Tarikh: 29 Disember 2017 Tarikh: 29 Disember 2017

Transkripsi

1 MUKA SURAT : 1/13 Disediakan oleh Diluluskan oleh Jawatan: PENGARAH SEKTOR KHIDMAT Jawatan: REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA Tarikh: 29 Disember 2017 Tarikh: 29 Disember 2017 SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Kawalan Dokumen IPGM

2 MUKA SURAT : 2/ OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan memastikan Penyelenggaraan Infrastruktur dapat dilaksanakan mengikut jadual berdasarkan Pelan Penyelenggaraan Infrastruktur (PPI), bajet tahunan dan peraturan yang ditetapkan untuk menyediakan kemudahan infrastruktur yang kondusif bagi pengurusan pentadbiran dan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran di Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut Pendidikan Guru (IPG). 2.0 SKOP Prosedur ini digunakan oleh IPGM dan IPGK untuk mengendalikan urusan merancang, melaksana dan memantau kerja-kerja penyelenggaraan,baik pulih dan pengubahsuaian bangunan, kemudahan dan peralatan serta pengangkutan dan telekomunikasi. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1. Manual Kualiti IPGM-PPK-MK Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Kerajaan (PA Bil ) 3.3. Arahan Perbendaharaan 3.4. Undang-Undang Seragam Bangunan (UBBL) 3.5. Akta Jalan, Parit dan Taliair 3.6. Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerja 3.7. Undang-Undang Kecil Pihak Berkuasa Tempatan 3.8. Akta Bekalan Elektrik 1990 & Peraturan Elektrik COPPA Code of Practice for Programme Accreditation 4.0 DEFINISI 4.1. Definisi Aset Tak Alih bermaksud aset kekal/tetap atau bersifat kekal/tetap berada pada tempatnya, tidak boleh dialih atau sukar dialihkan atau usaha

3 MUKA SURAT : 3/13 untuk buka semula/penanggalan memerlukan keperluan kepakaran teknikal atau perundangan yang berkaitan termasuk aset tak alih warisan Pelan Penyelenggaraan Infrastruktur Dokumen penyataan yang menjelaskan operasi,polisi dan strategi setiap kementerian/ jabatan/ agensi dalam melaksanakan PATA Penyelenggaraan/Penyenggaraan Satu gabungan semua aspek teknikal dan tindahan pentadbiran yang berkaitan dengan tujuan mengekalkan datau menjaga sesuatu binaan,sistem atau peralatan supaya beroperasi mengikut fungsi yang ditetapkan Penyelenggaraan Am/Rutin/Berkala bermaksud penyelenggaraan yang dilakukan ke atas infrastruktur mengikut jangka masa yang dicatatkan dalam peraturan semasa atau manual infrastruktur berkenaan Penyelenggaraan Pembaikan bermaksud penyelenggaraan yang dilakukan ke atas infrastruktur apabila berlaku kerosakan atau kegagalan supaya aset dapat berfungsi semula mengikut piawaian yang ditetapkan Penyelenggaraan Kecemasan bermaksud penyelenggaraan perlu dilakukan segera di atas sebab yang boleh menjejaskan keselamatan/kerugian kepada kerajaan sekiranya tidak diselenggara dengan segera Penyelenggaraan Secara Dalaman (In-House) bermaksud pengendalian penyelenggaraan dilaksanakan sepenuhnya oleh kementerian/ jabatan/ agensi sendiri. Kerja-kerja penyelenggaraan dilaksanakan sepenuhnya

4 MUKA SURAT : 4/13 menggunakan tenaga jabatan dan/ atau sebahagiannya melalui kontrak kecil mengikut skop yang ditetapkan Penyelenggaraan Secara Luaran (Outsourcing) - Pengendalian penyenggaraan dilaksanakan sepenuhnya secara kontrak oleh pihak pembekal perkhidmatan/ kontraktor yang dilantik. Skop kontrak luaran ini merangkumi kerja-kerja perkhidmatan pengurusan, operasi dan penyenggaraan, kerja-kerja kecil dan perundingan teknikal bagi sesuatu fasiliti/premis. Kementerian/ jabatan/ agensi untuk mengawalselia kerja-kerja yang dilaksanakan oleh pihak yang dilantik Infrastruktur bermaksud kemudahan asas yang melibatkan aspek-aspek sivil, elektrikal dan mekanikal Sivil meliputi bangunan, paip air, saliran, sistem pembetungan, kemudahan sukan dan jalan raya Eletrikal bermaksud pemasangan dan pendawaian elektrik Mekanikal meliputi sistem hawa dingin, pencegah kebakaran, pam booster, lif dan lain-lain yang berhubung dengan mesin dan jentera Kemudahan Sukan bermaksud arena atau lengkapan bagi semua jenis permainan seperti gelanggang tenis, padang bola sepak, trek olahraga dan lain-lain Kemudahan PdP bermaksud infrastruktur yang digunakan untuk tujuan penyampaian pengajaran dan pembelajaran seperti bilik kuliah, makmal, perpustakaan, bilik simulasi, bengkel dan sebagainya.

5 MUKA SURAT : 5/ Jawatankuasa Penyelenggaraan Infrastruktur merujuk kepada jawatankuasa yang memantau penyampaian perkhidmatan penyelenggaraan yang dilaksanakan yang terdiri daripada Wakil Pemilik Aset, Pengurus Aset, Pengendali Aset Wakil Pemilik Aset merujuk kepada Pengurusan di peringkat Institusi Induk yang terdiri daripada Rektor atau Timbalan Rektor Pengurus Aset merujuk kepada Pengurusan di peringkat premis yang terdiri daripada Pengarah, Timbalan Pengarah dan Ketua Unit Khidmat Pengurusan atau Ketua Jabatan atau mana-mana yang telah dipersetujui di dalam Mesyuarat Pengurusan Penyelenggaraan Unit Pengurusan Fasiliti (UPF) bertindak sebagai pengurus aset/premis. Bertanggung jawab untuk membentuk dan melantik pasukan kakitangan penyenggaraan/penyelenggaraan dalaman. Terdiri daripada Pegawai Teknikal Fasititi (PTF), Pegawai Daftar dan Data Fasiliti (PDF), Pegawai Operasi Fasiliti () dan Pegawai Inspektorat Fasiliti (PIF) Mesyuarat Jawatan Kuasa Tindakan Pembangunan IPG Mesyuarat Berkala setiap Suku Tahun bagi membincangkan isu-isu penyelenggaraan dan pembangunan insfrastruktur IPG Kampus. Keahlian : Rektor, Timbalan Rektor, Pengarah di peringkat IPGM dan Pengarah IPG Kampus Mesyuarat Pengurusan Penyelenggaraan & Pembangunan Infrastruktur Mesyuarat di peringkat Pengurusan IPG Kampus yang membincangkan isu-isu penyelenggaraan dan pembangunan infrastruktur kampus atau mana mana mesyurat yang menfokuskan kepada penyelenggaraan dan pembangunan infrastruktur di peringkat kampus.

6 MUKA SURAT : 6/ Singkatan PI PPI UPF PTF PDF PTF myspata IPGK IPGM JKTP IPG JKPI Penyelenggaraan Infrastruktur Pelan Penyelenggaraan Infrastruktur Unit Pengurusan Fasiliti Pegawai Teknikal Fasiliti Pegawai Daftar & Data Fasiliti Pegawai Operasi Fasiliti Pegawai Teknikal Fasiliti Sistem Pengurusan Aset Tak Alih Institut Pendidikan Guru Kampus Institut Pendidikan Guru Malaysia Mesyuarat Jawatan Kuasa Tindakan Pembangunan IPG Jawatankuasa Penyelenggaraan Infrastruktur ASL Agreed Service Level (Tahap Perkhidmatan Dipersetujui) JKR ABM KPM BPPA Jabatan Kerja Raya Anggaran Belanja Mengurus Kementerian Pendidikan Malaysia Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset

7 5.0 RINGKASAN PROSES PLAN-DO-CHECK-ACT (PDCA) MUKA SURAT : 7/13 1. Membentangkan Laporan Status penyelenggaraan di dalam Mesyuarat JKPI dan menghantar Laporan Penyelenggaraan Infrastruktur 2 kali setahun kepada IPGM. 2. Menyenaraikan analisis pemantauan dan penambahbaikan untuk perancangan penyelenggaran bagi ABM tahun berikutnya. 3. Melaksanakan cadangan penambahbaikan dan pengurusan risiko. 1. Mengemukakan status kemajuan kerja dan prestasi perbelanjaan bagi peruntukan yang telah diturunkan. 2. Menjalankan pemantauan dan penambahbaikan seperti dalam jadual pemantauan infrastruktur. 3. Menjalankan pemantauan secara rawak terhadap IPG Kampus. A C P D 1. Mengenal pasti dan menyediakan senarai penyelenggaraan berkala dan penyelenggaraan kecil untuk penyediaan Anggaran Belanja Mengurus. 2. Merancang jadual pelaksanaan Mesyuarat JPKI dan JKTP IPG serta jadual perancangan penyelenggaraan infrastruktur. 3. Melaksanakan kajian Pengurusan Risiko Penyelenggaraan Infrastruktur 1. Mengemukakan permohonan ABM kepada Bahagian Kewangan KPM 2. Menyelaraskan senarai penyelenggaraan berdasarkan kelulusan bajet tahunan. 3. Menyediakan dan menghantar dokumen bagi permohonan peruntukan penyelenggaraan kecemasan 4. Melaksanakan projek pembaikan/pemulihan/penyelenggaraan setelah peruntukan diterima.

8 MUKA SURAT : 8/13 TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA 6.0 : PROSEDUR ADUAN CARTA ALIR CARTA PROSEDUR D3 OUTPUT Mula Unit Aduan Terima rekod aduan JKR.PATA.F7/2 Unit Aduan Daftar aduan JKR.PATA.F7/3 Unit Aduan Verifikasi ketepatan aduan JKR.PATA.F7/4 Di bawah kawalan kementerian/jabatan/agensi Unit Aduan / Kontraktor Fasiliti Maklumkan kepada kementerian/ jabatan/agensi bertanggungg jawab Maklum tindakan susulan kepada pengguna Siasat dan kenal pasti kerosakan/ masalah dan maklumkan tindakan awalan kepada unit aduan JKR.PATA.F7/3 JKR.PATA.F7/4 Unit Aduan / Kontraktor Fasiliti / Kontraktor Fasiliti / Kontraktor Fasiliti Maklumkan kepada pengadu Maklumkan kepada pengadu Laksana tindakan pembaikan mengikut prosedur D4, D5 dan D6 Kemas kini daftar aduan Kemas kini pangkalan data yang berkaitan JKR.PATA.F7/3 Carta Prosedur D4 Carta Prosedur D5 Carta Prosedur D6 JKR.PATA.F7/3 myspata Tamat

9 MUKA SURAT : 9/13 PROSES KERJA 6.1 : PROSEDUR PELAKSANAAN SECARA DALAMAN SECARA TENAGA JABATAN TANGGUNG JAWAB CARTA ALIR - CARTA PROSEDUR D4 OUTPUT Mula Terima arahan kerja sama ada melalui aduan/ppm Carta Prosedur D2 Carta Prosedur D3 bertanggung jawab Secara Pelantikan Kontraktor Tentukan kaedah pelaksanaan Secara Tenaga Jabatan Pekeliling Perbendaharaan yang berkuat kuasa Rujuk Carta Prosedur D5 Tentukan pasukan berdasarkan skop kerja Sediakan peralatan dan bahan kerja mengikut keperluan Laksana OPA Carta Prosedur D5 Pasukan Kerja Selia dan pantau OPA Capai ASL/ spesifikasi Uruskan pengesahan pengadu*/ptf *Arahan kerja melalui aduan **Arahan kerja melalui PPM Kemaskini pangkalan data Tamat myspata

10 MUKA SURAT : 10/13 PROSES KERJA 6.2 : PROSEDUR PELAKSANAAN SECARA DALAMAN LANTIKAN KONTRAKTOR TANGGUNG JAWAB CARTA ALIR - CARTA PROSEDUR D5 OUTPUT Mula Batal kontrak Tentukan kaedah perolehan Sediakan dokumen dan laksana perolehan(*) Urus pentadbiran kontrak Pekeliling Perbendaharaan berkuat kuasa Carta Prosedur D7 Rujuk syaratsyarat kontrak Selia dan pantau pelaksanaan OPA Capai ASL/ spesifikasi Sah dan sediakan dokumen pembayaran kemajuan & Bayaran akhir? Pengurusan penamatan/ penutupan kontrak Kemas kini pangkalan data myspata * Dokumen Perolehan Tamat - Skop kerja - Spesifikasi - Dokumen sokongan - perjanjian tahap pekhidmatan

11 MUKA SURAT : 11/13 PROSES KERJA 6.3 : PROSEDUR PELAKSANAAN TANGGUNG JAWAB CARTA ALIR - CARTA PROSEDUR D6 OUTPUT Mula Batal kontrak Rujuk syaratsyarat kontrak Tentukan kaedah perolehan Sediakan dokumen dan laksana perolehan(*) Urus pentadbiran kontrak Selia dan pantau pelaksanaan OPA / pengurusan fasiliti Pengurukuran pencapaian ASL/ Spesifikasi Bulanan/ Akhir Capai? Pekeliling Perbendaharaan berkuat kuasa Carta Prosedur D7 Sah dan sediakan dokumen pembayaran & Bayaran akhir? & * Dokumen Perolehan Pengurusan penamatan/ penutupan kontrak Pantau kemas kini pangkalan data oleh kontraktor Fasiliti myspata - Skop kerja - Spesifikasi - Dokumen sokongan - - Perjanjian tahap pekhidmatan (ASL) Tamat

12 MUKA SURAT : 12/13 PROSES KERJA 6.4 : PROSEDUR KERJA PEROLEHAN PELAKSANAAN TANGGUNG JAWAB CARTA ALIR - CARTA PROSEDUR D7 OUTPUT Mula Terima Cadangan Kerja Tentukan Jenis Perolehan Angaran Kos Carta Prosedur D5/6 Pekeliling Perbendaharaan berkuat kuasa Kecemasan Jawatan Kuasa Perolehan Pembelian Terus Undi Sebutharga Tender Pekeliling Perbendaharaan berkuat kuasa Terima Keputusan JK Sebutharga/Perolehan & Lantik Kontraktor & * Dokumen Perolehan Laksana Kawal Selia, Penyeliaan Syarat-syarat kontra - Skop kerja - Spesifikasi - Dokumen sokongan - - Perjanjian tahap pekhidmatan (ASL) Tamat