ISI KANDUNGAN BIL PERKARA MUKA SURAT 1 Dasar EKSA 2 2 Objektif EKSA 2 3 Logo EKSA 3 4 Carta Organisasi EKSA 4 5 Terma Rujukan Jawatankuasa 5 6 Garis Panduan Ruangan Umum 8 7 Garis Panduan Ruangan Khusus 10 8 Arahan Penjimatan Kertas 18 9 Arahan Penjimatan Elektrik 20 10 Arahan Penjimatan Air 22
2
LOGO EKSA KETERANGAN LOGO 3
CARTA ORGANISASI EKSA PEJABAT PENDAFTAR UTM KUALA LUMPUR 4
PENGERUSI TERMA RUJUKAN JAWATANKUASA EKSA Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan Menentukan belanjawan dan sumber-sumber kewangan Melantik penyelaras, setiausaha kerja dan ketua jawatankuasa kecil Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan jawatankuasa kecil (Promosi, Latihan, Audit Dalam, dan Zon) Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui amalan terbaik PENYELARAS/SETIAUSAHA INDUK Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA Menyelaras program atau aktiviti EKSA Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA Menyimpan rekod utama pelaksanaan EKSA di dalam Fail Induk Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan, dan audit dalam Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi SETIAUSAHA KERJA Membantu penyelaras dalam pelaksanaan EKSA Menjadi pencatat minit mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA Membantu penyelaras dalam urusan kewangan EKSA 5
JAWATANKUASA PROMOSI Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA Mengenalpasti kempen promosi bagi memupuk kesedaran penyertaan bagi menjayakan pelaksanaan EKSA Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA dalam kalangan warga organisasi JAWATANKUASA LATIHAN Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan EKSA Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa bagi meningkatkan kompetensi warga organisasi dalam pelaksanaan EKSA Menyelaras dan memastikan setiap warga organisasi diberikan latihan EKSA secukupnya JAWATANKUASA AUDIT DALAM Menyediakan kriteria audit dalam EKSA Menentukan kekerapan audit dalam EKSA Membantu penyelaras ketika audit pelaksanaan EKSA oleh MAMPU Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalam EKSA 6
KETUA ZON Menyediakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli zon Menggalakkan penyertaan semua ahli dalam pelaksanaan EKSA Merancang aktiviti zon Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada penyelaras Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada ahli zon AHLI-AHLI JAWATANKUASA DAN ZON Memberikan komitmen secara berterusan Menyertai aktiviti EKSA secara aktif Bekerjasama dalam kumpulan Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan pelaksanaan EKSA 7
SUDUT EKSA GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKSA DI RUANGAN UMUM DAN KHUSUS PEJABAT PENDAFTAR UTM KUALA LUMPUR RUANGAN UMUM 1. Sudut EKSA Pejabat Pendaftar UTM Kuala Lumpur yang terletak pada Sudut Kualiti haruslah mengandungi perkara berikut: i. Carta Organisasi Induk, Jawatankuasa, dan Zon ii. Dasar dan Objektif EKSA iii. Logo dan keterangan iv. Carta Perbatuan terkini v. Gambar aktiviti sebelum dan selepas penambahbaikan serta tarikh vi. Pelan Lantai vii. Laluan Kecemasan viii. Keputusan Audit ix. Informasi dan hebahan 2. Sudut EKSA hendaklah mengandungi maklumat yang terkini berdasarkan tarikh kemaskini yang terdapat pada penjuru sudut tersebut 3. Maklumat yang dipaparkan hendaklah disusun dengan teratur dan kemas 4. Sentiasa bersih dan tidak berhabuk 8
REKOD AKTIVITI INDUK/JAWATANKUASA/ZON EKSA 1. Setiap Ketua Jawatankuasa dan Ketua Zon hendaklah mengemas kini fail EKSA masing-masing. 2. Fail EKSA Pejabat Pendaftar UTM Kuala Lumpur adalah seperti berikut: i. Fail Induk bagi menyimpan rekod keperluan utama EKSA dan minit mesyuarat induk ii. Fail Jawatankuasa Latihan bagi menyimpan rekod latihan, lawatan, seminar, bengkel salinan sijil, minit mesyuarat jawatankuasa dan sebagainya iii. Fail Jawatankuasa Promosi bagi menyimpan rekod, gambar, minit mesyuarat jawatankuasa dan laporan aktiviti berkaitan promosi yang dijalankan oleh pejabat iv. Fail Jawatankuasa Audit Dalam bagi menyimpan jadual, rekod, minit mesyuarat jawatankuasa dan laporan audit dalam v. Fail Zon masing-masing untuk menyimpan rekod, gambar, minit mesyuarat zon, aktiviti, dan penambahbaikan yang dijalankan 3. Aktiviti penambahbaikan hendaklah ditunjukkan dengan jelas dalam bentuk laporan aktiviti, serta gambar sebelum dan selepas penambahbaikan 9
KESELAMATAN DAN KESIHATAN 1. Sediakan pelan lantai dan laluan kecemasan 2. Laluan Kecemasan hendaklah ditanda supaya mudah untuk mencari jalan keluar apabila berlaku kecemasan 3. Alat pemadam api hendaklah dipastikan tidak luput tarikh dan sedia untuk digunakan 4. Pendawaian dan alat elektrik berada dalam keadaan yang baik dan selamat 5. Peti rawatan pertolongan cemas dan ubat-ubatan hendaklah sentiasa dalam keadaan baik RUANGAN KHUSUS TANDAS DAN RUANG WUDUK 1. Memastikan persekitaran tandas sentiasa bersih dan tidak berbau 2. Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik 3. Alat kebersihan diri peribadi seperti pencuci muka, berus gigi, dan ubat gigi hendaklah disusun dengan kemas 4. Memaparkan maklumat seperti Person in Charge (PIC), jadual pembersihan, etika, dan peraturan menggunakan tandas 5. Menyediakan peralatan tambahan seperti: 10
i. Sabun pencuci tangan ii. Tisu tangan iii. Bakul sampah/tong sanitari iv. Cermin muka v. Pewangi 6. Memastikan tempat wuduk bersih dan selamat digunakan 7. Tutup lampu setelah selesai menggunakan tandas dan ruang wuduk sebagai langkah penjimatan elektrik 8. Gunakan air secara minimum sebagai langkah penjimatan air PANTRI 1. Memastikan tiada pinggan kotor, sisa makanan, plastik, dan lainlain kotoran dibiarkan berada di pantri atau peti sejuk 2. Tuala pengelap hendaklah dibersihkan dan disidai di tempatnya 3. Air yang tumpah di atas meja atau kabinet hendaklah dilap serta merta 4. Memastikan tiada pinggan, mangkuk, sudu, garpu, dan sisa makanan tertinggal di dalam sinki 5. Barang-barang dapur peribadi hendaklah disimpan rapi di tempat khas 6. Pintu kabinet hendaklah sentiasa tertutup 7. Barang-barang yang diletakkan di dalam laci dan kabinet hendaklah disusun dan dilabel 11
8. Tutup lampu setelah selesai menggunakan pantri sebagai langkah penjimatan elektrik 9. Gunakan air untuk membasuh secara minimum sebagai langkah penjimatan air 10. Papan kenyataan atau notis di pantri hendaklah dikemas kini dengan panduan kebersihan serta arahan penjimatan elektrik dan air 11. Memaparkan maklumat PIC untuk rujukan staf yang lain SURAU 1. Memastikan telekung, sejadah dan kain pelekat disusun rapi di tempat yang disediakan 2. Tutup lampu setelah selesai menggunakan surau sebagai langkah penjimatan elektrik 3. Susun kasut di tempat yang disediakan 4. Sentiasa bersihkan tikar ataupun lantai surau daripada kotoran 5. Susun Al-Quran dan bahan bacaan di rak yang disediakan 6. Pastikan kipas, tingkap, langsir dan persekitaran bersih dan tidak berbau 7. Hiaskan dengan info keagamaan dan jadual waktu solat serta sentiasa dikemas kini 12
8. Memastikan tanda arah kiblat dipamerkan dan mudah dilihat 9. Memaparkan maklumat PIC untuk rujukan staf yang lain KAUNTER DAN RUANG MENUNGGU 1. Memastikan sofa dan meja tamu sentiasa bersih dan ceria selaras dengan imej korporat UTM 2. Rekod pergerakan staf hendaklah dikemas kini oleh kerani cuti 3. Susun semua bahan bacaan di tempat yang disediakan 4. Bahan bacaan yang lama hendaklah disisihkan 5. Memastikan ruangan cenderamata berada dalam keadaan yang kemas dan teratur 6. Kemaskan kaunter daripada kertas atau alatan yang tidak digunakan dan dimasukkan ke dalam laci kaunter 7. Hiaskan kaunter dengan imej korporat supaya nampak menarik dan ceria 8. Memaparkan maklumat PIC untuk rujukan staf yang lain 9. Sudut gambar dan carta organisasi pada ruangan ini hendaklah digantung dengan teratur dan kemas. Gambar dan carta organisasi yang boleh digantung adalah seperti berikut: i. Yang Di-Pertuan Agong ii. Raja Permaisuri Agong iii. Perdana Menteri iv. Menteri Pendidikan Tinggi 13
v. Naib Canselor UTM vi. Timbalan-timbalan Naib Canselor UTM vii. Pendaftar UTM viii. Pengarah Kampus UTM Kuala Lumpur ix. Bendahari UTM x. Ketua Pustakawan UTM xi. Dasar dan Objektif Kualiti Pejabat Pendaftar xii. Piagam Pelanggan Pejabat Pendaftar xiii. Visi, Misi dan Wawasan Pejabat Pendaftar xiv. Polisi OSHE UTM xv. Polisi Green Campus xvi. Pelan Strategik UTM xvii. Carta Organisasi Pejabat Pendaftar UTM Kuala Lumpur BILIK FAIL 1. Fail hendaklah disusun menggunakan label, abjad atau tanda pengenalan supaya mudah diperolehi. Pergerakan fail hendaklah direkodkan sama ada menggunakan sistem doket atau buku daftar pergerakan fail. 2. Tanda atau warna pada fail hendaklah jelas, mempunyai makna dan tujuan 3. Pastikan fail-fail di dalam simpanan unit didaftarkan. Simpan satu senarai fail yang mengandungi maklumat Nama Fail, Tarikh Buka, Tarikh Tutup, Nombor Rujukan dan Lokasi 4. Fail-fail tutup diasingkan daripada fail aktif dan disimpan di dalam kotak arkib serta dilabelkan 14
5. Bilik Fail hendaklah mempunyai pelan lantai 6. Pastikan rak fail tersusun kemas dan tidak berhabuk 7. Susunan fail hendaklah mengikut turutan ejaan rumi iaitu daripada kiri ke kanan 8. Pastikan fail yang dipinjam di tanda pada lokasinya dengan penanda/petunjuk khas dan direkodkan di dalam buku pinjaman fail 9. Memaparkan maklumat PIC untuk rujukan staf yang lain BILIK KERJA/FOTOKOPI 1. Barangan hendaklah disusun di dalam almari menggunakan label, abjad atau tanda pengenalan supaya mudah dikesan. Pergerakan keluar masuk barangan hendaklah direkodkan sama ada menggunakan sistem doket atau buku daftar pergerakan 2. Tanda atau label pada almari hendaklah jelas 3. Bilik Kerja/Fotokopi hendaklah mempunyai pelan lantai 4. Pastikan rak fail tersusun kemas dan tidak berhabuk 5. Pastikan peralatan keluar masuk sentiasa direkod dan dikemas kini 6. Membuat tanda aras pesanan semula supaya tiada barang/peralatan yang kehabisan stok 15
7. PIC yang bertanggungjawab terhadap Sudut Kitar Semula di dalam Bilik Kerja/Fotokopi perlulah memastikan sudut tersebut sentiasa bersih dan kemas 8. Kotak pada Sudut Kitar Semula hanya untuk tujuan pengumpulan kertas terpakai 9. Mana-mana kertas terpakai perlu diletakkan pada sudut tersebut untuk digunakan secara bersama RUANG KERJA KUBIKEL/BILIK PEGAWAI 1. Lantai hendaklah bersih, tidak berhabuk, tiada sampah di bawah meja serta di sekeliling ruang kerja 2. Bakul sampah hendaklah diletakkan di bawah meja supaya tidak menganggu ruang laluan 3. Wayar yang berselirat hendaklah dikemaskan, diikat, dan ditutup 4. CPU komputer yang diletakkan di atas lantai hendaklah di alas 5. Hanya dua pasang kasut atau selipar sahaja yang dibenarkan berada di bawah meja pada satu-satu masa (kecuali yang dipakai) dan disusun dengan kemas 6. Komputer, papan kekunci, telefon, dan peralatan di atas meja hendaklah disusun kemas, bersih, dan tidak berhabuk 7. Barangan yang disimpan di dalam laci atau kabinet hendaklah dilabel supaya mudah diperolehi 16
8. Laci atau kabinet hendaklah dilabel. Bagi memastikan keseragaman, laci pertama dan kedua hendaklah dilabel sebagai ALAT TULIS. Barang di dalam laci ini hendaklah disusun kemas dan teratur 9. Laci ketiga pula dilabel sebagai PERIBADI. Barangan di dalam laci ini untuk kegunaan diri sendiri seperti dokumen persendirian, kosmetik, dan alat penjagaan diri 10. Cop getah di meja masing-masing hendaklah dilabel. Gunakan tempat simpanan cop yang sesuai 11. Semua palam (plug) hendaklah dilabelkan 12. Semua peralatan gunasama hendaklah dilabel dengan nama PIC 13. Perabot hendaklah disusun dengan kemas dan teratur. Kerusi hendaklah dimasukkan ke arah meja selepas digunakan 14. Tray hendaklah di label dengan MASUK, KELUAR, dan KIV 15. Label hendaklah seragam bagi setiap zon 16. Pastikan setiap staf mempunyai tanda nama di ruang kerja dan di pintu bilik pegawai 17. Perhiasan di ruang kerja perlulah minimum (2 hingga 3 perhiasan) dan disusun kemas 17
Kitar semula dapat menjimatkan tenaga dan mengurangkan pencemaran. Program kitar semula melalui penjimatan kertas dapat membantu mengekalkan ekosistem hutan sebagai sumber utama oksigen manusia. Oleh itu, Pejabat Pendaftar UTM Kuala Lumpur mengambil inisiatif memulakan langkah mulia melalui penjimatan kertas ini. 18
ARAHAN PENJIMATAN KERTAS 1. Mencetak atau membuat salinan dokumen apabila perlu sahaja 2. Mencetak menggunakan kedua-dua belah halaman kertas 3. Menggunakan kertas yang terpakai semasa mencetak dokumen tidak rasmi 4. Menggunakan kertas terpakai untuk terimaan masuk dokumen faksimili 5. Helaian yang tidak digunakan hendaklah diasingkan dan dimasukkan ke dalam kotak untuk digunakan semula atau dirincih 6. Gunakan mel elektronik untuk urusan rasmi dalaman 7. Jauhi penggunaan kertas untuk tujuan peribadi 19
Pejabat Pendaftar UTM Kuala Lumpur komited untuk melaksanakan kaedah penjimatan tenaga elektrik bagi menyokong polisi Green Campus dan menjimatkan perbelanjaan terhadap penggunaan tenaga elektrik di semua bangunan UTM. 20
ARAHAN PENJIMATAN ELEKTRIK 1. Pastikan suhu penyaman udara ditetapkan pada suhu 23 hingga 24 darjah celcius 2. Pastikan tingkap/pintu sentiasa tertutup untuk memaksimumkan aliran pengudaraan penyaman udara di ruang pejabat 3. Tutup suis lampu apabila meninggalkan bilik/tandas 4. Gunakan pencahayaan semulajadi dari luar jika pencahayaan baik dan mencukupi 5. Tutup suis lampu pada ruangan umum pejabat pada waktu rehat (1.00 hingga 2.00 petang) dan semua suis lampu selepas waktu kerja (5.30 petang) 6. Pastikan semua suis komputer dan mesin pencetak ditutup selepas waktu kerja 7. Cabut plag peralatan elektrik jika tidak digunakan 21
Pejabat Pendaftar UTM Kuala Lumpur komited untuk melaksanakan kaedah penjimatan air bagi menyokong polisi Green Campus dan menjimatkan perbelanjaan terhadap penggunaan air di semua bangunan UTM. 22
ARAHAN PENJIMATAN AIR 1. Tutup rapat paip air selepas digunakan supaya tiada kebocoran air 2. Buka paip air secara sederhana dan tutup segera selepas selesai digunakan 3. Sebarang kebocoran paip air hendaklah dilaporkan ke Pejabat Harta Bina (PHB) UTMKL agar dapat dibaiki segera 23