Halaman: 1/8 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini menerangkan tatacara Pengurusan program pengajian prasiswazah. Prosedur ini merangkumi perancangan, penyediaan, pengemaskinian, penyebaran, pelaksanaan dan pemantauan penggunaan bagi semua program pengajian prasiswazah yang ditawarkan untuk setiap semester pengajian kecuali Program Doktor Perubatan, Program Asasi Sains Pertanian, Program Pendidikan Jarak Jauh, Program Pengsiswazahan Guru dan Program Pengajian Mod Eksekutif. 3.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua J, KPAA dan KBK bertanggungjawab memastikan prosedur Pengurusan Jadual Waktu Kuliah dan Amali ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Kalendar Akademik Sesi Pengajian Berkaitan - Kaedah-Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik Prasiswazah) 2014 - Buku Panduan Pengajian Prasiswazah - Skema Program Pengajian www.smp.upm.edu.my Manual Pengguna SMP Modul - Petikan Minit Senat Berkaitan - Manual Pengguna SMP Modul Bank Kursus - Senarai Kursus Universiti/Kursus Sumbangan/Kursus Gunasama) 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN BK : Bahagian Kemasukan Fakulti : Semua fakulti termasuk, Pusat Kokurikulum dan Pembangunan Pelajar dan Pusat Pemajuan Kompetensi Bahasa
Halaman: 2/8 idec : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi : Jadual Waktu Kuliah dan Amali JWP : Jadual Waktu Peperiksaan Ketua J : Dekan Fakulti, dan Pengarah Pusat KPAA : Ketua Pentadbiran Akademik dan Antarabangsa KBK : Ketua Bahagian Kemasukan PJ : Penolong Jurutera P : Penolong Pegawai Tadbir Bahagian Kemasukan Program Prasiswazah : Semua program Bacelor, Diploma dan Asasi Sains Pertanian sepenuh masa : Pegawai Tadbir Bahagian Kemasukan J : Pegawai Tadbir J (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Bahagian Kemasukan (P/O) J : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) J J : Pusat Tanggungjawab SMP : Sistem Maklumat Pelajar TDA : Timbalan Dekan Akademik TNC(A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)
Halaman: 3/8 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.2 Sediakan jadual kerja dan edarkan kepada Fakulti 6.2 selewat-lewatnya pada minggu pertama (1) Semester Sedia Jadual Kerja bermula bagi merancang dan menyediakan semester berikutnya. 6.3 6.3 Keluarkan surat/notis penyediaan kepada Notis Penyediaan semua Timbalan Dekan Akademik dan Timbalan /JWP Pengarah Pusat J yang menawarkan kursus pada minggu ketiga (3) kuliah. J 6.4 (a) Semak contoh dan sediakan Draf untuk 6.4 Sediakan Draf diedarkan ke Jabatan bagi tujuan pengesahan. J (b) Sediakan dan edar draf ke Jabatan pada minggu keempat (4) bagi penyelarasan peringkat Jabatan. J (c) Buat pengesahan bagi penawaran kursus pada minggu kelima (5) KJ/TDA (d) Adakan Mesyuarat Penyelarasan peringkat fakulti pada minggu keenam (6) bagi pengesahan yang telah dilengkapkan. TDA/ J (e) Buat pemantauan status peringkat fakulti pada minggu keenam (6). Dapatkan status penyediaan di peringkat fakulti. J (f) Masukkan data dalam SMP selewatlewatnya pada akhir minggu ketujuh (7) J (g) Cetak dan semak draf yang lengkap (kod/ kredit kursus, nama kursus, program/ klasifikasi/ kuota calon, kuliah/ amali (hari, masa, tempat dan kumpulan) dan penyelaras/pengajar. Manual Pengguna SMP Modul. Rujuk: Manual Pengguna SMP Modul. TDA/ KJ (h) Sahkan draf yang lengkap dan hantar ke BK pada minggu kelapan (8). A
Halaman: 4/8 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan A 6.5 Terima Draf 6.5 (a) Sediakan surat kepada fakulti untuk menghantar draf pada minggu ketujuh (7). (b) Terima draf dan lengkapkan Log Terima Draf Jadual Waktu Kuliah dan Amali / Jadual Waktu Peperiksaan (PU/PS/LG03/JAD) selewatlewatnya minggu ke lapan (8) kuliah. (P/O) / (P/O) J (c) Semak dan masukkan lokasi kuliah dan amali ke data pada minggu ke lapan (8) secara atas talian. / (P/O) J 6.6 Laksanakan Mesyuarat Penyelarasan / JWP 6.6 (a) Edar surat panggilan Mesyuarat Penyelarasan dan JWP kepada Ketua J selewatlewatnya pada minggu kelapan (8) semester semasa. (b) Cetak mengikut J dan bentangkan dalam mesyuarat Penyelarasan /JWP untuk pengesahan pada minggu kesepuluh (10). (c) Maklumkan pindaan/ tambahan pada (jika ada). (d) Buat pindaan tambahan pada mengikut keputusan mesyuarat (jika ada) 6.7 6.7 Buat semakan pada dan dapatkan pengesahan Pengesahan semasa Mesyuarat Penyelarasan dan JWP. dan JWP TDA 6.8 Muat Naik 6.8 (a) Muat naik ke laman web BK selewatlewatnya minggu kesebelas (11) pada semester berkenaan untuk makluman pensyarah dan pelajar. (b) Jika terdapat perubahan, pindaan hendaklah mendapat kelulusan dengan alasan yang munasabah. 6.9 6.9 Keluarkan surat/notis pemantauan pelaksanaan Notis Pemantauan kepada semua Penolong Pendaftar J dan Juruteknik Pelaksanaan Bahagian Kemasukan selewat-lewatnya seminggu sebelum semester bermula. B
Halaman: 5/8 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan B / J /(P/O)/ PJ/ J 6.10 Laksana Pemantauan 6.10 (a) Laksanakan pemantauan untuk tempoh dua (2) minggu pertama semester bermula. (b) Laksanakan pemantauan mengikut zon Dewan Kuliah seliaan BK dan J. /(P/O)/ PJ/ J (c) Masukkan maklumat Pemantauan Jadual Waktu Kuliah dan Amali dalam SMP. (d) Sahkan pemantauan secara rawak mengikut Zon Dewan Kuliah seliaan BK dan dewan kuliah di fakulti. Rujuk: Manual Pengguna SMP: Modul (e) (f) Buat laporan analisis pemantauan dan dapatkan pengesahan laporan Ketua Pentadbiran Akademik dan Antarabangsa atau Ketua Bahagian Kemasukan. Buat edaran analisis pemantauan kepada semua Fakulti. 6.11 Tamat
Halaman: 6/8 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/600-4/9/3 JADUAL WAKTU KULIAH & AMALI SEMESTER Jadual kerja Surat ke fakulti mengenai Jadual Kerja Surat/Notis penyediaan kepada semua Timbalan Dekan Akademik dan Timbalan Pengarah Pusat J yang menawarkan kursus pada minggu ketiga (3) kuliah. Surat Pemantauan Status dan Laporan Status penyediaan Surat hantar Draf Log Terima Draf Jadual Waktu Kuliah dan Amali / Jadual Waktu Peperiksaan (PU/PS/LG03/JAD) Surat terima Draf dari J Surat panggilan Mesyuarat Penyelarasan / JWP kepada Ketua J Minit Mesyuarat Penyelarasan yang telah lengkap dan telah disahkan Surat / Memo dari J yang memerlukan Tempat Kuliah/ Amali Surat Makluman mencetak yang telah lengkap Surat/ Memo pembetulan/ perubahan (Jika ada) Notis Pemantauan Pelaksanaan Jadual Pemantauan Laporan Pemantauan Pelaksanaan Laporan Analisis Pemantauan Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan (P/O) Pusat Dokumen dan Rekod BK 5 Tahun Kuasa Melupus KPAA
Halaman: 7/8 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Surat-surat berkaitan Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 2. UPM/(J)/600-4/9/3 JADUAL WAKTU KULIAH & AMALI SEMESTER Surat edaran dan Jadual kerja Surat/Notis penyediaan kepada semua Timbalan Dekan Akademik dan Timbalan Pengarah Pusat J yang menawarkan kursus pada minggu ketiga (3) kuliah. Surat/memo edaran draf yang telah disahkan oleh Jabatan Surat / memo panggilan Mesyurat Penyelarasan peringkat Fakulti Minit/ Catatan Mesyurat Penyelarasan peringkat Fakulti Draf yang telah lengkap dan telah disahkan Salinan Surat hantar Draf Salinan Surat panggilan Mesyuarat Penyelarasan / JWP kepada Ketua J Salinan Minit Mesyuarat Penyelarasan Surat Makluman dari Bahagian Kemasukan untuk mencetak yang telah lengkap Notis Pemantauan Pelaksanaan Surat ke Bahagian Kemasukan mengenai laporan pemantauan di Fakulti Surat laporan analisis pemantauan beserta laporan. Surat-surat berkaitan (P/O) J Pusat Dokumen dan Rekod J 3 Tahun Ketua J
Halaman: 8/8 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan TNCAA WP 03/01/2011 02 01 51/2011 Akademik 5/2011 TNCAA WP 12/09/2011 02 02 32/2012 02 03 86/2012 02 04 3/2014 02 05 2/2015 02 06 2/2016 02 07 1/2017 Akademik 4/2012 (Khas) Akademik 7/2012 (Khas) Akademik 9/2014 (Khas) Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik ke-21 Khas (2/2015) Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik ke-26 (2/2016) Bahagian Kemasukan, Bahagian Urus Tadbir Akademik kali ke-30 (Khas) (2/2017) TNCAA WP 09/05/2012 TNCAA WP 14/08/2012 TNCAA WP 11/08/2014 TNCAA WP 05/06/2015 TPKD PP TWP PP 18/08/2016 TPKD PP TWP PP 26/05/2017