OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT BURSAR Kod Dokumen: UPM/OPR/BUR-AKN/P006

Transkripsi

1 Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan tatacara Pengurusan Perakaunan. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua perkara berikut:- a. Penyata Kewangan; b. Pengurusan aktiviti perakaunan: (i) Pengurusan permohonan pembukaan akaun amanah daripada Pusat ; (ii) Pendaftaran pengguna untuk sistem SAGA; (iii) kombinasi kod projek/pusat /akaun/bajet; (iv) Terimaan melalui Pindahan Bank; (v) Penyata Pelaburan Universiti; (vi) Pengurusan Simpanan Tetap Universiti; (vii) Kemaskini transaksi ke lejar am; dan/atau (viii) Laporan-laporan Berkala. c. Pemantauan Proses Perakaunan. 3.0 TANGGUNGJAWAB Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen 1pp.treasury.gov.my PA 3.1 1pp.treasury.gov.my Ps 1.1 Act Tajuk Dokumen Garis Panduan untuk dan Pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan Badan-Badan Berkanun Persekutuan Penjenisan Kod Bagi Hasil dan Perbelanjaan Statutory Bodies (Accounts and Annual Reports) Act 1980 Akta 61 Akta Acara Kewangan 1957 Bab A-Bab C Akta Perbendaharaan

2 Halaman: 2/9 Lembaga Piawaian Perakaunan Malaysia M01/AKN M04/AKN M05/AKN M06/AKN M07/AKN M08/AKN M09/AKN M11/AKN M13/AKN M14/AKN M15/AKN M17/AKN M18/AKN M19/AKN M26/AKN M27/AKN MANUAL E-Workflow OPR/BUR/GP017/AKN OPR/BUR/GP020/AKN Pekeliling Bendahari Bil. 9 Tahun 2001 Piawaian Perakaunan Malaysia Muat Turun Penyata Bank Pengurusan ID Pengguna SAGA Kombinasi Kod Projek/Pusat /Akaun/Bajet Laporan daripada Modul General Ledger Laporan daripada Modul Project Costing Laporan Pemiutang daripada Modul Payables Jernal Laporan daripada Modul Cash Book Pelarasan Melalui Cash Book Adjustment Penyata Kewangan Universiti Pengurusan Penyata Simpanan Tetap Universiti Penyata Pelaburan Universiti Penyata Aliran Tunai Laporan Belanja Mengurus Laporan Perakaunan Secara Berkala Pemantauan Proses Perakaunan E-Workflow AP Payment Garis Panduan Terimaan Melalui Pindahan Bank Garis Panduan Transaksi Pelarasan (Jernal) Garis Panduan Pengendalian Kehilangan

3 Halaman: 3/9 Seksyen III SOK/KEW/GP024/AKN Surat Kementerian Pengajian Tinggi KP.S (PT) B 7009 Jld.XII (56) bertarikh 17 Jan 2003 Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM Garis Panduan Pengurusan Akaun Amanah Prestasi Perbelanjaan Peruntukan Mengurus IPTA Tahun TERMINOLOGI DAN SINGKATAN BPOB : Bahagian Kewangan Pengurusan Operasi Berpusat, Pejabat Bursar IDEC : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi, Universiti Putra Malaysia KPTJ : Ketua Pusat PA : Penolong Akauntan : Pegawai Kewangan PPTM : Penolong Pegawai Teknologi Maklumat PTJ : Pusat, Universiti Putra Malaysia PTK : Pembantu Tadbir Kewangan PTM : Pegawai Teknologi Maklumat SAGA : Standard Accounting For Government Agencies SKP : Seksyen Kewangan Perakaunan

4 Halaman: 4/9 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggung jawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula /PA 6.2 Sediakan Penyata Kewangan Tahunan Universiti 6.2 Sediakan penyata kewangan tahunan selewatlewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya. Rujuk Penyata Kewangan Tahunan Universiti (M14/AKN). /PA 6.3 Uruskan aktiviti-aktiviti perakaunan seperti berikut: 6.3 Uruskan aktivitiaktiviti perakaunan (a) Pengurusan Akaun Amanah. Rujuk Garis Panduan Pengurusan Akaun Amanah (SOK/KEW/GP024/AKN). Penyata Kewangan Tahunan (M14/ AKN) Garis Panduan Pengurusan Akaun Amanah (SOK/KEW/ GP024/AKN) PTM/ PPTM (b) Pendaftaran Pengguna Sistem SAGA. Rujuk Pengurusan ID Pengguna SAGA (M04/AKN) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar ( Pengurusan ID Pengguna SAGA (M04/AKN) PA (c) Kod Projek/ Pusat /Akaun/Bajet. Rujuk Kombinasi Kod Projek / Pusat /Akaun/bajet (M05/AKN) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar ( faildokumen). Kombinasi Kod Projek/ Pusat / Akaun/bajet (M05/AKN) PA SKP/PA SKP A (d) Terimaan melalui Pindahan Bank. Rujuk Garis Panduan Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/GP017/AKN). (e) Penyata Pelaburan Universiti. Rujuk Penyata Pelaburan Universiti (M17/AKN) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar ( faildokumen). Garis Panduan Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/ GP017/ AKN). Penyata Pelaburan Universiti (M17/AKN)

5 Halaman: 5/9 Tanggung jawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan SKP/ A (f) Pengurusan Simpanan Tetap Universiti. Rujuk Pengurusan Penyata Simpanan Tetap Universiti (M15/AKN) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar ( faildokumen). Penyata Simpanan Tetap Universiti (M15/AKN) PA SKP/PTK (g) Kemaskini jernal di dalam modul Cash Book. Rujuk Pelarasan Melalui Cash Book Adjustment (M13/AKN) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar ( faildokumen). Pelarasan Melalui Cash Book Adjustment (M13/AKN) SKP/ (h) Sediakan Laporan-Laporan Berkala mengikut keperluan agensi dengan merujuk kepada Laporan Perakaunan Secara Berkala (M26/AKN). Laporan Perakaunan Secara Berkala (M26/ AKN). SKP/ 6.4 Laksanakan Pemantauan terhadap prosesproses perakaunan Tidak Lengkap 6.4 Laksanakan pemantauan terhadap proses-proses perakaunan dengan merujuk kepada Pemantauan Proses Perakaunan (M27/AKN). Pemantauan Proses Perakaunan (M27/ AKN) SKP/ 6.5 Semak 6.5 (a) Semak proses perakaunan yang dilaksanakan mengikut peraturan kewangan yang dikuatkuasakan. Lengkap (b) Sekiranya terdapat pembetulan terhadap proses/aktiviti perakaunan, rujuk langkah 6.4. Sekiranya tiada pembetulan, ikut langkah 6.6. SKP/ 6.6 Fail/Simpan Rekod 6.6 Failkan/simpan rekod aktiviti kewangan. 6.7 Tamat

6 Halaman: 6/9 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM.BUR.AKN.400-1/4/1 Penyata Kewangan UPM 2. UPM.BUR.AKN.400-1/4/1 Penyata Sokongan 3. UPM.BUR.AKN.400-3/8/1 Ikatan Pembukaan Akaun Amanah Surat Permohonan Pembukaan Akaun Amanah (SOK/KEW/BR042/AKN) 4. UPM.BUR.AKN.400-1/3/12 Penyata Penyesuaian Akaun Amanah 5. UPM.BUR.AKN.400-1/3/15 Penyata Penyesuaian Bank 6. UPM.BUR.AKN.400-1/3/16 Penyata Pelaburan 7. UPM.BUR.AKN.400-3/7/1 Pelaburan Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan /PTK PA Kabinet SKP /PTK PA Kabinet SKP /PA/PTK PA BPOB/ Seksyen Kewangan Selagi akaun amanah tidak ditutup /PA/PTK PA Kabinet SKP /PA PA Kabinet SKP /PA PA Kabinet SKP /PA PA Kabinet SKP Kuasa Melupus Arkib

7 Halaman: 7/9 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 8. SOK/KEW/BR043/AKN Borang Pendaftaran Pengguna SAGA 9. UPM.BUR.AKN.400-1/3/17 Penyata Simpanan Tetap 10. SOK/KEW/BR046/AKN Borang Pengesahan Baki Wang Runcit 11. SOK/KEW/BR047/AKN Borang Pemeriksaan Wang Tunai dan Lain-Lain Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PTM/PPTM PTM/PPTM IDEC 3 Tahun PA/PTK PA/PTK Kabinet SKP 2 Tahun PA/PTK PA Billik Fail 5 2 Tahun PA/PTK PA/PTK Kabinet SKP 2 Tahun Kuasa Melupus 12. UPM.BUR.AKN.400-1/1/1 PTPTJ PTPTJ Pejabat PTJ KPTJ Surat Perwakilan Kuasa dan Pelaksanaan Kewajipan SOK/KEW/DF037/AKN PTK PTK SKP, Pejabat Bursar Selagi Pegawai Dipertanggu ng jawabkan menjalankan Tugas Tersebut 13. OPR/BUR/BR012/AKN Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank Daftar Penyerahan Borang Terimaan Melalui PA/PTK PA Kabinet SKP 2 Tahun

8 Halaman: 8/9 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Pindahan (DF062/AKN) Bank Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 14. UPM/BUR/S/06/AP-160 Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Akaun Amanah 15. UPM/BUR/S/06/AM-29 PA PA Kabinet SKP 5 Tahun PA PA Kabinet SKP Minit Jawatankuasa Amanah Mesyuarat Akaun 5 Tahun 16. UPM.BUR.AKN.400-1/5 Laporan Kewangan dan Akaun /PA PA Kabinet SKP

9 Halaman: 9/9 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD OPR (10032) 04/2011 OPR (BEN) 01/2015 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyurat Pengurusan Kali Ke-5/2011 Mesyuarat Pengurusan Kali ke- 4/2015 Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa Bendahari WP 03/01/2011 Bendahari WP 22/08/2011 Bursar WP 05/06/ QMS (OPR:BUR- 9/2018) Mesyuarat Pengurusan Kali ke- 10/2018 TD PP TWP PP 14/12/2018