BAB III MERENCANAKAN PESAN-PESAN BISNIS

Transkripsi

1 BAB III MERENCANAKAN PESAN-PESAN BISNIS Setelah mempelajari bab ini mahasiswa mampu: 1. Mendiskripsikan tiga langkah proses menulis. 2. Menjelaskan alasan pentingnya mendefinisikan tujuan dan membuat daftar untuk menguji tujuan tersebut. 3. Mendeskripsikan pentingnya menganalis audiens 4. Membuat daftar faktor-faktor untuk memilih saluran dan media yang paling tepat untuk mengirim pesan

2 PROSES MENULIS PESAN BISNIS Pesan-pesan bisnis bisa ditujukan untuk pelanggan, pemasok, kantor pajak, kantor akuntan, dan pihak-pihak lainnya yang langsung maupun tidak langsung berhubungan dengan organisasi kita. Pesan bisnis yang efektif membutuhkan tiga langkah dalam proses menulis yaitu: 1. Merencanakan pesan bisnis, 2. Menulis pesan bisnis, 3. Menyelesaikan pesan Ketiga langkah di atas diaplikasikan pada berbagai macam pesan, seperti; pesan positif, pesan negatif, pesn persuasif, pesan lisan, pesan pekerjaan. (Bovee & Thill. 2009:125)

3 PROSES PERENCANAAN PESAN BISNIS Perencanaan pesan bisnis adalah proses penetapan berbagai kegiatan yg akan dilakukan sebelum pesan bisnis tersebut diluncurkan. Mengapa perlu perencanaan? Purwanto (2006:69) proses perencanaan meliputi kegiatan; 1. Menentukan tujuan 2. Menganalisis audiens 3. Menentukan ide pokok 4. Menyeleksi saluran dan media

4 Merencanakan sebuah pesan diawali dengan merumuskan tujuan yang jelas dengan menghubungkan kebutuhan pengirim dan penerima. Secara umum ada tiga tujuan pesan bisnis yaitu; 1. Memberikan informasi (memberi tahu) tentang segala hal yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. 2. Melakukan persuasi (membujuk) kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dan direspon sebagaimana dikehendaki. 3. Melakukan kolaborasi (bekerjasama) bisnis antara seseorang dengan pihak lain Setiap pesan juga mempunyai tujuan khusus, yaitu apa yang diharapkan oleh komunikator, dan apa yang seharusnya dilakukan oleh komunikan setelah mereka menerima pesan.

5 Partisipasi Komunikan Gambar 3.1. Hubungan antara Tujuan Umum Pesan Bisnis dengan Partisipasi Komunikan dan Kendali Komunikator Tinggi Kolaborasi Sedang Persuasi Rendah Informasi Rendah Sedang Tinggi Kendali Komunikator Sumber: Bovee dan Thill, Komunikasi Bisnis Jilid 1,(2009:129)

6 Bovee & Thill (2009:128) tujuan pesan bisnis dikatakan jelas dan bermakna apabila dapat menjawab lima pertanyaan; 1. Apakah segala sesuatu akan berubah sebagai akibat dari pesan yang akan dikirimkan? 2. Apakah tujuan pesan tersebut realistik? 3. Apakah waktunya tepat? 4. Apakah pesan disampaikan oleh orang yang tepat? 5. Apakah pesan Anda dapat diterima organisasi Anda? (Bila jawabannya sebaliknya maka tunda atau batalkan untuk mengirimkannya)

7 Analisis audiens merupakan proses pemeriksaan seluruh faktor objektif/empiris yang berkaitan dgn komunikan. Audiens bisa individu atau organisasi. Tujuannya untuk mengidentifikasi kebutuhan audiens dan memprediksi reaksinya terhadap pesan Kegiatan dalam analisis audiens meliputi; Mengembangkan profil audiens Memenuhi kebutuhan informasi audiens Memuaskan kebutuhan motivasional audiens Metode yg dapat digunakan untuk analisis audiens adalah pengamatan/observasi, wawancara, survei

8 Cara Mengembangkan Profil Audiens Menentukan ukuran dan komposisi audiens besar kecilnya dan homogin tidaknya audiens akan menentukan bentuk dan format penulisan pesan Mengenali audiens utama Kenali dan pastikan orang yg paling berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan. Menentukan tingkat pemahaman audiens Memprediksi kemampuan serap audiens Memperkirakan reaksi audiens Untuk menghidari kritik dan perdebatan pesan bisnis perlu dilengkapi argumentasi yg didukung bukti yg memadai dan diakhiri kesimpulan dan rekomendasi.

9 Memenuhi Kebutuhan Informasi Ada lima pedoman agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan Informasi audiens: 1. Temukan apa yang diinginkan oleh audiens dan segera penuhi 2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan dan informasi tambahan yang relevan perlu diberikan 3. Berikan semua informasi yang diperlukan 4. Pastikan bahwa informasinya akurat dan dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya 5. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens dan berikan perhatian khusus.

10 Contoh Kasus Yth. Ibu Sisca Saya baru saja kembali dari liburan yang menyenangkan di Semarang. Akan tetapi pag ini saya menyadari bahwa sepatu kulit warna hitam kesayangan saya hilang. Karena saya memakai sepatu tersebut di Semarang, saya kira saya meninggalkan sepatu saya di Pandanaran Hotel. Tolong periksa apakah sepatu saya ada di kantor tempat barangbarang hilang dan tolong beritahu saya apabila Anda telah menemukan sepatu saya yang hilang tersebut. Apa yang hilang? Siapa yang kehilangan? Kapan tinggal di Hotel Pandanaran? Dimana? Kamar no berapa? Bagaimana cara memberitahu?

11 Memenuhi Kebutuhan Motivasional Audiens Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerjasama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Agar kebutuhan motivasional terpenuhi maka cara yang dapat dilakukan. 1. Memberikan argumentasi yang rasional yang dapat diterima oleh audiens. Imbauan rasional didasarkan pada asumsi bahwa manusia sbg pribadi rasional, selalu mendasarkan setiap tindakannya pada pertimbangan logika. 2. Menggunakan pendekatan emosional audiens. Imbauan emosional artinya pendekatan komunikasi lebih diarahkan pada sentuhan-sentuhan afeksi, seperti bangga, suka, benci, dan lain-lain

12 Ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yg menjelaskan isi dan tujuan topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens. Syarat ide pokok yang dibuat untuk perencanaan komunikasi harus ringkas, langsung pada pokok persoalan, dan memperlihatkan hasil yang akan diperoleh bila kegiatan dilakukan. Penentuan ide pokok dapat dilakukan melalui: Menggali Ilham (brainstorming), Petunjuk atasan Kebiasaan, ini terutama untuk peristiwa yang terjadi berulang-ulang

13 Ide-ide dapat disampaikan lewat dua saluran yaitu saluran lisan dan tertulis. Saluran mana yang digunakan tergantung pada tujuan pesan,waktu, formalitas dan harapan audiensnya Masing-masing saluran memiliki beberapa jenis media yang dapat dipilh seperti; surat, surat elektronik, telepon, faximile, buletin.

14 Saluran Komunikasi lisan Komunikasi lisan dapat digunakan apabila: Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti Tidak membutuhkan catatan permanen Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.

15 Kelebihan dan Kelemahan Komunikasi Lisan Kelebihan Menyediakan umpan balik dengan segera Memungkinkan terjadinya kenyamanan berinteraksi Meliputi berbagai isyarat nonverbal Memungkinkan mengekspresikan emosi dibalik pesan Kelemahan Tidak menyediakan rekaman komunikasi yg dapat dibuktikan tanpa alat perekam Mengurangi kendali komunikator pada pesan Seringkali mengabai kan kemungkinan memperbaiki atau mengedit pesan

16 SALURAN KOMUNIKASI TERTULIS Komunikasi tertulis dapat digunakan apabila: Tidak diperlukan umpan balik secara langsung Pesan terperinci dan kompleks Memerlukan perencanaan yang seksama Memerlukan catatan yg permanen Penerima dalam jumlah yang banyak Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara geografis Ingin meminimalkan distorsi.

17 KELEBIHAN DAN KELEMAHAN KOMUNIKASI TERTULIS Kelebihan Memungkinkan membuat rencana dan mengendalikan pesan. Meningggalkan bukti yg dapat diverifikasi Meminimalkan distorsi pesan Dapat menjangkau penerima yang secara geografis jauh. Kelemahan Membutuhkan waktu untuk umpan balik Kekurangan isyarat nonverbal Membutuhkan keterampilan khusus dlam menyiapkan, dan memproduksinya Membutuhkan banyak sumberdaya utk membuat dan mendistribusikannya

18 MEDIA SALURAN LISAN Percakapan tatap muka (pidato,rapat, dll) Telepon Audio, TV, komputer Teleconference Video conference SALURAN TERTULIS Surat, memo, laporan selebaran, proposal Telepon (SMS) Komputer Faks Telegram Pos biasa dan khusus

19 Pertimbangan dalam Pemilihan Media Kekayaan sebuah media, yaitu kemampuan media untuk; menyampaikan pesan, menfasilitasi umpan balik. Formalitas sebuah pesan Keterbatasn media Tujuan pengirim Urgensi dan biaya Preferensi /harapan penerima

20 Gambar : Kekayaan media Termasuk: catatan, memo, surat, dan IM Termasuk: percakapan, rapat,presentasi, videoconference Lebih kurus Dokumen tidak beralamat Dokumen yang beralamat Telepon dan Bertatap muka Lebih kaya Termasuk: pamflet, buletin, dan laporan standar Termasuk: voice mail dan teleconference Sumber: Bovee dan Thill, Komunikasi Bisnis Jilid 1,(2009:142)

21

22 TUGAS Buatlah perencanaan pesan bisnis Apa temanya 1. Rumuskan tujuannya 2. Siapa dan analisis audiensnya 3. Tentukan ide pokoknya 4. Rencanakan saluran dan media yang akan digunakan dan alasan mengapa saluran dan media tersebut yang dipilih. Dikumpulkan Senin, 17 Maret 2014