RINGKASAN EKSEKUTIF LAPORAN KINERJA UNIVERSITAS

Transkripsi

1 RINGKASAN EKSEKUTIF LAPORAN KINERJA UNIVERSITAS Berdasarkan Surat Kepala SPI UIN Sunan Ampel Surabaya Nomor Pt- 053/Un.07/01/ SPI/PS.00.1/09/2017 tanggal 22 September 2017 tentang permintaan penyampaian capaian kinerja Semester I tahun 2017, SPI meaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi capaian IKU Unit di Lingungan UIN Sunan Ampel Surabaya. Kegiatan ini dilakukan pada seluruh unit di lingkungan UIN Sunan Ampel Surabaya yang terdiri atas 9 Fakultas, pascasarjana, 2 Lembaga, SPI, 2 Biro Adminstrasi dan 7 UPT. Kegiatan ini bertujuan: (1) menilai kepatuhan unit kerja dalam penyampaian laporan, (2)menilai capaian IKU unit, (3)mengidentifikasi hambatan pencapaian IKU unit, dan (4)memberikan rekomendasi untuk perbaikan kinerja. Periode yang dimonitor dan dievaluasi adalah semester 1 tahun anggaran 2017, meliputi masa sejak 1 Januari s.d. 30 Juni Permintaan data dilaksanakan sejak tanggal 25 September s.d. 9 Oktober Indikator monitoring dan evaluasi meliputi : (1)kepatuhan, (2)pertumbuhan target, (3) capaian target IKU unit, (4)efektivitas perencanaan, dan (5)kecukupan informasi. Monitoring dan evaluasi dilaksanakan melalui pemeriksaan lembar isian indikator kinerja utama tanpa penyertaan dokumen pendukung atas pencapaian target. Kesimpulan dari kegiatan monitoring dan evaluaiasi capaian IKU unit semester 1 tahun 2017 adalah: (1)keterbatasan monitoring ini adalah tidak dilakukan pembuktian di lapangan terhadap isian data capaian yang disajikan, dan (2)evaluasi terbatas menyimpulkan, penetapkan target berada di tangan unit masing-masing, belum terlihat peran atasan langsung dan atau atasan koordinatif yang terlibat dalam penetapan target, dan belum terdapat standar penetapan target IKU. Untuk itu, SPI merekomendasikan: (1)unit-unit perlu lebih teliti dalam mengisi laporan capaian IKU pada akhir tahun, dengan menyediakan data dukung yang memadai, dan (2)data sangat penting yang perlu mendapat perhatian unit Fakultas dan Pascasarjana adalah karya penelitian dan karya tulis pada jurnal ilmiah terakreditasi. Unit ini perlu mengatur prosedur pengesahan karya tulis ilmiah dosen. Surabaya, November 2017 Kepala, FADJRUL HAKAM CHOZIN Laporan Monitoring Capaian IKU Semester I of 8

2 A. DATA PELAPORAN IKU UNIT 1. Fakultas Adab dan Humaniora (11/10) 2. Fakultas Dakwah dan Komunikasi (13/10) 3. Fakultas Syariah dan Hukum (9/10) 4. Fakultas Tarbiyah dan Kependidikan (9/10) 5. Fakultas Ushuluddin dan Filsafat (13/10) 6. Fakultas Sain dan Teknologi (9/10) 7. Fakultas Psikologi dan Kesehatan (9/10) 8. Fakultas Ekonomi Bisnis Islam (10/10) 9. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (10/10) 10. Pasca Sarjana (19/10) 11. Lembaga Penjaminan Mutu (17/10) 12. Lembaga Peneltian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (9/10) 13. Satuan Pemeriksa Intern (9/100) 14. Biro Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan (18/10) 15. Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan dan Kerjasama (terpisah-pisah masing-masing bagian (Akademik 18/10); Kemahasiswaan 16/10); dan Kerjasama (18/10) 16. Pusat Percetakan (9/10) 17. Pusat Perpustakaan (9/10) 18. Pusat Ma had (10/10) 19. Pusat Pengembangan Bahasa (17/10) 20. Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data (9/10) 21. Pusat Pengembangan Bisnis (4/10) 22. Pusat Layanan Internasional (20/10 B. TUJUAN MONITORING DAN EVALUASI 1. Menilai kepatuhan unit kerja dalam penyampaian laporan 2. Menilai capaian IKU unit 3. Mengidentifikasi hambatan pencapaian IKU unit 4. Memberikan rekomendasi untuk perbaikan kinerja C. SASARAN Sasaran monitoring yaitu capaian Indikator Kinerja Utama (IKU) unit semester I Tahun 2017 D. PERIODE MONITORING DAN EVALUASI 1. Periode yang dimonitor dan dievaluasi meliputi masa sejak 1 Januari s.d. 30 Juni Permintaan data dilaksanakan sejak tanggal 25 September s.d. 9 Oktober 2017 E. METODE MONITORING DAN EVALUASI Monitoring dan evaluasi dilaksanakan melalui pemeriksaan lembar isian indikator kinerja utama tanpa penyertaan dokumen pendukung atas pencapaian target. Pada unit sejenis, yakni fakultas, dilakukan proses perhitungan rerata target capaian untuk memberikan kewajaran penetapan target. Selanjutnya dikalukan pembandingan arget rerata dengan capaian unit fakultas.. F. INDIKATOR EVALUASI 1. Kepatuhan, yakni ketepatan waktu penyampaian laporan. 2. Pertumbuhan target, yakni peningkatan target dibanding dengan capaian IKU pada periode sebelumnya Laporan Monitoring Capaian IKU Semester I of 8

3 3. Capaian target IKU unit, yakni tingkat ketercapaian target, kewajaran ktercapaian, dan ketepatan pengisian capaian. 4. Efektivitas perencanaan, yakni program dalam anggaran yang sudah dilaksanakan. 5. Kecukupan informasi, yakni penjelasan perhitungan atas capaian IKU yang disajikan G. KETERBATASAN EVALUASI Mengingat belum ada standar penetapan target masing-masing unit, di samping juga belum adanya standar penilaian IKU, hasil evaluasi ini belum dapat menggambarkan kinerja unit sebenarnya. H. HASIL MONITORING DAN EVALUASI 1. Ketepatan waktu penyampaian laporan a. Pusat Pengembangan Bisnis adalah unit paling cepat menyampaikan laporan, yakni tanggal 4/10. b. Sembilan (9) unit menyampaikan laporan pada akhir periode permintaan tanggal 9/10, yakni: 1) Fakultas Syariah dan Hukum, 2) Fakultas Tarbiyah dan Kependidikan, 3) Fakultas Sain dan Teknologi, 4) Fakultas Psikologi dan Kesehatan, 5) Lembaga Peneltian dan Pengabdian Kepada Masyarakat, 6) Satuan Pemeriksa Intern, 7) Pusat Percetakan, 8) Pusat Perpustakaan, dan 9) Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data. c. Unit yang paling akhir menyerahkan laporan: 1) Pusat Layanan Internasional, tanggal 20/10, dan 2) Pascasarjana 19/ Pertumbuhan penetapan target atas capaian tahun sebelumnya a. Unit tanpa menyajikan capaian tahun lalu sehingga tidak dapat dilihat pertumbuhan penetapan target: 1) Fakultas Dakwah dan Komunikasi 2) Lembaga Peneltian dan Pengabdian Kepada Masyarakat 3) Lembaga Penjaminan Mutu 4) Pusat Percetakan 5) Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data 6) Pusat Bisnis b. Unit yang menetapkan target rata-rata lebih rendah dibanding capaian tahun sebelumnya: 1) Fakultas Adab dan Humaniora 2) Fakultas Tarbiyah dan Kependidikan 3) Perpustakaan 4) Pusat Bahasa Laporan Monitoring Capaian IKU Semester I of 8

4 c. Unit yang menetapkan target rata-rata lebih tinggi dibanding capaian tahun sebelumnya: 1) Fakultas Syariah dan Hukum 2) Fakultas Ushuluddin dan Filsafat 3) Fakultas Sain dan Teknologi serta Fakultas Psikologi dan Kesehatan 4) Fakultas Ekonomi Bisnis Islam dan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik 5) Pusat Layanan Internasional 3. Capaian IKU a. Ketepatan pengisian capaian 1) Unit yang tepat dalam pengisian capaian adalah: a) Fakultas Adab dan Humaniora b) Fakultas Dakwah dan Komunikasi c) Fakultas Syariah dan Hukum d) Fakultas Sain dan Teknologi serta Fakultas Psikologi dan Kesehatan e) Fakultas Ekonomi Bisnis Islam dan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik f) Perpustakaan g) Pusat Ma had h) Pusat Bahasa i) Pusat Bisnis j) Pusat Layanan Internasional k) Satuan Pemeriksa Intern 2) Unit yang sebagian pengisian capaian kurang tepat a) Fakultas Tarbiyah dan Kependidikan b) Fakultas Ushuluddin dan Filsafat, prestasi mahasiswa diisi jumlah event c) Lembaga Peneltian dan Pengabdian Kepada Masyarakat, Dedikasi dosen dalam pengabdian kepada masyarakat, d) Lembaga Penjaminan Mutu, sebagian target mestinya berbentuk jumlah, bukan prosesntase, PPII tidak menggunakan target berbentu angka e) Pusat Percetakan, aspek layanan internal diisi order dari luar f) Pusti PD, sebagian indikator tidak bisa diukur b. Tingkat ketercapaian target, 1) Unit sejenis (Fakultas) a) Nilai atas penetapan target: Capaian Fakultas Dakwah dan Komunikasi 135,21% Capaian Fakultas Sain dan Teknologi 108,50% Capaian Fakultas Psikologi dan Kesehatan 108,50% Capaian Fakultas Tarbiyah dan Keguruan 100,94% Capaian Fakultas Syariah dan Hukum 88,73% Capaian Fakultas Ushuluddin dan Filsafat 81,83% Capaian Fakultas Adab dan Humaniora 81,68% Capaian Fakultas Ekonomi Bisnis Islam 80,64% Capaian Fakultas Ilmu Politik 80,64% Laporan Monitoring Capaian IKU Semester I of 8

5 b) Capaian IKU: Capaian Fakultas Tarbiyah dan Keguruan 222,95% Capaian Fakultas Dakwah dan Komunikasi 109,55% Capaian Fakultas Adab dan Humaniora 86,37% Capaian Fakultas Syariah dan Hukum 82,94% Capaian Fakultas Ushuluddinm dan Filsafat 76,54% Capaian Fakultas Sain dan Teknologi 57,46% Capaian Fakultas Psikologi 57,46% Capaian Fakultas Ekonomi Bisnis Islam 57,15% Capaian Fakultas Ilmu Politik 57,15% 2) Pascasarjana, Lembaga, dan UPT Capaian Perpustakaan 265,15% Capaian Pusat Bisnis 237,53% Capaian LP2M 107,80% Capaian Pusat Bahasa 103,51% Capaian Pusti PD 98,00% Capaian Pusat Layanan Int 83,97% Capaian Pusat Ma'had 80,72% Capaian Pascasarjana 78,02% Capaian SPI 57,11% Capaian Pusat Percetakan 54,43% Capaian LPM 52,33% c. Kewajaran ketercapaian Monitoring dilakukan untuk pelaporan capaian IKU semester I bulan Januari sampai dengan Juni Capaian di atas 75% tidak wajar karena masa kerja masih berjalan 50%. LP2M misalnya, IKU aspek penelitian tercapai 100%, padahal dalam periode monitoring pelaksanaan penelitian belum selesai. 4. Efektivitas perencanaan Aspek ini dugunakan untuk menilai tingkat kinerja unit dilihat dari aspek pelaksanaan program yang telah ditetapkan dalam perencanaan anggaran. a) Fakultas Syariah Dan Hukum 203,97% b) Lembaga P2M 133,33% c) Unit Pusat Bahasa 112,44% d) Unit Pusat Percetakan 93,33% e) Fakultas Dakwah dan Komunikasi 79,47% f) Fakultas Sain dan Teknologi 79,47% g) Fakultas Psikologi dan Kesehatan 79,47% h) Unit SPI 75,00% i) Unit Pusat Bisnis 73,33% j) Fakultas Tarbiyah V Keguruan 68,87% k) Unit Pusti PD 66,67% l) Unit Pusat Layanan Internasional 66,67% m) Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam 63,58% Laporan Monitoring Capaian IKU Semester I of 8

6 n) Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik 63,58% o) Unit Perpustakaan 57,14% p) Unit Pusat Ma'had 50,00% q) Fakultas Ushuluddin dan Filsafat 18,54% r) Unit Pascasarjana 17,65% s) Fakultas Adab dan Humaniora 7,95% t) Lembaga PM 0,00% Fakultas Syariah dan Hukum merupakan unit paling tinggi produktivitasnya dengan pelaksanaan kegiatan 2 kali lipat dari yang direncanakan dalam perencanaan anggaran. Fakultas Adab dan Humaniora merupakan unit paling rendah capaian kinerjanya. Adapun Lembaga Penjaminan Mutu tidak menyajikan IKU aspek program dan penganggaran. 5. Kecukupan informasi Capaian yang disajikan disertai keterangan data sebagai dasar perhitungan dalam kolom deskripsi. Pada umumnya sudah menyajikan informasi yang memadai. Unit yang tidak menyajikan informasi perhitungan adalah Fakultas Ushuluddin dan Filsafat, Pascasarjana, Pusat Ma had, Pusti PD, Pusat Bisnis dan Pusat Layanan Internasional. Pusat Perpustakan merupakan unit yang sangat baik dan menyajikan dasar perhitungan capaian IKU. 6. Lain-lain - Biro a. Biro AUPK tidak dapat dievaluasi karena isian capaian kinerja tidak lengkap. Dari empat unsur-bagian, hanya terisi bagian keuangan dan dan bagian perencanaan. b. Laporan Biro AAKK tidak terintegrasi. Masing-masing bagian mengirim lembar isian. Keterpaian kinerja bagian akademik tidak dapat dievaluasi karena tidak ada pembanding antara target dan capaian. Capaian Bagian kerja sama sebesar 229,30 tidak logis untuk capaian 1 semester. Bagian kemahasiswa tidak menyajikan capaian IKU melainkan penyampaian data kegiatan bagian. I. HAMBATAN PENCAPAIAN TARGET IKU 1. Hambatan pada Fakultas dan Pascasarjana Capaian IKU pada Fakultas dan Pascasarjana pada umumnya tinggi bahkan ekstrem tinggi, menggambarkan pencapaian target relatif tanpa hambatan. Namun ada beberapa hal perlu mendapat perhatian, yakni pencapaian target produktivitas dosen dalam penelitian dan penulisan pada jurnal ilmiah. Pada satu sisi dosen masih menganggap karya mereka merupakan urusan personal, namun pada sisi lain belum ada mekanisme pengelolaan data dan informasi produktivitas karya dosen. Dalam hal pelaksanaan program, hambatan terletak pada kecenderungan prodi melaksanakan kegiatan pada semster gasal (setelah Juli) sehingga pencaapaian target pelaksanaan di semester pertama cenderung rendah. Laporan Monitoring Capaian IKU Semester I of 8

7 2. Hambatan pada Biro Kepala Biro AUPK pensiun pada bulan Juli sehingga koordinasi penyajian laporan capaian target IKU semester I menjadi sulit. Akibatnya hanya dua bagian yang memberikan support data. Sementara Biro AAKK, bagian-bagian melaporkan sendiri dan tidak menyatu dalam penyajian Biro. 3. Hambatan pada Lembaga dan Unit a. Pengesahan SPMI mengalami hambatan di tingkat pembahasan senat universitas. Implementasi PPII belum ada kejelasan kebijakan yang jelas termasuk penganggaran, kurikulum yang sudah dibahas dalam workshop belum terhimpun pada LPM. Dalam hal pendampingan akreditas, tidak semua prodi mengirimkan borang ke LPM sebelum dikirim ke BAN-PT, sebagian yang mengirimkan juga pada waktu-waktu terakhir dibutuhkan. b. Unit percetakan memiliki kesulitan keterbatasan kapasitas mesin dan keterlembatan persediaan bahan cetak, keterbatasan sumber daya, dan promosi sehingga order minim. Unit Perpustakaan memiliki kesulitan proses pengadaan koleksi buku karena masalah lelang, dan kontra prinsip pembiayaan langgaran e- jurnal (publisher menghendaki pembayaran di muka, sistem keuangan menghendaki pembayaran setelah pekerjaan selesai). Pusat Ma had memiliki hambatan dalam pencapaian tingkat kelulusan karena kehadiran mahasantri rendah karena berbagai alasan, dalam hal peningkatan kompetensi tidak semua calon mahasiswa mengikuti tes kemampuan (SNMPTN dan SPAN-PTKIN), anggaran terpangkas, dan sarana prasarana pembinaan. Pusti-PD mengalami kesulitan pengembangan karena proses revisi rubrik BKD, belum tersedianya rubrik pengabdian kepada masyarakat, dan beberapa kegiatan berkaitan dengan unit lain. c. Kepala Biro AUPK pensiun di tengah tahun kegiatan, Kepala Biro AAKK baru ada penggantian di awal tahun. Pada sub unit Biro AAKK terjadi kekosongan kepala bagian kerja sama dan kehumasan, belum terbangun jaringan komunikasi dengan lembaga pers, 4. Hambatan realisasi program Sejumlah unit dalam merealisasikan program dipengaruhi faktor kinerja unit lain, keterbatasan kapasitas SDM pengelola keuangan, dan pelaksanaan program kegiatan di awal tahun akademik. J. KETERBATASAN DAN REKOMENDASI 1. Keterbatasan monitoring ini adalah tidak dilakukan pembuktian di lapangan terhadap isian data capaian yang disajikan. Beberapa capaian ekstrem tinggi dimungkinkan karena salah saji, atau penetapan target terlalu rendah. Beberapa unit memang ada yang menetapkan target di bawah capaian tahun sebelumnya. 2. Evaluasi terbatas menyimpulkan, penetapkan target berada di tangan unit masing-masing. Belum terlihat peran atasan langsung dan atau atasan koordinatif yang terlibat dalam penetapan target. Pada sisi lain, faktor yang dominan adalah belum terdapat standar penetapan target IKU. Laporan Monitoring Capaian IKU Semester I of 8

8 Demikian pula pengisian data capaian tidak disertai dasar perhitungan yang memadai. 3. Rekomendasi perbaikan: a. Unit-unit perlu lebih teliti dalam mengisi laporan capaian IKU pada akhir tahun, dengan menyediakan data dukung yang memadai. Perhitungan prosentase dimungkinkan sesuai target, namun membutuhkan dasar perhitungan sebagaimana mestinya. b. Data sangat penting yang perlu mendapat perhatian unit Fakultas dan Pascasarjana adalah karya penelitian dan karya tulis pada jurnal ilmiah terakreditasi. Unit ini perlu mengatur prosedur pengesahan karya tulis ilmiah dosen. Laporan Monitoring Capaian IKU Semester I of 8