SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA KLINIK AMANAH DI YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Ana Dewi Br Bangun 12.02.8369 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA KLINIK AMANAH DI YOGYAKARTA Ana Dewi Br Bangun 1),Yuli Astuti 2), Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta 1,2) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta 3) Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email :Ana.b@students.amikom.ac.id 1),yuli@amikom.ac.id 2) ABSTRACT- As clinics that move in the fields of public health service, the clinic amanah are building and developing a computerized system to build and support the smoothness in running every rainy season, one of them is handling the administrative system.where the process of the system was running at the clinic amanah still done manually, so that the possibility of error in penginputan and data processing can happen.are often mistakes in recording the data of patients, making the report and often experience difficulties in the search data of patients.besides manual process that process takes longer than is computerized Because of it, required the use of information technology especially information administration in the system to overcome the problems.this system will make the performance of staff will be faster, right, and accurate so that make the efficiency of being better.the administration of the clinic amanah information system which will be implemented using microsoft visual basic 6.0 with microsoft sql server database 2000. Keyword: information system, administration 1. Pendahuluan Penerapan sistem pembayaran manual yang sering berjalan berdampak kurang efektif dan efisien dalam proses pelayanan administrasi di Klinik Amanah Yogyakarta, dimana dalam pencatatan data pembayaran sering terjadi kesalahan total bayar dalam melayani pasien. Adapun prosesnya dapat menyita waktu terutama untuk menentukan sebuah keputusan dalam meninjaklanjuti keluhan yang didapat dari pasien. Untuk itu perlu suatu sistem yang terintegrasi dengan pemakaian teknologi komputer guna mencapai dan mempercepat proses pemasukan data serta pelaporannya. Dengan memanfaatkan teknologi komputerisasi juga dapat memaksimalkan fasilitas yang sudah dimiliki Klinik Amanah Yogyakarta tersebut serta mempermudah dan meningkatkan kualitas bagian administrasi dalam pengolahan manajemen yang baik untuk melayani pasiennya. Maka berdasarkan pembahasan latar belakang tersebut, penulis mengusulkan sistem yang berjudul Sistem Informasi Administrasi Pada Klinik Amanah Di Yogyakarta bisa menyelesaikan permasalahan yang ada. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Menurut Hanif Al Fatta (2007) mendefinisikan sistem sebagai kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama yang lain. Sementara, definisi sistem dalam kamus Webster s Unbriged adalah elemen-elemen yang saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan atau organisasi. 2.2 Konsep Dasar Informasi Menurut Jogiyanto Hartono (1995) Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. 2.3 Konsep Dasar Basis Data Menurut Kusrini dalam bukunya Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data menjelaskan bahwa basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri merupakan fakta mengenai obyek, orang dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter, atau symbol). 2.4 Perangkat Lunak (Software) yang Digunakan 2.4.1 Microsoft Visual Basic 6.0 Visual Basic 6.0 adalah software developer yang digunakan untuk membuat aplikasi berbasis windows. Visual Basic dikembangkan dari bahasa BASIC (Beginner All-Purpose Symbolic Intruction Code) yang ditambah ratusan perintah tambahan seperti function, keyword, dan banyak 1
berhubungan langsung dengan Graphical User Interface (GUI).. 2.4.2 Microsoft SQL Server 2000 Pengertian SQL Server adalah perangkat lunak Relation Database Management System (RDBMS) yang di desain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. Microsoft Server merupakan produk andalan Microsoft untuk database server. SQL Server tipe database yang bersifat database relational. 2.4.3 Active Report Active Report merupakan program khusus untuk membuat laporan yang terdapat di dalam program Microsoft Visual Basic 6.0. Hasil cetak dengan menggunakan Active Report lebih baik dan lebih mudah, karena pada Active Report banyak tersedia objek maupun komponen yang mudah digunakan dan tidak memakan banyak RAM pada komputer. 2.5 Konsep Dasar Administrasi Administrasi merupakan salah satu bagian salah satu bagian dari susunan organisasi dalam suatu perusahaan dimana perannya yang cukup penting pengelolaan informasi. Dalam arti luas adalah proses kerjasama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan menggunakan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna. 2.5.1 Defenisi Administrasi Administrasi menurut Soewarno Handayaningrat Administrasi adalah kegiatan ketatausahaan yang meliputi kegiatan catatmencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan. 2.6 Konsep Dasar Sistem Informasi Administrasi Klinik Amanah Sistem Informasi Administrasi Klinik Amanah adalah suatu sarana yang sangat dibutuhkan masyarakat untuk membantu dalam menangani suatu masalah yang berhubungan dengan segala jenis penyakit. 3 Tinjauan Umum 3.1 Tentang Kelinik Amanah 3.1.1 Sejarah Singkat Klinik Amanah Klinik Amanah adalah bidang praktek swasta dapat dipercaya atau amanah yang bekerjasama untuk praktek bersama dengan Dokter umum dan spesialis kandungan. Klinik Amanah berdiri sejak 30 Agustus 2004 bertepat di Jl.Anyelir 1 No.242-243 Perumnas Condong Catur, Depok Sleman, Yogyakarta. Klinik Amanah sendiri berada di desa Condong Catur dengan luas tanah 200 meter yang berbatasan dengan desa Catur Tunggal di sebelah Selatan, desa Minomartani di sebelah Utara, desa Purwosari di sebelah Barat dan desa Wedomartani di sebelah Timur. Klinik Amanah memiliki satu ruang tunggu, satu ruang pendaftaran, satu ruang apotek, satu ruang dokter, satu ruang KIA, satu ruang VK, tiga ruang rawat inap VIP dan memiliki karyawan berjumlah enam orang. 3.1.2 Tujuan Klinik Amanah Tujuan didirikan Klinik Amanah adalah untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada pasien namun tidak meninggalkan tujuan utamanya sebagai klinik yang nyaman dan terpercaya. Bagi klinik tersebut, dasar sebuah kesuksesan tergantung sepenuhnya pada kepercayaan yang diperoleh dari pasien melalui pelayanan profesional dan solid yang diberikan. Adapun visi dan misi Klinik Amanah: Visi: Ikut membantu pemerintah dalam mewujudkan drajat kesehatan pada masyarakat. Misi: Meningkatkan pelayanan kesehatan pada masyarakat 1.1.3 Struktur Organisasi Gambar 1. Struktur Organisasi 3.2 Gambaran Sistem 3.2.1 Data Flow Diagram (DFD) Menurut Whitten, Bently dan Dittman (2004), Data Flow Diagram (DFD) adalah alat yang menggambarkan aliran data melalui sistem dan kerja atau pengolahan yang dilakukan oleh sitem tersebut. 3.2.2 Prosedur di Dalam Sistem 3.2.2.1 Prosedur Pendaftaran Pasien 3.2.2.2 Prosedur Pengobatan Pasien 3.2.2.3 Prosedur Pembayaran Biaya Pengobatan 3.2.2.4 Prosedur Pembayaran dan Pengobatan Obat 3.2.2.5 Prosedur Persediaan Obat 2
3.2.2.6 Pembuatan Laporan dan Penjualan Obat 3.3 Permasalahan yang Dihadapi 3.4 Solusi Pemecahan Masalah Pada klinik Amanah membutuhkan sebuah aplikasi yang memudahkan dalam pengolahan data pasien dan penjualan pada apotik. Oleh karena itu penulis berusaha merancang sistem basis data yang bertujuan untuk meningkatkan dan mempercepat kinerja klinik, dengan menggunakan Visual Basic 6.0 dengan database SQL server 2000. Pemecahan masalah yang terbaik untuk dilakukan pada saat ini adalah dengan membangun suatu aplikasi basis data dan terintegrasi dan terkomputerisasi yang dapat memenuhi kebutuhan informasi Klinik Amanah yang sebelumnya dijalankan secara manual dan belum terintegrasi dengan baik. 3.4.1 Flowchart yang Sedang Berjalan 4.1.2 Diagram Konteks Gambar 4. Diagram Konteks 4.1.3 Data Flow Diagram (DFD) Gambar 5. DFD 4.2 Perancangan Basis Data 4.2.1 Entity Relationship Diagram (ERD) Gambar 2. Flowchart yang Sedang Berjalan 4 Pembahasan 4.1 Rancangan Sistem yang Diusulkan Setelah menganalisa masalah yang ada pada objek penelitian yaitu Klinik Amanah Yogyakarta, dapat diambil kesimpulan bahwa perlu diadakannya perbaikan sistem yang digunakan selama ini. Hal itu disebabkan oleh pentingnya informasi yang lebih terperinci dan rapi. Maka diajukan rancangan sistem yang akan diolah secara komputerisasi untuk mempermudah penglolaan data administrasi. Gambar 6. ERD 4.2.2 Rancangan Antar Relasi 4.1.1 Flowchart Sistem yang Diusulkan Gambar 7. Relasi Antar Tabel Gambar 3. Flowchart yang Sedang Diusulkan 4.2.3 Rancangan Tabel Database Setelah tahapan-tahapan DFD maka dilakukan perancangan database. Perancangan database yang dilakukan bertujuan untuk merancang struktur tabel sebagai pengolahan data yang berfungsi untuk input dan output data. 3
4.3 Perancangan Antarmuka (Interface) 4.3.1 Rancangan Input 4.3.2 Rancangan Output. 4.4 Implementasi Sistem 4.4.1 Pengertian Implementasi Sistem Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan atau menerapkan sistem supaya siap untuk digunakan dan dioperasikan. Dalam tahap implementasi sistem ini terdiri dari langkahlangkah sebagai berikut ini : 4.4.1.1 Menerapkan Rencana Implementasi Supaya kegiatan implementasi dapat beroperasi sesuai dengan yang kita telah terapkan, maka diperlukan jadwal rencana kegiatan implementasi. 4.4.1.2 Kegiatan Implementasi Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam rencana implementasi sistem. Kegiatan dalam tahap ini adalah sebagai berikut : 4.4.1.2.1 Pelatihan Personil 4.4.1.2.2 Instalasi Hardware dan Software 4.4.2 Pemrograman Pemrograman merupakan kegiatan menulis program yang akan dieksekusi oleh komputer. Kode komputer yang ditulis oleh program (programmer) harus berdasarkan dokumentasi yang disediakan oleh analisis sistem dan desain sistem secara rinci. 4.4.2.1 Membuat Database 4.4.2.2 Membuat Form 4.4.3 Koneksi Koneksi dibutuhkan untuk membuat antara database dengan interface maupun dengan laporan. Fungsinya untuk koneksi ke database. Gambar 8. Koneksi 4.4.3.1 Pengetesan Program Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas terlebih dahulu dari kesalahan-kesalahan. Untuk itu program harus ditest terlebih dahulu untuk menemukan kesalahankesalahan yang mungkin terjadi. Program ditest untuk tiap-tiap modul dan dilanjutkan dengan pengetesan untuk semua modul yang telah dirangkai. Pengetesan program dilakukan bersamaan pada saat pembuatan program, yaitu dengan pengentrian, pengeditan, penghapusan data. 4.4.3.2 Pengetesan Sistem Tahapan pengetesan sistem ini digunakan untuk memeriksa kekompakan antar sistem yang diimplementasikan. Tujuannya untuk memastikan semua komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan oleh pengguna. Ada beberapa kegiatan yang berhubungan dengan pengetesan sistem, antara lain : 1) White Box Testing 2) Black Box Testing 4.4.4 Pemeliharaan Sistem Pembuatan sistem yang baik dan bebas dari masalah, maka perlu dilakukan pemeliharaan sistem. Pemeliharaan sistem meliputi pemeliharaan software dan Hardware. 4.4.4.1 Pemeliharaan Software 4.4.4.2 Pemeliharaan Software 4.5 Manual Program Manual program dilakukan untuk mengetahui bagaimana cara mengoprasikan sistem baru yang telah dibuat dan juga sebagai penuntun bagi pengguna, yaitu petugas sebagai adminnya. 1. Form Menu Utama Menu utama adalah tampilan awal untuk memasuki menu login, di menu utama terdapat beberapa pilihan menu yang lain diantaranya adalah sebagai berikut: File, terdapat sub menu Login, dimana setelah login maka sub-sub pada menu data, transaksi, laporan akan aktif. a. Data, terdapat sub menu petugas medis, pasien, tindakan, pemeriksaan, detail pemeriksaan, obat, antrian, resep, detail resep, dan surat rujuk. b. Transaksi, terdapat sub menu administrasi c. Laporan, terdapat sub menu Laporan Petugas Medis, Laporan Pasien, Laporan Kunjungan Pasien, Laporan Obat, Laporan Supplier, Laporan Rekam Medis, Laporan Surat Rujuk, dan Laporan Administrasi. d. Keluar, untuk keluar dari menu utama. 2. Form Login 3. Form Pengolahan Data 4. Data Transaksi 5. Form Laporan Data 4
5.Penutup a. Kesimpulan Dari berbagai penjelasan yang telah diuraikan dalam laporan ini, maka disimpulkan sebagai berikut: 1. Penulis membuat Sistem Informasi Administrasi pada Klinik Amanah dengan adanya Flowchart, Diagram Konteks, ERD (Entity Relationship Diagram), DFD (Data Flowchart Diagram), Hubungan Antar Relasi, Rancangan Database, Rancangan Input, Rancangan Output, Membuat Database, serta Membuat Form. 2. Sistem informasi ini diharapkan mampu mengolah data petugas medis, data pasien, data antrian, data pemeriksaan, data resep, data obat, data supplier, data surat rujuk, data administrasi, data tindakan, kemudian menampilkan laporan laporannya. 3. Sistem informasi ini diharapkan dapat membantu Klinik Amanah dalam melakukan transaksi pembayaran dan penyimpanan data. 4. Sistem Informasi ini diharapkan dapat membantu Klinik Amanah mendapatkan informasi yang lebih akurat karena sudah menggunakan sistem yang terkomputerisasi dalam pengolahan datanya. 5.2 Saran Berdasarkan analisis dari kesimpulan diatas, sebagai pertimbangan bagi Klinik Amanah dalam usaha meningkatkan pelayanan dan kinerja sistem, penulis mempunyai beberapa saran yang dapat dipertimbangkan. Adapun saran yang disampaikan adalah: 1. Agar kegiatan yang dilakukan maksimum maka perlu ditingkatkan ketelitian personil untuk menghindari kesalahan yang sering terjadi dan perlu adanya juga tenaga ahli yang lebih menguasai bidang komputer untuk mengolah data melalui sistem komputer yang telah dikembangkan. 2. Rancangan sistem yang diusulkan layak dipergunakan dan diharapkan sistem ini dapat membantu mengatasi permasalahan walaupun penulis menyadari sistem ini masih jauh dari kesempurnaan baik dari segi penilisan, desain, maupun dalam pembuatan aplikasi dikarenakan keterbatasan penulis, untuk itu saran dan kritik sangat penulis harapkan. 3. Penerapan sistem baru akan dapat berjalan dengan baik dan lancer apabila semua pihak yang terkait mendukung penerapan sistem tersebut. 4. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi, maka sistem informasi yang digunakan harus selalu dianalisis apakah masih layak atau tidak, sehingga dapat diketahui perlu tidaknya pengembangan sistem yang ada demi memenuhi Klinik Amanah sendiri Demikian kesimpulan, saran dan serta informasi yang dapat penulis sampaikan. Penulis sangat berharap sistem tersebut dapat membantu meningkatkan kinerja petugas Klinik Amanah. Sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat, tepat, akurat. Dengan mempertimbangkan saran diatas, penulis berharap sistem yang diusulkandaapat diterapkan serta bermanfaat bagi Kliik Amanah. DAFTARPUSTAKA [1] Andi Sunyoto. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi. [2] Hanif Al Fatta, M.kom. 2007. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. [3] Jogiyanto HM. 1995. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. ANDI OFFSET, Yogyakarta. [4] Kusrini M.Kom, 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta:Andi Biodata Penulis Ana Dewi Br Bangun, memperoleh gelar Ahli Madya Komputer (Amd.Kom), Jurusan Manajemen Informatika STMIK Amikom Yogyakarta, lulus tahun 2015. YuliAstuti,Memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.kom)tahun 2006, Jurusan Manajemen Informatika dan Gelar Magister Komputer (M.Kom) tahun 2012. Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM YOGYAKARTA. 5