Halaman: 1/6 ARAHAN KERJA PENYEDIAAN BUKU PANDUAN PENGAJIAN PRASISWAZAH
Halaman: 2/6 1.0 TUJUAN Garis Panduan ini bertujuan untuk menerangkan tatacara penyediaan Buku Panduan Pengajian Prasiswazah yang merangkumi penyediaan, percetakan dan pengedaran Buku Panduan Pengajian Prasiswazah. 2.0 SKOP Skop ini meliputi proses merangka, membangun, mencetak dan mengedar Buku Panduan Pengajian Prasiswazah. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN Tajuk Dokumen - Minit mesyuarat Senat berkaitan - Minit mesyuarat JKKU berkaitan - Surat Kelulusan JK AKD : Bahagian Akademik Ketua J : Dekan Fakulti, Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian dan Pengarah Pusat Kokurikulum KJ : Ketua Jabatan KPPP : Ketua Pentadbiran Pengajian Prasiswazah : Pegawai Tadbir Bahagian Akademik J : Pegawai Tadbir Pusaat (P/O) AKD : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Bahagian Akademik (P/O) J : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Pusat M : Pegawai Teknologi Maklumat Bahagian Akademik TD : Timbalan Dekan (Akademik)/Timbalan Pengarah (Pusat Asasi) / (Timbalan Pusat Kokurikulum) TNC (A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) Urus setia : Urus setia Bahagian Akademik
Halaman: 3/6 5.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua J dan KPPP bertanggungjawab memastikan Arahan Kerja Penyediaan Buku Panduan Pengajian Prasiswazah ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi Arahan Kerja ini.
Halaman: 4/6 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Penyediaan Buku Panduan Pengajian Prasiswazah 7.2 Pencetakan dan Pengedaran 7.3 Tamat 7.4
Halaman: 5/6 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Penyediaan buku Panduan Pengajian Prasiswazah 7.2.1 Sediakan jadual kerja penyediaan buku panduan pengajian prasiswazah selewat-lewatnya pada semester kedua sesi sebelumnya 7.2.2 Rangka draf Buku Panduan Pengajian Prasiswazah dengan merujuk kepada Buku Panduan Pengajian Prasiswazah tahun sebelumnya dan kurikulum program pengajian yang telah diluluskan oleh Senat Universiti untuk tahun berkenaan. TD 7.2.3 Fakulti perlu menyemak dan memastikan draf adalah mengikut program yang ditawarkan. 7.2.4 Urus setia akan mengesahkan draf ini untuk dihantar kepada syarikat pencetak mengikut jadual kerja. KPPP/ 7.2.5 Urus setia akan menyemak draf akhir dan mendapatkan pengesahan KPPP untuk proses pencetakan. 7.3 Pencetakan Dan Pengedaran 7.3.1 Pastikan buku panduan program pengajian prasiswazah dicetak selewat-lewat satu (1) minggu sebelum sesi bermula atau masa yang ditetapkan. KPPP/ 7.3.2 Kemas kini senarai edaran Buku Panduan Pengajian Prasiswazah.
Halaman: 6/6 7.3.3 Edar Buku Panduan Pengajian Prasiswazah mengikut Fakulti. 7.4 Tamat 7.3.4 Muat naik maklumat program pengajian prasiswazah berpandukan Buku Panduan Pengajian Prasiswazah ke Sistem Maklumat Pelajar/ Laman Sesawang Bahagian Akademik. 8.0 REKOD 1. Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UPM/(Kod J)/600-1/1/11 PENYEDIAAN BUKU PANDUAN PENGAJIAN PRASISWAZAH Surat edaran untuk semakan draf buku program kepada KJ dari AKD. Surat edaran buku program ke fakulti dari AKD. Rekod berkaitan Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan (P/O) J J Pusat Dokumen dan Rekod 3 Tahun Kuasa Melupus KPPP 2. UPM/600-1/1/11 PENYEDIAAN BUKU PANDUAN PENGAJIAN PRASISWAZAH Minit Senat berkaitan. Surat edaran untuk semakan draf buku program kepada KJ. Surat edaran buku program ke fakulti. Rekod berkaitan (P/O) Pusat Dokumen dan Rekod 3 Tahun KPPP