Halaman: 1/8 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan menjelaskan proses pelaksanaan pengurusan kerjasama UPM dengan pihak komuniti. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi proses penyelarasan dan pelaksanaan aktiviti komuniti di UPM. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Rujukan Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30) Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia 1998 (P.U.A 106) Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Kaedahkaedah Universiti Putra Malaysia (Tatatertib Pelajarpelajar) 2005 (P.U.A 499) Pelan Strategik Pengajian Tinggi Negara (PSPTN) Melangkaui Tahun 2020 Pelan Pengukuhan Strategik Kerjasama Universiti dengan Industri / Masyarakat Matlamat Pelan Strategik UPM 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN JPU : Jawatankuasa Pengurusan Universiti TNC(JINM) : Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat) P.APEEC : Pengarah APEEC Ketua PTJ : Dekan, Pengarah, Ketua Pentadbiran TP PP APEEC : Timbalan Pengarah Pengembangan Pertanian, APEEC PP APEEC : Pegawai Pertanian APEEC PPP APEEC : Penolong Pegawai Pertanian APEEC PPT APEEC : Penolong Pegawai Tadbir APEEC PA : Penyelaras Aktiviti APEEC : Pusat Pengembangan, Keusahawanan dan Pemajuan Profesional PTJ : Pusat yang menjalankan aktiviti komuniti PSPTN : Pelan Strategik Pengajian Tinggi Negara NGO : Non Government Organization (Organisasi Bukan Kerajaan)
Halaman: 2/8 5.0 TANGGUNGJAWAB Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat), Pengarah Pusat Pengembangan, Keusahawanan dan Pemajuan Profesional (APEEC) dan Ketua PTJ UPM yang bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan.
Halaman: 3/8 6.0 Carta Alir Mula 7.1 Rancangan Aktiviti 7.2 Kumpul Maklumat 7.3 Kenalpasti Aktiviti 7.4 7.6 Maklum Kepada PTJ Tidak Ada Kesamaan Aktiviti/? 7.5 Ya Atur Perbincangan 7.7 Lantik Penyelaras Aktiviti 7.8 Atur Perbincangan Dengan /NGO & Agensi Terlibat 7.9 Laksana Aktiviti 7.10 Pantau Status Pelaksanaan Aktiviti 7.11 Kemaskini Pangkala Data 7.12 Tamat 7.13
Halaman: 4/8 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Rancang Aktiviti Berpandukan; 7.2.1 Pelan Strategik PSPTN 7.2.2 Pelan Pengukuhan Strategik Kerjasama Universiti dengan Industri / Masyarakat 7.2.3 Pelan Strategi UPM 20112013 7.2.4 Permohonan/persetujuan dari pihak komuniti/agensi/ngo TNC(JINM), P.APEEC & Ketua PTJ 7.3 Kumpul Maklumat Kumpul maklumat daripada komuniti dan aktiviti komuniti yang hendak dijalankan oleh PTJ dengan menggunakan Borang Perancangan Aktiviti (OPR/TNC(JINM)/BR01/JPAK dan berdasarkan kepada garis panduan yang telah disediakan seperti berikut: 7.3.1 Garis Panduan Pelaksanaan Khidmat (OPR/TNC(JINM)/GP03) 7.3.2 Garis Panduan Pelaksanaan Program Keusahawanan (OPR/TNC(JINM)/GP04) 7.3.3 Garis Panduan Pelaksanaan Latihan (OPR/TNC(JINM)/GP05) TNC(JINM), P.APEEC & Ketua PTJ 7.4 Kenal Pasti Aktiviti Kenal pasti aktiviti yang mempunyai kesamaan dari aspek sasaran komuniti dan jenis aktiviti yang hendak dijalankan. TNC(JINM) & P.APEEC 7.5 Ada Kesamaan Aktiviti/? 7.5.1 Jika YA, ikut langkah 7.7 7.5.2 Jika TIDAK, ikut langkah 7.6 TNC(JINM) & P.APEEC 7.6 Maklumkan kepada PTJ Maklumkan dirancang. kepada PTJ untuk meneruskan aktiviti yang TNC(JINM) & P.APEEC
Halaman: 5/8 7.7 Atur Perbincangan Atur perbincangan dengan semua PTJ yang ada kesamaan aktiviti/ komuniti TNC(JINM) & P.APEEC 7.8 Lantik Penyelaras Aktiviti (PA) 7.8.1 Senarai pendek aktiviti yang boleh digabungkan untuk dijalankan bersama 7.8.2 Kenal pasti PA jika aktiviti melebihi dari satu PTJ 7.8.3 Lantik PA TNC(JINM), P.APEEC & Ketua PTJ 7.9 Atur Perbincangan dengan atau NGO & Agensi Terlibat 7.9.1 Tentukan tarikh, tempat dan jenis aktiviti yang akan dijalankan. 7.9.2 Bentuk jawatankuasa kerja yang bertanggungjawab untuk menjalankan setiap aktiviti. PA/PTJ 7.10 Laksana Aktiviti 7.10.1 Laksana aktiviti seperti yang dirancang mengikut garis panduan yang ditetapkan. 7.10.2 Edar borang penilaian program yang disediakan oleh PTJ masingmasing kepada peserta yang terlibat. 7.10.3 Kumpulkan borang penilaian program selepas tamat program. 7.10.4 Sedia laporan aktiviti dan hasil analisa dari borang penilaian program dengan menggunakan Borang Laporan Aktiviti (OPR/TNC(JINM)/BR01/MAIK) dan hantar kepada Pejabat TNC(JINM). 7.11 Pantau Status Pelaksanaan Aktiviti Pantau status pelaksanaan aktiviti berdasarkan laporan PA / PTJ. 7.12 Kemaskini Pangkalan Data Kemaskini pangkalan data dalam bentuk softcopy atau hardcopy untuk rujukan atau edaran kepada pihak yang berkepentingan PA/PTJ TNC(JINM), P.APEEC, Ketua PTJ & PA/PTJ TNC(JINM), P.APEEC, Ketua PTJ & PA/PTJ 7.13 Tamat
Halaman: 6/8 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/OPR/APEEC/10001 Khidmat Senarai aktiviti komuniti PTJ Surat permohonan PTJ/pelanggan Surat maklum balas APEEC (jika berkaitan) Petikan minit mesyuarat PTJ/JPU (jika berkaitan) Laporan aktiviti dan hasil analisa Borang Perancangan Aktiviti (OPR/TNC(JINM)/BR01/JPAK) Borang Laporan Aktiviti (OPR/TNC(JINM)/ BR01/MAIK) 2 UPM/OPR/APEEC/10002 Aktiviti Jadual perancangan aktiviti komuniti Kertas kerja program Analisa pencapaian aktiviti komuniti 3 UPM/OPR/(kod PTJ)/10003 Kerjasama Senarai kerjasama komuniti Kertas kerja program Laporan program Surat permohonan PTJ/pelanggan Surat maklum balas APEEC (jika berkaitan) Petikan minit mesyuarat PTJ/JPU (jika berkaitan) Laporan aktiviti dan hasil analisa Salinan Borang Mengumpul dan Memfail PPP APEEC/ PP APEEC PPP APEEC/ PP APEEC Menyelenggara TP PP APEEC TP PP APEEC Tempat dan Tempoh Simpanan 3 tahun dan bilik fail APEEC 3 tahun dan bilik fail APEEC PA PTJ Ketua PTJ 3 tahun dan bilik fail PTJ Kuasa Melupus P.APEEC Rincih P.APEEC Rincih Ketua PTJ Rincih
Halaman: 7/8 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 4. Borang Perancangan Aktiviti (OPR/TNC(JINM)/BR01/JPA K) Borang Laporan Aktiviti (OPR/TNC(JINM)/BR01/MAI K) Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 5. Borang Perancangan Aktiviti (OPR/TNC(JINM)/BR01/JPA K) Borang Laporan Aktiviti (OPR/TNC(JINM)/BR01/MAI K) Borang Penilaian Keberkesanan Latihan (SOK/LAT/BR01/LATIHAN05 ) Borang Maklum Balas Pelanggan (SOK/PEL/BR01/MB)
Halaman: 8/8 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa TNC (JINM) WP 03/01/2011 02 01 03/2011 Mesyuarat Pengurusan Kali Ke4 TNC (JINM) WP 08/08/2011