Kod Dokumen: UPM/OPR//P002 Halaman: 1/6 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan kaedah penyampaian perkhidmatan ICT di Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi untuk semua PTJ di UPM. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua perkhidmatan bagi baik pulih dan khidmat sokongan ICT yang melibatkan proses penerimaan permohonan, pengenalpastian jenis perkhidmatan, pelaksanaan, penilaian keberkesanan dan pelaporan perkhidmatan. 3.0 TANGGUNGJAWAB Ketua PTJ bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen OPR//GP02/BAIK PULIH OPR//AK31/PERKHIDMATAN SOKONGAN ICT Tajuk Dokumen Garis Panduan Baik Pulih ICT Arahan Kerja Perkhidmatan Sokongan ICT
Kod Dokumen: UPM/OPR//P002 Halaman: 2/6 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN Baik pulih ICT Khidmat Sokongan ICT Pemohon PTJ UPM : Baik pulih yang dilaksanakan oleh PTJ merangkumi peralatan ICT, sistem aplikasi dan pangkalan data : Pusat Pembangunan Maklumat & Komunikasi : Perkhidmatan yang ditawarkan oleh (Sila rujuk kategori Khidmat Sokongan dalam Sistem versi terkini) : Pihak yang memohon perkhidmatan : Pusat Tanggungjawab : Pegawai Teknologi Maklumat/Jurutera/Penolong Pegawai Teknologi Maklumat/Penolong Jurutera/Juruteknik Komputer/Staf lain yang dilantik untuk mengurus ICT : Universiti Putra Malaysia
Kod Dokumen: UPM/OPR//P002 Halaman: 3/6 6.0 PROSES TERPERINCI SISTEM PERKHIDMATAN ICT Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula Pemohon 6.2 Isi permohonan 6.3 Terima dan semak permohonan 6.2 Permohonan perkhidmatan melalui Sistem 6.3 (a) Terima permohonan melalui Sistem (b) Semak tanggungjawab Sistem Sistem 6.4 Tanggungjawab Zon/Seksyen? Ya 6.5 Tetapkan Petugas dan Terima Tugas 6.6 Dalam Skop Kerja? Ya 6.8 Laksana Tindakan 6.9 Laporan Hasil Tindakan 6.10 Pengesahan Perkhidmatan Tidak Tidak 6.7 Hantar Zon/ Seksyen lain 6.4 Tanggungjawab Zon ICT/Seksyen ICT/ Seksyen? (a) Jika YA, ikut langkah 6.5 (b) Jika TIDAK, ikut langkah 6.7 6.5 Tetapkan Petugas dan Terima Tugas dengan : (a) Tetapkan petugas pada setiap permohonan perkhidmatan (b) Sahkan penerimaan tugas dalam tempoh 2 jam waktu bekerja selepas permohonan diterima 6.6 Adakah permohonan dalam skop kerja? (a) Jika YA, ikut langkah 6.8 (b) Jika TIDAK, ikut langkah 6.7 6.7 Hantar Zon/Seksyen lain jika permohonan yang diterima adalah tanggungjawab/tindakan Zon/Seksyen lain, permohonan boleh dipindahkan kepada Zon/Seksyen yang berkaitan 6.8 Laksanakan tindakan mengikut kategori permohonan (a) Baik Pulih ICT (OPR/IDEC/GP02/BAIK PULIH) (b) Khidmat Sokongan ICT (OPR/IDEC/AK31/PERKHIDMATAN SOKONGAN ICT) 6.9 Isi laporan tindakan selepas perkhidmatan telah selesai dilaksanakan di dalam Sistem 6.10 Maklum kepada pemohon berkenaan status permohonan yang telah dilaksanakan Sistem A
Kod Dokumen: UPM/OPR//P002 Halaman: 4/6 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan Pemohon A (Pusat) 6.11 Laksana Penilaian 6.11 Penilaian dilaksanakan dalam tempoh maksima 7 hari selepas perkhidmatan diberikan 6.12 Analisa Dan Lapor 6.13 Tamat 6.12 (a) Buat analisa penilaian perkhidmatan pada akhir bulan Mac, Jun, September dan Disember. (b) Sediakan laporan analisis keberkesanan baik pulih ICT dan analisa perkhidmatan sokongan ICT serta bentangkan laporan di mesyuarat berkaitan untuk tindakan penambahbaikan. Laporan Analisis Keberkesanan Baik Pulih ICT (OPR/IDEC/LP05/ Analisis Keberkesanan Baik Pulih)
Kod Dokumen: UPM/OPR//P002 Halaman: 5/6 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. Rujuk Sistem Borang Permohonan Log Baik Pulih ICT Laporan Penilaian Baik Pulih ICT Log Perkhidmatan Sokongan ICT UPM//100-7/1/14 Laporan Laporan Analisis Perkhidmatan Sokongan ICT Laporan Analisis Keberkesanan Baik Pulih ICT Salinan minit mesyuarat yang berkaitan Surat-surat berkaitan Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Penyelia PTJ Pangkalan Data Sistem SPICT Urusetia SPK TWP PP Bilik Fail ISO Minimum 5 Tahun Kuasa Melupus Ketua PTJ Ketua PTJ
Kod Dokumen: UPM/OPR//P002 Halaman: 6/6 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan WP 03/01/2011 02 01 34/2011 Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Khas Bil2/2011 WP 04/04/2011 02 02 02 03 02 04 OPR()- 57/2011 OPR()- 2/2012 OPR()- 1/2013 Mesyuarat Semakan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti Perkhidmatan Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan Bil 1/2011 Mesyuarat Semakan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti Perkhidmatan Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan Bil 3/2012 Mesyuarat Pengurusan ke-61 (6/2013), 2 Oktober 2013. [Minit 61.06(b)] WP 22/08/2011 WP 09/03/2012 WP 16/01/2014 02 05 OPR()- 11/2015 Mesyuarat Pengurusan ke-78 (10/2015), 26 November 2015 WP 18/12/2015 02 06 OPR()- 1/2017 Mesyuarat Pengurusan ke-90 (12/2016), 8 Disember 2015 TPKD PP TWP PP 13/01/2017