PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK DI AMIK LEMBAH DEMPO PAGARALAM. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK DI AMIK LEMBAH DEMPO PAGARALAM Naskah Publikasi diajukan oleh Lendy Rahmadi kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012

2

3 DESIGN OF ACADEMIC INFORMATION SYSTEM AT AMIK LEMBAH DEMPO PAGAR ALAM PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK DI AMIK LEMBAH DEMPO PAGAR ALAM Lendy Rahmadi Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In the world of education, form filling process of study plan is a routine activity undertaken at the beginning of the semester. From the beginning, the plan of study form filling system is done manually. First, the student must take the form at the education, then fill the form manually, requesting approval of an academic supervisor, and then perform the validation. For the student, this manually system was very disturbing, because it spends a considerable time. This form filling process of study plan system is done manually on average by each college in Indonesia, whether privater or public. One of them is AMIK Lembah Dempo Pagaralam. As a pioneer of the first private university in a municipality in the province of South Sumatera, it would be nice if AMIK Lembah Dempo Pagaralam being the pioneer who uses that system in municipality. It can be even developed into a website based information system academic.with the development of technology, especially webbased technology, the process of filling out the study plan can be simplified. By using PHP programming language and MySQL database server technology coupled with the server side scripting technology (the program that all processes performed on the server), an online application to help facilitate the student to filling the form of study plan can be made. Result analysis of the problems found that form filling system study plan manual is not efficient, because it spends a considerable time. With online sistem, form filling process of study plan become more efficien and effective. Problems of time which is currently a problem for students, now no longer a problem with the web-based academic information system with the use of emerging technologies at this time Keyword : Online, Academic Information System, PHP, MySQL

4 1. Pendahuluan Sistem Informasi Akademik merupakan hal yang sangat vital bagi dunia pendidikan pada umumnya dan bagi perguruan tinggi baik swasta ataupun negeri pada khususnya. Sistem informasi akademik juga bisa menjadi tolak ukur akan kualitas perguruan tinggi yang bersangkutan. Semakin bagus dan kompleks sistemnya, semakin bagus pula perguruan tinggi tersebut. Sistem Informasi Akademik juga merupakan suatu poin penilaian dari status akreditasi suatu perguruan tinggi. Pada umumnya, kebanyakan perguruan tinggi baik swasta ataupun negeri menggunakan sistem informasi akademik berbasis perangkat lunak atau bisa kita sebut juga secara offline. Dimana mulai dari pengisian krs secara manual dilakukan oleh mahasiswa, kemudian data diinputkan kedalam aplikasi oleh admin dan menghasilkan sebuah data baru mulai dari jadwal kuliah, kartu hasil studi, transkrip nilai dan lain-lain. AMIK Lembah Dempo Pagaralam merupakan salah satu perguruan tinggi swasta yang menggunakan sistem informasi akademik berbasis aplikasi. AMIK Lembah Dempo Pagaralam, merupakan perguruan tinggi swasta yang berlokasi di kotamadya Pagaralam provinsi Sumatera Selatan. AMIK Lembah Dempo juga merupakan pelopor perguruan tinggi di kota Pagaralam bersama dengan STIE Lembah Dempo Pagaralam. AMIK Lembah Dempo berdiri pada tanggal 23 Agustus 2000 dan status akreditasinya saat ini adalah C. AMIK Lembah Dempo Pagaralam merupakan salah satu perguruan tinggi swasta yang menggunakan sistem informasi akademik berbasis aplikasi, yang sebenarnya berpotensial untuk dikembangkan menjadi berbasis website karena jaringan internet sudah dapat dinikmati oleh seluruh elemen di Kampus AMIK Lembah Dempo Pagaralam. Seiring dengan kemajuan teknologi informasi di seluruh dunia, telah membuat hidup manusia menjadi lebih mudah. Terutama telah diciptakannya jaringan internet. Hambatan geografis dan hambatan waktu bukanlah menjadi masalah lagi pada saat ini, komunikasi menjadi semakin tidak terbatas dan tanpa hambatan. Kemudahan yang ada di jaringan internet ini juga dapat mempermudah proses perkuliahan, terutama dalam proses pengisian formulir rencana studi yang merupakan dasar dalam sistem informasi akademik, karena adanya jaringan internet ini bukanlah hal yang tidak mungkin untuk membuat sebuah sistem informasi akademik berbasis website. Hal yang dimaksudkan untuk mempermudah proses pengisian formulir rencana studi (FRS) sehingga menjadi

5 lebih efektif dan efisien serta juga dapat menghilangkan hambatan waktu dan geografis bagi mahasiswa untuk mengakses data-data perkuliahan. Sistem Informasi Akademik berbasis website tentunya dapat memperbaiki sistem yang lama dalam hal pengisian formulir rencana studi secara manual dengan menggantikannya dengan sistem baru berbasis website. Penggantian sistem ini diharapkan dapat mengehemat biaya serta waktu dalam proses pengisian formulir rencana studi yang merupakan dasar dari sistem informasi akademik. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks dimana pengertian sistem itu digunakan. Berikut adalah definisi sistem secara umum sesuai konteksnya. 1. Kumpulan dari bagian-bagian yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang sama. 2. Kumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai suatu kesatuan yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan. Dengan demikian, secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain. Menurut Scott (1996), sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing) dan keluaran (output). 2.2 Pengertian Informasi Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan untuk saat ini ataupun mendatang (Davis, 1995). Mc Leod (1995) mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti dan nilai (Analisis dan perancangan sistem informasi, Hanif Al Fatta, 2007). Berdasarkan dari pengertian informasi di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa Sistem Informasi adalah sebuah sistem yang mengolah beberapa informasi dan kemudian menyajikan informasi yang bersangkutan untuk kebutuhan pengguna baik untuk pengambilan keputusan, sebagai laporan, pengendali kegiatan, dan sebagainya yang berdasarkan dengan Konsep IPO(input, processing, output). Sedangkan sistem informasi akademik

6 adalah sistem yang mengolah data-data akadmik yang kemudian data tersebut menjadi informasi akademik. 3. Analisis 3.1 Analisis PIECES Analisis PIECES merupakan salah satu metode yang dilakukan untuk mengidentifikasi atau mengetahui kelemahan dari sistem lama. Dalam analisis swot digunakan 6 aspek untuk mengetahui kelemahan yang ada pada sistem lama sehingga nantinya dihasilkan sebuah kebutuhan baru. 1. Analisis Kinerja (performance) Analisis kinerja merupakan analisis terhadap kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan baik dan benar. Kinerja merupakan hal yang sangat penting karena memiliki kaitan yang kuat dengan produktifitas dari hasil kerja yang telah dilakukan. Ukuran hasil kerja dapat dilihat dari jumlah pekerjaan yang dilakukan pada waktu tertentu. Masalah yang pada umumnya sering terjadi pada kinerja adalah tugastugas operasional diselesaikan terlalu lambat untuk mencapai sasaransasaran yang diinginkan. Secara langsung kinerja dapat diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap dari sebuah sistem. Pada sistem yang lama kinerja memerlukan banyak waktu dan lambatnya proses yang dilakukan, misalnya dalam proses pengisian formulir rencana studi secara keseluruhan mulai dari pembayaran spp ke Bank Sumsel, sampai dengan pengesahan formulir rencana studi di loket pengesahan memakan waktu total keseluruhan rata-rata 14 hari. Karena, dari segi waktu tanggap pemrosesan data memerlukan banyak waktu dikarenakan kegiatan pengisian formulir rencana studi masih dilakukan secara manual. 2. Analisis Informasi (information) Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan manfaat yang muncul. Dalam hal ini meningkatkan meningkatkan kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi yang telah ada, karena terlalu banyak informasi akan biasanya akan menimbulkan masalah baru. Maka dari itu, digunakan parameter sebagai berikut : Informasi tidak akurat. Informasi yang disampaikan masih memiliki tingkat kesalahan yang besar, karena masih diproses secara manual. Seperti informasi bimbingan atau pengesahan

7 formulir rencana studi ketika dapat bimbingan dari dosen penasihat akademik. Dalam pencatatannya juga terdapat banyak coretan pada umumnya. Informasi tidak relevan. Misalnya informasi yang disajikan ketika pengesahan di loket pengesahan berupa arsip-arsip (data) dalam bentuk kertas yang memerlukan proses penyalinan dan data pun rawan mengalami kerusakan. Informasi tidak tepat waktu. Setelah proses pengesahan proses penyampaian laporan dari formulir rencana studi mahasiswa yang telah disahkan yang kemudian akan diproses rawan sekali terhadap keterlambatan waktu dikarenakan proses masih dilakukan secara manual. 3. Analisis Ekonomi (economy) Pertimbangan ekonomi akan dilakukan dengan cara membandingkan sejauh mana manfaat dari sistem lama dalam mendukung proses manajerial Perguruan Tinggi. Adanya pemborosan waktu yang sangat besar dan alat-alat tentu saja akan terjadi pembengkakan biaya yang masih belum efektif dan efisien dalam penggunaan biaya khususnya biaya pengadaan kertas sehingga membutuhkan biaya yang dianggarkan cukup besar. 4. Analisis Kontrol (control) Pengendalian atau kontrol terhadap sebuah sistem sangat diperlukan untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalah gunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya kontrol, maka tugas atau kinerja yang mengalami gangguan dapat ditanggulangi. Pada sistem lama, kontrol terhadap dokumen kurang teliti sehingga sering terjadi kesamaan dan kesalahan data khususnya dalam pendataan (penulisan data). Dengan keseluruhan proses yang masih manual, maka tingkat kesalahan operasi masih sangat besar. 5. Analisis Efisiensi (eficiency) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang akan digunakan seminimal mungkin guna menghindari pemborosan yang tidak berarti. Atau menyangkut bagaimana caranya menghasilkan output yang maksimal dengan input seminimal mungkin. Pada sistem lama, mulai dari proses pengisian formulir rencana studi oleh mahasiswa dan kemudian meminta pengesahan dosen penasihat akademik, dosen

8 penasihat akademik tidak semuanya mudah ditemui. Hal ini tentu saja tidak efisien dan membuang waktu. Kemudian dalam proses, pengesahan formulir di loket pengesahan, apabila kelas yang diinginkan mahasiswa telah terisi penuh, tentu saja mahasiswa harus melakukan pengisian ulang dan meminta pengesahan kembali dari dosen penasihat akademik. Hal ini dapat membuang waktu yang cukup banyak karena secara tidak langsung kembali ke proses awal. 6. Analisis Pelayanan (service) Pelayanan merupakan hal yang vital dalam sebuah sistem, karena dapat memberikan dampak yang besar baik ataupun buruk. Tentu saja dalam hal ini mahasiswa menjadi juru penilai pelayanan tersebut. Dalam sistem lama, pelayanan yang ada dirasakan masih kurang dan cenderung menyita waktu. Pada sistem lama, mahasiswa harus bertemu untuk dosen penasihat akademik untuk melakukan pengesahan dan pada umumnya tidak semua dosen akademik mudah ditemui. Selain itu proses pengantrian yang lama untuk melakukan pengesahan di loket pengesahan memakan waktu yang banyak. Apalagi jika setelah mengantri untuk pengesahan ternyata kelas yang diinginkan oleh mahasiswa telah penuh dan tentu saja mahasiswa harus mengulang dari awal untuk mendapatkan pengesahan dosen penasihat akademik. 3.2 Analisis Kebutuhan Sistem Setelah kita melakukan analisis kelemahan sistem yaitu dengan menggunakan analisis pieces. Kita telah mengetahui apa saja kekurangan yg ada pada sistem lama yang pada nantinya akan kita gunakan sebagai rancangan untuk kebutuhan sistem baru. 1. Kebutuhan fungsional. Kebutuhan fungsional merupakan suatu kebutuhan yang berhubungan dengan fitur-fitur yang ada di aplikasi tersebut. Semua yang bisa dilakukan oleh aplikasi tersebut (fitur) dibahas dalam analisis kebutuhan fungsional. Secara garis besar sistem ini dapat melakukan kebutuhan informasi dan kebutuhan sistem, antara lain : Menghasilkan sebuah daftar mata kuliah Menampilkan daftar kelas mata kuliah Menghasilkan jadwal mata kuliah Mahasiswa dapat melakukan pengisian krs Mahasiswa dapat menampilkan jadwal mata kuliah

9 Mahasiswa dapat menampilkan khs semester yang telah ditempuh Mahasiswa dapat melakukan cetak krs dan cetak khs. 2. Kebutuhan non fungsional merupakan suatu kebutuhan yang secara langsung tidak berhubungan dengan fitur-fitur yang ada di aplikasi tersebut. Sebaliknya kebutuhan non fungsional memberikan batasan pada kebutuhan fungsional tersebut. 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Pengujian Program Tujuan pengujian sistem adalah untuk mengetahui letak dan bentuk kekurangan dari sistem yang dibuat dengan melakukan kegiatan studi kelayakan. Pengetesan program dilakukan oleh pihak yang berkepentingan terhadap sistem tersebut. 4.2 Black Box Testing Pengetesan ini dapat dilakukan untuk interface perangkat lunak. Tujuan test case ini menunjukan fungsi perangkat lunak tentang cara beroperasi. Tujuan dilakukannya testing ini adalah untuk mencari kesalahan-kesalahan pada fungsi yang salah atau hilang, interface, struktur data dan performa. Berikut ini adalah beberapa pengujian field dari beberapa form, dan hasilnya sebagai berikut : Field yang diuji Pengujian Hasil Password mahasiswa Password dikosongkan (gambar 4.1) Jadwal Jam dan ruang diisi sama (gambar 4.2) Gambar 4.1 Hasil uji field password

10 Gambar 4.2 Hasil uji field jadwal 4.3 Manual Program Berikut ini adalah manual atau instruksi petunjuk dari sistem baru atau yang telah dirancang. Berdasarkan dengan kebutuhan fungsional sistem, berikut ini adalah manual program : Halaman ini di gunakan untuk login admin. Gambar 4.3 Interface login admin Tampilan awal sistem menu admin. Gambar 4.4 tampilan awal sistem menu admin

11 Halaman ini digunakan untuk mengakses data mahasiswa Gambar 4.4 tampilan menu mahasiswa Halaman ini digunakan untuk mengakses data mata kuliah Gambar 4.5 tampilan menu matakuliah Halaman ini digunakan untuk mengakses data jadwal Gambar 4.6 tampilan menu jadwal

12 Halaman ini digunakan untuk mengakses data jadwal dosen Gambar 4.7 tampilan menu jadwal dosen Halaman ini digunakan untuk mengakses menu khs Gambar 4.8 tampilan menu khs Halaman ini digunakan untuk mengakses data dosen Gambar 4.9 tampilan menu dosen

13 Halaman ini digunakan untuk mengakses menu krs Gambar 4.10 tampilan menu krs Halaman ini digunakan untuk mengakses menu semester Gambar 4.11 tampilan menu semester Halaman ini digunakan untuk mengakses menu tahun akademik Gambar 4.12 tampilan menu tahun akademik

14 Halaman ini digunakan untuk mengakses menu pengaturan Gambar 4.13 tampilan menu tahun pengaturan 4.4 Pemeliharaan Sistem Setelah sistem digunakan, maka sistem akan dievaluasi oleh pemakai dan untuk menentukan apakah sistem yang baru tersebut sesuai dengan tujuan semula dan diputuskan apakah ada revisi atau dimodifikasi. Setelah terjadinya perubahan dalam perangkat keras, perangkat lunak, dokumentasi atau prosedur untuk melihat kesalahan dengan kebutuhan baru atau perbaikan efisiensi proses, maka pengembangan sistem akan masuk pada tahap pemeliharaan sebagai berikut: 1. Memiliki duplikat dari sistem tersebut secara keseluruhan. Duplikat dapat dilakukan dengan cara mengcopy file-file tersebut kedalam CD untuk mengantisipasi terdapat kesalahan atau error pada sistem yang dibuat, sehingga jika terjadi error maka pihak pengguna sistem dapat mencopy ulang sistem yang telah didupilkat. 2. Pemeliharaan sistem meliputi pemeliharaan data-data pada sistem. 3. Untuk pemeliharaan database dapat dilakukan dengan cara melakukan backup database. 4. Jika terdapat penambahan fitur cukup dengan menambahkan halaman-halaman yang dibutuhkan dan menambahkan tabel pada database. 4.5 Mekanisme Upload Untuk memilih tempat web yang akan dihostingkan, ada beberapa hal yang harus diperhatikan supaya lebih efektif dan efisien, diantaranya : 1. Kapasitas disk space Jumlah file yang diupload dan didownload dalam sistem ini tidak terlalu banyak sehingga tidak begitu membutuhkan disk space yang besar. 2. Besar bandwith Besar bandwith menentukan kecepatan pengaksesan dalam sistem ini. 3. Dukungan

15 Dukungan web hosting terhadap fitur-fitur pendukung seperti PHP dan mysqlnya juga menjadi hal yang krusial. 4. Harga Faktor harga juga perlu dipertimbangkan yang kemudian disesuaikan dengan anggaran yang dimiliki. Berdasarkan dengan hal-hal diatas, penulis memilih tempat hosting untuk menjadi tempat hosting sistem ini. Adapun langkah dalam mendaftar menjadi anggota di situs yang diusulkan tersebut adalah sebagai berikut : Akses server hosting dengan menginputkan alamat pada bagian addres bar pada web browser. Gambar 4.14 Halaman awal Kemudian masuk ke halaman paket hosting untuk memilih paket hosting yang akan digunakan sesuai kebutuhan. Setelah memilih paket, untuk melanjutkan pilih order now. Gambar 4.15 Halaman paket hosting

16 Langkah selanjutnya adalah memeriksa ketersediaan domain yang akan dipakai. Cek ketersediaan domain untuk mendaftar. Gambar 4.16 Halaman cek domain Selanjutnya inputkan data-data yang dibutuhkan. Gambar 4.17 Halaman input data pelanggan Terakhir akan keluar rincian total biaya yang harus dibayarkan untuk pembelian domain dan paket hosting. Gambar 4.18 Rincian biaya 5. Kesimpulan Berdasarkan uraian dan pembahasan materi yang telah dipaparkan dalam penulisan skripsi ini, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Perencanaan sistem informasi akademik berbasis website ini sebagai sarana pendukung proses pengisian kartu rencana studi. 2. Dengan adanya sistem informasi akademik berbasis website ini diharapkan dapat mempermudah baik bagi mahasiswa maupun bagi akademik dalam proses pengisian kartu rencana studi.

17 3. Cara melakukan perancangan SIA adalah dengan melakukan pengumpulan data baik secara langsung ataupun tidak langsung dengan berbagai metode serta melakukan analisis terhadap sistem lama yang dimana nantinya hasil analisis tersebut akan dipakai sebagai gambaran perancangan sistem baru. 4. Cara pengaplikasian bahasa pemrograman PHP menjadi SIA adalah dengan menggunakan beberapa software pendukung sebagai alat bantu dan bantuan dari literatur-literatur yang berhubungan dengan pengaplikasian tersebut. 5. Pembuatan sistem baru mengacu pada sistem lama yang telah berjalan. Acuan itu diperoleh dari proses penelitian dan pengumpulan data dengan pihak objek penelitian dan analisis terhadap dokumen-dokumen yang sudah ada.

18 DAFTAR PUSTAKA A.M. Hirin & Virgi, Cepat Mahir Pemrograman Web Dengan PHP Dan MySQL. Penerbit Prestasi Pustaka, Jakarta. HM. Jogiyanto, Analisis Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktik Aplikasi Bisnis, Penerbit Andi, Yogyakarta. Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancaangan Sistem Informasi, Penerbit Andi, Yogyakarta. Kusrini, M.Kom, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Penerbit Andi, Yogyakarta.