SOKONGAN KEWANGAN. PEJABAT BURSAR Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P007. PROSEDUR RUNDINGAN TERUS Tarikh: 26/05/2017

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "SOKONGAN KEWANGAN. PEJABAT BURSAR Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P007. PROSEDUR RUNDINGAN TERUS Tarikh: 26/05/2017"

Ivan Irawan
6 tahun lalu
Tontonan:

1 Halaman: 1/7 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini disediakan bagi tujuan untuk menerangkan tatacara, tindakan, bidang tugas dan tanggungjawab untuk proses perolehan yang dibuat secara rundingan terus (Direct Negotiation). Prosedur ini merangkumi semua jenis perolehan yang tidak perlu di buat melalui sebut harga atau tender bagi nilai yang melebihi RM20,000 ke atas bagi bekalan, perkhidmatan dan kerja. Prosedur ini menerangkan kaedah, peraturan dan tindakan untuk perolehan yang dibuat melalui satu syarikat sahaja. Kelulusan untuk perolehan diperolehi dari Kementerian Kewangan atau. 3.0 TANGGUNGJAWAB Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen AP ( dan ) Arahan Perbendaharaan AP ( dan ) - Perolehan Kerajaan 2 Kaedah Perolehan Kerajaan 7 Pengecualian Daripada Tatacara Perolehan Kerajaan SOP Autonomi Standard Operating Procedure (SOP) Perolehan Bagi Pelaksanaan Autonomi Bagi Bidang Kewangan Dan Penjanaan Kekayaan Oleh Universiti Penyelidikan (RU) SOP Anak Syarikat Seksyen VII UPM/OPR/BEN/AK005/BUY UPM/SOK/KEW/AK002/BUY SOP Penyertaan Anak Syarikat Dalam Perolehan Universiti Peraturan Perakaunan dan Kewangan UPM Manual FAMS Penyediaan Penilaian Prestasi Pembekal UPM/SOK/KEW/AK003/BUY Penyediaan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing SOK/KEW/GP007/BUY Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan Dan Kontrak SOK/KEW/GP009/BUY Garis Panduan Terimaan Dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja

2 Halaman: 2/7 SOK/KEW/GP011/BUY Garis Panduan Perkhidmatan Diserah Urus (Outsourcing) Kepada Pihak Luar SOK/KEW/SS003/BUY Terkini SOK/ICT/GP03/PerolehanICT Senarai Semakan Bagi Pembelian Secara Surat perwakilan tugas/kuasa bagi pegawai yang diberi kuasa Garis Panduan Kelulusan Perolehan ICT 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN: BP : Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset (CIDB) : (Construction Industrial Development Board) FAMS : Fixed Asset Management System JKRT : Jawatankuasa LP : Lembaga Perolehan LPIPM : Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia MITI : Kementerian Perdagangan Antarabangsa Dan Industri (Ministry Of International Trade and Industry) : Penolong Akauntan : Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM PO : Purchase Order () PO held : Dokumen untuk kelulusan pembelian oleh PTJ PT : Pegawai Tadbir yang bergred dari N41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM PTJ : Pusat Tanggungjawab : Pembantu Tadbir Kewangan PTPTJ : Pembantu Tadbir Pusat Tanggungjawab PZ Pengurus Zon RO : Requisition Order ( Pembelian) SAGA : Standard Accounting for Government Agencies SSM : Sistem Saraan Malaysia

3 Halaman: 3/7 6.0 CARTA ALIR Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula Pemohon 6.2 Perolehan: 6.2 Perolehan (a) Lengkapkan Borang Pembelian (R.O) (SOK/KEW/BR002/BUY). Pemohon 6.3 Penyediaan 6.3 Penyediaan (a) Kemukakan permohonan kepada Bahagian Perolehan & Pengurusan Aset, Pejabat Bursar berdasarkan Senarai Semakan Pembelian Secara Rundingan Terus (SOK/KEW/SS003/BUY). / (BP) 6.4 Proses 6.4 Proses (a) Cop tarikh terima permohonan dan semak permohonan yang telah diterima dari PTJ dengan merujuk Senarai Semakan Pembelian Secara Rundingan Terus (SOK/KEW/SS003/BUY). (b) Jika tidak lengkap, hubungi pemohon atau kembalikan dokumen untuk pembetulan. (c) Jika lengkap, sediakan dokumen berdasarkan Pihak Berkuasa berikut:- (i) Kementerian Kewangan Malaysia Surat sokongan permohonan yang akan ditandatangani oleh Naib Canselor. (ii) Jawatankuasa A atau B (bagi peralatan dan perkhidmatan penyelidikan) Sedia fail untuk mesyuarat Jawatankuasa A atau B. (iii) Jawatankuasa Sebut Harga/Lembaga Perolehan (bagi perolehan selain penyelidikan yang dikecualikan daripada tatacara perolehan Kerajaan). Sedia fail untuk mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga/Lembaga Perolehan. (d) Hantar permohonan kepada Kementerian Kewangan untuk (c) (i). Borang Pembelian (R.O) (SOK/KEW/BR002 /BUY). Semakan Pembelian Secara (SOK/KEW/SS003/ BUY) Semakan Pembelian Secara (SOK/KEW/SS003/ BUY) / (BP) 6.5 Kelulusan Perolehan 6.5 Kelulusan Perolehan (a) Tentukan bagi perolehan secara rundingan terus berdasarkan kriteria berikut:- A Bil. (i) (ii) (iii) Kriteria Peralatan/ Perkhidmatan bernilai melebihi RM20,000 sehingga RM500,000 Peralatan/ Perkhidmatan penyelidikan melebihi RM500,000 Peralatan/ Perkhidmatan penyelidikan bernilai melebihi RM1.0 juta sehingga RM5.0 juta Jawatankuasa B Jawatankuasa A Lembaga Perolehan A

4 Halaman: 4/7 Tanggungjawab Carta alir Perincian A Bil. Kriteria (iv) Peralatan/ Perkhidmatan penyelidikan bernilai melebihi RM5.0 juta sehingga RM10.0 juta (v) Peralatan/ Perkhidmatan penyelidikan bernilai melebihi RM10.0 juta (vi) Peralatan/ Perkhidmatan/ Kerja selain penyelidikan (vii) Perolehan selain penyelidikan yang dikecualikan daripada tatacara perolehan Kerajaan Lembaga Pengarah Universiti Kementerian Kewangan Kementerian Kewangan yang dinyatakan dalam peraturan berkuatkuasa. Rekod/ Dokumen Rujukan (b) Pertimbangan dan kelulusan akan dibuat oleh Pihak Berkuasa berdasarkan permohonan yang telah dikemukakan. Urus Setia Pihak Berkuasa (c) Jika diluluskan, surat kelulusan akan dikeluarkan oleh urusetia kepada pemohon. Pegawai Yang Diberikuasa (d) Jika rundingan harga diperlukan berdasarkan surat kelulusan, PTJ hendaklah mengadakan rundingan harga Pegawai Yang Diberikuasa / (BP) / (BP) 6.6 Muktamad Harga Rundingan 6.7 Penyediaan Surat Setuju Tawaran 6.8 Penyediaan Kontrak 6.6 Muktamad Harga Rundingan: (a) Rujuk Penyediaan (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY) (para 4) 6.7 Penyediaan Surat Setuju Tawaran (a) Bagi permohonan yang telah diluluskan, sedia surat setuju terima tawaran. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY), untuk penyediaan surat setuju terima tawaran. 6.8 Penyediaan Kontrak (a) Sedia kontrak untuk perolehan bernilai melebihi RM50,000 ke atas. (b) Rujuk Garis Panduan Penyediaan surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY) untuk menyemak panduan penyediaan kontrak. Penyediaan (UPM/OPR/BEN/A K005/BUY) Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007 /BUY) 6.9 Penyediaan B 6.9 Penyediaan (a) Input dan cetak permohonan pembelian dan cetak PO held melalui sistem SAGA. Rujuk Penyediaan Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing (UPM/SOK/KEW/AK003/BUY). Penyediaan Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing (UPM/SOK/KEW/ AK003/BUY).

5 Halaman: 5/7 Tanggungjawab Carta alir Perincian PB// TB/PB B 6.10 Penyediaan 6.10 Penyediaan (a) (b) (c) Semak maklumat dan dokumen sokongan untuk PO held. Jika tidak lengkap kembalikan untuk pembetulan. Lampirkan Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN/DF030/BYR), jika dokumen dikembalikan ke PTJ. Jika lengkap, sedia pesanan belian. Pesanan belian hanya boleh dikeluarkan melalui sistem SAGA. Rujuk Penyediaan (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY). Jika telah lengkap, luluskan pesanan belian dengan menandatangani pesanan tersebut, cop nama dan jawatan pegawai. Rekod/ Dokumen Rujukan Penyediaan (UPM/OPR/BEN/A K005/BUY) / (d) Jika pesanan belian difaktorkan, sila rujuk Penyediaan (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY) (para 7.3) untuk tindakan selanjutnya Serah Kepada Syarikat 6.11 Serah Kepada Syarikat (a) Rujuk Penyediaan (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY) (para 4) Pegawai yang diberikuasa 6.12 Terima Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja 6.12 Terima Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja: (a) Terima bekalan/perkhidmatan/kerja yang telah dilaksanakan oleh syarikat. Rujuk Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/ Perkhidmatan/Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY) untuk menyemak proses terimaan barang. Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja (SOK/KEW/GP009 /BUY) Pegawai yang diberikuasa 6.13 Rekod Terimaan 6.13 Rekod Terimaan (a) Rekod terimaan barang yang diterima. Rujuk Manual FAMS untuk menyemak cara-cara merekod Aset dan Inventori (jika berkaitan). Pegawai yang diberikuasa /A (BP) 6.14 Penilaian Prestasi Syarikat 6.14 Penilaian Prestasi Syarikat: (a) Pastikan penilaian prestasi dibuat ke atas setiap syarikat/kontraktor yang telah melaksanakan bekalan/perkhidmatan/kerja. Rujuk Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY). (b) Sekiranya bekalan/perkhidmatan/kerja yang diterima tidak sempurna, buat penilaian sewajarnya ke atas syarikat tersebut untuk tindakan selanjutnyanya. Rujuk Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY). (c) Input maklumat ke dalam Modul Prestasi Pembekal. Rujuk Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY). (d) Sedia laporan penilaian, rujuk Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY). Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/ AK002/BUY) Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja (SOK/KEW/GP009 /BUY) Tamat

6 Halaman: 6/7 7.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/BEN/SP/03/F013 Fail Pembelian Secara Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus (a) Surat (b) Sebut Harga, Profail atau Sijil-sijil Pendaftaran (c) OPR/BEN/DF029/BUY - Surat Sokongan (d) Surat Kelulusan TB/PB Kabinet Fail di BP 3 Tahun (e) SOK/KEW/DF020/BUY- Surat Setuju Terima Tawaran Bekalan/Perkhidmatan (f) Dokumen Kontrak Pejabat Bursar 7 tahun 2. Salinan dokumen kontrak PTJ PTJ PTJ 3. Salinan (Nama Zon/ Seksyen 1 tahun selepas tamat tempoh kontrak Pejabat Bursar 3 Tahun Salinan (Kod PTJ) PTJ PTJ PTJ 4. OPR/BEN/BD010/BUY Daftar 5. SOK/KEW/DF035/BUY Nota Pulangan Barang (NPB) 6. SOK/KEW/DF036/BUY Nota Aduan Perkhidmatan/Kerja TB/PB 1 Tahun Kabinet Fail di BP 3 Tahun PTJ PTJ PTJ 1 Tahun PTJ PTJ PTJ 1 Tahun

7 Halaman: 7/7 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama untuk satu persijilan Bendahari WP 03/01/ SOK:Kew 06/2011 SOK:Kew 03/2012 SOK:Kew 01/2015 SOK:KEW 01/2017 kali ke-5/2011 Bendahari WP 22/08/2011 kali ke- 6/2012 Bendahari WP 14/08/2012 kali ke- 4/2015 Bursar WP 05/06/2015 kali ke-3/2017 TD PP TWP PP 26/05/2017

dokumen-dokumen yang mirip

SOKONGAN KEWANGAN. PEJABAT BURSAR Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006. PROSEDUR TENDER Tarikh: 26/05/2017

SOKONGAN KEWANGAN. PEJABAT BURSAR Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006. PROSEDUR TENDER Tarikh: 26/05/2017 Halaman: 1/11 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini disediakan bagi tujuan untuk menerangkan tatacara dan prosedur terperinci serta bidang tugas dan tanggungjawab bagi proses perolehan melalui tender. Prosedur