SISTEM KEARSIPAN PADA PT PLN (Persero) UNIT INDUK PEMBANGUNAN JARINGAN SUMATERA I MEDAN TUGAS AKHIR Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Oleh Lamrotua R Sihombing NIM 1005091039 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2013
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat rahmat dan karunianya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik. Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat menyelesaikan pendidikan Diploma 3 (D3) di Politeknik Negeri Medan. Penulisan Tugas Akhir ini berpedoman pada pengalaman dan pengamatan yang diperoleh penulis selama sebulan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Jaringan Sumatera I. Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak. Oleh sebab itu penulis menyampaikan banyak terima kasih kepada: 1. M. Syahruddin S.T., M. T. Direktur Politeknik Negeri Medan 2. Nursiah Fitri, S.E., M. Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan 3. Edy Sahputra Sitepu, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Safaruddin, S.E., M.Si., Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 5. Rismawati, S.E., M.Si., Dosen Pembimbing 1 yang memberikan arahan dan bimbingan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 6. Dra. Ratna Dewi, M.Hum., Dosen Pembimbing 2 yang memberikan arahan dan bimbingan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
7. Bapak/Ibu Staf Pengajar Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 8. Edward Sirait, Deputi Manajer Komunikasi PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Jaringan Sumatera I. 9. Rosma Marpaung, Staf Bagian Umum Komunikasi Umum K3 PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Jaringan Sumatera I. 10. Seluruh Staf PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Jaringan Sumatera I. Teristimewa J. Sihombing, Ayahanda penulis laporan Tugas Akhir dan D. Manik, Ibunda penulis yang selalu mendoakan dan memberikan motivasi baik secara materil maupun moril kepada penulis dan seluruh teman-teman AB-6B yang telah mendukung dan memotivasi dalam setiap kondisi yang penulis hadapi selama penyusunan Tugas Akhir ini. Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih banyak kekurangannya, oleh karena itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun sebagai bahan masukan bagi penulis untuk kesempurnaan Tugas Akhir ini. Semoga dapat bermanfaat bagi penulis dan semua pihak yang membacanya. Medan, Agustus 2013 Penulis, Lamrotua R Sihombing NIM 1005091039
ABSTRAK Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Sedangkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis lebih menfokuskan pada sistem kearsipan yang diterapkan pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Jaringan Sumatera I Medan. Untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan penulis dalam penanganan arsip PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Jaringan Sumatera I Medan ini, penulis menggunakan metode penelitian lapangan dengan melakukan pengamatan langsung ke lapangan serta melakukan wawancara pada petugas arsip. Jenis sumber data adalah data primer dan data sekunder. Teknik analisis data yang digunakan adalah analisis deskriptif yaitu suatu cara menganalisis data dengan mendeskripsikan atau menggambarkan data yang telah terkumpul kemudian membuat kesimpulan dari data-data yang telah dikumpul. Berdasarkan data yang sudah dianalisis dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan yang digunakan pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Jaringan Sumatera I Medan adalah berdasarkan sistem masalah (subject filing system) dan berdasarkan sistem alfanumerik, peralatan yang digunakan adalah lemari arsip, map ordner, rak bergerak, boks, dan almari arsip. Kata Kunci: Kearsipan, Sistem Kearsipan
ABSTRACT The filing system is a collection of slips that are stored systematically because it has a usefulness that whenever required can be quickly found. While the filing is a process of maintenance or archive settings by using a particular system, so that the files can be recovered easily and quickly at any time if necessary. In this final project, the author is more focused on the filing system that is applied to PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Jaringan Sumatera I Medan. To get the required information about archive handling of PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Jaringan Sumatera I Medan, the author use methods of field research with direct observation to the field and doing interviews to the archivist. Types of data sources are the primary data and secondary data. The data analysis technique used is descriptive analysis to describe or analyze the data that has been collected and then make inferences from data that has been collected. Based on the data that has been analyzed can be concluded that the filing system used on PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Jaringan Sumatera I Medan is based on the system alphanumeric and based on the system issues (subject filing system), the equipment used is file cabinets, folders ordner, moving shelves, boxes, and filing cabinets. Keywords: Filing, Filing System
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR... i ABSTRAK... iii ABSTRACT... iv DAFTAR ISI... v DAFTAR LAMPIRAN... vii BAB 1 PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul... 1 1.2 Rumusan Masalah... 2 1.3 Tujuan Penulisan... 2 1.4 Manfaat Penulisan... 3 1.5 Sistematika Penulisan... 3 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA... 5 2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan... 5 2.2 Tujuan Kearsipan... 6 2.3 Fungsi dan Peranan Kearsipan... 8 2.4 Azas Kearsipan... 9 2.5 Peralatan Kearsipan... 12 2.6 Prosedur Penyimpanan Arsip... 14 2.7 Sistem Kearsipan... 15
BAB 3 METODE PENELITIAN... 24 3.1 Cara Pengumpulan Data... 24 3.2 Jenis Sumber Data... 25 3.3 Teknik Analisis Data... 26 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN... 27 4.1 Gambaran Umum Perusahaan... 27 4.1.1 Sejarah PT PLN (Persero) Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan... 27 4.1.2 Struktur Organisasi... 29 4.1.3 Makna Logo Perusahaan... 30 4.1.4 Visi dan Misi Perusahaan... 32 4.2 Sistem Kearsipan pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Jaringan Sumatera I Medan... 33 4.3 Analisis dan Evaluasi... 38 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN... 41 5.1 Simpulan... 41 5.2 Saran... 42 DAFTAR PUSTAKA... 43 LAMPIRAN
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 : Struktur organisasi PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Jaringan Sumatera I Medan Lampiran 2 : Daftar Kode Masalah Lampiran 3 : Contoh Surat Penyimpanan Arsip Sistem Masalah/Perihal Lampiran 4 : Contoh Surat Penyimpanan Arsip Sistem Alfanumerik Lampiran 5 : Contoh Lembar Tunjuk Silang Lampiran 6 : Contoh Buku Arsip Lampiran 7 : Daftar Pertanyaan