SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT BURSAR Kod Dokumen : SOK/KEW/GP020/AST

Transkripsi

1 Halaman: 1/10 TUJUAN Garis panduan ini bertujuan untuk memberi panduan tentang kaedah pelupusan aset alih universiti. PANDUAN 1.0 Pelupusan Inventori a. Kenalpasti inventori yang hendak dilupuskan dan lengkapkan maklumat ke dalam Borang Permohonan Pelupusan Aset Alih (SOK/KEW/BR058/AST) seperti yang berikut: (ii) Inventori dengan jumlah keseluruhan kurang daripada RM50,000; terus ke langkah 1.0(b) hingga 3.0; Inventori dengan jumlah keseluruhan melebihi RM50,000, terus ke langkah 4.0 hingga 6.0(h). b. Bagi pelupusan inventori yang memerlukan Borang Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih UPM (SOK/KEW/BR040/AST), dapatkan pengesahan daripada Pegawai Berkepakaran atau pihak JKR seperti Senarai Pegawai Berkepakaran Mengikut Jenis Aset Yang Memerlukan Sijil PEP (SE001/AST) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar ( Pegawai Berkepakaran/

2 Halaman: 2/10 c. Pegawai Berkepakaran atau pihak JKR perlu mengesahkan Borang Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih UPM (SOK/KEW/BR040/AST) dalam tempoh 14 hari bekerja daripada tarikh terima permohonan daripada. d. Semak maklumat pada Borang Permohonan Pelupusan Aset Alih (SOK/KEW/BR058/AST) dengan Fixed Asset Management System (FAMS) untuk memastikan maklumat-maklumat tersebut adalah sahih. Jika terdapat aset alih yang disangkutkan bersekali dengan inventori yang hendak dilupuskan, kemaskini Borang Permohonan Pelupusan Aset Alih (SOK/KEW/BR058/AST) jika ianya adalah inventori atau jika ianya adalah harta modal, ikut langkah 4.0 hingga 6.0(h). Pegawai Berkepakaran e. Permohonan yang lengkap didaftarkan dalam Daftar Pelupusan (BD03/AST) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar ( f. Inventori yang hendak dilupuskan hendaklah diasingkan dan simpan di tempat selamat. 2.0 Pelantikan Ahli JKPP Peringkat a. K hendaklah melantik Ahli Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan (JKPP) dengan keahlian seperti berikut: /K Ketua atau wakil (kategori pegawai kumpulan pengurusan dan professional (P&P)) sebagai Pengerusi;

3 Halaman: 3/10 (ii) (iii) Wakil dari Pejabat Bursar sebagai Ahli; dan Wakil dari sebagai Ahli b. Surat pelantikan sebagai Ahli JKPP dan makluman tarikh mesyuarat pemeriksaan hendaklah dikeluarkan oleh K seperti Surat Lantikan Ahli JKPP dan Makluman Mesyuarat JKPP (DF02/AST) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar ( faildokumen). 3.0 Tindakan Pelupusan Peringkat /K /Ahli JKPP a. Adakan pemeriksaan ke atas inventori yang hendak dilupuskan dan memberi syor-syor pelupusan. b. Tandakan X AJKPP dan tarikh pemeriksaan pada inventori yang diperiksa. c. Dapatkan tandatangan Ahli JKPP pada borang Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan (SOK/KEW/BR038/AST). d. Dapatkan kelulusan K ke atas syor yang dikemukakan seperti Surat Kelulusan Pelupusan (DF03/AST) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar ( dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh Mesyuarat JKPP. K

4 Halaman: 4/10 e. Laksanakan tindakan pelupusan inventori sepertimana syor Ahli JKPP dalam tempoh 3 bulan selepas kelulusan K seperti berikut: bagi syor Ahli JKPP adalah jualan secara skrap, tindakan pelupusan akan dilaksanakan oleh Bahagian Kewangan Pengurusan Aset (BPA) seperti langkah 7.0; (ii) bagi syor Ahli JKPP selain perkara 3.0(e), tindakan pelupusan akan dilaksanakan oleh. Teruskan ke langkah 3.0(f). f. Kemukakan Sijil Pelupusan Aset Alih UPM (SOK/KEW/BR039/AST) beserta dokumen sokongan selepas tindakan pelupusan dilaksanakan kepada BPA iaitu; (ii) (iii) Surat lantikan Ahli JKPP dan Makluman Mesyuarat JKPP (DF02/AST); Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan (SOK/KEW/BR038/AST); Surat Kelulusan Pelupusan (DF03/AST); dan (iv) Dokumen sokongan untuk tindakan pelupusan yang dilaksanakan. Rujuk langkah 6.0 g. g. Kemaskini Daftar Pelupusan (BD03/AST).

5 Halaman: 5/10 h. Failkan semua dokumen yang terlibat dengan pelupusan inventori di dalam fail (Pelupusan inventori-upm.xx.300-2/8/2). i. Kemaskini daftar inventori yang dilupuskan dan cetak laporan Asset Disposal. Failkan di dalam fail (Pelupusan inventori-upm.xx.300-2/8/2). PK 4.0 Pelupusan Aset Peringkat Universiti a. Terima Borang Permohonan Pelupusan Aset Alih (SOK/KEW/BR058/AST) daripada seperti berikut: Harta modal ; atau (ii) Inventori dengan jumlah keseluruhan melebihi RM50,000. b. Bagi pelupusan harta modal/inventori yang memerlukan Borang Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih UPM (SOK/KEW/BR040/AST), dapatkan pengesahan daripada Pegawai Berkepakaran atau pihak JKR seperti Senarai Pegawai Berkepakaran Mengikut Jenis Aset Yang Memerlukan Sijil PEP (SE001/AST) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar ( c. Pegawai Berkepakaran atau pihak JKR perlu mengesahkan Borang Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih UPM (SOK/KEW/BR040/AST) dalam tempoh 14 hari bekerja daripada tarikh terima permohonan daripada. Pegawai Berkepakaran Pegawai Berkepakaran

6 Halaman: 6/10 d. Bagi pelupusan bangunan, perlu kemukakan maklumat dan justifikasi pelupusan bangunan yang hendak dilupuskan. e. Cap tarikh terima dan pastikan Borang Permohonan Pelupusan Aset Alih (SOK/KEW/BR058/AST) lengkap diisi beserta dokumen-dokumen yang berkaitan. f. Semak maklumat pada Borang Permohonan Pelupusan Aset Alih (SOK/KEW/BR058/AST) dengan FAMS untuk memastikan maklumat-maklumat tersebut adalah sahih. g. Borang Permohonan Pelupusan Aset Alih (SOK/KEW/BR058/AST) yang tidak lengkap akan dikembalikan kepada. h. Daftarkan permohonan yang lengkap di dalam Buku Daftar Pelupusan (BD01/AST) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar ( 5.0 Pelantikan Ahli JKPP Peringkat Universiti NC a. Lantikan Ahli JKPP Peringkat Universiti akan dibuat oleh Naib Canselor bagi tempoh 2 tahun iaitu untuk pelupusan harta modal tanpa mengira had nilai dan inventori untuk jumlah keseluruhan melebihi RM50,000. b. Sediakan surat makluman tarikh mesyuarat pemeriksaan kepada Ahli JKPP seperti berikut: Wakil dari Pejabat Bursar (kategori P&P) sebagai Pengerusi;

7 Halaman: 7/10 (ii) Pegawai berkepakaran di dalam bidang berkenaan sebagai Ahli; /PK (iii) Wakil dari sebagai ahli. 6.0 Tindakan Pelupusan Peringkat Universiti a. Ahli JKPP hendaklah melakukan pemeriksaan dan memberi syor pelupusan. b. Tandakan X AJKPP dan tarikh pemeriksaan pada harta modal/inventori yang diperiksa. c. Dapatkan tandatangan Ahli JKPP pada borang Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan (SOK/KEW/BR038/AST). d. Dapatkan kelulusan pelupusan di atas syor yang dikemukakan mengikut kuasa melulus seperti berikut: Ahli JKPP Ahli JKPP Ahli JKPP//PA PK/ Bursar diberi kuasa meluluskan pelupusan seperti berikut: Bursar Harta modal sehingga RM300,000 jumlah keseluruhan; Inventori sehingga RM300,000 jumlah keseluruhan.

8 Halaman: 8/10 Naib Canselor diberi kuasa meluluskan pelupusan seperti berikut: NC Harta modal sehingga RM500,000 jumlah keseluruhan; Inventori sehingga RM500,000 jumlah keseluruhan. (ii) Jawatankuasa Tetap Kewangan diberi kuasa meluluskan pelupusan seperti berikut: JKTK Harta modal sehingga melebihi RM500,000 jumlah keseluruhan; Inventori sehingga melebihi RM500,000 jumlah keseluruhan. e. Maklumkan kelulusan permohonan pelupusan kepada untuk tindakan pelupusan. f. Laksanakan tindakan pelupusan harta modal/ inventori sepertimana syor Ahli JKPP dalam tempoh (tiga) 3 bulan dari tarikh terima makluman kelulusan seperti berikut: PK/ (ii) bagi syor Ahli JKPP adalah jualan secara skrap, tindakan pelupusan akan dilaksanakan oleh BPA seperti langkah 7.0; bagi syor Ahli JKPP selain perkara 6.0(f), tindakan pelupusan akan dilaksanakan oleh

9 Halaman: 9/10. Teruskan ke langkah 6.0(g). g. Kemukakan Sijil Pelupusan Aset Alih UPM (SOK/KEW/BR039/AST) beserta dokumen sokongan selepas tindakan pelupusan dilaksanakan kepada BPA iaitu: (ii) Resit rasmi Universiti untuk pelupusan secara jual skrap / lelong / sebutharga / tender; Surat penyerahan / penerimaan hadiah untuk pelupusan secara hadiah; (iii) Sijil Penyaksian Pemusnahan (SOK/KEW/BR041/AST) dan dokumen daripada tempat pembuangan sampah / agensi berkaitan alam sekitar untuk pelupusan secara buang / bakar / tanam / tenggelam; (iv) (v) Surat daripada pembekal untuk pelupusan secara tukar beli / tukar ganti; atau Lain-lain dokumen yang berkaitan; h. Failkan dokumen Fail Pelupusan Aset UPM.BUR.300-2/8/ Tindakan Pelupusan Secara Skrap Berpusat a. Kemukakan senarai harta modal/inventori yang akan dibuat pelupusan secara skrap berpusat di dalam Borang Program Skrap Bursar yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar ( kepada BPA ;

10 Halaman: 10/10 b. Harta modal/inventori yang terlibat adalah dari jenis berasingan/mudah ditanggalkan dari bangunan/tidak memerlukan kelulusan khas; c. Maklumkan tarikh dan lokasi pengambilan inventori/harta modal oleh pembekal yang dilantik; d. Lengkapkan Sijil Pelupusan Aset Alih UPM (SOK/KEW/BR039/AST) beserta dokumen sokongan selepas tindakan pelupusan dan kemukakan untuk tindakan pengesahan K. 8.0 Kemaskini Rekod Harta Modal/ Inventori Yang Dilupuskan a. Kemaskini rekod harta modal/ inventori yang dilupuskan dalam FAMS. Rujuk Manual Asset Disposal (M003/AST) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar ( PK/PA