TATA KEARSIPAN DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA TUGAS AKHIR Disusun Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Disusun Oleh : WAHYU SIDIQ NUR RAHMAD D1511096 PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2015 i
ii
iii
PERNYATAAN Nama : WAHYU SIDIQ NUR RAHMAD NIM : D1511096 Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir dengan judul TATA KEARSIPAN DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan daftar pustaka. Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut. Surakarta, Agustus 2015 Yang Membuat Pernyataan, WAHYU SIDIQ NUR R iv
MOTTO Ilmu itu lebih baik daripada harta. Ilmu menjaga engkau dan engkau menjaga harta. Ilmu itu penghukum (hakim) dan harta terhukum. Harta itu kurang apabila dibelanjakan tapi ilmu bertambah apabila dibelanjakan (Ali Bin Abi Thalib) tidak menghadiahkan suatu barang kepada manusia tanpa bekerja Unkwon) berbuat baik v
PERSEMBAHAN Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada: 1. Keluargaku, terutama Ayah dan Alm. Ibuku tercinta, adik-adikku dan keluarga lainnya yang selalu memberi dukungan. 2. Dosen pengajar selama kuliah di D3 Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Teman-temanku Manajemen Administrasi angkatan tahun 2011 & 2012 baik kelas B maupun kelas A yang tidak dapat disebutkan satu per satu. 4. Pembaca yang berhati mulia. vi
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, telah melimpahkan berkah, rahmat, ridho, dan kemudahannya, sehingga Tugas Akhir ini dapat penulis selesaikan. Tugas Akhir merupakan salah satu syarat memperoleh gelar Ahli Madya. Atas terselesaikannya penulisan Tugas Akhir ini, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Drs. Marsudi, M.S selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan selama penulisan Tugas Akhir. 2. Ibu Dra. Lestariningsih, M.Si Selaku penguji dalam menguji Tugas Akhir ini. 3. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Kepala Program Studi D-III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 5. Bapak Drs. Pramono, S.U selaku Pembimbing Akademik yang telah memberikan bimbingan dan arahan selama masa studi perkuliahan. 6. Pegawai Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang telah membantu memberikan data dan informasi yang diperlukan penulis selama pembuatan Tugas Akhir. 7. Keluarga yang selalu memberikan baik material maupun spiritual, arahan, bantuan, doa, dan semangat dalam menyelesaikan Tugas Akhir. 8. Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III Manajemen Administrasi angkatan 2011 & 2012. 9. Semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan Tugas akhir ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. 10. Pembaca yang berhati mulia. vii
Penulis menyadari bahwa dalam Penulisan Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan, baik dalam penyajian, maupun penyusunan didalamnya. Saran dan kritik yang membangun dan berguna akan penulis terima dengan senang hati dan kerendahan hati, demi perbaikan yang lebih baik selanjutnya. Semoga bermanfaat. Surakarta, Agustus 2015 Penulis viii
DAFTAR ISI JUDUL PERNYATAAN DAFTAR BAGAN & TABEL. DAFTAR GAMBAR... ABSTRAK i ii iii iv v vi vii ix xii xiii xiv A. Latar Belakang Masalah. B. Rumusan C. Tujuan Pengamatan D. Manfaat Pengamatan 1 1 3 3 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN.. I. Tinjauan A. Pengertian Arsip... B. Pengertian Kearsipan... C. Jenis Arsip... D. Tujuan Kearsipan... E. Tata Kearsipan... 1. Penerimaan dan pencatatan a. 2. Penyimpanan a... 3. Pemeliharaan a... 4. Penemuan arsip kembali... 5 5 5 8 8 9 10 12 14 21 24 ix
5. Penyusutan dan Pemusnahan... F. Fasilitas... G. Pegawai... 25 26 27 II. a. Lokasi pengamatan... b. Jenis pengamatan... c. Sumber Data... d. Teknik Pengumpulan Data... e. Metode Analisa Data... 30 30 30 31 31 32 BAB III DESKRIPSI LOKASI. A. B. Sejarah Berdirinya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta C. Visi dan Misi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta D. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta E. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta F. 35 35 35 37 38 39 44... A. Tata Kearsipan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta... 1. Penerimaan dan pencatatan arsip. a. Pengurusan dokumen masuk.. b. Pengurusan dokumen keluar.. 2. Penyimpanan arsip 3. Pemeliharaan arsip... 47 47 47 48 52 55 61 x
4. Penemuan arsip kembali... 5. Penyusutan dan pemusnahan arsip... B. Fasilitas Kearsipan... 63 65 67 A. B. 69 70 71 72 xi
DAFTAR BAGAN DAN TABEL Bagan 2.1 Metode Analisis Interaktif.. 34 Bagan 3.1... 39 Tabel 3.1 Daftar Nama Pegawai 45 Tabel 4.1 Agenda Surat masuk... 49 Tabel 4.2 Agenda Surat keluar. 53 Tabel 4.3 Fasilitas Kearsipan.. 68 xii
DAFTAR GAMBAR Gambar 4.1 Surat Masuk... 51 Gambar 4.2 Kartu Surat Kendali. 52 Gambar 4.3 Surat Keluar... 54 Gambar 4.4 Mensortir... 56 Gambar 4.5 Meneliti Arsip... 57 Gambar 4.6 Arsip-arsip di dalam amplop. 59 Gambar 4.7 Filling Cabinet 60 Gambar 4.8 Rak Arsip... 60 Gambar 4.9 Lemari arsip... 61 xiii
ABSTRAK WAHYU SIDIQ NUR RAHMAD, D1511096 TATA KEARSIPAN DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, Tahun 2015, 73 Halaman. Arsip mempunyai peranan penting bagi kelancaran kegiatan organisasi sebagai sumber informasi dan pusat ingatan. Namun, pada kenyataannya rendahnya apresiasi terhadap arsip menjadi masalah sehingga arsip tidak dikelola dengan baik. Tujuan dari pengamatan ini untuk mengetahui tata kearsipan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Tata kearsipan meliputi tahap penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penemuan arsip kembali, penyusutan dan pemusnahan arsip. Penulis mengambil lokasi pengamatan khususnya di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Jenis pengamatan menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan observasi berperan aktif. Sumber data yang diperoleh dari informan, lokasi pengamatan dan dokumen-dokumen yang mendukung. Teknik pengumpulan data yang dipergunakan adalah melalui wawancara dan, observasi. Hasil pengamatan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam penerimaan arsip mengunakan sistem terbuka dimana arsip-arsip yang berhubungan dengan kepegawaian Instansi pemerintah semua di arsipkan di kantor tersebut. Pencatatan dokumen atau surat masuk atau surat keluar menggunakan sistem simardi. Pengelolaan dan penyimpanan arsip menggunakan asas sentralisasi guna mempermudah penanganannya. Penanganan dokumen berdasarkan pola klasifikasi angka. Pemeliharaan dilakukan pada pemeliharaan fisik dokumen dan ruangannya. Penyusutan dan pemusnahan dilakukan agar tidak terjadi penumpukan arsip di rak. Fasilitas kearsipan yang ada meliputi alat penerimaan surat atau dokumen, alat penyimpanan arsip yan meliputi amplop, box arsip, rak arsip, serta lemari arsip. Sarana dan prasarana di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta perlu diperhatikan dan ditingkatkan, sehingga dalam kegiatan yang berhubungan dengan tata kearsipan akan lebih baik lagi. Kata Kunci : Arsip dan Tata Kearsipan. xiv
ABSTRACT WAHYU SIDIQ NUR RAHMAD, D1511096 ARCHIVE MANAGEMENT IN LOCAL ARCHIVE OFFICE AND LIBRARY OF SURAKARTA CITY Administrative Management Study Program, Undergraduate Program, Social and Political Sciences Faculty, Surakarta Sebelas Maret University, 2015, 73 pages. Archive plays an important role in the smoothness of organizational activity as information source and memory center. However, in fact, the lower appreciation on archive results in such problems that archive is not managed well. The objective of observation was to find out the archive management in Local Archive Office and Library of Surakarta City. Archive Management included archive receiving and recording, storage, maintenance, retrieval, shrinkage, and eradication. The research was taken place particularly in Local Archive Office and Library of Surakarta City. The type of observation used was descriptive qualitative one with participatory observation. The data source derived from informant, observation location and supporting document. Techniques of collecting data used were interview and observation. The result of observation in Local Archive Office and Library of Surakarta City showed that in receiving the archive, the office employed open system in which the archives related to Government Institution personnel were all stored in the office. Document or in- and out-mail recording was carried out using simardi system. Archive management and storage were conducted using centralization principle in order to facilitate its management. Document handling was carried out based on number classification pattern. Maintenance was conducted on document physique and room. Shrinkage and eradication was carried out to avoid the archive piling on the shelves from occurring. The archiving facilities existing included mail or document receiving, archive storage media including envelop, archive box, archive shelf, and archive cabinet. The infrastructure in Local Archive Office and Library of Surakarta City should get more attention and be improved, to make the activities related to archive management better. Keywords: Archive and Archive Management xv