Dimensi Perencanaan 1

Dimensi Perencanaan 1

Agenda 1. Landasan Teori Perencanaan Strategis SI 1. Pendahuluan 2. Definisi Rencana Induk TIK? 3. Tujuan Penyusunan Rencana Induk TIK 4. LandasanHukum Penyusunan Rencana Induk TIK untuk E-Gov 5. Metodologi Penyusun Rencana Induk TIK 6. Siapa yang terlibat dalam penyusunan Rencana Induk 7. Output Rencana Induk TIK 2. Assesment 1. Indikator Penilaian Rencana Induk TIK untuk PEGI 2. Cheklist Umum untuk Rencana Induk TIK 2

1. Pendahuluan Terdapat beberapa terminologi: Rencana Induk Pengembangan TI Rencana Strategis e-government Rencana Strategis SI/TI Master Plan Teknologi Informasi 3

1.1. Peran TIK dalam Organisasi Peran TIK makin lama makin meningkat dari mulai Transaction Procesing Systems, Management Information Systems, dan Strategic Information Systems. Peran TIK dalam organisasi: Meningkatkan effisiensi Meningkatkan effektiftas Mendapatkan competitive advantages 4

1.2. Evolusi Peran TIK 5

1.3. Berbagai Jenis Sistem Informasi STRATEGIC LEVEL SENIOR MANAGERS MANAGEMENT LEVEL MIDDLE MANAGERS KNOWLEDGE LEVEL KNOWLEDGE & DATA WORKERS OPERATIONAL LEVEL OPERATIONAL MANAGERS SALES & MANUFACTURING FINANCE ACCOUNTING HUMAN MARKETING RESOURCES 6

1.4. Pengertian Strategi Strategi berasal dari Bahasa Yunani kuno yang berarti seni berperang. Strategi adalah semua keputusan dan tindakan untuk berubah dan mencapai kondisi yang diinginkan perusahaan di masa depan. Hal ini adalah sebagai respon atas perubahan lingkungan bisnis. Pada prinsipnya, strategi merupakan alat untuk mencapai tujuan dan sasaran. 7

Perubahan politik, Perubahan ekonomi, Perubahan sosial budaya, Perubahan teknologi, Perubahan peta persaingan, dan sebagainya. Pemasok (supplier) 1.5. Organisasi dan Lingkungan bisnis (makro dan mikro) Kegiatan stratejik Lingkungannya Respon perusahaan / organisasi : - Diam saja, - Reaktif, - Proaktif. Pelanggan (customer) Input : bahan baku, bahan penunjang produksi, tenaga kerja, peralatan, dan sebagainya. Kegiatan operasional Perusahaan / organisasi Output : barang dan jasa 8

1.6. Tantangan yang Dihadapi Organisasi Sumber : IT for Management, by Turban (2004) 9

2. Definisi Perencanaan Strategis TIK Penyusunan sebuah strategi atau arahan untuk pengadaan dan penggunaan sistem informasi dalam suatu organisasi Proses identifikasi sebuah portofolio aplikasi berbasis komputer yang akan membantu organisasi dalam melaksanakan rencana bisnisnya dan dalam merealisasikan tujuan bisnisnya (Lederer & Gardiner, 1992) Suatu cara untuk mengidentifkasi sistem aplikasi yang mendukung, dan meningkatkan strategi organisasi. Selain itu, Perencanaan Strategis memberikan kerangka kerja implementasi sistem aplikasi yang efektif (Fidler & Rogerson, 1996). 10

Definisi Perencanaan Strategis TIK (Lanjutan) Proses pengembangan sebuah rencana penggunaan sistem informasi dalam suatu organisasi yang cost-effective dan selaras dengan kebutuhan organisasi untuk operasi dan manajemen 11

3. Tujuan Penyusunan Rencana Induk TIK Peluang/kesempatan untuk meningkatkan layanan hilang Investasi dalam TIK tidak mendukung pencapaian tujuan Pemerintahan Tidak adanya integrasi sistem Pengelolaan informasi menjadi tidak efektif Tidak memiliki prioritas dalam pengembangan TIK Pemanfaatan sumberdaya Tik tidak optimal Strategi TIK tidak selaras Hilangnya komitmen dan pengertian di antara pengguna, manajemen atas, staff TIK 12

HUBUNGAN STRATEGI ORGANISASI DAN STRATEGI TIK IS/IT industry, business and organizational impact potential BUSINESS STRATEGY Business decisions Objectives and direction Change Where is the business going and why Supports business Direction of business IS STRATEGY Business based Demand oriented Application focused What is required Infrastructure of services Needs and priorities IT STRATEGY Activity based Supply oriented Technology focused How it can be delivered 13

4. Landasan Hukum Penyusunan Rencana Induk InPres no 3/2003 untuk E-gov Mengamanatkan agar setiap Pemerintah Daerah ikut berpartisipasi dalam pembangunan E-government KEPMEN 57/KEP/M.KOMINFO/12/2003 14

5.Metodologi Penyusunan Rencana Induk TIK Analisa Kondisi Saat ini Analisa Kondisi yang Diharapkan Analisa Kesenjangan (Gap Analysis) Penyusunan Peta Alur (Road Map) 15

Analisa Kondisi Saat Ini Analisis Urusan Pemerintahan Analisis Eksternal Mengidentifikasi peluang dan ancaman urusan pemerintahan Analisis Internal Mengidentifikasi apa kekuatan, dan kelemahan - Menentukan strategi urusan pemerintahan Analisis SI/TI (TIK) Eksternal Trend TIK Internal Aktifitas, data, informasi, dan infrastruktur saat ini Portofolio aplikasi saat ini 16

Menentukan Kondisi Yang Value Chain & IS Diharapkan Porter Industry Value Chain & IS Porter Competitive Forces & IS Generic Business Strategies & IS SWOT / TOWS Balanced Scorecard 17

Jenis Aplikasi yang Dibutuhkan Jenis aplikasi yang akan dibangun tergantung pada: Strategi Kepemerintahan Tugas Pokok dan Fungsi Jenis informasi Jenis layanan yang diberikan (G2C, G2B, G2G) 18

1. Porter Value Chain Digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi yang mendukung kegiatan utama dan pendukung. 19

2. External Value/Supply Chain Analysis Materials Capital Local distributors Agencies Distributors Business unit Markets Suppliers Components Workforce Competitors Export distributors Costs and supply information Value and demand information 20 20

Strategic Planning Model Competitive Analysis Business Portfolio Analysis Value Chain Analysis Process and Activity Analysis Mission Objectives CFSs Resource Life Cycles Data Flow Analysis and Modeling Strategic Option Generator Organizational Modeling Informal/ Opportunistic Creative thinking Strategic High Potential Key Operational Support 21 21

Application Portfolio Application Portfolio merupakan suatu alat untuk membawa bersama-sama sistem informasi yang ada sekarang, yang direncanakan, dan yang mempunyai potensi, serta menilai kontribusinya dalam bisnis. Application Portfolio ditunjukan dengan menggunakan Mc Farland Grid (Matriks 2X2) Tujuan utama pengelompokan aplikasi untuk menyakinkan bahwa aplikasi-aplikasi dikelola dengan sukses dan diharapkan memberikan kontribusi. Application portfolio will evolve over time, and has to be managed successfully 22

Applications Portfolio STRATEGIC Applications that are critical to sustaining future business strategy Applications on which the organization currently depends for success HIGH POTENTIAL Applications that may be important in achieving future success Applications that are valuable but not critical to success KEY OPERATIONAL SUPPORT 23

Contoh Gap Analysis 24

6. Siapa yang Terlibat dalam Penyusunan Rencana Induk? Semua stakeholders terlibat dalam penyusunan Rencana Induk Mekanisme: Dikelola oleh unit IT Melibatkan seluruh SKPD 25

Fungsi Unit TIK 5 Key Competencies: IT Leadership: IT envisioning, fusion & resource management Architecture development: blueprint for IT technical design Business enhancement: BPR, Project Mgmt & user management Technology advancement: Application Design & Dev Vendor Mgmt: Relationship with vendors & suppliers 26

7. Output Rencana Induk TI (Sumber ) Output Rencana Induk TIK akan mencakup 5 dimensi: kebijakan, kelembagaan, infrastruktur, aplikasi, dan perencanaan 1. Penjabaran strategi dan rencana strategis e-government 2. Kondisi layanan saat ini 3. Infrastruktur saat ini 4. Masalah dan tantangan 27

7. Output Rencana Induk TI 5. Cetak biru - Infrastruktur aplikasi. 6. Cetak biru - Sumberdaya manusia. 7. Cetak biru - Infrastruktur jaringan. 8. Cetak biru - Infrastruktur informasi. 9. Cetak biru - Integrasi jaringan, informasi dan aplikasi. 10. Cetak biru - Pendanaan. 11. Cetak biru - Struktur organisasi, sistem manajemen dan proses kerja. 28

7. Output Rencana Induk TI 12. Cetak biru - perawatan (maintenance). 13. Peta alur (road map) dan tahapan peraturan. 14. Peta alur dan tahapan pengembangan infrastruktur. 15. Peta alur dan tahapan penerapan e- government. 16. Peta alur dan tahapan sistem pendukung. 17. Manajemen perubahan. 29

Indikator dan Checklist Master Plan TIK

Indikator Assessment Rencana A. Pengorganisasian/Fungsi Induk TIK untuk PeGI 1. Adanya unit/elemen dalam Pemerintah yang bertanggung jawab atas pengembangan Rencana Induk TIK 2. Evaluasi terhadap Rencana Induk

Indikator Master Plan TIK untuk PeGI B. Mekanisme perencanaan Master Plan TIK 1. Mekanisme penyusunan rencana TIK yang baku baku (sesuai dengan ketentuan Pemerintahan) 2. Kepatuhan terhadap mekanisme 3. Keterlibatan stakeholders

Indikator Assessment Master C. Dokumen Master Plan Plan TIK untuk PeGI 1. Adanya dokumen Master Plan yang lengkap 2. Pelaksanaan Master Plan 3. Digunakan sebagai acuan implementasi TIK

Indikator Assessment Master Plan TIK untuk PeGI D. Implementasi Master Plan TIK 1. Master Plan dijabarkan dalam rencana kerja yang lebih detil 2. Dokumentasi rencana kerja detil 3. Evaluasi dan revisi rencana kerja Master Plan

E. Pembiayaan Indikator Assessment Master Plan TIK untuk PeGI 1. Unsur Pembiayaan dalam Dokumen RPJM atau RKPD 2. Kesesuaian jumlah pembiayaan 3. Penyerapan anggaran pembiayaan

Checklist: Pengorganisasian A.1 Unit Organisasi Apakah ada unit yang bertanggung jawab atas pengembangan Master Plan TIK? A.2 Evaluasi Master Plan TIK Apakah unit tersebut melakukan evaluasi terhadap Master Plan TIK secara periodik?

Checklist: Mekanisme B.1. Mekanisme perencanaan TIK Apakah ada mekanisme baku penyusunan perencanaan TIK tahunan? B.2. Keterlibatan Stakeholder atau Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Apakah perencaanaan TIK tahunan melibat semua stakeholder atau OPD (Organisasi Perangkat Daerah)? B.3. Keberadaan kajian kebutuhan Satker Apakah ada kajian terhadap kebutuhan masing-masing Satker atau SKPD, serta rencana pengembangan?

Checklist: Dokumen C.1. Keberadaan Dokumen Master Plan TIK Apakah Kementerian atau Pemda sudah memiliki Master Plan TIK,terdokumentasi, serta merupakan dokumen legal? C.2. Cakupan Dokumen Master Plan TIK Apakah isi dokumen Rencana Induk Tik sudah mencakup seluruh kebutuhan Satker atau SKPD, termasuk 5 dimensi PEGI? C.3. Master Plan TIK digunakan sebagai acuan Apakah Master Paln TIK digunakan sebagai acuan untuk pengembangan TIK? C.4. Pelaksanaan Master Plan TIK Apakah Master Plan TIK sudah dilaksanakan semuanya?

Checklist: Implementasi D.1. Keberadaan Rencana Kerja TIK Apakah Master Plan TIK ditindaklanjuti dengan rencana kerja jangka pendek? D.2. Dokumentasi Rencana Kerja TIK Apakah Rencana Kerja TIK terdokumentasi? D.3. Evaluasi Rencana Kerja TIK Apakah rencana kerja TIK dievaluasi secara periodik?

Checklist E.1. Unsur Pembiayaan Terdokumentasi Apakah unsur pembiayaan terdapat pada dokumen RPJM? E.2. Kesesuaian Pembelanjaan Apakah anggaran sesuai dengan kebutuhan SKP? E.3. Penyerapan anggaran Apakah dana yang telah dianggarkan telah terserap dengan baik?