MAKALAH DESKRIPSI DAN SPESIFIKASI PEKERJAAN BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi menyebabkan kebutuhan akan pekerjaan baru semakin meningkat. Sebelum organisasi melakukan seleksi terhadap karyawan yang akan menduduki jabatan yang baru, maka manajer sumber daya manusia perlu mengetahui dan mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukan dan bagaimana pekerjaan dilakukan serta jenis personal yang bagaimana yang layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, organisasi perlu menetapkan standar-standar pekerjaan dan kriteria keterampilan, pendidikan, dan pengalaman yang diperlukan. Dalam dewasa ini seiring perkembangan zaman yang semakin maju secara pesat, sumber daya manusia ( SDM ) dituntut bukan hanya untuk sebatas bekerja dan bekerja tanpa menghiraukan kualitas mutu yang berkesinambungan sehingga menyebabkan terjadinya krisis kreatifitas, krisis loyalitas, dan krisis intelektualitas dalam kurun waktu tidak ditentukan kedepannya, yang penting mereka melaksanakan tugas dan kewajiban tanpa ada upaya untuk mengembangkan. Oleh sebab itu, informasi, tegnologi, dan komunikasi sebaiknya digunakan semaksimal mungkin untuk melatih diri dan mengasah secara trampil baik keterampilan intelektual maupun keterampilan motorik ( daya gerak ). Sehingga lebih mudah untuk bisa berinovatif secara kreatif dan kritis dalam menjawab tantangan serta rintangan sebagai lahan untuk terus berkembang secara professional baik dari peran SDM maupun institusi yang dikelola. Namun hal itu, institusi yang berkualitas serta dukungan SDM yang profesisional adalah adanya dalang atau peran aktif seorang pemimpin yang memiliki seni kepekaan terhadap beberapa persoalan baik eksternal maupun internal, sehingga akan memberi nilai positif terhadap kepuasan bagi para konsumen. Untuk mengetahui jenis pekerjaan, bagaimana melakukan pekerjaan dan siapa yang tepat untuk melakukan pekerjaan itu perlu dilakukan analisis terhadap pekerjaan itu sendiri yang disebut sebagai analisa jabatan (job analysis). Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat digunaan untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan menduduki jabatan tertentu. Adapun hasil dari analisa jabatan tersebut dapat berupa deskripsi jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification). Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Sedangkan spesifikasi jabatan merupakan pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan melakukan pekerjaan itu dan persyaratan yang diperlukan terutama menyangkut keterampilan, pengetahuan dan kemampuan individu. Maka dari itu penulis mengangkat judul Deskripsi Pekerjaan dan Spesifikasi Pekerjaan pada makalah ini.
B. Rumusan Masalah 1. Apa pengertian dari Deskripsi Pekerjaan? 2. Apa pengertian dari Spesifikasi Pekerjaan? 3. Bagaimana manfaat dari deskripsi dan spesifikasi pekerjaan? 4. Apa saja yang perlu diperhatikan dalam menyusun Deskripsi dan spesifikasi pekerjaan di PT Kajima Indonesia? 5. Bagaimana pengaruh job specification terhadap jumlah lamaran yang diterima PT Kajima Indonesia? 6. Apa sajakah Spesifikasi untuk menerima suatu peegawai diperusahaan anda? 7. Bagaimana kegiatan ( Prestasi Kerja ) yang harus dicapai oleh anda selaku pemegang jabatan? 8. Bagaimana anda mendeskripsikan pekerjaan yang ada diperusahaan ini? 9. Apa saja hal yang harus dipenuhi dalam deskripsi pekerjaan di PT Kajima Indonesia? C. Tujuan Penulisan Tujuan bagi pembaca : Dapat lebih mengerti tentang arti Deskripsi pekerjaan Dapat lebih memahami tentang arti Spesifikasi pekerjaan Dapat mengetahui manfaat dari Deskripsi dan Spesifikasi Pekerjaan Untuk Dapat memperhatikan cara untuk menyusun deskripsi dan spesifikasi pekerjaan Untuk mengetahui pengaruh Spesifikasi Pekerjaan terhadap jumlah lamaran yang diterima disuatu perusahaan Untuk mengetahui spesifikasi yang terdapat di PT Kajima Indonesia Untuk mengetahui prestasi kerja yang harus dicapai dalam suatu jabatan Untuk mengetahui hal-hal apa saja yang harus dipenuhi dalam pendeskripsian pekerjaan di PT Kajima Indonesia Tujuan bagi penulis : Untuk memenuhi tugas matakuliah HRM I Menambah pengalaman dalam pembuatan makalah Menambah pengalaman dalam melakukan proses observasi Dapat mengerti tentang Deskripsi dan Spesifikasi Pekerjaan
A. Pengertian Deskripsi Pekerjaan BAB II PEMBAHASAN Berikut ini adalah beberapa pengertian deskripsi pekerjaan dari beberapa ahli yang menunjukan bahwa deskripsi pekerjaan merupakan uraian informasi mengenai pekerjaan. Deskripsi pekerjaan adalah hasil analisis pekerjaan sebagai rangkaian kegiatan atau proses menghimpun dan mengolah informasi mengenai pekerjaan (Veithzal Rivai 2009). Uraian pekerjaan suatu uraian pekerjaan menyebutkan tugas dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan. Disebutkan apa yang dikerjakan, mengapa dikerjakan, dan dimana dikerjakannya, dan secara singkat bagaimana mengerjakannya (Robert L. Mathis John H. Jackson 2001). Definisi yang hampir sama diajukan oleh Gary Dessler (2004) bahwa Sebuah deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis tentang apa yang harus dilakukan oleh pekerja, bagaimana orang itu melakukannya, dan bagaimana kondisi kerjanya. Dari definisi para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis tentang ruang lingkup pekerjaan, yang menginformasikan tentang pekerjaan, bagaimana melakukannya, bagaimana kondisinya. Definisi yang menyebutkan bahwa deskripsi pekerjaan merupakan tugas, kewajiban, dan tanggung jawab, dikemukakan oleh Raymond A. Noe (2004) bahwa Job description a list of the tasks, duties, and responsibilities (TRDs) that a particular job entails. Yang berarti deskripsi pekerjaan adalah sebuah daftar tugas, kewajiban dan tanggung jawab yang diperlukan oleh pekerjaan tertentu, dan satu definisi mengatakan bahwa deskripsi pekerjaan adalah identifikasi tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari sebuah pekerjaan yang dikemukakan oleh Stephen Robbins (2005). Dari beberapa definisi para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa deskripsi jabatan atau pekerjaan adalah merupakan hasil analisis pekerjaan yang sistematis sebagai rangkaian kegitan
atau proses menghimpun dan mengolah informasi mengenai pekerjaan, atau dapat pula dikatakan bahwa deskripsi pekerjaan adalah suatu uraian tertulis dari apa yang diperlukan oleh suatu pekerjaan. Deskripsi pekerjaan dapat diasumsikan sebagai keseluruhan kajian ringkas informasi pekerjaan dan syarat-syarat pelaksanaanya sebagai hasil dari analisis, yang biasanya berisi tugas pokok dari uraian tersebut, yaitu tugas, kewajiban dan tanggung jawab yang diperlukan oleh pekerjaan tertentu. B. Pengertian Spesifikasi Pekerjaan Spesifikasi pekerjaan (job spescification) adalah sebuah daftar pengetahuan, keahlian, kemampuan, dan karakteristik lainnya yang harus dimiliki oleh individu untuk melaksanakan sebuah pekerjaan. Pengetahuan mengacu ke informasi prosedural dan faktual yang diperlukan bagi pelaksanaan sebuah tugas secara berhasil. Keahlian adalah tingkat kecakapan individu dalam menunaikan tugas tertentu. Kemampuan merujuk ke kapabilitias umum yang dimiliki oleh individu. Karakteristik lainnya dapat dapat berupa tindak-tanduk kepribadian seperti motivasi pencapaian atau ketekunan. Perbedaan antara deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah persoalan perspektif saja, Deskripsi pekerjaan menetapkan apa pekerjaan tersebut, merupakan profil pekerjaan. Spesifikasi pekerjaan menggambarkan tuntutan pekerjaan atas para karyawan yang melakukannya dan persyaratan keahlian manusia: merupakan profil manusia yang dibutuhkan oleh orang yang menunaika pekerjaan tersebut. Persyaratan manusia meliputi pengalaman, pelatihan, pendidikan dan kemampuan memenuhi tuntutan fisik dan mental. Informasi yang terdapat dalam spesifikasi pekerjaan dapat merupakan salah satu dari ketiga kategori tersebut.: Persyaratan kualifikasi umum seperti pengalaman dan pengertian Persyaratan penddikan termasuk, termasuk pendidikan menengah, universitas, atau pendidikan kejuruan Pengetahuan, keahlian dan kemampuan.
Spesifikasi pekerjaan harus hanya mencakup kualifikasi yang jelas berhubungan dengan kinerja pekerjaan yang dapat dierima.spesifikasi pekerjaan melaksanakan fungsi yang terpisah dari komponen analisis pekerjaan yang lain. Spesifkasi pekerjaan tidak memaparkan lingkungan fisik tugas dan kewajiban, atau kondisi pekerjaan.sebaliknya, tujuan spesifikasi pekerjaan adalah untuk menentukan karakteristik personalia yang sahih untuk penyaringan, seleksi dan penempatan. Spesifikasi pekerjaan penting karena beberapa alasan : 1. Pekerjaan tertentu mempunyai kualifikasi yang diharuskan oleh undang-undang.(pilot, pengacara dll) 2. Jenis spesifikasi pekerjaan yang lain berdasarkan tradisi profesional.(profesor harus setidaknya S3) 3. Spesifikasi pekerjaan dapat melibatkan pembuatan standar atau kriteria tertentu yang dianggap perlu bagi kinerja yang berhasil (juru tik harus dapat mengetik 100 huruf dalam 1 menit) C. Manfaat Deskripsi dan Spesifikasi Pekerjaan Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia sangat bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis jabatan. Oleh karena itu, informasi dari analisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut: 1. Perekrutan dan penyeleksian Analisis pekerjaan memberikan informasi mengenai kebutuhan pekerjaan dan karakteristik manusia yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas ini. Informasi ini dalam bentuk deskripsi dan spesifikasi pekerjaan, yang digunakan untuk membantu manajemen menentukan jenis orang yang akan direkrut dan dipekerjakan. Penarikan dan seleksi karyawan dapat dilaksanakan apabila manajemen sudah mendapatkan gambaran yang jelas tentang jenis dan karakteristik pekerjaaan. Dengan memahami karakteristik pekerjaan maka akan dapat ditetapkan siapa personel yang tepat untuk memangku jabatan tertentu tersebut. Selain itu setiap pekerjaan memerlukan tingkat pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan yang berbeda-beda. 1. Kompensasi Informasi analisis pekerjaan sangat penting untuk memperkirakan nilai dari setiap pekerjaan dan kompensasi yang tepat. Besarnya gaji atau upah karyawan bergantung pada pekerjaan apa yang mereka lakukan dalam organisasi. Kompensasi (seperti gaji dan bonus) biasanya bergantung pada ketrampilan dan tingkat pendidikan yang dibutuhkan oleh pekerjaan itu, tingkat bahaya dan keamanan pekerjaan, tingkat tanggung jawab, dan seterusnya. Analisis pekerjaan memberikan informasi untuk menentukan nilai relatif dari setiap pekerjaan kemudian kelompok SDM yang tepat untuk mengerjakannya.
2. Penilaian prestasi kinerja Penilaian prestasi dilakukan dengan membandingkan prestasi dari setiap karyawan dengan standar prestasi perusahaan. Manajer menggunakan analisis pekerjaan untuk menentukan aktivitas pekerjaan itu dan standar prestasinya. Mengembangkan standar kinerja yang jelas dan realistis dapat mengurangi problem komunikasi dalam umpan balik penilaian kinerja antar pimpinan, pengawas, dan karyawan. 3. Keselamatan dan Kesehatan Informasi yang diperoleh dari deskripsi pekerjaa juga bermanfaat dalam mengidentifikasi masalah-masalah keselamatan dan kesehatan. Sebagai contoh, para karyawan perlu memberi pernyataan apakah suatu pekerjaan mengandung bahaya atau tidak. Diskripsi/spesifikasi pekerjaan harus mencerminkan kondisi tersebut. Di samping itu membutukan informasi khusus mengenai bahaya-bahaya tersebut agar mereka dapat menjalankan pekerjaan mereka dengan aman. 4. Hubungan Karyawan dan Perburuhan Informasi deskripsi juga penting dalam hubungan kekaryawanan dan perburuhan. Ketika para karyawan diperimbangkan untuk promosi, transfer, atau demosi, deskripsi pekerjaan memberikan standart evaluasi dan perbandingan bakat. Lepas dari apakah perusahaan memiliki serikat atau tidak, informasi yang diperoleh melalui analisis pekerjaan seringkali dapat enghasilkan keputusan-keputusan sumber daya manusia yang objektif. 5. Pelatihan dan Pengembangan Deskripsi pekerjaan harus memberi gambaran tentang aktivitas, keterampilan dan pelatihan yang dibutuhkan oleh pekerjaan tersebut. Dengan mendefinisikan aktivitas apa yang dijalankan pekerjaan, analisis pekerjaan membantu pengawas menjelaskan pekerjaan kepada karyawan baru. 6. Menentukan kewajiban yang tidak ditugaskan Deskripsi pekerjaan juga dapat membantu mengungkapkan kewajiban yang belum ditugaskan. Sebagai contoh, manajer produksi perusahaan mengatakan bahwa beliau bertanggung jawab untuk selusin kewajiban, seperti penjadwalan produksi dan pembelian bahan mentah. Namun mengatur persediaan bahan mentah bukanlah tugasnya. Tidak ada satu orang pun dari produksi lainnya yang bertanggung jawab untuk mengatur persediaan bahan mentah. Dari tinjauan pekerjaan lain bahwa harus ada seseorang yang mengatur persediaan, engan demikian analisis pekerjaan membantu mengungkapkan kewajiban yang belum ditugaskan. D. Pengaruh Spesifikasi jabatan terhadap jumlah lamaran yang diterima di PT Kajima Indonesia Dengan adanya job specification yang dijadikan sebagai dasar pertimbangan perusahaan dalam menerima atau menyeleksi jumlah lamaran yang diterima perusahaan, maka lamaran yang akan diseleksi dan diproses untuk ke tahap selanjutnya yaitu yang sesuai dengan job specification perusahaan tersebut yang telah dibuat. E. Spesfikasi pekerjaan untuk menerima pegawai di PT Kajima Indonesia 1. Pendidikan minimal SMP / Sederajat ( Kuli lapangan)
2. Pendidikan minimal SMA/sederajat ( Pergudangan dan Staf ) 3. Dapat mengoperasikan Ms. Office ( Pergudangan dan Staf ) 4. Laki-laki (Kuli lapangan ) 5. Laki-laki dan perempuan ( Pergudangan dan Staf ) 6. Umur maksimal 27 tahun ( Kuli Lapangan ) 7. Umur maksimal 40 ( Pergudangan dan Staf ) 8. Non Pengalaman ( Kuli Lapangan ) 9. Pengalaman minimal 6 bulan dibidangnya ( Pergudangan dan Staff) F. Prestasi kerja yang harus dicapai oleh pemegang jabatan Membuat laporan pemasukan dan pengeluaran barang Dapat menginput dan outut data ke komputer Bertanggung jawab kepada suatu perusahaan Mempunyai sikap loyal yang tinggi terhadap perusahaan Mengeluarkan inovasi inovasi baru dalam setiap pekerjaan yang dilakukan G. Hal-hal yang harus dipenuhi dalam proses deskripsi perusahaan Deskripsi jabatan memuat hal-hal sebagai berikut : a. Identifikasi jabatan. Bagian identifikasi jabatan memuat informasi-informasi tentang nama jabatan, kode jabatan, tanggal analisis, penyusun, dan dalam departemen apa. b. Ringkasan jabatan. Ringkasan jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan, yaitu berupa fungsi dan kegiatan utamanya. c. Hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban. Bagian ini memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak atau bagian lain, baik di dalam organisasi maupun luar organisasi. Batas-batas tanggung jawab serta kewajiban utama jabatan itu juga perlu dijelaskan. d. Wewenang dari pemegang jabatan. Bagian ini menentukan batas-batas wewenag pemegang jabatan, termasuk wewenang pengambilan keputusannya dan batas-batas penganggarannya.
e. Standar kinerja. Bagian ini menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh karywan pada masing-masing tugas dan tanggung jawab dari deskripsi jabatan. f. Kondisi kerja. Deskripsi jabatan juga akan merangkum kondisi kerja umum yang tercakup pada jabatan. Misalnya, masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara dalam ruang pekerjaan.