Halaman: 1/16 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini bertujuan menerangkan cara pelantikan staf tetap bagi jawatan Pensyarah dan Guru Bahasa serta Tutor di Universiti Putra Malaysia. Skop prosedur ini merangkumi pengiklanan, permohonan, saringan, temuduga, pemilihan, penawaran dan penerimaan staf tetap bagi jawatan Pensyarah dan Guru Bahasa serta Tutor di Universiti Putra Malaysia. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Bil. No. Dokumen Tajuk Dokumen 1. P.U. (A) 1 Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012 2. - Buku Panduan Perkhidmatan UPM 3. - 4. 5. SOK/BUM/GP03/ SARINGAN SOK/BUM/GP03/LAPOR DIRI Skim Perkhidmatan Dalaman Akademik Universiti Putra Malaysia Garis Panduan Membuat Saringan Mengikut Keperluan BIL. 6. - 7. - 8. - Garis Panduan Lapor Diri Pekeliling JPA Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2002- Senarai Kelayakan Yang Diiktiraf Oleh Kerajaan Yang Perlu Digunakan Dalam Urusan Ke Dalam Perkhidmatan Awam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 17 Tahun 2002- Panduan Pertukaran Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2008- Senarai Tambahan Kelayakan Yang Diiktiraf Oleh Kerajaan Yang Perlu Digunakan dalam Urusan ke
Halaman: 2/16 Bil. No. Dokumen Tajuk Dokumen 9. - 10. - 11. - Bil. 12. - 13. - 14. - 15. - 16. - 17. - Dalam Perkhidmatan Awam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 15 Tahun 2010- Perubahan Perbekalan Kenaikan Pangkat Skim Perkhidmatan Pensyarah Universiti, Pensyarah Perubatan, Pensyarah Pergigian Dan Pensyarah UiTM Pekeliling Perkhidmatan Bil. 20 Tahun 2009- Bayaran Insentif Pegawai Kesihatan Awam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2010 bayaran Insentif Akademik Pensyarah Perubatan di Institusi Pengajian Tinggi Awam Surat Pekeliling JPA Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2004- Pindaan Kadar Imbuhan Tetap Perumahan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 9 Tahun 2005- Pindaan Imbuhan Tetap Khidmat Awam Gred 41 Dan 42 Serta Gred 44 Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7 Tahun 2006- Pemanjangan Bantuan Sara Hidup Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 2007- Pengiktirafan Kelayakan Ijazah Sarjana dan/atau Ph.D Bagi Maksud Lantikan ke Dalam Perkhidmatan Awam Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 16 Tahun 2007- Pindaan Kadar Imbuhan Tetap Perumahan 18. - Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 17 Tahun 2007- Bayaran Insentif Perkhidmatan Kritikal Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 18 Tahun 2008- Pindaan Kadar Bayaran Insentif Pakar JPA. BK (S) 173/9/3. Jld.2 (24) 19. - Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 10 Tahun 2011 Dasar dan Prosedur Pelepasan Jawatan dan Peletakan Jawatan
Halaman: 3/16 Bil. No. Dokumen Tajuk Dokumen Bil. Pekeliling 20. - Minit Mesyuarat JKP/JPU/LPU 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN KPTM : Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia JPA : Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia LPU : Lembaga Pengarah Universiti JPU : Jawatankuasa Pengurusan Universiti JKP (GURU/PROF) : Jawatakuasa Pemilih (Guru/Profesor) PTJ : Pusat KPTJ : Ketua Pusat KB : Ketua Bahagian Pejabat KS : Ketua Seksyen Pejabat SU JKP : Setiausaha Mesyuarat JKP (Guru) PT (P/O) PTJ : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) PTJ PT (P/O) PEND : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat UPM : Universiti Putra Malaysia WP : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB, Ketua Bahagian dan Ketua Pusat bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan semasa proses pengiklanan, permohonan, saringan, temu duga, pemilihan, penawaran dan penerimaan staf tetap Pensyarah dan Guru Bahasa serta Tutor di Universiti Putra Malaysia. Sesiapa yang terlibat dengan perkara di atas perlu mematuhi prosedur ini.
Halaman: 4/16 6.0 CARTA ALIR TAMAT Sahkan lapor Diri di Pejabat Lapor Diri di PTJ 7.23 7.22 Tidak Keluarkan Surat Dukacita 7.14 Tidak MULA Sediakan Keperluan jawatan Terima permohonan Buat saringan Berjaya? Ya Hantar Permohonan Ke PTJ Saring Di PTJ Terima & semak Borang Lengkap? Ya Dapatkan Kelulusan JPU/LPU Lulus? Ya Keluarkan Surat Tawaran 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 Tidak 7.11 Laksanakan Mesyuarat JKP (Guru/ Prof.) PTJ Lengkapkan Borang 7.21 7.12 7.13 7.15 7.10 Tidak Maklumkan Keputusan Penangguhan 7.20 Tidak Terima Tawaran? Ya 7.16 Ya Diluluskan? 7.19 Tidak Mohon Penangguhan? 7.17 Luluskan Penangguhan 7.18
Halaman: 5/16 7.0 PROSES TERPERINCI 7.1 Mula TINDAKAN 7.2 Sediakan Keperluan Jawatan 7.2.1 Sediakan keperluan jawatan Pensyarah dan Guru Bahasa bertaraf tetap serta Tutor berdasarkan bidang yang diperlukan. 7.3 Terima Permohonan 7.3.1 Terima permohonan dari calon melalui Borang Permohonan Jawatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional (SOK/BUM/BR03/JAWATAN 01). 7.3.2 Jika terima permohonan dari calon melalui Borang Permohonan Jawatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional (SOK/BUM/ BR03/JAWATAN 01) di PTJ, terus ke langkah 7.7 7.4 Buat Saring 7.4.1 Saring dan asingkan permohonan mengikut kelayakan dan bidang yang ditetapkan dengan merujuk Skim Perkhidmatan JPA yang berkuatkuasa dan Garis Panduan Membuat Saringan Mengikut Keperluan (SOK/BUM/GP03/SARINGAN) dalam tempoh 14 (empat Belas) hari dari tarikh terima permohonan yang lengkap. 7.5 Berjaya? 7.5.1 Jika ya, ikut langkah 7.6 7.5.2 Jika tidak, tamat. TANGGUNGJAWAB KPTJ PT (P/O) PEND KPTJ PT (P/O) PEND/ KPTJ
Halaman: 6/16 7.6 Hantar Permohonan Ke PTJ 7.6.1 Hantar surat dan Borang Permohonan beserta dengan Borang Pengambilan Perancangan Tugas Akademik (SOK/BUM/BR03/TUGAS) untuk mendapatkan ulasan Dekan dan Senarai Semak Permohonan Tenaga Akademik Bharu/ Pembaharuan Perkhidmatan (Tetap/Kontrak) (SOK/BUM/SS03/TENAGA AKADEMIK). 7.6.2 Dapatkan Ulasan Dekan dalam tempoh 60 (enam puluh) hari dari tarikh surat dikeluarkan. 7.7 Saring di PTJ 7.7.1 Saring dan asingkan permohonan mengikut kelayakan dan bidang yang ditetapkan dengan merujuk Skim Perkhidmatan JPA yang berkuatkuasa dan Garis Panduan Membuat Saringan Mengikut Keperluan (SOK/BUM/GP03/SARINGAN). 7.7.2 Pilih calon yang memenuhi bidang dan keperluan. 7.7.3 Hantar senarai nama calon yang terpilih beserta borang permohonan, borang pengambilan perancangan tugas akademik (SOK/BUM/BR03/TUGAS) dan ulasan Dekan serta Senarai Semak Permohonan Tenaga Akademik Bharu/ Pembaharuan Perkhidmatan (Tetap/Kontrak) (SOK/BUM/SS03/TENAGA AKADEMIK) ke Pejabat selewat-lewatnya 60 (enam puluh) hari selepas menerima borang permohonan. 7.7.4 Hantar senarai nama penilai luar seramai lima (5) orang yang masih sah tempoh pelantikan (bagi jawatan Profesor). 7.7.5 Hantar surat makluman calon gagal saringan dan salinkan kepada Pejabat. PT (P/O) PEND KPTJ
Halaman: 7/16 7.8 Terima dan Semak Borang 7.8.1 Terima borang permohonan beserta dengan Borang Pengambilan Perancangan Tugas Akademik (SOK/BUM/BR03/TUGAS), Senarai Semak Permohonan Tenagan Akademik Baharu/ Pembaharuan Perkhidmatan (Tetap/Kontrak) (SOK/BUM/SS03/TENAGA AKADEMIK) dan ulasan dekan dari PTJ. PT (P/O) PEND 7.8.2 Semak dokumen dan pastikan permohonan adalah lengkap. 7.8.3 Dapatkan maklumbalas dari PTJ sekiranya tidak menerima kembali borang permohonan dalam tempoh yang ditetapkan. 7.8.4 Hantar Borang Penilaian kepada lima orang Penilai Luar (OPR/BUM/BR03/Laporan 01) kepada lima (5) orang Penilai Luar 7.8.5 Dapatkan sekurang-kurangnya tiga (3) laporan Penilai sebelum permohonan di bawa ke mesyuarat JKP Profesor (bagi jawatan Profesor). 7.9 Lengkap? 7.9.1 Jika ya ikut langkah 7.11 PT (P/O) PEND 7.9.2 Jika tidak ikut langkah 7.10 7.10 PTJ Lengkapkan Borang 7.10.1 Mohon PTJ untuk melengkapkan dokumen dan hantar ke Pejabat selewat-lewatnya lima (5) hari bekerja. PT (P/O) PEND/ PT (P/O) PTJ
Halaman: 8/16 7.11 Laksanakan Mesyuarat JKP (Guru/Prof.) 7.11.1 Sediakan senarai calon untuk dibawa ke Mesyuarat JKP PT (P/O) PEND (Guru). 7.11.2 Aturkan Mesyuarat JKP(Guru) dan maklumkan kepada ahli JKP(Guru) selewat-lewatnya lima (5) hari sebelum tarikh mesyuarat kecuali jika ada penambahan calon selain dari fakulti tersenarai. 7.11.3 Edarkan fail mesyuarat kepada ahli JKP(Guru) selewat-lewatnya tiga (3) hari bekerja sebelum tarikh mesyuarat kecuali jika ada penambahan atau perubahan calon, dokumen diedarkan sehari sebelum atau semasa mesyuarat. 7.11.4 Sediakan Catatan Keputusan Mesyuarat JKP (Guru) SU JKP (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP) 7.12 Dapatkan Kelulusan JPU/LPU 7.12.1 Sediakan Kertas Kelulusan JPU bagi memperakukan PT (P/O) PEND keputusan mesyuarat JKP (Guru) dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh pengesahan. 7.12.2 Sediakan Kertas Kelulusan LPU bagi memperakukan KB keputusan JKP (Prof.) dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh pengesahan. 7.13 Lulus? 7.13.1 Jika ya, ikut langkah 7.15 7.13.2 Jika tidak, ikut langkah 7.14 7.14 Keluarkan Surat Tidak Berjaya 7.14.1 Keluarkan surat kepada calon yang tidak berjaya. PT (P/O) PEND
Halaman: 9/16 7.15 Keluarkan Surat Tawaran 7.15.1 Keluarkan surat tawaran kepada calon yang berjaya dalam PT (P/O) PEND tempoh 12 (dua belas) hari bekerja dari tarikh terima petikan minit JPU. 7.16 Terima Tawaran? 7.16.1 Jika ya, ikut langkah 7.17 7.16.2 Jika tidak, proses tamat 7.17 Mohon Penangguhan? 7.17.1 Jika ya, ikut langkah 7.18 7.17.2 Jika tidak, ikut langkah 7.21 7.18 Luluskan Penagguhan 7.18.1 Maklumkan permohonan penangguhan calon melapordiri PT (P/O) PEND kepada dan dapatkan keputusan kelulusan penangguhan dari PTJ. 7.19 Diluluskan? 7.19.1 Jika ya, ikut langkah 7.20 7.19.2 Jika tidak, ikut langkah 7.21 7.20 Maklumkan Keputusan Penangguhan 7.20.1 Maklumkan keputusan permohonan penangguhan kepada calon. PT (P/O) PEND 7.21 Lapor Diri di PTJ 7.21.1 Lapor diri di PTJ berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh surat tawaran dikeluarkan atau sehari selepas tarikh tamat tempoh penangguhan lapor diri dengan merujuk kepada Garis Panduan Lapor Diri (SOK/BUM/GP03/LAPOR DIRI). CALON/ PT (P/O) PTJ
Halaman: 10/16 7.22 Sahkan Lapor Diri di Pejabat 7.22.1 Sahkan lapor diri calon dengan merujuk kepada Garis PT(P/O) PEND Panduan Lapor Diri SOK/BUM/GP03/LAPOR DIRI). 7.22.2 Jika tiada permohonan penangguhan dan calon tidak melapor diri selepas tempoh yang ditetapkan, batalkan tawaran pelantikan. 7.23 Tamat
Halaman: 11/16 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/PEND/500-1/3 Keperluan Perjawatan PTJ Surat-menyurat berkaitan permohonan jawatan PTJ 2. UPM/PEND/500-1/1 Perancangan Perjawatan Tahunan UPM- Keperluan Jawatan Surat-surat berkaitan mesyuarat perjawatan Surat-menyurat ke KPTM Kelulusan Perjawatan dari KPTM Salinan Waran Perjawatan dari Perbendaharaan. 3. UPM/PEND/500-1/8/1 Jadual Temu Duga Staf Bukan Akademik 4. UPM/PEND/500-1/5 Pangkalan data Permohonan Jawatan (SPJonline) Tempat dan Mengumpul dan Tempoh Menyelenggara Memfail Simpanan 3 Tahun 5. UPM/PEND/500-1/7 Senarai Saringan Calon 6. UPM/PEND/500-1/4 Pengiklanan Jawatan PT (P/O) KS Seksyen PT (P/O) KS Seksyen 2 Tahun Kuasa Melupus
Halaman: 12/16 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 7. UPM/PEND/1.7.1 Permohonan Jawatan (Akademik) Surat penghantaran Borang Permohonan Jawatan Akademik ke Fakulti Surat dan senarai calon yang dipilih/tidak dipilih daripada Dekan Surat permohonan minta dokumen lengkap dari calon Surat panggilan temuduga 8. UPM/PEND/1.7.2 Permohonan Jawatan (Pengurusan dan Profesional) Surat menyurat berkaitan permohonan Senarai calon Surat panggilan temuduga 9. UPM/PEND/500-1/10 Surat tawaran jawatan (Pengurusan dan Profesional) 10. UPM/PEND/500-1/13 Penangguhan Lapor Diri Surat permohonan penangguhan lapor diri Surat meminta ulasan/kelulusan Surat jawapan daripada Surat jawapan penangguhan kepada calon Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) KS Seksyen 2 Tahun 2 Tahun Kuasa Melupus
Halaman: 13/16 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 11. UPM/PEND/500-1/9 Mesyuarat J/K Pemilih (Guru) Surat panggilan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Pemilih (Guru) Surat panggilan mesyuarat kepada Dekan Fakulti 12. UPM/PEND/500-1/9/3 Minit Mesyuarat J/K Pemilih (Pengurusan dan Profesional dan Akademik) 13. UPM/PEND/500-1/14/3 Petikan Minit Mesyuarat J/K Pemilih (Profesor/ /Bendahari dan Ketua Pustakawan) 14. UPM/PEND/500-1/14/4 Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (Pengurusan dan Profesional) 15. UPM/PEND/500-1/14/5 Petikan minit Mesyuarat LPU () Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan 2 Tahun PT (P/O) PT Seksyen 2 Tahun PT (P/O) PT Seksyen 16. UPM/PEND/500-1/12/3 Surat Makluman Calon Tidak Berjaya 2 Tahun Kuasa Melupus Surat Makluman Calon Tidak Berjaya (Guru Bahasa & Tutor)
Halaman: 14/16 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 17. UPM/No. Staf Fail Peribadi Pegawai (No. Staf) Borang Akuan (SOK/BUM/BR03/AKUAN 01) yang telah dilengkapkan Borang Butir-butir Perkhidmatan Yang Lepas Dengan Badan-badan Awam/Swasta) (SOK/BUM/BR03/BUTIR) yang telah dilengkapkan Pemberitahuan Alamat Mengikut Akta Badan-badan Berkanun (Tatatertib Dan Suraj )2000 (Akta 605) (SOK/BUM/BR03/ALAMAT) yang telah dilengkapkan Borang Perakuan Untuk Ditandatangani Oleh Penjawat Awam Berkenaan Dengan Akta Rahsia Rasmi, 1972 (SOK/BUM/BR03/AKUAN 02) yang telah dilengkapkan Surat Penerimaan Lantikan (SOK/BUM/BR03/LANTIKAN) yang telah dilengkapkan Borang Ikrar Perkhidmatan Awam Malaysia (SOK/BUM/BR03/IKRAR) yang telah dilengkapkan Borang Pengesahan Lapor Diri Mula Bertugas (SOK/BUM/BR03/LAPOR) yang telah dilengkapkan Laporan Pemeriksaan Kesihatan (SOK/BUM/BR03/LPK) yang telah dilengkapkan Borang Maklumat Mengenai Pegawai Lantikan Baru (SOK/BUM/BR03/ MAKLUMAT) yang telah dilengkapkan Surat Aku Janji Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) KS Bilik Fail Pejabat Sehingga tamat perkhidmatan Kuasa Melupus
Halaman: 15/16 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Borang Kriteria Pemilihan dan Pemarkahan Calon Proses temuduga (PEND/BUM/BR03/ TEMUDUGA) yang telah dilengkapkan 18. UPM/PEND/500-1/6 Kriteria Saringan Petikan minit mesyuarat pihak pengurusan universiti Dokumen lain yang berkaitan 19. - Borang Pengambilan dan Perancangan Tugas Pegawai Akademik (PEND/BUM/BR03/TUGAS) yang telah dilengkapkan 20. - Borang Permohonan Jawatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional (SOK/BR03/JAWATAN 01) yang telah dilengkapkan 21. - Borang Kriteria Pemilihan dan Pemarkahan Calon ProsesTemuduga (SOK/BUM/BR01/TEMU DUGA) yang telah dilengkapkan (calon yang tidak berjaya) Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) KS Seksyen 2 Tahun PT (P/O) KS Seksyen PT (P/O) KS Seksyen 6 bulan selepas surat tawaran calon yang berjaya dikeluarkan PT (P/O) KS Seksyen Kuasa Melupus
Halaman: 16/16 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 02 02 SOK-BUM 5/2011 SOK-BUM 06/2012 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Pengurusan Pejabat Kali Ke- 229 Mesyuarat Pengurusan Pejabat kali Ke- 232 Disemak Oleh Disahkan Oleh Tarikh Kuatkuasa KB WP 03/01/2011 KB, Pengurusan Sumber Manusia KB, Pengurusan Sumber Manusia WP 22/08/2011 WP 05/06/2012