1 P a g e Deskripsi Soal : Sebuah Perusahaan Distributor makanan kecil mempunyai 10 cabang di 10 kota. Masingmasing cabang mempunyai beberapa unit yang membawahi kawasan tertentu. Masingmasing unit berkantor di 1 kantor cabang. Unit tersebut memasok produknya 2 x sehari. Suatu ketika, di kantor pusat akan diadakan rapat mendadak untuk mengevaluasi produknya selama ini, ada 2 agenda yang akan dijalankan yaitu penarikan produk lama dan pendistribusian produk baru yang telah diujicoba sebelumnya. Problem : 1. Apa saja data yang dibutuhkan? 2. Bagaimana sistem pengolahan data real time yang bisa diimplementasikan? 3. Teknologi Akses yang digunakan? Solusi : Asumsi : 1. Perusahaan masih menerapkan sistem manual dalam menjalankan operasional perusahaan dan koordinasi antar cabang (laporan penjualan dan kondisi stok yang ada di gudang dengan cara telpon pada tengah hari ke kantor pusat) 2. Produsen berada di kantor pusat (Jakarta) Batasan Masalah : 1. Sistem Manajemen Distribusi (Distribution Requirement Planning) tidak dibahas dalam usulan solusi ini. Identifikasi dan Analisis Problem : Dari uraian diatas dapat kita ketahui bahwa perusahaan mempunyai masalah dalam mengelola data dan mensinergikan data antar kantor pusat dan cabang, khusunya data transaksi penjualan dan stok yang terdapat di gudang. Hal ini terjadi dikarenakan masih manualnya metode pelaporan dan koordinasi yang terjadi via telpon. Masih manualnya metode pelaporan dan interval waktu pelaporan yang tidak real time (hanya dilakukan sekali sehari pada waktu tengah hari) mengakibatkan banyak ketidak efisienan dalam hal pendistribusian produk. Hal yang umum terjadi adalah : 1. Over Stock, persediaan menumpuk di kantor cabang dikarenakan belum adanya Manajemen Distribusi (DRP) yang baik. 2. Under Stock, kosongnya barang di gudang dikarenakan tidak ada-nya stok cadangan saat menunggu barang datang dari produsen/gudang utama di kantor pusat. Over stock pada perusahaan akan menimbulkan meningkatnya biaya simpan dan ada kemungkinan produk yang kadaluarsa/rusak, sedangkan understock mengakibatkan adanya
2 P a g e kemungkinan permintaaan konsumen yang tidak bisa terpenuhi sehingga menurunkan kepuasan konsumen dan image produk di masyarakat. Oleh karena itu langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuat sistem manajemen distribusi (DRP) yang baik dan benar. Sistem DRP ini mencakup forecasting kebutuhan di masa depan berdasarkan data historis di masa lalu untuk menentukan penjadwalan pengiriman dan penentuan jumlah produk yang harus dikirimkan dari warehouse pusat ke cabang dan dari cabang ke konsumen (pasar,warung, supermarket,dll). Harapannya akan mengurangi cost yang harus dibebankan ke perusahaan akibat menumpuknya stok atau kekurangan stok. Dengan DRP diharapkan stok akan optimal (tidak kurang dan tidak berlebihan). Hal ini bisa terjadi karena DRP akan menentukan jumlah dan waktu pengiriman yang optimal sesuai dengan permintaan konsumen. Salah satu komponen dari DRP yaitu data permintaan aktual dari konsumen yang terus dievaluasi setiap saat. Kantor pusat perlu untuk mendapatkan informasi jumlah penjualan dan posisi stok di cabang setiap waktu secara real time. Informasi ini diperlukan guna pengambilan keputusan yang tepat dan cepat guna memberikan pelayanan yang baik serta kepuasan kepada konsumen maupun menjaga konsistensi produk perusahaan di pasar. Dari uraian diatas dapat disimpulan bahwa data yang diperlukan untuk membentuk sistem informasi distribusi adalah sbb : 1. Data Penjualan tiap kantor cabang 2. Data Stok yang ada di gudang tiap kantor cabang Data-data tersebut nantinya akan diambil dari pasar kantor cabang + kantor pusat dengan skema dasar sbb : Di kantor pusat, data dari end user/pasar tadi dikumpulkan di sebuah datawarehouse (bisa berupa server-server yang berlokasi didata center), kemudian diolah untuk dianalisis lebih lanjut menggunakan data mining, EIS,dll untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan manajer di kantor pusat untuk menentukan jadwal dan jumlah pengiriman,dll. Biasanya informasi yang sudah diolah digunakan di sebuah software sistem informasi, Supply Chain Management misalnya. Informasi ini harus tersedia setiap saat dan setiap waktu supaya para manajer dapat mengantisipasi setiap gejolak dan perubahan di pasar (demand driven market).
3 P a g e Sebelum kita menyusun usulan desain sistem pengolahan data dari pasar kantor pusat, kita coba gambarkan dahulu kondisi existing yang ada sekarang. Gambar 1. Kondisi Existing Sistem Manajemen Distribusi Dari Gambar 1 diatas dapat diketahui bahwa ordering sistem masing menggunakan sistem manual, dimana pihak end user akan menelpon unit yang terdekat untuk meng-order produk jika stok sudah mulai menipis. Dalam posisi ini belum ada otomatisasi ordering (ketika stok sudah mencapai limitnya), kemudian kantor cabang juga kesulitan dalam menentukan jumlah dan kapan harus mendistribusikan barang ke end user. Kantor pusat juga belum bisa mengecek jumlah penjualan dan stok di semua kantor cabang secara real time, karena report baru diberikan pada tengah hari, akibatnya para manajer di kantor pusat tidak bisa cepat mengambil keputusan-keputusan penting terkait bisnis perusahaan dan lambat dalam menghadapi kompetitior di pasar (akibat belum adanya data stok dan penjualan secara real time). Dari kondisi awal ini, dapat kita usulkan rekomendasi sistem pengolahan data menggunakan beberapa aplikasi dan teknologi internet sbb : 1. Menggunakan POS (Point of Sales) yang terhubung ke aplikasi/database perusahaan scr real time via internet. 2. Dibuatnya aplikasi monitoring dan manajemen stok berbasis web sehingga end-user bisa berkomunikasi scr langsung dengan perusahaan (kaitannya order otomatis ketika stok mencapai limitnya). 3. Menggunakan koneksi internet (via ADSL,Wifi,GSM/HSDPA,dll)
4 P a g e Usulan Sistem Baru dapat digambarkan sbb : Gambar 2. Usulan Desain Sistem Informasi Pengolahan Data Perusahaan Distribusi Dalam usulan desain sistem ini, ada beberapa perubahan signifikan yang dilakukan dari sistem manual lama, diantaranya digunakan-nya beberapa teknologi berikut ini : Dari sisi end user : 1. POS (Point of Sales) dengan web based application Seperangkat hardware dan software yang berfungsi sebagai kasir plus, dimana bedanya dengan kasir biasa yang hanya mencatat transaksi penjualan, POS dapat mengecek inventory secara real time untuk kemudian dihubungkan dengan database/web based application milik perusahaan distributor sehingga dapat melakukan order ketika stok sudah mencapai limit tertentu. 1 set POS biasa terdiri dari : CPU, Monitor, Barcode Scanner, Printer. Contoh aplikasi yang bisa digunakan : Cashierlive.com; firesalepos.com; dll
5 P a g e Aplikasi ini bisa di-install di localhost dan secara reguler tersinkronisasi dengan server POS di internet dan database perusahaan distributor untuk pengecekan stok secara teratur. Aplikasi ini juga bisa terkoneksi dengan multiple distributor database, jadi semua item di toko bisa dipantau stoknya dan bisa dilakukan ordering secara otomatis. Ada 2 sistem hosting aplikasi yang bisa dipakai : a. Jika supermarket tidak mempunyai server hosting sendiri, bisa memakai server yang disediakan penyedia layanan seperti Cashierlive.com; firesalepos.com untuk kemudian terkoneksi dengan database perusahaan distributor. b. Jika supermarket sudah mempunyai hosting sendiri, maka bisa langsung terkoneksi dengan database perusahaan distributor. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dalam gambar di bawah ini 2. Akses Internet via ADSL/GSM/HSDPA,dll Akses internet ini diperlukan untuk terkoneksi dengan server di internet dan database perusahaan distributor dan bermanfaat ketika owner ingin mengecek kondisi penjualan di tokonya dan stok yang masih ada kapan saja dimana saja. Dari sisi kantor pusat : 1. Data Center yang berisi datawarehouse untuk menampung semua data penjualan dan stok dari semua kantor cabang, disamping itu juga berfungsi sebagai database untuk sinkronisasi data dengan POS di end user. 2. Aplikasi Sistem Pengolahan Data berbasis web, berisi modul-modul seperti ERP : a. SCM Supply Chain Management, berisi manajemen distribusi, pengendalian stok di semua kantor cabang b. Finance Berisi data-data keuangan hasil penjualan di seluruh cabang.
6 P a g e Aplikasi ini mengambil inputan dari datamart stok (dari kantor cabang dan end user) dan datamart hasil penjualan dari kantor cabang. 3. Akses internet Untuk mengakses dan terhubung dengan kantor cabang dan end user. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dalam gambar berikut :
7 P a g e Dari sisi kantor cabang : 1. Databaser server berfungsi sebagai backup dan mirror dari database yang berada di kantor pusat (jika ada kegagalan koneksi ke kantor pusat, maka data dari end user untuk order barang akan diarahkan langsung ke database di kantor cabang). 2. Pada dasarnya di kantor cabang tidak memerlukan suatu aplikasi tertentu, cukup menggunakan web based app. yang ada di kantor pusat. Kantor cabang juga mempunyai aplikasi untuk memonitor stok dan penjualan yang terinstall secara localhost untuk mengantisipasi kegagalan koneksi ke kantor cabang. 3. Akses internet Untuk mengakses dan terhubung dengan kantor pusat dan end user. Sistem Informasi Pengolahan Data Perusahaan Distribusi : 1. POS di End User (Supermarket, pasar,dll) berfungsi untuk me- report penjualan dan stok yang tersedia secara real time ke database di kantor pusat via internet 2. Apabila stok di supermarket,pasar,dll sudah mencapai limit stok (yg telah ditentukan sblmnya via DRP) maka secara otomatis order akan dilakukan. 3. Order akan diterima oleh kantor pusat kemudian akan langsung dilakukan pengiriman barang melalui kantor cabang terdekat. 4. Data yang masuk ke kantorpusat disimpan di dalam suatu datawarehouse yang terhubung dan tersinkronisasi dengan database yg terdapat di tiap kantor cabang. 5. Database di kantor cabang berfungsi sebagai backup jika ada masalah koneksi ke kantor pusat maka operasional bisa tetap jalan (order barang,report penjualan,dll) 6. Kantor pusat bisa terus memantau penjualan dan stok tiap kantor cabang secara real time melalui aplikasi SCM, Finance,dll yang telah diolah dari datamart stok dan datamart keuangan.
8 P a g e Demikian usulan desain sistem informasi pengolahan data yang terdapat di perusahaan distribusi, dengan desain ini diharapkan siklus informasi keuangan dan stok bisa berjalan dengan cepat, lancar,efektif dan efisien, security terjamin dan dengan availability yg handal (adanya backup dan redundant). Oleh karena itu, jika perusahaan ingin mengadakan rapat mendadak untuk evaluasi produk lama dan rencana distribusi produk baru maka dapat segera dilakukan tindakan yang diperlukan. 1. Cek kondisi stok yang berada di end user (untuk produk lama) via web based app. 2. Cek kondisi stok produk baru yang berada di kantor pusat dan di semua kantor cabang, apakah sudah memenuhi jumlah sesuai kuota yang dibutuhkan user (dari hasil DRP). 3. Jika semua data sudah diketahui, maka pihak perusahaan distributor tinggal menunggu info dari produsen produk makanan kecil untuk diintegrasikan dengan chanel advertising yang akan mereka lakukan. Misal : Jika iklan dan sosialisasi produk baru akan dilaunch tgl 1 Januari 2011, maka max.h-2 produk-produk baru harus sudah sampai di gudang end user, sekalian menarik semua produk lama dari pasar. Akhirnya hasil akhir yang diharapkan akan tercipta manajemen distribusi yang optimal, efektif dan efisien, sesuai dengan kebutuhan. Artinya dapat memenuhi tuntutan permintaan yang ada tanpa melakukan penyimpanan yang terlalu besar yang menyebabkan terjadinya penumpukan pada gudang di kantor cabang yang berakibat pada tingginya biaya simpan dan kemungkinan kerusakan semakin besar.
9 P a g e Kesimpulan Sistem Informasi Pengolahan Data Perusahaan distributor dapat membantu meningkatkan kinerja dari perusahaan sbb : 1. Kecepatan dan Keakuratan Informasi dari end user s/d kantor pusat dan cabang, sehingga order akan dapat dipenuhi tepat waktu dan tepat jumlah, imbasnya konsumen puas karena barang selalu tersedia saat dibutuhkan. 2. Mengurangi biaya simpan yang berlebihan di gudang kantor cabang, karena stok buffer (cadangan) sudah dikalkukasi sedemikian rupa untuk dapat memenuhi permintaan pasar sembari menunggu pasokan barang dari pusat. 3. Kantor pusat dapat mengambil keputusan-keputusan bisnis dengan cepat dan tepat untuk menyesuaikan kondisi pasar karena sistem informasi sudah terhubung mulai dari end user pusat cabang secara real time. Misal : pada saat menjelang hari raya, stok ditambah,dll. 4. Investasi yang diperlukan di awal memang agak mahal, tp di masa yang akan datang ini akan membuat keunggulan kompetitif baik dari supermarket itu sendiri maupun perusahaan. 5. Untuk pengembangan ke depan, penggunaan cloud computing bisa dijadikan alternatif untuk mengurangi investasi (Menunggu penyedia layanan yang menyediakan service integrated untuk perusahaan distribusi dan konsumennya).