Sistem Applikasi e-office Manual Pengguna PT Elmara Rezki Utama 2011
Daftar isi Bab I - Pendahuluan... 4 Bab II - Tampilan Layar... 6 2.1 Login :... 6 2.2 Home page (halaman awal) :... 7 Bab III - Konten Aplikasi e-office... 8 3.1 Aplikasi Umum :... 8 3.1.1 Simpeg... 9 3.1.2 File Library...24 3.1.3 Absensi Online...26 3.1.4 Mailing List (Milis)...30 3.1.5 Berita Internal...34 3.2 Aplikasi Pribadi :... 39 3.2.1 Biodata...39 3.2.2 e-pesan...40 3.2.3 Agenda Kegiatan...48 3.2.4 Pesan Singkat...49 3.2.5 Notifikasi...50 3.2.6 Ubah Password...50 3.2.7 Setting...51 3.3 Tata Naskah Dinas... 52 3.3.1 Intrafax...52 3.3.2 Agenda Surat Masuk...54 2
3.3.3 Arsip Pribadi...60 3.4 Aplikasi e-formulir... 61 3.4.1 Formulir Absensi...62 3.5 Aplikasi Admin... 64 3.5.1 Admin e-office...65 3.5.2 Sticky...67 3.5.3 Simpeg...68 3.5.4 Penerbitan SPPD...68 3.5.8 Keluhan...71 3.5.5 Agenda Surat Masuk...72 3.5.6 SMS Broadcast...73 Lampiran I : Daftar Istilah...75 3
Bab I - Pendahuluan e-office adalah suatu aplikasi pendukung program Reformasi Birokrasi yang cocok untuk digunakan di lingkungan kantor Kementerian / Instansi pemerintah / Pemerintah Daerah. Sistem ini didesain mengikuti pola dan aturan yang ada dalam sistem pemerintahan, dimana model administrasi kepegawaiannya sudah mengikuti sistem Pegawai Negeri Sipil (PNS) di Indonesia. Buku ini dimaksudkan sebagai panduan bagi pengguna / calon pengguna dalam memahami apa itu aplikasi e-office sehingga akhirnya bisa menggunakan dalam kegiatan pekerjaan sehari-hari di tempat kerja. Aplikasi e-office adalah suatu sistem aplikasi berbasis web, bisa dijalankan dilingkungan jaringan intranet, ataupun bisa diakses dari jaringan internet kalau server yang digunakan mempunyai koneksi IP publik dengan nama domain yang terdaftar. Dengan demikian, pengguna aplikasi e-office hanya memerlukan web-browser seperti Mozilla Firefox, Internet Explorer, Google Chrome, atau lainnya. Tentu saja unit 4
komputer atau note book tersebut harus tersambung ke jaringan data dimana server aplikasi e-office berada. Sebelum memulai penggunaan aplikasi e-office, coba dijalankan web-browser dan coba akses salah satu portal intranet yang berada dalam jaringan data yang sama dengan server e-office. Apabila portal intranet tersebut bisa ditampilkan, berarti unit komputer anda sudah siap. Kami menyadari tiada gading yang tak retak. Pada saat buku edisi 1 ini diterbitkan mungkin masih ada yang belum lengkap atau belum sempurna, namun kami berharap edisi 1 tetap bisa dimanfaatkan sebagai referensi pelengkap sesudah mengikuti pelatihan. Insya Allah penyempurnaan yang berkesinambungan akan dilakukan melalui edisi yang akan datang. 5
Bab II - Tampilan Layar Langkah pertama memakai aplikasi e-office harus melewati layar Login dan masuk ke halaman awal (home page). 2.1 Login : Begitu anda meng klik link ke aplikasi intranet, maka anda akan dibawa ke layar Login. Masukkanlah NIP dan password yang sudah diberikan. Setelah berhasil login dengan NIP dan password yang benar, maka home page akan ditampilkan. 6
2.2 Home page (halaman awal) : Tampilan home page aplikasi e-office terlihat di gambar di bawah. Modul-modul sistem e-office bisa diakses melalui drop-down menu yang berada dibawah header. Konten utama dibagi dalam 2 kolom, dimana kolom kiri terdiri atas kalender, menu topik Forum Diskusi, kotak penyampaian keluhan, dan info ulang tahun. Sedangkan kolom kanan terdiri dari kotak Selamat Datang, notifikasi dan Berita Internal. 7
Bab III - Konten Aplikasi e-office Sistem aplikasi e-office terdiri dari sejumlah modul aplikasi untuk memenuhi kebutuhan perkantoran guna meningkatkan efisiensi dan efektifitas pekerjaan sehari-hari. Modul-modul yang ada bisa dikelompokkan menjadi data kepegawaian, komunikasi interaksi antar pegawai, monitoring anggaran keuangan, sampai dengan pemantauan kinerja dalam rangka reformasi birokrasi. 3.1 Aplikasi Umum : Klik drop-down menu Aplikasi Umum maka pilihan yang tersedia akan terlihat seperti dibawah : 8
3.1.1 Simpeg Simpeg adalah aplikasi untuk Data Kepegawaian yang berisi informasi tentang pegawai, mulai dari Data pribadi, sampai data resmi seperti jabatan dan lain-lain. Menu Admin dan Search Pegawai hanya bisa dimanfaatkan oleh admin. - Informasi statistik : Pilihan data statistik yang tersedia bisa dilihat di layar tampilan dibawah. Apabila item yang bersangkutan di klik dengan mouse maka laporan yang bersangkutan akan ditampilkan di layar. 9
- Query Rekap Pegawai Query rekap pegawai bisa dijalankan secara fleksibel sesuai dengan opsi yang diperlukan. 10
Opsi pilihan parameter untuk Query. Kriteria : Semua, Pegawai Pusat, Pegawai Daerah, Pegawai Diklat. Jabatan : Semua, Eselon 1, Eselon 2, Eselon 3, Eselon 4, Pelaksana, Fungsional. Fungsional : Semua, Analis Kepegawaian, Arsiparis, Auditor, Dosen, Instruktur, Peneliti, Penguji Mutu Barang, Penyuluh 11
Perindustrian, Perekayasa, Perencana, Pranata Komputer, Pustakawan, Statistisi, Teknisi Litkayasa, Widyaiswara, dokter, perawat, pengendali dampak lingkungan, Apoteker, Asisten Apoteker, Bidan, Dokter Gigi, Pranata Lab Kes, Pranata Humas. Tingkat Pendidikan : Semua, SD, SMP, SMA, S1, S2, S3. Pilihan tingkat pendidikan bisa dipilih dimulai dari ( >= ) atau sampai dengan ( <= ) tingkat yang dipilih. Bisa juga dipilih satu perguruan tinggi tertentu saja. Batasan Umur : Apabila dikosongkan, artinya semua data dimasukkan. Apabila dimasukkan suatu angka, maka berlaku batasan = (hanya umur yang tertulis), atau >= (sampai dengan umur yang tertulis), atau <= (dimulai dari umur yang tertulis). Golongan : Semua, I/a, I/b, I/c, I/d, II/a, II/b, II/c, II/d, III/a, III/b, III/c, III/d, IV/a, IV/b, IV/c, IV/d, IV/e. Apabila pilihannya bukan Semua, maka berlaku batasan = (hanya umur yang tertulis), atau >= (sampai dengan umur yang tertulis), atau <= (dimulai dari umur yang tertulis). Tahun TMT Gol : Apabila dikosongkan, artinya semua data dimasukkan. Apabila dimasukkan suatu angka, maka berlaku 12
batasan = (hanya tahun yang tertulis), atau >= (sampai dengan tahun yang tertulis), atau <= (dimulai dari tahun yang tertulis). TMT CPNS : Apabila dikosongkan, artinya semua data dimasukkan. Apabila dimasukkan suatu angka, maka berlaku batasan = (hanya tahun yang tertulis), atau >= (sampai dengan tahun yang tertulis), atau <= (dimulai dari tahun yang tertulis). Unit Kerja : Unit kerja bisa dipilih apakah level kementerian, eselon I, eselon II, eselon III, atau eselon IV. - DSP / DUK : DSP / DUK digunakan untuk menampilkan informasi DSP (Daftar Susunan Pegawai) dan DUK (Daftar Urutan Kepangkatan). 13
Opsi pilihan : Daftar Susunan Pegawai Daftar Urut Kepangkatan Daftar Urut Kepangkatan Gol IV Unit kerja : Bisa dipilih mulai dari eselon I, eselon II, atau eselon III. BIODATA : Menu biodata digunakan untuk menampilkan biodata pegawai bersangkutan, seperti berikut. 14
Tampilan layar Biodata berisi informasi dasar seperti NIP, Nama, Gelar, Jabatan, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Agama, Status Perkawinan, Masa Kedinasan, No Karpeg, No Askes, No Taspen, No KTP, NPWP, dan foto. Data Keluarga : 15
Data keluarga berisi daftar anggota keluarga seperti anak, istri / suami, orang tua, yang dikelompokkan sebagai keluarga inti, keluarga kandung, dan keluarga istri / suami. Data Pendidikan : Data Pendidikan berisi informasi lengkap pendidikan umum, diklat struktural, diaklat Fungsional, dan Kursus. Pendidikan Umum. Pendidikan umum terdiri dari SD, SMP, SMA, S1, S2, dan S3. 16
Untuk menambahkan data pendidikan umum, klik link [Tambah Data]. Link ini hanya ada kalau anda mempunyai hak untuk menambahkan data Pendidikan Umum. Isilah kotak Nama Sekolah, Jurusan, Tempat/Lokasi, No Ijazah, Tanggal, dan Tingkat Ijazah. Lalu klik tombol Simpan maka data akan disimpan. Diklat Struktural. Diklat Struktural terdiri dari pendidikan yang menunjang jabatan struktural. 17
Untuk menambahkan data baru klik link [Input Data Baru]. Pilih jenis diklat, isilah kotak Waktu pelaksanaan, Penyelenggara, No Sertifikat, Tahun, dan Keterangan. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data. Diklat Fungsional Diklat Fungsional berisi data pendidikan yang menunjang jabatan fungsional. 18
Untuk menambahkan data diklat fungsional yang baru klik link [Tambah Data]. Isilah kotak Nama Diklat, Penyelenggara, Waktu Pelaksanaan, No Sertifikat, Tahun, dan Keterangan. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data. Kursus Kursus berisi data pendidikan / kursus lainnya yang belum termasuk dalam Pendidikan Umum, Diklat Struktural, atau Diklat Fungsional. 19
Untuk menambahkan data kursus yang baru klik link [Tambah Data]. Link ini hanyamuncul kalau anda mempunyai hak akses ke fitur ini. Isilah kotak isian Nama Kursus, Penyelenggara, Negara, Waktu Pelaksanaan, No Sertifikat, Tahun, dan Keterangan. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data. Data Pangkat : 20
Data pangkat berisi sejarah perubahan pangkat yang pernah dipegang. Untuk menambah data klik link [Tambah Data] (link ini hanya muncul kalau anda mempunyak hak akses untuk fitur ini). Pilih pangkat, isi kotak isian TMT, Nomor SK dan Tanggal, lalu klik tombol Simpan untuk menyimpan data. Data Jabatan : Berisi informasi perubahan jabatan yang pernah diduduki. 21
Untuk menambahkan data baru, klik link [Tambah Data] (link ini hanya terlihat apabila anda mempunyai hak akses ke fitur ini). Isi kotak Nama Jabatan, pilih jenjang jabatan, isi kotak unit kerja, periode jabatan, Nomor SK, dan Tanggal. Pilih status jabatan awal dan jenis mutasi. Lalu klik tombol Simpan untuk menyimpan data. 22
Lain-lain : Data lain-lain adalah mengenai Seminar/Workshop, Penugasan ke LN, Tanda Kehormatan / Jasa, Organisasi Profesi / Kemasyarakatan, Nilai TOEFL, Nilai DP3, No urut DUK, Hukuman Disiplin, Riwayat Medikal, Prestasi, Masa Kerja Tambahan, Assessment, KGB (Kenaikan Gaji Berkala), dan Karya Ilmiah. DRH (Daftar Riwayat Hidup) : DRH adalah bentuk data lengkap yang formatnya khusus untuk dicetak ke kertas. 23
3.1.2 File Library Aplikasi file library digunakan untuk file sharing antar pegawai. File apa saja yang dianggap akan bermanfaat bagi orang lain, bisa disimpan disini. Lama kelamaan, fitur ini bisa menjadi Knowledge Management System kalau suatu saat para pegawai yang mempunyai skill dan pengalaman bisa menulis dan meyimpan ilmunya disini. 24
Contoh tampilan dibawah menunjukkan struktur folder yang bisa ditelusuri untuk mencari file apa saja yang ada di library. Tampilan dibawah menunjukkan file-file yang ada didalam suatu folder yang bisa dilihat atau diunduh (down-load). File bisa diunduh dengan cara menempatkan kursor diatas nama file, lalu klik kanan, dan pilih Save Link As (kalau memakai Mozilla Firefox). 25
Pada layar tampilan diatas ada link untuk mengunggah (upload) file, di kanan atas. 3.1.3 Absensi Online Aplikasi ini digunakan untuk menampung data kehadiran / absensi pegawai yang dikumpulkan secara realtime untuk pegawai lokal, dan secara batch bagi pegawai yang berada di lokasi / kota lain. Informasi yang berhubungan dengan data kehadiran pegawai baik per pegawai ataupun per kelompok bisa dengan mudah didapatkan. 26
Hal yang bisa dilakukan dengan aplikasi absensi online adalah : Cari waktu bertemu Absensi Perorangan dalam setahun. Absensi harian Summary harian Rekapitulasi bulanan. Rekapitulasi bulanan : Fitur ini digunakan untuk menampilkan rekapitulasi kehadiran bulanan per pegawai. Ada beberapa jenis rekap yang tersedia : Rekap absen (uang makan). Berdasar kategori waktu kedatangan Per tanggal Per tanggal dilengkapi jam kerja Per tanggal berdasar status absensi Total jam kerja kumulatif Pilih jenis rekap yang diinginkan. Pilih bulan dan tahun. 27
Pilih unit kerja. Klik tombol Tampilkan, maka laporannya akan tampil di layar. Dibawah adalah contoh laporan Rekap absen (uang makan) : Baris M adalah jam masuk kantor, P jam pulang kantor, dan J jumlah jam kerja. Kotak dengan latar belakang merah, artinya tidak dapat hak uang makan. Dibawah adalah contoh laporan Rekap kedatangan : 28
Absensi perorangan dalam setahun : Fitur bisa digunakan untuk menampil status kehadiran seseorang dalam satu tahun. Klik link Absensi perorangan dalam setahun di layar awal modul absensi online, maka layar berikut akan muncul : Klik link Pilih nama-nama pegawai untuk mencari pegawai yang akan ditampilkan status kehadirannya, sebuah window baru akan ditampilkan. Kita bisa memilih satu atau lebih pegawai. Nama pegawai yang terpilih akan muncul didalam daftar diatas. 29
Pilih tahun yang diinginkan. Lalu klik tombol Tampilkan, maka kita akan dapat hasil seperti dibawah. 3.1.4 Mailing List (Milis) Milis mirip dengan forum diskusi dalam lingkungan terbatas. Anggota suatu milis bisa saling berkomunikasi dengan menggunakan e-pesan. E-Pesan cukup ditujukan ke nama milis, tidak perlu menuliskan nama masing-masing anggota, maka pesannya akan sampai kesemua anggota. Modul aplikasi milis ini hanya digunakan untuk administrasi milis, seperti pendaftaran milis baru, pendaftaran anggota baru, dan setting. Salah satu setting yang penting adalah 30
boleh tidaknya posting di milis dibaca oleh umum, atau hanya khusus anggota saja. Sedangkan operasional sehari-hari, anggota milis hanya menggunakan e-pesan. Setiap ada posting, maka semua anggota milis akan menerima pesan di inbox. Berikut adalah tampilan menu modul milis. Menu Tentang Milis Apabila kita klik link Tetang milis, maka tampilan berikut akan dimunculkan : 31
Dibagian bawah terlihat daftar milis yang sudah ada didalam sistem. Apabila salah satu nama milis diatas di klik, maka akan mucul tampilan berikut : 32
Terlihat ada 3 tab, Arsip, Anggota, dan Pendaftaran. Tab Arsip menampilkan daftar posting yang sudah ada. Dengan mengklik judul posting maka isinya akan bisa dibaca. Tab Anggota menampilkan daftar anggota milis. Tab Pendaftaran adalah formulir isian untuk menjadi anggota milis. 33
Menu Buat milis baru Menu ini digunakan untuk mendaftarkan milis baru. Apabila di klik, maka tampilan formulir dibawah akan muncul : Isi nama milis dan keterangan, serta opsi apakah posting bisa dibaca umum atau hanya anggota, opsi apakah keberadaan milis muncul didalam list umum atau dirahasiakan. Kemudian klik tombol Simpan, maka milis akan didaftarkan didalam sistem. 3.1.5 Berita Internal Aplikasi ini menjadi sarana untuk berbagi berita antar pegawai. 34
Kalau kita klik menu Kumpulan berita, maka tampilan berikut akan terlihat di layar : Ini adalah daftar berita dimulai dari yang paling baru. 35
Kalau kita klik menu Pengumuman, maka tampilan khusus daftar pengumuman dimulai dari yang terbaru akan ditampilkan seperti dibawah : Kalalu kita klik menu Diklat dan Beasiswa, maka yang akan muncul adalah daftar berita khusus mengenai diklat dan beasiswa, dimulai dari yang terbaru : 36
Kalau menu Info tentang HAKI di klik, maka tampilan adalah mengenai info HAKI. 37
Untuk melihat isi berita, klik pada judul berita, maka halaman isi akan ditampilkan beserta komentar yang sudah masuk. Pada halaman ini anda juga bisa menambahkan komentar. Menambahkan berita baru : Klik menu Input berita baru, maka tampilan dibawah akan muncul di layar : Isikan judul berita dan isi berita, kalau ada lampiran (attachment) bisa diunggah, masukkan password e-office, kemudian klik tombol Simpan. 38
3.2 Aplikasi Pribadi : Hover drop-down menu Aplikasi Pribadi dengan mouse, maka akan terlihat pilihan-pilihan yang tersedia. 3.2.1 Biodata Berguna untuk melihat dan melakukan koreksi biodata pribadi yang tersimpan didalam sistem. Diantara data yang bisa disimpan dan ditampilkan adalah data pribadi, data keluarga, data pendidikan, data pangkat, data jabatan, dan lain-lain. Bisa digunakan untuk membuat Daftar Riwayat Hidup. 39
3.2.2 e-pesan Merupakan sistem email sederhana yang bisa digunakan secara mudah untuk mengirim pesan antar pegawai. Begitu anda meng klik menu e-pesan maka anda akan dibawa ke tampilan Pesan Masuk. Pesan Masuk : Layar ini menampilkan daftar pesan yang ada di folder Pesan Masuk. 40
Untuk melihat isi pesan, anda bisa meng klik judul pesan yang diinginkan, maka akan terlihat tampilan dibawah : Baris paling bawah merupakan menu untuk memilih tindakan apa yang akan dilakukan terhadap pesan ini. <Older : menampilkan pesan sebelumnya. Newer>: menampilkan pesan sesudahnya. Balas : membuat balasan terhadap pesan ini. 41
Forward : melakukan forward pesan ini ke seseorang. Print : mencetak. Hapus : menghapus pesan ini. Jadikan arsip : memindahkan pesan ini ke folder Arsip Masuk. Kirim Pesan : Klik menu Kirim Pesan, maka anda akan diberikan tampilan dibawah : 42
Untuk memilih pegawai yang dituju, klik link [Pilih tujuan >>], lalu ikuti prosesnya. Tuliskan judul pada kotak Judul Pesan. Isi pesan ditulis di kotak bawahnya. Anda bisa memasukkan smiley kedalam pesan, klik link [Smiley>>]. Apabila ada berkas yang akan dilampirkan, klik tombol Browse.. yg disamping kotak Attachment. Bisa dilampirkan lebih dari satu berkas, ukuran total maksimum 32 MB. Contreng kotak Simpan sebagai arsip keluar seandainya pesan ini perlu disimpan di folder Arsip Keluar. Terakhir apabila sudah siap untuk dikirim, maka klik tombol Kirim yang ada di kiri bawah. Arsip Masuk : Arsip masuk adalah folder tempat penyimpanan arsip pesan masuk. 43
Apabila anda meng klik menu Arsip Masuk, maka tampilan berikut akan bisa anda lihat : Arsip Keluar : Sama seperti Arsip Masuk, Arsip Keluar adalah folder penyimpan arsip pesan yang sudah dikirim. Pesan keluar akan diarsipkan disini apabila diwaktu pengiriman, kotak kecil di kiri bawah di contreng. 44
Status Pengiriman : Status pengiriman berisi daftar pesan yang sudah dikirim. Disini bisa dilihat apakah sudah dibaca atau belum, ada tanggal kapan pesan itu dibacanya. Mailing List (Milis) : Menu ini digunakan untuk mengirim pesan ke milis. 45
Klik link Kirim pesan pada milis yang anda inginkan, maka anda akan dibawa ke layar pengiriman pesan seperti biasa. Group-List : Group adalah sekumpulan alamat e-pesan. Group ini akan memudahkan anda apabila anda sering mengirim e-pesan kepada sekelompok orang. Klik di menu Group-List akan menampilkan daftar dibawah ini : 46
Kalau anda belum pernah membuatnya, maka daftar ini akan kosong. Untuk membuat grup baru anda bisa meng klik link [Buat Daftar Baru ], maka layar dibawah akan ditampilkan : Tuliskan nama grup di kotak Nama Daftar. Klik link [Pilih Pegawai ] untuk menambahkan pegawai kedalam grup ini. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data grup alamat epesan yang baru dibuat. Filter : Filter digunakan untuk seleksi otomatis pesan masuk, sehingga berdasarkan kriteria didalam filter tersebut, pesan 47
yang baru diterima akan langsung masuk kedalam folder pribadi. 3.2.3 Agenda Kegiatan Bisa dimanfaatkan untuk membuat rencana kegiatan pribadi, dimana sistem bisa memberikan reminder setiap pagi kalau ada rencana kerjanya pada hari itu, dan dapat reminder misalnya 15 menit sebelumnya. Apabila anda sudah mempunyai rencana kegiatan pada suatu tanggal, maka tanggal tersebut akan ditamipkan bold pada kalender disebelah kiri. Untuk melihat rencana kerja yang sudah pernah disimpan untuk suatu tanggal, klik tanggal yang diinginkan pada kalender sebelah kiri. 48
Input rencana baru : Klik tanggal yang diinginkan pada kalender. Klik link Input Kegiatan baru : Isi kotak-kotak isian sesuai dengan formatnya. Klik tombol Simpan untuk menyimpan rencana kegiatan. 3.2.4 Pesan Singkat Digunakan untuk mengirim pesan singkat ke pegawai lainnya. 49
Untuk mengirim pesan baru, klik menu Kirim Pesan Singkat. Klik link [Pilih Tujuan>>] untuk memilih pegawai tujuan pesan. Tuliskan isi pesan pada kotak isian, lalu klik tombol Kirim untuk mengirim. 3.2.5 Notifikasi Berisi pemberitahuan yang diterima dari atasan atau lainnya. Untuk melihat lebih jelas maksud suatu notifikasi, klik saja judul topik yang berbentuk link. 3.2.6 Ubah Password Digunakan untuk mengubah password. 50
Masukkan password lama, dan masukkan password baru dua kali, kemudian klik tombol Simpan. 3.2.7 Setting Digunakan untuk melakukan pengaturan beberapa hal diaplikasi e_office seperti no hp, mengaktifkan notifikasi sms, dan notifikasi alpa. Masukkan nomor HP, pilih setting notifikasi e-pesan dan notifikasi alpa, kemudian klik tombol Simpan. 51
3.3 Tata Naskah Dinas Hover mouse ke menu Tata Naskah Dinas maka akan terlihat pilihan seperti disebelah. 3.3.1 Intrafax Intrafax adalah semacam fax internal, bisa digunakan untuk mengirim dokumen antar divisi / bagian, terutama akan sangat membantu apabila suatu kementerian mempunyai banyak kantor cabang di berbagai propinsi. Karena intrafax tidak menggunakan jaringan telepon dan mesin fax, maka masalah gangguan jaringan telepon, mesin fax rusak, listrik mati, atau kertas habis, dsb tidak lagi menjadi kendala. Untuk bisa memanfaatkan modul Intrafax ini anda harus sudah didaftarkan sebagai admin yang mempunyai hak untuk menerima surat masuk di tata naskah dinas. 52
Begitu masuk ke module intrafax, anda akan langsung berada di tab Dokumen Masuk, dimana dokumen masuk ditampilkan dalam daftar. Untuk menerima dokumen kiriman, klik judul dokumen yang ingin diterima, selanjutnya anda akan diarahkan ke proses unduhan. Klik link Catat ke Agenda Surat Masuk >> untuk mencatakan dokumen ini ke agenda surat masuk. Mengirim dokumen : Klik tab Kirim Dokumen, lalu klik link [Kirim Dokumen]. 53
Masukkan informasi yang dibutuhkan di kotak-kotak isian, pilih dokumen yang akan dikirim, contreng (klik) divisi / bagian yang dituju. Klik tombol Simpan untuk mengirim. 3.3.2 Agenda Surat Masuk Begitu anda klik menu Agenda Surat Masuk maka layar dibawah akan muncul tampilan Disposisi Dari Atasan. Ini adalah disposisi yang datang dari atasan untuk ditindak lanjuti. Link [Terima] yang ditampilkan pada kolom paling kanan menunjukkan bahwa status disposi tersebut belum diterima. Klik link [Terima] untuk menerimanya, maka link akan berubah menjadi disposisi. 54
Klik link disposisi untuk membuka data disposisi. Anda menindak lanjuti disposisi ini dengan memberikan nomor agenda, tanggal, jenis agenda, dan tindak lanjutnya. 55
Surat masuk : Untuk pencatatan surat masuk, klik tab Surat Masuk, maka layar seperti dibawah akan muncul. Ini adalah daftar surat masuk yang pernah dicatat untuk bagian yang anda bertindak sebagai admin disposisi. Untuk melihat detil informasi surat masuk, klik nomor agenda surat yang bersangkutan. Tampilan daftar surat masuk ini bisa dibuat secara selektif, apakah mau ditampilkan semua atau jenis agenda tertentu saja dengan melakukan pilihan pada dropdownlist sebelah atas daftar surat. Untuk masing-masing surat masuk didalam daftar, bisa dilakukan penelusuran apakah disposisinya sudah diterima atau belum oleh unit penerima disposisi dengan meng klik link Telusur>>. 56
Kalau diperlukan pencetakan lembar disposisi, klik link Cetak lembar disposisi yang ada dikolom kanan sesuai dengan surat yang dimaksudkan. Klik link [Input Surat Baru] untuk mencatatkan surat masuk yang baru. Surat ini adalah surat yang diterima langsung secara fisik, bukan disposisi dari atasan. Layar diatas digunakan untuk mencatat data surat masuk pada unit kerja anda, meliputi berbagai tahapan proses 57
penanganan. Begitu surat diterima, isikan informasi bagain atas lalu simpan. Kalau sudah ada disposisi, isikan data disposisi, lalu simpan. Kalau seksi anda yang membuat surat balasan sebagai penyelesaian, maka catatkan nomor surat keluar kemudian simpan. Rekap bulanan : Klik tab Rekap Bulanan, maka layar dibawah akan ditampilkan : Lakukan pilhan-pilihan sesuai rekap yang diinginkan, lalu klik tombol Tampilkan, maka informasi rekap bulanan akan tampil dilayar. Setting : Klik tab Setting untuk melakukan setting beberapa parameter dari modul disposisi yang akan berlaku di unit anda. Parameter-parameter tersebut akan menjadi opsi dalam 58
memasukkan informasi suatu surat masuk di unit kerja anda. Unit lain akan mempunyai setting sendiri. Ada empat parameter yang perlu didefinisikan dengan benar, yaitu Jenis Perintah, Unit Kerja Non Struktural, Jenis Agenda, dan Lain-lain. Pada layar tampilan masing-masing parameter yang anda pilih, akan ditampilkan daftar pilihan nilai parameter yang sudah didaftarkan. Anda bisa menambahkan pilihan nilai parameter dengan meng klik link [Input... baru] yang ada diatas daftar. Lalu masuk pilihan nilai parameter yang akan anda tambahkan, kemudian klik tombol Simpan untuk menyimpannya. Unit Kerja Non Struktural adalah unit non formal (ad-hoc) yang ada di unit kerja anda yang mungkin akan menerima disposisi atas surat-surat tertentu. Dengan adanya definisi unit kerja non struktural ini, maka lembar disposisi atas surat 59
masuk bisa memasukkan perintah disposisi untuk kelompok ini dalam lembar disposisi. 3.3.3 Arsip Pribadi Modul Arsip Pribadi digunakan untuk pencatatan surat pribadi atau dokumen referensi yang perlu di refer dengan mudah, softcopy dari dokumennya bisa diunggah ke server. Kelebihan menyimpan surat atau dokumen referensi di Arsip Pribadi adalah kemudahan akses dari mana saja, bisa dari kantor, bisa dari rumah, dari warnet, dari kantor lain, atau dari luar negeri sekalipun. Sedangkan dokumen yang disimpan dikomputer kerja di kantor tidak bisa diakses selagi berada diluar kantor. Tampilan diatas memperlihatkan daftar arsip yang sudah tersimpan dalam sistem. Dokumen tersebut bisa di unduh untuk mendapatkan dokumen tersebut kembali di komputer 60
lokal anda, dengan mng klik link download yang ada dikolom sebelah kanan. Untuk menyimpan dokumen baru klik link [Input Arsip Baru] dan formulir input data akan ditampilkan. Masukkan informasi dari dokumen yang akan disimpan, pilih file softcopynya, kemudian klik tombol Simpan. Sebelum menyimpan dokumen di arsip pribadi anda harus membuat folder khusus untuk anda sendiri dengan masuk ke tab Folder. Setiap orang bisa mempunyai lebih dari satu folrder untuk arsip pribadi. 3.4 Aplikasi e-formulir 61
Gambar disamping menunjukkan pilihan menu kalau dropdownmenu e-formulir di hover dengan mouse. 3.4.1 Formulir Absensi Formulir absensi digunakan untuk memasukkan data pelengkap atau koreksi terhadap data absensi yang sudah dimasukkan melalui mesin finger print. Klik link [Input Formulir Baru] maka formulir berikut akan tampil di layar. 62
Pilih pegawai, masukkan tanggal, jam, status absensi, dan keterangan. Isikan keterangan dan pilih atasan langsung pegawai yang bersangkutan, lalu klik tombol Simpan. Apabila sejumlah orang melakukan kegiatan yang sama yang punya efek ke status absensi, Form Rombongan bisa dimanfaatkan. Fitur ini hanya bisa digunakan untuk informasi tidak masuk kerja sepenuh hari, misalnya Perjalanan Dinas. Klik link [Input Formulir Baru] maka formulir dibawah akan ditampilkan. 63
Masukkan data tanggal, Uruian kegiatan, dan nomor surat tugas. Pilih pejabat menjadi atasan yang mengeluarkan surat tugas. Pilih pegawai yang termasuk dalam rombongan ini. Terakhir, klik tombol Simpan untuk menyimpan data. 3.5 Aplikasi Admin Aplikasi Admin adalah kumpulan menu untuk para administrator sistem e-office. Apabila anda melakukan hover pada dropdownmenu Admin maka daftar menu lanjutan yang tersedia akan terlihat seperti gambar disebelan kiri. 64
3.5.1 Admin e-office Menu Admin e-office digunakan oleh administrator aplikasi eoffice untuk menetapkan administrator-administrator untuk bidang-bidang yang lebih khusus dari aplikasi e-office ini. Ada dua hal yang perlu dilakukan oleh admin e-office disini, mendaftarkan admin untuk masing-masing sub aplikasi dan memasukkan daftar hari libur nasional. Hari libur nasional 65
harus dimasukkan setiap akan memasuki tahun yang baru sebelum berakhir tahun sebelumnya. Untuk menambahkan admin di sub aplikasi, klik nama aplikasi yang bersangkutan. Pilih pegawai yang akan menjadi admin untuk aplikasi ini, pilih unit kerja sebagai cakupan tanggung jawab administrasinya, kemudian klik tombol Create. Nama yang sudah dalam daftar admin dibagian bawah bisa dihapus ( misalnya sudah berhenti dari tugas admin) dengan meng klik link Hapus di kolom kanan. Memasukkan hari libur nasional : Klik menu Hari libur nasional disebelah kiri. Sebelah terlihat daftar hari libur yang sudah masuk. 66
Untuk memasukkan hari libur yang baru, pilih bulan dan tahun, lalu klik link [Input hari libur baru]. Masukkan tanggal, uraian, contreng check-mark kalau cuti bersama, lalu klik tombol Simpan. 3.5.2 Sticky Sticky digunakan untuk memasang suatu pemberitahuan yang akan tampil dihalaman depan (Homepage). Terlihat daftar pemberitahuan sebelumnya beserta tanggal expirenya. Klik link [Input sticky baru]. 67
Masukkan judul pemberitahuan, isi, dan tanggal expire. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data. 3.5.3 Simpeg Kegiatan administrasi aplikasi Simpeg mencakup pemasukan dan pemeliharaan biodata pegawai, validasi data, data entry dan pemeliharaan unit kerja, kegiatan administrasi untuk berbagai penyiapan formulir, dan lain-lain. 3.5.4 Penerbitan SPPD Modul SPPD online adalah perangkat untuk menyiapkan SPPD bagi pegawai, dilakukan oleh admin. 68
Sumber dana : Sumber dana untuk membiayai SPPD harus didaftarkan dulu dengan meng klik tab Sumber Dana. Setting : Sebelum membuat SPPD harus dilakukan dulu setting untuk beberapa hal, dengan meng klik tab Setting. Untuk administrasi persuratan, setting blank SPPD dan surat tugas harus dilakukan sesuai dengan kebutuhan. 69
Biaya transportasi lokal untuk berbagai kota di set dengan memilih sub-tab Biaya Transportasi Lokal. Standard besaran uang harian, penginapan, dan tiket pesawat antar kota-kota di Indonesia bisa di set dengan memilih subtab Biaya uang harian, penginapan, dan tiket pesawat. Menyiapkan dokumen SPPD : Pilih tab Penerbitan SPPD, pilih pegawai, lalu klik nama pegawai yang bersangkutan. Klik link Buat SPPD baru. Pilih sumber dana, propinsi tujuan, dan alat angkutan yang digunakan. Klik tombol Lanjut>>. 70
Masukkan data yang diperlukan, lalu klik tombol Simpan. 3.5.5 Keluhan Menu Keluhan digunakan untuk memantau dan memberi tanggapan terhadap keluhan yang masuk melalui box Keluhan di halaman depan. 71
Untuk memberikan tanggapan klik judul keluhan. Tuliskan tanggapan dan deskripsi solusi. Contreng Ya kalau jawaban ini sudah final. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data. 3.5.6 Agenda Surat Masuk 72
3.5.7 SMS Broadcast SMS Broadcast bisa digunakan untuk mengirim SMS ke sejumlah nomor ponsel. Apabila anda sudah membuat Group List ke siapa SMS akan dikirimkan, maka nama grup tersebut akan muncul dalam daftar diatas. Untuk mengirim SMS, klik link Kirim SMS >> pada grup yang diinginkan. Tulis isi SMS yang akan dikirim, laku klik tombol Simpan, maka SMS akan terkirim. Untuk membuat Group List yang baru klik link [Input Group Baru]. Tulis nama grup yang diinginkan, lalu klik tombol Simpan. Untuk menambahkan anggota grup, klik nama grup yang ada dalam daftar. 73
Tulis nama dan nomor HP, kemudian klik tombol Simpan. Anda harus membuat Group list ke siapa SMS akan dikirim. 74
Lampiran I : Daftar Istilah Intranet adalah sebuah sistem informasi yang berfungsi untuk mengumpulkan, mengolah, dan menyebarkan data serta informasi yang sifatnya internal. Tidak seperti website pada umumnya, Intranet hanya diperuntukkan bagi kalangan internal suatu organisasi. Pada perkembangannya, Intranet berkembang menjadi suatu wadah komunitas virtual, di mana setiap user dapat bertemu untuk saling bertukar pikiran dan data. Intranet bahkan dapat digunakan sebagai alat bantu bagi pimpinan dalam mengontrol kinerja stafnya. Menu adalah aplikasi pada Intranet yang berfungsi untuk mengolah data-data tertentu yang spesifik, seperti absensi, kepegawaian, dll. sifatnya Menu Absensi berarti aplikasi yang mengolah data absensi, demikian seterusnya. Di dalam menu, terdapat sub menu. Di dalam panduan ini, istilah menu sering juga disebut sebagai aplikasi atau feature. User adalah orang menggunakan Intranet. yang terdaftar untuk dapat Seluruh pegawai Depperin 75
yang masih aktif akan secara otomatis merupakan user. Pegawai honorer tidak diperkenankan untuk menggunakan Intranet. Admin adalah user yang memiliki hak khusus untuk melihat atau mengubah data tertentu, seperti data absen, data pegawai, data keuangan, dll. Admin yang dapat mengubah data absensi disebut dengan Admin Absensi, dan demikian seterusnya. Seseorang dapat menjadi Admin karena ditunjuk oleh unit kerjanya, atau karena jabatan yang melekat padanya. Sebagai contoh, Kepala Bagian Kepegawaian akan secara otomatis menjadi Admin Kepegawaian. Super Admin adalah admin yang tertinggi di dalam Intranet. Dia dapat membuat seseorang menjadi admin (dan sebaliknya), serta berkuasa penuh atas seluruh data dan informasi yang terdapat pada Intranet. Namun demikian, pada aplikasi tertentu kekuasaan Super Admin akan tetap dibatasi. Misalnya, ia tidak bisa membaca e-pesan milik orang lain. Super Admin tidak harus seorang menteri :-) 76
Login adalah proses masuknya seorang user ke dalam Intranet, mirip seperti orang yang akan masuk ke dalam ruangan rahasia. Pada saat itu, sistem akan melakukan identifikasi terhadap user tersebut dengan menanyakan NIP dan password-nya. Seorang user akan dianggap sebagai dirinya yang sesungguhnya oleh sistem jika ia telah berhasil melakukan login. User yang belum login tidak dapat mengakses Intranet secara penuh. Logout adalah proses keluarnya seorang user dari Intranet. Anda harus segera logout ketika hendak meninggalkan komputer. Jika tidak, maka orang lain yang menggunakan komputer tersebut akan dapat menggunakan hak akses yang Anda miliki. Perubahan apapun yang dilakukan oleh orang tersebut, maka sistem akan melakukannya. mencatat bahwa Anda lah yang Untuk melakukan logout, klik link Logout yang terdapat pada bagian kiri atas di halaman awal Intranet. Link adalah tulisan atau gambar yang jika diklik akan membawa kita ke tampilan yang lain. Link biasanya berwarna biru. Jika kursor berada tepat di atas tulisan 77
atau gambar tersebut, maka gambar kursor akan berubah dari bentuk panah menjadi tangan. Box adalah kotak yang berisi berbagai link yang terdapat pada suatu menu. Nama box terdapat pada bagian atasnya. Pada tampilan intranet terdapat beberapa box, seperti Box Aplikasi Umum, Box Login, Box Pengumuman, dll. IntrAlert adalah layanan informasi via sms yang dikirim oleh Intranet. Pada saat ini, fungsi IntrAlert masih terbatas untuk memperoleh password. Pengembangan terhadap feature ini masih terus dilakukan. Setiap kali mengirim sms ke IntrAlert, anda akan dikenai tarif sms standar sesuai operator kartu seluler anda. Nomor HP IntrAlert adalah 0813 19 976 986. 78
79