik selanjutnya antara lain : Pengambilan KHS, Perobahan Nilai, Nilai BL, PKRS, Absensi Perkuliahan, Map KRS, Rekap Mata Kuliah, Kartu Peserta Ujian, Wisuda dll. 3. Jika mahasiswa yang bersangkutan tidak mendaftar ulang kembali maka dapat mengajukan surat istirahat atau BSS di fakultas

24 2. Kartu Rencana Studi PEMBUATAN KARTU RENCANA STUDI DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng Beban studi yang dinyatakan dengan sistem kredit semester (SKS) Memberikan beban studi sesuai kemampuan mahasiswa dengan persetujuan Pembimbing Akademik KEBIJAKAN Kep Rektor N0 836/XV//2005, Pasal Mengambil KRS di bagian administrasi jurusan,atau Akademik Fakultas dengan syarat memperlihatkan Bukti Terdaftar yang telah dicap terdaftar pada semester yang sedang berjalan oleh BAAK dan Fakultas (asli), dan menyerahkan 1 (satu) copyannya. 2. Menghadap / menemui Pembimbing Akademik (PA) untuk mendapatkan persetujuan dengan membawa: a. KRS semester yang akan dijalankan. b. KHS semester sebelumnya. 3. Mengisi Scanner dengan jelas dan lengkap a. Mata kuliah yang diambil berdasarkan jadual kuliah semester yang akan dijalankan. b. Jumlah SKS yang diambil berdasarkan IP semester terakhir (maksimum SKS dan hanya boleh tambah 1 SKS).. c. Mata kuliah diambil tidak boleh lebih dari satu dalam satu shift perkuliahan 4. MemPhoto copy kertas Scanner KRS sebanyak rangkap 4 (empat) untuk : a. Jurusan b. Dosen PA c. Mahasiswa yang bersangkutan ( untuk diperlihatkan bila diperlukan nantinya). 5. Menyerahkan map yang berisi 1 lembar photo copy KRS yang telah disahkan PA + 1 lembar KHS asli dan blangko bukti terdaftar ke bagian administrasi jurusan dan mendapatkan bukti terdaftar. 6. PA menyerahkan KRS asli yang telah ditandatangani kejurusan. 7. Jurusan menyerahkan berkas registrasi ( Scaner KRS asli ) ke Bagian Akademik. 8. Bagian Akademik menyerahkan berkas registrasi ke BAAK. 1. Mengambil KRS pada pukul s/d WIB. Kecuali hari Jum at pukul s/d WIB 2. Komting angkatan dapat mengambil Map Registrasi secara kolektif dengan membawa daftar nama dan bukti terdaftar dari BAAK. CATATAN 3. Mahasiswa yang tidak dapat memproses KRS sampai pada jadual yang telah ditentukan, dinyatakan istirahat atau terputus pada semester berikutnya. 4. Beban studi yang dikeluarkan pada semester I dan II adalah berupa paket, dan semester selanjutnya berdasarkan maximum SKS yang diperoleh mahasiswa pada setiap semester ( hanya boleh lebih 1 SKS).

25 3. Perbaikan Kartu Rencana Studi ( PKRS ) PERBAIKAN KARTU RENCANA STUDI (PKRS) DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng Pengisian kembali KRS yang bertujuan untuk memperbaiki perubahan jadwal kuliah Agar mahasiswa dapat mengikuti perkuliahan dengan lancar dan terarah KEBIJAKAN Kep Rektor No 836 / XIV / 2005, Pasal 11 CATATAN 1. Mengambil PKRS di bagian administrasi jurusan atau Akademik Fakultas dengan syarat memperlihatkan Bukti Terdaftar yang telah dicap terdaftar pada semester yang sedang berjalan oleh BAAK dan Fakultas (asli), dan menyerahkan 1 (satu) copyannya. 2. Menghadap / menemui Pembimbing Akademik (PA) untuk mendapatkan persetujuan dengan membawa: a. Photo copy KRS semester yang sedang berjalan. b. RS semester yang sedang berjalan 5 (lima) lembar. c. KHS asli semester terakhir dengan jumlah SKS yang disetujui berdasarkan KHS Semester Genap terakhir (maksimum SKS dan hanya boleh tambah 1 SKS). 3. Pembimbing Akademik menyerahkan PKRS rangkap 3 (tiga) ke Jurusan. 4. Jurusan menyerahkan PKRS rangkap 2 (dua) ke Bagian Pendidikan / Akademik. 1. Mengambil PKRS pukul s/d WIB. Kecuali hari Jum at pukul s/d WIB. 2. Mengambil / merubah mata kuliah berpedoman pada Jadual Kuliah semester yang sedang berjalan, terutama pada shift perkuliahan, kode mata kuliah, nama mata kuliah dan sks mata kuliah. 3. Mahasiswa yang tidak dapat memproses PKRS sampai pada jadual yang telah ditentukan maka sesuai peraturan Akademik mata kuliah yang tercantum pada KRS dinyatakan berlaku dan tidak ada perubahan. 4. Mahasiswa wajib menyimpan PKRS asli di arsip pribadi mahasiswa yang bersangkutan untuk pengurusan proses akademik selanjutnya di Bagian Akademik.

26 4. Rekapitulasi Mata Kuliah PEMBUATAN REKAPITULASI MATA KULIAH DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng Proses rekapitulasi seluruh mata kuliah beserta jumlah SKSnya dan jumlah mahasiswa yang mengikuti setiap mata kuliah Untuk mengetahui jumlah SKS yang akan diambil oleh mahasiswa KEBIJAKAN Keputusan Rektor No 836 / XIV / 2005, BAB V 1. Kajur dan tim mencek rekap mata kuliah (mencoret/menghilangkan) mata kuliah atau SKS yang diambil mahasiswa jika lebih dari maximum SKS (boleh lebih hanya 1 SKS) yang telah ditentukan. 2. Mahasiswa mengecek daftar rekap mata kuliah yang dikeluarkan oleh Puskom ke bagian administrasi jurusan, dan bagi yang tidak cocok membawa: a. Copy KRS / PKRS semester yang sedang berjalan. b. KHS asli semester terakhir dengan jumlah SKS yang disetujui tetap berdasarkan KHS Semester Genap terakhir (maksimum SKS dan hanya boleh tambah 1 SKS). 3. Jurusan menyerahkan hasil revisi Rekap Mata Kuliah rangkap 2 (dua) ke Bagian Pendidikan / Akademik. CATATAN 1. Kajur. Sekjur, Dosen PA atau tim, mencek Rekap Mata Kuliah di bagian administrasi jurusan, pada pukul s/d WIB. Kecuali hari Jum at pukul s/d WIB. 2. Mahasiswa yang tidak mempergunakan kesempatan ini sampai dengan jadual yang telah ditentukan, maka kesalahan yang tercantum pada Kartu Peserta Ujian, Absensi UAS & KHS, tidak akan dilayani dan dinyatakan bahwa data yang dikeluarkan PUSKOM Universitas Andalas adalah benar.

27 5. Kartu Peserta Ujian PENGAMBILAN KARTU PESERTA UJIAN DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng Kartu yang dikeluarkan oleh bagian akademik sebagai tanda pengenal mahasiswa untuk dapat mengikuti ujian Untuk mengetahui dengan jelas bahwa mahasiswa tersebut adalah peserta ujian KEBIJAKAN Keputusan Rektor No 836 / XIV / 2005 pasal 16 & 17 CATATAN 1. Mengambil Kartu Peserta Ujian di bagian administrasi Jurusan atau Akademik fakultas. Dengan memperlihatkan a. Bukti Terdaftar Fakultas ( asli ) b. Bukti Pembayaran Potmatek (asli). 2. Mahasiswa ybs mencek mata kuliah yang tercantum pada Kartu Peserta Ujian dan bagi yang bermasalah (tidak sesuai mata kuliah yang diambil dengan yang tercantum pada Kartu Peserta Ujian), agar segera memprosesnya dengan memperlihatkan PKRS Asli, 3. Menempel pas photo ukuran 2 x 3 cm pada Kartu Peserta Ujian bila mata kuliah yang tercantum tidak lagi bermasalah. 4. Mendapatkan stempel fakultas atau jurusan. 1. Mengambil Kartu Peserta Ujian pada pukul s/d WIB. Kecuali hari Jum at pukul s/d WIB 2. Apabila mahasiwa tidak dapat memperlihatkan Kartu Peserta Ujian maka tidak dibenarkan mengikuti ujian. 3. Bagi Mahasiwa yang mata kuliahnya tidak tercantum pada Kartu Peserta Ujian maka namanya tidak akan keluar pada Daftar Absen Peserta dan Nilai Ujian Akhir Semester 4. Komting angkatan dapat mengambil Kartu Peserta Ujian secara kolektif dengan membawa daftar nama dan Bukti Terdaftar Fakultas serta Bukti Pembayaran Potmatek. 5. Mahasiswa wajib membawa Kartu Peserta Ujian dan bagi yang tidak dapat memperlihatkan Kartu Peserta Ujian selama kegiatan Ujian Akhir Semester berlangsung maka tidak dapat mengikuti Ujian Akhir Semester tersebut

28 6. Kartu Hasil Studi ( KHS ) PEMBUATAN KARTU HASIL STUDI (KHS) DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng Hasil rekaman prestasi Akademik mahasiswa dari setiap semester Untuk mengetahui kemampuan Akademik mahasiswa di setiap semester KEBIJAKAN Keputusan rektor No 836 / XIV / 2005, Pasal Mengambil Kartu Hasil Studi di bagian administrasi Jurusan atau Akademik fakultas,. Memperlihatkan Bukti Terdaftar Fakultas (asli) dan Bukti Pembayaran Potmatek (asli). 2. Mahasiswa mencek KHS yang diterima, jika terdapat nilai BL, Kosong atau Salah maka mahasiswa ybs langsung ke Jurusan untuk mendapatkan surat pengantar ke Dosen pengasuh mata kuliah rangkap 5 (lima), (diurus sendiri oleh mahasiswa). 3. Dosen pengasuh mata kuliah menyerahkan nilai BL, Kosong atau Salah ke Jurusan rangkap 3 (tiga). 4. Jurusan menyerahkan nilai BL, Kosong atau Salah ke Bagian Akademik Fakultas rangkap 2 (dua). 5. Bagian Akademik Fakultas mencetak ulang KHS ke PUSKOM. CATATAN 1. Pengambilan KHS pada pukul s/d WIB. Kecuali hari Jum at pukul s/d WIB 2. Mahasiswa yang tidak dapat memproses nilai BL, Kosong atau Salah sampai pada jadual yang telah ditentukan (2 minggu setelah nilai di umumkan), maka sesuai peraturan Akademik nilai mata kuliah tersebut dinyatakan GAGAL ( E ). 3. Tidak ada perpanjangan jadual pengambilan Kartu Hasil Studi & proses nilai BL atau kosong. 4. Mahasiswa yang bersangkutan wajib menyimpan seluruh KHS asli yang telah dicetak dan tidak ada pencetakan ulang oleh PUSKOM.

29 7. Wisuda PELAKSANAAN WISUDA DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng Suatu proses kelulusan mahasiswa yang telah memenuhi persyaratan akademik dan diberikan bukti kelulusan berupa ijazah. Menentukan status predikat akademik KEBIJAKAN Keputusan Rektor No 836 / XIV / 2005 Pasal 28,29 CATATAN I. Memenuhi persyaratan akademik sebagai berikut : 1. Terdaftar sebagai mahasiswa Universitas Andalas pada semester yang sedang berjalan (bukti bayar SPP 3 rangkap). 2. Menyelesaikan seluruh kegiatan akademik dengan bukti transkrip sementara yang ditandatangani oleh mahasiswa dan di ketahui Ketua Jurusan. 3. Membuat abstrak (tugas akhir) yang disetujui pembimbing dalam bentuk cetak, dan dalam disket ukuran 3,5 inch ( disket dirangkum oleh Jurusan dalam 1 (satu) disket/ per Jurusan). II. Memenuhi persyaratan administrasi sebagai berikut : 1. Mendaftar di bagian akademik (sesuai jadwal). 2. Mengisi/menyerahkan formulir data alumni, pernyataan pengisian data dan surat keterangan pengambilan ijazah (blanko diambil di jurusan & diisi sebelum TA), diketik rapi oleh yang bersangkutan (3 rangkap). 3. Menyerahkan pas foto hitam putih terbaru dan tidak ber kaca mata, lakilaki memakai Jas dan perempuan memakai kebaya dengan ukuran photo : 3 x 4 = 4 lembar 4 x 6 = 6 lembar, ditambah 2 lembar untuk lulusan terbaik serta berpredikat dengan pujian. 4. Menyerahkan foto copy Ijazah terakhir ( 3 rangkap ). 5. Mahasiswa wanita yang menghendaki foto berpakaian jilbab harus membuat surat pernyataan diatas segel dan diketahui Dekan/PD I ( 3 rangkap ). 6. Membayar uang wisuda tingkat Unand, ( bukti setoran 3 rangkap ). 7. Membayar uang wisuda tingkat Fakultas, (bukti setoran 2 rangkap). 8. Mahasiswa yang telah memenuhi semua persyaratan Akademik dan persyaratan Administrasi diatas serta mendaftar pada bagian Akademik Fakultas Teknik akan diberi toga, dan didaftarkan oleh Fakultas ke Univ.Andalas pada tanggal yang telah ditentukan Tidak ada perpanjangan jadual pendaftaran (sesuai pengumuman).

30 8. Ujian Tengah dan Akhir Semester PELAKSANAAN UJIAN TENGAH & AKHIR SEMESTER 1/2 DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng Merupakan salah satu alat evaluasi kemampuan menguasai materi mata kuliah dan menyelesaikan suatu persoalan atau lebih yang dilakukan dalam jangka waktu terbatas, sesuai peraturan yang berlaku Untuk mengetahui keberhasilan proses belajar mengajar serta memperoleh umpan balik bagi mahasiswa dan dosen KEBIJAKAN Keputusan Rektor No 836 / XIV / / 2005, Pasal Peserta ujian harus menunjukkan kelengkapan ujian sebagai berikut : a. Memakai pakaian bersih dan rapi (bersepatu, baju kemeja putih dan celana/rok hitam ), bagi yang melanggar tidak diperbolehkan mengikuti ujian. b. Menunjukkan Kartu Peserta Ujian, lengkap dengan pas photo dan stempel Fakultas, bagi yang melanggar tidak diperbolehkan mengikuti ujian. c. Nama peserta ujian harus tercantum dalam Daftar Absensi Ujian yang diikuti, bagi yang tidak tercantum namanya, tidak diperbolehkan mengikuti ujian. d. Membawa alatalat sendiri yang diperlukan, kecuali ditentukan lain oleh dosen pengasuh mata kuliah yang bersangkutan dan selama ujian berlangsung tidak diperkenankan pinjam meminjam alatalat tulis, kalkulator, dan lainlain. Bagi yang melanggar tidak diperbolehkan mengikuti ujian. e. Tidak boleh mempergunakan HP/dimatikan selama kegiatan ujian.

31 2/2 2. Peserta ujian harus menunjukkan disiplin ujian sebagai berikut : a. Masuk ruang ujian 10 menit sebelum ujian dimulai, dan menempati tempat duduk yang telah ditentukan / sesuai dengan arahan pengawas, bagi yang terlambat 30 menit setelah ujian dimulai maka tidak diperbolehkan mengikuti ujian. b. Selama ujian berlangsung tidak diperbolehkan keluar ruangan, pindah atau tukar tempat duduk tanpa seizin pengawas, bagi yang keluar dari ruangan dianggap telah selesai mengikuti ujian dan lembar jawabannya dikumpulkan oleh pengawas. c. Meletakkan tas, buku atau catatancatatan ditempat yang telah ditetapkan oleh pengawas kecuali jika ujian bersifat open book (buka buku). d. Menandatangani Daftar Absensi Ujian rangkap 4 yang disaksikan oleh pengawas. e. Mengerjakan soal ujian pada lembar jawaban yang disediakan oleh Fakultas dan mencantumkan nama, nomor BP serta ditanda tangani sendiri. f. Menyerahkan, lembar jawaban pada pengawas atau ditinggalkan pada tempat duduk masingmasing (sesuai dengan arahan pengawas), jika ujian telah selesai. 3. Selama ujian berlangsung peserta ujian tidak diperbolehkan berbuat curang seperti : a. Melihat buku atau catatan selama ujian berlangsung, kecuali jika ujian bersifat open book. b. Bekerja sama baik secara lisan maupun tertulis dengan peserta ujian lainnya. c. Menggantikan orang lain atau menyuruh orang lain menggantikan dirinya. d. Melakukan kerja sama dengan pengawas ujian. e. Melakukan pembocoran soal ujian. f. Mengganti hasil ujian sebelum diperiksa / dinilai oleh dosen pengasuh mata kuliah yang bersangkutan. Bagi yang melanggar point 3a3f diatas dikenakan sanksi sebagai berikut : 1. Satu kali kedapatan berbuat curang, peserta ujian digagalkan mata kuliah yang sedang diikutinya. 2. Dua kali kedapatan berbuat curang, peserta ujian digagalkan seluruh mata kuliah dalam semester yang sedang dijalankannya. 3. Tiga kali kedapatan berbuat curang, peserta ujian diskor selama 1 semester serta digagalkan seluruh mata kuliah dalam semester yang sedang dijalankannya. 4. Empat kali atau lebih kedapatan berbuat curang, peserta ujian diskor selama 2 semester serta digagalkan seluruh mata kuliah dalam semester yang sedang dijalankannya.

32 9. Pengawas Ujian PELAKSANAAN PENGAWASAN UJIAN 1/2 DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng Seseorang yang ditunjuk dan ditugaskan untuk mengawas ujian Agar ujian dapat dilaksanakan dengan baik. KEBIJAKAN Keputusan Rektor No 836 / XIV / /2005 Pasal Berpakaian rapi (bersepatu dan tidak dibenarkan memakai kaos). 2. Terdiri dari Tenaga Edukatif dan Non Edukatif. 3. Hadir 20 menit sebelum Ujian dimulai untuk mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan. 4. Memeriksa dan mengatur tempat duduk Peserta Ujian. 5. Menginstruksikan kepada Peserta Ujian untuk mengumpulkan tas, bukubuku / catatan, kemudian diletakkan pada tempat yang telah ditetapkan, kecuali Ujian bersifat open book atau ditentukan lain. 6. Membagikan soal dan lembar jawaban Ujian. 7. Menyaksikan Peserta Ujian dalam membubuhkan tanda tangan pada Daftar Absensi Ujian dan mencocokkan dengan Kartu Peserta Ujian. ( Nama, pas photo, stempel Fakultas dan Mata Kuliah yang diambil ) 8. Mengawasi jalannya ujian serta menjaga ketenangan di dalam maupun di luar ruangan. 9. Menegur peserta ujian yang melanggar tata tertib. 10. Diwajibkan mengisi form berita acara tentang jalannya pelaksanaan ujian.

33 2/2 11. Mencek jumlah Peserta Ujian sesuai dengan Daftar Absensi Ujian, mengisi dan menanda tangani berita acara disertai nama terang. 12. Pengawas yang berhalangan hadir harus memberitahukan secara tertulis kepada Koordinator Ujian ( Pembantu Dekan I ). 13. Selama Ujian berlangsung Pengawas dilarang : a. Meninggalkan Ruang Ujian. b. Membantu atau memberitahu tentang Jawaban Soal Ujian kepada Peserta Ujian. 14. Menginformasikan sisa waktu menjelang berakhirnya waktu ujian dan selanjutnya mengumpulkan lembar jawaban ujian kemudian diserahkan kepada Dosen Pengasuh Mata Kuliah atau Bagian Akademik Fakultas Teknik Universitas Andalas. Sanksisanksi : Bagi Pengawas Ujian ( Tenaga Edukatif dan Non Edukatif ) : Diberikan Sanksi sesuai dengan Peraturan yang mengatur Etika sebagai Pegawai Negeri Sipil Republik Indonesia atau Peraturan Kepegawaian yang telah ditetapkan oleh Fakultas atau Universitas Andalas.

34 10. Seksi Panitia Pelaksana Ujian PELAKSANAAN SEKSI PANITIA UJIAN DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng Tim yang ditunjuk dan bertugas melaksanakan persiapan, pelaksanaan dan pelaporan ujian Agar kegiatan ujian dapat terlaksana dengan baik KEBIJAKAN Keputusan Rektor N0 836 / XIV / / 2005, Pasal 16 & 17 Sekretariat : 1. Mempersiapkan bahanbahan pelaksanaan ujian. 2. Mengatur dan mendistrbusikan kelengkapan ujian kepada pengawas ujian. 3. Mengambil absensi kehadiran pengawas. 4. Mengontrol pelaksanaan ujian selama ujian berlangsung. 5. Melaporkan kondisi dan permasalahan yang terjadi selama ujian berlangsung kepada Tim monitoring ujian untuk dapat dicarikan solusinya. 6. Mencatat permasalahanpermasalahan yang terjadi selama ujian berlangsung dan membuat laporan tertulis kepada Ketua Pelaksana ujian. 7. Mengumpulkan kelengkapan ujian setelah ujian terlaksana. Seksi Keuangan : 1. Menerima laporan jumlah pelaksanaan ujian dari seksi sekretariat untuk dibuatkan honorariumnya. 2. Mengurus administrasi keuangan untuk persiapan pembayaran honorarium panitia, tim monitoring, dosen penanggungjawab dan pengawas ujian. Seksi Umum, Perlengkapan & Transportasi. : 1. Mempersiapkan kebutuhan kelengkapan ujian ( lokal, kursi dll ). 2. Mengatur tempat duduk peserta ujian di lokasi ujian sesuai dengan denah dan kebutuhan pelaksanaan ujian. 3. Melayani transportasi antarjemput pengawas ujian sesuai dengan jadual yang telah ditentukan.

35 11. Tim Monitoring Ujian PENGAWASAN TIM MONITORING UJIAN DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng Tim yang bertugas mengawasi dan memantau kegiatan ujian yang terdiri dari pengawas,panitia dan peserta ujian Agar ujian dapat terlaksana dengan tertib dan sesuai aturan yang telah ditentukan KEBIJAKAN Keputusan Rektor No 836 / XIV / / 2005, Pasal 16 & 17 Tim monitoring terdiri dari : 1. Dekan sebagai Penanggungjawab. 2. Pembantu Dekan I sebagai Ketua. 3. Anggota : PD II, PD III, KTU, Kasubag, KajurKajur serta Sekjur TI dan TL, dengan tugas sebagai berikut : a. Melihat langsung pelaksanaan ujian ke ruang ujian di kampus limau manis dan air tawar (sesuai jadual). b. Memberikan petunjuk dan arahan bagi pengawas dan mahasiwa yang tidak sesuai aturan kegiatan ujian. c. Mencarikan solusi, atau teguran terhadap permasalahan yang dihadapi selama memonitoring kegiatan ujian. d. Mencatat dan melaporkan kepada Ketua monitoring tentang kekurangan atau permasalahan yang dihadapi selama monitoring.

36 12. Sidang Tugas Akhir PELAKSANAAN SIDANG TUGAS AKHIR DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng Proses penyajian tulisan berupa skripsi oleh mahasiswa yang juga merupakan salah satu persyaratan wisuda. Untuk mengetahui kemampuan mahasiswa di akhir perkuliahan KEBIJAKAN Keputusan Rektor No 836 / XIV / / 2005, Pasal 25, 26 & 27 Setiap mahasiswa harus dapat : 1. Memenuhi SKS minimal syarat lulus sarjana. 2. Menyelesaikan proposal tugas akhir ( telah disetujui oleh pembimbing) 3. Memenuhi syarat administrasi Akdemik 4. Membuat rekap mata kuliah yang diketahui PA dan Kajur 5. Dan lainlain

37 5. Perkuliahan PERKULIAHAN DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng Proses belajar mengajar yang wajib diiikuti oleh seluruh mahasiswa Memberikan pendidikan dan penerapan bidang ilmu KEBIJAKAN Keputusan Rektor No 836 / XIV / 2005, Pasal 6 Agar dapat mengikuti perkuliahan mahasiswa hendaknya : 1. Telah mengikuti proses pengisian KRS, membayar SPP dan mendaftar tingkat Rektorat dan Fakultas. 2. Mengikuti jadual yang telah ditentukan 3. Telah mendaftarkan namanya dalam absensi kuliah yang akan diikuti. 4. Memakai pakaian yang bersih dan rapi serta bersepatu. 5. Hadir mengikuti perkuliahan minimum 75 % dari seluruh perkuliahan.