CD OR (END): 1/2012 KELULUSAN CADANGAN INDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN (CD) Mencadangkan Borang ermohonan Cadangan/Tambahan Dokumen (CD) untuk mendapatkan kelulusan pada Mesyuarat engurusan ejabat endaftar Kali Ke231/2012 berkuat kuasa pada: 09 Mei 2012 emilik roses indaan pada rosedur engesahan Dalam erkhidmatatan (UM/OR/END/005) No. Semakan: 01, No. Isu: 02 Tarikh Kuatkuasa: 08/08/2011 ernyataan indaan/ indaan pada rosedur engesahan Dalam erkhidmatatan (UM/OR/END/005) No. Semakan: 02, No. Isu: 02 Tarikh Kuatkuasa: 09/05/2012 inda ()/ (B)/ 1.0 TUJUAN 1.0 TUJUAN rosedur ini bertujuan... engesahan Dalam erkhidmatan staf tetap Universiti utra Malaysia (UM) rosedur ini bertujuan... engesahan Dalam erkhidmatan staf tetap. Seksyen engesahan, Cuti & ersaraan 2.0 SKO rosedur... dalam skim perkhidmatan 2.0 SKO rosedur... dalam skim perkhidmatan dan pelanjutan tempoh percubaan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.0 DOKUMEN RUJUKAN No. Dokumen Tajuk Dokumen No. Dokumen Tajuk Dokumen erintah Am Bab A eraturan-peraturan egawai Awam (elantikan, Kenaikan angkat dan enamatan erkhidmatan) 2005 Warta Kerajaan ersekutuan eraturan-peraturan egawai Awam (elantikan, Kenaikan angkat dan enamatan erkhidmatan) 2012 1
CD emilik roses Surat ekeliling Suruhanjaya erkhidmatan Awam Malaysia Bilangan 1 Tahun 2004 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN ernyataan indaan/ Kaedah enetapan Tarikh engesahan Dalam erkhidmatan Surat ekeliling erkhidmatan UM Bilangan 3 Tahun 2011 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN rosedur dan Kaedah engesahan Dalam erkhidmatan Bagi egawai di Universiti utra Malaysia inda ()/ (B)/ G RK: Rekod Kenyataan erkhidmatan 6.0 CARTA ALIR 7.3 Semak Staf Yang Telah Memenuhi Syarat 7.4 Notis emberitahuan Kelayakan engesahan Dalam erkhidmatan 7.7 Hantar Notis emberitahuan Kelayakan engesahan Dalam erkhidmatan 7.8 Rekod 7.9 Terima perakuan? 7.10 roses engesahan 7.11 emantauan 7.12 Terima perakuan? 7.13 Rujuk rosedur elanjutan 7.14 Kemaskini Rekod - 6.0 CARTA ALIR 7.3 Semak Staf Yang Telah Memenuhi Syarat/ Tamat Tempoh ercubaan / Tamat Tempoh elanjutan/ Syarat Tambahan 7.4 engesahan Dalam erkhidmatan (Kumpulan & Akademik) 7.5 ertimbangan engesahan Dalam erkhidmatan 7.6 Hantar Senarai Semak dan Notis emberitahuan Kelayakan engesahan Dalam erkhidmatan 7.9 Diperakukan? 7.10 Laksanakan roses engesahan 7.11 Di tangguhkan? 7.12 emantauan 7.13 Diperakukan? 7.14 Laksana Arahan Kerja elanjutan Tempoh ercubaan 7.15 engesahan Dalam erkhidmatan (Kumpulan & Bukan Akademik dan Kumpulan elaksana) 7.16 ertimbangan engesahan Dalam erkhidmatan 7.17 Hantar Senarai Semak dan Notis emberitahuan 2
CD emilik roses ernyataan indaan/ Kelayakan engesahan Dalam erkhidmatan inda ()/ (B)/ 7.20 Diperakukan? 7.21 Laksanakan roses engesahan 7.22 Di tangguhkan? 7.23 emantauan 7.24 Diperakukan? 7.25 Laksana Arahan Kerja elanjutan Tempoh ercubaan 7.26 Kemaskini Rekod 7.2 Cetak Senarai Staf 7.2.1 i. Sistem Ops Sah! 7.2 Cetak Senarai Staf 7.2.1 i. Sistem Ops Sah!/Sistem e-ihrams 7.4 Notis emberitahuan Kelayakan engesahan Dalam erkhidmatan 7.4.1 Cetak Notis emberitahuan Kelayakan... untuk dipertimbangkan pengesahan dalam perkhidmatan 7.4.2 Semak dan sahkan maklumat adalah betul dan tepat 7.4.3 Jika silap buat pembetulan 7.5 Hantar Notis emberitahuan Kelayakan engesahan Dalam erkhidmatan Kepada Staf 7.5.1 Hantar Notis emberitahuan Kelayakan engesahan Dalam erkhidmatan kepada staf melalui dan salinan KTJ - 7.4 engesahan Dalam erkhidmatan (Kumpulan & Akademik) 7.4.1 Jika telah memenuhi syarat, mulakan proses D. Ikut langkah 7.5. 7.4.2. Jika belum memenuhi syarat. Ikut langkah 7.3. 7.5 ertimbangan engesahan Dalam erkhidmatan 7.5.1 Cetak senarai semak dan sahkan maklumat adalah betul dan tepat. Jika silap buat pembetulan. 3
CD emilik roses ernyataan indaan/ inda ()/ (B)/ 7.6 Rekod 7.6.1 Rekod salinan Notis emberitahuan Kelayakan engesahan Dalam erkhidmatan ke dalam Fail egawai 7.5.2 Cetak Notis emberitahuan Kelayakan D bagi staf yang telah memenuhi syarat untuk dipertimbangkan perakuan D oleh KJ. 7.6 Hantar Senarai Semak Dan Notis emberitahuan Kelayakan engesahan Dalam erkhidmatan 7.6.1 Hantar senarai semak dan Notis emberitahuan Kelayakan D kepada staf melalui dan salinan KTJ. 7.6.2 Staf sahkan Senarai Semak dan tandatangan. 7.6.3 Cetak borang erakuan engesahan Dalam erkhidmatan (OR/END/BR03/D) dan kemukakan kepada egawai enyelia bersama Senarai Semak untuk mendapatkan perakuan D. 7.6.4 Cetak borang Opsyen Bagi Skim Kumpulan Wang Simpanan ekerja AKTA 239 (tertakluk kepada staf yang dilantik kali pertama) untuk dilengkapkan. 7.6.5 Hantar Senarai Semak, borang erakuan engesahan Dalam erkhidmatan (OR/END/BR03/D) dan borang Opsyen Bagi Skim Kumpulan Wang Simpanan ekerja AKTA 239 yang telah lengkap ke ejabat endaftar. Jika belum diperakukan tidak perlu menghantar Senarai Semak ke ejabat endaftar. 4
CD emilik roses ernyataan indaan/ inda ()/ (B)/ 7.7 Terima Borang dan Cap enerimaan 7.7.1 Terima borang OR/END/BRO3/D (Borang Laporan engesahan Dalam erkhidmatan) yang telah lengkap daripada TJ jika diperakukan 7.7.2 Terima borang OR/END/BRO3/D (Borang Laporan engesahan Dalam erkhidmatan) LAMIRAN A yang telah lengkap daripada TJ jika ditangguhkan 7.8 Semak 7.8.1 Semak borang yang diterima samada status disahkan atau ditangguhkan 7.6.6 Rekod salinan Senarai Semak dan Notis emberitahuan Kelayakan D ke dalam Fail egawai. 7.7 Terima Borang dan Cap enerimaan 7.7.3 Terima borang di 7.6.5 dari TJ dan cap penerimaan. 7.8 Semak 7.8.1 Semak borang yang diterima samada diperakukan atau tidak diperakukan atau di tangguhkan D. 7.10 roses engesahan 7.10.2 Rujuk: Kaedah enetapan tarikh D 7.10.3 (numbering tercicir) 7.10 Laksana roses engesahan 7.10.2 Rujuk: Surat ekeliling erkhidmatan UM, Bilangan 3 Tahun 2011 7.10.3 Cetak surat pengesahan untuk ditandatangan oleh Ketua Seksyen 5
CD emilik roses 7.11 emantauan ernyataan indaan/ 7.11.1 Keluarkan... sebelum tamat tempoh percubaan 7.11.2 Rekod...fail pegawai dan excel 7.11 Ditangguhkan? 7.11.1 Jika ya, ikut langkah 7.12. 7.11.2 Jika tidak, ikut langkah 7.10. inda ()/ (B)/ 7.12 Terima erakuan? 7.12.1 Jika ya, ikut langkah 7.10 7.12.2 Jika tidak ikut langkah 7.13 7.13 Rujuk rosedur elanjutan 7.13.1 Laksanakan proses pelanjutan dengan merujuk rosedur elanjutan Tempoh ercubaan (UM/OR/END/010) 7.14 Kemaskini Rekod 7.14.1 Masukkan Notis emberitahuan Kelayakan engesahan Dalam erkhidmatan, Borang OR/END/BRO3/D (Borang Laporan engesahan Dalam erkhidmatan/lampiran A, Surat engesahan Dalam erkhidmatan, Borang Opsyen Untuk Memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan ekerja 7.12 emantauan 7.12.1 TJ buat pemantauan terhadap staf 7.12.2 ejabat endaftar keluarkan Notis emberitahuan Tamat Tempoh ercubaan pada minggu pertama bulan yang mana staf tamat tempoh percubaan asal sekiranya tidak menerima dokumen seperti di langkah 7.7. 7.12.3 Rekod maklumat dalam fail pegawai dan excel. 7.13 Diperakukan? 7.13.1 Jika ya, ikut langkah 7.10. 7.13.2 Jika tidak ikut langkah 7.14. 7.14 Laksana Arahan Kerja elanjutan Tempoh ercubaan 7.14.1 Laksana proses pengurusan Arahan Kerja elanjutan Tempoh ercubaan. Rujuk: Arahan Kerja elanjutan Tempoh ercubaan (UM...). 6
CD emilik roses ernyataan indaan/ (OR/END/BR03/OSYEN), ke dalam fail pegawai inda ()/ (B)/ 7.15 Tamat 7.15 engesahan Dalam erkhidmatan (Kumpulan & Bukan Akademik dan Kumpulan elaksana) B 7.15.1 Jika telah memenuhi syarat, mulakan proses D. Ikut langkah 7.16. 7.15.2. Jika belum memenuhi syarat. Ikut langkah 7.3. 7.16 ertimbangan engesahan Dalam erkhidmatan B 7.16.1 Cetak senarai semak dan sahkan maklumat adalah betul dan tepat. Jika silap buat pembetulan. 7.16.2 Cetak Notis emberitahuan Kelayakan D bagi staf yang telah memenuhi syarat untuk dipertimbangkan perakuan D oleh KJ. 7.17 Hantar Senarai Semak Dan Notis emberitahuan Kelayakan engesahan Dalam erkhidmatan 7.17.1 Hantar senarai semak Notis emberitahuan Kelayakan D kepada staf melalui dan salinan KTJ. 7.17.2 Staf sahkan Senarai Semak dan tandatangan. 7.17.3 Cetak borang erakuan engesahan Dalam erkhidmatan (OR/END/BR03/D) dan kemukakan kepada egawai enyelia bersama Senarai Semak untuk mendapatkan perakuan D. B 7
CD emilik roses ernyataan indaan/ 7.17.4 Cetak borang Opsyen Bagi Skim Kumpulan Wang Simpanan ekerja AKTA 239 (tertakluk kepada staf yang dilantik kali pertama) untuk dilengkapkan. 7.17.5 Hantar Senarai Semak, borang erakuan engesahan Dalam erkhidmatan (OR/END/BR03/D) dan borang Opsyen Bagi Skim Kumpulan Wang Simpanan ekerja AKTA 239 yang telah lengkap ke ejabat endaftar. Jika belum diperakukan tidak perlu menghantar Senarai Semak ke ejabat endaftar. inda ()/ (B)/ 7.17.6 Rekod salinan Senarai Semak dan Notis emberitahuan Kelayakan D ke dalam Fail egawai. 7.18 Terima Borang dan Cap enerimaan B 7.18.1 Terima borang di langkah 7.17.5 dari TJ dan cap penerimaan. 7.19 Semak B 7.19.1 Semak borang yang diterima samada diperakukan atau tidak diperakukan atau di tangguhkan D. 7.20 Diperakukan? B 7.20.1 Jika ya, ikut langkah 7.21. 7.20.2 Jika tidak, ikut langkah 7.22. TJ buat pemantauan dalam tempuh percubaan asal. 8
CD emilik roses ernyataan indaan/ 7.20.3 Nyatakan sebab penangguhan dengan alasan yang munasabah. inda ()/ (B)/ 7.20.4 Jika tempoh asal yang dibenarkan telah tamat, rujuk Arahan Kerja elanjutan Tempoh ercubaan (UM/END/OR/AK03/T). 7.21 Laksana roses engesahan B 7.21.1 Dapatkan kelulusan daripada endaftar. 7.21.2 Tetapkan tarikh D dan sahkan. Rujuk: Surat ekeliling erkhidmatan UM, Bilangan 3 Tahun 2011 7.21.3 Cetak surat pengesahan untuk ditandatangan oleh Ketua Seksyen. 7.21.4 Masukkan tarikh surat dan tarikh D ke dalam Sistem e-ihrams dalam tempoh 7 (tujuh) hari bekerja dari tarikh diluluskan oleh endaftar. 7.21.5 Hantar surat pengesahan kepada staf melalui KTJ/KJ. 7.22 Ditangguhkan? B 7.22.1 Jika ya, ikut langkah 7.23. 7.22.2 Jika tidak, ikut langkah 7.21. 9
CD emilik roses ernyataan indaan/ 7.23 emantauan inda ()/ (B)/ B 7.23.1 TJ buat pemantauan terhadap staf. 7.23.2 ejabat endaftar keluarkan Notis emberitahuan Tamat Tempoh ercubaan pada minggu pertama bulan yang mana staf tamat tempoh percubaan asal sekiranya tidak menerima dokumen seperti di langkah 7.18. 7.23.3 Rekod maklumat dalam fail pegawai dan excel. 7.24 Diperakukan? B 7.24.1 Jika ya, ikut langkah 7.10. 7.24.2 Jika tidak ikut langkah 7.14. 7.25 Laksana Arahan Kerja elanjutan Tempoh ercubaan B 7.25.1 Laksana proses pengurusan Arahan Kerja elanjutan Tempoh ercubaan. Rujuk: Arahan Kerja elanjutan Tempoh ercubaan (UM/END/OR/AK03/T) 7.27 Tamat 10
CD emilik roses 8.0 REKOD KUALITI ernyataan indaan/ 8.0 REKOD KUALITI inda ()/ (B)/ p Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UM/(No. Staf) Fail egawai Notis emberitahuan Kelayakan engesahan Dalam erkhidmatan Borang Laporan engesahan Dalam erkhidmatan (OR/END/BR03/D) Borang Laporan engesahan Dalam erkhidmatan (OR/END/BR03/D) LAMIRAN A (jika ada) Borang Opsyen Untuk Memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan ekerja Selaras Dengan eruntukan Seksyen 6A (1) indaan Akta encen ihak-pihak Berkuasa Berkanun dan Tempatan 1980 (Akta 239) encen 1980 (OR/END/BR03/OSYE N) yang telah dilengkapkan (jika berkenaan) Surat engesahan Dalam erkhidmatan Notis emberitahuan Tamat Tempoh Tanggungjawab Menyelenggara T (/O) Seksyen engurusan Rekod dan Data Tempat dan Tempoh Simpanan Bilik Rekod Fail ejabat endaftar Sepanjang tempoh perkhidmatan Kuasa Melupus endaftar Arkib Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UM/(No. Staf) Fail egawai Senarai Semak yang lengkap Salinan keputusan Kursus Induksi dan eperiksaan erkhidmatan Notis emberitahuan Kelayakan engesahan Dalam erkhidmatan Borang OR/END/BRO3/ D (Borang erakuan engesahan Dalam erkhidmatan) yang lengkap Borang Opsyen Untuk Memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan ekerja (OR/END/BR03/ OSYEN) yang lengkap Notis emberitahuan Tamat Tempoh ercubaan Tanggungja wab Menyelengg ara T (/O) Seksyen engurusan Rekod dan Data Tempat dan Tempoh Simpanan Bilik Rekod Fail ejabat endaftar Sepanjang tempoh perkhidmata n Kuasa Melupus endaftar Arkib 11
CD emilik roses ercubaan (jika ada) Notis emberitahuan elanjutan Tempoh ercubaan (jika ada) Surat Kelulusan elanjutan Tempoh ercubaan (jika ada) Borang permohonan pelanjutan tempoh percubaan (OR/END/BR03/ELAN JUTAN) (jika ada) ernyataan indaan/ Surat engesahan Dalam erkhidmatan Sistem Ops Sah! Sistem Operasi engesahan Dalam erkhidmatan egawai Teknologi Maklumat idec idec inda ()/ (B)/ rosedur elanjutan Tempoh ercubaan No. Semakan: 01, No. Isu: 02, Tarikh Kuatkuasa: 08/08/2011 Arahan Kerja elanjutan Tempoh ercubaan No. Semakan: 02, No. Isu: 02, Tarikh Kuatkuasa: 09/05/2012 p 1.0 TUJUAN rosedur...proses erlanjutan Tempoh ercubaan staf tetap Universiti utra Malaysia (UM). 2.0 SKO rosedur ini... syarat perkhidmatan yang ditetapkan dalam tempoh percubaaannya. 1.0 TUJUAN Arahan Kerja... proses erlanjutan Tempoh ercubaan staf tetap. 2.0 SKO Arahan Kerja... syarat perkhidmatan yang ditetapkan dalam tempoh percubaaannya. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.0 DOKUMEN RUJUKAN No. Dokumen erintah Am Bab A Tajuk Dokumen eraturan-peraturan egawai Awam (elantikan, Kenaikan angkat dan enamatan erkhidmatan) 2005 No. Dokumen Warta Kerajaan ersekutuan Tajuk Dokumen eraturan-peraturan egawai Awam (elantikan, Kenaikan angkat dan enamatan erkhidmatan) 2012 p 12
CD emilik roses Surat ekeliling Suruhanjaya erkhidmatan Awam Malaysia Bilangan 1 Tahun 2004 ernyataan indaan/ Kaedah enetapan Tarikh engesahan Dalam erkhidmatan 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN JK : Jawatankuasa enamatan erkhidmatan Surat ekeliling erkhidmatan UM Bilangan 3 Tahun 2011 rosedur dan Kaedah engesahan Dalam erkhidmatan Bagi egawai di Universiti utra Malaysia inda ()/ (B)/ G 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN G 5.0 TANGGUNGJAWAB endaftar,... prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa... mematuhi prosedur ini. 5.0 TANGGUNGJAWAB endaftar,... Arahan Kerja ini dilaksanakan. Sesiapa... mematuhi Arahan Kerja ini. 6.0 CARTA ALIR 7.2 Cetak Senarai Staf Yang Telah Tamat Tempoh ercubaan 7.4 Sedia dan Hantar Notis emberitahuan elanjutan Tempoh ercubaan 7.9 Uruskan Tindakan enamatan erkhidmatan 7.12 Rekod elanjutan dalam Sistem e-ihrams 6.0 CARTA ALIR 7.2 Cetak Senarai Staf Yang Telah Tamat Tempoh ercubaan 7.4 Sedia dan Hantar Notis Tamat Tempoh ercubaan atau yang Dilanjutkan 7.9 Hantar Laporan kepada Ketua BSM 7.15 Uruskan Tindakan enamatan erkhidmatan 7.12 Rekod Tempoh elanjutan dalam Sistem e- IHRAMS 7.15 Hantar Laporan kepada Ketua BSM 13
CD emilik roses 7.2 Cetak Senarai Staf Yang Telah Tamat Tempoh ercubaan ernyataan indaan/ 7.2 Cetak Senarai Staf Yang Telah Tamat Tempoh percubaan asal inda ()/ (B)/ 7.2.2 Semak senarai staf yang telah tamat tempoh percubaan melalui kaedah berikut: 7.2.3 Cetak senarai staf yang telah tamat tempoh percubaan 7.3 Semak dan Sahkan 7.3.1 Semak dan sahkan maklumat berikut melalui Fail egawai/sistem e-ihrams 7.2.1 Cetak dan semak senarai staf yang telah tamat tempoh percubaan pada minggu pertama setiap bulan melalui: 7.3 Semak dan Sahkan 7.3.1 Semak dan sahkan maklumat berikut melalui Fail egawai/sistem e-ihrams Rujuk: tempoh perkhidmatan (tarikh lantikan jawatan untuk disahkan dan tempoh cuti tanpa gaji sekiranya ada) Keputusan Kursus Induksi yang telah dihadiri Keputusan peperiksaan perkhidmatan yang diduduki erintah Am Bab A eraturan-peraturan egawai Awam (elantikan, Kenaikan angkat dan enamatan) 2005 (er. 28 hingga 31) Surat ekeliling Suruhanjaya erkhidmatan Awam Bilangan 1 Tahun 2000 (Garis anduan Dalam eraturan elanjutan Tempoh ercubaan) Surat ekeliling Suruhanjaya erkhidmatan Berkhidmat dalam tempoh percubaan antara antara satu (1) hingga tiga (3) tahun kecuali ensyarah yang diberi syarat tambahan: ensyarah erubatan (elatih) perlu lulus Ijazah Sarjana Kepakaran dan telah mendapat kelulusan Senat. Tempoh maksimum mendapat Ijazah Sarjana Kepakaran adalah mengikut tempoh yang telah diluluskan oleh Universiti. elanjutan tempoh percubaan boleh diberi jika tempoh maksimum yang diluluskan tamat. (Laksana Arahan Kerja elanjutan Tempoh ercubaan). Hadir dengan jayanya Kursus Induksi. Lulus peperiksaan perkhidmatan bagi jawatan tertentu seperti yang 14
CD emilik roses ernyataan indaan/ Awam Bilangan 1 Tahun 2004 (Kaedah enetapan Tarikh engesahan Dalam erkhidmatan) disyaratkan dalam skim perkhidmatan. Memulakan pengajian di peringkat h.d (ensyarah Gred DS45). - Dalam tempoh satu (1) tahun dari tarikh surat tawaran. - Tempoh maksimum mendapat Ijazah Sarjana adalah mengikut tempoh yang telah diluluskan oleh Universiti. elanjutan tempoh percubaan boleh diberi jika tempoh maksimum yang diluluskan tamat inda ()/ (B)/ 7.4 Sedia dan Hantar Notis emberitahuan elanjutan Tempoh ercubaan 7.4.1 Sedia dan hantar Notis emberitahuan elanjutan Tempoh kepada staf melalui KJ dalam tempoh dua (2) bulan setelah tamat tempoh percubaan Rujuk: Warta Kerajaan eraturanperaturan egawai Awam (elantikan, Kenaikan angkat dan enamatan) 2005 (er. 28 hingga 31) Surat ekeliling Suruhanjaya erkhidmatan Awam Bilangan 1 Tahun 2000 (Garis anduan Dalam eraturan elanjutan Tempoh ercubaan) 7.4 Sedia dan Hantar Notis Tamat Tempoh percubaan asal atau yang dilanjutkan 7.4.1 Sedia dan hantar notis tamat tempoh percubaan asal atau yang dilanjutkan kepada staf melalui KJ. 15
CD emilik roses ernyataan indaan/ 7.9 Uruskan Tindakan enamatan erkhidmatan 7.9 Hantar Laporan kepada Ketua BSM inda ()/ (B)/ 7.9.1 Buat surat kepada Ketua Bahagian engurusan Sumber Manusia untuk proses tamatkan perkhidmatan 7.12 Rekod elanjutan Dalam Sistem e-ihrams 7.12.1 Rekod dalam Sistem e-ihrams tempoh pelanjutan bagi tujuan RK 7.13 Buat emantauan 7.9.1 Buat surat melaporkan kepada Ketua Bahagian engurusan Sumber Manusia untuk proses tamatkan perkhidmatan 7.12 Rekod Tempoh elanjutan Dalam Sistem e- IHRAMS 7.12.1 Rekod tempoh pelanjutan dalam Sistem e- Ihrams 7.13 Buat emantauan 7.13.2 Uruskan tindakan penamatan perkhidmatan jika masih tidak disahkan selepas tamat tempoh pelanjutan kali kedua 7.13.2 Uruskan tindakan penamatan perkhidmatan jika masih tidak disahkan selepas tamat tempoh pelanjutan kali kedua. KBSM melaksanakan keputusan tindakan 7.15 Uruskan Tindakan enamatan erkhidmatan 7.15 Hantar Laporan kepada Ketua BSM 7.16 Laksanakan roses engesahan Dalam erkhidmatan 7.16.2 Rujuk: Kaedah enetapan tarikh D 7.16.3 Masukkan tarikh surat dan tarikh D ke dalam Sistem e-ihrams dalam tempoh 7 (tujuh) hari bekerja dari tarikh diluluskan oleh endaftar untuk tujuan RK 7.16.4 Cetak surat pengesahan untuk ditandatangan oleh Ketua Seksyen 7.16 Laksanakan roses engesahan Dalam erkhidmatan 7.16.2 Rujuk: Surat ekeliling erkhidmatan UM Bilangan 3 Tahun 2011 7.16.3 Cetak surat pengesahan untuk ditandatangan oleh Ketua Seksyen 7.16.4 Masukkan tarikh surat dan tarikh D ke 16
CD emilik roses ernyataan indaan/ dalam Sistem e-ihrams dalam tempoh 7 (tujuh) hari bekerja dari tarikh diluluskan oleh endaftar inda ()/ (B)/ 7.17 Kemaskini Rekod 7.17 Kemaskini Rekod 7.17.1 Masukan borang permohonan, keputusan permohonan dan surat kelulusan ke dalam fail pegawai 7.17.2 Rekod dalam sistem e-ihrams tempoh pelanjutan bagi tujuan RK fail pegawai 7.18 Tamat 7.18 Tamat 7.17.1 Rekod tempoh pelanjutan dalam sistem e- IHRAMS 7.17.2 Masukkan borang permohonan, keputusan permohonan dan surat kelulusan ke dalam 17
CD emilik roses 8.0 REKOD KUALITI ernyataan indaan/ 8.0 REKOD KUALITI inda ()/ (B)/ Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UM/(No. Staf) Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UM/(No. Staf) Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus Fail egawai Notis emberitahuan Kelayakan engesahan Dalam erkhidmatan Borang Laporan engesahan Dalam erkhidmatan (OR/END/BR03/D) Borang Laporan engesahan Dalam erkhidmatan (OR/END/BR03/D) LAMIRAN A (jika ada) Borang Opsyen Untuk Memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan ekerja Selaras Dengan eruntukan Seksyen 6A (1) indaan Akta encen ihak-pihak Berkuasa Berkanun dan Tempatan 1980 (Akta 239) encen 1980 (OR/END/BR03/OSYE N) yang telah dilengkapkan (jika berkenaan) T (/O) Seksyen engurusan Rekod dan Data Bilik Rekod Fail ejabat endaftar Sepanjang tempoh perkhidmatan endaftar Arkib Fail egawai Notis emberitahuan Kelayakan engesahan Dalam erkhidmatan Borang erakuan engesahan Dalam erkhidmatan (OR/END/BR03/D ) yang lengkap Borang Opsyen Bagi Skim Kumpulan Wang Simpanan ekerja Mengikut Subseksyen 6a(1) Akta encen 1980 (Akta 239) (jika berkenaan) Surat engesahan Dalam erkhidmatan Notis emberitahuan Tamat Tempoh percubaan asal Surat Kelulusan elanjutan Tempoh ercubaan Borang permohonan pelanjutan tempoh percubaan (OR/END/BR03/E LANJUTAN) (jika ada) T (/O) Seksyen engurusan Rekod dan Data Bilik Rekod Fail ejabat endaftar Sepanjang tempoh perkhidmat an endafta r Arkib 18
CD emilik roses ernyataan indaan/ yang lengkap inda ()/ (B)/ e-ihrams Sistem Bersepadu engurusan Sumber Manusia (Intergrated Human Resource Management Systems) egawai Teknologi Maklumat idec idec 19
CD emilik roses Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Surat engesahan Dalam erkhidmatan Notis emberitahuan Tamat Tempoh ercubaan (jika ada) Notis emberitahuan elanjutan Tempoh ercubaan (jika ada) Surat Kelulusan elanjutan Tempoh ercubaan (jika ada) Borang permohonan pelanjutan tempoh percubaan(or/end/b R03/ELANJUTAN) (jika ada) Tanggungjawab Menyelenggara ernyataan indaan/ Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus inda ()/ (B)/ e-ihrams Sistem Bersepadu engurusan Sumber Manusia (Intergrated Human Resource Management Systems) egawai Teknologi Maklumat idec Ketua Seksyen Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT) idec 20
CD emilik roses Borang Laporan engesahan Dalam erkhidmatan (OR/END/BR03/D No. Semakan: 01, No. Isu: 02, Tarikh Kuatkuasa : 08/08/2011 ernyataan indaan/ Borang erakuan engesahan Dalam erkhidmatan (OR/END/BR03/D) No. Semakan: 02, No. Isu: 02, Tarikh Kuatkuasa : 09/05/2012 inda ()/ (B)/ BAHAGIAN A: ERAKUAN ENGESAHAN OLEH EGAWAI YANG MENYELIA/KETUA JABATAN erhatian: 1. Sekiranya tuan/puan masih belum berpuashati untuk memberi perakuan kepada staf dalam tempoh percubaan, sila kemukakan alasan yang munasabah dengan mengisi Lampiran A dan kembalikan dengan kadar segera ke ejabat endaftar bagi tujuan rekod 2. Kegagalan atau kelewatan mengemukakan perakuan boleh mengakibatkan staf terlepas peluang kenaikan pangkat, tidak dapat menikmati kemudahan biasiswa melanjutkan pelajaran, pinjaman perumahan dan lain-lain faedah perkhidmatan Saya dengan ini mengesahkan bahawa... No. Staf... telah menjalankan tugas-tugasnya dengan jujur, tekun dan berkebolehan dan saya berpuashati dengan sifat peribadi dan kelakuannya dan dengan ini memperakukannya untuk disahkan dalam perkhidmatan BAHAGIAN A: ERAKUAN ENGESAHAN OLEH EGAWAI YANG MENYELIA/KETUA JABATAN ERHATIAN: Kegagalan atau kelewatan mengemukakan perakuan: i. boleh mengakibatkan staf terlepas peluang kenaikan pangkat, tidak dapat menikmati kemudahan biasiswa melanjutkan pelajaran, pinjaman perumahan dan lain-lain faedah perkhidmatan ii. merupakan pelanggaran tatatertib di bawah peraturan 4(2)(g), (i) dan (j), eraturan-peraturan egawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 [.U(A) 395/1993] Saya dengan ini mengesahkan bahawa... No. Staf... diperakukan untuk disahkan dalam perkhidmatan kerana telah menjalankan tugasnya dengan jujur, tekun dan berkebolehan dan saya berpuashati dengan sifat peribadi dan kelakuannya engesahan dalam perkhidmatan pegawai ditangguhkan dan akan dinilai semula sebelum tamat tempoh percubaan asalnya. egawai telah dimaklumkan mengenai perkara ini. Alasan penangguhan adalah seperti berikut:...... (sila buat lampiran sekiranya ruangan tidak mencukupi) 21
CD emilik roses ernyataan indaan/ tidak diperakukan untuk disahkan dalam perkhidmatan kerana...... (bagi kes pegawai yang telah tamat tempoh percubaan asal/yang dilanjutkan) inda ()/ (B)/ Disokong oleh: egawai enyelia Ketua TJ Tandatangan dan Cap Rasmi egawai enyelia Tarikh:...... Tandatatangan dan Cap Rasmi Ketua TJ Tarikh:......... Tandatangan dan Tandatangan dan Cap Rasmi Cap Rasmi Tarikh:... Tarikh:... Muka surat 2 borang mansuh OR/END/BR03/D - LAMIRAN A ENANGGUHAN ENGESAHAN DALAM ERKHIDMATAN * Dimansuhkan keseluruhan proses Borang ermohonan elanjutan Tempoh ercubaan (OR/END/BR03/ELANJUTAN) No. Semakan: 01, No. Isu: 02, Tarikh Kuatkuasa : 08 /08/ 2011 BAHAGIAN A: SYARAT ERCUBAAN DALAM ERATURAN ELANJUTAN TEMOH dimansuhkan bahagian A: syarat dalam peraturan pelanjutan tempoh percubaan Borang ermohonan elanjutan Tempoh ercubaan (OR/END/BR03/ELANJUTAN) No. Semakan: 02, No. Isu: 02, Tarikh Kuatkuasa : 09/05/2012 mansuh 22
CD emilik roses BAHAGIAN B: MAKLUMAT STAF Nama egawai: Jabatan/TJ Jawatan: Tarikh Lantikan: Tarikh Tamat Tempoh ercubaan 1-3 tahun BAHAGIAN D: ENGESAHAN STAF ernyataan indaan/ Digabungkan dengan ditambahbaik menjadi - A. RUANGAN UNTUK EGAWAI pada borang baru A. RUANGAN UNTUK EGAWAI Nama Staf: No. Staf Jabatan/TJ: Jawatan/Gred: Tarikh Lantikan: Tarikh Tamat Tempoh ercubaan 1. Saya dengan ini ingin memohon supaya tempoh percubaan dalam perkhidmatan saya dilanjutkan selama tempoh yang sesuai atas sebab-sebab seperti yang dinyatakan di bawah: inda ()/ (B)/ 1.1 tidak hadir/gagal* dalam Kursus Induksi 1.1.1 Modul Umum Tandakan ( ) 1.1.2 Modul Khusus 1.2 tidak hadir/gagal* dalam eperiksaan erkhidmatan (sila nyatakan): 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.3 tidak mendapat perakuan Ketua Jabatan dalam tempoh percubaan asal 1.4 Sebab-sebab lain (sila nyatakan): 2. Semoga permohonan ini mendapat pertimbangan yang sewajarnya dari tuan dan diucapkan terimakasih.... Tarikh:... (Tandatangan) 23
CD emilik roses ernyataan indaan/ BAHAGIAN C:UNTUK KEGUNAAN EJABAT ENDAFTAR B. UNTUK KEGUNAAN EJABAT ENDAFTAR inda ()/ (B)/ Diluluskan pelanjutan: Tanpa denda/dengan denda* mulai... hingga... Disemak oleh: elanjutan Tempoh ercubaan Diluluskan Tanpa Denda/Dengan Denda* mulai: Hingga Disemak oleh: Cap tarikh terima Disahkan oleh: (Cap tarikh terima) BAHAGIAN E: ERAKUAN EGAWAI ENYELIA DAN KETUA TJ - C. UNTUK KEGUNAAN EGAWAI YANG MENYELIA/KETUA JABATAN Definasi elanjutan Tempoh erlanjutan Tempoh ercubaan: ELANJUTAN TANA DENDA: elanjutan kerana gagal disahkan dalam tempoh percubaan asal yang ditetapkan BUKAN disebabkan oleh tindakan tatatertib atau kecuaian pegawai ELANJUTAN DENGAN DENDA: elanjutan kerana gagal disahkan dalam tempoh percubaan asal yang ditetapkan disebabkan oleh kesilapan, kecuaian dan kelemahan pegawai Disokong Oleh egawai enyelia Ketua TJ... Tandatangan dan Cop Rasmi egawai enyelia... Tandatangan dan Cop Rasmi Ketua TJ... (Tandatangan dan Cap Rasmi)... (Tandatangan dan Cap Rasmi) Tarikh: Tarikh: Tarikh: Tarikh: 24
CD emilik roses BAHAGIAN F: UNTUK KELULUSAN ENDAFTAR ernyataan indaan/ D. UNTUK KEGUNAAN EJABAT ENDAFTAR inda ()/ (B)/ Saya dengan ini meluluskan/tidak meluluskan* pelanjutan tempoh percubaan pegawai berkenaan Ulasan (jika ada): Borang Opsyen Memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan ekerja (OR/END/BR03/OSYEN) No. Semaka : 02, No. Isu: 02. Tarikh Kuatkuasa : 18/11/2011 TAWARAN OSYEN UNTUK MEMILIH SKIM KUMULAN WANG SIMANAN EKERJA SELARAS DENGAN ERUNTUKAN SEKSYEN 6A (1) INDAAN AKTA ENCEN IHAK-IHAK BERKUASA BERKANUN DAN TEMATAN 1980 (AKTA 239) 1. Saya No. Kad engenalan Yang dilantik sebagai... pada.. dengan ini BERSETUJU memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan ekerja TIDAK BERSETUJU memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan ekerja 2. Saya sesungguhnya faham bahawa oleh kerana saya telah tidak memilih SKIM KUMULAN WANG SIMANAN EKERJA, maka saya dengan sendirinya tertakluk di bawah Skim encen mengikut Akta 239. Sekian, terima kasih. Yang benar, Saya dengan ini meluluskan/tidak meluluskan* pelanjutan tempoh percubaan pegawai berkenaan Ulasan (jika ada): Borang Opsyen Bagi Skim Kumpulan Wang Simpanan ekerja Mengikut Subseksyen 6A(1) Akta encen 1980 (Akta 239) (OR/END/BR03/OSYEN) No. Semakan: 03, No. Isu: 02, Tarikh Kuatkuasa : 09/05/2012 mansuh 1. Saya.No. Staf... yang dilantik sebagai... pada dengan ini membuat opsyen untuk: memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan ekerja (KWS) menolak Skim Kumpulan Wang Simpanan ekerja (KWS) 2. Saya sesungguhnya mengaku memahami bahawa jika saya menolak SKIM KUMULAN WANG SIMANAN EKERJA, atau mengembalikan borang ini tanpa menyatakan apa-apa pilihan atau menyatakan apa-apa syarat kepada pilihan atau tidak mengembalikan borang opsyen ini mengikut peraturan yang ditetapkan, maka saya hendaklah di beri taraf sebagai pegawai berpencen mengikut Akta 239. Saya sesungguhnya mengetahui bahawa opsyen yang telah dibuat ini adalah MUKTAMAD.... Tarikh:... (Tandatangan ) Tandatangan :... Nama :... 25
CD emilik roses ernyataan indaan/ inda ()/ (B)/ Disaksikan oleh :... (Tandatangan) Nama :... No.Kad engenalan/no.staf :... Jawatan :... No. Kad engenalan/no.staf :... Tarikh :... Jawatan :... Tarikh :... CATATAN: Sila rujuk panduan kemudahan bagi Skim encen dan Skim KWS di mukasurat belakang - Nota: 1. Sila rujuk panduan kemudahan bagi Skim encen dan Skim KWS di mukasurat belakang 2. Tandakan ( ) dalam kotak yang berkenaan 26