Bab X Komunikasi Lisan KAPAN KOMUNIKASI LISAN DIGUNAKAN? Komunikasi lisan cocok digunakan apabila: Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima. Pesan relatif sederhana. Tidak memerlukan catatan sebagai dokumen. Audiens dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis. Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Secara garis besar komunikasi lisan tediri dua aspek, yakni bebicara dan menyimak. Berbicara, yaitu menyampaikan informasi yang dilakukan secara lisan melalui pengucapan katakata. Mendengarkan atau menyimak yaitu menerima pesan secara aktif melalui suara dengan menggunakan indera dan juga pikiran. Berbicara dan menyimak dapat terjadi dalam: Komunikasi lisan antarpribadi yang hanya melibatkan dua orang. Komunikasi lisan dalam kelompok yang melibatkanaudiens yang lebih banyak. 5 1 3 KOMUNIKASI LISAN Komunikasi Lisan (oral communication) merupakan saluran yang paling banyak digunakan dalam bisnis. Percakapan tatap muka (wawancara, pidato, rapat, presentasi). Telepon. Radio, televisi. Pita audio dan video. Teleconference. Vidio conference. KEUNGGULAN KOMUNIKASI LISAN Keunggulannya 1. Pesan langsung diterima oleh komunikan dengan lebih cepat. 2. Ditunjang oleh mimik(ekspresi) wajah dan gerak tubuh akan memperkuat pesan yang disampaikan sehingga efektivitasnya lebih tinggi. 3. Umpan balik dapat langsung dilihat dan dirasakan. Kelemahannya 1. Adanya hambatan teknis, yang menghalangi secara teknik sampainya pesan, seperti suara gaduh, mic mati, kurang pendengaran. 2. Jika tidak diberi perhatian, maka kemungkinan besar poin penting akan hilang. 3. Audien seringkali menilai isi pembicaraan berdasarkan penampilan fisik, tanpa mendengar dulu apa yang disampaikan. KETERAMPILAN MENDENGARKAN Untuk menjadi pendengar yang baik variasikan cara anda mendengarkan agar sesuai dengan situasi yang dihadapi. Mendengarkan Isi, adalah memahami dan menguasai pesan pembicara. Mendengarkan dengan Kritis, adalah memahami dan mengevaluasi arti pesan pembicara pada beberapa tingkat; logika argumen, bukti yang kuat, konklusi yang valid, implementasi pesan, motif pembicara. Mendengarkan dengan Empati, adalah memahami perasaan, kebutuhan, dan keinginan pembicara sehingga anda dapat menghargai sudut pandangnya, terlepas apakah anda mempunya perspektif yang sama. 2 4 6
PROSES MENDENGARKAN Bovee & Thill (2007:57), 5 (lima) langkah mendengarkan; 1. Menerima, yaitu menerima suara melalui indra pendengaran. 2. Menginterpretasikan, yaitu memberikan arti dari suara yang dapat dilakukan menurut nilai, harapan, kebutuhan, dan sejarah pribadi 3. Mengingat, yaitu menyimpan dalam memori, yaitu buku catatan sementara dalam otak. 4. Mengevaluasi, yaitu mengevaluasi pesan dengan menerapkan keterampilan berfikir kritis 5. Merespon, yaitu memberi reaksi bisa dalam bentuk umpan balik lisan, tepuk tangan, tertawa, atau diam. Baru kemudian mungkin bertindak berdasarkan apa yang ada dengar. 7 PRESENTASI BISNIS Priyatna & Ardianto (2009:107) presentasi adalah menjual gagasan (selling ideas), yaitu komunikasi praktis yang bersifat informatif dan persuasif, dengan menguraikan informasi secara jelas dan disertai suatu ajakan agar pesan/gagasan itu diterima khalayak. Presentasi bisnis dapat berupa: Laporan kemajuan. Wawancara media. Presentasi penjualan. Proposal proyek. Dan lain-lain. 9 PERSIAPAN PRESENTASI BISNIS Menurut Purwanto (2005:236) persiapan dalam presentasi bisnis meliputi: 1. Penguasaan topik atau materi yang akan dipresentasikan. 2. Penguasaan dan pemanfaatan berbagai alat bantu presentasi. 3. Menganalisis audiens yang akan melihat dan mendengarkan presentasi. 4. Menganalisis lingkungan lokasi atau tempat presentasi. 11 Perbedaan Pendengar Efektif dan Pendengar Tidak Efektif. PENDENGAR EFEKTIF PENDENGAR TIDAK EFEKTIF Mendengar secara aktif Mendengar dengan pasif Mencatat dengan cermat dan lengkap Tidak mencatat atau mencatat sebarangan Sering melakukan kontak mata dengan pembicara Tetap fokus pada pembicara dan pembicaraan Melakukan sedikit atau tidak melakukan kontak mata Membiarkan pikirannya mengembara; perhatiannya mudah teralihkan. Menyesuaikan gaya mendengarkan Mendengarkan dengangayaygsama Memberikan isyarat nonverbal kepada pembicara Menyimpan pertanyaan atau ketidaksetujuan sampai waktu yg tepat Membedakan antara poin utama dan detail pendukung Gagal memberikan umpan balik nonverbal kepada pembicara. Memotong ketika mereka tidak setuju atau tidak mengerti. Tidak membedakan antara poin utama dan detail pendukung 8 TUJUAN PRESENTASI 1.Presentasi Informatif, adalah untuk menyampaikan pesanpesan bisnis kepada audiens, untuk mendapatkan umpan balik. Presen-tasi jenis ini biasanya banyak memberikan data dan informasi. 2. Presentasi Persuasif, adalah untuk mengajak audiens melakukan sesuatu atau percaya terhadap sesuatu sesuai yang dikehendaki presenter. 3.Menghibur Pendengar, adalah melakukan pembicaraan yang sifatnya menghibur tetapi relevan dan profesional sehingga audience dapat menikmati acara tersebut. 4.Memperkenalkan Diri, Presentasi ini biasa digunakan ketika melakukan wawancara, seperti seseorang yang melamar pekerjaannya kemudian ia memperkenalkan dirinya dengan menyebutkan data pribadi dan daftar riwayat hidupnya kepada pihak yang menanyakan. 10 ALAT BANTU PRESENTASI BISNIS Dalam presentasi, pembicara dapat menggunakan alat bantu visual: 1. Alat bantu visual dalam bentuk tulisan. 2. Alat bantu visual dalam bentuk grafik. Media yang digunakan antara lain; Papan tulis. Handout. Flip Chard. Tranparansi Overhead Projector. Slide. 12
STRUKTUR PRESENTASI Introduksi [awal] Anda melakukan kontak dengan audience. Anda mengintroduksikan pokok pembicaraan Anda dan menyatakan tema utamanya. Pengembangan [tengah] Anda menjelaskan tema utama tadi secara mendetail. Mengembangkan tema utama. Argumen-argumen bagi tema utama itu. Kesimpulan [akhir] Anda merangkumkan tema utama. Memberikan rekomendasi [bila diperlukan]. 13 Forum Presentasi 1. Konferensi, merupakan media komunikasi tatap muka yang memberikan suatu kemungkinan mencapai pemahaman bersama yang tidak mungkin dicapai melalui komunikasi secara tertulis. 2. Simposium, pertemuan yang diselenggarakan untuk mendengarkan pendapat para ahli mengenai suatu masalah dalam bidang tertentu. 3. Diskusi Panel, diskusi yang dilakukan oleh sekelompok orang yang membahas suatu topik yang menjadi perhatian umum dihadapan hadirin, pendengar, atau pemirsa [siaran TV]. 15 Rapat adalah pertemuan dua orang atau lebih untuk membicarakan dan merundingkan suatu masalah. Berdasarkan tujuannya rapat dibedakan; Rapat informasional. Rapat pengambilan keputusan. Rapat perundingan. 17 BAHASA TUBUH Salah satu keunggulan dalam presentasi bisnis adalah digunakannya komunikasi nonverbal Ekspresi Wajah menunjukkan perasaan seperti sedih, senang, marah. Senyuman, tersenyumlah secara wajar dan jangan berlebihan. Gerakan Anggota Tubuh (tangan, bahu, kepala) memperlihatkan tekanan pada apa yang ingin kita sampaikan. Jangan Menggunakan Tekanan Suara atau Ekspresi Wajah yang bertentangan dengan kata-kata yang Anda ucapkan, dan yang memberi kesan berbeda. 14 Forum Presentasi 4. Seminar, pertemuan para pakar yang berusaha mendapatkan kata sepakat mengenai suatu masalah. 5. Lokakarya [workshop], pertemuan para pakar yang membahas suatukarya 6. Kongres, rangkaian pertemuan para wakil organisasi untuk mendiskusikan dan mengambil keputusan mengenai suatumasalah 7. Santiaji, pertemuan yang diselenggarakan untuk memberikan pengarahan singkat menjelang pelaksanaan suatu kegiatan. 16 Agar rapat dpat berjalan dengan baik dan sesuai dengan maksud dan tujuan dari rapat itu sendiri, ada beberapa hal yang perlu dihindari yang akan menjadi faktor kesalahan dalam rapat, yaitu : 1. Monopoli oleh pimpinan rapat, perserta rapat tidak diberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapat yang mungkin saja pendapat mereka itu berisi hal-hal yang dapat membantu perkembangan perusahaan. 2. Melawak, jika rapat hanya diisi dengan obrolan-obrolan yang tidak berguna seperti melawak, tentunya tidak akan membawa dampak yang baik bagi pelaksanaan rapat itu sendiri. 3. Lepas kendali, apabila terjadi perdebatan dalam rapat. Hendaknya masing-masing orang yang terlibat dalam rapat tersebut harus mampu menahan diri serta tidak lepas kendali dan emosional. 18
4. Mengumpat, terkadang dalam memimpin rapat, seorang pemimpin menggunakan teknik atau metode rapat yang mungkin kurang sesuai dengan apa yang diharapkan oleh peserta rapat. Bagi perserta rapat hendaknya tidak langsung appriory atau mengumpat-umpat karena tidak menyukainya. Peserta rapat hendaknya sabar dan tetap mengikuti rapat sampai selesai. Dalam hal keputusan rapat telah ditetapkan, dan terkadang kurang sesuai dengan keinginan khalayak, maka bagi peserta rapat dapat menerimanya secara lapang dada atau legowo karena keputusan tersebut merupakan hasil akhir yang menjadi keputusan bersama. 5. Memberi keleluasaan terlalu longgar, hendaknya peserta rapat tidak diberikan keleluasaan yang longgar karena hanya akan menyebabkan hujan pendapat yang tidak akan menimbulkan suatu titik temu. Perlu adanya pembatasan terhadap keinginan para peserta yang ingin menyampaikan pendapat, saran atau kritikan. Di lain pihak seorang manajer juga harus memahami bahwa tidak semua karyawan menyukai rapat. Ada beberapa sebab, mengapa karyawan enggan atau kurang interest mengikuti jalannya rapat : 1. Rapat terlalu lama. 2. Agenda rapat terlalu padat. 3. Peserta rapat terlalu banyak. 4. Orang yang berkompeten tidak hadir. 5. Orang yang tidakdiperlukan hadir dan merusak suasana rapat. Persiapan yang baik dapat menghindari 2 (dua) kesalahan besar pada rapat: 1. Menyelenggarakan rapat padahal memo atau pesan lain dapat menggantikan rapat. 2. Mengadakan rapat tanpa memikirkan tujuan spesifik. Sebelum anda memulai mempersiapkan rapat, pastikan bahwa rapat tersebut benar benar dibutuhkan. 19 21 23 6. Menjawab pertanyaan dengan nada jengkel, memang bagi pemimpin rapat sering harus menjawab pertanyaan yang dilontarkan oleh peserta rapat. Apabila pertanyaan yang diajukan tersebut mungkin kurang berkenan pada dirinya ada baiknya ia menahan diri dan menjawab dengan menggunakan kata-kata yang persuasif, tidak merasa jengkel, emosi apalagi sampai marah-marah. 7. Tidak siap, matangnya persiapan sebelum, pada saat, dan sesudah rapat akan sangat menunjang kelancaran rapat itu sendiri. Persiapan disini menyangkut, materi, alat bantu, undangan bagi peserta, ruangan dan persiapan pemimpin rapat itu sendiri dalam menyampaikannya. Kesemuanya itu harus diperhatikan agar rapat yang berlangsung dapat berjalan dengan lancar. 20 6. Rapat diselenggarakan tanpa perencanaan yang baik. 7. Rapat diselenggarakan dengan alasan yang kurang tepat. 8. Pembahasan materi rapat terlalu panjang karena lemahnya kepemimpinan. 9. Waktu rapat bersamaan dengan rapat yang lain. 10. Rapat berakhir tanpa kesimpulan. 11. Peserta rapat hadir tanpa persiapan yang memadai 22 MERENCANAKAN RAPAT Bovee & Thill (2007:57) perencanaan rapat meliputi kegiatan: 1. Memutuskan Tujuan Rapat Dan Mengkomunikasikan Ke Partisipan Untuk berbagi informasi dan mungkin koordinasi tindakan atau untuk pengambilan keputusan 2. Memilih Partisipan Untuk Ikut Rapat Untuk berbagi informasi dapt mengundang kelompok yang besar, namun bila untuk pemecahan masalah undanglah dalam ukuran lebih terbatas. 24
MERENCANAKAN RAPAT Bovee & Thill (2007:57) perencanaan rapat meliputi kegiatan: 3. Memilih Waktu Dan Fasilitas Untuk sesi kerja, rapat di pagi hari biasanya lebih produktif dari-pada rapat pada sesi siang hari. Perhatikan beberapa detail spt, pengaturan tempat duduk, temperatur, akustik, dan makanan kecil. 4. Menyusun Agenda Distribusikan agenda yang telah ditulis secara baik ke para partipsipan, beri mereka waktu yg cukup untuk mempersiapkan 25 SUARA 1. Projection [proyeksi], Proyeksikan [arahkan] suara Anda sampai ke bagian paling belakang ruangan tanpa harus berteriak. Ini akan terbantu dengan sikap berdiri yang tegak. 2. Artikulasi [Artikulasi/ Kejelasan Makna], Berbicaralah dengan jelas. Jangan menelan atau hanya menggumamkan kata-kata Anda. 3. Pronounciation [Lafal Ucapan], Beberapa kata tertentu sulit kita lafalkan, tetapi orang lain mungkin tidak sulit melakukannya. Seperti, profesionalisme, restrukturisasi, mendiskreditkan, dll 27 MENYELENGGARAKAN RAPAT Dalam penyelenggaraan rapat dengan sukses perlu diperhatikan kegiatan-kegiatanyang berikut: Undangn rapat Urutan pelaksanaan rapat Pengaturan ruang rapat Perlengkapan rapat Akomodasi kesehatan 26 SUARA 4. Enunciation [Pengucapan], Berilah tekanan yang lebih nyata pada kata-kata kunci, suku-suku kata, dan frasefrase. Presentasi lebih daripada sekedar percakapan sehari-hari. 5. Repetition [Pengulangan], Jangan ragu-ragu untuk mengulangi kata-kata, terutama bila Anda menggunakan irama dan nada yang berbeda. 6. Speed [Kecepatan], ditambah dengan Ritme [Keteraturan] dan Bersuara diafragma [tarik napas, embuslah perlahan dari dasar paru-paru dekat diafragma sampai ke dada]. 28