ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN DI SMA NEGERI 1 BANJARHAJO MENGGUNAKAN JAVA Naskah Publikasi diajukan oleh Buaetin Nadir 08.11.2466 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
ANALYSIS AND DESIGN OF FINANCIAL ADMINISTRATION INFORMATION SYSTEM IN SMA NEGERI 1 BANJARHARJO USING JAVA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN DI SMA NEGERI 1 BANJARHAJO MENGGUNAKAN JAVA Buaetin Nadir Jurusan Teknik Informatika STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT SMA Negeri 1 Banjarharjo is a school located in the District Banjarharjo Brebes. Recording and processing the data of financial administration still done manually. Recording the data in school files, such as of student data, income and outcome or making expenditures of financial reports are written by hand. It made the data search process takes longer when the data is needed again. In addition, it is possible that the occurrence of errors due to human error, eg in the calculation of financial data. School financial administration information system design aims to improve the existing system in SMA Negeri 1 Banjarharjo. The system expected to overcome the constraints that exist on the system manually. Moreover, it also makes exercising financial administration for the Treasurer in terms of data processing and presentation of the required information quickly, precisely and accurately. Financial administration information system is created using the Java programming language with the help of software Netbeans IDE 7.1 and MySQL Server 5.1 as the database. The system was designed according to the needs required by the financial administration of SMA Negri 1 Banjarhajo. Keywords : Information System, Financial Administration, Java, Mysql, Netbeans
1. Pendahuluan Ilmu pengetahuan dan teknologi berkembang sangat pesat saat ini yang senantiasa terus berubah ke arah yang lebih baik. Salah satu perkembangan yang ada adalah dalam hal teknologi di bidang sistem informasi, dan wujud dari teknologi sistem informasi adalah komputer. Penggunaan komputer dalam berbagai macam pekerjaan dewasa ini sudah sangat dibutuhkan, karena manusia menyadari bahwa banyak manfaat yang dapat diperoleh dari penggunaan komputer. Saat ini pengolahan data administrasi keuangan di SMA Negeri 1 Banjarharjo masih dilakukan secara manual, data-data keuangan masih dituliskan di dalam buku tanpa bantuan sebuah komputer. Kelemahan sistem manual yang dijalankan di sekolah tersebut adalah dibutuhkannya waktu yang lama dalam hal pengolahan data juga memungkinkan terjadinya kesalahan sewaktu penghitungan (human error). Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan dapat membantu meminimalisir kesalahan dan membuat pekerjaan lebih cepat dan akurat, sehingga penangan administrasi keuangan dapat di lakukan dengan efektif. Untuk itulah diperlukannya sebuah sistem informasi untuk menjembatani antara pekerja dan komputer. Hal ini diperlukan untuk mempermudah pelaksana adminstrasi bagi bendaharawan dalam pengolahan data. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem Sistem adalah tatanan yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan tugas/fungsi khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses/pekerjaan tertentu. 1 2.2 Konsep dasar Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. 2 2.3 Konsep dasar sistem informasi Sistem informasi di definisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut : 1 Kusrini M. Kom. 2007, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Yogyakarta: Andi Offset, Hal 11 2 Hanif Al Fatta. 2007, Analisis dan perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Yogyakarta: Andi Offset, Hal 9
Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 3 2.3.1 Komponen Sistem Informasi John Burch dan Gary Grudnitski berpendapat sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), dan blok kendali (control block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. 1. Blok masukan. Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input di sini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok model. Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok keluaran. Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang benrguna untuk semua tingkat menajemen serta semua pemakai sistem. 4. Blok teknologi. Teknologi merupakan kotak alat (tool-box)dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan sekaligus mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Blok database. Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. 6. Blok kendali. Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi. 3 Jogiyanto HM, 1999, Analisis dan Desain Sistem Informasi :Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta: Andi Offset, hal 8
2.4 Sistem informasi administrasi keuangan Administrasi adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit ini sebenarnya lebih tepat disebut dengan tata usaha. 4 Jadi sistem informasi administrasi keuangan bisa didefinisikan sebagai sistem informasi yang menangani masalah administrasi keuangan baik itu pemasukan maupun pengeluaran. 3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis PIECES Tahapan analisis yang dilakukan dengan metode PIECES, antara lain: 1. Performance (Kinerja) Analisis kinerja adalah kemampuan atau peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi efektif. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (response time) dari suatu sistem. 2. Information (informasi) Informasi merupakan suatu hasil dari data yang telah diolah sedemikian rupa sehingga mempunyai manfaat bagi yang menerimanya. 3. Economy (ekonomi) Diperlukan untuk mengetahui apakah sistem baru yang akan dibuat cukup efisien dalam hal biaya. 4. Control (kendali) Kontrol merupakan pengendalian sistem dalam hal ini didasarkan pada segi ketepatan waktu, kemudahan akses data dan ketelitian data yang diproses. 5. Efficiency (efisiensi) Efisien berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada digunakan seefisien mungkin dengan pemborosan yang paling minimal. 6. Service (pelayanan) Peningkatan pelayanan memperlihatkan kualitas dari suatu sistem informasi. 3.2 Perancangan Sistem 3.2.1 Flowchart Flowchart merupakan penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urutan-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan 4 Hendi Haryadi. 2009, Administrasi Perkantoran untuk Manager dan Staf, Jakarta: Transmedia Pustaka. Hal 1
programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian. 3.2.2 Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram (DFD) merupakan diagram yang menggambarkan alur data yang terjadi di dalam sebuah sistem yaitu menggambarkan sebuah data megalir dari mana berasal, kemana tujuan data keluar, proses apa yang berjalan dan dimana data akan disimpan. Berikut simbol yang digunakan dalam DFD.
3.3 Perancangan Basis Data 3.3.1 Relasi Antar Tabel Relasi antar tabel bertujuan untuk memberikan gambaran tentang hubungan masing-masingg tabel trhadap tabel lainnya. Dengan adanya relasi tersebut akan mempermudah pembacaan tabel karena akan terlihat field mana yang dijadikan primary key dan foreign keynya.
4. Implementasi Sistem Tahap implementasi merupakan tahap untuk menguji dan menggunakan sistem agar siap untuk diopersiakan. Tahap ini dilakukan sebelum benar-benar digunakan dengan baik oleh pengguna, untuk menjamin tidak ada kendala fatal yang muncul pada saat menggunakan sistem tersebut. 4.1 Implementasi Interface 4.1.1 Implementasi Interface Form login digunakan sebagai halaman masuk Admin ke menu utama. Tombol login digunakan untuk admin login dan tombol cancel untuk keluar.
4.1.2 Form Data Kelas Form data kelas digunakan untuk mengolah data kelas yang nantinya digunakan pada saat insert siswa. 4.1.3 Form Data Siswa Form data siswa digunakan untuk admin menambah, merubah dan menghapus data siswa.
4.1.4 Form Administrator From administrator ini digunakan untuk menambahkan admin atau petugas, yang bisa mengakses aplikasi administrasi keuangan ini. 4.1.5 Form Data Pembayaran Siswa Form ini digunakan untuk menambah atau menghapus data transaksi pembayaran siswa.
4.1.6 Form Pengeluaran Form pengeluaran digunakan untuk menambah atau menghapus data transaksi pengeluaran.
4.1.7 Form Tahun Ajaran Form tahun ajaran digunakan untuk mengolah data tahun ajaran. 4.1.8 Form Pembayaran Form pembayaran ini digunakan untuk mengolah jenis pembayaran yang ditangguhkan kepada siswa.
4.1.9 Form Profil Sekolah Form profil sekolah digunakan untuk merubah data profil sekolah yang nantinya digunakan untuk pembuatan laporan. 4.1.10 Form Kelas Siswa siswa. Form kelas siswa digunakan untuk memudahkan admin dalam mengatur kelas
4.1.11 Form Bukti Pembayaran Form bukti pembayaran untuk mencetak bukti pembayaran. Form ini muncul ketika admin menambahkan data transaksi pembayaran siswa. 4.1.12 Laporan Tunggakan Siswa Laporan tunggakan siswa ini digunakan untuk admin melihat atau mencetak data tunggakan pembayaran siswa.
4.1.13 Laporan Keuangan Laporan keuangan ini merupakan laporan untuk melihat atau mencetak laporan keuangan yang telah dikalkulasikan dalam periode bulan dan tahun tertentu.
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan, dapat disimpukan bahwa sistem informasi administrasi keuangan sangat menguntungkan dibanding dengan sistem yang sebelumnya. Kesimpulan ini didapat dengan melihat rumusan masalah dan hasil analisis yang telah dilakukan. Adapun kesimpulannya adalah sebagai berikut : 1. Sistem informasi administrasi keuangan ini dapat mengatasi kendala-kendala atau kelemahan-kelemahan pada sistem manual. 2. Sistem Informasi administrasi keuangan ini sangat membantu pihak administrasi untuk pengolahan data keuangan mulai dari input, proses, ataupun output dengan cepat, tepat dan akurat. 5.2 Saran Penulis menyadari bahwa proyek dalam tugas akhir atau skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu penulis memberikan beberapa saran supaya sistem ini dapat dikembangkan jauh lebih baik lagi. Saran tersebut antara lain : 1. Sistem informasi yang telah dibangun ini agar dijadikan bahan untuk pengembangan sistem lebih lanjut. 2. Sistem ini dapat dikembangkan dengan mengintegrasikan sistem lain misalnya Sistem Informasi Akademik, Sistem Presentasi dan lain-lain. 3. Sistem informasi ini juga bisa dikembangkan dengan konsep client/server. Sehingga sistem ini dapat digunakan oleh beberapa komputer.
Daftar Pustaka Jogiyanto HM. 1999. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Haryadi, Hendy.2009. Administrasi Perkantoran untuk Manager dan Staf. Jakarta: Transmedia Pustaka.