STRUKTUR ORGANISASI SEDERHANA DAN DESKRIPSI TUGASNYA Tugas 4 STRUKTUR ORGANISASI SEDERHANA DAN DESKRIPSI TUGASNYA Berikut ini adalah salah satu contoh struktur organisasi. Organisasi Lini adalah bentuk organisasi yang didalmnya terdapat garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan ke bawahan. Bentuk Struktur Organisasi Pada umumnya direktur memiliki tugas antara lain: 1. Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan 2. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer) 3. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan 4. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan Tugas manager keuangan: 1. Merencanakan dan menganalisa pembelanjaan perusahaan 2. Mengatur struktur aktiva (struktur kekayaan perusahaan) 3. Mengatur struktur finansial 4. Mengatur struktur modal Tugas Manajer Pemasaran adalah sebagai berikut : 1. Manajer pemasaran bertanggung-jawab terhadap manajemen bagian pemasaran 2. Manajer pemasaran bertanggung-jawab terhadap perolehan hasil penjualan dan penggunaan dana promosi 3. Manajer pemasaran sebagai koordinator manajer produk dan manajer penjualan
4. Manajer pemasaran membina bagian pemasaran dan membimbing seluruh karyawan dibagian pemasaran 5. Manajer pemasaran membuat laporan pemasaran kepada direksi Tugas Kasubag: Mengawasi setiap kegiatan organisasi. Struktur Organisasi Perusahaan
Job Description Job description komisaris utama: Mengepalai segala kegiatan perusahaan. Mengambil segala keputusan demi kelangsungan perusahaan. Menandatangani segala kontrak perjanjian kerja sama maupun kontrak kontrak penting lainnya. Job description komisaris: Membantu komisaris utama dalam menjalankan tugasnya. Menggantikan fungsi komisaris utama apabila komisaris utama berhalangan atau diberi wewenang khusus oleh komisaris utama. Mewakili komisaris utama dalam menandatangani kontrak (apabila sudah diberi wewenang khusus oleh komisaris utama Job description direktur: Membantu komisaris dan komisaris utama dalam menjalankan tugasnya. Menggantikan fungsi komisaris dan komisaris utama apabila komisaris atau komisaris utama berhalangan, setelah diberi wewenang khusus oleh komisaris dan komisaris utama. Memonitor kinerja semua kepala bagian. Job description kepala bagian keuangan: Mengendalikan keuangan perusahaan dengan dimonitor direktur Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran Melaporkan hasil laporan yang sudah diperiksa kepada direktur berupa jurnal dan neraca laporan keuangan. Job description kepala bagian purchasing: Mengendalikan semua proses pembelian perusahaan
Mengurus pembelian bahan baku. Mengurus pembelian inventaris kantor. Mengurus pembelian bahan penunjang proses produksi. Membuat laporan transaksi pembelian. Job description kepala bagian marketing: Mengendalikan semua proses marketing/promosi perusahaan Memeriksa laporan penjualan. Merencanakan pemasaran produk. Melaporkan hasil penjualan yang sudah diperiksa kepada direktur Job description kepala bagian produksi: Mengendalikan semua proses produksi perusahaan. Mengontrol jalannya proses produksi. Bertanggung jawab atas kelancaran proses produksi. Bertanggung jawab atas hasil produksi. Job description kepala bagian logistik: Mengendalikan semua proses logistik perusahaan. Menghitung jumlah kebutuhan bahan baku Mengontrol keluar masuknya barang Mengatur penempatan barang Bertanggung jawab bila terjadi kehilangan atau kerusakan barang. Job description administrasi: Mencatat segala transaksi pengeluaran yang dilakukan perusahaan. Mencatat segala transaksi penerimaan yang dilakukan perusahaan. Mencatat kegiatan operasional perusahaan. Membuat laporan kegiatan masing-masing bagian Job description staff keuangan:
Melaksanakan tugas yang diberikan kepala bagian keuangan. Job description kolektor: Melakukan penagihan pada konsumen yang memiliki masalah dalam pembayaran Job description staff purchasing: Melaksanakan tugas yang diberikan kepala bagian purchasing. Job description staff marketing: Melaksanakan tugas yang diberikan kepala bagian marketing. Job description staff produksi: Melaksanakan tugas yang diberikan kepala bagian produksi. Melakukan proses produksi menjahit Melakukan proses produksi cutting Melakukan proses produksi gosok Melakukan proses produksi finishing Melakukan proses produksi packing Melakukan proses produksi quality control Job description designer: Merancang model pakaian yang hendak dipasarkan, sesuai dengan keinginan konsumen. Memilih jenis kain, kancing yang dibutuhkan dalam pembuatan model pakaian tersebut. Job description teknisi: Melakukan perbaikan bila ada kerusakan pada mesin Melakukan pemeriksaan berkala pada mesin-mesin Job description staff logistik: Melakukan tugas yang diberikan kepala bagian logistik
Job description bagian transportasi (yang mencakup supir dan kenek): Melaksanakan tugas transportasi dalam perusahaan (supir) Membantu supir dalam melaksanakan tugasnya (kenek)
Struktur Organisasi Perusahaan Job description:
1. Dewan Direksi : Dewan direksi terdiri dari satu orang direktur utama, tiga orang wakil direktur utama dan enam orang direktur. Tugas utama dari direksi : Menentukan usaha sebagai pimpinan umum dalam mengelola perusahaan. Memegang kekuasaan secara penuh dan bertanggung jawab terhadap pengembangan perusahaan secara keseluruhan. Menentukan kebijakan yang dilaksanakan perusahaan, melakukan penjadwalan seluruh kegiatan perusahaan. Tanggung jawab dari direksi: Untuk mengelola usaha perseroan sesuai anggaran dasar. Pada tahun 2006 secara formal direksi mengadakan tiga kali rapat direksi untuk mengevaluasi kinerja operasional dan keuangan perseroan, serta meninjau strategi dan hal-hal penting lainnya. Selain itu beberapa pertemuan informal juga dilaksanakan untuk membahas dan menyetujui hal-hal yang membutuhkan perhatian dengan segera. 2. DIREKTUR UTAMA : Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan di bidang administrasi keuangan,kepegawaian dan kesekretarian.
Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan peralatan perlengkapan. Merencanakan dan mengembangkan sumber-sumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan. Mengendalikan uang pendapatan, hasil penagihan rekening penggunaan air dari langganan. Melaksanakan tugas-tugas yang di berikan Dewan Direksi. Dalam melaksanakan tugas-tugas Direktur Umum bertanggung jawab kepada Dewan direksi. Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif. Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi (biasanya bekerja sama dengan MD atau CEO) Memimpin rapat umum, dalam hal; untuk memastikan pelaksanaan tata tertib: keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat; mengarahkan diskusi kea rah consensus; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan. Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar. Memainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari board dan subkomite, sehingga tercapai keselarasan dan efektivitas.
Mengambil keputusan sebagaimana di delegasikan oleh BOD atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan dalam meeting-meeting BOD. Menjalankan tanggung jawab dari direktur perusahaan sesuai dengan standaretika dan hokum, sebagai refrensi dalam (apapun standar dokumen kebijakan direktur yang mungkin anda gunakan) 3. Direktur : Menetapkan Prosedur kegiatan perusahaan ditiap-tiap manajer untuk mencapai sasaran yang ditetapkan perusahaan. Menetapkan tujuan dari tiap-tiap manajer yang ada. Mengawasi dan mengkoordinir kegiatan-kegiatan dari manajer secara periodik dan pertanggungjawabannya. Mengadakan pengangkatan, mutasi dan pemberhentian karyawan beserta gajinya. Menetapkan kebijakan operasional perusahaan untuk jangka pendek. Sebagai pimpinan dari perusahaan. Direktur bertanggung jawab atas kerugian PT yang disebabkan direktur tidak menjalankan kepengurusan PT sesuai dengan maksud dan tujuan PT anggaran dasar, kebijakan yang tepat dalam menjalankan PT serta UU No. 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terbatas. Atas kerugian PT, direktur akan dimintakan pertanggungjawabannya secara perdata. Apabila kerugian PT disebabkan kerugian bisnis dan direktur telah menjalankan kepengurusan PT sesuai dengan maksud dan tujuan PT anggaran dasar, kebijakan
yang tepat dalam menjalankan PT serta UU No. 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terbatas, maka direktur tidak dapat dipersalahkan atas kerugian PT. 4. Direktur Keuangan: Direktur keuangan dapat membentuk organ setingkat di bawahnya yang jumlahnya di tetapkan dengan persetujuan Dewan Direksi. Mengawasi Operasional mengenai keuangan perusahaan. Melakukan pengecekan lapangan mengenai bagian keuangan Meminta pertanggungjawaban dari tiap-tiap bagian yang ada dibawahnya Mempertanggungjawabkan kegiatan yang ada mengenai bagian keuangan Menetapkan prosedur pelaksanaan secara rinci tentang keuangan Menetapkan standar pekerjaan lapangan untuk menjamin tidak adanya kebocoran dalam bagian keuangan. 5. Direktur Personalia : a. Mengembangkan system perencanaan personalia dan pengendalian kebijakan pegawai b. Melaksanakan Kebutuhan administrasi dan kepagawaian. c. Membina pengembangan staff administrasi 6. Manager : Tugas seorang manager adalah bagaimana mengintegrasikan berbagai macam variabel (karakteristik, budaya, pendidikan dan lain sebagainya) kedalam suatu tujuan organisasi yang sama dengan cara melakukan mekanisme penyesuaian. Adapun mekanisme yang diperlukan untuk menyatukan variabel diatas adalah sebagai berikut: Pengarahan (direction) yang mencakup pembuatan keputusan, kebijaksanaan, supervisi, dan lain-lain.
Rancangan organisasi dan pekerjaan. Seleksi, pelatihan, penilaian, dan pengembangan. Sistem komunikasi dan pengendalian. Sistem reward. 7. Manager Personalia : A. Buat Pengorganisasian, perencanaan program & pengendalian Unit Personalia B. Buat Flow Process Administrasi seluruh kegiatan Personalia Proses & Prosedur Rekrutmen : searching, interview, test and selection. Remuneration Management : Struktur dan Skala Gaji, Basic Salary, Allowance, Incentive & Overtime. System Penilaian Kinerja Karyawan Seluruh Perizinan Ketenaga Kerjaan Promosi, Mutasi & Demosi serta PHK Handling karyawan Tetap, Kontrak & Harian serta PKL Perjalanan Dinas dalam/luar negeri serta fasilitasnya Training & Evaluasi Medical, Hospital, Asuransi & Dana Pensiun karyawan Benefit & Fasilitas Lainnya C. System Penyediaan Data Karyawan, Surat-surat serta Form Administrasi kegiatan personalia D. Buat dan pastikan System Dokumentasinya yang Efektif E. Buat System pelaporan Seluruh Kegiatan Personalia. 8. Manager Pemasaran : Menetapkan prosedur operasional Informasi yang lebih efisien Melaporkan hasil kerja kepada direktur secara berkala. Bertanggungjawab penuh tentang fungsi dan tugas sebagai kepala bagian pemasaran secara berkala kepada direktur. 9. Manager Pabrik : 1) Berkaitan Kepada Direktur : Bertanggung jawab kepada direktur perusahaan langsung. Melakukan konsultasi berkala supaya tercapai keselarasan pelaksanaan tugas. 2) Berkaitan Dengan Produksi :
Bersama-sama dengan bagian lain untuk mengantisipasi dan mengatasi berbagai persoalan produksi Mengarahkan setiap bagian yang di tunjuk oleh direktur perusahaan. Bersama-sama dengan supervisor menangani masalah pabrik. Manajer pabrik membawahi PPC, Produksi, Pembelian, dan Gusang Bahan Buku. 10. ADM & Gudang : Bagian ini akan mengecek semua administrasi dan transaksi berhubungan dengan jalannya perusahaan. Bagian ini terdiri dari CMT,Acounting, dan Kasir. CMT bertugas untuk mengurus hal hal berkaitan dengan pihak Outsourcing. Accounting bertugas untuk melakukan membukukan transaksi yang terjadi. Kasir bertugas untuk membuat laporan penerimaan dan pengeluaran uang harian. 11. Divisi regional : Mengelola asset untuk menjalankan bisnis secara benar sesuai arah perusahaan. Menyepakati target kinerja dengan direksi. Beroperasi sebagai badan usaha yang member keuntungan kepada pemilik modal. Menjalankan kebijakan dan prosedur baku yang di tetapkan oleh Kantor Pusat. Menciptakan dan Meningkatkan nilai tambah perusahaan bagi pemilik modal, calom penanam modal dan pemangku kepentingan.