MANUAL PENGGUNA: MODUL i-gerak SISTEM MAKLUMAT BERSEPADU IAB (INSYST) JABATAN PENGURUSAN RANGKAIAN DAN SISTEM MAKLUMAT PUSAT PENGURUSAN TEKNOLOGI INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KANDUNGAN KANDUNGAN... 1 KAWALAN DOKUMEN... 2 TAHAP CAPAIAN... 3 MANUAL PENGGUNA... 4 1.1. Capaian ke INSYST.... 4 1.1.1 Log Masuk ke Sistem Bersepadu: INSYST... 4 1.1.2 Laman Utama Selepas Log Masuk INSYST... 5 1.2. Permohonan Kebenaran Bertugas Rasmi di Luar (DB1).... 5 1.3. Semakan Permohonan Kebenaran Bertugas Rasmi di Luar (DB1)... 8 1.4. Merekod Pemakluman cuti.... 11 1.5. Semakan Paparan Perekodan Cuti.... 12 1.6. Laporan Pergerakan Pegawai.... 13 1.7. Semakan dan Kelulusan Pengurusan Tertinggi (DB1), Ketua Pusat (DB1) dan Ketua Jabatan (DB1).... 13 1.8. Semakan Permohonan yang Telah Diluluskan oleh Pemohon.... 16 1.9. Laporan Pengurusan Tertinggi.... 17 1.10. Laporan Ketua Pusat.... 20 1.11. Laporan Ketua Jabatan.... 20 JABATAN PENGURUSAN RANGKAIAN DAN SISTEM MAKLUMAT 1
KAWALAN DOKUMEN No. Versi Bahagian Dokumen yang Terlibat Rumusan Perubahan Disediakan Oleh Tarikh 1.0 Deraf Farah Azleen Abdul Rahim 27/10/2016 JABATAN PENGURUSAN RANGKAIAN DAN SISTEM MAKLUMAT 2
TAHAP CAPAIAN Bil. Tahap Capaian Had Capaian Maklumat 1. Pengurusan Tertinggi Semua Cawangan, Pusat dan Jabatan 2. Ketua Pusat/Pengarah Cawangan Pusat atau Cawangan yang diseliakan sahaja. 3. Ketua Jabatan Jabatan yang diseliakan sahaja. 4. Pensyarah/ Pegawai/ Staf Maklumat pergerakan pegawai sahaja. JABATAN PENGURUSAN RANGKAIAN DAN SISTEM MAKLUMAT 3
MANUAL PENGGUNA 1.1. Capaian ke INSYST. 1.1.1 Log Masuk ke Sistem Bersepadu: INSYST Gambar 1: Portal IAB 1. Pada Portal IAB, klik pautan Sistem Bersepadu: INSYST padaruangan Sistem Dalam Talian. 2. Masukkan No Kad Pengenalan dan Kata Laluan dan klik butang Log Masuk. 3. Klik pautan Lupa Katalaluan jika terlupa Kata Laluan. Gambar 2: Log Masuk INSYST JABATAN PENGURUSAN RANGKAIAN DAN SISTEM MAKLUMAT 4
5 Gambar 3: Tukar Kata Laluan 4. Masukkan No. Kad Pengenalan dan masukkan Kata Laluan Baru dan masukkan sekali lagi Kata Laluan baru untuk Pengesahan. Klik butang Hantar. 5. Mesej Kata Laluan telah berjaya ditukar akan dipaparkan. 1.1.2 Laman Utama Selepas Log Masuk INSYST 6. Setelah berjaya log masuk InSyst, maklumat pegawai akan dipaparkan berdasarkan Profil pegawai. Gambar 4: Laman Utama InSyst Selepas Log Masuk 1.2. Permohonan Kebenaran Bertugas Rasmi di Luar (DB1). Gambar 5: Klik menu kiri Kebenaran Bertugas Rasmi di Luar JABATAN PENGURUSAN RANGKAIAN DAN SISTEM MAKLUMAT 5
7. Pilih Tahun, Status dan Bulan untuk menapis Senarai Rekod yang telah dimohon. 8. Klik butang Permohonan Bertugas Rasmi di Luar untuk membuat permohonan. Gambar 6: Senarai Rekod Kebenaran Keluar Bertugas Mengisi Borang DB1 dalam talian: Gambar 7: Borang DB1 9. Masukkan Tarikh Mula dan Tarikh Tamat. 10. Masukkan Bilangan Program dan klik di luar ruang medan. 11. Jenis Tugas, Nama Program, Tempat Bertugas dan Penganjur akan dipaparkan berdasarkan Bilangan Program yang dimasukkan. 12. Masukkan Tarikh Bertugas Semula di Pejabat. 13. Masukkan Masa. JABATAN PENGURUSAN RANGKAIAN DAN SISTEM MAKLUMAT 6
14. Pilih Pegawai Pelulus. 15. Klik butang Simpan untuk menghantar permohonan. Butang Batal adalah untuk kembali ke Laman Utama InSyst. 16. Sistem akan memaparkan mesej, Rekod telah berjaya disimpan. Terima kasih. * Notifikasi e-mel akan dihantar kepada Pegawai Pelulus setelah permohonan di hantar. 9 10 11 12 15 13 14 Gambar 8: Borang DB1 yang telah diisi 16 Gambar 9: Mesej yang dipaparkan selepas permohonan dihantar. JABATAN PENGURUSAN RANGKAIAN DAN SISTEM MAKLUMAT 7
1.3. Semakan Permohonan Kebenaran Bertugas Rasmi di Luar (DB1). Menyemak permohonan, mengemaskini atau menghapus/membatalkan permohonan serta mencetak Borang DB1 yang telah diluluskan: 17. Klik pada sub menu kiri i-gerak, Kebenaran Bertugas Rasmi di Luar. Pilih Tahun, Status dan Bulan untuk menapis senarai rekod. Klik butang Tapis. 18. Klik butang untuk mengemaskini rekod. Klik butang untuk menghapus/ membatalkan rekod. Hanya rekod yang belum diluluskan sahaja boleh dikemaskini/ dihapuskan. Klik butang mencetak Borang DB1 yang telah diluluskan dalam format PDF. untuk 17 18 Gambar 10: Paparan senarai rekod untuk menyemak status permohonan, mengemaskini atau menghapus permohonan. 18 Gambar 11: Paparan rekod yang telah diluluskan dan Borang DB1 boleh dicetak dalam format PDF. JABATAN PENGURUSAN RANGKAIAN DAN SISTEM MAKLUMAT 8
Gambar 12: Borang DB1 untuk cetakan. Mengemaskini rekod yang telah dihantar: 19. Kemaskini Tarikh Mula dan Tarikh Tamat. 20. Untuk mengemaskini tugasan, masukkan Bilangan Program dan klik di luar ruang medan. Butiran tugasan yang telah dimasukkan sebelum ini akan dipaparkan dalam setiap medan (Jenis Tugas, Nama Program, Tempat Bertugas dan Penganjur). 21. Kemaskini Tarikh Bertugas Semula di Pejabat, Masa dan Pegawai Pelulus. 22. Klik butang Kemaskini. 23. Sistem akan memaparkan mesej, Rekod telah berjaya dikemaskini. Terima kasih. JABATAN PENGURUSAN RANGKAIAN DAN SISTEM MAKLUMAT 9
19 20 21 22 Gambar 13: Kemaskini permohonan. 23 Gambar 14: Mesej yang dipaparkan selepas permohonan dikemaskini. Menghapus/ membatalkan permohonan: 24. Pada senarai rekod permohonan, pilih rekod dan klik butang. Sistem akan memaparkan mesej. 25. Klik OK untuk mengesahkan hapus rekod. Mesej Rekod telah berjaya dihapuskan. Terima kasih. akan dipaparkan. 24 Gambar 15: Mesej hapus rekod. JABATAN PENGURUSAN RANGKAIAN DAN SISTEM MAKLUMAT 10
25 Gambar 16: Rekod berjaya dihapuskan. 1.4. Merekod Pemakluman cuti. 26. Klik menu sebelah kiri i-gerak iaitu Cuti. 27. Klik butang Kemasukan Maklumat Cuti untuk merekod cuti. 26 Gambar 17: Senarai Maklumat Cuti Pegawai 28. Isikan data yang berkaitan seperti Tarikh Cuti, Jenis Cuti dan Catatan. 29. Klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat. Klik butang Batal untuk kembali ke laman utama sistem. 28 29 Gambar 18: Borang Kemasukan Maklumat Cuti Pegawai JABATAN PENGURUSAN RANGKAIAN DAN SISTEM MAKLUMAT 11
1.5. Semakan Paparan Perekodan Cuti. Menyemak dan mengemaskini maklumat cuti pegawai. 30. Pada paparan Senarai Maklumat Cuti Pegawai, pilih Tahun dan Bulan untuk menapis senarai cuti yang telah direkodkan dalam sistem. Klik butang Tapis. 31. Klik butang Kemaskini untuk mengemaskini rekod. 32. Maklumat cuti dipaparkan. Klik butang Simpan untuk menyimpan rekod yang telah dikemas kini. Klik butang Batal untuk kembali ke Laman Utama sistem. 30 31 Gambar 19: Tapis senarai maklumat cuti untuk tujuan kemaskini. 32 Gambar 20: Kemaskini maklumat cuti pegawai. JABATAN PENGURUSAN RANGKAIAN DAN SISTEM MAKLUMAT 12
1.6. Laporan Pergerakan Pegawai. 33. Pilih Tahun, Bulan dan Jenis Pergerakan untuk menapis laporan mengikut tempoh yang diperlukan. Klik butang Tapis. Gambar 21: Laporan senarai pergerakan pegawai 34. Laporan pergarakan memaparkan pegerakan Cuti dan Bertugas Rasmi di Luar mengikut tapisan maklumat yang dipilih. 1.7. Semakan dan Kelulusan Pengurusan Tertinggi (DB1), Ketua Pusat (DB1) dan Ketua Jabatan (DB1). Menyemak dan meluluskan permohonan Kebenaran Bertugas Rasmi di Luar (DB1) oleh Pegawai Pelulus: 35. Pegawai Pelulus akan menerima e-mel notifikasi i-gerak di Inbox e-mel. 36. Klik pautan sistem InSyst dalam e-mel untuk log masuk ke sistem. 37. Selepas log masuk ke sistem InSyst, klik menu atas i-gerak untuk membuka sub menu kiri mengikut tahap capaian sebagai Ketua Jabatan yang terdiri daripada peringkat Pengurusan Tertinggi, Ketua Pusat atau Ketua Jabatan. 38. Klik sub menu kiri Kelulusan Menjalankan Tugas Rasmi di Luar untuk membuat tindakan kelulusan. 39. Senarai permohonan akan dipaparkan mengikut tahap capaian. 40. Klik butang Kelulusan untuk mengambil tindakan meluluskan permohonan. JABATAN PENGURUSAN RANGKAIAN DAN SISTEM MAKLUMAT 13
41. Pilih Status Kelulusan dan klik butang Simpan untuk mengesahkan permohonan. 35 Gambar 22: E-mel i-gerak di inbox Pegawai Pelulus. 36 Gambar 23: Kandungan e-mel i-gerak. JABATAN PENGURUSAN RANGKAIAN DAN SISTEM MAKLUMAT 14
37 38 Gambar 24: Paparan sub menu Kelulusan Menjalankan Tugas Rasmi di Luar oleh Ketua Jabatan 39 40 Gambar 25: Sistem akan memaparkan senarai permohonan yang perlu mendapat kelulusan. JABATAN PENGURUSAN RANGKAIAN DAN SISTEM MAKLUMAT 15
41 Gambar 26: Meluluskan permohonan 1.8. Semakan Permohonan yang Telah Diluluskan oleh Pemohon. 42. Setelah permohonan diluluskan, sistem akan menghantar e-mel notifikasi kepada pemohon untuk pemakluman.. 42 Gambar 27: E-mel notifikasi yang diterima oleh Pemohon. JABATAN PENGURUSAN RANGKAIAN DAN SISTEM MAKLUMAT 16
43. Pemohon boleh log masuk ke sistem InSyst dan menyemak status permohonan. 43 Gambar 28: Senarai permohonan yang telah diluluskan. 1.9. Laporan Pengurusan Tertinggi. Selepas log masuk ke sistem InSyst: 44. Klik menu atas i-gerak. 45. Kemudian klik sub menu kiri untuk paparan laporan. Terdapat 2 jenis laporan untuk Pengurusan Tertinggi iaitu Laporan Pergerakan Pegawai Mengikut Nama atau No. KP dan Laporan Pergerakan Pegawai Mengikut Pusat/Cawangan/Jabatan. 44 45 Gambar 29: Paparan Pengurusan Tertingg JABATAN PENGURUSAN RANGKAIAN DAN SISTEM MAKLUMAT 17
47 Laporan Pergerakan Pegawai Mengikut Nama atau No. KP 46. Pilih Tahun, Nama atau No KP, pilih Pergerakan dan masukkan Tarikh (Dari) dan (hingga) untuk memaparkan senarai mengikut pilihan. Klik butang tapis. 47. Klik pada Nama untuk terperinci. Gambar 30: Laporan Pergerakan Pegawai Mengikut Nama atau No. KP Gambar 31: Laporan Pergerakan Pegawai Mengikut Nama atau No. KP (terperinci) JABATAN PENGURUSAN RANGKAIAN DAN SISTEM MAKLUMAT 18
48 Laporan Pergerakan Pegawai Mengikut Pusat/ Cawangan/ Jabatan 48. Pilih Tahun, Pusat/ Cawangan/ Jabatan, pilih Pergerakan dan masukkan Tarikh (Dari) dan (hingga) untuk memaparkan senarai mengikut pilihan. Klik butang tapis. Gambar 32: Laporan Pergerakan Pegawai Mengikut Pusat/Cawangan/Jabatan JABATAN PENGURUSAN RANGKAIAN DAN SISTEM MAKLUMAT 19
1.10. Laporan Ketua Pusat. Selepas log masuk ke sistem InSyst klik menu atas i-gerak, kemudian: 49. Klik sub menu kiri Laporan Pergerakan Pegawai. 49 Pilih Tahun, Jabatan, Pergerakan dan Tarikh untuk memaparkan senarai mengikut pilihan. Klik butang tapis. Gambar 33: Laporan Pergerakan Pegwai untuk paparan Ketua Pusat 1.11. Laporan Ketua Jabatan. 50. Klik sub menu kiri Laporan Pergerakan Pegawai. 50 Pilih Tahun, Pergerakan dan Tarikh untuk memaparkan senarai mengikut pilihan. Klik butang tapis. Gambar 34: Laporan Pergerakan Pegwai untuk paparan Ketua Pusat JABATAN PENGURUSAN RANGKAIAN DAN SISTEM MAKLUMAT 20